STYREMØTE 20. DESEMBER. Sted: Folkets Hus, Hamar Tid:

Transkript

1 STYREMØTE 20. DESEMBER Sted: Folkets Hus, Hamar Tid: Innkalte Fra styret: Anne Koht Walmsnæss, Helge Tryggeseth, Kåre Haugli og Arne Johan Austrheim Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Forfall: Tor Stallvik og Monica Korsli Solberg Saksliste 18/11 ÅRSMØTEFORBEREDELSER (FRA FORRIGE MØTE) /11 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER /11 SALG AV KONSULENTTJENESTER VOFO HEDMARK/UTLYSNING AV KONSULENTSTILLING /11 GODKJENNING AV OPPDRAGSAVTALE /11 LEIE AV PARKERINGSPLASS... 5 Hamar, Anne Koht Walmsnæss (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: 18/11 MSF/NMR 20/11 VOFO Hedmark 21/11 Enhetsregisteret Side 1 av 5

2 18/11 Årsmøteforberedelser (fra forrige møte) Vi tar opp igjen saken fra forrige møte, i lys av at det er leder-/representantskapsmøter i Norsk musikkråd/musikkens studieforbund den 21.4., da vi opprinnelig planla årsmøte i Det vil være gunstig å holde vårt årsmøte før det sentrale møtet, slik at evt nye tillitsvalgte kan delta sentralt. Årsmøtet i Hedmark og Oppland musikkråd holdes lørdag den 14. april på Lillehammer 19/11 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Vestoppland folkemusikklag Referat fra medlemsmøte, Status for VOFL sine medlemslags aktiviteter, og hva som kan gjøres for å øke rekrutteringen til feltet. Lag til stede: Gjøvik spmlag, Hadeland spmlag, Tingelstadringen, Land spel og danselag, Furuleiken spel og danselag. Fra FolkOrg møtte Mari Skeie Ljones. 2. Hedmark fylkeskommune Svar søknad om tilskudd til måleutstyr, ,- 3. Ringsaker kommune Svar søknad kommunale VO-midler, ,- 4. Trysil kommune Svar søknad kommunale VO-midler, ,- 5. Musikkens studieforbund Avregningslister, VO, vår/løpende 2011, Netto utbetalt lokale arrangører: Vår: ,- Løpende: ,- 6. Sponsor Insight AS Spørreundersøkelse kultursponsing, C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 1220.doc Side 2 av 5

3 Saker sendt til: 7. Fylkesråd Njål Føsker Analyse statlige kulturpenger til Innlandet, Hedmark fylkeskommune Regnskapsrapport, akustikkprosjekt, Glåmdalen Kronikk om kulturhus, Fra administrasjonen: 10. Økonomi Regnskapsoversikt pr (se eget vedlegg) 11. Styret Styrehonorar 2011, ,- Invitasjoner/innkallinger Hvem? 12. VOFO Oppland Organisasjonskurs, Gjøvik, Kåre og Arne Johan 13. Komitemøte HFK Komite for kompetanse og kultur, Hamar, Kåre og Trond 14. Norsk musikkråd Akustikkmåling seminar, Hurdal, Trond Sakene ble tatt til orientering med disse kommentarene: 10. Administrasjonen sender rutinemessig ut regnskapsraopprt når den mottas fra byrået 11. Styremedlemmer sender reiseregning pr møte, slik at vi er mest mulig à jour 12. Administrasjonen spør lokale musikkråd om interesse og gunstig tidspunkt for organisasjonskurs for lokale lag. Tas opp som sak i neste møte, med sikte på å starte opp i /11 Salg av konsulenttjenester VOFO Hedmark/utlysning av konsulentstilling Saksdokumenter 1. Referat styremøte VOFO Hedmark, Samarbeidsavtale mellom VOFO Oppland og Studieforbundet kultur og tradisjon, Forslag til annonsetekst, stillingsutlysning, VOFO Hedmark er studieforbundenes interesseorganisasjon i fylket, og musikkrådet er representert i styret (også i VOFO Oppland sitt styre). I styremøtet den ble det gjort vedtak om å søke samarbeid med oss for å kjøpe ut 35-40% av en stilling til å utføre jobben som regionkonsulent for VOFO Hedmark, noe som kan kombineres med konsulent i delstilling hos oss. Tilsvarende ordning er innført i Oppland, der Studieforbundet kultur og tradisjon selger slike tjenester i 40% stilling (se vedlegg - samarbeidsavtale). Arbeidsfeltene vil tangere på voksenopplæring, og den ressursen vi setter av til konsulent, kan da få fokus på voksenopplæring, tilskuddsordninger og kontakt med medlemsorganisasjonene. Utfra de kjente midlene musikkrådet har til drift framover, vurderer administrasjonen det som mulig å sette av 25-30% stilling (avhengig av lønnsnivået). C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 1220.doc Side 3 av 5

