Balsfjord kommune - for fraintida ifi 0111»111 1 Foto: Fra pen dag april 2012. 8.april 2013(v1)
Innholdsfortegnelse Forord 2 Hovedoversikt drift 3 Analyse 5 Ordfører og folkevalgte organ 16 Rådmannen og rådmannens støttegruppe 17 Økonomikontoret og interntjenesten 18 Plan og næring 21 Brann og redning 25 Fellesutgifter sentraladm 27 Laksvatn Oppvekstsenter 28 Nordkjosbotn skole og SFO 30 Storsteinnes skole, SFO og Voksenopplæring 32 Sand skole 34 Malangseidet Oppvekstsenter 36 Fellesutgifter grunnskole, SFO og Voksenopplæring 38 Storsteinnes barnehage 40 Meistervik barnehage 42 Nordkjosbotn barnehage 43 Hamnvåg barnehage 45 Skrållan barnehage 47 Fuglelia barnehage 48 Fellesutgifter barnehage 50 Hjemmetjenesten Laksvatn 51 Hjemmetjenesten Nordkjosbotn 53 Balsfjord Bo og servicesenter 56 Felles helse og omsorg 60 NAV- Sosialtjenesten 61 Lege og miljørettet helsevern 63 Ergo-/ og fysioterapitjenesten 65 Helsesøster/jordmortjenesten 67 Psykisk helse, Rus og ReHabilitering 68 Barnevern 70 Fellesutgifter helse 72 Balsfjord Folkebibliotek 73 Kulturskolen 74 Byggforvaltningen 75 Balsfjord kommunalteknikk KF 77 Vedlegg 1 investeringssiden 78 Vedlegg 2 finansrapportering pr 31.12.2012 80 1
Forord Rådmannen legger med dette frem årsmeldingen for 2012. Årsmeldingen gir et bilde av den virksomhet som har vært utøvet av kommunen i løpet av et år. Årsmeldingen skal være et redskap for administrasjonen og politikerne, både for evaluering av årets arbeide og for å høste erfaringer til veien videre. Kommunens driftsregnskap kommer ut med et mindreforbruk på kr 12,4 mill. De viktigste forklaringsfaktorer er merinntekter på skatt og rammetilskudd, rentebesparelser, refusjonsinntekt utover budsjett, samt teknisk inntektsføring av pensjon (premieavvik). Resultatet gjør kommunen mer robust i forhold til fl eks å kunne håndtere uforutsette utfordringer, men det er viktig å være oppmerksom på at besparelsene i stor grad er for "engangsinntekter" å regne, og at den underliggende økonomiske status fremdeles er meget skjør. Sentrale nøkkeltall i årsmeldingen viser da også at det reelle økonomiske resultatet er betydelig svakere i 2012 i forhold til de to forutgående år. Det er også viktig å være ydmyk i forhold til at mye av resultatet skyldes forhold vi selv ikke kan påvirke, eksempelvis ekstrainntekter fra staten, skatteinntekter og det særdeles lave rentenivået. Med tanke på disponering av årsresultatet er det også viktig å ha med seg med seg at budsjett 2013 er i balanse bla. pga avdragsutsettelser på 6,6 mill, og at det oppsamlede premieavvik nå er på hele 26,0 mill, og forventes øket ytterligere i 2013. Man må også være oppmerksom på at det er mange underliggende forhold som gjør at fremtiden er usikker. Lånegjelda, pensjonsforpliktelsene, samhandlingsreform og kommende endringer i befolkningssammensetning kan nevnes, og resultatet i 2012 medfører ikke på noen måte at man kan slappe av i forhold til fokus på økonomistyring. Rådmannen vil benytte anledningen til å takke alle kommunens ansatte for innsatsen med å gi det mangfold av tjenester som ytes. Leseren overlates med dette til å sette seg inn i detaljene som følger videre i dokumentet. Hogne Eidissen rådmann 2
Hovedoversikt drift 3
- I vedtatt intemstyringsdokumenter/oppsett er avsetninger/bruk til fond og merføringer til imestenng ført pr rammeområde. I årsregnskapsdokumentets hmedmersikter (sedl. 3 i årsregnskapet) fremgår isteden disse stenelsene samlet einterne finansieringstransak For å få hmedo,ersiktene sammenlignbare er det lagt inn "korreksjonslinje mot regnskapsdokument", som består avfig. Element: 4
Analyse Befolkningsutvikling Endringer i folketallet deles ofte inn i to hovedgrupper: fødselsoverskudd og flyttebalanse. Fødselsoverskudd er antall fødte fratrukket antall døde, mens flyttebalansen er netto av antall innflyttinger og utflyttinger. Etter en årrekke med befolkningsnedgang stabiliserte folketallet seg på rundt 5560 i 2004-2006, nedgang i 2007-2008, svak økning i 2009-2010, reduksjon på 15 i 2011, og gledelig økning på 60 personer i 2012 pga stor nettoinnflytting. Av tabell 1 nedenfor ser man utviklingen de siste 12 årene. Av figur 2 nedenfor ser man at fødselsoverskuddet over mange år har vært negativt. Flyttebalansen har de fleste år vært negativ, men enkelte år også positiv. Tabell 1: Befolkningsutvikling Figur 1: Folkemengdens bevegelse 2000-2012 (Kilde:SSB) 011MFaciselsoverskudd = Flyttebalanse ~.Falketilvekst 100 80 60 40 20 0-20 - 40-60 - 80-100 -120 60-1 -27-32 -51-100 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Ar ' Det er ikke alltid fullt samsvar mellom "folketilvekst" opp mot data for fødte/døde og flyttedata. SSB oppgir at årsaken er at data hentes fra ulike kilder, som kan være forskjellig pga "forsinka meldingsgang" mv. 5
