1 / 18 fra områdeansvarlige Samlet plan SØ 2015 Til styret SØ 21. oktober 2014
2 / 18 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING OG TIDSPERIODE... 3 2 STATUS PER OMRÅDE... 3 2.1 KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER... 3 2.2 KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 2 (KIB 2) SOMATIKK... 3 2.3 INNKJØP OG LOGISTIKK... 4 2.4 KVALITET OG DOKUMENTASJON... 4 2.5 OPPLÆRING... 6 2.6 SYKEHUSSERVICE OG EIENDOMSFORVALTNING... 6 2.7 TEKNISK DRIFT... 7 2.8 UTSTYR... 8 2.9 FLYTTING... 9 2.10 IKT... 10 2.10.1 ADM & Logistikk... 11 2.10.2 Kliniske systemer... 12 2.10.3 Byggnær IKT og Teknologi... 15 3 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER... 17 4 RISIKO... 18
3 / 18 1 INNLEDNING OG TIDSPERIODE Denne rapporten viser statusrapport fra alle områdeansvarlige i samlet plan SØ 2015. Gjelder for perioden september 2014. 2 STATUS PER OMRÅDE 2.1 Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker Fremdrift i henhold til plan. Tiltak som er gjennomført fra 01.09.14 26.09.14: Forankring- og informasjonsarbeid mht detaljert plan for KIB1: 1. Godkjent plan er sendt alle involverte fagmiljø. 2. Det har blitt gjennomført egne informasjonsmøter med alle seksjonsledere innenfor psykisk helsevern. 3. Planen har blitt lagt fram i AMU, møte med foretakstillitsvalgte og Samlet Plan forum Forslag til innplassering i kontor/arbeidsstasjon er lagt fram for tillitsvalgte og seksjonsledere. Innplasseringen er godkjent. Kontrollkommisjonene har gjennomført befaring på Kalnes. Påbegynt arbeidet med overføring av ressurser fra klinisk drift til kjøkken. 2.2 Klinisk ibruktakelse fase 2 (KIB 2) Somatikk Fremdrift i henhold til plan. Prinsipper for ferie, permisjon og kurs for 2015 er nå vedtatt i Arbeidsutvalg SØ 2015 for både KIB 1 og KIB 2. Det er inngått overordnet avtale med kommunene i Østfold om avlastning i forbindelse med KIB 2. Det har vært et møte mellom SØ og OUS vedrørende behov for bistand fra dem i forbindelse med pasientflyttingen. I det videre arbeidet vil man jobbe med å konkretisere aktuelle pasientgrupper. Det er besluttet at pukkelkostnader knyttet til pasientflyttingen skal legges direkte under prosjektleder for KIB2. Perioden er definert fra lørdag morgen kl.08 før flyttingen, og til og med torsdag 5. nov. 2015 kl. 08 etter flyttingen. Det er igangsatt et arbeid der man kartlegger de ulike aktivitetene i forbindelse med KIB2. Deltakere i dette arbeidet er opplæringsprosjektet, flytteprosjektet, utstyrsprosjektet og KIB 2.
4 / 18 2.3 Innkjøp og logistikk Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne perioden Vi benytter en prosjektplan som inkluderer både Logistikkprosjektet fase 2 og Avdeling innkjøp og logistikk. I september har følgende aktiviteter vært i fokus: Ny avdelingskoordinator startet opplæring i september Startet oversikt av utstyr i rom på Kalnes og kartlegging av utstyr som skal flyttes Deltatt på workshops o Utarbeidelse av table tops og ferdighetstrening med opplæringsprosjektet o EK for forberedelse til ny struktur o Opplæring og workshop i risikovurderingsverktøy Opplæring/kurs holdt ihht opplæringsplanen Fordeling av arbeidsplasser av ansatte i Kalnes og administrasjonsbygg Oppstart av prosedyrearbeid og aktiviteter i kommunikasjonsplan (nyhetsbrev) Etablert prosjektgruppe for tøy som skal sikre ibruktagelse av tøyautomat og dokumentere logistikksløyfen tøy Etablert overordnet planverk for KIB 1 o Forberedelser og flytting av lager o Etablering sortiment og lager o Servicemedarbeider KIB 1 Beskrevet logistikksløyfene forbruksvarer og tøy Utredet nytt servicemedarbeiderkonsept (SMA) Kalnes vedtatt, og klart for utprøving i Fredrikstad fra 3.11.14 og på Veum 2.12.14 Etablert løsningsbeskrivelser tøyautomat med RFID merking av tøy Videreutviklet forsyningsanalyser med mer konkrete tilbakemeldinger og oppfølginger Hovedaktiviteter neste periode Prosedyrearbeid Etablere sentrale oppfølgingspunkter som styringsverktøy for foretakssekretariatet Detaljere og beslutte planverk for KIB1 Videre utarbeidelse av logistikksløyfer Etablere SMA konsept Fredrikstad og Veum Demo av nytt ERP system for SØ ansatte Risikovurdering oppstart i nytt system i EK Utsendelse av første nyhetsbrev fra avdeling innkjøp og logistikk Sluttføre arbeid med nærlager i Moss Oppstart av møteserier med PNØ (Prosekt nytt østfoldsykehus) om overtagelse av avtaler 2.4 Kvalitet og dokumentasjon Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne perioden: Elektronisk kvalitetshåndbok (EK): Avholdt 1 møte i EK-nettverksgruppe SØ: o Planlegging og oppsett av ny EK-web side er i gang.
