Møte- og utvalgsbehandling Public 360 UiS UiS 2017 Innhold Generelt om utvalgsmodulen... 1 1.Opprettelse av Utvalg... 1 2. Opprette saksfremlegg melde inn saker til et møte (saksbehandler)... 2 3. Utvalgssekretærens oppgaver... 4 3.1 Brukerroller i Public360... 4 3.2 Utvalgssekretærens rolle... 4 3.3 Opprette et nytt møte i utvalget... 5 4. Lage møtebok... 9 Generelt om utvalgsmodulen Funksjonen møte og utvalgsbehandling er en tilleggsmodul i Public 360 for å kunne gjennomføre møtevirksomhet for de sentrale og lokale styre- råd og utvalg (heretter utvalg) på en praktisk og samtidig formelt korrekt måte. Utvalgsmodulen sørger for at viktige avgjørelser og informasjon blir forskriftsmessig behandlet og dokumentert. Utvalgsmodulen standardiserer og forenkler distribusjonen av møtepapirene til møtemedlemmene og det åpner muligheten for papirløse møter. 1.Opprettelse av Utvalg Dokumentsenteret oppretter utvalget i utvalgsmodulen etter mottatt utfylt skjema til dokumentsenteret@uis.no. Ansvarlig utvalgssekretær vil få tildelt brukerrollen «Utvalgssekretær» i Public 360 og tilpasset arbeidsflate «Møtebehandling». Skjema finnes på Dokumentsenterets hjemmeside (Dokumentsenteret Public360): http://ansatt.uis.no/organisasjon/dokumentsenteret/public-360/generelt-om-public-360-article84398-13543.html Gjøres en gang før første møte og følger utvalgets funksjonstid. Utvalg blir opprettet fra den tidsperioden utvalget styret/rådet har funksjonstid vanligvis fire år. Ettersom Styrer, råd og utvalg ofte er basert på valg eller tidsavgrenset medlemskap er det ofte faste grenser for hvor lenge et styre kan sitte. Hver utvalg vil ha en utvalgssekretær. Utvalgssekretæren kan vedlikeholde/administrere medlemmer og utvalget. 1
2. Opprette saksfremlegg melde inn saker til et møte (saksbehandler) Saksbehandlere har ansvar for å melde inn saker til et møte. Dette gjøres nært opp til hvordan man oppretter saksdokumenter i P360. Saksdokumenter som skal utgjøre saker i et utvalgsmøte kalles et saksfremlegg. a) Finn frem til eksisterende sak eller opprett Ny sak Alle saksfremlegg må være tilknyttet en sak som er knyttet til emnet. Utvalgssaker som skal behandles i et utvalg har ofte allerede en arkivsak opprettet i Public360. b) Velg NY dokument Velg mal velg saksfremlegg (utvalgsmodul) trykk OK c) Skriv inn tittel på saksdokumentet velg eventuell gradering og tilgangsgruppe - velg Ny behandling eller arkfanen Behandlingsplan og Ny: 2
d) Fyll inn minimum obligatoriske felter ( ). Søk utvalget saken skal legges frem for og velg rett møtedato (dette forutsetter at møtet allerede er opprettet av ansvarlig utvalgssekretær) Under «Punkt på sakslisten» velg alltid vedtakssaker (kronologisk nummerering i sakslisten) trykk OK. e) Ved å trykke ok igangsettes saksframlegg- malen med utfylte metadata. Legg inn utvalgssaksnummer manuelt (xx/xx) som du har mottatt av utvalgssekretær, skriv ferdig saksfremlegget. Lagre dokumentet tilbake til P360 (slik du gjør med «vanlig» brev), og velg ja for å sjekke inn filen. Saksfremlegg- malen er tilpasset Universitetsstyret og må tilpasses individuelt de andre utvalgene. 3
f) Ønsker du vedlegg til saksfremlegget klikk på +Velg eller dra filer hit importer filer eller bruk dropp funksjon ved å dra og slippe filene i slippsonen: Når saksfremlegget er skrevet ferdig og vedlegg er lagt til, sendes saksdokumentet eventuelt på arbeidsflyt (godkjenning eller gjennomgang). Deretter E-ekspederes saksfremlegget. Husk å ekspedere returnert arbeidsflyt! Ekspederte saksfremlegg er tilgjengelige i «Saker til behandling» i utvalgsmodulen. Disse settes opp på sakslisten til aktuelt møte av utvalgssekretæren. 3. Utvalgssekretærens oppgaver 3.1 Brukerroller i Public360 Man kan ha flere brukerroller i Public360. En brukerrolle gir visse rettigheter og muligheter innenfor systemet. Eksempel på brukerroller er: Saksbehandler, Arkivar, Leder og Utvalgssekretær. Utvalgssekretær rollen i P360 er nødvendig for å ha tilgang til utvalgsmodulen, og for å administrere og utføre utvalgssekretærens oppgaver. Rolle bytter man ved å trykke på profilnavnet lengst oppe til høyre i P360 og velg bytt aktiv rolle. 3.2 Utvalgssekretærens rolle Utvalgssekretærens rolle i utvalgsmodulen er å sørge for at alle sakene som skal legges frem i møtet er kvalitetssikret og sammenstilt til en komplett møteinnkalling som sendes til utvalgsmedlemmene for forberedelse i forkant av møtet (vanligvis en uke før møtet skal holdes). Etter avholdt møte, registreres oppmøte. Alle vedtak skrives med eventuelle endringer som er kommet frem i møtet. Etterpå sørger 4
