Akuttdatabasen Brukerveiledning kari.anne.ness@hemit.no Mars 2010 Dette er en brukerveiledning til Akuttdatabasen, v.1.5.3, som er i bruk ved Akuttmottaket ved St. Olavs Hospital. Applikasjonen breddes første halvår 2010 til alle akuttmottak i Helse Midt-Norge.
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Oversiktsbildet... 3 3. Detaljbildet... 5 4. Tilgangsnivåer... 7 4.1. Administrasjonsadgangen... 7 4.2. Anonymtilgangen... 16 5. Vindusvisninger... 17 6. Rapporter... 17 7. Brukeradministrasjon og autentisering... 18 8. Ulike versjoner av Akuttdatabasen... 19 2
1. Innledning Akuttdatabasen er utviklet ved Stavanger Universitetssykehus, i samarbeid med Helse Vest IKT og konsulentselskapet Bouvet ASA. Formålet med applikasjonen er å understøtte pasientlogistikken i Akuttmottaket, det vil si mottak, undersøkelse og behandling av pasienter. Akuttdatabasen ble tatt i bruk ved Akuttmottaket ved St. Olavs Hospital høsten 2009, og skal nå breddes til alle akuttmottak i Helse Midt-Norge. Denne brukerveiledningen er utarbeidet for å støtte brukerne ved de ulike akuttmottak i regionen i å ta i bruk applikasjonen. Helse Midt-Norge har etter anskaffelsen av Akuttdatabasen våren 2009 implementert en rekke små og større endringer i applikasjonen, i samarbeid med Bouvet ASA. Disse endringene er det inntil videre kun Helse Midt-Norge som har. (?) Det er pr. i dag versjon 1.5.3 som er i bruk i Helse Midt- Norge. I siste avsnitt av denne brukerveiledningen er det oppsummert hvilke endringer HMN har implementert. Inkonsekvente fargemarkeringer i skjermbildene i dette dokumentet forklares med at deler av dokumentet ble skrevet mens St. Olavs fortsatt brukte MTS som triagerammeverk, mens andre deler er skrevet etter at METTS ble tatt i bruk. I den grad pasientpersonalia kan sees i skjermbildene, er dette snakk om testpasienter. Akuttdatabasen har primært to skjermbilder: Oversiktsbildet som viser alle pasienter, og detaljbildet som viser og gir mulighet for å legge inn detaljer for én pasient. I tillegg er det en administrasjonsdel hvor brukerne selv kan konfigurere deler av applikasjonen. 2. Oversiktsbildet I dette bildet får man oversikt over alle pasientene som har vært i kontakt med Akuttmottaket. Dette er kun et lesebilde, redigering foregår i Detaljbildet som man kommer inn i ved å dobbeltklikke på de respektive pasientene. 3
Kolonnene i oversiktsbildet viser, fra venstre til høyre: ankomsttid, fornavn, etternavn, fødselsdato, journal status, innskrevet PAS, diagnose (årsak til henvendelse), smitte, ansvarlig sykepleier, pasientens fysiske plassering, ferdig sykepleier (FS, klar til lege) journalansvarlig lege, klinikktilhørighet, moderavdeling (se eget avsnitt) hastegrad, utskrevet til avdeling, samt status for lege (bestilt, fått), røntgen, blodprøver og portør. Faneinndeling De ulike pasientkategoriene er sortert under respektive faner. Hvert sykehus kan selv sette opp relevante faner/pasientkategorier under Administrasjonsmenyen se avsnitt Administrasjon. I tillegg til de skreddersydde fanene har man også standardfanene Alle, Alle aktuelle, Triage og Behandlingsenhet. Under Alle-fanen ligger alle pasientene som har eller har hatt kontakt med Akuttmottaket siste 30 døgn. Antall timer kan endres av administrator, se avsnitt Applikasjonsparametre. Innholdet under Alle aktuelle-fanen er begrenset til pasientene som befinner seg i Akuttmottaket pr. nå, altså de som er innskrevet men ikke utskrevet. Under Triage-fanen ligger pasienter som ikke har fått triagekode, og ellers pasienter som ligger i triageområde/på triagerom, med eller uten triagekode. (Triagerom og akuttrom vedlikeholdes av administrator se eget avsnitt.) Å legge pasienten på triage gjør man ved å velge rom under nedtrekksmenyen