Styremøte 19. august 2014 Sted: Spångbergveien 17, Arne Reisegg Myklestad Til stede: Christian Nissen, Tore Broholt, Arne Reisegg Myklestad, Vivi Christensen Forfall: Renate Salomonsen, Anette Gundersen Referent: Vivi Christensen Møtet startet kl. 18.30 Gjennomgang av referat/oppfølging av saker fra forrige styremøte: Nummerskilt: Noen av skiltene er montert feil, og noen steder henger de gamle skiltene igjen. Anette har forsøkt å kontakte skiltmontøren uten å lykkes, prøver igjen. Ansvarlig: Anette. Vivi sender mail til Bjørn Selvik. Har vært i kontakt med Håvard Lillehaug (tlf. 47359649) som er stedfortrederen til Bjørn Selvik som er syk. Tar kontakt igjen. Sak 996/1183/1205 Høyt tre til sjenanse i nabohagen til Spångbergveien 7 og Jutulveien 37. Treet vokser i en hageparsell tilhørende Spångbergveien 7. Renate tar kontakt med Berit og andelseier får melding om å beskjære eller felle treet. Treet tilhøre Spångbergveien 7 Ansvar: Renate Renate har vært i kontakt med andelseieren og foreslår at treene fjernes da de er til sjenanse for andre andelseiere jfr. vedlikehold punkt 6.1.g Renate må ta kontakt slik at treet blir fjernet Sak 1104 Flygende takstein fra garasje. Styret kjøper ny mønestein og reparerer taket. Det dukker stadig opp småreparasjoner. Espen undersøker vaktmesterkapasitet hos kolleger. Axl ber om tilbud på småreparasjoner hos firmaet som gjør utbyggingen i Spångbergveien 15.
Ses i sammenheng med flere saker, det innhente samlet anbud hos flere tilbyder. Christian har innhentet pris med Mikael Birenat som er registrert i fortaksreg. Styret går for at han tar jobben. Håndverkerene er i gang med listen som Christian har sendt. Sak 1112 Ødelagt kjellerlem i Tv 10. Settes på Espens liste over småreparasjoner, og Axls liste, jfr. saken ovenfor. Ses i sammenheng med flere saker, det innhente samlet anbud hos flere tilbyder. Håndverkerne er i gang. Sak 865 Diverse saker vedrørende rapport fra Infratek. Jo Røed innhenter anbud på utbedring av feil som ble påpekt av Infratek. Anette purrer på Jo Røed. Jo Røed har lovet å sette fart på saken. Må avvente svar fra Anette. Sak 1114 Tilbud vedrørende rensing av rør, fra firmaet Gravco; kr. 1280 pr leilighet, ekskl. mva.. Uforpliktende informasjon kan gis på styremøte. Styret inviterer noen fra Gravco til neste styremøte. Anette tar ansvar for å ringe. Det er utført arbeide i Spv. 17. Dette har hjulpet. Sak 1107 Kart over borettslaget settes på dagsorden i et senere styremøte. Christian/Anette. Christian undersøker hva som finnes i PBE/Infobanken. Arne jobber videre med saken. Arne sjekker hva et digital kart over området koster. Under utredning. Sak 1148 Pumpe i Jutulveien 39 Anette ber Rørpartner sjekke om pumpen virker. Rørpartner er bestillet til å orden saken. Det er bestillt. Anette følger opp. Mottatt faktura, men det er usikkert om arbeidet er utført. Vivi undersøker om arbeidet er utført. Sak 1155 Tåsenveien 14 H, verandadør som ikke flukter. Husansvarlig Espen melder tilbake til andelseier om at døren skal monteres slik at den er i flukt med vinduene, med forslag til hvordan det kan gjøres.
Kledning stikker for langt ut i forhold til knotten. Anette blir med på befaring og følger opp saken sammen med Arne. Jo Røed bør bli med. Anette og Arne har vært på befaring. Når det gjelder verandøren som ikke flukter med vinduet velger styret å godta løsningen i og med at det blir symmetri på sydveggen. Kledning: Arne tar kontakt med Jo Røed for å få klargjort reglene om måten det er bygget på. Sak 1153 Søknad om skifte av vinduer i opprinnelig hus kropp Tåsenveien 14 H Husansvarlig melder tilbake at refusjon innvilges når vinduene er skiftet og kvittering framlegges. Arne følger opp saken og tar kontakt med Alice. Faktura er mottatt, men frakten skal ikke refunderes. Sak 1174 Sprosser på vindu i Tåsenveien 10. Følgende vedtak ble fattet på styremøte 27/5 14: Styret må desverre avslå din søknad om å få beholde blyglassvinduet uten utenpåliggende sprosser. Det hører til andelseiers ansvar å sørge for at vinduene blir vedlikeholdt og har sprosser. Sprossevinduene er vesentlig del av det arkitektoniske uttrykket på husene i borettslaget vårt. Dersom det skal gjøres unntak fra en så grunnleggende regel, må det dokumenteres at unntaket er godkjent av et tidligere styre. Det er ikke gjort i dette tilfellet. Flere andeleiere har fått pålegg om sprosser evt. skifte av vindu. Styret kan ikke gi deg spesialbehandling i forhold til andre. Dersom du ikke synes at det er pent med utenpåliggende sprosser utenpå et blyglassvindu kan du, som tidligere nevnt, få hele vinduet skiftet uten kostnad for deg. Beboeren vil at det skiftes til vanlig glass i vinduet og at det settes sprosser på det. Christian fortsetter forhandlingene. Sak 1182 Spånbergveien 23. Tett kloakk. Spv. 23 og Tv. 18 og 16 har fått byttet rør pga forskyvning i systemet. Saken er utbedret. Saken er meldt forsikringsselskapet. Det må ordens med gjerde til Spv. 16. Tore sender liste til Røa Gjerdefabrikk om å sette i gang. Fakturaen sendes til Obos for å undersøke om det er en forsikringssak. Sak 1173 Spyling av rør vil bli sett i sammenheng med en større utredning av borettslagets rør. Spylingen
