Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 10.03.2015, kl 18:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 3/3-2015 Christin Kristoffersen leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 5/15 Referatsaker RS 5/15 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 24.2.2015 RS 6/15 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg 24.2.2015 RS 7/15 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 24.2.2015 PS 6/15 Godkjenning av protokoll fra møte 12.2.2015 PS 7/15 Oppløsning av Svalbardhallen A/L PS 8/15 Søknad om skjenkebevilling i Gruvelageret Sverdrupbyen - Gruvelageret AS PS 9/15 Årsrapport 2014 - Longyearbyen brann og redning - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef I forkant av møtet blir det avholdt temamøte. Dette starter kl. 16.30. Saker på temamøtet: Evt. flytting av bibliotek og galleri v/morten, Marianne og Unn Havneutvikling v/kjetil, Kjersti og Marianne Lokalstyrets faste medlemmer, samt medlemmene i Oppvekst- og kulturutvalget og Teknisk utvalg har fått egen innkalling pr. e-post. Side 2
PS 5/15 Referatsaker RS 5/15 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 24.2.2015 RS 6/15 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg 24.2.2015 RS 7/15 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 24.2.2015 PS 6/15 Godkjenning av protokoll fra møte 12.2.2015 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/832-2-037 Marianne Stokkereit Aasen 05.02.2015 Oppløsning av Svalbardhallen A/L Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 7/15 24.02.2015 Lokalstyret 7/15 10.03.2015 Administrasjonsutvalgets behandling - 24.02.2015 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 24.02.2015 Lokalstyret går inn for oppløsning av Svalbardhallen A/L og overtar det totale ansvaret for hallen. Anbefaling: Lokalstyret går inn for oppløsning av Svalbardhallen A/L og overtar det totale ansvaret for hallen. Saksopplysninger: Svalbardhallen A/L består i dag av mange andelshavere (a, og b-andelshavere), andelshaverne har fått stemmer ut i fra hvor mange andeler de innehar: LL 10 stemmer Svalbard Turn 10 stemmer Andre a-andelshavere 5 stemmer B-andelshavere har totalt 10 stemmer Til sammen 35 stemmer A/L-et har som formål å bygg og drifte idrettshall/kulturhus (jfr. 2 vedlegg 1), A/L-et ble etablert for å skaffe midler til å bygge hallen. Dette var utgangspunkt i en økonomisk utfordring med at et A/S (Svalbard Samfunnsdrift AS) på den tiden ikke kunne ta opp lån for å bygge en hall. LL stod som garantist for lån etc. A/L-et kan sette bort driften til andre ( 10), driften har hele tiden blitt satt bort til lokalstyret. De første 11 årene ble kiosken drevet på dugnad, deretter overtok LL også dette driftsansvaret. LL har i hele perioden hatt ansvar for drift og vedlikehold av hallen, A/L-et har ikke hatt økonomisk ansvar ut over års rapportering etter at hallen stod ferdig. Hallen har fra den ble bygd i 1996 og til i dag blitt driftet på følgende måte: Side 4
2014/832-2 Side 2 av 3 Longyearbyen lokalstyre sitt ansvar: drift og vedlikehold av hallen, gjennom en driftsavtale som ble etablert i forbindelse med åpning av hallen. Vi er selv (gjennom skole, SFO og barnehager) brukere av hallen ca 30 timer pr uke) Svalbard turn er leietaker i ca. 60 timer i uken og tildeler videre halltid til sine grupper. På årsmøtet til andelslaget 02.04.14, ble følgende vedtak fattet: "Styret får i oppdrag å igangsettes en prosess for å oppløse andelslaget og overføre eiendommen til Longyearbyen lokalstyre. Vedtak om oppløsning og overføring behandles på neste ordinære årsmøte, iht. vedtektene (tidligst 1.1.2015). Prosessen har følgende milepæler: a. Andelshaverne tilskrives med informasjon om vedtaket og frist for å komme med kommentarer. b. Andelslaget sender vedtaket til Longyearbyen lokalstyre og ber om politisk behandling og tilbakemelding. Her må forventninger, forpliktelser og fremtidsperspektiver avklares. c. Andelslaget tilskriver Kulturdepartementet og ber om godkjenning av punktene over. d. Grunnbokshjemmelen overføres fra andelslaget til Longyearbyen lokalstyre og ordinært årsmøte oppløser andelslaget. e. Andelshavere