STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 21. april 2015 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Fylkets hus, møterom Bakarstu A343, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. 008/15 009/15 010/15 011/15 012/15 Sakstittel Referatsaker Kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2014 for Steinkjer kommuneskoger Ogndalsbruket KF Kontrollutvalgets uttalelse Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 Henvendelse fra publikum ev. sak for kontrollutvalget Skatteoppkreverfunksjonene 2014 Steinkjer 14.4.2015 Stein Arve Torgnesøy leder Liv Tronstad kontrollsjef Telefon: Mobil: E-post: @komsek.no
SAK 008/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.2015 Liv Tronstad 008/15 412-1702-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS Informasjon om representantskapsmøter 4. mai 2015 2 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2014, Steinkjer kommune Ikke vedlagt Vedlagt Steinkjer 14. april 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 009/15 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE ÅRSREGNSKAP 2014 FOR STEINKJER KOMMUNESKOGER OGNDALSBRUKET KF Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.2015 Liv Tronstad 009/15 412-1702-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for 2014. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for 2014 2. Revisjonsberetning til Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2014, datert 14. april 2015. 3. Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2014 4. Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsberetning for 2014 Saksopplysninger Netto driftsresultat for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF i 2015 er kr 475.906 og det regnskapsmessige mindreforbruket er på kr 325.906. Årsregnskapet består av driftsdel, investeringsdel, balanseregnskap og noteopplysninger. Etter Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, skal årsregnskapet være avlagt innen 15. februar og fastsatt av kommunestyret innen 30. juni. Styret er regnskapsansvarlig for det kommunale foretaket. Regnskapet er avlagt av styret den 9. april. 2015. KomSek Trøndelag IKS mottok revisjonsberetning fra KomRev Trøndelag IKS 14.04.2014. Årsberetningen for 2014 kommenterer regnskapet og gjør rede for mål og måloppnåelse. Vurdering Ved regnskapsrevisjon er det kontrollutvalgets oppgave å forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Oppdragsansvarlig revisor i KomRev tilfredsstiller kravene til revisor stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Det foreligger ikke nummererte brev i tilknytning til årsoppgjørsrevisjonen. Revisjonsberetningen for 2014 er avgitt som en ren beretning uten merknader, og er en såkalt normalberetning.
Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor anbefales kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for 2014 som fremgår av vedlegg 1 i saken. Steinkjer 14. april 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
Til Steinkjer kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STEINKJER KOMMUNESKOGER OGNDALSBRUKET KFS ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalget har i møte 21. april 2015 sak 009/15 behandlet årsregnskap for 2014 for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Revisors beretning, datert 14. april 2015, er avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra revisor om regnskapet. Etter utvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de faktiske forhold. Kontrollutvalget har ingen merknader til det framlagte årsregnskapet, og mener det kan fastsettes som Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2014. Steinkjer 21.04.2015 Stein Arve Torgnesøy Yngve Halse Johan Christian Mørkved Grethe Dalemark Sverre Finstad Kopi til formannskapet
SAK 010/15 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE STEINKJER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.2015 Liv Tronstad 010/15 412-1702-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap 2014. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar kommunens årsberetning til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 2. Revisjonsberetning for 2014 fra KomRev Trøndelag IKS datert 10. april 2015 3. Brev nr 7-2014 til kontrollutvalget i Steinkjer kommune vedrørende mangler ved Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 4. Brev nr 8-2014 til kontrollutvalget i Steinkjer kommune vedrørende mangler ved Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 utsendt fra kommunen. 2. Steinkjer kommunes årsberetning for 2014 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på og anvendelsen av de midlene som kommunen forvalter. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsberetning/årsmelding. Sammen utgjør disse de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finnes i Kommunelovens 48. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt.
Årsregnskapet for 2014 Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 er gjort opp med et overskudd (mindreforbruk) på kr. 2.102.000. Brutto driftsresultat for 2014 viser et overskudd (såkalt negativt beløp ) på kr. 14.651.000, og netto driftsresultat viser et overskudd ( negativt beløp ) på kr. 8.793.000. Driftsregnskapet nøkkeltall i hele 1000 kr. Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Til fordeling drift -1 056 022-1 045 251-1 029 819 Brutto driftsresultat -14 651-41 008-26 501 Netto driftsresultat -8 793 8 522-27 162 Bruk av tidligere års avsetninger -25 805-22 443-39 080 Årets avsetninger 32 496 13 921 51 028 Regnskapsmessig mindreforbruk -2 102 0-15 214 Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. I notene til regnskapet blir det gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for å forstå regnskapet. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap og forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Kommunens årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. I sin uttalelse skal kontrollutvalget kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere merknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Nummerert brev Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. KomRev Trøndelag IKS påpeker i brev nr 7 og 8 feil og mangler ved kommunens årsregnskap for 2014. Brev nr 7 gjelder avvik mellom innberettede oppgavepliktige ytelser og regnskapsført lønn, slik at revisor ikke har kunnet underskrive RF 1022. Forholdet er også rapportert til skattemyndighetene. Brev nr 8 viser at kommunen ikke har tilfredsstillende rutiner for kvalitetssikring av årsregnskapet, og svakheter i den interne kontrollen. I tillegg viser det til brudd på selvkostbestemmelsene for selvkostområdet vann, avløp og slam, og selvkostområdet renovasjon.
Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Revisors beretning Revisor har avgitt beretning 10.04.2015. Det er ikke tatt forbehold i revisors beretning, men manglene som er påpekt i nummererte brev er tatt inn som presisering. Presiseringene har ingen betydning for revisors konklusjoner om regnskapet, men skal følges opp. Årsrapport 2014 Årsrapporten er delt inn i to deler, årsberetning og årsmelding, der det er årsberetningen som er den lovmessige delen. Årsberetning og kravene til hva den skal inneholde finnes i Kommunelovens 48 nr. 5 og 6. Dette gjelder bl.a. opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen, tiltak som kan fremme formålene i lovverket om likestilling, antidiskriminering og tilgjengelighet, og tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Årsmeldingen redegjør i hovedtrekk for aktiviteten i de ulike avdelingene, bl.a. om mål og måloppnåelse og sier også noe om spesielle forhold/tiltak i året. Årsberetningen skal iht til lov oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir sin uttalelse til årsregnskapet, og kontrollutvalget kan også kommentere denne. Vurdering I fem av de seks siste årene har revisjonen sendt nummerert brev til kontrollutvalget om bl.a. sviktende og mangelfull internkontroll knyttet til kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget har også omtalt dette i sin uttalelse til årsregnskapene for 2009, 2010, 2012 og 2013. En ser derfor alvorlig på at det fortsatt ikke er tatt tak i dette på en god nok måte, og må omtales i kontrollutvalgets uttalelse. Kommunens årsrapport for 2014 består av årsberetningsdel og en årsmeldingsdel. Årsberetningsdelen tilfredsstiller de lovbestemte krav til innhold, og tallmaterialet er konsistent ifh til årsregnskapet jf. revisor. Dokumentet i sin helhet inneholder informasjon som bedømmer aktiviteten i kommunen, redegjør for situasjonen i de ulike avdelingene/sektorene og gir samlet sett et bilde av kommunens virksomhet i 2014. Alle frister i forbindelse med regnskapsavleggelsen (årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning) er overholdt. Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor anbefales kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for 2014 som fremgår av vedlegg 1 i saken.
Steinkjer 14. april 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
Til Steinkjer kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STEINKJER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalget har i møte 21. april 2015 sak 010/15 behandlet Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2014 og revisors beretning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra kommunens administrasjon. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om, og viser for øvrig til revisors beretning. Kontrollutvalget har merket seg at årsregnskapet viser et mindreforbruk (overskudd) på 2.102.000 mill. kr. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget vil likevel påpeke følgende: Med positive selvkostfond eldre enn 5 år bryter kommunen selvkostbestemmelsene for selvkostområdet vann, avløp og slam, og selvkostområdet renovasjon. Kontrollutvalget er kjent med at administrasjonene i K-sak 44/14 la frem en innstilling om at fastavgiften for vann og avløp måtte reduseres, men kommunestyret fattet vedtak om at fastavgiften skulle forbli uforandret for 2014. I sine uttalelser til Steinkjer kommunes årsregnskap for årene 2009, 2010, 2012 og 2013 har kontrollutvalget på bakgrunn av nummererte brev fra KomRev Trøndelag IKS presisert at kvalitetssikringen og intern kontrollen knyttet til årsregnskapet må bli bedre. Dette er igjen tatt opp av revisor i nummererte brev til kontrollutvalget for årsregnskapet 2014. Kontrollutvalget ser meget alvorlig på at administrasjonen enda ikke har etablert et godt nok system for nødvendig kvalitetssikring og intern kontroll i tilknytning til årsregnskapet. Kontrollutvalget vil tilrå at kommunestyret i sitt vedtak konstaterer mangler i kvalitetssikringen, og at den økonomiske internkontrollen fortsatt ikke er tilfredsstillende. Det framlagte regnskapet kan fastsettes som Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014. Steinkjer 21.04.2015 Stein Arve Torgnesøy Yngve Halse Johan Christian Mørkved Grethe Dalemark Sverre Finstad Kopi til formannskapet