Driftsregnskapet Driftsregnskapet er avlagt med regnskapsmessig mindreforbruk på kr 12,4 mill. Av dette er kr 7,3 mill relatert til merinntekt skatt/ramme (kr 3,9 mill) og besparelser på renter/avdrag (kr 3,4 mill), mens kr 5,2 mill er relatert til rammeområdene. Av mindreforbruket på rammeområdene er kr 1,9 mill relatert til pensjon, kr 1,8 mill til refusjon for ressurskrevende tjenester, og kr 1,5 mill til en rekke ulike forhold. Mindreforbruket på rammeområdene er særdeles gledelig, og i tråd med trenden de siste år. I vurderinga av tallstørrelsene opp mot aktivitetsnivå og budsjettstyringa på rammeområdene er det viktig å være oppmerksom på at mindreforbruk pensjon og merinntekt ressurskrevende tjenester i budsjettåret i all hovedsak var utenfor styringsrommet til enhetene. Avvik på pensjon er knyttet opp mot årsavstemmingene og premieavvik, og merinntekt ressurskrevende tjenester ble klart først ved refusjonsberegningene januar/februar 2013. Netto driftsresultat er det mest brukte parameter for økonomisk balanse i kommunene. Det viser hvor mye av inntektene som kommunen har til disposisjon til avsetninger og investeringer, etter at driftsutgifter og rente- og avdrag er belastet regnskapet. Parameteret gir dermed en indikasjon på om kommunen oppfyller de krav som kommuneloven forutsetter, og om man klarer å avsette midler til fremtidig handlefrihet. Samtidig er begrepet misvisende ved at det vil skjule hvor mye av dette som er låst/knyttet til øremerkede midler, og dermed uansett ikke kan disponeres fritt. Begrepet må også benyttes med varsomhet fordi engangsinntekter enkelte år av typen ekstraordinær momskompensasjon av investeringer vil slå ut direkte på netto driftsresultat. På samme måte vil premieavviket 2 gi et misvisende bilde på resultatet. Generelt er det imidlertid anbefalt at en kommune over tid bør ha et netto driftsresultat på ca 3% av driftsinntektene. Netto driftsresultat er kr 6,4 mill, og tilsvarer 1,5% driftsinntektene. Resultatet er i utgangspunktet hverken spesielt sterkt eller spesielt svakt, men betydelig svakere enn de tre forutgående år, jfr figur nedenfor. Dersom man tar inn premieavvik og momskompensasjon investering nyanseres imidlertid bildet betydelig. Figur 2. Netto drifisresultat i % av drifisinntekter 2 Se eget avsnitt om premieavvik nedenfor i analysedel. 6
Momskompensasjon relatert til investeringer utgjør 0,9% av driftsinntektene i 2012. Videre var premieavvik særskilt stort, jfr eget avsnitt nedenfor. I analysesammenheng er det derfor et vesentlig poeng å analysere resultatet hvor dette holdes utenom. I slik analyse bør også det amortiserte premieavvik (dvs regnskapsbelastning i 2012 av tidligere års inntektsførte premieavvik) holdes utenom. Til sammen utgjorde disse 2,3% av driftsinntekter. Dersom man tar utgangspunkt i netto driftsresultat, korrigerer for både momskompensasjon investering, premieavvik og amortisert premieavvik, blir det korrigerte netto driftsresultat negativt med -1,7%, jfr figur nedenfor. Dette er en klar indikasjon på at kommunens reelle økonomiske balanse er svekket i løpet av 2012. Figur 3. Korrigert netto driftsresultat i % av drifisinntekter 8,0% - 7,1% premieavvik inkl amortisering 6,0 % 4,0 % 2,0 % - 0,0% -2,0 % 0,0% -4,0% -2,8% 0,4%,.., 2 96-3,4%... ". 4,1% 2004 2005 2006 2007 2008 2009 9å1b.11 12, 23 ro 1,5% -1 3-1,7% ' - 1,7% nto driftsres i %av driftsinnt korr for mva inv og premieawik inkl amotisering driftsresultat i av driftsinnt Mva-kompensasjon påløpt i investeringsregnskapet, i %av brutto driftsintekter Hovedårsakene til at det regnskapsmessige resultat kan være svært godt samtidig som korrigert netto driftsutgift viser en svekket økonomi, er at betydelig bruk av fondsmidler og stort premieavvik holder det regnskapsmessige resultatet oppe. Det er også interessant å vurdere utviklingen i korrigert netto driftsresultat i Balsfjord opp mot andre kommuner. Nedenfor er dette for sammenlignbarhetens skyld satt opp på konsernnivå for å fange opp ulike former for organisering (for Balsfjord er tall inkl. VAR-selskap). For 2012 er det lagt til grunn de foreløpige regnskapstall i kostra pr mars 2013. Man kan merke seg at Var-selskapets resultat i 2012 drar opp nøkkeltallet for Balsfjord fra -1,7% i figur ovenfor til -1,5%. Tabellen viser at de reelle resultatene på landsbasis i 2012 er det svakeste siden 2008. Tabellen viser også at resultatutvikling fra 2011 til 2012 var mer negativ i Balsfjord kommune enn ellers. Tabell 2: Korrigert netto drifisresultat, konserntall. (Kilde: SSB) 7