Triage under Innleggende informasjon. Når pasienten er triagert og overflyttes til behandlingsrom, markerer man dette i Akuttdatabasen ved å oppgi rom under Behandlende Informasjon. Ved å gjøre dette fjernes valgt triagerom automatisk, da pasienten ikke kan ligge på både triagerom og behandlingsrom samtidig. (Pasienten kan dermed heller ikke gjenfinnes under Triage-fanen, men under riktig gruppefane, Alle- og Alle aktuelle-fanene.) Eksempelet under viser triagefanen hvor fem pasienter venter på triagering, mens to er triagert men befinner seg fortsatt i et triagerom/område. 4
Under fanen Behandlingsenhet ligger alle pasienter som har fått tildelt rom, og som ikke er utskrevet fra Akuttmottaket. Fargemarkeringer i oversiktsbildet Kolonnen Inn kan være markert med bakgrunnsfarger. Hvis pasienten ikke er triagert innen ti minutter etter ankomst, farges inn-tidspunktet lyseblått. Hvis pasienten ikke har fått legetilsyn innenfor tidsrammen som er definert i triagerammeverket, farges inn-tidspunktet rødt. Tidsgrenser for triage og legetilsyn samt farger for overtrådt tid, kan endres av administrator. Administrator kan også sette opp fargemarkering av kolonnen J Journal. (Se eget avsnitt.) 3. Detaljbildet (Dette avsnittet er nesten i sin helhet kopiert fra filen Akuttdatabasen.doc, som ble oversendt Hemit fra Helse Vest IKT i 2008.) Detaljvinduet åpnes ved å trykke Ny pasient. Man åpner da et tomt vindu. Detaljvinduet for allerede registrerte pasienter åpnes ved å dobbeltklikke på pasientoppføringen eller ved å markere oppføringen og trykke Rediger. Detaljvinduet er satt sammen av 5 hoveddeler: Personalia, Innleggelsesårsak, Triageinformasjon, Behandlingsinformasjon og Utskrevet informasjon. 5
Personalia Ved å taste inn personnummer vil en hente korrekt identitet fra PAS/folkeregister. Sekssifret fødselsnummer gir grunnlag for søk i folkeregister. Det er ikke mulig å søke på navn. Er pasienten innskrevet siste 24 timer vil en få spørsmål om ny registrering. (Antall timer kan endres av administrator.) Fornavn, etternavn og fødselsdato er fritekstfelt. Innleggende informasjon Diagnose er fritekstfelt. Her angis årsak til henvendelse. Innleggende lege: nedtrekksmeny med legeliste. Legelisten vedlikeholdes av administrator, se eget avsnitt. Hastegrad inn: nedtrekksmeny med ulike prioriteter. Gruppe: nedtrekksmeny hvor brukeren angir pasientens klinikktilhørighet. Inn akutten (ankomst og triage info) Ankommet: genererer dato og klokkeslett når klikkes. Tidspunktet kan endres manuelt. Triage: nedtrekksmeny hvor brukeren velger fysisk lokasjon/triagerom for ventende pasienter. Hastegradskode: angir hastegrad. Innskrevet PAS: Her krysser man av når pasienten er innskrevet i PAS. Behandlende informasjon Sykepleier: nedtrekksmeny hvor man kan angi navn på pasientansvarlig sykepleier i behandlingsenheten. I tillegg en rullegardin for telefonnummer. Sykepleierlisten vedlikeholdes av administrator, se eget avsnitt. Rom: nedtrekksmeny, liste over fysisk lokasjon/akuttrom i behandlingsenheten. Akuttrom vedlikeholdes av administrator, se eget avsnitt. Behandlende lege: nedtrekksmeny med legeliste, hvor brukeren angir journalansvarlig lege. Legelisten vedlikeholdes av administrator, se eget avsnitt. Kommentarer: Fritekstfelt. Tekst vises i Oversiktsvinduet ved å holde markør over pasientoppføring. Ut akutten (utskrivnings-/overflyttingsinfo) Utskrevet: genererer tidspunkt ved å klikke utskrevet. Tidspunktet kan endres manuelt. Til: nedtrekksmeny med liste over sykehusets avdelinger og andre mulige overflyttningsalternativer. Listen vedlikeholdes av administrator, se eget avsnitt. 6
