UNIVERSITETET I STAVANGER HR-avdelingen 09.11.2017 SHA 48/17 BEMANNINGSPLANER OG STILLINGSBESKRIVELSER Ny organisering Som kjent vedtok styret i sak 44/17 ny overordnet administrativ organisering fra 2018. Denne innebærer bl.a. at administrasjonen organiseres i en såkalt homogen to-nivåmodell, med mulighet for lokalisering på alle tre nivå. I dette ligger det altså at de administrative ressursene organiseres på institusjonsnivå og på fakultetsnivå, men dels kan lokaliseres på instituttnivå. Sistnevnte gjelder utpreget fagnære oppgaver knyttet til utdannings- og forskningsadministrasjon/-støtte. Implisitt i modellen ligger det også at alle fakulteter skal ha kontorsjefer dedikert til instituttene. Disse skal sørge for at instituttene får gode administrative tjenester, dels gjennom fakultetsvise ressurser (ev. dedikert direkte til instituttet) og dels fra fellestjenestene. Sist, men ikke minst, innebærer den vedtatte organiseringen også en samorganisering av både HRfunksjonen og økonomifunksjonen. Dvs. at alle HR-medarbeidere vil inngå i HR-avdelingen, mens alle ansatte innenfor økonomi og virksomhetsstyring vil inngå i AØV. De enhetene som er direkte berørt av omorganiseringen i denne omgang er altså fakultetsadministrasjonene, Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring og HR-avdelingen. Ny administrativ organisering skal være på plass fra og med 01.01.2018. På denne bakgrunn har det pågått et omfattende og tidkrevende arbeid i løpet av høsten, først med fordeling av årsverk (jf. notat av 11.09.2017 fra universitetsdirektøren), dernest med utarbeiding av bemanningsplaner og stillingsbeskrivelser, for de nye enhetene. Fordeling av årsverk Årsverksfordelingen er som følger: Bemanningsplaner og stillingsbeskrivelser Utarbeidingen av bemanningsplaner og stillingsbeskrivelser for de involverte enhetene tar utgangspunkt i den vedtatte fordelingen av årsverk, med noen små justeringer (se nedenfor). I henhold til fremdriftsplanen for omorganisering av administrative støttetjenester høsten 2017 (jf. notat av 28.06.2017 fra HR-direktøren), skal bemanningsplaner og stillingsbeskrivelser for samtlige enheter som er berørt av omstillingen drøftes i Sentralt hovedavtaleutvalg 13.11.2017 (utsatt til 16.11).
Fakultetene: Det ble allerede i juni utarbeidet likelydende stillingsbeskrivelser for fakultetsdirektører og for kontorsjefer dedikert til institutt/senter. Disse var på høring i fakultetene og ble drøftet i Sentralt hovedavtaleutvalg så tidlig som 19.06.2017. I løpet av høsten har HR-avdelingen, i tett samarbeid med fakultetsdirektørene, utarbeidet forslag til felles/standard stillingsbeskrivelser for generiske oppgaver, dvs. oppgaver som er felles for alle fakultetene. Hensikten med dette var å støtte opp under en mest mulig enhetlig og transparent organisering, som er forutsigbar og forståelig for studenter, ansatte og omverden. Det ble totalt utarbeidet åtte slike felles stillingsbeskrivelser: - Kommunikasjon, markedsføring og samfunnskontakt - Generell administrasjon og service - Forskerutdanning - Forskningsadministrasjon/-støtte - Utdanningsadministrasjon (opptak, eksamen og vitnemål) - Studieporteføljeforvaltning og -utvikling - Studiekoordinering/-gjennomføring - Kvalitetsarbeid Disse er benyttet i veldig stor utstrekning ved alle fakulteter. Ettersom fakultetene har ulik størrelse, studieportefølje og struktur m.v. har enkelte fakulteter måttet slå sammen noen beskrivelser, for å kunne lage hele stillinger. Det finnes også noen få eksempler på at fakulteter har valgt å dele en beskrivelse i to (f.eks. forskningsadministrasjon/-støtte), med litt ulike innretninger. Men i det store og hele vil en altså se at stillingsbeskrivelsene for såkalt generiske oppgaver, altså i praksis de aller fleste beskrivelsene, er standard. I tillegg har fakultetene utarbeidet stillingsbeskrivelser for funksjoner og oppgaver som ikke dekkes av de felles stillingsbeskrivelsene. Fakultetene hadde frist til 01.11.2017 med å drøfte forslag til bemanningsplan og stillingsbeskrivelser i lokalt hovedavtaleutvalg og oversende disse til HR-avdelingen. I praksis har drøftingene pågått helt ut uke 44. Fakultet for utøvende kunstfag, som mangler fakultetsdirektør og deler av administrasjonen, har foreløpig ikke fått drøftet sine stillingsbeskrivelser i det lokale hovedavtaleutvalget. Drøfting skal imidlertid være gjennomført før møtet i Sentralt hovedavtaleutvalg, og vil bli ettersendt så snart det foreligger. I drøftingene i de lokale hovedavtaleutvalgene ser det ut til at det stort sett er mindre detaljer som har blitt påpekt og innarbeidet. Unntaket er TN, der verken ledelsen eller organisasjonene ønsket å ha kontorsjefer dedikert til instituttene, men derimot rådgivere (riktignok med omtrent samme stillingsinnhold). De ønsket heller ikke at disse skulle rapportere til fakultetsdirektøren, slik kontorsjefene skal, men til kontorsjefer for hhv. utdanningsadministrasjon/-støtte og forskningsadministrasjon/-støtte sentralt i fakultetet. En slik løsning avviker betydelig fra forutsetningene og føringene i styresak 45/17 og dermed fra intensjonene om en mest mulig enhetlig organisering, der kontorsjefene dedikert til institutt(er) inngår som gjennomgående stillinger. Dessuten er som nevnt de standard beskrivelsene for kontorsjefstillingene (dedikert til institutt) for lengst drøftet og vedtatt. Det har derfor ikke vært en reell opsjon for TN å drøfte frem andre løsninger enn denne, slik HR-direktøren ser det. Det understrekes at det er forslaget om rådgiverstillinger i stedet for kontorsjefer og en rapporteringslinje som ikke går til fakultetsdirektøren, som er problematisk, og ikke det at TN ønsker å samle de fleste medarbeiderne under en utdanningsadministrativ og en forskningsadministrativ enhet, underlagt fakultetsdirektøren.
