DiH - Styremøte

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I DRIFTSASSISTANSEN I HEDMARK. Møtedato: Sted: Hias, Sandvikavegen 136, Ottestad Til stede på møtet: Styremedlemmer: Hanne Rolsdorph Inge Ryen Hanne Thingstadberget Ingeborg Aasvangen Geir Martinsen Øvrige: Forfall: Saksliste: 11/16 Status i økonomi pr inkludert forslag til revidert budsjett /16 Status timebruk pr /16 Status handlingsplan pr /16 Budsjett og medlemskontingent /16 Handlingsplan for /16 Forslag til avtale om overdragelse av nødvannsutstyr og finansieringsplan 17/16 Status Mapgraph Avløp 18/16 Orientere om lekkasjesøking og røyktesting 19/16 Gjennomgang av årsmøte saker 20/16 Eventuelt Sak 11/16: STATUS I ØKONOMI PR INKLUDERT FORSLAG TIL REVIDERT BUDSJETT Regnskap inkludert forslag til revidert budsjett , vedlegg 1 Vedlegg1, regnskap og revidert budsjett gås gjennom på møtet. Budsjettrevisjonene for vann og avløp viser reduserte «kursinntekter» for fagtreff i DiH. Posten «andre driftsinntekter» økes da inntekter for VA-dagene Innlandet for 2015 og 2016 føres her. Normalt skal kun inntekter for 2016 føres, men siden inntektene i 2015 ikke ble ført opp i regnskapet 2015 kommer disse i år. For vann er posten «annet driftsmateriale» økt med kr ,- da

2 trykkloggere er anskaffet for oppdrag ute i kommunene. Trykkloggerne er lagt til utstyrslisten til DiH. Postene «konsulenttjenester» og «reklamekostnader» på vann er blitt rimeligere enn forventet og er postene reduseres. For avløp er posten «data/edb-kostnader» økt med kr ,- da det kun var budsjettert med anskaffelsen, og ikke drift- og vedlikeholdsutgiftene til nytt avløpsrapporteringssystem. Samtidig ble det bedt om nye tjenester som trendkurver og fil-uttrekk til Altinn som økte utgiftene. Reisekostnadene forventes å øke med kr ,- for å dekke etterspørselen av tjenester hos medlemmene. For akkreditert prøvetaking forventes kun små budsjettendringer da «kurs» utgår og «konsulenthonorar» som dekker utgiftene til Norsk Akkreditering vil øke. Det har vært større etterspørsel enn forventet etter tjenester både på vann og avløp første halvår. Hias fakturerer allerede 5 kommuner for bistand da rammen for direkte timer er brukt opp. I revidert budsjett foreslås å øke refusjon til Hias med kr ,- på avløp og kr ,- på vann. Totalt forventes et underskudd på avløp med ca. kr ,- for å dekke etterspørselen av tjenester og de økte kostnadene til avløpsrapporteringssystemet. Det legges opp til at underskuddet dekkes av DiH`s egenkapital som pr er på kr ,-. Det vil være i henhold til strategiplanen hvor det står at egenkapitalen til DiH bør ligge mellom kr ,- til kr ,-. 1. Regnskap i DiH pr tas til orientering. 2. DiH inngår kontrakt med ny leverandør fra Dette innebærer at Norsk Akkrediterings utvidelses- og deler av fornyelsesbesøk høsten 2016 utgår. Det forventes derfor et overskudd på posten akkreditert prøvetaking som ikke fremkommer i revidert budsjett. 3. Forslaget til revidert budsjett godkjennes av styret og et eventuelt underskudd på avløp dekkes med kr ,- av DiH`s egenkapital. Sak 12/16: STATUS TIMEBRUK PR Årsplan i fordeling av timer for ulike aktiviteter fra januar-august 2016, vedlegg 2 og oversikt over direkte bistand til hver enkelt kommune pr , vedlegg 3.

3 Irene går gjennom status timer på møtet. Styret tar informasjonen om status timebruk pr til orientering. Sak 13/16: STATUS HANDLINGSPLAN PR Status handlingsplan pr , vedlegg 4 Irene tar utgangspunkt i handlingsplanen for 2016 og forteller kort om status på de ulike punktene pr Styret tar informasjonen om virksomheten så langt i 2016 til orientering. Sak 14/16: BUDSJETT OG MEDLEMSKONTINGENT 2017 I vedlegg 5 foreligger foreløpig utkast til budsjett for Irene går gjennom de viktigste delene av budsjett på møtet. Driftsinntekter: Medlemstilskudd Det foreslås en økning i medlemstilskuddene til DiH med 4,5 % for vann, 11,5 % for avløp og 3,3 % for akkreditert prøvetaking. Erfaringer tilsier at behov for bistand innenfor avløp er størst. Det ble underskudd på avløp både i 2014 og 2015 på ca. kr ,- som ble dekket av akkreditert prøvetaking og vann. For 2016 er det i revidert budsjett , styresak 11/16, forslått å dekke underskudd på avløp med kr ,- ved bruk av DiH`s egenkapital. Det legges opp til samme fordeling av felleskostnadene som i 2015, med 25 % til vann og 75 % til avløp. Andre driftsinntekter DiH budsjetterer med inntekter i forbindelse med VA-dagene Innlandet. Det er ikke budsjettert for inntekter i forbindelse med tilskudd fra Fylkeskommunen for dekning av utgifter til drift av VA-kurs ved Høgskolen på Gjøvik. Det er avtalt at inntektene vil komme i Kurs Det budsjetteres totalt med inntekt for kursarrangementer med kr ,- hovedsakelig fra DiH`s fagtreff. For øvrige fagtreff evt. kurs forutsettes deltakeravgiften å dekke utgiftene, når en ser bort fra DiH s eget timeforbruk. Driftskostnader: Refusjon levrandør