I nedre del av detaljvinduet finnes en rekke avkrysningsbokser. Bestilt og fått røntgen eller blodprøver; ferdig sykepleier, bestilt, purret, fått og ferdig lege; bestilt portør samt en rullegardinliste med journalstatus. Når detaljvinduet for en pasient er åpnet på to ulike terminaler samtidig vil en få beskjed om hva som er endret og spørsmål om å lagre endringene. Det er kun tre av feltene i Detaljbildet som er obligatoriske å fylle ut: Gruppe/klinikktilhørighet, fargekode for triage og tilhørende fritekstfelt, samt utskrevet til/sengepost. Resten av feltene er valgfri informasjon. 4. Tilgangsnivåer Akuttdatabasen som brukes i Helse Midt-Norge har fire adgangsnivåer: Administrasjonsadgang se eget avsnitt Lese- og skriveadgang (alle pasientopplysninger) Leseadgang (alle pasientopplysninger) Anonymadgang se eget avsnitt 4.1. Administrasjonsadgangen Brukere som har administrasjonsadgang til Akuttdatabasen, har i tillegg til vanlige skrive- og leserettigheter, også adgang til å legge inn sengeposter (utskrevet til), rom i Akuttmottaket, grupper/faner i oversiktsbildet, sykepleiere, leger, med mer. Dette gjøres via en egen administrasjonsmeny som bare er tilgjengelig for brukere med den riktige tilgangen: Når administrator har endret oppsett under Administrasjonsmenyen, må alle brukere avslutte programmet og logge seg på igjen for at endringen skal ta effekt på de ulike terminalene. Bemerk at 7
man må avslutte programmet helt, det vil si trykke på Avslutt-knappen, for å se endringen. Hvis man bare logger seg av ved å trykke på Logg av-knappen, vil endringen ikke tre i kraft. Hvis én bruker ikke avslutter og logger seg på igjen, vil endringen ikke tre i kraft på vedkommendes maskin. Dette vil ikke føre til noen feil i applikasjonen, men bare at endringen som administrator har utført ikke vises hos denne brukeren. Man behøver derfor ikke nødvendigvis be alle brukere avslutte og logge seg på igjen ved ulike endringer, dette kommer an på det umiddelbare behovet for å effektuere endringen som er utført. Triagesenger og Akuttrom Man legger inn nytt rom, triagerom eller akuttrom, ved å skrive romnavnet på linjen som er markert med stjerne. For at rommene skal være valgbare i de respektive nedtrekksmenyene i detaljbildet, må det i tillegg krysses av for synlig i listen. Etter at administrator har oppdatert, må alle brukere avslutte Akuttdatabasen og logge på igjen for å effektuere endringen ved de respektive terminalene. 8
(Ved St. Olavs er triagerom og behandlingsrom i praksis det samme i gammelt sykehus. Ved innflytting i nye lokaler våren 2010 vil denne situasjonen endre seg.) Utskrevet til og Moderavdeling I noen tilfeller er pasienter innskrevet ved én sengepost, men befinner seg fysisk et annet sted i sykehuset. Dette gjelder for eksempel pasienter som ligger til observasjon. I eksemplet under er pasienten overflyttet til Observasjonsenheten, men da dette ikke er en avdeling med egne pasienter, kan brukeren i tillegg oppgi moderavdeling altså den avdelingen som eier pasienten. Moderavdelinger administreres via et eget skjermbilde under Administrasjon : 9
Her ser man at både Intensiven og Observasjonsenheten (MOTOBS) er krysset av som avdelinger som kan ha en moderavdeling. Alle de andre (synlige) avdelingene vil være valgbare på nedtreksmenyen Moderavd. på detaljvinduet, og altså potensielle moderavdelinger for Intensiven og Observasjonsenheten. Etter at administrator har oppdatert, må alle brukere avslutte Akuttdatabasen og logge på igjen for å effektuere endringen ved de respektive terminalene. På oversiktsbildet vil valget av moderavdeling også være synlig. I dette eksempelet er pasienten utskrevet til Observasjonsenheten samtidig som han/hun tilhører KA2: 10
