MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2. ETG. Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 1/13 AKTIVITETSANLEGG HC OG KUNSTGRESSBANE FOR FOTBALL, BROVOLD - KOMMUNALT TILSKUDD NORDRE LAND KOMMUNE, den 07. januar Liv Solveig Alfstad ordfører

2 Lnr.: 29/13 Arkivsaksnr.: 12/2959 Arkivnøkkel.: 143 C2 Saksbehandler: SVL Utskrift til: Nordre Land IL Oppland Fylkeskommune Økonomiavdelingen Revisjonen Administrasjonen for oppfølging AKTIVITETSANLEGG HC OG KUNSTGRESSBANE FOR FOTBALL, BROVOLD - KOMMUNALT TILSKUDD Sammendrag: Kommunestyret utelot kunstgressbanen og aktivitetsanlegger på Brovold fra prioritert handlingsprogram for anleggsutbygging da dette ble rullert 18. desember De to anleggene er realisert med store overskridelser og kommunestyret delegerte til formannskapet å ta endelig stilling til størrelsen på det kommunale tilskuddet. Innarbeidet praksis har vært at kommunale tilskudd til anleggsbygging i regi av lag og foreninger beregnes ut i fra faktisk kostnader. Rådmannen vurderer det som formålstjenelig for kommune og videreføre denne ordningen, og foreslår å øke det kommunale tilskuddet til kunstgressbanen til 1/3 av totalkostnaden på kr ,-. Tilskuddet til aktivitetsanlegget på Brovold avkortes noe p.g.a. uklar fordeling av kostnader mellom aktivitetsanlegget og resten av klubbhuset. Vedlegg: 1. Forslag til prioritert handlingsprogram for perioden Prioritering av spillemiddelsøknader fra Nordre Land uttale fra Nordre Land Idrettsråd. 3. Kommunalt tilskudd til bygging av idrettsanlegg 2013 uttale fra Nordre Land Idrettsråd. 4. Brev fra Nordre Land IL, desember 2012, vedr. kostnadsoverskridelse på kunstgressbanen på Brovold. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): K-sak 88/12 Prioritering av spillemiddelsøknader 2013 fordeling av kommunalt tilskudd til bygging av idrettsanlegg Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet , vedtatt av kommunestyret

