Utvalg: ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Formannskapssalen på rådhuset Møtedato: 28.04.2010 Tid: 09.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/10 09/1624 SAKSLISTE MEDARBEIDERUNDERSØKELSE - 2009 RAPPORTERING TIL ARBEIDSMILJØUTVALGET 2/10 10/612 ÅRSRAPPORT FOR SYKEFRAVÆRET I 2009 3/10 10/614 INTERKONTROLL - REVIDERING AV RUTINER 4/10 10/648 VALG AV LEDER I AMU Herøy, 22.11.15
Sak 1/10 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE - 2009 RAPPORTERING TIL ARBEIDSMILJØUTVALGET Saksbehandler: Geir Berglund Arkiv: 420 Arkivsaksnr.: 09/1624 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/10 Arbeidsmiljøutvalget 28.04.2010 Innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar rapporten til orientering. Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar rapporten til orientering. Saksutredning: Høsten 2009 ble det gjennomført en medarbeiderundersøkelse blant ansatte i Herøy kommune. 175 medarbeidere var invitert til å delta i spørreundersøkelsen og 121 har svar. Dette gir en svarprosent på 69 %. Formålet med undersøkelsen er å gi et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel med den hensikt å frembringe kunnskap om forhold vedrørende de ansatte som har betydning for deres rolle i å utvikle og effektivisere tjenestene. Medarbeiderundersøkelsen er utformet som et spørreskjema med følgende dimensjoner: Organisering av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid med kollegene Nærmeste leder Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Stolthet over egen arbeidsplass Dimensjon er det samme som et tema/område. Under hvert av disse områdene er det utviklet et sett av indikatorer som i sum belyser hver dimensjon. Indikatorene er utformet som spørsmål. Svarene skal oppgis på en gradert skala fra 1 til 6. Det er i tillegg mulig å svare Vet ikke. For hver dimensjon er det et generelt spørsmål om tilfredshet på området. Til slutt er det et generelt spørsmål om den ansattes trives med arbeidet og arbeidssituasjonen. Undersøkelsen viser derfor score både for hver indikator (spørsmål), hver dimensjon og som en totalvurdering. Det er derfor mulig til å sammenligne seg både på overordnet nivå og på mer detaljert nivå med andre enheter eller kommuner.
Sak 1/10 I tillegg til dette er det under dimensjonen Nærmeste leder - lagt inn spørsmål om det er gjennomført medarbeidersamtale og om hvordan denne vurderes av den ansatte. Denne gjennomgangen tar for seg resultatet fra undersøkelsen på kommunalt nivå. Oversikt over hovedområder 106 kommuner i snittet Område Herøy Snitt land Organisering av arbeidet 4,2 4,4 Innhold i jobben 4,9 4,9 Fysiske arbeidsforhold 4,1 4,1 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,0 5,0 Mobbing, diskriminering og varsling 4,7 4,7 Nærmeste leder 4,2 4,5 Medarbeidersamtaler 4,3 4,7 Overordnet ledelse 3,5 3,8 Faglig og personlig utvikling 4,1 4,2 System for lønns- og arbeidstidsordninger 3,6 3,8 Stolthet over egen arbeidsplass 4,6 4,7 Helhetsvurdering 4,3 4,5 Snitt totalt: 4,3 4,4 De to hovedområdene som kommer ut med dårligst gjennomsnitt (under 4) på kommunalt nivå er overordnet ledelse og system for lønns- og arbeidstidsordninger. I tillegg til dette ligger områdene nærmeste leder og medarbeiderundersøkelser såpass under landsgjennomsnittet at dette bør ses nærmere på. Side 3 av 13
