Strategiplan

Transkript

1 Vedtatt på årsmøtet 8. november 2011

2 1. Innledning 2 2. DiH s vedtekter 2 3. DiH s virksomhet. Medlemmenes behov for tjenester. 2 Generelt 2 Direkte assistanse til de enkelte medlemmer 3 Fellesprosjekter 4 Database for driftsdata og årsrapport avløpsrenseanlegg 4 Arrangering av kurs og fagtreff 5 Faglig ajourhold og seminar 5 Administrasjon, planlegging 5 Utvikling av nye tjenester 5 Diverse 6 4. Mål og strategier for DiH 7 MÅL: DiH skal være kompetansestøtte for alle medlemmer innen forvaltning og teknisk drift i VA-sektoren. 7 MÅL: DiH skal ha en rolle som kompetanseorgan innen miljøspørsmål knyttet til vann og avløpssektoren, og i kraft av dette være miljøpådriver. 7 MÅL: DiH skal bidra til faglig utvikling og økt motivasjon hos medlemmene. 7 MÅL: DiH skal bidra til at VA-sektoren har høy status og at det er god VA-kompetanse i Hedmark 8 4. Organisering og styring av DiH. 8 Styringsstruktur 8 Utøvelse av virksomheten 8 5. Finansiering medlemsavgifter 9 Nåværende situasjon 9 Aktuelle problemstillinger 9 Strategi for medlemskontingenter og egenkapital 10 1

3 1. Innledning Forrige strategiplan gikk for perioden I hht. handlingsplan 2011 skal det utarbeides en ny strategiplan for perioden Det er valgt å øke strategiplanperioden opp til 4 år for å gi en mer langsiktig og forutsigbar strategi. I tillegg kan en strategiplan periode på 4 år passe godt i forhold til kontraktsperiode ved evt. fremtidig konkurranseutsetting av DiH. 2. DiH s vedtekter DiH sine vedtekter er sist revidert og er oppdaterte og solide, og bør være dekkende for DiH sin virksomhet slik den er i dag. 3. DiH s virksomhet. Medlemmenes behov for tjenester. Generelt DiH s virksomhet består både av veiledende og utførende bistand til hvert enkelt medlem og virksomhet av generell art til felles nytte for medlemmene. Gjennomsnittlig fordeling av tidsforbruket i perioden var følgende: Timer * % for perioden % for perioden Direkte assistanse medlemmene % 45 % Fellesprosjekter % 9 % Database avløpsrenseanlegg % 10 % Forberede og arrangere fagtreff % 5 % Faglig ajourhold, kurs, seminarer, % 9 % Administrasjon, planlegging og drift % 16 % Diverse % 6 % *Timeforbruket for perioden er gjennomsnittlig timer for de 3 årene % 100 % Ett årsverk i DiH sammenheng utgjør timer. For tre år blir dette timer. Differansen fra timer til gjennomsnittet på timer for perioden skyldes at DiH ikke har klart å gjennomføre de tre avtalte årsverkene. Det er innarbeidet i planene for 2011 å ta igjen det resterende av overhenget. Under følger en oppsummering av de ulike områdene DiH jobber med, inkludert en vurdering av utviklingstendenser. Som grunnlag for det som er skrevet under utviklingstendenser er kunnskapen DiH har opparbeidet seg gjennom de siste årene i forhold til kommunenes behov, trender i VA-sektoren og ikke minst gjennomført spørreundersøkelse blant medlemmene om deres ønsker om tjenester fra DiH i fremtiden. 2