5 / 18 EK-nettverksgruppe SØ besøkte AHUS for å se på deres oppsett av web-løsning, Det jobbes videre med planlegging av tilsvarende oppsett. Det har vært avholdt 3 work-shop dager for EK-ansvarlige og avdelingskoordinatorer/fagansvarlige knyttet til handlingsplan for EK-dokumenter mot SØ 2015. 45 EK-ansvarlige deltok. Det er per dags dato 81 EK-ansvarlige i SØ. Planlegger en brukerundersøkelse knyttet til bruk av EK-web før vi endrer, for så å gjenta etter nytt oppsett for å se på tilfredshet. Kartlegger om EK-ansvarlige har dedikert avsatt tid til rollen som EK-ansvarlig, og hvor mye. Jobber med maler på overordnede dokumenter slik at alle avdelinger/seksjoner skal oppfylle internkontrollforskriften som et minimum. Overordnet statusrapportering på dokumenter i EK Styringsdokumenter SØ: alle dokumenter per 15.09.14 (antall= forrige rapportering) Status Antall Antall Merknad Nytt og skrives 1477 1465 Dok. i nytt er ikke påbegynt/ lagt inn mal Til godkjenning nye 58 61 Til godkjenning rev 106 73 I bruk 10567 10713 Endres 2001 1893 Sum 14209 14205 Herav dokumenter utgått på revisjonsdato 2339 2377 Dokumenter utgått på revisjonsdato per 15.09.14 (antall= forrige rapportering) Status Antall Antall Merknad I bruk 1072 1107 Endres 1230 1226 Til godkjenning (rev) 37 44 Sum 2339 2377 Nye og arkiverte dokumenter 22.08.14 til 15.09.14 (antall= forrige rapportering) status Antall Antall Merknad Nytt og skrives 235 373 Herav nye tatt i bruk 86 150 Herav nye fortsatt i skrives 149 223 Arkiverte dokumenter 142 241 Ikke lenger i bruk Redigerte dokumenter 22.08.14 til 15.09.14 (antall= forrige rapportering) status Antall Antall Merknad Dokumenter utgitt i ny 280 731 Dok. godkjent på nytt hovedversjon Dokumenter utgitt i ny underversjon 1144 1145 Dok. satt i bruk uten ny godkjenning Sum 1424 1876
6 / 18 2.5 Opplæring Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter inneværende periode: Gjennomført tre seminardager table top og ferdighetstrening med avdelingskoordinatorer og deres ressurser (04.09, 11.09 og 22.09). Ca 90 medarbeidere deltok. Bistått spillteknologiprosjektet ifht modulen «Bli kjent på Kalnes». Gjennomført workshop i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen for å planlegge preintroduksjonsdagene og introduksjonsdagene. Gjennomført møter med de ansvarlige for levering inn til obligatorisk standardisert opplæring. Beskrevet hva alle medarbeidere må lære. Startet planleggingen sammen med KIB 1 og KIB 2 for å utarbeide logistikken iht opplæring. Planlegger møter med avdelingskoordinatorene i november for å detaljere opplæringsplanene. Avklare innhold og ansvar rundt kritisk opplæring knyttet til obligatorisk standardisert opplæring. Avklare ansvar og oppgaver knyttet til opplæring av MTU. Utlyst to årsverk for opplæring innen MTU. Avholdt møter med avdeling for kvalitet og pasientsikkerhet i forhold til standardiserte prosedyrer på tvers av fagområder (MTU). Hovedaktiviteter i neste periode: Avtalt videre samarbeid med kommunikasjonsavdelingen. Avslutte rapport: Evaluering pilot opplæring øyeavdelingen. Rekruttere to årsverk for opplæring innen MTU. Planlegger for å få 13 instruktører på plass til KIB 1 innen 01.12.2014. Avklare hvilke anskaffelsespakker av nytt MTU som opplæringsprosjektet skal koordinere opplæring for å utarbeide en oversikt. Videreføre samarbeid med avdeling for kvalitet og pasientsikkerhet i forhold til standardiserte prosedyrer (MTU). Utarbeide kjøreplan for preintrodager og introduksjonsdager, sistnevnte i samarbeid med samlet plan. Planlegge opplæring KIB 1. Arbeide med fokusområde definert i opplæringsplanen. Detaljere standardisert obligatorisk opplæring. Etablere rutiner for avviksrapportering til foretakssekretariatet. 2.6 Sykehusservice og eiendomsforvaltning Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Iverksatt enheten sykehusservice. Startet arbeidet med bemanning resepsjon i samarbeid mellom intern servicesenter (IS) og poliklinikkprosjektet. Strategier innenfor alle områder tilhørende sykehusservice er under utarbeidelse. Startet: renhold, mat, portør og IS (internt servicesenter).
