Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 49/15 Studieportefølje ved UiS, opptaksrammer og dimensjonering av studier 2016 Saksnr: 15/ Saksansvarlig: Bjarte Hoem, fung. utdanningsdirektør Møtedag: Informasjonsansvarlig: Bjarte Hoem, fung. utdanningsdirektør Saken gjelder: Universitetets fastsettelse av opptaksrammer har sin bakgrunn i lov om universiteter og høgskoler. Loven forutsetter at alle studier innen høyere utdanning er åpne, men gir styret adgang til å regulere opptaket til det enkelte studium eller deler av det dersom ressurshensyn krever det. Styrets regulering gjelder for ett år, og UiS har hvert år en sak om regulering av opptak til studiene som tilbys. Studieporteføljen ved UiS utgjør nær 70 % av samlet virksomhet, og styret har løpende fokus på at porteføljen utvikles i tråd med universitetets strategi. Opptaksrammene og dimensjonering av studiene står sentralt i dette arbeidet. Styret har tidligere bedt Universitetsdirektøren sørge for at det innen ikke skal være studieprogrammer med mindre enn 20 opptaksplasser, og at institusjonens planer og strategiske vurderinger for utviklingen av studieporteføljen gjennom opptaksrammer og dimensjonering av studier de nærmeste år framover inngår i arbeidet med å utvikle porteføljen. Universitetsdirektøren har det syn at fakultetene må enten legge ned studieprogram som ikke rekrutterer godt nok til å fylle 20 studieplasser, eller de må slå sammen studieprogram slik at de har et minimum av fellesemner. En annen mulighet er å ha opptak annet hvert år. Forslag til vedtak: Styret pålegger universitetsdirektøren å legge frem et forslag til opptaksrammer og dimensjonering som samsvarer med tidligere styrevedtak. Studieprogram kan bare unntaksvis ha færre enn 20 opptaksplasser, og kun med tilfredsstillende begrunnelser. Studieprogrammene skal ha et realistisk antall studieplasser. Styret forventer at fakultetene medvirker i dette arbeidet, og at det synliggjøres hvordan emner brukes på tvers, og at det orienteres om videre arbeid for å utnytte ressurser mer effektivt i utdanningene. Stavanger, John B. Møst universitetsdirektør 1

2 US 49/15 Studieportefølje ved UiS, opptaksrammer og dimensjonering av studier 2016 Saken gjelder Studieporteføljen ved UiS utgjør nær 70 % av samlet virksomhet, og styret har løpende fokus på at porteføljen utvikles i tråd med universitetets strategi. Opptaksrammene og dimensjonering av studiene står sentralt i dette arbeidet. Bakgrunn Universitetets fastsettelse av opptaksrammer har sin bakgrunn i lov om universiteter og høgskoler. Loven forutsetter at alle studier innen høyere utdanning er åpne, men gir styret adgang til å regulere opptaket til det enkelte studium eller deler av det dersom ressurshensyn krever det. Styrets regulering gjelder for ett år, og UiS har hvert år en sak om regulering av opptak til studiene som tilbys. BOfU-prosessen («Balansert omstilling for utvikling») som styret vedtok i 2009 tydeliggjorde behovet for å se opptaksrammene og utviklingen av studieporteføljen i nær sammenheng. Dette har kommet stadig klarere til uttrykk i styrets arbeid de siste fem årene 1. I behandlingen av US 91/13 «Studieporteføljen ved UiS - om bruk av opptaksrammer i den strategiske styringen av studieporteføljen» ba styret om at fakultetenes innspill til opptaksrammer skulle ta utgangspunkt i institusjonens og fakultetenes strategier og handlingsplaner, og også omfatte vurderinger av tverrfaglig samarbeid og gjennomstrømning i programmene. Det ble blant annet vist til styrets overgripende tiltak for «samkjøring av utdanninger på tvers av fakultet/institutt, herunder innføre system for ressursdeling når undervisningstjenester og ressurser utveksles på tvers av enheter» 2. Rektor og universitetsdirektøren opprettet høsten 2013 en arbeidsgruppe bestående av medlemmer fra fakultetene og fra stab for å bidra til