Innhold Fraværsoppfølging... 2 Første gangs kjøring... 3 Fraværsarter... 3 Fraværsoppfølging definisjon... 4 Varsling... 6 Bestille fraværsoppfølging... 8 Jobbe med fraværsoppfølging... 9 Oppgaver...10 Fraværskalender...12 Tidslinje for oppfølging...12 Personinformasjon...13 Statistikk...13 Fraværsfordeling...14 Sletting og korrigering av fravær...15 Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 1 av 15
Fraværsoppfølging Fraværsoppfølging i Aditro Lønn skal hjelpe deg å utføre de lovpålagte oppfølgingene som er beskrevet I Stortingsproposisjon 89 L, som du finner her: Link til Stortingsproposisjon. Løsningen skal gi deg oversikt over: hvilke sykmeldte arbeidstakere som har fravær som kommer inn under lovpålagt fraværsoppfølging hva som er utført av fraværsoppfølging på den enkelte arbeidstaker hvem som har utført oppgaver i forhold til oppfølgingen når oppgaven er utført Løsningen gir deg også mulighet for å sette opp varsling for de forskjellige oppfølgingspunktene via varslingsmodulen, sånn at ønsket mottaker vil få e-mail eller melding via SMS når fristen nærmer seg. Det er mulig å skrive ut innkallingsdokumenter til lovpålagte møter og også oppfølgingsdokumentene Oppfølgingsplan og Rapport om oppfølging av sykmeldt arbeidstaker fra fraværsoppfølgingsmodulen. Den 16.11.2011 er det bekreftet fra Arbeids- og Velferdsdirektoratet at NAV starter beregning av fristen på ni uker på nytt med en gang det har vært et avbrudd i sykmeldingsperioden, uavhengig av hvor langt avbruddet har vært. Det betyr at dersom en sykemeldt kommer på jobb 1 dag for så å bli sykemeldt igjen, starter ny beregning av frist. Det er denne metodikken som benyttes i løsningen. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 2 av 15
Første gangs kjøring Styreinformasjon for fraværsoppfølging finner du i Systemparameter Fravær. Oppfølging benyttes er haket av som standard, så hvis du ikke ønsker å benytte deg av løsningen for fraværsoppfølging, må du inn her og fjerne haken. Fraværsarter For å ta i bruk Fraværsoppfølging, må du sette opp fraværsartene som skal inngå i fraværsoppfølgingen. Det har kommet to nye indikatorer på fraværsart: Generere oppfølging Denne indikatoren sier at fraværstransaksjoner med denne arten kan generere en oppfølging. Det vil si at det er fraværsarter som brukes til legemeldt sykefravær som skal merkes med denne haken. Inkluderes i oppfølging Denne indikatoren sier at fraværstransaksjonen skal være med når systemet ser etter transaksjoner som skal inkluderes i oppfølging. Hvis en fraværsart kun har krysset av for denne indikatoren, vil transaksjoner med denne arten bare inkluderes i en oppfølging hvis de inngår i en sammenhengende rekke av fravær der minst et av fraværene har indikatoren for Generere oppfølging slått på. Fraværsarter som brukes for egenmeldt sykefravær og ferie bør merkes med Inkluderes i oppfølging. NB: Fraværsarter for ferie vil bare bli inkludert hvis de ligger mellom fraværstransaksjoner som har indikatoren for Generere oppfølging slått på. Alle arter som ikke har slått på en eller begge indikatorene nevnt over, vil bli ignorert av fraværsoppfølgingsmodulen. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 3 av 15
Fraværsarter som du bruker på legemeldt sykefravær, må merkes med både Generere oppfølging og Inkluderes i oppfølging, mens fraværsarter for egenmelding og ferie merkes med Inkluderes i oppfølging. Automatisk definisjon av fraværsarter Det finnes en knapp i Systemadministrasjon System vedlikehold Standardoppsett ved navn «Oppdater fraværsarter» som vil sette opp følgende: «Generere oppfølging» og «Inkluderes i oppfølging» for arter med EkstRappKode RTV med følgende verdier: 2, 3, 4, 5, 21. «Inkluderes i oppfølging» for arter med EkstRappKode RTV med følgende verdier: 1, 12, 18, 19. Denne knappen forutsetter at man har standardoppsett på fraværsarter. Fraværsoppfølging definisjon Under Fravær Oppfølging Fraværsoppfølging definisjon er det satt opp 5 oppfølgingstyper som standard. Dette er: Plan1 Oppfølgingsplan Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 4 av 15