4 1. Administrasjonen får fullmakt til å gjøre avtale med VOFO Hedmark om samarbeid om stilling. Endelig avtale skal godkjennes av styret. 2. Utlysningstekst for stillingen utformes i samarbeid med styret i VOFO Hedmark, stillingen søkes besatt så snart om mulig 21/11 Godkjenning av oppdragsavtale Saksdokumenter 1. Oppdragsavtale, Ditt Regnskapskontor Hamar AS, Fullmakt, elektronisk oppgavelevering, Oppdragsavtalen følger standardmal fra NARF (Norske autoriserte regnskapsføreres forening), og omfatter 1) bokføring, 2) lønn og personal, 3) oppbevaring av regnskapsmateriale (bilag) og 4) purring av fordringer. Rapportering til oss skjer løpende, hver 3 måned, og senest 10 virkedager etter periodens utgang, forutsatt at regnskapsdokumentasjonen er levert i tide. For rapportering/signering av offentlige oppgaver via Altinn, og utbetaling av lønn/honorarer kreves det en fullmakt (se vedlegg). Avtalen er oversiktlig, og synliggjør oppgavedelingen mellom oss og regnskapsbyrået på en god måte. Fullmakten om elektronisk oppgavelevering må iflg Enhetsregisteret godkjennes separat, siden den gir personer i byrået signeringsfullmakt på musikkrådets vegne. Oppdragsavtale og fullmakt om elektronisk oppgavelevering godkjennes C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 1220.doc Side 4 av 5

5 22/11 Leie av parkeringsplass Parkering i Hamar sentrum er avgiftsbelagt, og for tiden er det vanskelig å finne plasser, både for lang- og korttidsparkering. Besøkende til oss leter ofte rundt, og bruker tid på å finne ledig plass. Av våre samboere i Fellesorganisasjonen, har vi fått tips om at det er mulig å leie plasser på Hamar baptistmenighets tomt, like i nærheten av kulturhustomta. Etter forespørsel til Baptistmenigheten fikk vi dette svaret: Vi har flere ledige plasser. Dere kan få leie plass nr. 2 fra Morterudsgt. mot Grønnegata. Prisen på en plass er nå kr ,- for halvåret. Prisen er regulert i forhold til konsumprisindeksen og skal justeres fra 1. januar. Med hilsen fra Hamar Baptistmenighet v/lars Lien Administrasjonen har kun sporadisk parkeringsbehov, det meste er av- og pålessing i forbindelse med oppdrag, og løses i gata, eller på to-timers gratisplasser i kvartalene rundt domkirken. En eventuell leie vil i første rekke være en mulighet til å la besøkende (tillitsvalgte, møtedeltakere og andre) kunne bruke plassen. Siden de fleste har reist et stykke for å komme hit, vil det være gunstig å kunne opplyse om at det finnes en plass de kan bruke. Presset på P-plasser vil være stort i , og prismessig er dette omtrent midt på treet i Hamar sentrum. Musikkrådet leier en P-plass i Grønnegt 121 for besøk/kunder C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 1220.doc Side 5 av 5