4 Direkte assistanse til de enkelte medlemmer Rådgivningstjenester og annen bistand direkte til hvert enkelt medlem utgjør i dag noe under halvparten av tidsforbruket, nærmere bestemt ca. 46 %. En viktig del av denne virksomheten er å dekke behovet hos medlemmene for et kompetanseorgan innen den mer praktiske delen av den tekniske driften, som for eksempel å være en støtte for driftspersonell ved vannbehandlingsanlegg og avløpsrenseanlegg. Det er fortsatt et sterkt behov for slik bistand. Trender har vært noe nedgående for denne type bistand de siste årene, men henvendelser på områdete fra de to siste årene viser at dette er på veg til å snu igjen. Typiske tjenester av denne typen er: - Driftsoptimalisering av vannbehandlingsanlegg, avløpsrenseanlegg og vann- og avløpsnettet. - Bistand i forbindelse med påslipp av prosessavløp fra industri. - Kontroll og kvalitetssikring av VA-mengdemålere. - Forbereding til akkreditert prøvetaking på avløpsanleggene som er med i ordningen. - Lekkasjelytting på vannledninger. DiH s virksomhet har de senere årene dreiet seg mer fra praktisk bistand til å omfatte bistand til medlemmene innenfor de mer forvaltningsmessige områder innen vann og avløp. Typiske tjenester til medlemmene innenfor dette området er: - Veiledning i forbindelse med innkjøp av prosessutstyr. - Tilbudsforespørsler og kontrahering av rådgivningstjenester til prosjektering i større utbyggingsprosjekter, samt faglig støtte for kommunen ved oppfølging av prosjekteringsarbeidene. - Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag ved mindre totalentrepriser. - Gjennomføring av prosessen med tilbudsinnhenting og vurdering av tilbud ved utbyggingsprosjekter og rehabiliteringstiltak, samt faglig støtte for kommunen ved oppfølging av bygge- og monteringsarbeidene. - Utarbeide forprosjekter og faglige utredninger. - Bistand ved utarbeidelse av ledningskart og opplæring på området. - Utarbeidelse og revidering av internkontrollsystemer og beredskapsplaner. - Beregning av gebyrgrunnlag, kapitalkostnader og dekningsgrader for VA-gebyrer. - Utarbeide forslag til kommunale forskrifter og retningslinjer innen vann og avløp. - Informasjon og erfaringsformidling via telefon. - Faglig støtte til Hedmark fylkeskommune ved fordeling av tilskudd til vannforsyning. - Bistand i forbindelse med utarbeidelse av sanerings- og hovedplaner VA. - Bistand i forbindelse med utarbeidelse av påslippsavtaler. DiH har merket en økt etterspørsel fra medlemmene etter bistand de siste årene. Etterspørselen innen teknisk drift er nokså stabil. Det økende behovet for bistand er spesielt innenfor forvalterrollen og i forbindelse med utbyggings- og rehabiliteringsprosjekter. Oppgavene oppstår i hovedsak som et behov hos medlemmene. I noen tilfeller er DiH i forkant og utvikler tjenester som er tilpasset fremtidige behov i kommunene grunnet nye myndighetskrav og lignende. Hovedårsaken til den økte etterspørselen om tjenster er at antall 3

5 tilgjengelige personer med VA-kompetanse er synkende på grunn av lite rekruttering til bransjen. Dette forventes å bli et økende problem i årene framover. Samtidig overføres stadig mer ansvar til kommunene fra sentrale myndigheter, og kravet til dokumentasjon av virksomheten øker. Innenfor dette området har spesielt kravet om akkreditert personell påvirket aktiviteten i DiH. En vesentlig del av DiH sin tid har de to siste årene gått med i denne prosessen, noe som går utover tiden til annen direkte bistand til medlemmene. Dette er en ugunstig utvikling. Flere medlemmer ønsker å kjøpe tilleggstjenester utenom rammen for driftsassistansebistand. Omfanget av slike tilleggstjenester begrenses i dag av bemanningskapasiteten hos DiH s utøvende organ Hias. DiH konkurrerer i liten grad med de konsulentfirmaer som driver innen vann- og avløpssektoren. Grovt sett driver DiH faglig og forvaltningsmessig byggherrestøtte i prosjekter, mens utførende detalj planlegging og prosjektering gjøres av konsulentene. Den generelle mangel på personell innen bransjen rammer imidlertid også konsulentbransjen. DiH har på grunn av dette også utført en del oppgaver innenfor planlegging og prosjektering. Dette gjelder imidlertid i hovedsak mindre prosjekter. Fellesprosjekter Dette er prosjekter der flere medlemmer går sammen om å gjennomføre prosjekter alle vil ha nytte av. DiH s rolle er å være prosjektleder og sekretær. Eksempler på slike prosjekter de siste år er: - Akkreditering for prøvetaking ved avløpsrenseanlegg - Felles informasjonsopplegg til abonnenter, for eksempel brosjyrer. - Felles normer og kvalitetskrav, for eksempel VA-Norm. - Felles lokale forskrifter og regelverk (gebyrforskrifter, abonnementsbetingelser, utslipp fra mindre avløpsanlegg, mm.) I perioden utgjorde fellesprosjekter ca. 10 % av tidsforbruket i DiH. Både små og store anleggseiere ser nytten av å samarbeide med andre og utvikle felles løsninger. Samtidig er slike prosjekter utviklende og inspirerende å delta i for kommunes personell, samt en viktig del i nettverksbygging. DiH ser store fordeler ved å kjøre fellesprosjekter og ønsker å prioritere dette fremover. Etterspørselen hos medlemmene for denne type prosjekter er også økende. Kommunene og øvrige anleggseiere har behov for noen til å dra slike prosjekter, og DiH er, med sitt nettverk, ofte godt skikket til å lede fellesprosjekter. Database for driftsdata og årsrapport avløpsrenseanlegg Dette omfatter ajourhold av database for anleggs- og driftsdata for avløpsrenseanlegg i Hedmark, inklusive årsrapporter til medlemmene og rapportering til Kostra. I tillegg legges det ut løpende data fra prøvetaking på slik at kommunene kan gå inn å se på renseresultatene. I tidsforbruk utgjør dette ca. 11 % virksomheten. Kravet til rapportering og dokumentasjon er økende. Anleggseierne har også krav om tilsvarende rapportering for vannforsyningsvirksomheten som for avløp, med innmelding av 4