Plan1 Send oppfølgingsplan til sykmelder Dm1 Dialogmøte 1 PlanNAV Oppfølgingsplan og rapport til NAV Dm2 Oppfølgingsplan til NAV for dialogmøte 2 Du har mulighet til å endre på disse oppfølgingstypene, og også legge til flere oppfølgingstyper hvis du ønsker det. Rekkefølge på oppfølgingspunkter Oppfølgingspunktene genereres etter stigende rekkefølge i dette feltet. Hvis du legger til flere punkter, må du passe på at du får riktig nummer her. Ønsker du å legge inn et oppfølgingspunkt som skal utløses mellom Oppfølgingsplan og Dialogmøte 1, må oppfølgingspunktet ha et nummer i Rekkefølge på oppfølgingspunkter som er høyere enn Oppfølgingsplan og lavere enn Dialogmøte 1. Varsel etter dager Første varsel sendes ut så mange dager etter startdato på første fravær som tilhører oppfølgingen. Dette forutsetter at du har satt opp denne type varsling under Jobbkø og kontroller Def. Distribusjon. Minimum dager fravær Fraværsoppfølging blir generert etter så mange som er oppgitt her. Purring hver (antall dager) Hvis oppfølgingen ikke har endret status til Utført etter så mange dager som er angitt her etter første varsel, vil det sendes en ny purring hver (antall dager) frem til statusen er endret. Dette forutsetter at du har satt opp denne type varsling under Jobbkø og kontroller Def. Distribusjon. Må fullføres før neste oppfølging genereres Feltet er haket av som default. Hvis du fjerner haken, vil du få frem alle oppfølgingspunktene som har nådd fristen, uavhengig av status på oppfølgingspunktene. Antall dager før frist går ut Varsel sendes ut så mange dager etter startdato på første fravær som tilhører oppfølgingen hvis du har satt opp denne type varsling under Jobbkø og kontroller Def. Distribusjon. Fristen vises også som en egen kolonne i Fravær Oppfølging Fraværsoppfølging. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 5 av 15
Feltet Link til oppfølgingsdokumentet er ikke i bruk. Varsling Automatisk definisjon Hvis man skal definere varsler for et system som ikke fra før av har noen fraværsoppfølgingsvarseldefinisjoner så finnes det en funksjon under Systemadiminstrasjon System vedlikehold Standardoppsett ved navn «Opprett distribusjonsdefinisjoner». Denne knappen vil opprette standardoppsettet for alle firmaene, og er den foretrukkede måten å generere disse definisjonene på: Etter at man har opprettet definisjonene kan man da gå inn og endre hvilke mottakere definisjonen skal sende varsler til. Manuel definisjon Dersom du ønsker å sende ut varsler på fraværsoppfølging, må dette settes opp i Jobbkø og kontroller Def. distribusjon. Under fanen Varsel har du har mulighet til å sette opp 3 typer varsling for hver fraværsoppfølging: Første varsel Varsel ved purring Varsel ved frist Disse varslene må du se i sammenheng med antall dager som er oppgitt under de enkelte oppfølgingstypene. Du velger selv hvilke og hvor mange av varslene du ønsker å bruke. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 6 av 15
For å abonnere på et eller flere varsler, definerer du en varseldefinisjon under Jobbkø og kontroller Def. Distribusjon Definisjoner. Under Generelt legger du inn tekst for e-post og eventuelt SMS for de forskjellige varseldefinisjonene. Trykk Vis tilgjengelige flettefelter for å se hvilke felt du kan flette inn i teksten. Under Funksjoner velger du en eller flere funksjoner per Varseldefinisjon. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 7 av 15
Under Mottakere kan du sette opp hvem som skal motta de forskjellige varslene. Du kan velge direkte mottaker eller dynamisk mottaker, og også om varslene skal gis på e- mail eller SMS, eventuelt begge deler. Dynamiske mottakere må defineres under Jobbkø og kontroller Mottakere. Fraværsoppfølging støtter følgende dynamiske mottakere: Ansatt Leder fra organisasjon Attestant fra organisasjon Anviser fra organisasjon Leder fra moderorganisasjon Attestant fra moderorganisasjon Anviser fra moderorganisasjon Du kan lese mer om Distribusjon og varslinger her: Distribusjon av varslinger og dynamiske mottakere. Bestille fraværsoppfølging For å kjøre fraværsoppfølging første gang, går du til Fravær Registrering Fraværsrutiner Fraværsoppfølging. Her finner du bestillingsbildet for å generere fraværsoppfølginger. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 8 av 15