skal behandles respektfullt ved at det etableres en takksigelse i Svalbardhallen som presenterer og takker alle andelshaverne. " Alle andelshavere er etter årsmøtet 02.04.14 tilskrevet og ingen har kommet med kommentarer. Ut i fra dette ber A/L-et i brev av 03.11.14 (vedlegg 2) om at LL overtar hallen under følgende intensjon: Det er en forventning om at Svalbardhallen ivaretas og driften videreføres på samme gode måte som tidligere slik at tilbudet til byens befolkning opprettholdes og videreutvikles. Longyearbyen lokalstyre må gjennom politisk vedtak forplikte seg til å bevilge nødvendige ressurser til vedlikehold og videreutvikling av hallen. Longyearbyen lokalstyre må anerkjenne sitt ansvar for at Svalbardhallen også for framtiden skal bestå slik at den tjener sitt formål. Vurdering: Med i overkant av 60.000 besøkende i løpet av 2014 er Svalbardhallen kanskje det viktigste treffstedet for Longyearbyens befolkning. Svalbard turn leier hallen på ettermiddag/kveld og tilbyr trening for alle, fra små barn til voksne gjennom sine grupper. I tillegg til Svalbard turn sine brukere har vi egne brukere av svømmehall og treningsrom. Det er et godt samarbeid med Svalbard turn som er utviklet gjennom mange år. Kåre Hovland har hatt en sentral rolle i utviklingen av det gode samarbeidet og i forhold til at hallen er så godt drevet og vedlikehold som den er. Foruten trening benyttes hallen i forbindelse med 17. mai arrangement, Skimaraton og andre større arrangement i byen, og Lokalstyret anerkjenner sitt ansvar for at Svalbardhallen opprettholdes som et viktig tilbud til byens befolkning også videre. Hallen er godt vedlikeholdt, men en del tekniske anlegg nærmer seg utskiftingsbehov i forhold til en levetidsvurdering. Tilstandsvurdering av hallen ble gjort i 2012. Det er registrert et etterslep og vedlikeholdsbehov de kommende årene på ca. 30 mill (tallene er ikke kvalitetssikret og sett opp imot nye krav for eksempel til luftbehandlingsanlegg etc.). Side 5
2014/832-2 Side 3 av 3 Administrasjonen mener at det er riktig av Lokalstyret å overta det totale eieransvaret for hallen, og at den blir lagt inn i bygningsporteføljen til Longyearbyen lokalstyre. Tilsvarende som de fleste haller på fastlandet. Det vil også være viktig å fortsette det gode samarbeidet med Svalbard turn, og hvis økonomisk mulighet, videreutvikle hallen. Vi mener imidlertid at det vil være lite hensiktsmessig å fatte et vedtak om at: «Longyearbyen lokalstyre må gjennom politisk vedtak forplikte seg til å bevilge nødvendige ressurser til vedlikehold og videreutvikling av hallen». Da dette vil kunne binde LL ut over det man har mulighet til i dag. Hallen vil som en del av Longyearbyen lokalstyres eiendomsmasse driftes og vedlikeholdes på samme nivå som de andre eiendommene, og økonomisk prioriteres i de årlige budsjettbehandlingene. LL ser at Svalbardhallen har blitt drevet på en god måte, og vil vurdere tilsvarende driftsmodell som i dag etter en eventuell overtakelse. Alternativsvurdering: Nullalternativet i denne saken vil være å fortsette som i dag, det vil si å stemme nei til A/L-et sitt forslag om å legge seg ned. Dette kan føre til at hallen blir «svevende» ansvarsmessig, noe som ikke vil være gunstig for brukerne på sikt. Administrasjonen vil derfor anbefale at Longyearbyen lokalstyre overtar ansvaret for Svalbardhallen. Vedlegg: 1 Vedtekter for Svalbardhallen A/L 2 Brev om oppløsning av Svalbardhallen A/L Side 6
Side 7
Svalbardhallen AIL Longyearbyen, 3. november 2014 Longyearbyen lokalstyre 9170 Longyearbyen Oppløsning av Svalbardhallen AIL Svalbardhallen ble åpnet september 1996 og er i dag et av byens mest brukte hus med ca 60 000 besøkende pr år. Bygget er en storstue som rommer allsidig aktivitet og som på en effektiv måte fremmer folkehelse og livsglede. Svalbardhallen er driftet og ivaretatt på en god og hensiktsmessig måte gjennom driftsavtalen med Longyearbyen lokalstyre. Som en del av finansieringen ble det tatt opp ett lån på 10 mill kr. Lånet har i sin helhet blitt betjent av Svalbard Samfunnsdrift AS (SSD), senere Longyearbyen lokalstyre (LL), og ble innfridd i 2013.Den totale driften