utvalgssekretær for at møtebok blir arkivert og tilgjengeliggjort for medlemmene. Møtebok godkjennes av utvalgets leder før tilgjengeliggjøring. Godkjenning av møtebok er også et fast punkt på sakslisten på neste møte hvor forrige møtes møtebok godkjennes formelt. 3.3 Opprette et nytt møte i utvalget a) Utvalgssekretær oppretter møte i henhold til møteplan ved å velge nytt møte. «Nytt møte». Det anbefales at alle planlagte møter opprettes i utvalgsmodulen i forkant og i henhold til vedtatt møteplan b) Sett opp en foreløpig saksliste for aktuell møte i kronologisk rekkefølge og send foreløpig saksliste til ansvarlige saksbehandlere for sakene, med kopi til ledere. F.eks.: c) Sett opp endelig saksliste i utvalgsmodulen. NB! Alle saker skal ha status E-ekspedert eller J-journalført før du flytter sakene over «Til sakslisten» for å produsere møteinnkalling. Flytt sakene kronologisk fra arkfanen «Saker til behandling» ved å markere sak og trykk «Til sakslisten». 5
d) Hvis en av utvalgssakene er meldt opp som en «Orienteringssak» men skulle vært «Vedtakssak», da anbefales det at oppmeldingen slettes og saken meldes opp på ny. I arkfanen «Saker til behandling» (hvis saken er flyttet til sakslisten må den flyttes tilbake til «Saker til behandling») klikk på tittel til saken som skal slettes for å komme til «Behandlingsaktivitet». Trykk så igjen på tittel for å komme til saksdokumentkortet, velg så utvalgsbehandlinger fra nedtrekks menyen : Klikk så på behandlingens kontekstmeny og velg «Slett». Husk å melde saken opp på nytt! e) Enkelte saker (Eventuelt) har ikke et saksfremlegg (dokumenter), men skal være et punkt på sakslisten. Slike saker opprettes ved å klikke på menyknappen «Ny» og deretter «Behandling» (krever utvalgssekretær rolle): 6
Fyll inn minimum obligatoriske felter ( ) og trykk Fullfør: f) Rediger eventuelt sakslisten og manuell korriger utvalgssaksnr. og sortering i henhold til endelig saksliste. For å korrigere utvalgssaksnr. manuelt, velg «Rediger sakslisten»: g) Etter at sakslisten er satt, velg Produser UiS Møteinnkalling. 7
For Offentlig møteinnkalling velg «Offentlig møtedokument» men for å produsere komplett innkalling inkludert u.off. sakene velg «Møtedokument unntatt offentlighet viser alle saker» h) Etter fletting og sammenstilling til en komplett møteinnkalling, redigerer du innkallingen. Tilpass sideinndeling og slett standardteksten «Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet» på behandlinger som ikke har saksdokumenter) før du lagrer/arkiverer innkalling til «sak for møtedokumenter». Naviger til kategorien 360 og velg «Lagre møtedokument», bekreft med OK og du får melding om at møtedokumentet er lagret. Husk å ekspedere møteinnkallingen i «sak for møtedokumenter» For å publisere møteinnkallingen til SharePoint området 360 emeetings og tilgjengelig gjøre saksdokumentene på Ipad, se dokumentasjon for publisering. 8
4. Lage møtebok Først etter at møtet er holdt, produseres møtebok av utvalgssekretær. a) Registrer deltakelse: «Hent utvalgsmedlemmer». Klikk på medlemmets kontekstmeny ( ) for å registrere varaoppmøte eller ikke deltatt på møte (x Fjern). b) Naviger til fanen «Sakslisten» for å produsere møtebok og velg: «Produser» UiS Møteprotokoll: Dialogboksen er misvisende i forhold til at utvalgssekretær produserer møtebok (møteprotokoll) mens dialogboksen viser offentlig innkalling. For offentlig møtebok velg «Offentlig innkalling» men hvis noen av vedtakene i møteboken er unntatt offentlighet velg «Innkalling unntatt offentlighet viser alle saker» og bekreft med OK. 9
c) Forslag til vedtak er allerede flettet inn i møteboken fra saksframleggene på de sakene det har vært saksframlegg (saksdokumenter). Skriv endelig vedtak på de sakene det ikke er noe vedtak og velg [Lagre]. På de sakene vedtak er flettet inn, gjør vedtaket til endelig og dobbeltklikk på [Lagre]. [Lagre endelig vedtak] brukes hvis det er behov for å lagre et «enkelt vedtak» i Sak saksfremlegget ble skrevet i. d) Etter at alle «endelig» vedtak er korrigert/skrevet inn, naviger til kategorien 360 og velg «Fjern [Lagre] først deretter velg «Lagre møtedokument». e) Neste dialogboks foreslår tittel på møteprotokoll, korriger eventuelt tittelen til Møtebok og bekreft lagring med OK. Gå inn i «sak for møtedokumenter» og ekspeder protokoll/møtebok. 10
f) Husk til slutt å sette status på møtet «Avholdt» For å publisere protokoll/møtebok til SharePoint området 360 emeetings og tilgjengelig gjøre møtebok på Ipad, se dokumentasjon for publisering. 11