Rutiner ved rapportering av Erasmus midler Høgskolen i Molde (HSM) skal to ganger i året rapportere til SIU vedrørende bruk av tildelte Erasmus stipendmidler; Interim rapport i januar og Sluttrapport i september. Interim rapporten skal vise hva som er brukt/ utbetalt til utveksling av studenter og fagfolk første semester av studieåret, samt forventet forbruk i vårsemesteret. Sluttrapporten skal vise hva som er brukt av tildelte stipendmidler totalt for hele Erasmus midlene deles inn i studentmobilitet SM, lærermobilitet TS og Organisering av mobilitet OM. På bakgrunn av tildeling og faktisk bruk vil Høgskolen enten måtte tilbakebetale ubrukte midler eller sende krav til SIU om mer tildeling/utbetaling. Inndeling av rutineperm: 1.A Søknad om tildeling av Erasmus midler 2.A Kontrakt på tildeling og fordeling 3.A Rutiner og prosedyrer for Interim rapport 3.B Kopi av forrige års Interim rapport 4.A Rutiner og prosedyrer for Sluttrapport 5.A Kopi av forrige års Sluttrapport Fil: KS_INT023.doc Side 1 av 7
4.A Rutiner og prosedyrer for Sluttrapport Erasmus stipendmidler 4.A.1 Innledning Etter endt studieår må HSM levere en rapport til SIU som forteller hvor mange studenter og fagansatte som har vært på utveksling. Ved studieårets start får HSM tilsendt en kontrakt fra SIU over tildeling av midlene, og 80 % av midlene blir utbetalt. HSM sender ut studenter og fagansatte i løpet av semesteret og midlene blir utdelt til de utreisende etter hvert. Etter endt høstsemester, dvs i begynnelsen av januar leveres en Interim rapport til SIU med status for tildeling/bruk av Erasmus midler til SM, TS og OM. Etter endt studieår skal så en sluttrapport leveres til SIU. Her skal det utarbeides en fullstendig rapport for tildeling og bruk av Erasmus midler i året som er gått. Frist for innlevering av sluttrapport er 30. september hvert år. Det som skal legges til grunn for rapporten er: 1) Kontrakt SIU-HSM for tildeling det aktuelle studieåret 2) Interim rapport for det aktuelle studieåret 3) Dokumentasjon fra studenter og fagansatte i form av innlevert søknad, bevilgning, rapport og reiseregning. 4) Totalt antall utreisende studenter og fagansatte og antall reisemåneder for hele 5) Fordelingen av tildeling mellom SM, TS og OM og eventuelle overføringer fra en post til en annen. 4.A.2 Rapportering av SM midler steg for steg 1) Kontrakt SIU-HSM for tildeling av Erasmus stipendmidler for det aktuelle Her står studieårets tildeling av midler til SM, TS og OM i norske kroner og i Euro, samt hva HSM faktisk fikk utbetalt, dvs. i utgangspunktet 80 % av beløpet. Fil: KS_INT023.doc Side 2 av 7
Tildelt beløp til SM føres inn i sluttrapporten. Oppsett på rapport finnes i mappen SIU under N: admarkiv-studktr-internasjonalisering på fellesområdet. I tillegg finner man kopi av forrige års sluttrapport i denne permen. 2) Interim rapport Her finner man antall studenter som har fått støtte til utveksling for høstsemesteret, samt forventet antall for vårsemesteret, og beløp som er blitt utbetalt. Disse tallene føres inn i sluttrapporten. Se oppsett forrige års rapport. OBS: Interimrapporten viser status midtveis i semesteret, og vil gi en pekepinn på om Høgskolen må tilbakebetale ubrukte midler eller trenger mer overføring fra SIU. Dersom situasjonen tilsier at vi kommer til å få mye stipendmidler til overs, kan man søke til SIU om å få tildele større månedsbeløp per student enn det som opprinnelig står i kontrakt for tildeling fra SIU. Vær obs på dette når du rapporterer. Studentene som reiste høstsemesteret skal da rapporteres med samme tildelingsbeløp som studenter som reiste vårsemesteret. Evt mellomlegg vil utbetales av HSM i etterkant. 