6 data til MATS og Kostra. Behovet for bistand fra DiH vil derfor ikke bli mindre i årene framover. Arrangering av kurs og fagtreff DiH arrangerer som regel ett 2-dagers fagtreff pr. år. Noen ganger arrangeres en fagtur i stedet for fagtreff. I tillegg er DiH medarrangør for VA-dagene for Innlandet, som er et 2- dagers seminar som arrangeres hver høst. Øvrige medarrangører er Driftsassistansen i Oppland og Tekna. Det har også av og til vært arrangert dagseminarer med særskilte temaer i regi av DiH, enten for hele fylket eller i regioner. Forberedelse og gjennomføring av kurs/seminarer utgjør ca. 7 % av tidsforbruket i DiH. Behovet for oppdatering av fagkompetanse gjennom fagtreff og seminarer vil fortsatt være til stede innen den kommunale VA-virksomheten. DiH vil derfor fortsatt ha en viktig rolle som kunnskapsformidler og ikke minst nettverksskaper, som blir bare viktigere og viktigere. Samtidig øker stadig også tilbudene på kurs og seminarer, noe som tilsier at DiH ikke bør øke aktiviteten vesentlig på dette området. Dette er i tråd med hva medlemmene ønsker. Faglig ajourhold og seminar Dette omfatter deltakelse på kurs, seminarer og fagtreff for personell fra utøvende organ, som er relevant for virksomheten i DiH. Det kan også omfatte faglig oppdatering i egen regi. Faglige ajourhold, kurs og seminar utgjør ca. 9 % av tidsforbruket i DiH Behovet for opplæring og faglig ajourhold av utøvende prsonell i DiH må forventes å øke noe. Mangel på personell med kompetanse i VA-bransjen medfører større behov for opplæring av nyansatte. Administrasjon, planlegging Dette omfatter interne aktiviteter i DiH, som interne koordineringsmøter, foreberedelse og deltakelse på styremøter og årsmøter, utarbeidelse og oppfølging av budsjetter, handlingsplaner, strategiplaner, generell planlegging o.l., og diverse andre interne aktiviteter. Administrasjon og planlegging utgjør ca. 10 % av tidsforbruket i DiH. Tidsforbruket til administrasjon og planlegging forventes å ligge ca. på samme nivå de neste årene, tatt i forbehold at DiH vil organiseres på tilsvarende måte også i fremtiden. Utvikling av nye tjenester På bakgrunn av behov meldt inn fra medlemmene har DiH de siste årene utviklet tjenester bl.a. innen ledningskart (Gemini VA), lekkasjesøking på vannledninger basert på vannmengdemålinger, korrelator og lytting, samt at vi er på vei til å få på plass nettmodellering på vannledningsnett. Akkreditert prøvetaking er også en svært viktig ny tjeneste fra DiH. 5

