27/01 Inn- og utgående brev, mottatte fakturaer/attestasjon, orienteringer

Innkalling til styremøte i Borettslaget Hagegt. 39 onsdag 17. oktober 2001, klokken 18:00, hos styrets leder leder Gjelder: Frode Eriksen, Svein Olav Staalen, Are Wormnes. Varamedlemmer (Jan Gunnar Heistad, Liv Blom) kan møte med tale og forslagsrett. Dagsorden: 26/01 Godkjenning av protokoll fra styremøte 6. juni og 4. september 2001 (vedlagt). Protokollen for 9. mai er tidligere signert og godkjent. Protokoll for 6. september er vedlagt. 27/01 Inn- og utgående brev, mottatte fakturaer/attestasjon, orienteringer utgående brev 03.04.01 Access Heiser, spørsmål om avtale, befaring 16.06.01 Viken Energinett, spørsmål om strømforbruk 16.06.01 Sameiet Hagegt. 41, med info om borettslagets aksept for deling av kostnad xx.07.01 Kopi av brev fra Haavind Vislie til Access Heis vedr. kopi av avtale Access/Azteka 01.08.01 Kopi av brev til Access, purring på avtale 19.09.01 Kopi av brev til Inka Eiendom med borettslagets krav. 11.10.01 Brev til Gjensidige Nor med informasjon om sameiet/borettslaget, areal og div info. inngående brev 05.04.01 Enøkbedriften. Info om fremtidige renteøkninger. 24.04.01 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 25.04.01 Spørsmål om framleie, leil. 2. Fulgt opp av styreleder jfr. vedtak 9.3. 26.04.01 Faktura, diverse innkjøp gfr styremøte 9.3. 02.05.01 Tøyen Nedre Kampen Vel, Kontingent, referat 2000 02.05.01 Informasjon om nye påriser fra Byggmakker (Vi har innkjøpsavtale/konto der) 04.05.01 Haavind Vislie ved Nielsen. Kopi av svar på forlik 05.05.01 Haavind Vislie ved Nielsen. Kopi av svar til tilsvar 16.05.01 Haavind Vislie ved Nielsen. Prosesskrift og forlikssvar. 16.05.01 OBOS hever prinsippavtale med Bredbåndsfabrikken 19.05.01 Fra forretningsfører; renteendring enøk-lån, service brannslukkere, husleiesaldo per april 29.05.01 Haavind Vislie ved Nielsen. Prossesskrift og svarbrev til motpartens advokat (jfr. 19/01). 01.06.01 Haavind Vislie ved Nielsen. Svarbrev fra motparten. Vedlagt. 01.06.01 Aftenposten ber om ny nøkklel på grunn av mistet nøkkelknippe. 05.06.01 Sameiet Hagegt. 41, vedr. nytt beslag og spørsmål om deling av faktura, ref. styresak 00/ 01 07.06.01 Økonomisk rapport 1. tertial 2001. 08.06.01 Haavind Vislie ved Nielsen. Brev til motpart vedr. fotlik. 13.06.01 Kopi av brev til ny kjøper av leil. 7 13.06.01 Kopi av brev til ny kjøper av leil. 20 18.06.01 Informasjon of brosjyre om søppelkasseskjulere 18.06.01 Informasjon fra Telenor Avidi om økte kostnader på kabeltv- pga. mva. xx.06.01 Access med ønske om oppdatert kundeinformasjon 30.06.01 Fra forr. fører; status innskuddskonti 29.06.01 Fra advokat; kopi av forespørsel til Access 06.07.01 Svar på spørsmål fra Viken Energi (se styresak) 12.07.01 Melding fra Falken om heisstans. Tok ut Bjelde. 17.07.01 Bytte av forvaltningskonsulent. Ny heter Terje Sørhuus. 22.07.01 OBOS Eiendomsforvantling flytter til Møllergt. 39, 4. et. fom 10.7. Samme telefonnummer. 26.07.01 Bekreftelse på framleie leil. 13 31.07.01 Fra forr. fører; Gjensidige ber om informasjon om bolig (sameiet) 20.08.01 Fra OBOS vedr. tilbud på kjøp av kraft (kopi vedlagt) 04.09.01 Notat fra advokat vedr. saken mot Inka Eiendom. 05.09.01 Access har solgt heisvirksomheten til OTIS 24.09.01 Fra OBOS Eiendomsf. Økonomisk rapport andre tertial 2001 25.09.01 Bladet kort om jus fra Haavind Vislie, info om ny adresse fra SSB 25.09.01 Informasjon om brannvern fra Gjensidige Nor 02.10.01 Fra Siemens. Servicerapport brannvarsling. 09.10.01 Fra Øistein Haugen, Modus AS. Anbud drenering Hagegt. 39 Til styret; noen brev som naturlig ville ligge her, ligger som vedlegg til til notat nevnt under "Brev til styret" Brev til styret 20.06.01 Brev til styret vedr. Inka Eiendom vedr. forlik m. vedlegg 26.06.01 Brev til styret vedr. Inka Eiendom vedr. maglende forlik med vedlegg 03.07.01 Brev til styret vedr. status for Inka Eiendom-saken