4 Der er lagt opp til en liten økning i refusjon til leverandør i henhold til erfaringer tidligere år. Øvrige driftskostnader Driftskostnadene øker minimalt for vann, avløp og akkreditert prøvetaking fra 2016 til Akkreditert prøvetaking: Kontingenten for akkreditert prøvetaking er økt fra kr ,- til kr ,- for Dette skal i hovedsak dekke utgiftene som er felles for alle som er med i ordningen, og konsulenthonorar dvs. utgifter til Norsk Akkreditering som antas å øke med kr ,- i hht. erfaringene fra 2015 og Årets resultat: Budsjettet er lagt opp til å gå i balanse, der inntektene skal dekke alle utgiftene. DiH s egenkapital: Forslaget til budsjett innebærer ingen endring i DiH sin egenkapital for Egenkapital pr kr Forventet underskudd i revidert budsjett kr Forventet egenkapital pr kr Styret behandlet forslaget med følgende vedtak: 1. Forslag til detaljbudsjett og rammebudsjett for 2017 revideres. I revidert detalj- og rammebudsjett skal det legges frem alternative forslag med Hias IKS som medlem av DiH, og uten Hias IKS som medlem av DiH. 2. Satser for medlemskontingenter i DiH 2017 revideres i henhold til de alternative budsjettforslagene med de satser gjeldende for 2016 (detaljbudsjett, rammebudsjett og medlemskontingent legges fram for årsmøtet) Sak 15/16: HANDLINGSPLAN FOR 2017 Forslag til handlingsplan 2017, vedlegg 6. DiH`s oppgaver for Fylkeskommunen skal legges inn i handlingsplanen. Styret anbefaler årsmøtet å vedta revidert handlingsplan for 2017 som retningsgivende for virksomheten i 2017.

5 Sak 16/16 FORSLAG TIL AVTALE OM OVERTAGELSE AV NØDVANNSUTSTYR OG FINANSIERINGSPLAN Forslag til avtale om nødvannsutstyr, vedlegg 7 og 8. I styremøte , sak 8/16 ble det gjort følgende vedtak: «Forslag til avtale om overtagelse av nødvannsutsyr legges fram for styre i neste styremøte. Det utarbeides finansieringsalternativer hvor alle medlemskommunene inkluderes. Saken skal godkjennes av årsmøte». Forslag til avtale er ikke lagt frem for eierne av utstyret. Avtalen er kun et resultat av estimert gevinst eller tap som følge av enighet om felles avskrivingstid som er akseptert av eierne jf. Vedlegg 8. Avtalen og finansieringsplan vil bli lagt frem for eierne etter styres vedtak er fattet og før årsmøte 8. november. Avtale om nødvannsutstyr inngås ikke. Sak 17/16 STATUS - MAPGRAPH AVLØP Programmet MapGraph Avløp ble ferdigstilt og betalt før sommeren. Rapportereringen for 2015 til SSB gikk bra. Det har vært et godt samarbeid med Driftsassistansen i Oppland og EnviTech i prosessen med å få programmet funksjonelt og enkelt å bruke. EnviTech jobber med en løsning for pålogging av innsynsbrukere slik at brukerne selv kan opprette brukernavn og passord. Opplæring forventes å komme i gang i løpet av høsten, og det lagt opp til at dette blir utført gjennom telefonkontakt, eventuelt besøk hos brukerne. Styret tar informasjonen om MapGraph Avløp til orientering. Sak 18/16: ORIENTERE OM LEKKASJESØKING OG RØYKTESTING Hias har hevet kompetansen innenfor lekkasjelytting og røyktesting ved kursing og å halvere timeprisen for oppdrag frem til august i år. Vi har hatt oppdrag i Trysil, Åsnes, Sør-Odal, Rendalen, Stange og Løten kommuner. Stange og Løten kommuner har også fått bistand til

6 røyktesting for å finne feilkoblinger på avløpsnettet. Hias har oppradert utstyret som benyttes til disse tjenestene. Erfaringene er meget positive da flere medlemmer har bedt om bistand, og lekkasjer og feilkoblinger er blitt påvist. Det er ønskelig om fortsatt utvikling av kompetansen på området, og det er under vurdering å opprette en avtale med underleverandør for å redusere sårbarheten i tjenesten som leveres. Styret tar informasjonen til om lekkasjesøking og røyktesting til orientering. Sak 19/16: GJENNOMGANG AV SAKER TIL ÅRSMØTE I vedlagt dokument foreligger foreløpig utkast til saker for årsmøtet, vedlegg 9. På styremøtet går vi gjennom sakslisten og diskuterer om foreslått saksliste er dekkende for årsmøtet. Forslag til saksliste for årsmøte godkjennes med de endringene som ble bestemt i styremøte. Styreleder får fullmakt til å godkjenne saksfremleggene før de sendes ut til medlemmene. Sak 20/16: EVENTUELT.