DRIFTSASSISTANSEN - SAKER TIL STYREMØTE. Onsdag kl ca Sted: Hias, Sandvikavegen 136, Ottestad (Møterom Utsikten)

Transkript

1 DRIFTSASSISTANSEN - SAKER TIL STYREMØTE Onsdag kl ca Sted: Hias, Sandvikavegen 136, Ottestad (Møterom Utsikten) Saksliste: 1/15 Årsmelding for DiH /15 Regnskap for DiH /15 Gjennomgang av årshjul og årsplan /15 Status timebruk pr /15 Orientere om timebruk, direkte bistand siste 5 år. 6/15 Status regnskap pr /15 Status handlingsplan pr /15 Opsjon på forlengelse av avtale mellom DiH og Hias Miljøpartner AS. 9/15 Orientering om endelig timepris for DiH /15 Ny medlemskontingent. 11/15 Innspill til ny strategiplan /15 Eventuelt. Med hilsen Driftassistansen i Hedmark For Hanne Rolsdorph Styrets leder Kopi til: Styrets varamedlemmer

2 Sak 1/15: ÅRSMELDING FOR DIH 2014 Saksdokumenter: Forslag til årsmelding DiH 2014, vedlegg 1. Vedlagt forslag til årsmelding for DiH Forslaget godkjennes som styrets årsmelding for Underskrevet årsmelding sendes ut til medlemmene og legges frem for årsmøtet. Sak 2/15: REGNSKAP FOR DIH 2014 Saksdokumenter: Resultatregnskap - spesifikasjon for DiH 2014, vedlegg 2. Detaljert resultatrapport for DiH 2014, vedlegg 3. Regnskapsføring: Fra er DiH registrert som en forening uten økonomisk formål, med eget regnskap, skilt helt ut fra Hias regnskap. Samlet resultat: I revidert budsjett av var det forutsatt et resultat med underskudd på kr ,-. Underskuddet fordeler seg med overskudd på kr ,- på vannforsyning, underskudd på kr ,- på avløp og ett overskudd på akkreditert prøvetaking på kr ,-. Regnskapet for 2014 viser et lite overskudd for DiH (vannforsyning, avløp og akkreditert prøvetaking) på kr ,-. Hovedårsaken til overskuddet er at kursinntektene ble kr ,- høyere enn budsjettert og at kostnaden til nytt rapporteringssystem ikke ble fakturert i Det er litt avvik mellom årsregnskap og revidert budsjett, og dette skyldes bl.a. følgende: Refusjon Hias/(6799): Det er benyttet totalt kr ,- mer enn i revidert budsjett. Fordelt på de ulike avdelingene blir tallene som følger: Vannforsyning: kr ,- mindre enn i revidert budsjett. Avløp: kr ,-. mer enn i revidert budsjett Akkreditert prøvetaking: kr ,- mindre enn i revidert budsjettert. Bemanningsinnsatsen fra Hias til DiH i 2014 var 3,7 årsverk (4710,5 timer + 84,1 timer lekkasjesøk). I hht til opprinnelig budsjett var det planlagt at det skulle benyttes 3,4 årsverk (4450 timer). I revidert budsjett ble timetallet økt til 4606 timer. Det ble dermed benyttet 188,6 timer mer enn revidert budsjett. Kursinntekter (3220): God deltagelse på VA-Dagene Innlandet, fagtreff og kurs i lekkasjelytting førte til at det ett overskudd utover det som var budsjettert på kr ,-. Kursinntektene ble kr ,- høyere enn revidert budsjett.

3 Konsulenthonorar (6791): DiH har avtale med kommuneentreprenøren i Hamar om oppdrag på lekkasjelytting. Det er lekkasjelyttet ca. 84 timer i Dette er årsaken til underskuddet på kr ,- på denne posten i avdelingen for vann. Data/EDB-kostnader (6810): Nytt rapporteringssystem til erstatning for Avløp 2000 ble anskaffet i 2014, men implementering og testperioden førte til at selve anskaffelsen ikke ble belastet budsjettet i Utgiftene for anskaffelsen vil komme i 2015 i avdelingen for avløp. Reise- og diettkostnader (7140) Det ble benyttet kr ,- mer enn revidert budsjett i reisekostnader. Stor aktivitet og lange avstander innenfor særlig akkreditert prøvetaking er hovedårsaken til dette. DiH s egenkapital Forutsatt at årets samlede overskudd går til økning av DiH s egenkapital, har DiH pr en egenkapital på kr ,-. Styret anbefaler at årsmøtet gjør følgende vedtak: 1. Regnskap for 2014 godkjennes. 2. Samlet overskudd på kr ,- går til økning av DiH s egenkapital Sak 3/15: GJENNOMGANG AV ÅRSHJUL OG ÅRSPLAN Saksdokumenter: Årshjul 2015, vedlegg 4 Årsplan 2015, vedlegg 5 Årshjul- og årsplan 2015 gås gjennom på styremøte. Årshjul- og årsplan 2015 godkjennes av styret.