3) Studentkontrakt, reisedokumentasjon og rapport. Studenten har skrevet en søknad om stipendmidler og evt fått et bevilgningsbrev fra HSM. Deretter har studenten skrevet en kontrakt med HSM og i tillegg er det fylt ut reiseregning. Studenten har også levert rapport etter endt studieopphold i utlandet. Alt dette er dokumentasjon som brukes for å sluttrapportere, og oppbevares i en perm kalt Erasmus stipend. Informasjonen som trengs til sluttrapporten er totalt antall studenter som har reist ut, antall måneder studentene har fått støtte, hvor mye stipendmidler som er utbetalt pr mnd pr student og totalt for alle studentene. Studenten kan få ordinært reisestipend, samt språkstipend. SIU-kontrakten angir maksimumsbeløp pr student. Korrekt antall studenter og totalt utbetalte stipendmidlet føres inn i sluttrapporten. Man setter opp et regnestykke i rapporten som viser overførte midler, reelt forbruk og eventuelle tilbakebetalinger eller restbeløp HSM skal ha fra SIU. 4) Registrering av studentmobilitet i SIUs databaser. Antall studenter og utbetalte midler skal også registreres i SIUs databaser på nettet. Databasen for studentmobilitet finner man på www.siu.no/studmob.nsf. For å logge seg inn bruker man følgende brukernavn: molde01 og passord:ik4x6q. For hver registrerte student skal det skrives ut en utskrift som legges ved sluttrapporten. Når alle studentene er registrert skal også listen med oversikt over alle studenter og bevilgning/utbetaling skrives ut og legges ved rapporten. NB: link til oversikt over kode samarbeidsinstitusjoner : http://www.socleoyouth.be/static/en/overview/erasmus_overview.htm Fil: KS_INT023.doc Side 3 av 7
5) Vedlegg til sluttrapporten Som vedlegg til rapporten kreves: a) Signert og stemplet utskrift fra HSMs økonomiavdeling over utbetaling av SM midler for hele Sjekk at tallene stemmer overens med egne utregninger. b) Signert og stemplet utskrift av studentregistrering på SIUs hjemmesider, både den enkelte student og oversiktslisten. Andre vedlegg legges ved etter behov. 4.A.3 Rapportering av TS midler steg for steg 1) Kontrakt SIU-HSM for tildeling av Erasmus stipendmidler for det aktuelle Her står studieårets tildeling av midler til SM, TS og OM i norske kroner og i Euro, samt hva HSM faktisk fikk utbetalt, dvs. i utgangspunktet 80 % av beløpet. Tildelt beløp til TS føres inn i sluttrapporten. 2) Interim rapport Her finner man antall lærere som har fått støtte til utveksling for høstsemesteret, samt forventet antall for vårsemesteret, og beløp som er blitt utbetalt. Disse tallene føres inn i sluttrapporten. Se oppsett forrige års rapport. OBS: Interimrapporten viser status midtveis i semesteret, og vil gi en pekepinn på om HSM må tilbakebetale ubrukte midler eller trenger mer overføring fra SIU. Dersom situasjonen tilsier at vi kommer til å få mye stipendmidler til overs, kan man søke til SIU om å få tildele større beløp per lærer enn det som opprinnelig står i kontrakt for tildeling fra SIU. Vær obs på dette når du rapporterer. Lærere som reiste høstsemesteret skal da rapporteres med samme tildelingsbeløp som lærere som reiste vårsemesteret. Evt mellomlegg vil utbetales av HSM i etterkant. 3) Lærerkontrakt og reiseregning. Læreren har skrevet en søknad om stipendmidler og evt fått et bevilgningsbrev fra HSM. Deretter har læreren skrevet en kontrakt med HSM og i tillegg er det fylt ut reiseregning. Læreren har også levert rapport etter endt utenlandsopphold. Alt dette er dokumentasjon som brukes for å sluttrapportere, og oppbevares i en perm kalt Erasmus stipend. Fil: KS_INT023.doc Side 4 av 7
Informasjonen som trengs til sluttrapporten er totalt antall lærere som har reist ut, antall dager/uker læreren har fått støtte, hvor mye stipendmidler som er utbetalt pr lærer og totalt for alle lærere. Korrekt antall lærere og totalt utbetalte stipendmidlet føres inn i sluttrapporten. SIU-kontrakten angir maksimumsbeløp per lærer per år. Man setter opp et regnestykke i sluttrapporten som viser overførte midler, reelt forbruk og eventuelle tilbakebetalinger eller restbeløp HSM skal ha fra SIU. NB: Link til oversikt over kode samarbeidsinstitusjoner: http://www.socleoyouth.be/static/en/overview/erasmus_overview.htm 4) Registrering av lærermobilitet i SIUs databaser Antall utreisende lærere og utbetalte midler skal også registreres i SIUs databaser på nettet. Databasen for lærermobilitet finner man på www.siu.no/laerermob.nsf. For å logge seg inn bruker man følgende brukernavn: molde01 og passord:ik4x6q. For hver registrerte lærer skal det skrives ut en utskrift som legges ved sluttrapporten. Når alle lærerne er registrert skal også listen med oversikt over alle lærere og bevilgning/utbetaling skrives ut og legges ved rapporten. 