3 E-poster fra NLI, datert 21. desember 2012 og 3. januar Saksopplysninger: Sak vedr. prioritering av spillemiddelsøknader og fordeling av kommunalt tilskudd til bygging av idrettsanlegg 2013, ble på vanlig måte lagt fram til behandling i hovedutvalg for levekår og kommunestyret i desember Saken inkluderte årlig rullering av prioritert handlingsprogram for anleggsutbygging, som er en del av kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet. I kommunestyret ble det stilt flere spørsmål til saken, først og fremst knyttet opp mot størrelsen på det kommunale tilskuddet til aktivitetsanlegget og kunstgressbanen på Brovold. Kommunestyret vedtok deretter foreløpig å utelate disse anleggene fra det prioriterte handlingsprogrammet i påvente av en nærmere redegjørelse. For å rekke en avklaring før fristen for innlevering av spillemiddelsøknadene for 2013, som er 15. januar, vedtok kommunestyret å delegere til formannskapet å behandle saken videre. Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet ble revidert i Det prioriterte handlingsprogrammet styrer utbygging og rehabilitering av idrettsanlegg og nærmiljøanlegg i kommunen. Det prioriterte handlingsprogrammet skal rulleres årlig i forbindelse med prioriteringen av neste års spillemiddelsøknader. Årets rullering av prioritert handlingsprogram ble foreslått ut i fra innarbeidet praksis og med samme forutsetninger som tidligere år. Dette betyr bl.a. at der kommunen har forpliktet seg til å yte tilskudd, er tilskuddet foreslått øket til aktuell prosentsats av anleggenes faktiske kostnader. Ordningen med kommunalt tilskudd til bygging av idrettsanlegg og nærmiljøanlegg må sees i sammenheng med spillemiddelordningen. Når det gjelder lagseide anlegg var det tidligere vanlig med en tredeling av finansieringen, der utbygger, kommune og tilskuddet fra spillemidler bidro med 1/3 hver. Den kommunale tilskuddsordningen har derfor delvis vært bygd opp på samme lest som spillemiddelordningen og med delvis samme begrepsapparat. Det kommunale tilskuddet har normalt blitt regnet ut som 1/3 av godkjent kostnadsoverslag i sist innsendte spillemiddelsøknad. For bl.a. å stimulere til økt dugnadsinnsats inngår verdien av dugnadsarbeid, gaver og rabatter i det godkjente kostnadsoverslaget. Slik sett er det kanskje riktigere å si at det er totalverdien av anlegget som danner utgangspunktet for utregningen av tilskuddet. Det har de senere år vært rutine for at kostnadsoverslagene justeres opp når søkerne må søke flere år før de får spillemidler til sine anlegg. To gode eksempler på dette er skytebanene som Nordre Land Skytterlag rehabiliterte i perioden For 100m-banen ble kostnadsoverlaget justert fra kr ,- i 2003 til kr ,- i 2009, noe som gir en økning på ca. 47%. Fra 2002 til 2009 ble kostnadsoverslaget, og dermed utgangspunktet for det kommunale tilskuddet, på 200m-banen, økt fra kr ,- til kr ,-. Dette er en kostnadsøkning på nesten 60%. Spillemiddelordningen opererer med maksimumstilskudd, eller tak, på hvert enkelt anlegg. Vanligvis er dette taket på 1/3 av godkjent kostnad opp til kr ,-, d.v.s. kr ,- En del større anlegg har andre tak, for eksempel er taket på kunstgressbaner for fotball 1/3 av godkjent kostnad på opp til ,-. Når det gjelder kommunale tilskudd har Nordre Land kommune aldri vedtatt noe tak for tilskudd. Dette har heller aldri vært diskutert, eller foreslått, i forbindelse med revideringene av kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet.

4 For å begrense kommunens utgifter til bygging av lagseide anlegg, ble det ved revideringen av kommunedelplanen i 2007 innført såkalt lokale anleggskategorier: Kategori I: Høyt prioriterte anlegg. Kommunale anlegg og anlegg der kommunen har forpliktet seg gjennom tidligere vedtak. Kategori II: Prioriterte anlegg. Lagseide anlegg med kommunalt tilskudd på 20% av totalkostnaden. Kategori III: Lavere prioriterte anlegg. Lagseide anlegg som realiseres uten kommunalt tilskudd, men med prioritet i forhold til spillemidler. Kategori IV: Ikke prioriterte anlegg. Lagseide anlegg som evt. realiseres uten kommunalt tilskudd eller prioritert i forhold til spillemidler. For at ikke innføringen av lokale anleggskategorier skulle få tilbakevirkende kraft, ble alle anlegg der kommunen allerede hadde forpliktet seg til 1/3 i tilskudd, ført opp i kategori 1. Pr. desember 2012 står følgende anlegg derfor fortsatt oppført som kategori 1-anlegg i prioritert handlingsprogram fordi de har kommunale tilskudd til gode: Ishockeyvant - Brovold, Skytebane 100m Djupådalen og Aktivitetsanlegg HC Brovold. I tillegg ble rehabiliteringen av lysløypa på Snauhaug plassert i kategori 1, fordi det ble ansett som særlig viktig å opprettholde driften av dette anlegget og fordi rehabiliteringen ble fremtvunget av statlig pålegg om utskifting av PCB-holdige armaturer. Av disse anleggene er det nå bare lysløyerehabiliteringen som ikke er ferdigstilt med revidert regnskap. I forbindelse med revideringen av kommunedelplanen i 2011 ble ordlyden i kategori 1 endret til: Høyt prioriterte anlegg. Kommunale anlegg og lagseide anlegg med ekstraordinært kommunalt tilskudd. Endringen ble foreslått for å stille kommunen fritt, slik at en i hvert enkelt tilfelle kan ta stilling til størrelsen på ekstraordinære tilskudd. Det var aldri intensjonen at endringen skulle kunne gi tilbakevirkende kraft på tilskuddet til anlegg som allerede var plassert i kategori 1 med den gamle ordlyden. Kunstgressbane for fotball, Brovold. Kunstgressbanen på Brovold ble i desember 2011 plassert i kategori 1 med et ekstraordinært kommunalt tilskudd på kr ,-. Dette var 1/3 av kostnadsoverslaget på kr ,-. Anlegget ble bygd i 2012 og tatt i bruk høsten Regnskapet viser at anlegget ble kr ,- dyrere enn antatt. Årsakene til kostnadssprekken har NLI redegjort for i eget brev i desember Hovedårsaken er at det gikk med vesentlig mer masse og at det viste seg nødvendig å bygge en støttemur mot vest. Anlegget ble i 2011 plassert i lokal kategori I, noe som tradisjonelt har betydd et kommunalt tilskudd på 1/3 av totalkostnaden. Rådmannen foreslo derfor å øke det kommunale tilskuddet til kunstgressbanen med kr ,-. Ikke som et nytt eller utvidet ekstraordinært tilskudd, men som ordinært tilskudd over kulturenhetens budsjett, med utbetaling fra 2015 og utover.