Sak 1/10 Det området som har best gjennomsnitt er samarbeid og trivsel med kolleger. (5,0 poeng) Organisering av arbeidet I hvilken grad Herøy Snitt land Får du tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb? 4,2 4,5 Er du kjent med målene dine for din arbeidsplass? 4,7 4,8 Er du med på å utarbeide målene for din arbeidsplass? 4,0 4,2 Bidrar du selv aktivt til at arbeidsplassen når sine mål? 4,9 4,8 Har du nok tid til å gjøre jobben din? 3,5 3,7 Har du utstyr til å få gjort jobben din (for eksempel data, verktøy 4,1 4,5 hjelpemidler)? Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med hvordan jobben din er 4,1 4,4 tilrettelagt? Snitt totalt: 4,2 4,4 Når det gjelder organisering av arbeidet avviker ikke resultatet for Herøy vesentlig fra landsgjennomsnittet. Likevel har spørsmålet om den ansatte har nok tid til å gjøre jobben sin en for lav score. Innholdet i jobben I hvilken grad Herøy Snitt land Har du nok utfordringer i jobben? 4,8 4,8 Har du nødvendig kompetanse for å utføre dine arbeidsoppgaver? 4,8 4,8 Har du mulighet til å jobbe selvstendig? 5,1 5,1 Mestrer du jobben din ut fra forventningene som stilles til deg? 4,9 4,9 Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med innholdet i jobben din? 4,2 4,2 Snitt totalt: 4,9 4,9 De ansatte i Herøy kommune er i hovedsak fornøyd med innholdet i jobben. Dette gjelder spesielt muligheten til å jobbe selvstendig. Resultatet for Herøy kommune faller sammen med landsgjennomsnittet. Fysiske arbeidsforhold I hvilken grad Herøy Snitt land Er du fornøyd med inneklimaet på arbeidsplassen din? 3,8 3,7 Er du fornøyd med standarden på arbeidslokalene dine? 3,9 3,9 Opplever du at det er fysisk trygt på arbeidsplassen din? 4,7 4,7 Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med de fysiske 4,2 4,2 arbeidsforholdene i jobben din? Snitt totalt: 4,1 4,1 Samlet sett er de ansatte i Herøy kommune kritiske til inneklimaet og standarden på arbeidslokalene. Dette faller sammen med resultatet for resten av Norge. Samarbeid og trivsel med kollegene I hvilken grad Herøy Snitt land Trives du med dine kolleger? 5,2 5,2 Side 4 av 13
Sak 1/10 Løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass på en god 4,8 4,8 måte? Alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på 5,0 5,0 arbeidsplassen? Snitt totalt: 5,0 5,0 Det området de ansatte i Herøy er mest fornøyd med i undersøkelsen er trivselen med egne kolleger. Dette er et fellestrekk med landsgjennomsnittet. Mobbing, diskriminering og varsling Herøy Snitt land Er det et mobbefritt miljø på din arbeidsplass? 5,1 4,9 Er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, etnisk 4,8 4,9 tilhørighet, religion osv.? Synes du at du kan varsle om kritikkverdige forhold på 4,3 4,4 arbeidsplassen? Snitt totalt: 4,7 4,7 Det er positivt at de ansatte gir tilbakemelding på at det er et mobbefritt miljø på arbeidsplassen. Resultatet for Herøy er omtrent som landsgjennomsnittet. Nærmeste leder I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder Herøy Snitt land Gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? 4,3 4,5 Gir deg tiltrekkelig tilbakemelding på den jobben du gjør? 3,8 4,1 Har innsikt i den jobben du gjør? 4,0 4,2 Er lydhør overfor dine synspunkter? 4,3 4,6 Tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? 4,5 4,7 Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din nærmeste leder 4,2 4,7 Snitt totalt: 4,2 4,5 Herøy kommune har noen utfordringer i forhold mellom nærmeste leder og ansatte. Dette gjelder spesielt leders tilbakemelding på jobben som gjøres. Medarbeidersamtale Dersom du har svart ja Herøy Snitt land Har din leder fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,1 4,6 Har du fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,5 4,8 Snitt totalt: 4,3 4,7 Et annet aspekt i forholdet mellom ansatt og nærmeste leder som bør gis fokus er samhandling og rutiner for medarbeidersamtaler og oppfølgingen av disse. Overordnet ledelse I hvilken grad synes du den overordnede administrative ledelse Herøy Snitt land Er tydelige i forhold til kommunens retning og mål? 3,5 3,8 Bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne 3,6 3,9 Side 5 av 13