7 / 18 Gjennomføringsplanen er detaljert ut på de forskjellige fagområdene i sykehusservice og følges tett opp av avdelingskoordinator. Opplæring i drofus er gjennomført for aktuelle medarbeidere. Oppfølging av utprøvingsperioden vedrørende matleveranse fra SiV (sykehuset I Vestfold) pågår. I Moss er dette i drift. Planlegging av matleveransen utført. Godkjenning av Kalnes som lærlingebedrift kjøkken. 2.7 Teknisk drift Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne periode Avdelingen har vært gjennom revisjon til ISO 14001 sertifisering for Sykehuset Østfold Fredrikstad, Veum og Moss. Avdelingen arbeider med å lukke avvik Opplæring innen reservekraft og høyspent er utført. Organisering av avdelingen for nytt østfoldsykehus er detaljert ut videre, men beslutning er ikke foretatt. Nødvendige avklaringer gjøres bl.a. i forhold til de berørte fagorganisasjoner. Avdelingen arbeider med opplæringsplan for avdelingen og det samarbeides med opplæringsprosjektet i forhold til bruker/sluttbruker-opplæring. Det utarbeides nå samlet oversikt for; drift, ferieplaner (grønne, gule og røde perioder), opplæring, testing av utstyr/systemer, virksomhetsrelaterte tjenestetester og klinisk prøvedrift med og uten pasienter der vi er direkte og indirekte involvert. En gjennomgang alle avtaler som PNØ skal levere viser at vi for halvparten av PNØ avtalene mangler opplysninger knyttet til opplæring. Medarbeidersamtaler er avsluttet for alle i område Syd og Nord. Det arbeides med å endre vaktplanen for teknisk vakt for å tilpasse dette mer til opplæringsbehovet som ligger til nytt østfoldsykehus. Ser også på muligheter for å benytte leverandører til å utføre noen av våre ordinære oppgaver tilknyttet driftsavdelingene. Opplæring i GAT vedrørende budsjett og oppstart i budsjettarbeid. Kartlegging av utstyr verksted Sykehuset Østfold Fredrikstad og Sykehuset Østfold Veum er i gang for overflytting og sanering. Prosedyrer, ihht plan. Opplæring i ny struktur i EK er gjennomført, og dokumenter er overført. Kontraktseierskap er i prinsippet avklart. Avklaringer knyttet til service og vedlikehold, muligheter for kjøp av reservedeler i avtaler inngått av PNØ arbeides fortsatt med. Opsjoner i PNØ-avtaler, uavklart hva som er innholdet i disse og når dette blir levert. Avtaleforvalter er ansatt. Sluttkontroll i Moss er utført, avventer rapport og videre arbeid. Det er besluttet å bygge teknisk verksted på ca. 350 m² ved Kalnes. Det er avholdt møte med fagforbundene i forbindelse med organisering og bemanningsplanen. Opplæring i bruk av nytt risikostyringsverktøy i EK er gjennomført. Hovedaktiviteter neste periode Opplæringsplan og ansvarlig for de ulike opplæringsbehovene må utarbeides for aktuelle systemer og på ulike nivåer.