17.08.01 Brev til styret vedr. status etter møter 13 og 14. august. Faktura som er mottatt, signert og sendt forretningsfører 05.05.01 Høvellast, div skilt, pensler o.l. 3200,- 13.06.01 Høvellast (div utstyr, stein) 2508,- 22.07.01 Tripp Trapp Renhold (faktura er justert for mva) 2083,20 22.07.01 Purring på fakturabeløp 2508,- 22.07.01 Juridisk bistand fra Haavind Vislie 18250,- 22.07.01 Access Heiser, serviceavtale 9843,- 02.09.01 Falken 1052,- 22.09.01 Tripp Trapp Renhold (faktura er justert for mva) 2083,20 10.10.01 Juridisk bistand fra Haavind Vislie 18800,- Rundskriv/informasjon 03.07.01 Velkommen til borettslaget til tre leil. (2, 7 og 20) 03.07.01 Rundskriv 04/01, div. info. Til alle Godskjennelse av nye beboere 12.06.01 Brev til forretningsfører av 12.06.01, vedr. godkjennelse av Ellen Marie Johansen og Kjetil Melsom Olsen som kjøpere av leilighet 20 og 7. Inkassovarsel og husleiestatus 01.06.01 Status huslete ved inngangen til juni 18.06.01 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 22.07.01 Status husleie ved inngangen til juli 01.08.01 Fra. forr. fører;status husleieinnbetaling aug 03.09.01 Innbetalt husleie i per sept. Saker/spørsmål fra beboere 22.07.01 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 22.07.01 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 17.09.01 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" Tatt til etterretning 28/01 Vedr. Inka Eiendom En orientering om status for saken ble gitt i etterkant av generalforsamlingen i mai. På styremøte 4. september møtte advokatfullmektig Harald Lund Frederiksen for å orientere om saken. Han la framm et notat som fra advokatens side oppsommerte saken, samt gav advokatens vurdering og råd i saken. Det var almen enighet om at vår advokats forslag til en kompensasjon på 200.000 kroner (+ arbeider) var i knappeste laget, sel om det trolig var lettere for Inka Eiendom å akseptere enn styremedlemmenes minste tilbud på 250.000 kroner i kontantvederlag. For to uker siden kom det ett nytt forliksutspill fra Inka Eiendom via deres advokat, der det økonomiske tilbudet økes med 10.000 til 150.000. Undertegnede svarte Frederiksen på e-post med kopi til styremedlemmene at dette ikke var aktuelt. Per dags dato er altså status slik: Det er enighet om at Inka Eiendom utfører arbeider jfr. deres brev av 17.10.99. Dette er stipulert til 160.000 kroner. Det er også enighet om en økonomisk kompensasjon ut over dette. Inka Eiendom tilbød i begynnelsen av oktober 150.000 kroner. Borettslaget krever 250.000 kroner. Der står partene. Vår advokat, Jan-Erik Nielsen har overfor undertegnede formidlet Oslo byretts to forslag til tidspunkt for beramming av saken, som er 3-5. juni eller 14-16 oktober neste år. Jeg svarte at 3-5. juni passet best. det er avsatt tre dager til saken, og endeltg dato fastsettes etter at motparten er spurt. Orienteringen tatt til etterretning. 29/01 Framleie "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" "opplysninger skjermet etter styrets vedtak"