Utviklingen i driftsutgifter og driftsinntekter Normalt sett vil det være en økning i driftsinntekter som følge av at de frie inntekter årlig oppjusteres tilsvarende lønns- og prisvekst, økte refusjoner relatert til sykefravær etc. Ut fra figur 3 nedenfor så har driftsutgiftene øket med kr 28,9 mill fra 2011 til 2012. Av dette er kr 4,5 mill relatert til økte rente- og avdragsutgifter. Resterende økning er i hovedsak relatert til økte lønnsutgifter, jfr eget avsnitt nedenfor, og delvis nye overføringsutgifter relatert til samhandlingsreform samt prisstigning på varer og tjenester kommunen kjøper. Driftsinntektene økte med 23,6 mill fra 2011 til 2012. Av økningen er 17,6 mill relatert til økte frie inntekter (rammetilskudd, inntekt- og formueskatt), og kr 2,1 mill til økt eiendomsskatt. Resterende økning er relatert til økte brukerbetalinger og refusj oner. Figur 4: Utviklingen i driftsutgifter og driftsinntekter (løpende priser. 1000 kr). 2009 2010 2011 2012 Kommunens lønns- og sosiale utgifter Kommunens netto lønnsutgifter har økt med kr 20,2 mill (tilsv. 8,5%) fra 2011 til 2012, jfr tabell 3 nedenfor. Økningen skyldes lønnsvekst og økt pensjonskostnad, i tillegg til enkelte driftstiltak som ble vedtatt i budsjettbehandlinga samt enkeltsaker i løpet av året som økte driftsnivå. Eksempel på sistnevnte er åpningen av avdeling på Balsfjord bo- og servicesenter i september 2012, og økt ressursbehov på skolene fra høsten 2012. Tabel 3: Kommunens lonnsutgifter 8
Det store avviket mellom faktiske og budsjetterte vikarutgifter må for øvrig sees i sammenheng med refusjonspostene. Årsak til at det her blir betydelig avvik på bruttonivå er praksis med å budsjettere med korttidssykevikarutgifter, og se utgiftene til vikarer for langtidssykemeldte i sammenheng med refusjonene dette innbringer. Denne praksis er for øvrig normal praksis, og spesielt hensiktsmessig i kommuner hvor budsjettene er brutt ned på mange og små budsjettansvar, hvor det vil være stor variasjon i langtidssykefravær fra år til år. Avviket mellom faktiske og budsjetterte netto lønnsutgifter kan dels sees i sammenheng med avvik på enkelte rammeområder, og dels i sammenheng med eksterne tilskudd/finansiering på de enkelte rammeområder. Mindreutgiften på 0,9 mill på netto lønnsutgift må for øvrig også sees i sammenheng med at størrelsen på premieavvik medførte mindreutgift på pensjon på rammeområdene. Tabellen viser marginalt budsjettavvik på fastlønn og marginalt avvik på netto lønnsutgifter, og er en indikasjon på at man har god kontroll på ressursbruken på enhetene. Kommunens frie inntekter De frie inntektene fikk en merinntekt mot budsjett på kr 3,9 mill i 2012. Av dette var kr 2,7 mill relatert til inntekts- og formueskatt, og kr 1,1 mill relatert til rammeoverføringer, jfr tabell nedenfor. Tabell 4: Frie inntekter Merinntektene ble om lag på nivå med de oppdaterte prognoser etter statsbudsjett høsten 2012, som ble lagt til grunn ved behandling av 2.tertialrapport. At kommunen fikk inntekter utover budsjett også i 2012 var for øvrig i hovedsak en konsekvens av at den samlede skatteinngangen i Norge ble sterkere enn forutsatt i statsbudsjettet for 2012. Normal praksis er at kommunene får beholde slike merinntekter som «engangsinntekt» det året det inntreffer, og at de omfordeles mellom kommunene gjennom inntektsutjevninga. For øvrig er det interessant å legge merke til at den lokale skatteinngang i 2012 ble relativt sterk, med økning på 7,9% fra året før. Økning på landsbasis var 6,8%. Dette medførte at vi gikk opp til 69% i skattenivå pr innbygger mot landsgjennomsnitt. Forøvrig lå Balsfjord i årene 2006-2008 på om lag 64% av landsgjennomsnitt, og 67% i 2009, 70% i 2010 og 67% i 2011. Denne andelen er vesentlig i forhold til hvor avhengig kommunen er av inntektsutjevningen, som er en del av rammetilskuddet og i praksis er omfordeling fra de mere skattesterke kommuner. Balsfjord fikk for øvrig i 2012 kr 32,2 mill i inntektsutjevning. 9