Ta med fravær med fradato etter Ta kun med fravær som har en fradato som er etter angitt dato. Standardverdi er 01.07.2011, uansett når man kjører dette. Ikke ta med fravær med sluttdato før kke ta med noe fravær som er avsluttet på denne datoen eller tidligere. Denne muligheten er der for å unngå å generere oppfølging på gamle fravær som ikke trenger, eller som allerede har blitt fulgt opp på andre måter tidligere. Generer for alle firma Genererer oppfølginger for alle firmaer i databasen. Hvis denne ikke er krysset av vil det kun genereres oppfølginger for pålogget firma. Send varsler Ønsker du at varsler skal sendes for fraværsoppfølgingen som genereres? Denne er slått av som standardvalg, da det ved første gangs manuelle generering kan bli generert veldig mange oppfølginger. Det kan derfor være lurt å vente med å sette opp varsling her til etter at du har generert oppfølging første gang. Merk varsel som sendt Selv om man ikke velger å sende varsler første gang, vil det være nødvendig å merke disse oppfølgingene som varslet. Ellers vil det komme varsel på dem når man setter på varsling ved et senere tidspunkt. Man bør derfor hake av dette punktet ved første gangs generering. Første gang du genererer oppfølging, trykker du Generer fraværsoppfølging. Senere vil systemet selv generere fraværsoppfølginger hver natt. Jobbe med fraværsoppfølging Når du har kommet i gang med fraværsoppfølging, er det menypunktet Fravær Oppfølging Fraværsoppfølging som benyttes. Her får du opp en liste over alle oppfølginger du har tilgang til. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 9 av 15
Du vil bare få opp oppfølginger for de ansatte du har tilgang til. Under tilgangsstyring finnes det en funksjon som heter Tilgang til alle oppfølginger. Hvis pålogget bruker har tilgang til denne funksjonen, vil du se alle oppfølginger som tilhører ansatte du har tilgang til. Hvis pålogget bruker ikke har tilgang til denne funksjonen, vil du kun se oppfølginger som er tilordnet din bruker. Øverst i hver kolonne er det mulig å filtrere hvilke verdier som skal vises i listen. Kolonnen Leder vil vise den som står oppført som leder under Ajourhold faste opplysninger Organisasjon på den org.enheten den ansatte tilhører. Dersom en ansatt har flere ansattforhold på forskjellige org.enheter, vil det være leder på referansestillingen som kommer opp her. Datoen som kommer opp i kolonnen Frist er regnet ut fra antall dager som ligger i feltet Antall dager før frist går ut på den aktuelle oppfølgingstypen under Fraværsoppfølging definisjon. Oppgaver Til høyre i bildet ligger det en oversikt over oppgaver du kan utføre i forbindelse med oppfølgingen. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 10 av 15
Når du har merket en av linjene i Fraværsoppfølging kan du: Tilordne til bruker Tilordner den valgte oppfølgingen til en bruker. Marker som utført Dette forteller systemet at oppfølgingen er ferdig utført, og det skal ikke varsles mer for denne oppfølgingen. Hvis du har haket av for Må fullføres før neste oppfølging genereres under Fravær Oppfølging Fraværsoppfølging definisjon, må du endre statusen på oppfølgingen ved å markere som utført før neste oppfølgingspunkt blir generert. Marker som åpen Hvis du ved en feil har endret status på en oppfølging til Utført eller Slettet, har du mulighet til å endre tilbake til Åpen her. Marker som slettet Hvis du markerer oppfølgingen som Slettet, vil systemet anse denne oppfølgingen som ferdig utført. Det vil da ikke bli generert flere oppfølgingspunkter på det fraværet som er koblet til denne oppfølgingen. Vis tidslinje i eget vindu Her har du mulighet til å hente ut tidslinjen i et eget vindu, da den kan kreve større plass enn det som er tilgjengelig i hovedbildet. Lag innkallingsdokument Hvis du står på et oppfølgingspunkt for Oppfølgingsplan, kan du her skrive ut en innkalling til møte for utarbeidelse av oppfølgingsplan. Hvis du står på et oppfølgingspunkt for Dialogmøte 