5 Hovedutvalg for levekår vedtok i desember å be Nordre Land IL om en redegjørelse for kostnadsoverskridelsen. Brev fra idrettslaget med slik redegjørelse ble ettersendt kommunestyret og følger saken som vedlegg. Aktivitetsanlegg HC, Brovold. Aktivitetsanlegget på Brovold er byggetrinn to på klubbhuset på Brovold. Byggetrinn 1, selve klubbhuset, fikk et ekstraordinært kommunalt tilskudd på totalt kr ,- i 1997, utbetalt over tre år ( ). Aktivitetsanlegget HC ble, ut i fra tegninger og beskrivelse, godkjent av kommunen i november Anlegget hadde i første spillemiddelsøknad i 2004 et kostnadsoverslag på kr ,-. Dette ble oppjustert til kr ,- i 2005 og kr ,- i 2006, noe som betyr at taket på spillemiddeltilskuddet på det nærmeste var nådd (1/3 av en totalkostnad på opp til kr ,-). Av den grunn ble ikke kostnadsoverslaget justert opp i spillemiddelsøknadene i årene 2007, 2008 og Nordre Land IL signaliserte imidlertid allerede i 2007 at kostnadene var vesentlig høyere enn tidligere oppgitt, bl.a. i forbindelse med at det den 26. juni ble inngått en avtale om lån o.s.v. mellom Nordre Land IL og Nordre Land kommune. I avtalens pkt. 4 ble beløpet til dekning av NLIs ikke utbetalte midler til ferdigstilte anlegg oppjustert med kr ,- p.g.a. økte utgifter til aktivitetsanlegget og skøytebanen på Brovold og hoppbakken i Smeby. I en påskrift nederst på avtalen står det dessuten at dette er kategori 1 anlegg der kommunalt tilskudd er 1/3 av faktiske kostnader. Økningen i det kommunale tilskuddet til skøytebanene og hoppbakken kom til sammen på kr ,-. Resten av den antatte økningen, d.v.s. kr ,-, gjaldt aktivitetsanlegget, og viser at NLI på det tidspunktet antok at anlegget var blitt minst 1,1 million dyrere enn antatt. Beløpet ble aldri konkretisert av NLI og derfor heller ikke innarbeidet i prioritert handlingsprogram. Det var m.a.o. først da idrettslaget vinteren 2012 la fram revidert regnskap for anlegget at den totale kostnaden på kr ,- ble kjent. Fordi det ikke foreligger noe oppdatert kostnadsoverslag, var det i forslaget til rullert handlingsprogram , dette tallet som ble lagt til grunn for utregning av anleggets samlede kommunale tilskudd. Fra midten av 1990-tallet, da anleggsutbyggingen i Nordre Land virkelig skjøt fart, har prinsippet og intensjonen, uten unntak, vært at de anlegg kommunen støtter økonomisk, støttes med aktuell prosentsats av anleggets godkjente faktiske kostnad d.v.s. verdien av det ferdige anlegget. Da det oppdaterte kostnadsoverslaget manglet, ble det i den opprinnelige saken til kommunestyret (K-sak 88/12) tatt utgangspunkt i aktivitetsanleggets reviderte regnskap, som jo dokumenterer nettopp dette bedre enn noe annet. Regnskapet for selve klubbhuset, som ble revidert i 2004, viser en totalkostnad på kr ,-. Dette er nærmest identisk med kostnadsoverslaget. I e-post, datert , opplyser Nordre Land IL at fordelingen av kostnadene på de to byggetrinnene ikke ble foretatt i 2004, med det til følge at hele overskridelsen først kommer til syne i regnskapet for aktivitetsanlegget når dette ble lagt fram vinteren De to anleggene har en samlet gulvflate på ca. 650m2 og en samlet kostnad kr ,-. Vurdering: Rådmannens forslag i K-sak 88/12 om å øke det kommunale tilskuddet til kunstgressbanen og aktivitetsanlegget på Brovold til 1/3 av totalkostnaden, til tross for store overskridelser,