at arbeidet med opptaksrammer og dimensjonering av studiene våren 2014 ble i tråd med styrets vedtak i sak US 91/13. Arbeidet og resultatene ble oppsummert i sak US 44/14 «Studieportefølje - opptaksrammer og regulering av adgang til studier ved Universitetet i Stavanger». Arbeidsgruppens vurdering var å benytte en framgangsmåte basert på justering av lister over opptaksrammer til det enkelte studieprogram som i de tidligere opptaksrammesakene, heller enn å benytte den modell og framgangsmåte som ble skissert i styresakene US 12/12 «Modell for strategisk utvikling av studieporteføljen ved Universitetet i Stavanger» og US 123/11 «Verktøy for strategisk utvikling av studieporteføljen ved UiS». I sak US 44/14 «Studieportefølje - opptaksrammer og regulering av adgang til studier ved Universitetet i Stavanger» berømmer universitetsdirektøren de (få) tilfeller av omdisponering på tvers av institutter som er skjedd, men trekker fram «at fakultetene fra sin side ikke har planlagt omfordeling av studieplasser på tvers av fakultetene i 2015», og «oppfordrer fakultetene til å søke samarbeidsløsninger for bedre å oppnå dette». Universitetsdirektøren er bekymret for studieprogrammer med lav opptaksramme og som har problemer med å fylle opptaksrammene, og presiserer i saken «at det innen ikke skal være studieprogrammer med mindre enn 20 opptaksplasser». Erfaringene med arbeidsgruppen var allikevel gode, og arbeidsgruppen ble opprettholdt etter fjorårets behandling av opptaksrammer og dimensjonering av studiene. Universitetsdirektøren registrerer at arbeidsgruppen også denne gang har basert arbeidet på listene av opptak til det enkelte program som 1 Jamfør «US 44/14 Studieportefølje - opptaksrammer og regulering av adgang til studier ved Universitetet i Stavanger», «US 91/13 Studieporteføljen ved UiS - om bruk av opptaksrammer i den strategiske styringen av studieporteføljen», «US 39/13 Studieportefølje - opptaksrammer og regulering av adgang til studier ved Universitetet i Stavanger », «US 79/12 Opptaksrammer og regulering av adgang til studier ved Universitetet i Stavanger », «US 12/12 Modell for strategisk utvikling av studieporteføljen ved Universitetet i Stavanger», «US 123/11 Verktøy for strategisk utvikling av studieporteføljen ved UiS», «US 108/10 Opptaksrammer og regulering av adgang til studier ved Universitetet i Stavanger 2011/2012 avklaring av studenttallsrammer», «US 06/10 Balansert omstilling for utvikling - Handlingsplan », «US 78/09 Balansert omstilling for utvikling». 2 Styresak US 06/10. 2

3 tilbys, heller enn å benytte en opptaksrammemodell som «skulle fungere som et rammeverk for langsiktig dimensjonering for anvendelse på så vel enkeltprogrammer som på programgrupper» 3. Universitetsdirektøren er usikker på om denne framgangsmåten gir styret det nødvendige styringsrom for å følge opp universitetets strategi på en god måte. Universitetsdirektørens usikkerhet er basert blant annet på det store, og over tid økende, avvik mellom opptakstallene styret fastsetter, og hvor mange studenter som tas opp og møter til studiet. Som det framgår av figur 1, er avvikene dramatiske, og stigende over tid. Dette indikerer at styringsvirkningen av å fastsette opptakstall og dimensjonering kun gjennom en liste over alle programtilbud er meget liten, og samtidig avtagende over tid. Figur 1: Avvik mellom opptaksrammer for programmene for 2014 (sak US 39/13) vs faktisk møtt og betalt (sep 2014), vist som andel av UiS samlede programportefølje Føringene som lå til grunn for fakultetenes arbeid med opptaksrammene for 2016 har som i de foregående år vært å vurdere hvilke programmer som kan styrkes med flere studieplasser, kan reduseres eller utfases, er av så stor strategisk betydning (for fakultetet og/eller for UiS) at dette i seg selv taler mot reduksjon eller utfasing. I år skulle fakultetene i tillegg