Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 07.03.2007 Tid: 1000 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 18 52 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/07 07/271 EKSTRA TILSKUDD TIL BYGGING/FERDIGSTILLELSE AV NYTT TILBYGG ØVRE BARDU KAPELL 7/07 06/1169 1. SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING TIL KLUBBHUS NMK BARDU 2. KOMMUNAL GARANTI BYGGELÅN / FORSKOTTERING AV SM-MIDLER KLUBBHUS 8/07 07/307 Unntatt offentlig ofl 6 HØGSKOLEN I HEDMARK 9/07 07/32 Unntatt offentlig ofl 6 SØKNAD OM STØTTE TIL INNKJØP AV LAVVO Bardu, 27.02.07 Oddvar Bjørnsen (sign.) ordfører
Sak 6/07 MØTEBOK BARDU KOMMUNE EKSTRA TILSKUDD TIL BYGGING/FERDIGSTILLELSE AV NYTT TILBYGG ØVRE BARDU KAPELL Saksbehandler: Leif Erik Mikkelsen Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 07/271 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/07 Formannskapet 07.03.2007 / Kommunestyret Innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Vedlegg: Søknad datert 16.02.2007 Saksgang: Formannskapet lager innstilling for kommunestyret Kort sammendrag av saken: DEN NORSKE KIRKE, Bardu Menighet søker Bardu Kommune om et tilskudd på 222.000 + mva for å ferdigstille tilbygget/kapellet i Øvre Bardu. Det opplyses i søknaden underforstått at kommunen ikke vil innvilge støtte på hele beløpet at enhver størrelse på et evt. tilskudd vil gjøre situasjonen bedre for sluttresultatet. Saksopplysninger: I budsjett 2007 ble det bevilget 400.000kr (lån) til prosjektet. Økonomiske konsekvenser: Dersom kommunestyret ønsker å gi tilskudd til prosjektet, utover det som til nå er bevilget, bør dette dekkes inn ved å bruke kommunens disposisjonsfond. Vurdering: Da Bardu Menighet får tilbake mva på investeringene bør det ikke gis tilskudd for å dekke mva. Bardu kommune, den 26.02.2007 Oddvar Bjørnsen ordfører Leif Erik Mikkelsen kommunalsjef Side 2 av 6
MØTEBOK BARDU KOMMUNE 1. SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING TIL KLUBBHUS NMK BARDU 2. KOMMUNAL GARANTI BYGGELÅN / FORSKOTTERING AV SM-MIDLER KLUBBHUS Saksbehandler: Ole Kroken Arkiv: 256 Arkivsaksnr.: 06/1169 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/07 Formannskapet 07.03.2007 Innstilling: 1. Bardu kommune gir kr 50 000,- i tilleggsbevilgning til sluttføring av NMK Bardu sitt klubbhus. Beløpet dekkes med: Kr 13 000,- tas fra fondskonto 25205001 prosjekt 590001 Gokartbane Steilia NMK av Bardu. Kr 8 200,- tas fra fondskonto 25705001 prosjekt 590001 Gokartbane Steilia NMK av Bardu. Kr 28 800,- tas fra disposisjonsfond konto 25700001 Ytterligere tilskudd vurderes i forbindelse med budsjett 2008 og rullering av handlingsprogram 2008 til kommunal plan anlegg og områder for idrett og friluftsliv. 2. Bardu kommune forskutterer SM midler til klubbhus NMK Bardu med kr 102.000,- Det forutsettes at NMK Bardu gir Bardu kommune fullmakt til å trekke beløpet når rest SM midler utbetales på bakgrunn av godkjent og revidert sluttregnskap for klubbhuset. 3. Bardu kommune forskutterer kjøp og installasjon av varmepumpe som lån til NMK Bardu. En forutsetning for forskuttering er detaljert kostnadsoverslag fra autorisert leverandør og at sluttregnskap for klubbhuset er levert til Bardu kommune med anmodning om sluttutbetaling. Siste frist for levering av sluttregnskap settes til 01.06.07. Vedlegg: - Søknad fra NMK Bardu om kommunal garanti samt tilleggsbevilgning. Datert 20.11.06 - Referat fra møte med Sparebank 1. Brev fra NMK Bardu til Sparebank 1 NN. Datert 11.12.06 - Byggelån og restlån kr 350.000,- Brev fra Sparebank 1 NN til NMK Bardu. Datert 15.01.07 Andre dokumenter (ikke vedlagt): - Søknad om utsatt dato for ferdigstillelse til 15. aug. 2007. Datert 03.12.06. - Oversikt over gjenstående arbeider på klubbhuset. Fra Byggmester Gjermund Sørgård. Datert28.10.06 - Referat fra møte angående status klubbhus. Datert 22.10.2006 - SM søknad, oversikt over delutbetalinger og korrespondanse i tilknytning til SM-søknad. Saksgang: Saken behandles i formannskap og kommunestyret Side 3 av 6
