Leirfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Formannskapssalen, kommunehuset, Leland Møtedato: 02.03.2011 Tid: 0945 Det innkalles med dette til møte i administrasjonsutvalget. Innkallingen sendes alle faste representanter og 1. vararepresentant for hver valgliste. Lovlige forfall meldes til telefon 750 74 000. Vararepresentanter møter bare etter særskilt innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/11 08/528 DELTAKELSE I FELLES ØKONOMIENHET I HALD-KOMMUNENE 2/11 10/215 NY IA-AVTALE FOR PERIODEN 2010-2013 Leirfjord, 21.02.2011 Ivan Haugland leder
Sak 1/11 DELTAKELSE I FELLES ØKONOMIENHET I HALD-KOMMUNENE Saksbehandler: Runar Kristiansen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 08/528-20 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/11 Administrasjonsutvalget 02.03.2011 / Formannskapet 02.03.2011 / Kommunestyret 11.03.2011 Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar at Leirfjord kommune deltar i en felles økonomienhet i HALDkommunene, organisert etter kommunelovens 28b administrativt vertskommunesamarbeid, og med Alstahaug kommune som vertskommune. 2. Kommunestyret slutter seg til de justeringer som foreslås av Alstahaug kommunestyre i sak 42/10. 3. Den nye HALD-økonomienheten vil i første omgang samorganisere funksjonene skatt og økonomi/regnskap og skal være operativ fra 01.07.11. Leirfjord kommune går inn i samarbeidet med inntil 2,65 årsverk. Eventuelle reduksjoner vil komme ved naturlig avgang. 4. Økonomi-, lønns- og personalkontoret avvikles fra samme dato og de ansatte innen lønn og personal (1,5 årsverk) overføres til Servicekontoret. 5. I tråd med arbeidsmiljøloven gjennomføres det drøftingsmøter med de ansatte. 6. Det forutsettes at etableringen av en felles økonomienhet ikke medfører økte kostnader for kommunen og at målsettingen om en effektiviseringsgevinst opprettholdes fra tidligere vedtak. 7. Rådmannen videredelegerer nødvendige fullmakter til administrasjonssjefen i Alstahaug. Saksutredning: Arbeidet med å etablere en felles økonomienhet for HALD-kommunene ble påbegynt i 2004. Konsulentselskapet Price WaterhouseCoopers utarbeidet en rapport. I mars 2005 besluttet rådmennene i de fire kommunene å sette i gang en prosess med sikte på å etablere en felles økonomifunksjon innen fire år. Kommunestyret tok rapporten til etterretning og vedtok i møte 10.05.05 (K-sak 30/05) at realitetsbehandlingen utsettes til felles økonomisystem er innført. I K-sak 22/08 den 05.05.2008 ble det vedtatt: Administrasjonen gjennomfører orienteringsmøter med berørte tillitsvalgte før saken legges fram til ny behandling. Det ble gjennomført informasjonsmøte 21.05.08. Der konkluderte man bl. a med følgende: Saken var kjent internt via kommunekassererens deltakelse i prosjektarbeidet. Det var enighet om at det var fornuftig med en oppdatert gjennomgang av saken. Det var enighet om at et eventuelt samarbeid vil være positivt, spesielt med sikte på tilhørighet og utvikling i et større fagmiljø, samt at man blir mindre sårbar ved sykdom og lignende. Det forutsettes at ansatte blir informert og får delta i prosessen videre i hht bestemmelsene i Hovedavtalen. I K-sak 40/08 den 26.06.08 ble det vedtatt: Side 2 av 6
Sak 1/11 1. Det etableres en felles økonomienhet for HALD-kommunene etter vertskommunemodellen med en av kommunene som vertskommune. Innfasing av den enkelte kommune/tjeneste besluttes av den enkelte kommune men skal være fullstendig gjennomført innen utgangen av 2012. 2. Det skal utredes og tas stilling til et felles økonomisystem innen utgangen av 2008. 3. Økonomienheten skal være en enhet med felles ledelse. 4. Utførelsen av oppgavene skal i størst mulig grad være desentralisert slik at det oppnås forholdsvis fordeling av arbeidsplasser. For å oppnå rasjonalitet skal det foretas omfordeling av arbeidsoppgaver på den enkelte ansatte. 5. Det skal innenfor en tidsperiode på 4 år oppnås en besparelse i de totale kostnader på 10 % og etter 10 år 30 %. 6. Det opprettes en styringsgruppe bestående av rådmennene. Styringsgruppen oppnevner en prosjektgruppe der alle kommunene er representert som skal foreta videre utredning av saken inklusiv utredning av nytt økonomisystem. Økonomisjefen i Alstahaug leder prosjektgruppen. 