NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 4. april 2014 TID: kl 12.00 STED: Fylkets hus, Kvenna, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 010/14 Referatsaker 011/14 Orientering fra revisor 012/14 Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskassen. Årsregnskap, årsberetning 2013 Kontrollutvalgets uttalelse. 013/14 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Uavhengighetserklæring 014/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning - status 015/14 Orientering fra sekretær Sak 011/14 Behandles i lukket møte jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer, 28. mars 2014 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 010/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 4.4.2014 Liv Tronstad 010/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD) 2 FKT Fagkonferanse juni 2014 3 NTFK Saksprotokoll Parlamentarisme i norske byer og fylkeskommuner i sammenlignende perspektiv http://www.regjeringen.no/upload/kmd/komm/rappor ter/parlamentarismemodellen_uin.pdf Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Innkalling til generalforsamling SNK AS 4 Stiklestad Nasjonale kultursenter AS 5 NTFK Økonomirundskriv 2014 del I 6 NTFK Invitasjon til økonomiseminar 28. og 29. april 2014
SAK 011/14 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 4.4.2014 Liv Tronstad 011/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor er bedt om å gi en orientering i møte. Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.
SAK 012/14 NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE - FYLKESKASSEN ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2013 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 4.4.14 Liv Tronstad 012/14 411-1701-5,3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Årsregnskap 2013 for Nord-Trøndelag Fylkeskommune Fylkeskassen. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes fylkestinget med kopi til fylkesrådet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet Vedlegg 1. Utkast til Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 2. Kopi av Revisors beretning til Nord-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap for 2013 3. KomRev Trøndelag IKS Oppsummering av revisjonen årsregnskapet 2013 4. Årsregnskap 2013, Nord-Trøndelag fylkeskommune - fylkeskassen 5. Nord-Trøndelag Fylkeskommunes årsberetning for 2013 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: Årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. Årsberetning være avgitt av fylkesrådet innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Iht forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget, når de er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet. Dette skal skje før fylkesrådet avgir sin innstilling til fylkestinget og fylkestinget vedtar årsregnskapet. Årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger.
Detaljeringsgraden i årsregnskapet og presentasjonsformen for årsregnskapet har fylkekommunen stor frihet til selv å bestemme. Men årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som fylkestinget har brukt i årsbudsjettet. Årsregnskap 2013 ble avlagt den 13. februar 2014 av Fylkesrådsleder, økonomisjef og fagleder regnskap Årsberetning (årsmeldingens regnskapsdel) ble avlagt av fylkesrådet den 18. mars 2014. Fylkeskommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS (KomRev), og revisors beretning er utstedt den 19. mars 2014. Revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen for 2013 er avgitt som en ren beretning uten merknader, og er en såkalt normalberetning. Se vedlegg 2. Fylkesrådet vil den 8. april gi sin innstilling til Fylkestinget, etter at kontrollutvalget har avgitt sin uttalelse. Noen kommentarer til årsregnskapet: Driftsregnskapet Driftsregnskapet viser at fylkeskassen hadde 2 089,66 mill kr til fordeling drift i 2013. Sum netto drift var 2 027,6 mill kr. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene er på 7,0 %. (KS har tidligere anbefalt et nivå på minimum 3 %). Fylkeskommunens årsregnskap for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 62,0 mill kr, tilsvarende i 2012 var 53,7 mill kr. De fleste sektorer og enheter har hatt et mindreforbruk i 2013, med unntak av sektor 0 fylkesordfører, fylkesting og sektor 5 samferdsel. De enkelte sektorer er nærmere redegjort for i årsregnskapsdokumentet, kapittel 3,2. Investeringsregnskapet Fylkeskommunens totale investeringer i anleggsmidler for 2013 var på 443,1 mill kr mot kr 537,3 mill kr i 2012. Investeringene i 2013 var ca 4 mill kr lavere enn revidert budsjett. De største investeringene knytter seg til veginvesteringer og investeringer i skolebygg og anlegg. Lånefinansieringen av anleggsmidler i 2013 var på 65,5 %, mot 59 % i 2012. Fra 2010 ble det innskjerpet at investeringsbudsjettet skulle være ett-årig, og ikke årsuavhengig. Dette har fylkeskommunen fulgt opp.