6 har løftet fram en viktig diskusjon om prinsippene for beregning av kommunale tilskudd til bygging av lagseide idrettsanlegg. Rådmannen ser det som beklagelig at kunstgressbanen på Brovold ble vesentlig dyrere enn Nordre Land IL hadde beregnet i kostnadsoverslaget fra høsten En overskridelse på kr ,- eller i overkant av 30%, er betydelig. Det må likevel legges til grunn av idrettsalget benyttet svært relevant kompetanse i forbindelse med utarbeidelsen av kostnadsoverslaget, og at det trolig var vanskelig å forutsi det økte behovet for tilkjørt masse og bygging av forstøtningsmur. Anlegget er, til tross for de økte kostnadene, ikke spesielt dyrt hvis en sammenligner med tilsvarende prosjekter andre steder. Anlegget er realisert på kort tid og framstår som et moderne fotballanlegg til glede for alle fotballinteresserte i Nordre Land. I e-post, datert , oppgir Nordre Land IL at de pr. i dag ikke har fullfinansiert anlegget uten utvidet kommunalt tilskudd, og at dette i så fall betyr at spillemiddelsøknaden 2013 ikke vil bli godkjent. Idrettslaget er forespeilet en utbetaling på kr ,- fra spillemidlene i Eventuelt bortfall av spillemidler får store konsekvenser både for idrettslaget og kommunen, som har garantert for låneopptak som forskutterer spillemidler. Rådmannen ser det også som et moment i saken at Nordre Land Idrettsråd går inn for økt kommunalt tilskudd og presiserer dette i sin uttale fra 3. desember. Etter at det ved revideringen av kommunedelplanen i 2011 ble vedtatt å endre ordlyden for anlegg i lokal kategori 1, er ikke kommunen forpliktet til å støtte anlegget med 1/3 av totalkostnaden. P.g.a. av innarbeidet praksis gjennom mange år ser rådmannen det likevel som forståelig at idrettslaget har forventninger om et tilskudd på 1/3 av faktiske kostnader, og endringene i ordlyden i kommunedelplanen utelukker jo på ingen måte dette. Rådmannen vil derfor ikke anbefale å endre praksis nå, men foreslår at kommunen øker tilskuddet til kunstgressbanen slik at dette totalt kommer opp i 1/3 av totalkostnaden på kr ,- d.v.s. kr ,-. Dette er en økning på kr ,- i forhold til det ekstraordinære tilskuddet som ble utbetalt i Rådmannen foreslår at økningen ikke bevilges som et nytt eller utvidet ekstraordinært tilskudd, men som et ordinært tilskudd over kulturenhetens budsjett med utbetaling fordelt over årene , slik det framgår av forslaget til rullert handlingsprogram (vedlegg 1.). Når det gjelder aktivitetsanlegget har rådmannen hele tiden forholdt seg til det reviderte regnskapet som viser at anlegget har en kostnad på kr ,-. Manglede oppdateringer av kostnadsoverslaget underveis lar seg forklare ved at taket for spillemidler ble nådd i 2006, og det synes å være liten tvil om at det i mange år har vært innarbeidet en praksis for utregning av kommunale tilskudd som tar utgangspunkt i anleggenes faktisk kostnad. Dette ligger til grunn for rådmannens opprinnelige forslag om å øke tilskuddet til aktivitetsanlegget til 1/3 av totalkostnaden. Rådmannen innser i etterkant at det i saken til kommunestyret i desember det burde vært redegjort nærmere for overskridelsene til aktivitetsanlegget og hvilke rutiner som lå til grunn for rådmannens vurdering. Mens denne saken var under arbeid fikk rådmannen, som det fremgår av siste avsnitt i saksopplysningene, i hende opplysninger fra Nordre Land IL som må få konsekvenser for rådmannens vurdering av denne konkrete saken.

