Ny Norsk Standard: Krav og anbefalinger ved anskaffelse av drifts- og vedlikeholdstjenester til bygninger og eiendom (byggdriftstjenester)

Januar 2015 Ny Norsk Standard: Krav og anbefalinger ved anskaffelse av drifts- og vedlikeholdstjenester til bygninger og eiendom (byggdriftstjenester) V/KOMITELEDER JARLE KRISTOFFERSEN OG PROSJEKTLEDER BRITT STOKKE LØNAAS BYGGDRIFT: OMFANG, YTELSER, KONTRAKT HØRINGSMØTE PRNS 6425

Presentasjon av forslag til NS 6425 - Krav og anbefalinger ved anskaffelse av drifts- og vedlikeholdstjenester til bygninger og eiendom (byggdriftstjenester) Kort om standardiseringsarbeid Mandat og komitesammensetning Diskusjoner i prosessen Ferdig produkt Hvem er standarden for? Standarden som verktøy Innhold Utfordringer i prosessen Videre prosess 2

Standardiseringsarbeid Skal være basert på behov i markedet Er basert på prinsippene om åpenhet, frivillighet og konsensus Arbeidet utføres i tekniske komiteer på nasjonalt, europeisk og internasjonalt nivå Stadiene i et nasjonalt standardiseringsprosjekt 3

Mandat Komiteen skal: Utarbeide en Norsk Standard for vaktmestertjenester med krav til kvalitet og utførelse av tjenesten. Vurdere om det skal lages bygningsspesifikke standarder eller underliggende veiledninger til en overordnet standard, eller om standarden skal sorteres på en annen måte, ref NS 3454 Livssykluskostnader eller Bygningsdelstabellen (NS 3451) Ta hensyn til lov/forskrift og tilgrensende standarder ved utarbeidelse av krav og sikre at krav til miljø, uu og bruker blir ivaretatt. koordineres med SN/K 266 Fasilitetsstyring velge leder, lage framdriftsplan, tilpasse prosjektets økonomi etc. Rettigheter til dokumenter utarbeidet av komiteen tilhører Standard Norge 4 Standard Norge - presentasjons norsk

SN/K 349 Medlemmer Jarle Kristoffersen Arnt Jensen Lasse Tenden Vidar Øverli Trond H. Lindhagen Rune Roger Johansen Tore Kyvik Andrea V. Simensen Eljarbø Bjørn Cato Borgen Unni Mogstad Simensen Ola Dølven Even Stenvaag Leira Helge Haukeland Olav Sæbø Fagforbundet (Komiteleder) Fagforbundet NHO Service Forsvarsbygg Basale AS ISS Facility Services A/S NEAS ASA Statsbygg Statsbygg Øst/NTL Asker kommune/eiendomsdrift og forvaltning Fagskolen Innlandet Oslo kommune Arbeidsmannsforbundet Pro-fm (observatør SN/K 226 Fasilitetsstyring Standard Norge (komitesekretær) 5

Diskusjon - hva er behovet når det gjelder byggdriftstjenester? Komiteen måtte avklare relasjonen til Fasilitetsstyring (NS-EN 15221 serien) Det viste seg at behovet og type standard ikke var avklart i komiteen dette har medførte mye diskusjon Komiteen snakket om forskjellige ting forskjellig type standard Vi måtte komme til enighet om type dokument og type standard 6 Standard Norge - presentasjons norsk

Diskusjon - hva slags dokument skal SN/K 349 lage? Standard (NS EN ISO) Veiledning til en standard Blanketter (basert på standard tilleggsprodukt) Teknisk spesifikasjon (TS) Teknisk rapport (TR) Workshop agreement SLA Etter mye diskusjon ble det enighet i komiteen om å lage en Norsk Standard (NS) 7 Standard Norge - presentasjons norsk

Diskusjon Hvilken type standard skal SN/K 349 lage? Ledelses- og styringssystemer Produkter (varer og tjenester) Metodestandarder (prøvingsmetoder, analysemetoder, målemetoder, hvordan samle inn data, beskrivelser av prosesser etc.) Terminologi Veiledninger (eks NS-ISO 26000:2010 veiledning om samfunnsansvar) Kontraktstandard Underlag for kontrakter/avtaler Beskrivelsestekster for bygg, anlegg og installasjoner (NS 3420-serien) Om dokumentasjon (Eks NS 3456:2010) Grunnlag for sertifisering 8 Standard Norge - presentasjons norsk

Diskusjon Hva kan være en god modell? Tjenestestandard (setter krav til selve tjenesten leveransen - vi har flere eksempler på dette nå som Vurderings-/rekrutteringstjenester NS ISO 10667, del 1 og 2. NS INSTA 800 rengjøring kvalitet NS INSTA 810 Krav og anbefalinger om anskaffelse av renholdstjenester NS 8431 Alminnelige kontraktbestemmelser om levering av fast renhold NS 3420 Beskrivelsestekster (grunnlag for beregning av kostnader ved tilbud/anbud) 9 Standard Norge - presentasjons norsk

Hvem er standarden prns 6425 for? Målgruppen er både oppdragsgivere og tjenesteleverandører Kan brukes som underlag for avtaler Kan også være nyttig for rådgivere/konsulenter og for utdanningsinstitusjoner (opplæring) Kan brukes i organisasjons- og kompetanseutvikling 10, Standard Norge

prns 6425 er et verktøy for å oppnå gode tjenesteleveranser over tid; som kan benyttes som et grunnlagsdokument mellom to ulike parter ved inngåelse av avtaler, også mellom ulike aktører, innenfor samme organisasjon og enhet; for å redusere ulempen ved kompetansegap mellom partene ved å gi et felles for å beskrive leveransen; for å redusere risikoen for avtalepartene og med det reduserte priser; for å skape like konkurransevilkår. 11