Det er nærmere redegjort for investeringsregnskapet i årsregnskapsdokumentets kapittel 4. Balanseregnskapet Balansen består av anleggsmidler, omløpsmidler, gjeld og egenkapital. Egenkapitalen er økt fra kr 4 856,3 mill i 2012 til 5 019,3 mill i 2013. Sum gjeld og egenkapital var ved utgangen av 2012 på kr 8 994,8 mill mot 9 569,5 mill i 2013. Egenkapitalandelen er på 52 % mot 54 % i 2012. Arbeidskapitalen er på 13,6 % mot 12,7 % i 2012. Denne bør minst være på 4-5 % av driftsinntektene. Likviditetsgrad 1 er på 1,7 samme som i 2012. Denne bør normalt være større enn 2. Viser for øvrig til årsregnskapsdokumentet kapittel 5. Revisor påpeker i sitt oppsummeringsbrev til fylkesrådet at det fortsatt er mangler på dokumentasjon av enkelte balanseposter under kortsiktig gjeld og kortsiktig fordringer. Noter til regnskapet Noter er opplysninger som gis som en del av årsregnskapet iht. til regnskapsforskriften 5 og 13, og god kommunal regnskapsskikk. Notene skal bidra til å øke regnskapsbrukerens forståelse og vurdering av regnskapet, og skal ha en klar henvisning til de poster i regnskapet som kommenteres Viser for øvrig til årsregnskapsdokumentet kapittel 6. Årsberetning Fra og med 2007 har fylkesrådet delt årsmeldingen i 2 deler, en årsberetningsdel og en årsmeldings del. Årsberetningsdelene er den lovmessige delen, jf. koml. 48, nr 5. Årsberetningen inneholder opplysninger knyttet til regnskapet og det er gitt en redegjørelse om fylkeskommunens etiske standard, likestilling og diskriminering samt fylkeskommunens forhold til diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Det er redegjort for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en betryggende kontroll. Fylkeskommunens årsberetning 2013 tilfredsstiller de lovbestemte krav til innhold, og tallmaterialet er konsistent ifh til årsregnskapet jf. revisor. Revisor har likevel påpekt at ansvaret for internkontrollen jf koml. 20.2 ligger til fylkesrådet, og kan ikke delegeres. Årsberetningen skal iht til lov oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet.
Årsmeldingsdelen Årsmeldingsdelen er foreløpig ikke mottatt. Andre kommentarer Revisor har avgitt en ren revisjonsberetning til årsregnskapet 2013. Viser imidlertid til revisors brev til fylkesrådet vedrørende oppsummering av revisjonen av årsregnskapet 2013. Revisors oppsummering viser at det fortsatt er forhold som kan forbedres, men at disse ikke er av en slik karakter at det er merknader eller tatt forbehold i revisjonsberetningen eller medført nr. Brev til kontrollutvalget. Vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet, utkast til slik uttalelse er vedlagt. Oppdragsansvarlig revisor i KomRev tilfredsstiller kravene til revisor stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Alle frister i forbindelse med regnskapsavleggelsen (årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning) er overholdt. Det foreligger ikke nummererte brev i tilknytning til årsoppgjørsrevisjonen. Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor anbefales kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for 2013 som fremgår av vedlegg 1 i saken.
