PROTOKOLL FRA STYREMØTE MANDAG 18.9. 2006 Sted: Møterom Storsølnkletten (3.etg) Fylkeshuset, Hamar Tid: 1000-1400 Innkalte Fra styret: Anne Koht Walmsnæss, Per Kulstad, Ole Bjørn Salvesen og Bente Kvile Buflod. Forfall: Ingrid Sløgedal, Gunleik Groven, Silvia Breuss Grøndahl og Halvor Gudim Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Saksliste 14/06 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER...2 15/06 STATUS FOR HANDLINGSPROGRAMMET...3 16/06 ØKONOMISTATUS 1. HALVÅR...3 17/06 MØTEPLAN...5 Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: 16/06 Revisor Hamar, 25.09.06 Anne Koht Walmsnæss (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Side 1 av 5
14/06 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Håkon Sigernes Om utbetaling av stipend, 2005, 13.06 Fikk aldri utbetalt stipend for 2005 pga utenlandsopphold 2. Hedmark SV Gi SV beskjed, 22.06 Trond og Anne har laget et notat som ble sendt SV 3. VOFO Hedmark Årsmøteprotokoll, 23.06 Stein Hallem, FU gjenvalgt som leder, Liten kontingentøkning. 4. NMR Østfold Informasjon om prosjektet "Sang for eldre", 30.06 ØMR har drevet fram et prosjekt med støtte fra Helse og rehabilitering. Kanskje noe for oss? 5. Marta Irene Naglic Rapport for stipend - Valdres sommersymfoni, 05.07 6. Hedmark fylkeskommune Svar - krav om reduksjon i husleie, 21.08 Juridisk betenkning som ikke gir noen åpning for reduksjon. 7. Norsk musikkråd Protokoll fra forhandlingsutvalget xx.09. Resultat av sentrale lønnsforhandlinger pr 1.5.06. Saker sendt til: 8. Hedmark fylkeskommune Krav om reduksjon i husleie, 29.06. Støy/støv/dårlig luft i ombyggingsperioden fikk noen leietakere til å kreve reduksjon(25%) i husleia for 2006. 9. Kirsten Flagstad Festivalen Samarbeid om masterclass - notat, 14.08. Festivalen ønsker et kurssamarbeid for neste års festival. Vi har hatt ett møte for å finne ut av hvordan dette kan organiseres. Vår deltakelse forutsetter at vi må stå som arrangør (for å få ut voksenopplæringsmidler). 10. Musikkverkstedordningen Rapport og regnskap 2006, 18.08. Rapport for tildelingen vi fikk til opptaksutstyr. Utstyret er kjøpt inn, og det er allerede interessenter for leie. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 11. Norsk kulturskoleråd, Hedm Rådsmøte, 15.9., Elverum Trond 12. Akershus musikkråd RegionØst-samling, Color Line, 22.-23.9. Anne, Per, Trond 13. Hedmark Fylkeskommune InterREG 2007-2013, 4.10., Elverum/5.10. Hamar Anne, Trond 14. NMR/MSF 30-års jubileum, 6.-8.10., Fornebu Trond, Per 15. Norsk kulturskoleråd Årsmøte/landskonferanse, 25.-26.10., Tønsberg Ingen Sakene tas til orientering. Administrasjonen følger opp disse enkeltsaker slik: 1 Gi mottakere frist for tilbakemelding for eksempel 1.1. året etter 9 Fortsett arbeidet utsatt til 08 13 Meld på Anne og Trond E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 0918.doc Side 2 av 5
15/06 Status for handlingsprogrammet Bakgrunn Handlingsprogrammet er det viktigste styringsdokumentet som styret må forholde seg til, og for å sikre at vi stevner fram i den retningen årsmøtet har staket den ut, tas handlingsprogrammet opp til drøfting med en kort status på hvert punkt. Administrasjonen ønsker en tilbakemelding på om det er punkter som skal få spesielt fokus framover. Statusrapporten er trykt som eget vedlegg Debatt på møtet: OPPLÆRING - Voksenopplæringen hvilke utslag kan innstrammingen pr nyttår få? Det ligger ellers an til en liten økning, men det er noe usikkerhet knyttet til rapporter som ikke er kommet inn ennå. FORMIDLING - Fortsett involveringen i prosjektet Musikkarkiv for Hedmark NB Merk det som skjer lokalt i Nord-fylket (Tylldalen/Folldal) viktig å sikre immaterielle verdier (musikk/dans) for ettertida. SAMARBEID PÅ TVERS AV SJANGER OG KULTUR - Dirigentbank særlig på korsida. NETTVERK OG INFORMASJON - Lokale musikkråd hva kan heve statusen? Mange rapporterer at det er få/ingen meningsfylte oppgaver igjen. Oppleves som et ekstra ledd lokalt (liten kommune). Samarbeid med den lokale kulturskolen sikrer mange steder kontinuitet og kvalitet. Hva kan HMR gjøre? Skal vi la dem dø eller skal vi gjøre en innsats for de som vil noe? Viktig å følge opp lokale initiativer. Kan vi identifisere noen mulige fanesaker som kan vitalisere det lokale musikkrådet? o Arenaer til øving og framføring - Administrasjonen følger opp innspill fra lokale musikkråd og medlemsorganisasjoner og bistår ved behov. MUSIKK- OG KULTURPOLITIKK - Følger opp prosjektene; Musikkarkiv for Hedmark og Kulturnett Hedmark. Rapporten tas til orientering styret støtter administrasjonens prioriteringer i Handlingplanen. 