Renter, avdrag og lånegjeld Rente- og avdragsbelastningen avhenger dels av rentenivå og dels av størrelsen på lånegjeld. Rentenivået har variert betydelig de seinere år. Den gjennomsnittligeflytende lånerenten lå i 2007 på 4,5%, økte til 6,4% i 2008, hvorpå den sank til 3,0% for 2009 og videre til 2,5% for 2010, noe opp i 2011 til 2,9%, og noe ned til 2,6% i 2012. Samlet snittrente på hele låneporteføljen ble 2,8% i 2012. Det vises for øvrig til flnansrapporteringa på slutten av dokumentet for flere detaljer. Når man ser rente- og avdragsutgifter, renteinntekter og rentekompensasjon under ett, så ble det i 2012 en nettobesparelse på kr 3,4 mill mot budsjett, jfr tabell nedenfor. Tabell 5: Netto renter/avdrag (inkl renteinntekter og rentekompensasjon) *ekskl og næringslån På renteutgiftene ble det mindreutgift på kr 3,5 mill, i hovedsak som følge av lavere flytende rentenivå enn forutsatt i økonomiplan. Det var budsjettert med 3,5% rente på lån med flytende betingelser, mens nivået ble 2,6%. På avdragsutgiftene ble det mindreutgift på kr 0,6 mill relatert til at nye lån 2012 ble tatt opp så seint på året at det ikke påløpte avdragsfaktura i 2012. Denne forskyvningen ble gjort fordi det i 2012 var unormale rentemarginer på innskuddsrente kontra innlånsrente, og likviditeten var god nok til å tåle forskyvning. For øvrig var det opprinnelige budsjettet for avdrag saldert med kr 5,56 mill (avdragsutsettelser med «hjemmel» i minsteavdragsprinsipp). Budsjettposten ble imidlertid regulert tilsvarende opp i forbindelse med disponeringen av overskudd fra 2011 (k-sak 51/12), slik at man med dette holdt seg innenfor de inngåtte låneavtaler. I tillegg ble budsjett for avdrag regulert opp med kr 1,3 mill relatert til at VAR gjennom årsresultatet for 2011 tilbakeførte deler av tidligere års merforbruk som kommunen hadde dekket3. Renteinntektene ble som følge av god likviditet om lag som budsjettert selv om rentenivå ble lavere enn forutsatt. På rentekompensasjon fra Husbanken medførte det lave rentenivået ei mindreinntekt på kr 0,8 mill. I all hovedsak er investeringene lånefinansiert. Samlet lånegjeld pr 31.12.2012 var 386,9 mill. Dersom man holder utenom startlånsmidler og ubrukte lånemidler var «netto lånegjeld» på kr 324,8 mill, en svak nedgang fra året før. Figuren nedenfor viser utviklingen i netto lånegjeld for Balsfjord, kommunen i Troms og landet ekskl Oslo tilbake til 2003. 3 Det ble også nedbetalt kr 3,5 mill i ekstra avdrag over investeringsregnskapet relatert til ubrukte lånemidler etter bygginga av ny Storsteinnes skole, jfr k-sak 138/12. 10
Figur 5: Urviklingen netto lånegjeld pr innbygger (Løpende priser. 1000 kr. Kilde: SSB). 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Trenden de siste ti år er at lånegjelden til kommunen er økt mer enn på fylkesbasis og landsbasis. Vesentlige forklaringsfaktorer er sykehjemsutbygginga i 2004/2005 og bygging av ny Storsteinnes skole i 2008-2010. Det er også verdt å merke seg at nivået for Balsfjord har vært relativt stabilt de tre siste år, en konsekvens av at det ikke har vært de store løft i infrastruktur etter skoleutbygginga. Det er også interessant å se gjeldsgrad i egen kommune opp mot andre kommuner. Gjeldsgraden er her definert som langsiktig lånegjeld, fratrukket startlån og ubrukte lånemidler, satt i forhold til driftsinntektene det enkelte år. Nøkkeltallet er her basert på konserntall, dvs inkl.var-selskapet. Tabell 6: Gjeldsgrad: Netto lånegjeld (ekskl. pens jonsforpliktelse, ubrukte lånemidler og startlån, målt i prosent av brutto driftsinntekter.konserntall. Kilde:SSB) For Balsfjord og Troms er gjeldsgraden forbedret de siste to år fordi gjeldsnivå har vært relativt stabilt, mens driftsinntektene er økt. For landet ekskl Oslo økte gjeldsgrad noe fordi låneopptakene økte mer enn inntektsvekst. Uansett betyr dette at Balsfjord fremover vil ha en i større andel enn landsgjennomsnittet låst mot betjening av gjelda, og at kommunen er mer følsom for renteendringer. 11
Investeringsregnskapet Bruttoutgifter i investeringsregnskapet for 2012 er kr 20,7 mill, kr, og består av flere større og mindre enkeltprosjekter, jfr. note 11 i regnskapsdokumentet. 10 av investeringsprosjektene hadde merforbruk på totalt kr 555 100. Merforbruket er i hovedsak dekket av frie salgsinntekter (salg av stein og tomter) med kr 424 700. Resterende er dekt inn med momskompensasjon fra investeringer. Etter inndekning kommer investeringsregnskapet ut i balanse. For nærmere detaljer og kommentarer om det enkelte investeringsprosjekt vises til note 2 i regnskapsdokumentet og vedlegg 1 i årsmeldingen. Figur 6: Brutto investeringsutgifter i prosent av drifisinntekter 30,00 % 25,00 % 25,38 % 20,00 % 15,00 % 10,00 % 11,27 % al B r u tto in veste rin gsutgift e r 5,00 % 5,31 % 5,01 % 0,00 % 2009 2010 2011 2012 Som figuren ovenfor viser har brutto investeringsutgifter blitt redusert kraftig fra 2009 og frem til to siste år hvor det har ligget rundt 5 %. Fallet fra 2009 til 2011 har sammenheng med ferdigstillingen av