7 Det er ut i fra de sist mottatte opplysningene på det rene at selv om begge regnskap for klubbhuset trinn 1 og 2 (HC-anlegget) er revidert og funnet i orden og rettmessige spillemidler utbetalt til begge anleggene, er en uforholdsmessig stor del av de to anleggenes samlede kostnader ført på aktivitetsanleggets regnskap. I forhold til spillemiddelsøknadene har dette ingen betydning da taket uansett er nådd på begge. Når det gjelder utregningen av det kommunale tilskuddet stiller saken seg derimot noe annerledes. I 1997 fattet kommunestyret vedtak om et ekstraordinært tilskudd til klubbhuset på Brovold på kr ,-. Dette er tilnærmet 1/3 av kostnaden i regnskapet. Det ble derfor naturlig nok aldri verken foreslått eller vedtatt å øke dette tilskuddet. Når det nå viser seg at hele den samlede overskridelsen på de to anleggene er ført på aktivitetsanlegget, må rådmannen revurdere sitt tidligere forslag når det gjelder størrelsen på det kommunale tilskuddet. I flg. regnskapene har de to anleggene en samlet kostnad på kr ,-. En eksakt fordeling av utgiftene har aldri vært utført, og synes vanskelig eller umulig å gjennomføre nå. Rådmannen foreslår derfor at en på skjønn, i denne sakens anledning, fordeler de totale kostnaden likt mellom de to anleggene, slik at aktivitetsanlegget ender opp med en faktisk kostnad på kr ,-. Med 1/3 i tilskudd gir dette et kommunalt tilskudd på kr ,- (mot kr ,- i rådmannens opprinnelige forslag). Selv om forslaget innebærer en reduksjon i tilskuddet på ca. kr ,- vil det likevel gi en økning på kr ,- i forhold til tidligere vedtatt tilskudd. Økningen vil også være stor nok, og vel så det, til dekke det beløp som etter avtalen fra 2007 skal tilbakeføres kommunen som avdrag på lån. I det opprinnelige forslaget til rullert handlingsprogram var det ført opp et tilskudd til aktivitetsanlegget på kr ,- i Dette ble foreløpig tatt ut av vedtaket da saken ble behandlet i kommunestyret 18. desember Da det tidligere kun er utbetalt kr ,- til dette anlegget, foreslår rådmannen at det foreslått tilskuddet uansett utbetales over kulturenhetens budsjett i Samlet utbetaling pr vil i så fall være kr ,-. Dette er langt lavere enn det tidligere vedtatte tilskuddet på kr ,- som var beregnet ut i fra kostnadsoverslaget fra Rådmannen vurderer det i utgangspunktet som formålstjenelig å videreføre kommunens intensjoner om å støtte lagseide anlegg ut i fra faktiske kostnader. Selv om det i første omgang kan synes uoversiktlig å forplikte kommune til tilskudd som en ikke alltid vet den endelige størrelsen på, er gevinsten ved å stimulere til lagseid anleggsbygging så stor at dette bør prioriteres også i årene som kommer. Tilskuddene det her er snakk om dekkes innfor kulturenhetens rammer og fordeles som tidligere over flere år. Ulempen er at kommunen kontinuerlig vil ha et varierende etterslep av bevilgede, men ikke utbetalte tilskudd. P.g.a. lavere utbyggingstakt, synes dette likevel å være en mindre utfordring enn det det lå an til å bli før kommunen innførte lokale anleggskategorier. Innføringen av lokale anleggskategorier har i seg selv ført til en lavere utbyggingstakt og en ytterligere innstramning vil kunne føre til at viktige anlegg ikke blir bygget eller rehabilitert. Det er grunn til å tro at lavere utbyggingsvilje/evne hos lag og foreninger på sikt vil føre til økte kommunale utgifter fordi kommunen selv må bygge og drifte flere idrettsanlegg. Som en forutsetning for å videreføre dagens ordning forutsetter rådmannen at anleggsbyggeren pålegges en informasjonsplikt, der økte kostnader skal rapporteres til kommunen uavhengig av om det er nødvendig å oppdatere kostnadsoverslagene i søknaden om spillemidler. Rådmannen vurderer risikoen som relativt lav når det gjelder nye anlegg med så vidt store kostnadssprekker som for Kunstgressbanen og HC-anlegget. Gevinstene ved dagens ordning og praksis vurderes som større. Hvis kommunen imidlertid skulle ønske å redusere fremtidig