Akuttgruppe Akuttgruppe viser pasientens klinikktilhørighet. Man legger inn ny akuttgruppe ved å skrive gruppenavnet på linjen som er markert med stjerne. Hvis gruppen skal ha en egen fane i oversiktsbildet, krysses det av for dette. (Å opprette en egen fane til akuttgruppen gjør at dennes pasienter enkelt kan skilles ut i oversiktsbildet.) Videre må det krysses av for synlig. Etter at administrator har oppdatert, må alle brukere avslutte Akuttdatabasen og logge på igjen for å effektuere endringen ved de respektive terminalene. Innleggende måte Her legger man inn verdiene som skal være valgbare under nedtrekksmenyen til høyre for Innleggende lege i detaljbildet. Avkryssing for synlig og avslutt-logg på ved endringer gjelder også her. 11
Journal Journalstatus defineres her. Status settes for pasienten i detaljbildet under Utskrevet informasjon, og presenteres også i egen kolonne i oversiktsbildet. Hvis man ønsker fargemarkering i oversiktsbildet for noen statuser, krysses det av for dette. Ønsket farge legges inn under Applikasjonsparametre se avsnittet under. Husk avkrysning for synlig, samt avslutt-logg på etter endringer. (Journalstatus brukes for øvrig ikke ved St. Olavs.) Applikasjonsparametre Under dette menypunktet finner man muligheter for å styre en del innstillinger i Akuttdatabasen. Følgende parametre av interesse for (administrasjons-) brukeren: Parameter RedigereAntallTimer RequieryIntervallSekunder ApplicationTimeout AntallTimerForSjekkMotSam NumberOfDaysToRetrieve Egenskap Antall timer etter innleggelse pasientens data er åpen for redigering Antall sekunder mellom hver gang applikasjonen oppdaterer seg mot databasen, altså oppdaterer pasientlista i oversiktsbildet. (Data som legges inn i detaljvinduet oppdateres umiddelbart.) Antall sekunder inaktivitet før Akuttdatabasen avsluttes automatisk Akuttdatabasen sjekker sin egen database for reinnleggelser når man skriver inn en pasient. Parameteret måles i timer, så hvis man skriver 24 her, sjekker Akuttdatabasen om samme pasient er skrevet inn de siste 24 timene, og gir beskjed om dette for å forhindre en eventuell dobbelregistrering. Antall dager en henter ut data for når en går inn på fanen Alle. 12
BrukPasientHistorikk Hastegrad_metodikk Farge_Journal Standard_Ventetid_Triage Farge_Ventetid_Triage Dersom denne står til 1, så er knappen Hent pasientinfo i detaljbildet aktivert, og en kan hente ut historikk for aktuell pasient. Dersom denne står til 0, blir knappen deaktivert. (Denne er ikke aktuell for Helse Midt-Norge.) Dersom administrator skriver metts her, kan vedkommende selv sette opp den del regler rundt triageringen fargekoder og tidsgrenser se eget avsnitt. Hvis administrator skriver triage hentes reglene omkring fargekoder og tidsgrenser fra MTS/Manchesterrammeverket. Merk at når man skifter mellom metts og triage må man samtidig rekonfigurere hastegradsfargene under menypunktet Hastegradskoder. Det vil si gå inn under menypunktet og oppgi ønskede farge og koder. Selv om det tilsynelatende ser riktig ut uten av man gjør noe, opplever man å få feilmelding i applikasjonen hvis man ikke gjør det. Fargen som skal vises derom visse journal-egenskaper skal fargemarkeres i kolonnen J i oversiktsbildet. (Se for øvrig avsnitt om menypunket Journal under Administrasjonsmenyen.) Antall minutter det skal gå før en utriagert pasient får fargemarkering over kolonnen Inn på oversiktsbildet. Fargen det skal markeres med i kolonnen Inn på oversiktsbildet, dersom Standard_Ventetid_Triage er overskredet. Alle parametre vedlikeholdes på sykehus-nivå, sånn at oppsett og endringer her gjelder for alle brukere ved samme sykehus. Det er altså ikke mulig å justere parametrene kun for sin egen bruker. Husk avslutt og logg på igjen for å effektuere endringer. Sykepleiere Her legger man inn (pasientansvarlige) sykepleiere som skal være valgbare under Behandlende