Storsteinnes skole i mars 2010, og forskjøvet fremdrift for bygging av industriveien i Nordkjosbotn. I henhold til vedtatt investeringsprogram, med bland annet ferdigstilling av industriveien og gjenoppbygning etter brannen på Moan, forventes det at brutto investeringsutgifter for kommende år å øke til tfinærmet samme nivå som i 2010. Balanseregnskapet Balanseregnskapet viser kommunens eiendeler, gjeld og egenkapital. Balanseregnskapet, jfr hovedoversikt balanseregnskap i regnskapsdokumentet, gir grunnlag for å komme fram til ulike nøkkeltall. Tabellen nedenfor viser endringer i kommunens i likviditetsgrad 1 og 2. Disse gir et inntrykk av kommunens evne til å innfri løpende forpliktelser. Tabell 7: Likviditet (løpende priser. 1000 kr) Likviditetsgrad 1 er her omløpsmidler sett mot kortsiktig gjeld. Denne er nå gått noe ned til 1,9. Anbefalt nivå er større enn 2. Likviditetsgrad 2 er kassebeholdning målt mot kortsiktig gjeld. Denne er nå gått noe ned til 0,9. Anbefalt nivå er større enn 1. 12
Det er verdt å merke seg at begge disse måleindikatorer er under anbefalt minimumsnivå, en indikasjon på at økonomisk status er noe svekket i løpet av 2012. Premieavvik Premieavviket er differansen mellom kostnadsførte pensjonskostnader i regnskapet og betalte pensjonspremier. Differansen skal kostnadsføres i kommuneregnskapet seinere år4. Bakgrunnen for reglene om premieavvik var et ønske om utj evning av regnskapsførte pensjonskostnader fra år til år. I regnskapet er det inntektsført kr 11,1 mill i premieavvik, jfr note 5 i årsregnskapet. Samtidig er det utgiftsført kr 1,6 mill i amortisert premieavvik, dvs utgiftsføring av tidligere inntektsførte premieavvik. Disse regnskapsføringene gjøres i forbindelse med årsavslutningen. Det oppsamlede (dvs akkumulerte) premieavvik er økt til kr 26,0 mill ved utgangen av 2012, og skal kostnadsføres i driftsregnskapene de kommende år. Premieavviket ble for øvrig større enn forutsatt i budsjett, og medførte et mindreforbruk på rammeområdene på pensjon på kr 1,9 mill. I tabell nedenfor er det oppsamlede premieavvik, i prosent av brutto driftsinntekter for sammenlignbarhetens skyld, for Balsfjord og andre kommuner satt opp. Av denne fremkommer at Balsfjord ikke peker seg særskilt ut, men det oppsamlede premieavvik representerer uansett betydelige utfordringer for kommuneøkonomien kommende år. Tabell 8: Oppsamlet premieavvik (Kilde: SSB, kommunekonsern, foreløpige regnskapstall for 2012) Garantiansvar Kommunens garantiansvar er på kr 15,6 mill pr 31.12.2012. Dette er kr 7,2 mill mer enn forrige årsskifte. Endringen er i hovedsak relatert til kommunens garantiansvar ovenfor Storsteinnes idrettslag i forbindelse med den nye hallen. Garantien ble innvilget i 2011 (f-sak 11/48), men garantiansvaret her ble ikke «åpnet» før i 2012. Det ble ikke vedtatt nye garantisaker i 2012. Diskrimineringslov/funksjonshemmede Diskrimineringslovens 3 og 3a pålegger kommunen å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å hindre diskriminering, både som arbeidsgiver og offentlig myndighet. I årsmeldingen skal det redegjøres for hva som er gjort for å oppfylle aktivitetsplikten i loven. Kommunalt råd for funksjonshemmede tas med på råd i utbygningsprosjekter for å sikre ivaretakelsen av universell utforming. I 2012 har det vært avholdt 5 møter og det er behandlet 35 saker. Rådet ble også invitert til å komme med innspill til økonomiplanen 2013-2016 under 4 For premieavvik oppstått tom 2011 skal de kostnadsføres med 1/15-del pr år seinere år. For premieavvik som oppstår fom. 2012 skal disse kostnadsføres med 1/10-del pr år. Når en andel av et gammelt premieavvik belastes i driftsregnskap et seinere år, benevnes dette «amortisert premieavvik». 13
budsjettprosessen høsten 2012. Det er viktig at kommunalt råd for funksjonshemmede er involvert i slike prosesser. HMS Ivaretakelse av HMS-arbeidet er hjemlet i Arbeidsmiljøloven. Arbeidet utføres ute på enhetene, og administrasjonens medvirkning her er at man bl.a. organiserer HMS-kurs for verneombud og enhetsledere. HMS-arbeidet er viktig i forhold til arbeidsmiljøet og bør derfor bli satt ennå større fokus på. Fra sommer 2013 skal kommunen ta i bruk et nytt verktøy, Kvalitetslosen, som skal ivareta mye av HMS-arbeidet. Det bør satses på bl.a. bedre opplæring. Det er utarbeidet nytt revidert internkontrollsystem. Dette er oversendt enhetene og ble tatt i bruk fra 1.1.2010. Til veiledning og igangsetting av dette arbeidet benyttes kommunens bedriftshelsetjeneste. Kommunen inngikk i 2010 samarbeide med ny bedriftshelsetjenesteleverandør (Inveni), samtidig