5)Vedlegg til sluttrapporten Som vedlegg til rapporten kreves: c) Signert og stemplet utskrift fra HSMs økonomiavdeling over utbetaling av TS midler for hele Sjekk at disse tallene stemmer overens med egne utregninger. d) Signert og stemplet utskrift av lærerregistrering på SIUs hjemmesider, både den enkelte lærer og oversiktslisten. Andre vedlegg legges ved etter behov. 4.A.4 Rapportering av OM midler steg for steg 1) Kontrakt SIU-HSM for tildeling av Erasmus stipendmidler for det aktuelle Fil: KS_INT023.doc Side 5 av 7
Her står studieårets tildeling av midler til SM, TS og OM i norske kroner og i Euro, samt hva HSM faktisk fikk utbetalt, dvs. i utgangspunktet 80 % av beløpet. Tildelt beløp til OM føres inn i rapporten. 2) Interim rapport Her finner man antall ansatte som har fått støtte til utveksling for høstsemesteret, samt forventet antall for vårsemesteret, og beløp som er blitt utbetalt. Disse tallene føres inn i sluttrapporten. OBS: Interim rapporten viser status midtveis i semesteret, og vil gi en pekepinn på om HSM må tilbakebetale ubrukte midler eller trenger mer overføring fra SIU. Dersom situasjonen tilsier at vi kommer til å få mye stipendmidler til overs, kan man søke til SIU om å få tildele større beløp per ansatt enn det som opprinnelig står i kontrakt for tildeling fra SIU. Vær obs på dette når du rapporterer. Ansatte som reiste høstsemesteret skal da rapporteres med samme tildelingsbeløp som ansatte som reiste vårsemesteret. Evt mellomlegg vil utbetales av HSM i etterkant. 3) Kontrakt og reiseregning. Den ansatte har skrevet en søknad om stipendmidler og evt fått et bevilgningsbrev fra HSM. Deretter har den ansatte skrevet en kontrakt med HSM og i tillegg er det fylt ut reiseregning. Den ansatte har også levert rapport etter endt utenlandsopphold. Alt dette er dokumentasjon som brukes for å sluttrapportere, og oppbevares i en perm kalt Erasmus stipend. Informasjonen som trengs til sluttrapporten er totalt antall ansatte som har reist ut, antall dager/uker den ansatte har fått støtte, hvor mye stipendmidler som er utbetalt pr ansatt og totalt for alle fagansatte. Korrekt antall ansatte og totalt utbetalte stipendmidlet føres inn i sluttrapporten. SIU-kontrakten angir maksimumsbeløp per lærer per år. Man setter opp et regnestykke i sluttrapporten som viser overførte midler, reelt forbruk og eventuelle tilbakebetalinger eller restbeløp HSM skal ha fra SIU. 4) Vedlegg til sluttrapporten Som vedlegg til rapporten kreves: a) Signert og stemplet utskrift fra HSMs økonomiavdeling over utbetaling av OM midler for hele Sjekk at disse tallene stemmer overens med egne utregninger. Fil: KS_INT023.doc Side 6 av 7
Andre vedlegg legges ved etter behov. 4.A.5 Videre kommentarer Dersom det er blitt gjort overføringer av midler fra OM til TS, fra OM til SM eller fra TS til SM må dette rapporteres. Alle studenter og fagansatte som reiser ut må skrive søknad til HSM om Erasmus stipendmidler. Blir det bevilget støtte skal det skrives kontrakt mellom den utreisende og HSM. Etter endt utenlandsopphold skal det leveres rapport til HSM. All denne dokumentasjonen skal oppbevares for bruk til sluttrapportering, og skal arkiveres i Erasmus stipend permen. 4.A.6 Ferdig produkt Når sluttrapporten er ferdig skrevet, med sine utregninger og resultat, sendes en signert og stemplet utgave til SIU. Signerte og stemplede vedlegg sendes med rapporten. Fil: KS_INT023.doc Side 7 av 7