8 / 18 Avklaringer knyttet til behov for reservedelslager. Opplæring Rørentreprisen i uke 39. Drøftemøte med fagforeningen vedrørende ansettelse av seksjonsledere for elektro, VVS og automasjon/driftssentralen. Fordeling av ressurser i organisasjonen. Budsjett. Fordeling av kontraktseierskap på de fagansvarlige. Anbud for verkstedsutstyr. Avklaringer til saneringsprosjektet. 2.8 Utstyr Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne perioden Signerte kontrakter i perioden: - Digital radiologi Detaljprosjektering analysehall pågår. Mottaksprosjekt overvåkning overført OU/drift Kick-off medio oktober. Initiere mottaksprosjekt hybridstue. Leveranse og montering fysioterapiutstyr/slynger i tak. Integrasjonsmøter IKT/MTU (medisinsk-teknisk utstyr). Risikovurdering overflytting radiologisk utstyr pågår i samarbeid drift og medisinskteknologisk avdeling (MTA). Langsiktig investeringsplan pågår. Oversikt tidlige leveranser til KIB 1 pågår. Utarbeide kravspesifikasjon respiratorer. Utarbeide kravspesifikasjon operasjonsmikroskop. Evaluering mobile operasjonsbord, kolposkop, lab mikroskop. Showroom senger junior og psykisk helsevern. Evaluering PET, evalueringsbesøk Tyskland. Detaljering uttakssentraler intensiv, studiebesøk Haukeland. Detaljering likløfter patologi, studiebesøk Sverige. Detaljering møbler, bestilling. Detaljering innsatser og tilbehør vaske- og steriliseringsutstyr. Utprøvning diatermi og mikroskop lab. Oppstart anskaffelser utestasjoner lab, avfallshåndtering, gardiner og forheng, undersøkelse og behandlingsutstyr, urologiutstyr. Mottak tøyautomat. Hovedaktiviteter neste periode Signere kontrakt digital radiografi. Oppstart SØ06 infusjonsutstyr. Oversikt nødvendig utstyr KIB 1. Oppstart anskaffelse transport/verkstedutstyr, gardiner og forheng, løst kjøkkenutstyr, utstyr til avfallshåndtering, musikkinstrumenter. Oppstart test/måleinstrumenter. Oppstart SØ 01, småutstyr.
9 / 18 Ferdigstille diatermianskaffelse evaluering og bestykning. Ferdigstille fysioterapianskaffelse og videoovervåkning operasjonsstuer. Evaluere endoskopi og trillebord og vogner. Evaluere genteknologi? Ferdigstille blodbestråler - forhandling/konfigurering og avhending regionalt. Utprøvning ØNH-utstyr. Utarbeide overordnet fremdriftsplan leveranse og mottak, med frist 01.11.14. Koordinere leveranser sammen med KIB 1/2/opplæring/flytting. Fortløpende saksbehandling løpende investeringer. 2.9 Flytting Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Gjennomført flyttemøter med avdelingskoordinatorer, og avdelingssjefer som ikke har egne avdelingskoordinatorer. Gjennomført flyttemøter med alle de kliniske fagområdene i Fredrikstad - unntak operasjon/sterilsentral og bildediagnostikk. Flyttemøtene har hatt fokus på flyttegodslistene med gjennomgang og status på kartlagt overflyttbart utstyr med målsetting om å få en seksjonsvis oversikt (volum) på det som skal overflyttes innen 1.11.2014. Planlagte flyttemøter i oktober for de kliniske fagområdene har fokus på medisinsk teknisk utstyr (MTU). Etter en første vurdering har det vært nødvendig å etablere egen flyttemøteserie på seksjonsnivå i Psykisk helsevern Veum. Fokus på gjennomgang tilsvarende den for de kliniske fagområdene i Fredrikstad. Infomøter om flytteprosessen for linjeledelse SØ og foretakstillitsvalgte er gjennomført. Anbud på flytteavtale er fremskyndet og ble offentliggjort på Doffin 23.09.14. Utarbeidelse av kommunikasjonsplan er påbegynt i samarbeid med kommunikasjonssjef. I samarbeid med økonomidirektør påbegynt arbeidet med å estimere pukkelkostnader til flytteaktiviteter; både til fysisk flytting og til ekstra personellressurser. Det er ønskelig at alle kostnader til flytting skal samles under flytteprosjektets prosjektnummer UT15. Hovedaktiviteter neste periode Ferdigstille flyttestrategi. Utarbeide sak til felles styringsgruppe SØ-PNØ-SA 10.10.14 vedrørende flytting av legemidler. Arbeidet med å ferdigstille flyttegodslister for volum overflyttbart 31.10.14 og detaljert flytteplaner i henhold til milepælsdatoer for KIB 1 og KIB 2. Arbeidet med å utarbeide flytteplan/ibruktakelsesplan for operasjon/sterilsentral, senter for laboratoriemedisin og bildediagnostikk har prioritet. Er per tiden ikke påbegynt. Utarbeidelse av intranettside og kommunikasjonsplan ferdigstilles.