informasjon i Detaljbildet. Husk å krysse av for synlig, og å avslutte og logge på igjen ved endringer. Telefonnummer Telefonnummer som skal knyttes til pasientansvarlig sykepleier legges inn her. Det er ingen sammenheng mellom feltet sykepleier og telefonnummer, da telefonene ved mange sykehus tilhører vakten og ikke den enkelte ansatte. Ved nye St. Olavs får alle ansatte egne private telefonnumre, så der har man valgt å legge telefonnummer inn som en del av navnet til sykepleiere, for å slippe å velge disse verdiene uavhengig av hverandre hver gang. Husk synlig, og avslutt-logg på. 13
Leger Leger, både innleggende og behandlende, legges inn og vedlikeholdes i samme liste: I eksemplet over ser man at Turnuslege bare skal ligge i nedtreksmenyen for behandlende leger i detaljbildet. Turnuslege skal altså ikke kunne velges som innleggende lege. På samme måte skal Nevrolog Duraj AS kun være valgbar som innleggende lege og altså ikke behandlende. Ingen av disse er krysset av som synlig noe som betyr at de allikevel ikke vil sees i menyen/være valgbare. Hvis en lege skal være valgbar i menyen(-e) man krysser av for, må det i tillegg krysses av for synlig. Kristin Ursin, som står nederst i listen, er således valgbar i både innleggende- og behandlendemenyen på oversiktsbildet. Husk å avslutte og logge på igjen for å effektuere endringer. Hastegrader Akuttdatabasen v1.5.3 kan brukes uavhengig av hvilken triagemetodikk de respektive akuttmottakene har valgt å bruke. Administrator kan her definere opp egner regler omkring fargemarkeringer og tidsgrenser: 14
Hastegrad: Dette er selve hastegraden, typisk tallene 1-5. Hastegradtekst: Dette er teksten som følger hastegraden, typisk rød, gul, grønn. Synlig: Avkrysning som sier om hastegraden er aktiv eller ei. Dersom en skal bytte mellom 2 metodikker (METTS og MTS), definerer en opp 2 sett med hastegrader, hvor kun den ene er aktiv. Ventetid: Hvor lenge det skal gå før det fargemarkeres i Oversiktsbildet at lege ikke er tildelt. (Tidsgrensene er forskjellige for de ulike triagerammeverkene.) Hastegrad farge: Fargen som skal vises i nedtrekkslister o.l for gitt hastegrad Ventetid farge: Fargen som vises i oversiktsbildet når tilhørende ventetid er overskredet. De feltene hvor en kan velge farge, fungerer slik at en klikker inne i det feltet som er markert med en farge. Da dukker det opp en fargepalettvelger: 15
Her oppgir man fargen en ønsker og trykker ok. Dersom en ikke vil velge farge, trykker en avbryt. Man kan utvide fargepaletten, få flere valgmuligheter, ved å trykke knappen Definer farger. Blå triagekode vil aldri kunne gi fargemarkering i oversiktsbildet, da pasienter med denne koden i utgangspunktet ikke skal behandles i Akuttmottaket. Muligheten for fargemarkering av blå kode er derfor valgt bort. Etter at administrator har oppdatert, må alle brukere avslutte Akuttdatabasen og logge på igjen for at endringen skal ha effekt på vedkommendes terminal. 4.2. Anonymtilgangen Denne adgangen er etablert, sånn at Klinikksjefer og andre aktuelle kan få en oversikt over belastningen i Akuttmottaket på aktuelt tidspunkt. Her er sensitive personopplysninger, personnavn og fødselsdato, erstattet av kjønn og fødselsår. 16
5. Vindusvisninger Under menypunktet Vindu kan man velge ulike vindusvisninger av applikasjonen: Man kan bl.a. velge å se oversiktsbildet og detaljbildet i samme ramme enten vertikalt eller horisontalt: 6. Rapporter Akuttdatabasen har begrensede rapportmuligheter, men ved å trykke på knappen Vis rapport i Oversiktsbildet får man mulighet til å søke frem alle pasienter i en periode. Man kan velge å avgrense på klinikktilhørighet, og også velge mellom alle eller alle aktuelle. Rapporten kan eksporteres til for eksempel Excel ved å trykke på knappen Eksport. 17