Kort sammendrag av saken: NMK Bardu har lenge hatt planer om eget klubbhus på Steiland i forbindelse med kombinert bilcross og gokartbane. Da NMK Bardu fikk tilsagn om spillemidler ved fordelingen i 2003 ble arbeidet igangsatt. Siden oppstart har laget byttet leder i byggekomiteen, som nå er Stig Furuly. Planene for huset er blitt endret ut fra opprinnelig, til rimeligere løsning, mer tradisjonell utforming og enklere byggteknisk gjennomføring. På tross av dette blir kostnadene større enn budsjettert og NMK Bardu mangler nå midler til sluttfinansiering av bygget. NMK Bardu har vært i forhandlinger med banken om å få byggelån og toppfinansiering av klubbhuset. Sparebank 1 Nord Norge avd. Bardu stiller som krav for å innfri byggelån at hvert enkelt styremedlem må stille som personlig kausjonist inntil klubbhuset har fått ferdigattest, eller at banken får annen kausjonist. Økte kostnader til klubbhuset er også bakgrunn for søknad om ekstra bevilgning. Saksopplysninger: Kommunal garanti byggelån for sluttfinansiering av klubbhus NMK Bardu. Når et lag får tilsagn om SM midler, har laget to år på seg til å ferdigstille bygget/anlegget. NMK Bardu har ikke klart å overholde denne fristen og har søkt og fått forlenget frist til 01.11.06. Klubbhuset er blitt dyrere enn beregnet og NMK Bardu mangler sluttfinansiering. Dette gjør at huset ikke er blitt ferdig innen tidsfristen. Å få på plass sluttfinansiering har ikke gått i orden, på bakgrunn av krav fra banken om at styret må stille som personlige garantister. Noe som er uaktuelt for styremedlemmene. I e-mail fra banken stod det blant annet: Det er ønskelig med kausjonist(er) for å sikre (ansvarliggjøre) at bygget blir ferdigstilt og lånet hos oss blir nedbetalt med utbetaling fra Fylket. Dette ønsket fra banken ble et krav og Bardu kommune v/leder avd. kultur Ole Kroken innkalte til et møte med Sparebank 1. Nord Norge i Bardu, for å forsøke å få til en løsning hvor styret i NMK Bardu slipper å stille som personlige kausjonister og samtidig unngå å være avhengig av kommunal garanti. Viser her til brev datert 11.12.06. med avskrift fra brevet: Sparebank 1 v/ Kjersti Nerum skulle sende skriftlig bekreftelse ovenfor NMK Bardu at styret skulle skrive under på vegne av laget, uten at styremedlemmene skulle bli personlige kausjonister Senere i e-mail og brev datert 15.01.07 kommenterer ikke banken at møtet har vært avholdt og holder fast på kravet om at styret må stille som personlige kausjonister for at byggelån skal innfris. For at NMK Bardu skal få sluttfinansiering på huset må de få kommunal garanti for byggelån til huset står ferdig. Et annet alternativ er at kommunen går inn og forskutterer sluttfinansiering av klubbhuset. Rest spillemidler utgjør kr 102 000,- Og utbetaling skjer når huset er ferdigstilt og regnskap er revidert og godkjent. Det må også tas stilling til om kommunen skal forskuttere alle kostnader til klubbhuset er ferdig. Inklusive varmepumpe med oppvarming med vannbåren varme. Søknad om kommunal tilleggsbevilging Da klubbhuset har fått økte kostnader ut fra opprinnelig kostnadsoverslag, søker de nå også om tilleggsbevilgning fra Bardu kommune på kr 100 000,- I SM-søknad fra 2002 hadde huset følgende finansiering ut fra en totalkostnad på kr 1 863 000,-. SM midler kr 685 000,- Egenkapital kr 30 000,- Kommunalt tilskudd kr 450 000,- Dugnad kr 698 000,- Side 4 av 6