SAK 011/15 HENVENDELSE FRA PUBLIKUM EV. SAK FOR KONTROLL- UTVALGET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.2015 Per Helge Genberg 0011/15 422-1736-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget viser til orienteringen Steinkjer kommunes administrasjon ga til kontrollutvalget i møte 27.01.2015, sak 003/15, og finner ikke at den aktuelle henvendelsen gir grunnlag for en sak i utvalget. Vedlegg 1. Brev fra Sweco Norge AS med vedlegg, datert 05.02.2015, mottatt av kontroll-utvalgsleder 25.02.2015 og av sekretariatet 04.03.2015 2. Foreløpig svar fra KomSek Trøndelag IKS til Sweco Norge AS, datert 04.03.2015 3. Oversending t.o. (brevet fra Sweco Norge AS) fra KomSek Trøndelag IKS til ordføreren i Steinkjer, 04.03.2015 4. Epost med vedlegg fra rådmannen i Steinkjer til kontrollutvalgssekretæren, 10.03.2015 Saksopplysninger: Sweco Norge AS v/regionleder Reidar Grande har i brev til kontrollutvalget bedt om at «kontrollutvalget vurderer og eventuelt reviderer bruken av rammeavtalen og anskaffelse av underkonsulenter (arkitekttjenester) gjennom disse avtalene.» Bakgrunnen for saken er Steinkjer kommunes fordeling av innkjøp mellom 4 kontraherte firma (Norconsult AS, Sweco Norge AS, Trønder-plan AS og Cowi AS) i avtalen «Rammeavtaler for konsulenttjenester» i perioden 01.07.2011 31.12.2014. I denne rammeavtalen er det gjort en prosentvis fordeling mellom de fire firmaene. Sweco Norge AS hevder i brevet sitt at firmaet på forespørsel har fått mangelfull dokumentasjon fra kommunen, at kommunen har gitt uriktige opplysninger om kapasiteten i Sweco Norge AS og at det har vært «avrop» fra rammeavtalen. I sak 003/15 (møte 27.01.2015) tok kontrollutvalget opp kontrahering av arkitektoppdrag i Steinkjer kommune på bakgrunn av medieoppslag etter et brev til kommunen fra flere arkitektfirma. Denne saken handlet om underleverandørtjenester tildelt av firma i «Rammeavtalen for konsulenttjenester». Orienteringen fra kommunens administrasjon i kontrollutvalgsmøtet 27.01.2015 var fyldig, og finnes som del av vedlegg 4 til denne saken. Kontrollutvalget konkluderte med å ta informasjonen til orientering. Rammeavtaleperioden har gått ut, og kommunen vil vurdere bruken av denne typen avtaler.
Forskrift om kontrollutvalg ( 4) gjør klart at for saker fra andre enn kommunestyret eller revisjonen må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. På den andre siden har kontrollutvalget et sjølstendig ansvar for å kunne engasjere seg i alle spørsmål og saker som faller innenfor begrepet kontroll og tilsyn. Vurdering Steinkjer kommunes praktisering av rammeavtaler for konsulenttjenester (inkl. underleverandørtjenester) er interessant for kontrollutvalget, både som eksempel på system og rutiner og sett i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser, der det erfaringsvis lett kan skje feil. På den andre siden skal ikke kontrollutvalget evaluere eller revidere avtalebruken; det må kommunen gjøre sjøl. Ettersom kontrollutvalget har fått orientering om at kommunen vil ta en slik vurdering, gir ikke brevet fra Sweco Norge AS grunnlag for en ny sak i utvalget. Steinkjer 24.03.2015 Per Helge Genberg Kontrollsekretær
SAK 012/15 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.04.2015 Liv Tronstad 012/15 412-1702-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2014 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2014 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Steinkjer kommunes skatteregnskap for 2014 2. Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune Saksopplysninger Skatteoppkreverens redegjørelse om Steinkjer kommunes skatteregnskap for 2014 Skatte oppkreverens ansvar og myndighet følger av «Instruks for skatteoppkrever» av 8.04.2014. Den totale skatteinngangen for året 2014 utgjorde kr. 2.070.695.479. Tilsvarende tall for 2013 er kr 2.097.869.793. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av 01.02.2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving
Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontroller som skatteetaten har gjennomført finner skatteetaten at: internkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret Skatte- og avgiftsinnkreving i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk Arbeidsgiverkontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og utførers i tilstrekkelig omfang. Vurdering Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetatens kontrollrapport inneholder ingen merknader. Kontrollutvalget kan ta rapporten til orientering. Steinkjer 14.04.2015 Liv Tronstad kontrollsjef