7. Styringsgruppen rapporterer fortløpende til kommunestyrene/formannskapene Gjennom omfattende kursing samt deltakelse i systemgrupper innen fagområdene lønn, økonomi, kommunal fakturering og skatt har alle ansatte blitt involvert i prosessen. Kommunekassereren har vært med i prosjektgruppen som har drevet prosjektet frem. Rådmannen har vært representert i styringsgruppen for prosjektet. I april 2009 drøftet ordførerne i alle fire kommunene et forslag til fordeling av vertskommunefunksjoner som, med forbehold om godkjenning i de respektive kommunestyrene, bl. a plasserte økonomisamarbeidet i Alstahaug kommune. Etter ferdigstillelse av Rapport for felles økonomienhet i HALD datert 05.05.10 tok rådmannen på nytt opp spørsmålet om vertskommune, samlokalisering m.m. i formannskapsmøte 10.05.10. Det ble her gitt signaler til administrasjonen om at de kunne arbeide videre med en modell med Alstahaug som vertskommune og samlokalisering av de ansatte. Kommuneledelsen i Alstahaug kommune er betenkt over å påta seg ansvaret og risikoen det innebærer å være vertskommune for en felles økonomienhet med en desentralisert organisasjonsstruktur slik det ligger i det opprinnelige prosjektmandatet og i vårt kommunestyrevedtak (K-sak 40/08 punkt 4). Alstahaug kommune ønsker derfor en samlokalisering av den nye økonomienheten på samme måte som vi nå har gjort med HALDbarnevernet. Denne justeringen kommer frem i Alstahaug kommunestyrets sak 42/10. Styringsgruppa deler synet på samlokalisering, og har i møte 03.02.11 konkludert med at det nå er viktig å starte en prosess med de ansatte der hver enkelt medarbeider sine synspunkter kommer frem. Der hvor det er faglige grunner til det, og praktisk gjennomførbart, ønsker rådmannen at det vurderes faste kontordager ute i kommunene. Herøy kommune har allerede et etablert økonomisamarbeid med Alstahaug kommune. Dønna kommune har fra 2008 tilsvarende vedtak som Leirfjord kommune, men med unntak av at de allerede da vedtok at Alstahaug skulle være vertskommune. I tillegg sluttet de seg til justeringene som er vedtatt i Alstahaug kommune. I kommunestyresak 42/10 den 30.11.10 vedtok de at: Dønna kommunestyre slutter seg til de justeringer som foreslås av Alstahaug kommunestyre i sak 42/10. Side 3 av 6
Sak 1/11 I tillegg til vedtaket fra 2008 som sier at vi innen utgangen av 2012 skal ha etablert en felles økonomienhet i en av kommunene ble det i K-sak 50/09 vedtatt av kommunestyret: 1. I tråd med K-sak 40/08 om felles økonomienhet for HALD-kommunene vedtar kommunestyret at Leirfjord kommune blir med på HALD-samarbeidet om inngående fakturascanning. 2. Kommunestyret vedtar at Herøy kommune blir ansvarlig for denne tjenesten. Det som nå er avgjørende er at det blir stadfestet hvilken kommune som skal være vertskommune, hvilke oppgaver som blir lagt til den nye enheten og justeringen av opprinnelig vedtak. I prosjektperioden har det klart kommet frem en grunnleggende skepsis hos de berørte ansatte innen skatt og økonomi. I rapporten kommer også dette synet klart frem. På side 19 står det f.eks at Leirfjord var tydelige på at de er lunkne til samarbeid, at de ansatte er fornøyd med situasjonen slik den er i dag og at Leirfjord kommune klarer seg godt pr. i dag. Selv om Leirfjord kommune vitterlig har klart seg godt og de ansatte har god realkompetanse så mangler kommunen formalkompetanse på enkelte områder. Rådmannen har ved gjentatte anledninger informert formannskap og kommunestyre om både mangelen på formalkompetanse og den usikkerheten og sårbarheten som små fagmiljøer av naturlige grunner har. Selv om rådmannen kan ha forståelse for en viss skepsis blant de ansatte rundt det å skifte arbeidsgiver og arbeidsplass så er det hensynet til tjenestene som skal leveres som må veie tyngst. Muligheten for at enkelte ansatte kunne få endret arbeidssted er heller ikke av ny dato. I K-sak 40/08 punkt 4 hvor står: Utførelsen av oppgavene skal i størst mulig grad være desentralisert noe som indikerer at ikke alle kan regne med å bli sittende der satt. 07.02.11 ble det gjennomført drøftingsmøte med alle berørte ansatte og deres organisasjoner. Det forutsettes at Alstahaug kommune, som ny arbeidsgiver, kaller inn de berørte ansatte til samtale i tråd med arbeidsmiljølovens 16. Vedlegg: Rapport Felles økonomienhet i HALD 05.05.10. Alstahaug kommune - Kommunestyresak 42/10 29.09.10. Side 4 av 6