Helse Midt-Norge har bygget en utvidet rapportløsning for Akuttdatabasen, som tilgjengeliggjøres for brukerne gjennom en weblink, på utsiden av Akuttdatabasen. 7. Brukeradministrasjon og autentisering Akuttdatabasen har ikke egen brukeradministrasjon, og domenebrukere benyttes til pålogging. Brukeren må være tilmeldt én av følgende AD-grupper for å ha tilgang til applikasjonen: G_App_Akuttdatabasen_Admin_nn G_App_Akuttdatabasen_Skrive_nn G_App_Akuttdatabasen_Lese_nn G_App_Akuttdatabasen_Anonym_nn Hvor nn benevner lokasjon for eksempel LE for Levanger. Autentisering skjer i v1.5.3 i tre steg: 1) Brukeren har Akuttdatabaseikonet på Windowsmenyen sin hvis vedkommende er tilmeldt riktig gruppe i AD. 2) Når brukeren klikker på ikonet for å gå inn i Akuttdatabasen, validerer applikasjonen mot Integrated Services/AD at brukeren som er logget på maskinen har lov til å gå inn i Akuttdatabasen. 3) Akuttdatabasen ber om brukernavn og passord i et eget påloggingsvindu, og oppgitte verdier valideres mot AD før evt. adgang gis. Grunnen til at Akuttdatabasen spør om separat brukernavn og passord, er at det ved mange sykehus er fellesbrukere som er logget på operativsystemet, mens man har egne, personlige brukere til de ulike applikasjonene. Når fellesbruker er pålogget Windows, er ikke en validering via Integrated Services god nok autentisering. Helse Midt-Norge har nå bestilt en endring hos Bouvet, fjerning av eget påloggingsvindu til Akuttdatabasen. Dette blir gjort fordi domenebrukere ved nye St. Olavs ikke har domenepassord, og man kan dermed ikke logge seg på Akuttdatabasen som denne fungerer i dag. Autentisering vil da foregå via Integrated Services. I nytt sykehus vil det ikke forekomme felles (domene-)brukere. Brukere ved andre sykehus i Helse Midt-Norge beholder den gamle versjonen, 1.5.3, siden fellesbrukere fortsatt brukes her. 18
8. Ulike versjoner av Akuttdatabasen Som nevnt innledningsvis har Helse Midt-Norge en annen versjon av Akuttdatabasen enn det som brukes andre steder. Vi har implementert en rekke små og større endringer, som vi måtte gjennomføre for at applikasjonen skal bli et velfungerende verktøy hos oss. Her er en oversikt over hvilke endringer vi har gjennomført, og hvilket versjonsnummer de tilhører: Område Funksjonalitet Fra og med versjon Alfabetisk sortering Anonymtilgangen Avlogging Ferdig sykepleier Legeadministrasjon Legetidspunkter Moderavdeling Triage Pålogging Alfabetisk sortering av verdier i alle nedtrekksmenyer. (Tidligere versjoner har sortering kun på leger og sykepleiere?) Brukere som har denne adgangstypen ser ingen personlige data til pasientene, kun kjønn, fødselsår og administrative opplysninger. Har en knapp hvor brukerne kan logge seg av applikasjonen. En snarvei blir dermed lagt på Windows Toolbar, sånn at brukerne slipper å gå inn i menyen for å finne frem Akuttdatabasen igjen. Ekstra checkboks i detaljbildet og kolonne i oversiktsbildet, for å indikere om pasienten er klar til legetilsyn. Kan vedlikeholde legelistene manuelt gjennom et eget vindu under Administrasjon. Kan skille mellom innleggende og behandlende lege, sånn at det er forskjell i valgmulighetene under disse to respektive nedtrekksmenyene. Har til sammen fire avkrysningsbokser for å registrere legetidspunkter : bestilt, purret, fått og ferdig. Hos oss kan vi registrere at pasienten befinner seg fysisk ved én post, mens vedkommende er innskrevet ved en annen post. Mulighet for å sette opp regler rundt fargemarkeringer og ventetidsgrenser selv. Autentisering av brukere mot Integrated Security. Akuttdatabasen sitt egne påloggingsbilde er fjernet. (Denne versjonen blir kun tatt i bruk ved nye St. Olavs.) 1.5.2 1.5.2 1.5.2 1.5.2 1.5.2 1.5.2 1.5.2 1.5.3 1.5.4 19