Innhold i standarden Innhold Forord... 2 Orientering... 2 1 Omfang... 3 2 Normative referanser... 3 3 Termer og definisjoner... 3 4 Beskrivelse av byggdriftstjenester... 6 5 Krav og anbefalinger for tilbudsprosessen... 6 5.1 Tilbudsinnbydelse... 6 5.2 Prosedyrer og vilkår for levering av tilbud og oppstart... 7 5.2.1 Generelt... 7 5.2.3 Fastsettelse av tilbudsfrist og tilbudsåpning... 7 5.2.4 Fastsettelse av vedståelsesfrist... 8 5.2.5 Frist for oppstart... 8 5.3 System for evaluering av tilbud... 8 5.4 Leveransens omfang og ytelse... 8 5.5 Krav til leverandøren... 8 5.6 Krav til ytelse... 8 5.7 Kontraktsmessige forhold... 9 Tillegg A (normativt) Krav og anbefalinger for evaluering av tilbud... 10 Tillegg B (informativt) Retningslinjer for beskrivelse av leveransens omfang og ytelse (SLA)... 13 Tillegg C (informativt) Retningslinjer for angivelse av kontraktsmessige krav... 42 Tillegg D (informativt) Aktuelle lover og forskrifter... 43 Litteratur... 46 12

1. Omfang Standarden angir krav og anbefalinger for anskaffelse av drifts- og vedlikeholdstjenester for bygninger og eiendom (byggdriftstjenester) i både offentlig og privat sektor, ved interne og eksterne leveranser. Inneholder krav og anbefalinger om: prosedyre og vilkår for innlevering av tilbud og oppstart system for evaluering av tilbud leveransens omfang krav til leverandøren krav til ytelsen resultatbeskrivelse kontraktsmessige forhold Standarden omfatter ikke bestemmelser om overtakelse av personell, jf regler om virksomhetsoverdragelse) 13

2. Normative referanser Følgende refererte dokumenter er nødvendige for anvendelsen av dette dokumentet. NS 3451, Bygningsdelstabell NS 3454, Livssykluskostnader Prinsipper og struktur Ovennevnte dokumenter strukturerer Tillegg B 14

3. Termer og definisjoner Et fagområde i utvikling felles begrepsforståelse sentralt Vaktmestertjenester vs. byggdriftstjenester Harmonsiering med det nyetablerte byggdrifterfaget Distansering til det tradisjonelle vaktmesteryrket - økte krav til kompetanse Byggdrift benyttes som begrep Avklaring rundt roller, ansvar og oppgaver Diskusjon rundt forhold mellom FDV+U Fokus på drift og vedlikehold (Operativt) Ivareta både off. anskaffelser og private anskaffelser Tilbudsinnbydelse og tilbud vs. anbudsinnbydelse og anbud Ivareta både intern og ekstern leveranse 15

4. Beskrivelse av byggdriftstjenester En av flere fasilitetstjenester Operativt nivå grense mot taktisk nivå (NS-EN 15221) Vekt på drift og vedlikehold av bygninger og eiendom med tilhørende uteområder Kan omfatte (NS 3451): Bygninger VVS-installasjoner, Elkraftinstallasjoner Tele- og automatiseringsinstallasjoner Andre installasjoner innendørs Utendørs installasjoner på bygninger og eiendommers tilhørende uteområder Inneholder eksempler på ansvar, roller og oppgaver til utøvere av byggdriftstjenester (byggdrifter) 16

5. Krav og anbefalinger for tilbudsprosessen Inneholder krav og anbefalinger for tilbudsprosessen Tilbudsinnbydelse Prosedyrer for levering av tilbud og oppstart System (fremgangsmåte) for evaluering av tilbud Leveransens omfang og ytelse ref tillegg B Krav til leverandøren Krav til ytelse Kontraktsmessige forhold Følger strukturen i NS INSTA 810 Krav og anbefalinger om anskaffelse av renholdstjenester Tilpasninger er gjort for å passe tjenesten 17

Tillegg A og B Tillegg A Normativt Krav og anbefalinger for evaluering av tilbud Tillegg B Informativt Retningslinjer for beskrivelse av leveransens omfang og ytelse (SLA) Strukturert etter bygningsdelstabellen og LCC (Tiltak) Utskifting er utelatt Lagt til leveranseforutsetninger, ytelseskrav og KPI Tabell B.2 Andre elementer utover de som er nevnt i NS 3451 Tabell B.3 Eksempel på utfylt skjema Tabelll B.4 Eksempler på informasjon om bygninger og eiendom, samt tilhørende uteområder som bør angis i tilbudsgrunnlaget eller konkurransegrunnlaget 18

Øvrige tillegg og litteratur Tillegg C Informativt Retningslinjer for angivelse av kontraktsmessige krav og anbefalinger Tillegg D Liste over aktuelle lover og forskrifter Ikke uttømmende Litteratur Liste over relevante standarder 19

Utfordringer underveis i prosessen Beslutningen angående type standard Balansegang mellom offentlig og privat, intern og ekstern anskaffelse av byggdriftstjenester Å oppnå konsensus i komiteen så den kunne legges ut på høring 20

Videre prosess Høringsfrist: 26. januar 2015 Sammenstilling av høringsuttalelsene v/bsl/sn SN/K 349 komitemøte 4. februar behandler innkomne høringsuttalelser konsensus Hvis konsensus komiteen anbefaler SN v/sektorstyret BAE å fastsette standarden Følger faste interne prosedyrer for fastsettelse Lansering og informasjonstiltak 21 Presentasjon av Standard Norge - per oktober 2014