16/06 Økonomistatus 1. halvår Saksdokumenter 1. Resultatregnskap pr 31.06 (vedlegg) 2. Kundereskontro pr 31.06 (legges fram på møtet) Bakgrunn Pr 1. halvår viser regnskapet en svikt i inntekter på 8.000 kr, men samtidig er påløpt mindre kostnader enn budsjettert - slik at vi har et regnskapsmessig overskudd på 75.000 kr. Det er likevel ikke å vente at dette blir resultatet til slutt, siden en del inntekter for hele året allerede er inntektsført, og noen utgifter for hele året betales i desember. E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 0918.doc Side 3 av 5
Noen hovedmomenter SALGSINNTEKTENE Kursinntektene ligger lavere enn budsjettert - pga avlysing av ett kurs pga liten påmelding, og i tillegg ble ett kurs i Kongsvinger kjørt med færre deltakere enn vi trenger for å gå i balanse. For høsten ligger vi noe bedre an - selv om vi kunne hatt mange flere deltakere på kursene vi starter i Brumunddal og på Lillehammer. Det kommunale VO-tilskuddet har gått kraftig ned, siden Hamar kommune valgte å avvikle dette tilskuddet f.o.m. 2006. Her ventes noe mer for høsthalvåret, siden enkelte kommuner bare betaler ut en gang i året. 90% av det som kommer inn her - går ut igjen til lagene. Driftstilskuddet fra NMR/MSF ligger over det forventede, siden daglig leder også er involvert i noen nasjonale oppgaver. Disse godtgjøres med økt tilskudd til Hedmark musikkråd. ANDRE INNTEKTER Gavetildelingen fra Sparebanken Hedmark til lydutstyr er ført som sponsorinntekter. LØNNSKOSTNADER Disse kostnadene ligger under det som er budsjettert - vi har hatt færre kursinstruktører i arbeid, og lønnsveksten ble ikke så stor som forventet. Styregodtgjørelse utbetales i sin helhet i desember, da forfaller også pensjonskostnadene. ANNEN DRIFTSKOSTNAD Konsertutgifter ble høyere enn budsjettert for vårens sangkurs. Vi leide Hedmarksmuseets aula til avslutningen. Dette kom av at vi avsluttet samarbeidet med Toneheim fhs om sangkursene. Økningen i reisekostnader kommer av at vi nå har et mer spredt bosatt styre, og godt frammøte på årsmøtet (ca 3.500 ble utbet til årsmøtedeltakere/gjester). Tilskudd prosjekter er overføringene til samarbeidspartnere etter sangkursene, der er ikke vårens kurs gjort opp ennå pga manglende opplysninger om frammøte. AVSKRIVING AV FORDRINGER Pr 31.06. hadde vi en fordring på kursavgift på 900,-, ellers er vi ajour med innbetalinger. Fordringen har vært forsøkt inndrevet med tre purringer/påminnelser, uten respons. Administrasjonen foreslår å tapsføre denne fordringen, og å ikke ta inn vedkommende på flere kurs. RESULTATANSLAG Ved å beregne hva som erfaringsmessig kommer av inntekter/utgifter, anslår administrasjonen at resultatet for 2006 vil bli et overskudd på 15-25.000 kr. Det er likevel en grad av usikkerhet knyttet til timevolumet på voksenopplæringen, ved at uorganiserte lag ikke lenger kan motta tilskudd. Dette kan føre til en inntektssvikt - som i noen grad kan påvirke resultatet i år, og som vil slå inn for fullt neste år. Hedmark musikkråds regnskapsoversikt for 1. halvår tas til etterretning. Fordringer på 1.100,- tapsføres E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 0918.doc Side 4 av 5
17/06 Møteplan Spørsmål fra Ole Bjørn Salvesen: Var dette møtet egentlig nødvendig? Var det noe nytt vi skulle ta stilling til? Vurderer dette som feil ressursbruk særlig å sette av en hel dag. Kort oppsummering av debatten på møtet: Anne Koht Walmsnæss: Synes det er viktig å få samlet oss fysisk, og bruke litt tid på Handlingsprogrammet. Trond Eklund Johansen: Behovet for å debattere HP en gang i løpet av årsmøteperioden var til stede og vi hadde invitert varamedlemmene for å sette dem godt inn i hva vi arbeider med. Møtet ville kanskje vært et annet med de tilstede. Per Kulstad: Styret er nå så innkjørt at vi kan ha en lavere hyppighet enn til nå. AU bes vurdere møtebehovet nøye framover, med tanke på ressursbruk til møtevirksomheten. E:\Datafiler HMR\Styret\2006\Møteprotokoll 0918.doc Side 5 av 5