Sak 1/10 Tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? 3,6 4,0 Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnede ledelsen 3,4 3,7 i kommunen? Snitt totalt: 3,5 3,8 Som i resten av Norge har kommunen en utfordring i forholdet mellom ansatte og overordnet administrativ ledelse. Dette går på tydelighet overfor de ansatte og i hvilken grad de ansatte er fornøyd med overordnet ledelse. Faglig og personlig utvikling I hvilken grad Herøy Snitt land Lærer du noe nytt gjennom jobben din? 4,4 4,4 Legger din arbeidsgiver til rette for kompetanseutvikling som er 3,9 4,1 viktig for jobben din? Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med mulighetene for læring i 4,1 4,2 jobben? Snitt totalt: 4,1 4,2 Når det gjelder faglig og personlig utvikling bør kommunen ta tak i tilrettelegging av kompetanseheving til den enkelte ansatte. Kommunens resultat på område er i samsvar med landsgjennomsnittet. Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger I hvilken grad er du fornøyd med Herøy Snitt land Lønnen din i forhold til jobben du gjør? 3,2 3,3 Måten din individuelle lønn blir fastsatt? 3,1 3,3 Arbeidstidsordningen i jobben (flexitid, turnus, vaktplan, 4,3 4,3 arbeidshelger) Muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? 4,0 4,5 Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med lønns- og 3,8 3,8 arbeidstidsordningene i jobben din? Snitt totalt: 3,6 3,8 Lønn er et av de områdene de ansatte i gjennomsnitt er mest misfornøyd med. Dette gjelder spesielt lønn i forhold til jobben som gjøres, og hvordan individuell lønn fastsettes. Dette er ikke et spesielt problem for Herøy kommune, da trenden er den samme i hele landet. Side 6 av 13
Sak 1/10 Stolhet over egen arbeidsplass I hvilken grad Herøy Snitt land Tror du din arbeidsplass har godt omdømme blant innbyggerne i 4,1 4,4 kommunen? Tror du brukerne er fornøyd med tjenestene fra din arbeidsplass? 4,5 4,6 Vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass? 4,8 4,8 Tror du at du jobber i kommunen om 3 år? 4,6 4,7 Alt i alt, i hvilken grad er du stolt av arbeidsplassen din? 4,8 4,8 Snitt totalt: 4,6 4,7 De ansatte i Herøy kommune er stolte av arbeidsplassen sin, men er tvilende til kommunens omdømme blant innbyggerne. Helhetsvurdering Herøy Snitt land Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidsplassen din? 4,3 4,5 Snitt totalt: 4,3 4,5 Alt i alt ligger resultatet på medarbeidersamtalen noenlunde på landsgjennomsnittet, som er middels godt. Vurdering: Rapporten danner grunnlag for utarbeidelse av en handlingsplan ved hver enhet, og innarbeides i en overordnet kommunal handlingsplan for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Vedlegg: Side 7 av 13
Sak 2/10 ÅRSRAPPORT FOR SYKEFRAVÆRET I 2009 Saksbehandler: Siv Nilsen Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 10/612 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/10 Arbeidsmiljøutvalget 28.04.2010 Innstilling: AMU tar årsrapporten om sykefraværet for 2009 til orientering Rådmannens innstilling AMU tar årsrapporten om sykefraværet for 2009 til orientering Bakgrunn: I henhold til Arbeidsmiljølovens 7-2 skal Arbeidsmiljøutvalget nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. I henhold til dette legges oversikt over sykefravær for hele 2009 for kommunen som helhet, og pr. enhet fram for Arbeidsmiljøutvalget til orientering. Sykefraværet totalt for Herøy kommune for 2009 er 9,3 prosent. Dette er en økning med 1,3 prosentpoeng i forhold til 2008 Saksopplysning: SYKEFRAVÆRET TOTALT I KOMMUNEN Totalt i kommunen Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 9,3 % 8,0 % Egenmeldt fravær 0,74 % 0,75 % Sykemeldt fravær 8,56 % 7,25 % Sykefraværet totalt i kommune har økt med 1,3 prosentpoeng fra 2008. Det er i hovedsak sykemeldt langtids fravær som har økt, mens egenmeldt fravær er stabilt lavt. Fordeling av sykefravær etter antall dager i % av totalt sykefravær i hele kommunen.