HR-avdelingen har i forlengelsen av drøftingene i de lokale hovedavtaleutvalgene gjennomgått og kvalitetssikret alle planer og beskrivelser, med et særlig fokus på bruk av stillingskategori sett i forhold til ansvarsområdet og arbeidsoppgaver. Som et resultat av dette er de fleste av studiekoordinatorstillingene (studiekoordinering/- gjennomføring og studieveiledning) satt opp i bemanningsplanen som «saksbehandler/rådgiver», da oppgavene i all hovedsak må kunne sies å være saksbehandleroppgaver. De stillingene som i utgangspunktet var definert som saksbehandlere fra fakultetenes side, er uendret mht. stillingskategori. Tilsvarende er stillingene innenfor generell administrasjon og service satt opp som kontormedarbeider/saksbehandler. Unntaket er de få tilfellene hvor det tilligger åpenbare saksbehandleroppgaver, og hvor saksbehandler derfor er oppgitt som stillingskategori. HR-direktøren legger til grunn at ved ev. innplassering i en lavere stillingskategori vil den enkelte uansett beholde eksisterende lønn og tittel. Dette er i samsvar med UiS sine retningslinjer for personalbehandling ved omstilling (pkt. 8.5). HR-avdelingen: Ved HR-avdelingen er det laget en bemanningsplan som tar utgangspunkt i de 24 årsverkene som er fordelt til avdelingen som ledd i samorganiseringen. Avdelingen vil ikke bli seksjonert opp i ulike enheter, men delt inn i syv team som til sammen skal yte de støttetjenestene som er definert i beskrivelsen av fremtidens HR-funksjon ved UiS. Hvert team vil ha ansvar for hver sine prosesser, og ha en teamleder som får et koordinerende ansvar, men ikke personalansvar. Det blir således en helt flat organisering, der alle medarbeidere rapporterer direkte til HR-direktøren. Både de tjenestene som HR-avdelingen skal levere, og inndelingen i team, har for øvrig vært gjenstand for behandling i den såkalte HR-transformasjonsgruppen nedsatt av universitetsdirektøren. Bemanningsplanen og stillingsbeskrivelsene for HR ble drøftet i Lokalt hovedavtaleutvalg for fellestjenestene 02.11.2017. Her hadde organisasjonene mange spørsmål og konstruktive innspill, men sluttet seg til de forslagene som lå på bordet. For øvrig vises det til referat fra drøftingsmøtet. Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring: Ved AØV inneholder bemanningsplanen 44 årsverk (årsverksfordelingen tilsier 45, men ett av disse er p.t. litt uavklart). AØV vil fortsatt ha en funksjonsinndeling, med en lønnsfunksjon, regnskapsfunksjon og en virksomhetsstyringsfunksjon, alle med kontorsjefer med personalansvar. I tillegg vil det finnes en anskaffelsesfunksjon og en prosjektregnskapsfunksjon, begge direkte underlagt økonomi- og virksomhetsdirektøren. Samtidig ser økonomi- og virksomhetsdirektøren for seg å sette sammen team på tvers av disse funksjonene som kan dedikeres til de ulike instituttene. Bemanningsplan og stillingsbeskrivelser ved AØV ble også drøftet i Lokalt hovedavtaleutvalg 02.11.2017. Også her hadde organisasjonene mange spørsmål og konstruktive innspill, samtidig som de sluttet seg til økonomi- og virksomhetsdirektørens forslag. For øvrig vises det til referat fra drøftingsmøtet. Halfdan Hagen HR-direktør Saksbehandler: Senior HR-rådgiver Tore Bjørn Hatleskog