1, kan du her skrive ut en innkalling til dialogmøte 1. Du kan redigere din egen mal og velge plassering av denne, så den ikke blir overskrevet ved oppgradering av Aditro Lønn. Koblinger mellom dokumenter og oppfølginger gjøres i System vedlikehold Maler. Lag oppfølgingsdokument Hvis du står på et oppfølgingspunkt for Oppfølgingsplan, kan du her hente opp dokumentet Oppfølgingsplan. Hvis du står på et oppfølgingspunkt for Oppfølgingsplan og rapport til NAV, kan du hente opp dokumentet Rapport om oppfølging av sykmeldt arbeidstaker. Generer førsteside (NAV) Hvis du skal sende Oppfølgingsplan og Rapport om oppfølging av sykmeldt arbeidstaker til NAV per post, skal det følge med en førsteside til hvert av dokumentene. Klikker du på Generer førsteside (NAV), kommer du rett til NAV s webside hvor førstesiden lages. Når du merker en ansatt i oppgavelisten, vil du få opp 3 faner med detaljinformasjon om den ansatte og dennes fravær. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 11 av 15
Fraværskalender Fraværskalenderen viser alle fraværene til den ansatte over en 1-års periode. Hvis du markerer et fravær i listen til venstre, vil det aktuelle fraværet bli opplyst i kalenderen. Du kan bla frem og tilbake i kalenderen ved hjelp av pilene til høyre for kalenderen. Bruker du enkel pil flytter du 6 måneder om gangen, bruker du dobbel pil flytter du 1 år. Du kan skrive ut fraværskalenderen med print-knappen. Du kan kopiere fraværskalenderen med kopi-knappen. Denne kan så limes inn i et dokument eller e-post. Tidslinje for oppfølging Hvis du markerer en linje i oppgavelisten, vil du kunne velge en tidslinje på oppfølgingen. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 12 av 15
Dette er en tidslinje som viser alle hendelsene som tilhører oppfølgingen. Disse er: Generering av oppfølging Hvem oppfølgingen er tilordnet Hvem eventuelt varsel er sendt til Endring av status (Åpen, Utført eller Slettet) Alle start- og sluttdatoer for fravær som tilhører oppfølgingen Visning av tidslinjen kan roteres ved å trykke på knappen øverst til venstre. Personinformasjon Hvis du markerer en linje i oppgavelisten, vil du få mulighet til å se personinformasjon for den ansatte som det er generert fraværsoppfølging på. Du kan trykke på ansattnummer, leder osv for å åpne ajourholdsbilde for disse opplysningene. Statistikk Under Fravær Oppfølging Fraværsoppfølging har du også en fane som heter Statistikk. Her har du mulighet til å skrive ut to forskjellige statistikker. Begge statistikkene tar bare hensyn til fraværsarter som har verdien 0 i feltet Spesiell fraværstype refusjonsbehandling. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 13 av 15
Fraværsfordeling Denne statistikken gir en oversikt over fordelingen av fravær per fraværsart eller per fraværstype over en angitt tidsperiode. Du kan kjøre statistikken for en angitt måned eller for hele året. Du angir også om du ønsker diagramtype Kake eller Areal. Du kan skrive ut statistikken ved å klikke. Fraværsprosent Denne statistikken vil vise forholdet mellom antall arbeidsdager og antall fraværsdager. Antall arbeidsdager beregnes på denne måten: Tar hensyn til alle ansattforhold for alle ansatte i firmaet som ikke har sluttet En arbeidsdag regnes som en dag som ikke er helg Det tas ikke hensyn til bevegelige helligdager Det tas ikke hensyn til om en ansatt er timelønnet eller fastlønnet Det tas hensyn til stillingsprosent Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 14 av 15
Statistikken kan kjøres for oppgitt år og kan skrives ut. Sletting og korrigering av fravær Dersom du sletter fravær som har generert fraværsoppfølging, blir oppfølging satt til status Slettet. Fraværsoppfølgingen kan hentes fram igjen og aktiveres på nytt. Dersom du så registrerer fraværet på nytt, vil ikke systemet kunne vise korrekt historikk på hva som har skjedd med den opprinnelige oppfølgingen. Riktig framgangsmåte er å ikke slette oppfølgingen, men å endre det eksisterende fraværet. Sletting av oppfølging skal kun gjøres når fraværet er registrert på feil person eller lignende. Versjon 1.1 Copyright Aditro Side 15 av 15