30/01 Innkjøp av postkasseskilt Alle andre fikk postkasseskilt tidligere i år. Nye beboere bør også få det, noe jeg har antydet i et eget "velkommen"-brev til de tre, datert 03.07.01. Styret kjøper postkasseskilt til andelseierne i leilighet 2, 7 og 20. 31/01 Klage fra beboer - plassering av søppelkontainer evt. innkjøp Saken ble tatt opp på som andre sak på møtet forige møte med befaring, uten vedtak. Befaringen ble blant annet gjort på bakgrunn av en klage som var varslet overfor styreleder. Den foreligger nå, datert 17. september. "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" klager både på lukt fra søppelkontainerne som hindrer lufting på soverom i forhold til dagens plassering, og på plasseringen i forhold til at de kan benyttes som rampe for innbruddstyver. Visstnok var det en kar som også tittet inn gjennom soveromsvinduet en gang i sommer. det har ikke skjedd innbrudd på denne måten ennå. Dette dreier seg også om den almenne hygge i bakgård. I sommer ble det sendt rundt kopi av en brosjyre fra en leverandør av slike kontainerskap til styret. Det finnes skap fra en leverandør (Boligmiljø AS) for en til fire 330 liters kontainere, lik de vi har i dag, samt for 600 liters, som blant annet naboene i Hertug Skules gt. har. For en gård med vel 40 beboere som vi har, er renovasjonsetstens standard, tre 600 liters kontainere, hvorav en er papir og to er til søppel. Slike kontainerskjulere er imidlertid ikke gratis, så nytten må vurderes opp mot fordeler. En kontainerskjuler for 3 stk 330 liters søppeldunker koster vel 14.000 pluss mva og frakt, tilsammen vel 18.000. En kontainerskjuler for tre 600 liters dunker kommer på 20.000 kroner, pluss mva og frakt, eller vel 26.000. I en slik sak må vi nødvendigvis også tenke på hvor dette skal plasseres. Undertegnede og Svein Olav plasserte de tre grå søppeldunkene forran ytre heissjakt som en demo. Rennovasjonsetsten må varsles for permanent flytting. Denne løsningen er den billigste. Under befaringen ble alternative plasseringer av et kontainerskap vurdert. Styret bør ta stilling til klagen, og om det er ønske om å skaffe kontainerskjulere og hvis ja, hvor det skal plasseres. 32/01 Vedr. sameiet/setningsskade/salg av kjellerareale Undertegnede, Øistein Haugen og Kjell Flottorp var på en befaring på eiendommen onsdag den 6. september. Formålet var å få klarhet i gjenstående arbeider fra Hagegaten 39 AS sin side. Det er utarbeidet et notat etter befaringen, som er vedlagt. Om det ikke er godt, så er det i alle fall konkret. Øistein Haugen har sett dokumentet og kommet med forslag til endringer. En av sakene, vedrørende drenering, er tatt opp som egen styresak. Orienteringen er tatt til etterretning. 33/01 Drenering i Hagegt. og Sigurdsgt. Øistein Haugen i Hagegaten 39 AS har på vegne av Sameiet innhentet to anbud og ett tilbud på graving for drenering i Hagegt. og Sigurdsgt. Formålet er å hindre vanninntregning i kjelleren til borettslaget og til næringslokalet. Denne løsningen ble først tatt opp på et styremøte i sameiet i november 2000. Det er bedt om anbud/tilbud på å grave opp med maskin og hånd fortau i Hagegt. og Sigurdsgt inntil veggen til bygget, så dypt at det kan legges drenering med fall fra det øverste punktet i Hagegt., rundt hjørnet og helt ned til grensen til naboeiendommen i Sigrdsgt. Dersom det finnes eksisterende dreneringsrør i grunnen ligger det i anbuset at vi skal forsøke å knytte oss til de. De to anbudene er vedlagt. Tilbudet ble innhentet tidlig i prosessen og gav en omtrentlig pris på 190.000, men var ellers snaut. Det er også usikkerhet i forhold til dette selskapets evne til å virkelig gjøre jobben. Når en ser på prisene viser det seg dessuten at vi omtrent vet hva vi har å forholde oss til.