8 risiko, kan det legges inn et forbehold vedr kommunens andel av finansieringen av anlegg. Det kan for eksempel innføres en praksis der kommunen i kategori I i utgangspunktet bevilger ekstraordinære tilskudd på 1/3 av budsjetterte kostnader, og der eventuelle økte kommunale tilskudd grunnet kostnadsoverskridelser behandles særskilt. Rådmannen vil likevel ikke anbefale dette, da den årlige rulleringen av Handlingsprogrammet i kommunedelplanen vil sikre en løpende oversikt, og mulighet til å eventuelt ta opp prosjekter spesielt. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde formannskapet til å fatte slikt vedtak: 1. Formannskapet i Nordre Land vedtar Prioritert handlingsprogram for utbygging og tilrettelegging av anlegg og områder for idrett og fysisk aktivitet i Nordre Land kommune i perioden , som vist i vedlegg nr Formannskapet prioriterer spillemiddelsøknadene 2013 i kategorien ordinære anlegg på følgende måte: 1. Kunstgressbane fotball, Brovold (Nordre Land IL) 2. Redskapslager, Brovold (Nordre Land IL) 3. Formannskapet bevilger et kommunalt tilskudd på kr ,- til Aktivitetsanlegg HC, Brovold (Nordre Land IL) over kulturenhetens budsjett i Lag og foreninger som bygger anlegg med kommunalt tilskudd pålegges uoppfordret å informere kommunen om kostnadsøkninger uavhengig av om dette er nødvendig i forhold til søknad om spillemidler, og så raskt som mulig etter at de er kjent for utbyggeren. NORDRE LAND KOMMUNE, den 7. januar Jarle Snekkestad Rådmann Svein Ladehaug

9

10

11

12

13