10 / 18 2.10 IKT Gjennomførte prosjekter perioden 01.12.2013 til dags dato 1. Digital samhandling - pleie- og omsorgsmeldinger 2. Digital samhandling - NHN Adresseregister 3. DIPS Innføring beslutningsstyrt tilgang (BT) 4. DIPS Klinisk dokumentasjon av sykepleie Akuttmottak 5. DIPS oppgradering 7.1.2.3 6. DIPS oppgradering 7.3 7. DIPS Oppgradering medikasjon grunnmodul 8. DIPS opplæringsprogram 9. IFS - Oppgradering IFS 10. Oppgradering PACS 11. Oppgradering av RIS 12. RUSdata inn i DIPS Pågående prosjekter Informasjon er hentet fra statusrapportering i Clarity pr. 15.9.2014. ene er skrevet av prosjektledere for mottaksprosjektene. Forklaring til fargekoder Grønt: Fremdrift= Som planlagt, Økonomi = I henhold til budsjett, Risiko = Lav, Kvalitet = Som planlagt, Gevinstrisiko = Lav Gult: Fremdrift = Forsinkelse inntil 10 % ift plan, Økonomi Brukt inntil 10 % mer enn budsjett, Risiko = Middels, Kvalitet= noe lavere enn planlagt, Gevinstrisiko = Middels Rødt: Framdrift = Forsinket over 10 % ift plan, Økonomi =Brukt over 10 % mer enn budsjett, Risiko = Høy, Kvalitet = Vesentlig lavere enn planlagt, Gevinstrisiko = Høy.
11 / 18 2.10.1 ADM og logistikk Status Prosjektnavn Elektronisk saksbehandlingssystem Framdrift Økonomi Risiko Kvalitet Gevinst Status Planlagt akseptansetest fra mandag 15/9. Startet superbrukeropplæring i uke 33. Planlagt idriftsetting 03.11.2014. Risiko: Det eksisterer ikke en velprøvd teknisk løsning for pakking og utrulling av MS Office plugin klienten. Risiko for at denne delen av løsningen ikke kan tas i bruk. Kan medføre forsinkelser. Tiltak: Etablere et testmiljø for utrulling av klient og teste installasjon av plugin til Golden Image hvor MS Office pakken er installert. Kjøre akseptansetest på dette miljøet. DIPS ØKONOMI Framdrift: Stramt skjema for PNØ godkjenning av design. Designfasen startet 4. august, og skal godkjennes av PNØ i uke 38. Planlagt idriftsetting er 1. desember. ERP - HSØ Økonomi- og logistikksystem Status: Fullt fokus på Release 2 (R2), hvilket er versjonen Sykehuset Østfold skal implementere 01.01.2015. R2 har et godkjent design, er ferdig utviklet og er nå i testfasen. Produkttestene er avsluttet og godkjent. Akseptansetestene startet uke 37 og løper ut uke 40. Risiko: 2 risikoer følges ekstra tett; "MDM tjeneste oppstart" og "Prosessbeskrivelser og brukerdialoger" KJØKKEN Prosjektet er i full drift i versjon 1. Akseptsansetesting av oppgradert versjon som inkluderer Nytt logistikksystem integrasjoner til nytt økonomi og logistikksystem (ERP) og DIPS er forberedt og igangsatt. SØ-SS er i Verifikasjonsfasen av fase 2 (ny funksjonalitet Moss og Kalnes) og prosjektet er på plan. Produkttest er gjennomført med 2 A-feil på teknisk og 1 B-feil på funksjonelt. Det jobbes med alle 3 feil
12 / 18 sterilsentralene og løsning (eventuelt workaround) er ventet i løpet av de neste 2 ukene. Akseptansetest starter mandag 15.9. Framdrift: Ny plan lagt da Sykehuset Moss har meldt i fra at de ikke var klare til å ta imot ny funksjonalitet før Q1/Q2 2015. Prosjektet leverer systemet som planlagt, men ibruktagelse i Moss blir utsatt 3-4 mnd. Risiko: 1) Grunndata for Prosedyrevogn i Moss. Grunndata kommer sent fra linje og tar lang tid å legge inn i T-Doc. Dette går ut over test og verifikasjon av løsningen. Konsekvens: Vil kunne føre til utsettelse av idriftsetting i Moss. 2) Teknisk løsning på klienter på Operasjon (Moss) ikke avklart. Konsekvens: Vil kunne føre til ikke-godkjent akseptansetest. 2.10.2 Kliniske systemer Status Framdrift Økonomi Risiko Kvalitet Gevinstrisiko Prosjektnavn Status INNFØRING Framdrift: Prosjektet er i rute i.h.h.t. ny besluttet milepelsplan. Planen er stram, men realistisk. FELLES Økonomi: Justert plan med utsatt produksjonssetting krever forlenget engasjement av ressurser i LABDATASYSTEM prosjektet. Dette vil medføre økte kostnader. Det er ikke optimalt med rapportering på budsjett i flere akser. Kvalitet: Redusert omfang. Usikkerhet om patologi LVMS støtter arbeidsprosessene for patologi. Risiko: Det er høy risiko for at prosjektet ikke klarer å levere den funksjonalitet som er forutsatt. Leverandør har store utfordringer med å rette feil og mangler. Det er stor risiko for at SØ må iverksette kompenserende tiltak på grunn av mangelfull leveranse fra prosjektet. Usikkerhet rundt ansvar for oppgradering av Prosang før produksjonssetting av LVMS kan resultere i utilstrekkelig systemstøtte for Blodbank. Tiltak: Sikre at behov er ivaretatt gjennom deltagelse fra ibruktagelse i test. Tettere dialog med leverandør på leveranseplanlegging. Gevinstrisiko: Man oppnår ikke opprinnelig målbilde - ett system dekker fire fagområder for å dekke felles prøvemottak. Fordi en del krav ikke blir oppfylt må vi kompensere på labsenteret med flere ressurser. INNFØRING Framdrift: Løsning MV 6.0 ennå ikke akseptert. Sengepostkurven er ikke ferdig konfigurert.