av Svalbardhallen har i hele perioden vært ivaretatt av SSD/LL. Andelslaget har pt ingen aktiv funksjon, ut over å være formell eier av bygningsmassen. Det har i den senere tid vært diskutert hvorvidt andelslaget burde avvikles, og eiendommen overføres til Longyearbyen lokalstyre. Styret i andelslaget har utredet saken, og ordinært årsmøte 2.4.2014 i Svalbardhallen A/L fattet således følgende vedtak: "Styret fåri oppdrag å igangsettes en prosess for å opp/øse andelslaget og overføre eiendommen til Longyearbyen lokalstyre. Vedtak om oppløsning og overføring behandles på neste ordinære årsmøte, iht vedtektene (tidligst 1.1.2015). Prosessen har følgende mi/epæler: a. Andelshaverne tilskrives med informasjon om vedtaket og frist for a komme med kommentarer. b. Ande/s/aget sender vedtaket til Longyearbyen lokalstyre og ber om politisk behandling og tilbakemelding. Her må forventninger, forpliktelser og fremtidsperspektiver avklares. c. Andelslaget tilskriver Kulturdepartementet og ber om godkjenning av punktene over. d. Grunnbokshjemmelen overføres fra andelslaget til Longyearbyen lokalstyre og ordinært årsmøte oppløser andelslaget. e. Andelshavere skal behandles respektfullt ved at det etableres en takksigelse i Svalbardhallen som presenterer og takker alle andelshaverne. " Pkt a er nå gjennomført ved at alle andelshaverne er informert om vedtaket og ble gitt nødvendig trist for kommentar. Det kom ingen kommentarer fra andelshaverne. I henhold til pkt b tilskrives nå Longyearbyen lokalstyre for politisk behandling av saken. Det er i den forbindelse viktig for styret å påpeke følgende under den intensjon at Longyearbyen lokalstyre skal overta hallen: o Det er en forventning om at Svalbardhallen ivaretas og driften videreføres på samme gode måte som tidligere slik at tilbudet til byens befolkning opprettholdes og videreutvikles. 1 Side 8
o Longyearbyen lokalstyre må gjennom politisk vedtak forplikte seg til å bevilge nødvendige ressurser til vedlikehold og videreutvikling av hallen. Longyearbyen lokalstyre må anerkjenne sitt ansvar for at Svalbardhallen også for framtiden skal bestå slik at den tjener sitt formål. På vegne av Svalbardhallen og andelshaverne vil styret på sin side berømme det utmerkede samarbeid som har vært og fortsatt er mellom lokalstyret og andelslaget. Den aktive medvirkningen fra lokalstyret har vært avgjørende for driften av hallen. Vi ber om snarest mulig behandling av saken slik at arbeidet med oppløsning og overføring av eiendommen kan fortsette som planlagt. av andelslaget Med vennlig hilsen Svalbardhallen A/L e.- ~-.,.-.._ I Trond Hellstad styreleder j 2 Side 9
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/54-3-U63 Svein Olav Ween 05.02.2015 Søknad om skjenkebevilling i Gruvelageret Sverdrupbyen - Gruvelageret AS Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 6/15 24.02.2015 Lokalstyret 8/15 10.03.2015 Administrasjonsutvalgets behandling - 24.02.2015 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstillling - 24.02.2015 Gruvelageret AS gis skjenkebevilling i Gruvelageret Sverdrupbyen fram til 30/6-2016. Skjenketider: Brennevin: kl. 13.00 02.00 Øl/vin kl. 12.00 02.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Steve D. Torgersen Ida Marie Eilertsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Anbefaling: Gruvelageret AS gis skjenkebevilling i Gruvelageret Sverdrupbyen fram til 30/6-2016. Skjenketider: Brennevin: kl. 13.00 02.00 Øl/vin kl. 12.00 02.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Steve D. Torgersen Ida Marie Eilertsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Side 10