TIL FYLKESTINGET I NORD TRØNDELAG KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL FYLKESKASSENS ÅRSREGNSKAP, OG ÅRSBERETNING FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte den 4. april, under sak 012/14, behandlet Nord-Trøndelag fylkeskommune - fylkeskassens årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskap, datert 13. februar, fylkesrådets årsberetning datert 18. mars og revisors revisjonsberetning datert 19. mars. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra fylkesrådets leder, økonomisjef og fagleder regnskap. Kontrollutvalget har også fått orientering fra oppdragsansvarlig revisor. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. Kontrollutvalget har merket seg at årsregnskapet viser et overskudd / mindreforbruk på 62 mill kr. Kontrollutvalget mener at årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter i hovedsak tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget vil likevel påpeke forbedringspunkter når det gjelder den interne kontrollen. Dette gjelder bl.a. rutiner for avstemming og dokumentasjon av balanseposter. Kontrollutvalget anbefaler videre at det foretas en avklaring av rekkefølgen for bruk av finansieringskilder i investeringsregnskapet. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2013. Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Nord Trøndelag Fylkeskommune - fylkeskassens - årsregnskap for 2013. Ola Morten Teigen Bjørn Arild Gram Torfinn Aas Anne Berit Sæther Nina Bakken Bye Kopi: Fylkesrådet
Dokumentet kan offentliggjøres iht offl. 3.
SAK 013/14 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 4.4.2014 Liv Tronstad 013/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisorenes vurdering av uavhengighet. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Nord-Trøndelag fylkeskommune 2. Vandelsattest legges frem i møte Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Viser til kontrollutvalget sak 039/13 vedrørende oppdragsansvarlig revisors årlige uavhengighetserklæring. KomRev Trøndelag IKs har nå midlertidig utpekt ny oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Iht. revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor vil gå gjennom sin egenvurdering i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig.
SAK 014/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT KULTURMINNEFORVALTNING - STATUS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 4.4.2014 Liv Tronstad 014/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til endringer i tidsplanen for prosjektet. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 003/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning Prosjektplan 2. Kontrollutvalgets sak 052/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - igangsetting av nytt prosjekt Saksopplysninger Kontrollutvalget sluttet seg til prosjektplan for kulturminneforvaltning i møte den 28. januar 2014, sak 003/14. I prosjektplanen beskrives bl.a. problemstillinger, bakgrunnen for prosjektet, kilder til revisjonskriterier, hvordan prosjektet er avgrenset, habilitet, metode for datainnsamling, kritiske faktorer og tidsplan. Iht til prosjektplanen skal rapport leveres kontrollutvalget våren 2014, slik at den kan behandles i fylkestinget i juni. Prosjektet er godt i gang, men pga endringer blant de utførende revisorer og andre uforutsette hendelser som har betydning for fremdriften av prosjektet ønsker revisjonen å informere kontrollutvalget. I prosjektplanen er det vist til en del kritiske faktorer i forhold til fremdrift i prosjektet, bl.a. tidspunkt for tilgang til nødvendige dokumenter, intervju og verifisering av intervju. Ut den informasjonen en har mottatt i e-post den 19. februar fra revisor tilsier den at ferdigstillelse av rapport ikke vil være i tide til at rapporten kan bli behandlet av fylkestinget i juni slik som forutsatt. Vurdering Vanlig praksis er at endringer i prosjektplanen legges frem for kontrollutvalget til godkjennelse. Revisor vil derfor informere kontrollutvalget om endringer blant de utførende revisorer, og endringer i tidsplan for antatt ferdigstillelse av prosjektet. På bakgrunn av den informasjonen som gis, anbefales det at kontrollutvalget slutter seg til endret tidsplan for prosjektet. Forvaltningsrevisjonsrapporten vil da bli behandlet i fylkestinget i oktober.
SAK 015/14 ORIENTERING FRA SEKRETÆR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 4.4.2014 Liv Tronstad 015/14 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Ikke trykte vedlegg Årsplan 2014 Saksopplysninger Sekretær ønsker å informere kontrollutvalget om ulike saker, bl.a. Midt-Norsk kontrollutvalgskonferanse der kontrollutvalget står som arrangør. Vurdering Sekretær ønsker å gi en kort informasjon om det pågående planleggingsarbeidet. Kontrollutvalget gis med dette mulighet til å komme med innspill.