Ett anbud virker mer seriøst enn det andre, blant annet fordi også usikre forhold er prissatt, det vil st at en justerer prisene etter hvor mange ekstra eller færre meter som må graves med maskin eller for hånd. Prisen på dette er 192.400 pluss mva, det vil si 238.576. Disse kan om nødvendig starte arbeidene allerede denne måneden. Det andre tilbudet er mindre detaljert, og dermed fleksibelt om det skulle vise seg at arbeidet er enklere å utføre enn først planlagt. Begge anbudene er vedlagt. Det er ikke utarbeidet anbudsdokumenter, annet enn at det er definert hvor dypt en skal grave, og hvilket formål jobbe har. Begge har vært på befaring på stedet. Hagegaten 39 AS sier seg villig til (etter litt pruting) å dekke en tredel av kostnaden. Borettslaget må med andre ord vedta om en skal gå for ett av disse anbudene eller ikke. Hvis ja, må en finansieringsmodell som dekker borettslagets andel på rundt 160.000 kroner vedtas. Borettslaget har ikke slike midler likvide, og den eneste løsningen jeg ser er å søke OBOS Finans om et nytt lån. Siden vi vet mer om hva vi skal finansiere denne gangen, kan dette skje i form av et byggelån med en ramme på for eksempel 200.000 kroner. Jeg tror OBOS Finans er mer villig til å låne oss penger om vi som nå, kan dokumentere et konkret prosjekt samt stiller med nødvendige vedtak for å dokumentere finansieringen. I dette tilfellet betyr dette en husleieøkning. For et lån på vel 200.000, som vi har i dag, er kostnaden vel 50.000 i året med fem års tilbakebetalingstid. Forutsetningen for dette byggelånet kan være at det skal innfris helt eller delvis med en eventuell komensasjon fra Inka Eiendom. Hvis så skjer kan også husleieøkningen fjernes. Ett nytt lån vil vi trolig få til tilsvarende vilkår med dagens lån. I fall styret går for en slik løsning må lånefinansieringen i form av husleieøkning iverksettes fra årsskiftet, se sak 34/01. Formelt sett må utbedringene skje via Sameiestyret, men det er enighet om at denne formelle delen kan tas virituelt med er referat som signeres av partene. Borettslaget må også benytte anledningen til å dokumentere grunnforholdene, med tanke på en eventuell rettssak. 34/01 Økonomisk rapport for borettslaget 1. og 2. tertial 2001 - husleie fom. 2002 a) Økonomiske rappporter for første og andre tertial Generelt sett er det å si at utgiftsposten "andre forvaltningstjenester" knytter seg til advokatkostnader i saken mot Inka Eiendom, der budsjettet var 25.000 kroner. Det er dessuten et merforbruk på forsikringer og energi/brensel. På inntektssiden er det desverre ikke spesielt store avvik. I år er det regnskapsført et lån på 200.000 kroner hos OBOS Finans. Dette koster laget vel 50.000 per år i renter og avdrag. Styreleder har bedt om at det heretter rapporteres kvartalsvis og ikke tertialsvis om lagets økonomi fra forretningsfører. Dette innebærer en liten ekstrakostnad for laget, men kvartalsvis rapportering er mer nyttig i forhold til våre kostnader - som også følger kvartalene i stor grad, enn tertialrapportering. En vesentlig økning i driftskostnadene skyldes renter og avdrag på lån på 200.000 kroner tatt opp med virkning fra årsskiftet. b)styret bør allerede nå planlegge husleienivået fra årsskiftet. Beboerne bør også bli informert om dette snarest mulig. Borettslaget "subsidierer" i dag husleien, ved at at den bare i en viss grad reflekterer de reelle kostnadene. Dette skyldes at styret i for liten grad har sett for seg de store ekstrakostnadene, spesielt på strøm og advokat. Ved fastsetting av husleienivå fra årsskiftet må generell kostnadsvekst, strøm-, advokat-, og kostnader for et evt. byggelån jfr. sak 33/01 må tas med. 1. De to spesifiserte utover husleie er "varmtvann" og "kabel-tv". Inntektene som borettslaget tar inn på disse to postene reflekterer ikke lenger kostnadene de skal dekke. På kabel-tv er forskjellen mellom inntekt og kostnad noen tusenlapper. I tillegg kommer at deler av regningen fra Telenor Avidi fra årsskiftet vil inkludere merverdiavgift. I 2001 betaler laget 23.800 kroner til Telenor Avidi, mens vi tar inn 22.500 fra beboerne. Den årlige nye Avidi-avgiften vil ligge rundt 30.000 kroner fra årsskiftet. Fordelt på 25 leiligheter i månedlige avdrag, kommer dette på 100 kroner per måned per leilighet.