13 / 18 ELEKTRONISK KURVE INNFØRING IMATIS Elektroniske tavler, meldingsvarsler og selvinnsjekk DIPS OMLEGGING TIL KALNES HOTLAB MANAGEMENT SYSTEM IHR BILDE Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon IHR LAB Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon Økonomi: Pos. budsjett, men har mange aktiviteter som ikke er gjennomført pga manglende leveranser. Risiko: 1) Høy risiko ift forsinket leveranse og mangler/feil. Dette kan medføre at våre nye planlagte milepæler må utsettes igjen. 2) Manglende overlevering av forvaltning til linjeorganisasjonen, fører til at prosjektet må gi support som gir mindre tid til videre prosjektarbeid. Tiltak: Møte med Klinisk IKT gjennomført. Avventer plan for arbeidet. Kvalitet: Funksjonelt omfang på MV 6.0 p.t. er vesentlig lavere enn forutsatt. Fortsatt usikkerhet rundt ytelse ytelsestest igangsatt. Gevinstrisiko: Vi må utarbeide revidert gevinstplan når løsning er klar for bredding. Delta/legemiddel: Ingen risiko p.t. ift utrullingsplan Delta. Framdrift: Fase 1B - flere forsinkelser i leveransene som har bidratt til forsinket ibruktakelsen. Hovedårsakene har vært feil/ mangler i programvare, kraftig forsinkelser i etablering IKT-miljøer, klientutstyr og annen IKTinfrastruktur. Fase 2 Fremdriften følger i store trekk omforent fremdriftsplan. Risiko: - økende knapphet på interne ressurser - store utfordringer med leveranser knyttet til IKT klientutstyr og IKT infrastruktur fra PNØ og Sykehuspartner - utvikling og ibruktakelse av Meldingsvarsler på en Mobil plattform som fortsatt ikke er 100% klar Kvalitet: Vi har fortsatt noen grensesnitt som ikke er levert som gir mangler i funksjonalitet. I Info: System for å ha oversikt og sporbarhet i produksjon og administrasjon av radiofarmaka. Framdrift: Arbeidet med å få ferdigstilt endelig design av løsningen er forsinket, men i sluttfasen. Dette er et krav for at Sykehuspartner skal gi tilgang til testmiljø og deretter produksjonsmiljøet. Framdrift: Det er i ny plan definert aktiviteter, leveranser og avhengigheter, men på grunn av risikoer, kan ikke sikre milepælsdatoer gis for når oppstart pilot og utrulling kan gjennomføres. Fremdriften er påvirket av de kritiske risikoer som gjør at funksjonell akseptansetest ikke kan starte som planlagt. Risiko: Det er p.t. kritiske risikoer i prosjektet: Forsinket leveranse av helhetlig testmiljø fra regionalt prosjekt gjør at oppstart funksjonell akseptansetest er forsinket. Oppstart pilot vil ikke være mulig før feilmengden er innenfor akseptansekriterier. Framdrift: Prosjektet er replanlagt bl.a. som følge av at labdataprosjektet er replanlagt, samt stor feilmengde i leveranser fra regionalt IHR prosjekt. Revidert prosjektdirektiv avventer godkjenning. Fremdeles stor feilmengde og backlog av feil fra det regionale prosjektets underleverandør (Evry) inn til det regionale prosjektet. Konsekvensen er at oppstart funksjonell akseptansetest kan bli utsatt og