Sak 2/11 NY IA-AVTALE FOR PERIODEN 2010-2013 Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: 460 Arkivsaksnr.: 10/215-6 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/11 Administrasjonsutvalget 02.03.2011 Innstilling: 1) Leirfjord kommune resignerer IA-avtalen for perioden 2010-2013. 2) Foreslåtte delmål for sykefravær, personer med redusert funksjonsevne og avgangsalder godkjennes. Saksutredning: Leirfjord kommune har mottatt henvendelse fra NAV Arbeidslivssenter Nordland, epost av 10.12.2010, om tegning av ny IA-avtale. I henhold til protokoll for den nye IA-avtalen skal alle nåværende samarbeidsavtaler resigneres innen 30.06.2011. Virksomheter som innen denne dato ikke har signert ny avtale, vil miste status som IA-bedrift. Dette betyr at en ikke lenger kan bruke de fordeler som er knyttet til denne status, eksempelvis refusjon BHT (bedriftshelsetjeneste), utvidet egenmelding, tilretteleggingstilskudd i tillegg til arbeidslivssentrenes rådgivning og kurstilbud. Arbeidslivssenteret skriver blant annet at den nye avtaleteksten har et sterkere fokus på implementering av IA-arbeidet som en del av virksomhetens eksisterende HMS-arbeid, og et sterkere fokus på ledelsesengasjement og tettere samarbeid med verneombud og tillitsvalgte. Kommunen må i tillegg til å resignere avtalen, også innen 12 uker etter at avtale er signert, utarbeide og sende inn mål og handlingsplan for de tre delmålene i IA-avtalen. Delmålene omfatter sykefravær, personer med redusert funksjonsevne og avgangsalder. Den nye IA-avtalen ble lagt fram for administrasjonsutvalget i møte 15.04.2010, sak 2/10. Det ble fattet følgende enstemmige vedtak: Vedlagte intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden 1. mars 2010 31. desember 2013 tas til etterretning. Som det framgår av avtaleteksten skal IA-samarbeidet være et virkemiddel for å oppnå overordnede mål i sysselsettings-, arbeidsmiljø- og inkluderingspolitikken. Samarbeidet skal utfylle og forsterke andre generelle virkemidler av juridisk og/eller økonomisk karakter. Gjennom samarbeidet skal de ulike partene aktivt bidra til at den enkelte arbeidsplass kan delta i et forpliktende løft for å nå de felles målene. Resultatet av et godt IA-arbeid skapes i den enkelte virksomhet. Gode resultater krever et sterkt ledelsesengasjement og systematisk samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten. Avtalens overordnede mål er: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Delmålene for avtalen er Side 5 av 6
Sak 2/11 Reduksjon i sykefraværet med 20% i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6% Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år) Som sagt skal kommunen utarbeide og sende inn delmål. Som vedlegg til saken følger mål som ble utarbeidet på ledersamling den 27.-28.02.2008, samt reviderte delmål. Som det framgår av vedlegget ble det i 2008 satt som mål at sykefraværet skulle reduseres til 6,5% og i revidert forslag er dette endret til 6% innen 2013. Dette målet er kanskje ambisiøst for kommunen som helhet, men man bør bestrebe seg på å komme nærmest mulig målet på nasjonalt nivå. Når det gjelder sykefraværet viser rapport for 2010 at samlet sykefravær i kommunen var på 9,1 %; en økning med 2% fra 2009. Når det gjelder de framlagte delmål for å redusere sykefravær, beholde og tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne samt tiltak for at arbeidstakere skal stå i arbeid til pensjonsalder, legges dette fram for administrasjonsutvalget til diskusjon og avgjørelse. Det gjøres oppmerksom på at det nå arbeides med å revidere kommunens lønnspolitiske plan, som også vil innbefatte seniorpolitiske tiltak som går på delmål 3 i IA-avtalen. Denne saken vil bli lagt fram for politisk behandling våren 2011. Protokollen som følger IA-avtalen omhandler ulike tiltak for å nå målene i avtalen. Det er i forhold til tidligere protokoll gjort endringer angående sykefraværsforløpet, tilrettelegging, medvirkning og tilknytning til arbeidsplassen. Disse vil bli innarbeidet i kommunens prosedyrer for internkontroll/hms-arbeid. Det vurderes som en fordel for arbeidsgiver og ansatte at Leirfjord kommune fortsetter som IA-bedrift med de fordeler som dette innebærer. Saksbehandler foreslår derfor at Leirfjord kommune resignerer IA-avtalen og vedtar delmål som foreslått. Vedlegg: Ny IA-avtale for 01.03.2010-31.12.2013 Protokoll mellom partene i arbeidslivet og myndighetene Forslag til IA-mål for Leirfjord kommune Samarbeidsavtale Side 6 av 6