7 Utviklingstendenser Tjeneste innen ledningskart vil det fortsatt bli behov for, og denne bør utvikles videre. På lekkasjesøking er behovet ikke så stor som forventet, men DiH bør de nærmeste årene opprettholde tjenesten for å se an utviklingen. Erfaringen med utvikling av lekkasjesøkingsdelen av DiH har vist at interessen i forkant var stor og at etterspørselen ikke har stått i stil med dette. Dette må vi lære av før vi i setter i gang nye tilbud. Nettmodeller brukes i planlegging, samt til simulering av ulike driftssituasjoner. Her ser DiH for seg et økende behov for støtte etter hvert som Mattilsynet setter strengere krav til oversikt og kvalitet på spesielt vannledningsnettet. På akkreditert prøvetaking vil DiH også i årene fremover ha en svært viktig rolle. I tillegg ser DiH for seg utvikling av energioptimaliseringsprogrammer som kan være nyttige for kommunene. Alle nevnte tjenester er i tråd med ønske fra medlemmene om økt fokus på området. Utover over nevnte tjenester ser DiH for seg et økende behov for bistand knyttet til implementeringen av Vanndirektivet /Vannforskriften. Diverse Inn under posten diverse har vi plassert bl.a. alt som har med informasjon, gi innspill og påvirke myndigheter og Norsk Vann, samt utvikling av nye tjenester i DiH. Diverse utgjør ca. 7 % av tidsforbruket i DiH DiH utgir et nyhetsblad Nytt fra DiH 3-4 ganger pr. år. Dette inneholder VA-faglig stoff og nyheter fra driftsassistansen. Det er også etablert en hjemmeside på internett for DiH, De fleste kommuner i Hedmark er tilknyttet Norsk Vann gjennom DiH s medlemskap. Kun noen av de større kommunene, Hias og GIVAS er selv medlem av Norsk Vann. DiH har derfor en viktig rolle som bindeledd mellom Norsk Vann og de kommuner som ikke selv er medlemmer i Norsk Vann. Denne oppgaven utføres gjennom direkte kontakt med Norsk Vann, deltakelse i Norsk Vanns faggrupper, fagtreff og seminarer og ved formidling av informasjon fra Norsk Vann til medlemmene på ulike måter. Også gjennom kontakten med driftsassistanser i andre fylker innhenter DiH kunnskap og formidler denne til medlemmene. Informasjonsmengden øker generelt, også innenfor vår sektor. Behovet for å skille ut informasjon som er relevant, og formidle denne videre til de rette mottakere vil øke. Her vil DiH fortsatt ha en viktig rolle som informasjonsformidler. VA-sektoren sliter for tiden med rekruttering og liten tilførsel av ny kompetanse. Et tiltak mot dette er å gjøre VA-sektoren og dens betydning bedre kjent i samfunnet. DiH bør ha en viktig rolle i arbeidet med markedsføring av VA-sektoren i media og i samfunnet for øvrig. I tillegg er det et sterkt behov for kompetanse overføring fra eldre til nyansatt, beholde folk i VAbransjen, rekruttere nye og ikke minst få til opplæring og lærlingplasser innen VA-området. Her bør også DiH ta på seg en viktig rolle fremover. Medlemmene ønsker også at DiH skal ha en mer aktiv rolle i forbindelse med påvirkning av Norsk Vann og myndighetene for å tilrettelegge bedre og mer effektive rammevilkår for VAområdet. 6

8 4. Mål og strategier for DiH MÅL: DiH skal være kompetansestøtte for alle medlemmer innen forvaltning og teknisk drift i VA-sektoren. STRATEGI: Videreutvikle og optimalisere DiH med bakgrunn i dagens ordning. Videreutvikle tilbudene om kompetansestøtte inne følgende områder: - Ledningskart i Gemini VA og GIS/Line VA. - Lekkasjesøking. - Utarbeide konkurransegrunnlag, prosjektledelse og annen byggherrestøtte i utbyggings- og rehabiliteringsprosjekter. Detaljprosjektering anses imidlertid ikke som virksomhetsområde for DiH. - Kontinuerlig oppfølging av drift og driftsresultater ved renseanleggene. - Organisasjonen skal bli akkreditert for prøvetaking i løpet av Alle anlegg skal være akkreditert i løpet av Nettmodeller for vann. Utvikle nye tilbud om tjenester innenfor følgende områder: - Helhetlig støtte innen basisfunksjonene i perioder med sykdom, skifte av personell og annen bemanningsmangel. - Energioptimalisering på VA-området. MÅL: DiH skal ha en rolle som kompetanseorgan innen miljøspørsmål knyttet til vann og avløpssektoren, og i kraft av dette være miljøpådriver. STRATEGI: Ha oversikt over miljømessige myndighetskrav og hjelpe medlemmene med å oppfylle disse. Ivareta det miljømessige aspekt på linje med det økonomiske og tekniske i synspunkter og vurderinger i forbindelse med bistanden til medlemmene. Ha med temaer innen miljø på seminarer og fagtreff. MÅL: DiH skal bidra til faglig utvikling og økt motivasjon hos medlemmene. STRATEGI: Legge vekt på den direkte kontakten med medlemmene gjennom besøk i forbindelse med utøvelse driftsassistansevirksomheten. Bygge nettverk og legge til rette for faglig utvikling av medlemmene gjennom fagtreff, samlinger og fellesprosjekter. Gjennomføre minst 1 fellesprosjekt hvert år i alle regioner. 7