NMK Bardu har i løpet av byggeperioden fått følgende delutbetalinger fra SM-midlene i tillegg til kommunalt tilskudd på kr 450 000,- Nr Dato Sm midler Bet kostnader Totale kostnader inkl. dugnad 1. 27.11.03 250 000,- 263 848 575 848,- 2. 13.05.05 250 000,- 314 531 770 359,- 3. 18.01.06 83 000,- 1 033 388 1 728 388,- Ved siste delutbetaling av SM-midler fremkommer det at gjenstående arbeider inkludert dugnad, gaver og rabatter vil beløpe seg til kr 134 692,- Gjenstående arbeider på selve huset er av byggmester Gjermund Sørgård stipulert til 185 timer. I tillegg kommer innkjøp av materiell hvor de største utgiftene er parkett, kjøkkeninnredning. Detaljerte kostnader over materiell for sluttføring av bygget er ikke fremlagt. NMK Bardu har etter at arbeidet var kommet i gang lagt opp til oppvarming via varmepumpe samt innkjøp av høytaleranlegg med mer. Dette er ikke lagt inn i kostnadene og laget ønsker å få finansieringen på plass for dette også, slik at bygget er komplett når det ferdigstilles. Ut fra mottatte opplysninger fra byggeleder samt kopi av korrespondanse mellom NMK Bardu og banken fremkommer det i lånesøknad et økonomisk behov på kr 750.000,- for ferdigstillelse. Når bygget så er ferdig og SM midler er utbetalt sitter NMK Bardu igjen med en gjeld på huset på kr 350.000,-. På bakgrunn av økte kostnader vil det være mulig for NMK Bardu å komme med et revidert kostnadsoverslag som vil kunne danne grunnlag større andel av SM-midler. Dette spesielt for å synliggjøre økt dugnadsinnsats, ut fra opprinnelig kostnadsoverslag. En eventuell tilleggsbevilgning fra SM-midlene gis på bakgrunn av godkjent sluttregnskap, og må søkes om av NMK Bardu. Det kan gis inntil kr 700 000,- + Nord Norge tillegg på 25 %, totalt inntil kr 875.000,-. Økonomiske konsekvenser: Forskuttering av SM midler kr 102.000,- gir lav risiko, da det er meget stor sannsynlighet for at klubbhuset blir sluttført og rest SM midler blir utbetalt via kommunen. Kommunen har god likviditet så forskuttering er uproblematisk. Ytterligere forskuttering bør utbetales som lån til klubben som skal innfris. Kommunal tilleggsbevilgning på kr 50.000,- dekkes ved: Kr 13 000,- tas fra fondskonto 25205001 prosjekt 590001 Gokartbane Steilia NMK av Bardu. Kr 8 200,- tas fra fondskonto 25705001 prosjekt 590001 Gokartbane Steilia NMK av Bardu. Kr 28 800,- tas fra disposisjonsfond konto 25700001 Vurdering: Enkeltpersoner som frivillig påtar seg verv i lag og foreninger bør slippe å stille som personlig kausjonister for å realisere utbyggingsplaner til beste for laget og Bardu. Alternativene er enten at Bardu kommune stille kommunal garanti for byggelån i bank / låneinstitusjon, eller at Bardu kommune går inn og forskutterer. Det siste anbefales, da vi får en rask løsning og unngår gebyr og renteutgifter for laget. Gis det kommunalt tilskudd i tillegg til at Bardu kommune forskutteres SM midler med inntil kr 102.000,-, så vil NMK Bardu ha økonomi til å komme i gang snarest og samtidig gis klubben økonomi til å få ferdig huset. Side 5 av 6
Videre anbefales det at kommunen går inn og forskutterer utgiftene med å få på plass varmepumpe, som vil gi en miljøvennlig løsning og reduserte driftskostnader. Anbefaler at forskuttering gjøres i 2 vendinger for å sette press på NMK Bardu til å få ferdig huset snarest mulig, slik at krav i forbindelse med SM-søknaden innfris snarest mulig. På bakgrunn av Bardu IL ble gitt tilleggsbevilgning på kr 40 000,- når antall skiver på skiskytterstadion økt fra 14 til 20 skiver, så anbefales at søknad fra NMK Bardu helt eller delvis imøtekommes. I innstillingen legges det opp til at kr 50.000,- innvilges nå og at resterende kr 50.000,- vurderes i forbindelse med budsjettrunden 2008. Bardu kommune, den 27.02.07 Kjell Hanstad rådmann Ole Kroken leder avd. kultur Side 6 av 6