4 Sak 4/15: STATUS TIMEBRUK PR Saksdokumenter: Oversikt timebruk, vedlegg 6 Timebruk gjennomgås på møte. Styret tar presentert timebruk pr til orientering. Sak 5/15: ORIENTERING AV TIMEBRUK, DIREKTE BISTAND SISTE 5 ÅR Saksdokumenter: Oversikt timebruk, direkte bistand siste 5 år, vedlegg 7 Timebruk, direkte bistand siste 5 år gjennomgås på møte. Styret tar presentert timebruk siste 5 år til orientering. Sak 6/15 STATUS REGNSKAP Saksdokumenter: Regnskapsrapport pr , vedlegg 8. Regnskap pr gjennomgås på møte. Styret tar regnskapsrapport pr til orientering. Sak 7/15 STATUS HANDLINGSPLAN PR Saksdokumenter: Status i hht. handlingsplan , vedlegg 9. Status i hht. handlingsplan gjennomgås på møte. Status i hht. handlingsplan tas til orientering.

5 Sak 8/15: OPSJON PÅ FORLENGELSE AV AVTALE MELLOM DIH OG HIAS MILJØPARTNER AS I avtalen mellom DiH og Hias Miljøpartner AS fremgår det i avtalens pkt. 2.3 følgende: «Rammeavtale med to-2-års varighet fra til Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen i ytterligere år. Dersom oppsigelse vurderes, skal det gis skriftlig melding om dette innen 6 måneder før avtalens utløp» Det er ikke beskrevet hvordan opsjon om forlengelse av avtalen skal håndteres. Det anbefales at styret varsler skriftlig dersom de ønsker å ta i bruk opsjon om forlengelse av avtalen. Styret tar i bruk opsjon om forlengelse av avtalen på ett-1-års varighet fra til Sak 9/15: ORIENTERING OM ENDELIG TIMEPRIS FOR DIH 2015 Indeksregulert timepris 2015 etter indeks (Tjenesteprisindeks med underindeks «Byggeteknisk konsulentvirksomhet») er beregnet etter indeks 106,8 i 3. kvartal 2012 og indeks 113,1 4. kvartal Timepris i 2012 var kr. 875,-. Prisøkning: ((113,1-106,8) / 106,8) x 100 = 5,9 % Timepris 2015: 875 x 1,059 = kr. 927,- Styret tar endelig timepris for DiH 2015 til orientering. Sak 10/15: Saksdokumenter: NY MEDLEMSKONTINGENT Det vil bli ettersendt et notat som skisserer forslag til ny medlemskontingent, vedlegg 11. I styremøte 1. oktober 2014 ble det gjort vedtak om ny medlemskontingent at alternativene med nåværende modell og modellen for innbyggere og akkreditert prøvetaking bearbeides for behandling i neste styremøte. Det skulle samtidig vurderes om medlemskontingenten som dekker direkte bistand til medlemmene kunne reduseres eller eventuelt økes ved særskilte behov. Det vil bli gitt

6 en muntlig orientering i møte med utgangspunkt i utarbeidet notat. Sak 11/15: INNSPILL TIL NY STRATEGIPLAN Saksdokumenter: Strategiplan , vedlegg 10. Nåværende strategiplan gjelder perioden I hht. handlingsplan 2015 skal det utarbeides ny strategiplan for perioden Dette innebærer at strategiplanperioden vil vare utover kontraktsperioden som utgår senest jf. styresak 8/15 om opsjon på forlengelse av avtale mellom DiH og Hias Miljøpartner AS. Sak 12/15: Saksdokumenter: EVENTUELT Ingen.