vurdere opptaksrammene i forhold til styrets føringer om at det innen ikke skal være studieprogrammer med mindre enn 20 opptaksplasser samt departementets føringer om at undervisningen skal gis til grupper på 20 studenter eller mer. Der hvor det foreslås kandidatmåltall lavere enn 20, skulle fakultetene synliggjøre hvordan effektiv utnyttelse av undervisningsressursene sikres, eksempelvis gjennom sambruk av emner. Fordelingen av nye studieplasser skal være basert på en strategisk vurdering. I tilfeller der vurderingene konkluderte med reduksjon (eller utfasing), skulle studieplasser omfordeles og ressurser følge med. Det 3 US 44/14. 3

4 skulle som i fjor redegjøres for hvordan slike flyttinger fremmer strategien. I tilfeller der studieplasser ble vurdert flyttet uten at ressursene fulgte med, måtte dette begrunnes. Siden arbeidet også denne gang hittil har vært avgrenset til listene over opptaksrammer for hvert enkelt program (fulgt av vurderinger angående enkelte av programmene), er universitetsdirektøren ikke sikker på om den strategiske styringsvirkningen som kan oppnås i årets sak om opptaksrammer og dimensjonering som vil bli lagt fram for styret 11. juni, vil bli god nok. Dette kan illustreres gjennom enkelte aspekter av de resultater denne framgangsmåten ga for høstens opptak. I nedenstående illustrasjoner er programmene inndelt i tre kategorier: Små programmer (opptaksramme mindre enn 20 studenter) Middels programmer (opptaksramme fra 20 til 29 studenter) Store programmer (opptaksramme på 30 studenter eller mer) Det er bare programmer der opptaksrammer ble fastsatt i sak US 39/13 der det er registrert studenter som har akseptert og møtt fram per september 2014 som er tatt med. Med en slik inndeling blir universitetets samlede portefølje fordelt som vist i figur 2. Figur 2: Fordelingen av UiS samlede programportefølje: antall programmer som tilbys per kategori Som man kan forvente omfatter gruppen av programmer med store programmer størstedelen av studentene som startet høsten 2014, slik det framgår av figur 3. 4

5 Figur 3: Antall studenter møtt og betalt høst 2014 fordelt etter programkategori Når små og middels programmer slås sammen, viser figurene at to tredjedeler av programtilbudet vårt går med til å betjene om lag en fjerdedel av studentene. Figur 1 viste at det er store avvik mellom de opptaksrammer styret har fastsatt, og hvor mange studenter som faktisk starter på de ulike programmene. Samtidig vet vi at de samlede opptaksrammer for institusjonen samsvarer godt med det samlede antall studenter som startet. Den samlede overoppfylling av enkelte programmer samsvarer godt med den samlede underoppfylling av andre. Det er ikke gitt at det skulle være noe bestemt mønster for slik over- og underoppfylling. Figur 4 anskueliggjør dette. Som det framgår, er at det er kun de store programmene som har netto gevinst på alle tre fakultetene. De mellomstore programmene har netto underoppfylling på to av fakultetene, mens de små programmene har til dels stor underoppfylling på ett av fakultetene. Samtidig framstår de tre fakultetene med helt ulik profil for hvordan de tre kategoriene over- og underoppfylles 4. 4 Dette kan indikere at fakultetene fortsatt har ulike utfordringer både i forhold til å tilpasse studietilbudet til utviklingen i søkermassens ønsker og behov, og i forhold til å utvikle overbookingsmodeller som samsvarer med hva som blir det faktiske frafallet ved oppstart. 5

6 Figur 4: Netto endring per programkategori fra vedtatte opptaksplasser til faktisk møtt/betalt sep 2014 i det enkelte program, antall studenter Det er også andre problemer knyttet til styring av studieporteføljeutviklingen når den kun tar utgangspunkt i programlistene. Enkelte emner gjenbrukes på tvers av programmer, slik at undervisning ofte skjer i grupper som er større enn opptaksrammene for de programmer som inneholder emnet. Dette og liknende problemer synliggjør svakheter som porteføljestyringen er eksponert for når programlistene alene utgjør det dominerende styringsgrunnlag for fastsetting av opptaksrammer og dimensjonering av studier. Universitetsdirektøren vil igjen peke på at føringene for arbeidet tilsier at arbeidet med programgrupper tillegges større vekt. Universitetsdirektørens vurdering Universitetsdirektørens vurdering er at styringsvirkningen av at opptaksrammer og dimensjonering av studier i hovedsak baseres på lister over opptak til enkeltprogrammer samt enkelte vurderinger av programmene over tid har vært synkende, og nå har blitt for lav. Et slikt framlegg ser heller ikke ut til å ha hatt så stor effekt som ønskelig i henhold til samarbeid mellom fakultetene og instituttene (inklusive overføring av opptaksplasser og ressurser) som styret har bedt om 5. Til styrets kommende sak om studieportefølje, opptaksrammer og dimensjonering av studier ønsker universitetsdirektøren i år å legge fram en sak som også inneholder styringsinformasjon basert på programgrupper 6, basert på innspill fra fakultetene og styret så vel som institusjonens egne analyser. Styret har tidligere bedt Universitetsdirektøren sørge for at det innen ikke skal være studieprogrammer med mindre enn 20 opptaksplasser 7, og at institusjonens planer og strategiske vurderinger for utviklingen av studieporteføljen gjennom opptaksrammer og dimensjonering av studier de nærmeste år framover inngår i arbeidet 8 med å utvikle porteføljen. Universitetsdirektøren har det syn at fakultetene må enten legge ned studieprogram som ikke rekrutterer godt nok til å fylle 20 studieplasser, eller de må slå sammen studieprogram slik at de har et minimum av fellesemner (f.eks 50%), og et antall 5 Bl. a. US 91/13, sakens intensjon om at ressurser flyttes mellom institutter (både innenfor et fakultet og også eventuelt på tvers av fakulteter) når studieporteføljens programdimensjonering dermed utnytter søkergrunnlaget bedre og gjør porteføljen mer robust og i samsvar med universitetets strategi. 6 Dette kan være styringsinformasjon som grupperer programmene etter opptaksrammestørrelse (som i eksemplene i denne saken), eller de ulike grupperingene som inngår i modellen for strategisk utvikling av studieporteføljen som styret vedtok i sak US 12/12 (eksempelvis «Profilprogram», «Volumprogram», «Spesialprogram», «Underskuddsprogram»), eller de utdanningstypene NOKUT har fastsatt for Studiebarometeret. 7 US 44/14, jamfør også tildelingsbrev til UiS og STM «Konsentrasjon for kvalitet - Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren», som begge legger til grunn at det «ikke er hensiktsmessig å gi undervisningstilbud til grupper under 20 studenter». 8 US 44/14. 6

7 emner knyttet til spesialiseringer. En annen mulighet er å ha opptak annet hvert år. Dette er fullt mulige løsninger, også for Som i fjor vil Universitetsdirektøren i juni invitere styret til å fatte endelig beslutning om opptaksrammer og dimensjonering av studieporteføljen samt eventuell omdisponering av opptaksplasser og tilhørende finansiering/ressurser mellom fakulteter og institutter. Forslag til vedtak: Styret pålegger universitetsdirektøren å legge frem et forslag til opptaksrammer og dimensjonering som samsvarer med tidligere styrevedtak. Studieprogram kan bare unntaksvis ha færre enn 20 opptaksplasser, og kun med tilfredsstillende begrunnelser. Studieprogrammene skal ha et realistisk antall studieplasser. Styret forventer at fakultetene medvirker i dette arbeidet, og at det synliggjøres hvordan emner brukes på tvers, og at det orienteres om videre arbeid for å utnytte ressurser mer effektivt i utdanningene. Stavanger, John B. Møst universitetsdirektør Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør Saksbehandler: Stig Selmer-Anderssen og Marit Cecilie Farsund 7