2015/54-3 Side 2 av 2 Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har etter delegasjon fra Sysselmannen myndighet til å avgjøre søknader om skjenkebevillinger, avgjøre søknader om tidsbegrensede endringer i eksisterende skjenkebevillinger og søknader om bevilling for enkeltstående anledninger innen Longyearbyen planområde. Ved behandling av søknader og utøvelse av skjenkebevillinger skal skjenketidsbestemmelsene for Longyearbyen og Forskrift om alkoholordningen for Svalbard legges til grunn. Skjenketidsbestemmelsene inngår i Ruspolitisk handlingsplan 2012 2023, som ble vedtatt av lokalstyret den 20/3-2012. Svalbard Explorer har restaurert det gamle gruvelageret i Sverdrupbyen og innreder dette som selskapslokale. De beskriver selv dette slik: «Gruvelageret AS er et nytt selskapslokale i Sverdrupbyen som åpner i februar 2015. Lokalet skal ha lokal historie som tema med fokus på tidlig kullutvinning og gruvedrift på Svalbard. Kjøkkenet vil bære preg av rustikk eleganse, og ekte, ærlig og arktisk mat vi være vår signatur.» Bruksendring for bygningen til formålet er godkjent og ferdigattest for restaureringen ble gitt 28.1.2015. Det er mottatt bekreftelse på at firmaet er registrert i Brønnøysundregistret. Hverken Mattilsynet eller Sysselmannen har merknader til søknaden. Vurdering: Administrasjonssjefen mener søknaden oppfyller kriteriene for å få tildelt skjenkebevilling i h.h.t.: - Forskrift for alkoholordningen for Svalbard - Ruspolitisk handlingsplan for 2012 2023 - Skjenketidsbestemmelser for Longyearbyen Gruvelageret har en beliggenhet og et særpreg som skiller seg ut fra de andre spise- og skjenkestedene i byen, og administrasjonssjefen vurderer denne etableringen som et supplement til de øvrige spise- og skjenkestedene. Det antas at dette først og fremst vil være et spisested, og at alkoholserveringen derfor i hovedsak vil skje i tilknytting til matservering. Administrasjonssjefen anbefaler at det gis skjenkebevilling som omsøkt. Alternativ vurdering: Administrasjonssjefen ser at det er en utfordring i at antallet skjenkesteder i Longyearbyen har økt i løpet av de siste årene, og at denne utviklingen kan føre til en økning i alkoholrelaterte problemer både blant lokalbefolkningen og besøkende. Om lokalstyret mener at det ikke er ønskelig med flere skjenkesteder enn det som allerede finnes, kan lokalstyret med henvisning til dette velge å avslå søknaden. Vedlegg: 1 Søknad fra Gruvelageret AS 2 Plantegning - Gruvelageret Sverdrupbyen Side 11
LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Søknad om skjenkebevilling i Longyearbyen Navn på virksomhet (den for hvis regning virksomheten drives, 1-4) Navn - virksomhet Navn - skjenkelokale Postadr. E-post Skjenkebestyrer Navn Postadr. E-post Navn Postadr. E-post ~rn-~ I.Cbrn Fødselsnr. (11-siffer) Type alkohol (sett kryss på det som det søkes om) Alkohol Inne Uteservering Nattklubb Øl/vin X Brennevin Vedlegg X Mattilsynets godkjennelse av skjenkestedet (nye skjenkesteder) Tegning av skjenkearealet (kan være håndtegnet av søker) Utvidet skjenketid X X V V Eventuelle kommentarer l ~ro: Saken forelegges Sysselmannen på Svalbard til uttalelse før tillatelse kan gis. Søknaden sendes: Longyearbyen lokalstyre Postboks 350 9171 Longyearbyen E-post: postmottak@lokalstyre. no UNIKT. TRYGT OG SKAPENDE Longyearbyen lokalstyre :Jostboks 350 l! lc' cr 79 02 21 50 B'"k 4750 15.733 33 'l171 l nngyp<lr:jypr f rn-. r-n~ : m o tr<l k @ lok<l l ~ t y re.no,,,., ~, 7q 07 71 Sl Il ~., qfla 0-'1 7 RS1 www.lokalstyre.no Side 12
Side 13
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2009/258-9-004 Jan Olav Sæter 09.02.2015 Årsrapport 2014 - Longyearbyen brann og redning Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 10/15 24.02.2015 Lokalstyret 9/15 10.03.2015 Teknisk utvalgs behandling - 24.02.2015 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Teknisk utvalgs innstilling - 24.02.2015 Årsrapport 2014 fra brann og redning tas til orientering. Anbefaling: Årsrapport 2014 fra brann og redning tas til orientering. Saksopplysninger: Longyearbyen Lokalstyre viser til Forskrift om brannvern for Svalbard av 20. august 1993, hvor det i 2-2 stilles krav til rapportering til DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) vedr. arbeid innen brannvern for Longyearbyen Lokalstyrets myndighetsområde. Med bakgrunn i ovennevnte har Longyearbyen brannvesen utarbeidet rapport over utført arbeid innen brannvern for 2014. Rapporten forelegges Longyearbyen Lokalstyre som orientering, og videresendes Sysselmannen på Svalbard og DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap). Vurdering: Vedlegg: 1 Årsrapport 2014 - Longyearbyen brann og redning Side 14