9 MÅL: DiH skal bidra til at VA-sektoren har høy status og at det er god VA-kompetanse i Hedmark STRATEGI: Markedsføre VA-sektorens Jobbe for å påvirke rammevilkårene for forvaltning og drift av VA-anlegg, som abonnentene har nytte av. Økt kompetanse for å anvende ny teknologi 4. Organisering og styring av DiH. Styringsstruktur DiH er registrert som en forening med ikke-økonomisk formål. Medlemmenes formelle styringsmulighet av DiH går via årsmøtet. DiH s nye styringsstruktur ble etablert fra etter en grundig prosess der styret og medlemmene ble involvert. Nåværende styringsstruktur gir medlemmene vesentlig større innflytelse på virksomheten. Medlemmenes følelse av eierskap til DiH er dermed også blitt styrket. Utøvelse av virksomheten Hias har vært utøvende organ for driftsassistansevirksomheten i Hedmark siden Før dette hadde DiH egne ansatte, men arbeidsgiveransvaret var tillagt Hias. Det er avklart at styret i DiH ikke kan opprette en avtale med Hias IKS om utøvelse av tjenestene gjennom DiH uten at det har vært på konkurranse. Tjenesten for å drive DiH må derfor ut på konkurranse i hht. regelverk om offentlig anskaffelser. 8

10 5. Finansiering medlemsavgifter Nåværende situasjon Medlemmene i DiH betaler et medlemstilskudd basert på folketall og antall VA-anlegg. For vannforsyning fastsettes det en minimumsavgift. 15 av de 21 medlemmene betaler denne minimumsavgiften. En av årsakene til dette er at dette for de fleste kommuner gir mulighet for en nødvendig minimumsramme for bistand. Der både et interkommunalt selskap og dets eierkommuner er medlemmer i DiH, fordeles andelen medlemstilskudd som er basert på tilknyttet folketall mellom kommunene og selskapet. Hedmark Fylkeskommune har vedtak i fylkesrådet om å betale et fast beløp hvert år. Direkte driftsassistansebistand til medlemmene gis i forhold til størrelsen på medlemstilskuddet. Medlemmer som har behov for bistand som går vesentlig utover den veiledende ramme, har hatt tilbud om å kjøpe tilleggstjenester direkte av Hias til markedspris. Tilleggstjenester har ikke inngått i de 3 faste årsverk avtalen mellom DiH og Hias omfatter. DiH har ingen andre finansieringskilder DiH hadde pr en egenkapital på kr. Aktuelle problemstillinger Er det aktuelt å se på bergningsnøkkelen for medlemskontingenten i DiH fremover Grunnet at DiH sannsynligvis skal konkurranseutsettes fra 2013 er det ikke vurdert som hensiktsmessig å gjøre noen vesentlige endringer for beregningsnøkkelen knyttet til medlemskontingenten i DiH for Akkreditert prøvetaking Akkrediteringen krever mye ressurser og går utover direkte bistanden til de kommunene som er med i ordningen. Akkreditert prøvetaking skal være en del av medlemstilbudet i DiH og kontingent knyttet til dette belastes de anleggseiere som må ha akkreditert prøvetaking. Akkreditert prøvetaking vil kreve økte ressurser gjennom DiH. DiH s egenkapital. Egenkapital pr er på ,- og anses å være høy i forhold til behovet for å ha en viss handlefrihet og å kunne møte eventuelle uforutsette hendelser og behov for omstillinger ,- av de ,- er etterslep fra tidligere år, og kan ikke sees på som direkte egenkapital, men er midler som skal gå til assistansen i Egenkapital på ca kr. anses som et aktuelt nivå i denne forbindelse. Dette betyr at det er rom for å redusere egenkapitalen med ca ,-, noe som kan gjøres etter 2 ulike strategier, eller en kombinasjon av disse: 1. Holde økningen i medlemsavgiften lavere enn kostnadsøkningen i de nærmeste årene. Når denne bufferen er brukt opp, vil imidlertid økningen i medlemstilskudd blir forholdsvis stor. 2. Bruke beløpet til utvikling av nye tjenester. Eksempel på det kan være EDB-programmer og kurs innenfor nettberegning for VA-ledninger, mm. 9

11 Strategi for medlemskontingenter og egenkapital DiH s egenkapital bør være omtrent kr. Styret kommer med forslag til årsmøtet gjennom de årlige budsjetter og handlingsplaner når det gjelder reduksjon av egenkapitalen. Strategien for medlemskontingenten for 2012 blir uforandret, men det kreves en gjennomgang av fremtidig beregningsnøkkel for beregning av medlemskontingent i forhold til utsettelse av DiH på konkurranse. Akkreditert prøvetaking implementeres som en del av DiH sine tjenester. Kostnadene reflekteres i medlemskontingentene til de kommunene dette gjelder. 10