14 / 18 dermed medføre forsinkelser i pilot og utrulling. DIPS e-resept Ingen forandring fra forrige rapportering. Prosjektet er avhengig av Regionalt prosjekt og dettes økonomiske tilstand. Avventer om det blir tildelt midler i Statsbudsjett i november 2014. Klinisk IKT støtte av Poliklinisk booking DIPS oppgradering 7.3.6 Framdrift: Samarbeid med PNØ, SP og leverandører er etablert og forankret, og det er avholdt kickoff med leverandører og Sykehuspartner. Kickoff avdekket usikkerheter i forhold til løsning, spesielt for Sectraløsningen som delvis er blitt et utviklingsprosjekt. Risiko: Settes til middels inntil usikkerheter er avklart. Ny risiko er tilknyttet "omkamper" og behandlinger i fremtidig IKT-forum. Kvalitet: Plan pt ufullstendig, men kan ikke settes til grønt før kvalitetskrav/nivå er tilpasset når prosjektets usikkerheter er avklart. Gevinstrisiko: Ved innflytting til Kalnes er det høy risiko for at prosjektets endelige mål ikke vil kunne nås, men på sikt (grunnet utviklingspreget til deler av prosjektet) vil dette bedre seg ut over året etter hvert som ny funksjonalitet, og da særlig Arenafunksjonalitet, vil kunne gi en løsning nær det som var planlagt opprinnelig med annet verktøy. I tillegg vil implementering skje gjennom pilotering og forsinket bredding vil kunne gi langsommere gevinstrealisering. Framdrift: SØ har testet funksjonelt og dette er gjennomført til tiden. SP er ikke helt ferdig så testing i referansemiljø kan bli forsinket. Risiko: Integrasjonene mot de nye systemene er utfordrende. Gevinstrisiko: SP er ikke ferdig med å teste integrasjonene, og derfor er det uklart om i hvor stor grad de fungerer.
15 / 18 2.10.3 Byggnær IKT og Teknologi Status Prosjektnavn BYGGNÆR IKT Datanett, Ur-anlegg, TV program distribusjon, Akuttvarsling, AVanlegg, Pasientsignal, Porttelefonssystem og trådløs trygghetsalarm, infrastruktur koord. og grensesnitt. Telefoni og innføring av mobiltelefoni, samt oppfølging av byggnære IKT tekniske systemer på Kalnes og Moss som AGV, Rørpost, SD anlegg etc. MTU integrasjon, lagring og Framdrift Økonomi Risiko Kvalitet Gevinstrisiko Status Generelt: Revidert prosjektdirektiv sendt Programledelsen for godkjenning. Prosjektbemanningen styrket med to interne ressurser. Kommer ytterligere en intern i oktober. E-5001 IKT Infrastruktur: Stadig forsinkelse på tilgang til spenningssatte KR. Forventer forsinkelser eller reduksjon i omfang av SATtesting. Fortsatt ingen offisiell tilbakemelding fra PNØ. Telefoni: Tett kontakt med Microsoft, i fht. valg av smarttelefon, prosjekt- og aktivitetsoppfølging. Positiv utvikling for å verifisere at Nokia Lumia 630 er en anvendbar smarttelefon. Framdrift: Tilbud til Moss mottatt, men vi ligger ca. 2 mnd. etter tidsplan. Forøvrig i rute. Økonomi: Overforbruk hovedsaklig pga. en avsetning knyttet til utløsing av driftsopsjon for E-5001. Risiko: Det er flere risikoer knyttet til byggnær IKT, her neves to: 1) Usikkerhet knyttet til om mobiltelefoniløsningen dekker brukernes behov. 2) Uklar drifts- og forvaltningsevne for understøttelse av aktiv bruk av mobiltelefoni Gevinstrisiko: Det er pt ingen planer for utbredelse av løsningen. Uten utbredelse vil ikke gevinstene kunne hentes frem. presentasjon SIKKER PRINT Status: Forberedelser til oppstart pilot i 2. et. Moss og Tuneteknikeren pågår, planlagt oppstart av pilot er medio oktober. KLIENTOMLEGG- ING OG TJENESTE- MIGRERING Framdrift: Tjenestemigrering iht plan. Risiko: For DIPS er det viktig at migreringen skjer på planlagt dato pga planlagt oppgradering av DIPS som er planlagt 28. september. Økonomi: Klientomleggingsprosjektet hadde større ressurspådrag enn planlagt i 1Q14.