Kostnadene beboerne betaler for varmt vann er ikke endret siden 1998. Satsene gir laget en inntekt på 39.000 kroner per år, fordelt med 160 kroner for 3-roms og 110 kroner for 2-romsleiligheter per måned. Varmtvann er i realiteten strømkostnader, og selv om lagetgjennom OBOS har svært fordelaktige betingelser for kjøp av strøm, spesielt siste året hvor vi har vært knyttet til en fastprisavtale, er dagens varmtvannssatser alt for lave dersom de skal reflektere reelle kostnader. Satsen bør dobles, noe som vil øke borettslagets inntekter med 39.000 kroner, og satsene for henholdsvis 3-roms og 2-roms leiligheter blir da 320 og 220 kroner per måned. 2. Kostnadene til advokat vil holde seg på et høyt nivå dersom saken mot Inka ikke ender med et forlik. Vi bør budsjettere for "worst case" slik ståa er nå, jfr styrets årsberetning for 2000. Så langt i år har advokat kostet over 60.000 kroner. Vi bør mindt regne med en advokatkostnad på 50.000 kroner. 3. Om styret går for å låne penger til drenering, jfr. sak 33/01, vil dette også medføre husleieøkning for å betjene renter og avdrag. Med et lån på 200.000 kroner hos OBOS Finans med betingelser like dagens kommer dette på vel 50.000 kroner i året i renter og avdrag med en tilbakebetalingstid på fem år. Dette lånet kan og bør uansett betales tilbake når borettslaget mottar en økonomisk kompensasjon fra Inka Eiendom. 4. I tillegg bør styret sørge for at økte felleskostnader som kommunale avgifter og forsikringer også fanges opp. I dag er det vanskelig å gi eksakte beløp, men vi bør forutse en større økning i fullverdiforsiktingen av bygget. Jeg stipulerer denne økningen inkludert kommunale avgifter til 10.000 kroner. 5. Andre kostnader Forvaltingskonsulent Terje Sørhuus har overtatt for Skule Langsether, og ser på lagets økonomi med nye øyne. Han mener vi er i en utsatt økonomisk situasjon og vil komme med et forslag til husleievekst fra årsskiftet før styremøtet. 6. Oppsummert gir dette følgende økte husleieinntekter, før forvaltningskonsulentens forslag: - kabel TV 7.500 - kjølevann 39.000 - advokat 50.000 - byggelån-kostnader >50.000 - diverse 10.000 sum > 156.500 Borettslagets husleieinntekter er i dag vel 1,1 millioner kroner. Dersom dette blir vedtatt øker husleien fra årsskiftet med vel 14 prosent. 1. Husleieposten "kabel-tv" økes til 100 kroner per leilighet per måned 2. Husleieposten "varmtvann" økes til 320 kroner per måned for tre roms leiligheter og 220 kroner for 2- roms. 3. Ut over dette økes den generelle husleie med tilsammen 110.000 kroner i året, inkludert lånekostnader for planlagt søkt byggelån. 4. Endringene gjøres med virkning fra 01.01.02 35/01 Brannalarm 2. oktober avholdt Siemens sin årlige sjekk på borettslagets brannvarslingssystem. I år ble den normale testen utvidet til å gjelde en signaltest, der en del beboere ble spurt om hvordan de hørte alarmen. Det viser seg at mens alle i A-oppgangen mente de kunne høre alarmen uten problemer, var det en del i B- oppgangen som hørte alarmen dårlig. En person hadde ikke hørt noe som helst fra kjøkkenet sitt. Klokkene henger i annenhver etasje, i B-oppgangen er det ikke klokke i 2. og 4. etasje. Jeg har bedt Siemens om et overslag på hva det vil koste å installere klokker i alle etasjer i B- oppgangen (to til). Dette hørtes ut som en enkel jobb som bare krevde elektriker en time eller to. jeg skal ha prisen klar til styremøtet, men mener uansett kostad at klokkene bør bestilles og inatalleres. Styret gir styreleder fullmakt til å bestille innstallering av to signalklokker til brannvarslingsanlegget til 2. og 4. etasje i B-oppgangen. 36/01 Tak over inngangsdører En av lagets beboere, "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" sier seg villig til i montere tak over begge inngangsdørene. Han tenker seg et enkelt opplegg med en enkel ramme av betallskiner, som en fester et tap for eksempel av metall på slik at snø kan gli av og otenfor trapp om vinteren, og slik at en slipper å bli våt når en leter etter nøkkel når det regner. Som han sier det så kan han fikse materialene på jobben sin, og kom med tilbudet slik at han virket å kunne gjøre jobben gratis. Dette er jo noe som er tenkt på før, uten at det er realisert. Jeg foreslår at en i styret tar/får ansvaret for denne saken, klarerer arbeidet med bygningsrådet (jeg tror dette bare krever byggemelding og ikke søknad, men er ikke sikker) og fungerer som kontaktperson overfor "opplysninger skjermet etter

styrets vedtak" vedlkommende får da også fullmakt til å ta beslutninger å begne av borettslaget når det gjelder takenes estetiske utformelde, om det er noen valgmuligheter. 37/01 Orienteringssaker - Distribuerte 11.10.01 brev fra SSB vedrørende det at alle som bor i blokk får ny adresse - Haavind Vislie er bedt om å purre på avtalen mellom Azteka og Access vedrørende installering av heis i A-oppgangen. Brev av 29.6.01 er vedlagt. Det er senere sendt en ny purring. Frederiksen er bedt om å purre muntlig. Tatt til etterretning 38/01 Eventuelt 10.10.01. Frode Eriksen (styrets leder)