som bedriftshelsetjenesteordningen ble utvidet. Likestillingsarbeid Likestillingslovens la pålegger arbeidsgiver å ivareta likestilling mellom kjønnene gjennom en aktivitets- og redegjørelsesplikt. "Virksomheter som i lov er pålagt å utarbeide årsberetning, skal i årsberetningen redegjøre for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i virksomheten. Det skal også redegjøres for tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med denne loven." Balsfjord kommune har pr i dag ingen konkrete tiltak hva gjelder likestilling. Man er imidlertid i gang med planlagte opplegg i forhold til uønsket deltid. Personalpolitiske satsinger hva gjelder seniortiltak og kompetansetiltak er gjennomført, og har vært brukt som virkemiddel i ett år. Spesielt innen sektor barnehage og helse/omsorg er størstedelen av de ansatte kvinner. Her er man i rekrutteringssammenheng bevisst på å få mannlige søkere til ledige stillinger. Sykefravær I 2011 inngikk Balsfjord kommune ny IA avtale hvor målet er å få redusert sykefraværet. Vår første IA-avtale inngikk vi i 2004. På denne tiden var sykefraværet på ca. 10,5 %. Denne ble redusert noe i de første årene, men siden 2008 har sykefraværet igjen økt. For 4. kvartal 2012 var sykefraværet 9,76% i kommunen. Sykefraværet i Balsfjord er høyere enn både Troms fylke og på landsbasis. Mål i sentral IA-avtale er at sykefraværet ikke skal overstige 5,6%. På bakgrunn av det høye sykefraværet i kommunen har man jobbet aktivt med prosj ekt «Friskvær». Hovedmål i prosjektet er at sykefravær skal reduseres, samtidig som man ønsker et sterkt fokus på de som ikke er sykemeldt, mao. fokus på nærvær. I denne forbindelse er det engasjert en person i 50% prosjektstilling som skal hjelpe oss i dette arbeidet. Prosjektstillinga vil foreløpig vare fram til høsten 2013. Etiske retningslinjer Balsfjord kommunestyre vedtok etiske retningslinjer 10.juni 1997. 14
Avsluttende kommentar Balsfjord kommunes driftsregnskap er avlagt med mindreforbruk på kr 12,4 mill. Av dette er kr 7,3 mill relatert til merinntekter skatt rammetilskudd og besparelser på renter/avdrag, mens kr 5,2 mill er relatert til rammeområdene. Av mindreforbruket på rammeområdene er vesentlig del relatert til pensjonsavstemmingene og merinntekt på refusjoner for ressurskrevende tjenester. I forhold til økonomirapportering til kommunestyret i 2.tertialrapport, så endte årsresultatet en del bedre. I tertialrapport var det tallfestet sannsynlig overskudd på kr 6,1 mill, og samtidig beskrevet at det var «sannsynlig at en del av rammeområdene som rapporterer balanse vil kunne få mindre besparelser som i sum kan utgjøre betydelige beløp». Det var primært to forhold som ikke var fanget opp i tertialrapporteringa, og som medførte at resultatet ble bedre enn tallfesta - premieavviket samt tilskudd for ressurskrevende tjenester. Når disse forhold holdes utenom er vurderingen at man for øvrig traff rimelig godt. Rådmannen vurderer det som veldig gledelig at de aller fleste enheter har hold seg innenfor de tildelte budsjettrammer. Konsekvensen er at de merinntekter som er kommet og besparelsene på rente- og avdrag resulterer i et mindreforbruk i regnskapsåret 2012, som kan legges frem for politisk behandling og prioritering på seinere tidspunkt. Rådmannen vil derfor nytte anledningen til å gi enhetsledere og ansatte stor honnør. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at det bak et godt regnskapsmessig resultat for regnskapsåret skjuler seg forhold som representerer utfordringer fremover. Analysen viser at netto driftsresultat, den viktigste indikatoren for å måle den økonomiske situasjon, er svakere enn på flere år, og faktisk negativ dersom man korrigerer for regnskapsmessige effekter av premieavvik. Det er også interessant å vurdere de viktigste forklaringsfaktorer på årsresultat opp mot økonomiplan 2013-2016. Når det gjelder skatt/rammetilskudd og pensjon er det selvstendige beregninger det enkelte år, og i hovedsak ingen automatikk i at det samme skal skje på nytt. Første gode indikasjon på skatt/rammetilskudd for 2013 får man i forbindelse med kommuneproposisjon i mai 2013. På eiendomsskatt forventes imidlertid uansett merinntekter. Når det gjelder rentenivå så er budsjettrenta for 2013 satt ned til 3,0%, men det er pr mars 2013 indikasjoner på at det også i 2013 vil bli besparelser. Når det gjelder inntektene relatert til ressurskrevende tjenester forventes merinntekt også i 2013, som man vil komme nærmere tilbake til i 1.tertialrapport. Når det gjelder mindreforbruk på rammeområdene for øvrig, som i 2012 var på 