16 / 18 Tjenestemigreringsprosjektet ser ut til å ha noe lavere ressurspådrag enn planlagt, men totalt sett er vi over budsjett. Oppdatert prognose er oversendt controller. IAM Brukerstyring og identitetsforvaltning MOBIL PLATTFORM Framdrift: Prosjektet har progresjon ihht plan med unntak av PKI for e-resept som må replanlegges ifbm utsettelsen i regionalt program (RKD). Det er behov for forpliktelse fra HSØ på at nødvendig infrastruktur for elektronisk signatur over datanett (PKI) vil bli levert i tide til åpningen av Kalnes. Risiko: Bortfall av innføring av PKI betyr at e-resept ikke vil bli innført. Gevinstrisiko: Bortfall av e-resept gir bortfall av gevinster. Risiko: Mobile plattformer er som tidligere rapportert helt avhengig av løsningene som skal kjøre på toppen av plattformen for å levere verdi til sykehuset. Prosjektet har nå fokus på å få testet og verifisert at kjerneapplikasjonene som mobil plattform er avhengig av for realisering av de mobile scenariene vil fungere tilfredsstillende og være brukervennlige nok til at brukere vil ha tilstrekkelig verdi av løsningen. Kvalitet: Vi jobber mer helhetlig og har fått på flere ressurser og bedre styring nå som mobilitet og telefoni er samlet og koordinert. Gevinstrisiko: Avhengig av at løsningene på den mobile plattformen oppleves som brukervennlig og gir sluttbruker mer verdi i det daglige arbeide i form av mer tid og/eller økt produktivitet for å sikre ibruktagelse og adopsjon.
17 / 18 3 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER Alle avdelingskoordinatorene leverer månedlig statusrapport for sin avdeling. Disse er ikke beskrevet i dette dokumentet. Følgende enheter rapporterer: Intensiv og overvåking Akuttmottak, KTP (korttidspost) og obspost Operasjon, anestesi og sterilsentralen Sengeområde somatikk - medisin Sengeområde somatikk - kirurgiske senger Kirurgiske poliklinikker og leger Ortopedi - poliklinikk, leger, operasjon ØNH - poliklinikker og leger Nevrologi - poliklinikker og leger Barne- og ungdomssenter somatikk Psykisk helsevern Kvinneklinikken Medisinske poliklinikker Indremedisin leger Senter for laboratoriemedisin Radiologi Fysioterapiavdelingen Sykehusservice og eiendomsforvaltning Øyeavdeling Dokumentasjonssenteret Innkjøp og logistikk Teknisk drift Prehospitale tjenester Klinisk ibruktakelse somatikk
18 / 18 4 RISIKO Risikovurdering per 01.10.14. Risikovurderingen for IKT prosjektene er beskrevet i statusrapporteringen for IKT i kapitel 2.10 Risikovurderingen for de andre områdene i samlet plan beskrives under. Mål og hensikt samlet plan Sikre en kontrollert, forsvarlig og pasientsikker drift før, under og etter innflytting i nytt sykehus. ID Risikoområde S K R Endring Konsekvens Tiltak 1 Leger får ikke gjennomført opplæring pga. driftsutfordringer. 2 Aktiviteter blir ikke koordinert på en hensiktsmessig måte (utstyr, flytting, IKT, opplæring) de siste fire uker før klinisk ibruktakelse. 3 Usikkerhet ift overtagelse av PNØavtaler. SØ har ikke komplett oversikt over frister for opsjoner som begynner å løpe og avtaleomfang knyttet til service, vedlikehold og garanti. 2 3 6 2 4 8 2 5 10 R R N Får ikke øvd på tverrfaglige arbeidsoppgaver i samarbeid med andre faggrupper. Helheten blir ikke ivaretatt. Uklare ansvarsforhold. Dobbeltarbeid, forsinket klinisk ibruktakelse. SØ kan risikere å stå uten nødvendige service og vedlikeholdsavtaler. Manglende kunnskap om innhold i avtalene som går på opsjoner, garantier, service og vedlikehold. Utarbeide detaljerte opplæringsplaner er satt på agendaen og SØ har besluttet premisser for uttak av ferie og fri i 2015. Etablert eget prosjekt for å sikre koordinering og klare ansvarslinjer i ibruktakelsesfasen. Prosjektdirektiv er under utarbeidelse Planlegge møte med PNØ om problemstillingen. Iverksette modell for avtaleforvaltning internt i SØ. S = Sannsynlighet (max 5 poeng) K = Konsekvens (max 5 poeng) R = Risikofaktor, sannsynlighet multiplisert med konsekvens (max 25 poeng) *Fargekode: Rød farge høy prioritet, Gul farge middels prioritet, Grønn farge lav prioritet