som er foretatt 24. april dekkes av borettslaget. Beboeren kan ta kontakt med borettslag forsikringsselskap IF. Er beboeren kontaktet? Sak 1177 Murarb. SPV.16 a /reperasjon av lyskasse/port til hage Porten til hagepasellen bestilles hos Røa Gjerdefabrikk. Tore tar en ny runde med Røa Gjerdefabrikk vedr. porten. Når det gjelder muren må den repareres. Christian spør Mikael. Sak 1186 Klage på diverse forhold ved utbygging av TV 14 H Styret tar kontakt med TV. 14 H og finner ut hvilke løsninger det er tenkt. Arne sender svar til 2. etasje. Det er eninghet om manglene med unntak av plattingen foran kjellervinduet. Styret mener at plassernigen av plattingen kan godtas. Sak 1194 Kabel tv ledning må festes. Maling og murpuss refunders innenfor en rimelig grenser. Arne er ansvarlig. Sak 1212 Rørlegger SPV 1 Til høsten er det planer om å spyle rør i borettslaget. Renate tar kontakt med beboerne om de har prøvd avløpsrens mudo Sak 1209 Tørkestativ Spv. 9 Renate og Anette tar kontakt med Berit og ser på saken. Nye saker: Regning fra Rørpartner: Det er kommet regning fra Rørpartner ca. kr.15.000,. vedr. Spånbergveien 15. Dette skulle være et spleiselag og Spv. 15 skal betale halvparten. Fakturaen sendes til Spv. 15 og refunderes av Borettslaget med halvparten når fakturaen er betalt. Sak 1218 Fremleie Spv. 19D: Søker om fremleie et år fra august 2014 til juni 2015. Styret innvilger søknaden. Anette sender svar. Sak 1213/1223 Ferdigbefaring Spv. 3B. Har det vært befaring slik at garantibeløpet kan tilbakebetales? Renate
Sak 1216 Flytting av trapp i Spv. 16 Ønsker å endre plassering av trappen. Tore og Arne tar en befaring. Sak 1219 Lekkasje tak Jv. 33 Vivi sjekker pris hos andre blikkenslagere. Sak 1220 Utbedring av trekasse på utsiden av huset i Jv 33. Blikkenslageren med lift kan evt. undersøke hvor lekkasjen er. Sak 1222 Tilbakebetaling av garantibeløp Spv. 19 Avvente og høre med Renate Sak 1139/1229 Reusjon kr 5000 TV 16 Etter bytte av ytterdør. Pengene refunderes Sak 1236 Vannskade Jv 28 Pumpen virket og drenering var i orden. Det var stor belastning på det komunale systemet den dagenslik at styret mener at egenandelen bør refunderes. Sak 1245 Mønestein feil plasser TV 10 Anette udersøker. Sak 1247 Klage på telt TV20 Christians svarer Sak 1248 Byggesøknad Spv.23 Fellessøknad for to leiligheter. Søknaden må deles opp i forhold til borettslaget. Det skal signeres på tegningene og TV 16 skal inkluderes i forhold til nabovarsel. Saken utsettes. Sak 1249 Kontrakt utbygging JV 29 Dette er sendt og garantibekøp er betalt. Sak 1241 Jordfeil i kjeller JV 39 Vivi har vært i kontakt med forsikringsselskapet. Beboeren har hvis tatt kontakt med elektriker. Vivi tar kontakt med beboeren for å høre om det er i orden. Neste styremøte: tirsdag 2. september hos Arne kl. 19.00 Møtet avsluttet klokken 21:45. Rutiner
Styremøtene og saksbehandlingsrutiner, innspill fra Christian. Vi er enige om: Vi gjeninnfører saksjournal for styremøtene, helst en uke før styremøtet. Styreleder fordeler saker fortløpende, slik at det blir delegert til styremedlemmene å forberede og framlegge saker. Vi skal bruke kayako systemet når vi kommuniserer med andelseierne. Vi bruker fortrinnsvis sms varsling når vi trenger å kommunisere med andre i styret, utenom selve saksbehandlingen i styremøtene. De siste 15 minuttene av hvert styremøte bruker vi til å gjennomgå referatet, skrive det ut og undertegne dagens referat. Styret diskuterte saksbehandlingen før og under styremøtene, ut fra punktene ovenfor. Vi er enige om å publisere en tekst på nettsiden der vi minner andelseierne om at styret av og til har så mange saker til behandling, at det ikke kan garanteres at saken blir behandlet på det første møtet etter at saken er sendt inn. Styret innskjerper at alle husansvarlige har ansvar for å forberede seg på saker fra sine hus. Dersom det kommer inn saker som husansvarlig vurderer at det haster å behandle, meldes dette tydelig inn i forkant av styremøtet. Den enkelte husansvarlige har også ansvar for å behandle små og ukompliserte henvendelser utenom styremøtene, og deretter lukke disse sakene i saksbehandlingssystemet.