MØTEREFERAT ÅRSMØTE 2018 I DIH

Transkript

1 MØTEREFERAT ÅRSMØTE 2018 I DIH Oppdrag Driftsassistansen i Hedmark Emne Årsmøte Dato 2018/11/06 Tidspunkt Sted Scandic Ringsaker Referent Deltagende medlemmer Ingrid Bakke Rendalen, Alvdal, Stor-Elvdal, Sør-Odal, Åsnes, Givas, Elverum, Hamar, Os Saksliste: 1. Åpning 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av møteleder og sekretær 4. Valg av 2 til å underskrive protokollen 5. Årsmelding Regnskap Handlingsplan for Budsjett og medlemskontingent for Valg 10. Honorar til styret 11. Evt. innkomne saker Sak 1 Sak 2 Sak 3 Sak 4 Åpning Hanne Rolsdorph ønsket velkommen. Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Valg av møteleder og sekretær Hanne Rolsdorph ble valgt som møteleder og Ingrid Bakke ble valgt som sekretær. Valg av 2 til å underskrive protokollen Rendalen og Alvdal Sak 5 Årsmelding /5 Rambøll Norge AS NO MVA

2 Vedlegg 1 Årsmelding Ingrid Bakke la fram årsmeldinga for Årsmeldingen ble behandlet på årets første styremøte, 6 juni. Det var enighet i styret om at årsmeldingen kunne godkjennes. Årsmeldinga godkjennes. Sak 6 Regnskap 2017 Vedlegg 2 Regnskap Ingrid Bakke la fram regnskapet. Regnskapet for 2017 viser et underskudd på kr. Dette inkluderer alle utlegg og alle timer levert av både Hias og Rambøll. Revisor har godkjent regnskapet. Regnskapet for 2017 ble behandlet av styret på styremøte 6. juni. Styret vedtok å godkjenne regnskapet. Regnskapet ble godkjent. Sak 7 Økonomisk modell 2019 Vedlegg 3 Forslag til økonomisk modell 2019 Styret har bedt sekretariatet i DiH om å komme med forslag til økonomisk modell som krever mindre administrasjon enn dagens modell. Rambøll har utarbeidet et forslag til alternativ, der alle oppgaver som utføres årlig er tilbudt til fastpris, mens arbeider utover dette utføres etter medgått tid. Hanne Rolsdorph la fram de to alternativene videreføring av gammel økonomisk modell og forslag til ny modell, og gikk gjennom fordeler og ulemper ved disse. Alternativ modell (modell 2) ble gjennomgått og diskutert på styremøtet 26. sept. Styrets innstilling er at man går over til alternativ 2. 2/5

3 Årsmøtet gir en bestilling til styret om i løpet av 2019 å se på tiltak for å redusere andel fellesutgifter til administrasjon etc, med en forventning om at årskontingent 2020 vil bli redusert sammenlignet med Det ble stemt over modell 1 og 2, modell 2 ble enstemmig valgt. Det forutsettes at oppsparte direktebistandstimer siste 5-årsperiode overføres videre. Sak 8 Handlingsplan 2019 Vedlegg 4a Handlingsplan 2019 alternativ 1. Vedlegg 4b Handlingsplan 2019 alternativ 2 samt revidert strategiplan. Ingrid Bakke gikk gjennom handlingsplan alternativ 2. Forslag til handlingsplan for 2019 for begge økonomiske modeller ble sendt til styret på mail for behandling i forkant av årsmøtet. Styret hadde ingen kommentarer til handlingsplanene. Handlingplan 2019 alternativ 2 godkjennes. Sak 9 Budsjett og medlemskontingent 2019 Vedlegg 5a Budsjett og medlemskontingent 2019 alternativ 1 Vedlegg 5b Budsjett og medlemskontingent 2019 alternativ 2 Alternativ 1: Kontingenter er kun indeksregulert. Da inntekten er lavere enn tidligere år, vil det ikke lenger være rom for regionale fellesprosjekter. Direktebistandspott er ikke justert i henhold til lavere inntekt enn tidligere. Alternativ 2: Forventet behov for arbeidstimer for å utføre oppgavene bekrevet under fastpris i alternativ 2 i «vedlegg 3 Forslag til økonomisk modell 2019» er beregnet. Kostandene til medlemmene er fordelt etter samme prosentvise fordeling som tidligere, ut fra samme fordelingsnøkkel som tidligere. Det er budsjettert med at det bestilles en del «direktebistand», altså timer som ikke inngår i fastpris. 3/5

4 Forslagene til budsjett og medlemskontingenter 2019 er behandlet via mail i oktober. Forslagene er godkjent. Budsjett og medlemskontingent for alternativ 2 godkjennes. Sak 10 Valg Ingen Det er ikke ordinært valg i Hedmark Fylkeskommune har imidlertid gått ut av DiH, da de ikke lenger har behov for DiHs tjenester. Hanne Thingstadberget har derfor valgt å gå ut av styret. Det skal derfor velges nytt styremedlem for ett år. Det er ikke innstilt nytt varamedlem. Valg av styre I henhold til vedtektene skal styret bestå av 5 faste medlemmer og 2 varamedlemmer valgt av og blant medlemmene. Funksjonstida er 4 år. Styret i 2018 har vært som følger: Styreverv Navn Medlem Funksjonstid Leder Hanne Rolsdorph GIVAS IKS Nestleder Inge Ryen Os kommune Styremedlem Hanne Thingstadberget Hedmark fylkeskommune Styremedlem Geir Martinsen Ringsaker kommune Styremedlem Ingeborg Aasvangen Sør-Odal kommune Varamedlem Leiv Andreas Schulstad Elverum kommune Varamedlem Roger Jensen Aasnes kommune Valgkomiteens innstilling til nytt styre er som følger: Styreverv Navn Medlem Funksjonstid Leder Hanne Rolsdorph GIVAS IKS Nestleder Inge Ryen Os kommune Styremedlem Roger Jensen Aasnes kommune Styremedlem Geir Martinsen Ringsaker kommune Styremedlem Ingeborg Aasvangen Sør-Odal kommune Varamedlem Leiv Andreas Schulstad Elverum kommune Varamedlem /5

5 Roger Jensen ble enstemmig valgt som styremedlem for ett år. Årsmøtet godkjente at vedtektene fravikes og at det kun er ett varamedlem fram til neste valg. Sak 10 Honorar til styret Ingen Møtegodgjørelsen er på kr 2000 pr møte for styremedlemmer og kr 4000 pr møte for styreleder. Årsmøtet vedtok at hororaret holdes uendret. Sak 11 Evt innkomne saker Hanne Rolsdorph orienterte om at Rambøll har fått forlenget kontrakten med 2 år. Hanne Rolsdorph oppfordret til å svare på neste kundeundersøkelse som sendes ut. 5/5