Sak 2/10 Ser vi på fordelingen av sykefraværet etter antall dager i % av totalt sykefravær i 2008 og 2009 ser vi en betydelig økning i langtidsfraværet som en tydelig årsak til økt sykefravær i 2009. Oversikt over sykefraværet pr enhet: 1. ADMINISTRASJONSENHETEN Administrasjonsenheten Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 4,2 % 5,0 % Egenmeldt fravær 0,8 % 1,0 % Sykemeldt fravær 3,4 % 4,0 % Sykefraværet for administrasjonsenheten er redusert med 0,6 prosentpoeng, både egenmeldt og sykemeldt fravær er redusert. 2. HJEMMETJENESTEN I HERØY Hjemmetjenesten Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 6,6 % 15,4 % Egenmeldt fravær 0,9 % 0,8 % Sykemeldt fravær 5,6 % 14,6 % Sykefraværet for hjemmetjenesten er redusert med 9 prosentpoeng, og det er i hovedsak sykemeldt fravær som er redusert. De har hatt størst nedgang i sykefravært. 3. HERØY SYKEHJEM Herøy sykehjem Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 17,6 % 10,8 % Egenmeldt fravær 0,6 % 0,7 % Sykemeldt fravær 17,0 % 10,1 % Sykefraværet for sykehjemmet har økt med 6,8 prosentpoeng. Det har vært en liten nedgang i egenmeldt fravær, mens sykemeldtfravær har økt mye. 3. HERØY HELSESENTER Herøy helsesenter Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Side 9 av 13
Sak 2/10 Sykefravær totalt 1,6 % 1,1 % Egenmeldt fravær 0,5 % 1,1 % Sykemeldt fravær 1,1 % 0 % Sykefraværet innen helsetjenesten har hatt en liten økning på 0,5 prosentpoeng, de har fortsatt lavt fravær og er en av de enhetene som ha lavest sykefravær. 4. TEKNISK ENHET Teknisk enhet Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 1,5 % 1,3 % Egenmeldt fravær 0,4 % 0,2 % Sykemeldt fravær 1,1 % 1,0 % Sykefraværet innen tekniske enheter er stabilt og de er en av enhetene som har lavest sykefravær. 5. HERØY SENTRALSKOLE Herøy sentralskole Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 10,3 % 9,1 % Egenmeldt fravær 0,5 % 0,8 % Sykemeldt fravær 9,8 % 8,3 % Sykefraværet for skolesektoren er økt med 1,2 prosentpoeng. Det har vært en liten nedgang i egenmeldt fravær, mens sykemeldt fravær er økt. 6. HERØY BARNEHAGE Barnehagene Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 9,3 % 2,5 % Egenmeldt fravær 1,2 % 0,6 % Sykemeldt fravær 8,1 % 1,9 % Sykefraværet for barnehagene er økt med 7,4 prosentpoeng. Det er økning i både egenmeldt og sykemeldt fravær. Det kan være noen feil i registreringen i forbindelse med at barnehagene ble slått sammen til en enhet i mars 2009. 7. SOSIAL- OG BARNEVERNTJENESTEN/NAV Sosial og barnevern Prosent 2009 Sammenlignet med 2008 Sykefravær totalt 21,3 % 4,6 % Egenmeldt fravær 0,6 % 0,4 % Sykemeldt fravær 21,9 % 4,1 % Sykefraværet har økt med 17,5 prosent sammenlignet med 2008. Små enheter med få ansatte får store utslag når en ansatt blir langtidssykemeldt. Side 10 av 13
Sak 2/10 Vurdering: Fraværsstatistikken for 2009 viser at Herøy kommunes samlede sykefravær er på 1,3 % -poeng høyere enn for 2008. Det er en negativ utvikling men samtidig er det viktig å være bevisst på at kommunen har gjennomført en stor omstilingsprosess med reduksjon av flere stillinger i perioden 2008-2009. Bemanningsreduksjon og samtidig innføring av nytt økonomisystem og omorganiseringer både intern og etablering av interkommunale løsninger har påført organisasjonen store belastninger. Det har vært svært krevende å forholde seg til lovkrav/frister og få utført tilfredsstillende tjenester overfor brukerne med den lave bemanningen som kommunen har. Rådmannen erkjenner at det i enkelte enheter vil være et naturlig høyere fravær enn i andre. Selv om kommunen arbeider aktivt med sykefravær er det fortsatt viktig å ha et sterkt fokus på sykefraværet. Dette fordi et lavest mulig sykefravær er viktig både for den enkeltes helse og trivsel, og for tjenesteproduksjonen samlet i Herøy kommune. Side 11 av 13
Sak 3/10 INTERKONTROLL - REVIDERING AV RUTINER Saksbehandler: Siv Nilsen Arkiv: 446 Arkivsaksnr.: 10/614 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/10 Arbeidsmiljøutvalget 28.04.2010 Innstilling: AMU tar reviderte rutiner for internkontroll til etterretning. Rådmannens innstilling AMU tar reviderte rutiner for internkontroll til etterretning. Saksutredning: Bakgrunn: I henhold til Arbeidsmiljølovens 7-2 skal Arbeidsmiljøutvalget nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. I henhold til dette legges reviderte rutiner for internkontroll frem for Arbeidsmiljøutvalget. Vurdering: Etter at kommunen gikk over til tonivå ledelse har det vært nødvendig å revidere enkelte rutiner i internkontrollsystemet. Rutinene har vært presentert i ledermøte, og innspillene fra ledermøtet er innarbeidet. Vedlegg: rutiner for internkontroll
Sak 4/10 VALG AV LEDER I AMU Saksbehandler: Siv Nilsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 10/648 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/10 Arbeidsmiljøutvalget 28.04.2010 Innstilling: Rådmannens innstilling Saksutredning: Bakgrunn: Vurdering: Vedlegg: