Namsos kommune Eiendomsavdelingen Namsos Saksmappe: 2012/1187-1 Saksbehandler: Svein Flasnes Saksframlegg Bangsundhallen - prosjektorganisering og mandat Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Rådmannens innstilling Plan- og byggekomite: Kommunestyret valgte 22. september 2011 følgende representanter for å bistå rådmannen i arbeidet med anskaffelsen, og i forhold til fremtidig drift av Bangsundhallen: Kjersti Tommelstad Hilmar Klingen Tom Prytz I tillegg til disse oppnevnes følgende medlemmer i Plan- og bygge- komitéen for Bangsundhallen: Svein Flasnes Nils Hallvard Brørs, Ivar Stenvik Ole Joar Mjøsund Nn Nn Trygve Ebbing Eiendomssjef/ leder leder bydrift IT Rektor v/ Bangsund skole Tillitsvalgt Verneombud Bangsund vel Byggekomiteens mandat: Samlet bevilgning til prosjektet fremgår av kommunestyrets vedtak. Årets bevilgning er 1 mill. til forprosjekt. Videre er det i økonomiplanen satt av 16 mill. i både 2013 og 2014, til sammen total ramme på 33 mill. kroner. Byggekomitéen for Bangsundhallen skal forestå utarbeidelse av forprosjekt for Bangsundhallen. Forprosjektet skal gi oversikt over fysisk løsning, investeringskostnader og fremtidige årskostnader for prosjektet.
Nødvendig idrettsfaglig godkjenning må innhentes med tanke på at delfinansiering vil skje med spillemidler. Søknad om spillemidler må innleveres høsten 2012. Forprosjektet fremlegges senest 1. november 2012. Det er viktig at forprosjektet ivaretar kommunens mål om å redusere energibruken i kommunale bygg i henhold til vedtatt Energi og Klimaplan. Som forberedelse til gjennomføringen må det iverksette nødvendig omregulering av aktuell tomt. Komitéen engasjerer de rådgivere den finner nødvendig for gjennomføring av forprosjektet og byggeprosjektet. Når forprosjektet er behandlet av kommunestyret og det er vedtatt budsjett for byggingen skal komitéen sørge for at prosjektet gjennomføres innenfor vedtatte rammer. Avvik skal rapporteres snarest mulig. Plan- og byggekomitéen rapporterer til rådmannen ved teknisk sjef. Arbeidsgruppe for drift av Bangsundhallen: Kommunestyret valgte 22. september 2011 følgende representanter for å bistå rådmannen i arbeidet med anskaffelsen, og i forhold til fremtidig drift av Bangsundhallen: Kjersti Tommelstad Hilmar Klingen Tom Prytz I tillegg til disse oppnevnes følgende medlemmer i arbeidsgruppe for drift av Bangsundhallen: Nils Hallvard Brørs, Ståle Busch, Yngve Johnsen Trygve Ebbing leder bydrift/ leder leder PIF Bangsund IL Bangsund vel Arbeidsgruppens mandat: Arbeidsgruppen skal bistå rådmannen i forhold til fremtidig drift av Bangsundhallen ved å se på løsning for drift av hallen i samarbeide med frivilligheten. Herunder vurdere løsninger for: Tildeling og oppfølging av leietimer i hallen Tilsyn med bygg og tilhørende uteanlegg. Driftsoppfølging på anlegg for luft, lys og varme. Energioppfølging. Utførelse av nødvendig løpende vedlikehold. Renhold Utarbeide driftsbudsjett Arbeidsgruppen ferdigstiller sitt arbeid senest 10. September 2012. Arbeidsgruppen rapporterer til rådmannen ved teknisk sjef med kopi til plan- og byggekomitéen. Hjemmel for vedtaket er: Vedtak i kommunestyret sak 39/11 den 22.09.11 og sak 77/11 den 01.12.11.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 06.02.2012 Bangsundhallen - prosjektorganisering og mandat Saksopplysninger 22. September 2011 gjorde kommunestyret følgende vedtak: 1. Namsos kommune gjennomfører forprosjekt for bygging av flerbrukshall på Bangsund med oppstart 2012. 2. Namsos kommune er byggherre og eier av flerbrukshall på Bangsund. 3. Namsos kommune er ansvarlig for drift av flerbrukshall i tett samarbeid med frivilligheten på Bangsund. 4. Bevilgninger til forprosjekt, hovedprosjekt og drift legges inn i økonomiplan 2012 2015, og vedtas gjennom normal saksgang. 5. Kommunestyret velger tre representanter for å bistå rådmannen i arbeidet med anskaffelsen, og i forhold til fremtidig drift. Kommunestyret velger Tom Prytz, Kjersti Tommelstad og Hilmar Klingen. Dette ble fulgt opp ved budsjettbehandlingen 01.12.2011. med følgende vedtak: Bangsundhallen 1. Namsos kommunestyre vedtar at bygging av Bangsundhall flyttes fram til oppstart i 2013 og ferdigstilles i 2014. Det avsettes kr 1.0 mill. til oppstart av forprosjektet i 2012. 2. Det nedsettes en arbeidsgruppe som sammen med Bangsund Vel skal se på løsning for drift av Bangsundhallen i samarbeid med frivilligheten. 3. Det nedsettes en byggekomité for prosjektet. Gruppen settes i formannskapet så tidlig som mulig i 2012. Videre er det i økonomiplanen vist 16 mill. i investering både i 2013 og 2014. Til sammen 32 mill. kroner. Med bakgrunn i ovennevnte vedtak fremmes denne saken for å nedsette «arbeidsgruppe» og «plan- og bygge- komitè». Sammensettingen av en komité avhenger av hvor i organisasjonen driftsansvaret ligger. Til sammenligning driftes Namsoshallen i dag av Namsos bydrift via avdeling park idrett og friluft(pif). Det forutsettes at Bangsundhallen får samme plassering i linjeorganisasjonen. Eiendomsavdelingen er utleier av lokaler til driftsorganisasjonen og ivaretar bygningsmessig og teknisk vedlikehold i lokalene. Eiendomsavdelingen er byggherre og leder gjennomføringen av byggeprosjektet fra A til Å. Plan- og bygge-komitéen skal sikre at alle relevante forhold blir hensyntatt i hele prosjektet. Arbeidsgruppe for drift skal sikre at vi oppnår mest mulig rasjonell drift.
Prosjektorganisasjon: Rådmannen v/ teknisk sjef Byggekomité Prosjektleder Bente Aglen Arbeidsgruppe for drift Byggherreombud Rådgivere ( forprosjekt) Entreprenør Fra Bangsund vel har kommunen mottatt forslag på medlemmer i komitéene: Underteikna har hatt dialog med styret i Bangsund Vel, samt Bangsund idrettslag. Vi har kome fram til følgjande: 1. Trygve Ebbing blir medlem i byggekomiteen (pkt 6), og har frå styret i Bangsund Vel og Bangsund Il fått tilbakemeldingar på at dette blir støtta. 2. Medlemmer i arbeidsgruppa vedr løysing for drift (pkt 5). Trygve Ebbing (frå Bangsund Vel) og Yngve Johnsen (BiL). Støtta av Bangsund Vel og Bangsund IL. *Både Yngve og Trygve har kjenskap til vårt tidlegaren forslag vedr drift av hallen, som er ein styrke i framtidig dialog om drift i lag med Namsos kommune. Eg viser her til omfattande dokumentasjon på kva fotball, håndball, dametrimmen etc sansyliggjorde at dei ville leige for (protokollført i kommunestyremøte i juni 2011). *Trygve Ebbing har inngåande kjennskap til planane om byggeprosjektet som vart utarbeida tidlegare, og vil vere ein viktig person i ein byggjekomite. *Trygve Ebbing og Yngve Johnsen har takka ja til desse oppdraga. Ber om svar på mottatt mail og at den blir formelt overlevert Formannskapet.
Med venleg helsing Tom Verpe Rådmannen har oppnevnt FDV- leder Bente Aglen som prosjektleder for Bangsundhallen. Prosjektleders mandat: Prosjektleder skal på vegne av rådmannen og byggekomitéen lede gjennomføringen av kommunestyrets prosjektvedtak innenfor gjeldende regelverk og økonomi. Herunder: o Se til at det innhentes nødvendige offentlige tillatelser til gjennomføring av prosjektet. Herunder arbeidsmiljøutvalgets og arbeidstilsynets godkjenninger. o Sørge for skriftlig månedlig rapportering om prosjektets framdrift og økonomi til rådmannen ved teknisk sjef, byggekomiteen og til økonomisjef. o Evt. avvik rapporteres umiddelbart, - og så raskt som mulig skriftlig. (E-post regnes som skriftlig.) o Sørge for at det opprettes og føres prosjektregnskap. o Kommunens representant i kontraktsforholdet med rådgiver(e )/entreprenør(er). o Ansvarlig for ledelse av byggherreombudet og utarbeidelse av mandat til denne. o Utarbeide sluttrapport som skal behandles og godkjennes av byggekomiteen Prosjektleder rapporterer til rådmannen ved teknisk sjef med kopi til byggekomitéen og leder bydrift. Prosjektleder skal referere Plan-og byggekomitéens møter. For plan- og byggekomité og arbeidsgruppe for drift med mandater vises det til innstillingen. Vurdering Miljømessig vurdering Organisering av prosjektet har ingen direkte miljøpåvirkning, men det forutsettes at et nytt bygg vil være et positivt bidrag til oppfyllelse av kommunene miljø og energimål.