1,7 mill når pensjon og tilskudd ressurskrevende tjenester holdes utenom, bør dette sees i sammenheng med at driftsrammene i 2013 er betydelig strammere etter 2%-nedtrekket som ble vedtatt i k-sak 16/13. I forhold til utfordringer fremover er det flere forhold som peker seg ut. Den store lånegjelden gjør at en betydelig del av driftsinntektene i praksis er låst, og man er særdeles følsom for renteoppgang. Det oppsamlede premieavvik på 26,0 mill må belastes driftsbudsjettene fremover. I forhold til disponering av årsresultatet, er det også naturlig å ha i minne at budsjett 2013 er saldert med kr 6,6 mill i avdragsutsettelser, og at det i økonomiplan er lagt til grunn at det oppsamlede premieavvik øker med ytterligere 3,7 mill i 2013. 15
Avvik mellom budsjett og regnskap Ordfører og folkevalgte organ Innledning/ansvarsområde Ordføreren er kommunens øverste politiske leder og representerer Balsfjord kommune utad. Ordføreren er kommunens juridiske person. Kommunestyret, Formannskapet, Administrasjonsstyre, og Kontrollutvalget utgjør de formelle politiske organ i kommunen. I tillegg har kommunen følgende andre folkevalgte organ: Eldrerådet, Ungdomsrådet, Brukerrådet for funksjonshemmede, Skatteutvalget og Skattetakstnemnda. 1000 kr Regnskap Regnskap Rev. Budsjett Avvik *positivt fortegn tilsvarer merutgift/mindreinntekt, negativt fortegn (-) tilsvarer merinntekt/mindreutgift Avviket (besparelsen) på kr 194 000 er knyttet til flere forhold, i hovedsak: - Ansvar 0400 Formannskap har mindreforbruk kr 52 000. Relatert til møtegodtgjørelse/ tapt arbeidsfortjeneste. - Ansvar 0502 Overformynderiet har mindreforbruk på kr 99 000. Relatert til deler av tilleggsbevilgning til hjelpeverger mv (k-sak 09/53) ikke er benyttet. - Ansvar 0503 Kontrollorganer har mindreforbruk på 63 000. Relatert til møtegodtgjørelse/ arbeidsfortjeneste samt besparelser på div. driftsposter. Personellressurser Det er ikke øremerket eget personell for å ivareta ordfører eller folkevalgte organ. Funksjoner som møtesekretær, arkivtjeneste, sentralbord- og skrankepersonale er imidlertid tilgj engelig. Kommunestyret, formannskapet, administrasjonsstyret, eldreråd og brukerråd funksjonshemmede har møtesekretær tilgjengelig. De øvrige komiteene administreres av enten ordfører eller rådmann (eller den denne bemyndiger), men de må ofte ivareta møtesekretærfunksjoner selv. Aktivitet/tjenesteyting Kommunestyret har avholdt 8 møter i 2012 og behandlet 148 saker, mot henholdsvis 6 og 105 året før. Formannskapet har avholdt 10 møter og behandlet i alt 173 saker i 2012, mot henholdsvis 10 og 176 året før. 16
Rådmannen og rådmannens støttegruppe Innledning/ansvarsområde Rådmannen er den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, og har ansvar for den helhetlige forvaltning av kommunale tjenester, inkludert koordinering av overordnede planer og tverrfaglige utredninger. Rådmannen er ansvarlig for forsvarlig saksutredning og iverksettelse av politiske vedtak. Kommunalsjefene utgjør sammen med rådmannen kommunens topplederteam og er ikke et hierarkisk ledd mellom rådmann og enhetene. I tillegg representerer kommunalsjefene kommunen som faglig eier av de ulike tjenestesektorene. Avvik mellom budsjett og regnskap 1000 kr Regnskap Regnskap Rev. Budsjett Avvik *positivt fortegn tilsvarer merutgift/mindreinntekt, negativt fortegn (-) tilsvarer merinntekt/mindreutgift Netto merforbruk er i hovedsak relatert til sluttoppgjør kommunalsjef, og delvis til at sluttdato ble tre uker forskjøvet (medførte ekstra mellomlegg mellom sykerefusjon og lønnskostnad). Avvik på utgiftsside (merforbruk) og på inntektssiden (merinntekt) isolert sett skyldes samme forhold, dvs refusjoner relatert til langtidssykemelding og vikarutgifter i kommunalsjefstilling. Personellressurser Personellgruppen består av rådmann, kommunalsjef kultur/oppvekst, kommunalsjef helse/sosial/omsorg, seniorrådgiver, 2 personalrådgiverstillinger, 2 økonomirådgiverstillinger. Aktivitet/tjenesteyting Rådmannens støttegruppe gir støtte til enhetslederne innen fagområdene økonomi og personal, opplæring gjennom interne kurs i arbeidsgiver-/lederrollen for enhetslederne, overordna saksbehandling og utredning, koordinering av tjenesteproduksjonen og oppfølging av avvik gjennom samarbeid i forhold til statlige tilsynsmyndigheter og kommunerevisjonen. Fremtidige utfordringer/satsingsområder Fortsatt vil imidlertid den største utfordringen bli å lede kommunen gjennom omstillinger for tilpasning til bærekraftig økonomisk nivå og samtidig opprettholde fokus på vekst og utvikling av kommunen. I tillegg vil det være ei utfordring med å få etablert risikoanalyser og beredskapsplaner ihht Lov om kommunal beredskapsplikt mv. 17
Økonomikontoret og interntjenesten Innledning/ansvarsområde Økonomikontoret og interntjenesten ble slått sammen til en enhet med virkning fra 1. juni 2012. Den nye enheten har 16,25 årsverk + 1 årsverk renhold. Enheten skal dekke ØK/INT's virksomhet innen; Post/arkiv Skanning/journalføring IKT-ansvar WEB ansvar Møtesekretariat Valg (Storting/komm) Innkjøpskoordinering Annonsering Masseutsending Sentralbordfunksjon Betalingsformidling Kassafunksjon (inn/utbet) Postfordeling Kopieringstjeneste Skatteregnskap Arbeidsgiverkontroll Årsregnskaper Faktura behandling Lønn Eiendomsskatt Utgående fakturering Intern kontroll Økonomisk bistand, enh Bostøtte Startlån Skjenkebevilling Gjeldsrådgiving Kantine drift Renhold rådhuset Samt forefallende kontorarbeid. Skranke/publikumsmottak Enheten er en støttefunksjon for de andre enhetene i kommunen innenfor ovennevnte områder, samt ivareta publikumskontakt mot kommunens innbyggere. Avvik mellom budsjett og regnskap (Ramme 12) Regnskap Regnskap Rev. Budsjett 1000 kr Avvik Både utgifter og inntekter har avvik som skyldes at utbedrings- og etableringstilskudd fra Husbanken med påfølgende fondsføringer ikke blir budsjettert (funksjon 283). For netto utgift har disse avvikene ingen betydning. Økning for øvrig på utgiftssiden skyldes manglende budsjettering på fagsystem eiendomsskatt (KomTek). Inntektsøkning skyldes sykelønnsrefusjon samt økning i inntekter på div gebyrer, samt internoverføringer. Avvik mellom budsjett og regnskap (Ramme 13) Regnskap Regnskap Rev. Budsjett 1000 kr Avvik Et regnskapsresultat i balanse. Aktivitetsnivået har vært høyt i 2012 med mange oppdateringer innenfor IKT. I og med at samhandling innen IKT helse ikke ble satt i drift før sent på året, ble utgiftene mindre med hensyn til kjøp at IKT tjenester fra UNN og vedlikeholdsutgiftene. Disse midlene har imidlertid blitt benyttet til utgifter vedr sykesignalanlegg samt utgifter vedr e-resept, hvor det kom uforutsette utgifter med hensyn til konsulentkjøp. 18
Enheten hadde et lavt egenmeldt sykefravær for 2012. Det har vært 3 personer som har hatt legemeldt sykefravær i hhv 20, 47 (9dag 50%) og 66 dager. Aktivitet/tjenesteyting Enheten har ansvaret for regnskapet til Balsfjord kommune, Balsfjord kommunalteknikk KF og Balsfjord kirkelig fellesråd. Kommunen er vertskommune og har ansvar for regnskapet til PPT og Ishavskysten friluftsråd. I tillegg føres regnskap for Balsfjord overformynderiet, Midtun boligstiftelse og et legat. Fristen for å avlegge regnskapet for Balsfjord kommune og Balsfjord kommunalteknikk er 15. februar påfølgende år, og vi leverte begge regnskapene innenfor fristen. De andre regnskapene ble levert forløpende etter det. Årsrapport og årsregnskap for skatteoppkreveren i Balsfjord er avlagt og levert innen fristen, og arbeidsoppgavene/kontrollen er utført som planlagt. Det har fra juli 2012 vært arbeidet ekstra med hensyn til ferdigmeling av hus/tilbygg/hytter med hensyn til innbetaling av eiendomsskatt. I samarbeid med Plan- og næring har det blitt igangsatt en stor ryddejobb på denne siden, og det vil bli prioritert videre i 2013. Det har vært taksert flere større industribygninger, som har vært utført av ekstern takstmann. Prosessen med å ta i bruk dataverktøy som skal effektivisere arbeidsflyten i administrasjonen har vært i fokus i 2012 på enheten. Å kunne tilby innbyggerne digitale tjenester er i dagens samfunn viktig, og flere prosjekt er igangsatt, og det vises til utredning om effektivisering/utbedring av kommunens servicetorg. Oppgradering av kommunens telefonsentral samt TRIO sentralbordsystem er utført i hht plan. Dette for å ivareta utviklingen innen telefoni i en overgang til IP telefoni, samt for å ivareta oppgraderingen av nytt sykesignalanlegg på BBS som ble ferdigstilt høsten 2012. Arbeidet med samhandlingsreformen innen IKT helse, startet opp sommeren 2012 og arbeidet har pågått utover høsten. Fra september 2012 ble det tilsatt ny IKT konsulent helse som har vært involvert i prosjektet. E-resept er innført og stort sett oppe å gå, noen utfordringer har det vært bl.a. med utskiffing av PC til legene. Investeringene i IKT planen har gått som planlagt, men det gjenstår noen prosj ekt som er i startgropa og gjelder programoppdateringer innen for økonomi/lønn samt innføringen av elektronisk fakturabehandling(ehf). Startlån Økning i antall utbetalte lån, og størrelsen på disse er i tråd med økningen landet for øvrig. Antall saker 10 21 1 40 19