Namsos kommune. Saksframlegg. Eiendomsavdelingen Namsos. Ny brannstasjon - Øking av budsjettramme

Transkript

1 Namsos kommune Eiendomsavdelingen Namsos Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Bente Aglen Saksframlegg Ny brannstasjon - Øking av budsjettramme Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Rammen for ny brannstasjon økes til kr 45 mill. eksl. tomtekostnad. Den pågående innkjøpsprosessen videreføres og rådmannen får fullmakt til å inngå kontrakt og gjennomføre prosjektet. Økt ramme på 9 mill kroner, innarbeides i revidert økonomiplan

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Tegning A50-01 Gulvplan 1. ets. Arcon Prosjekt AS I Revidert annonse i Doffin Arcon Prosjekt AS I Tegninger Arcon Prosjekt AS U Plassering av hovedvannledning Arcon Prosjekt AS I Tilleggsopplysninger Doffin Arcon Prosjekt AS I Tilbudsmateriell for totalentreprise Arcon Prosjekt AS I Brannklassifiserte vinduer Arcon Prosjekt As I Snitt og fasader Arcon Prosjekt AS I Innlevering Arcon Prosjekt AS I Utsatt innlevering av tilbud Arcon Prosjekt AS I Protokoll pr 8.februar 2010 Arcon Prosjekt AS U Møtereferat Ståle Ruud m.fl. I Samlet konkurransegrunnlag. Arcon Prosjekt AS I Vedr. avgifter Arcon Prosjekt AS X Protokoll for åpning av tilbud. Ståle Ruud I Protokoll 2 Arcon Prosjekt AS X Tilbydere, adresseliste. Bente Aglen U Namsos brannstasjon, melding til Tilbydere tilbydere. X Videre arbeid Bente Aglen X Kalkyle etter tilbud. Ståle Ruud m.fl. X Orientering S Ny brannstasjon - Øking av budsjettramme Vedlegg 1 Tegninger fra Tegninger fra Romprogram Saksopplysninger Namsos kommunestyre gjorde i sak 33/08 av leie av lokaler for brann- og redningsvesenet følgende vedtak: Namsos kommune avbryter igangsatte anskaffelsesprosess om nye lokaler til brann- og redningsvesenet med grunnlag i manglende finansiering. 1) Rådmannen utreder en helhetlig løsning for lokalisering av kommunens enheter. Det skal legges opp til samlokalisering av flest mulig enheter. 2) Utredningen skal: - skissere forslag til fysiske/tekniske løsninger - oversiktlig synliggjøre økonomiske investerings- og driftskonsekvenser - synliggjøre mulige salgsinntekter fra salg av eiendom - dokumentere vurdering av leie vs. bygging i egen regi 3) a. Det bevilges kr fra disposisjonsfond til formålet.

3 b. Kommunestyret vedtar følgende budsjettregulering Art Ansvar Tjeneste Beløp Bruk av disposisjonsfond Utredning lokalisering )a. Formannskapet skal være styringsgruppe for utredningen, og det skal 4)b. rapporteres til styringsgruppen minst annenhver måned. Rådmannens utredning skal framlegges for kommunestyret før rullering av økonomiplan Kommunestyret tar sikte på at brann- og redningsvesenet skal inn i moderne og tilpassede lokaler innen utgangen av Etter tilbudskonkurranse ble Arcon Prosjekt AS leid inn som prosessleder og sekretær for utredningen. Rådmannen etablerte videre en prosjektgruppe bestående av: Morten Stene ordfører og styringsgruppas representant Ketil Sørvig leder prosjektgruppa Ståle Ruud brannsjef/teknisk sjef og rep. for ansatte Sigrun Mosand rep. ansatte i samf.huset. Marit Brøndbo rep. for ansatte i Familiens Hus Terje Strømmen tillitsvalgt brann Liv Anne Ristad tillitsvalgt Delta Alf Rune Strømhylden Arcon Prosjekt AS, prosjektansvarlig Marion Fuset Sæternes Arcon Prosjekt as, ansvarlig arkitekt Bjørn Kvatningen observatør fra Namsos Samf.hus AS Med bakgrunn i Arbeidstilsynets pålegg om øyeblikkelig utbedringer ved Namsos Brannstasjon, har prosjektgruppa i perioden april 2008 februar 2009 hatt hovedfokus på utredning av lokalisering av ny brannstasjon. Namsos kommunestyre gjorde i sak 8/09 av samlokalisering av kommunale enheter inklusive brannstasjon i Namsos kommune følgende vedtak: 1. Kommunestyret i Namsos vedtar at ny brannstasjon bygges som et eget spesialbygg uten kontorfløy for andre kommunale enheter. Bakgrunn er ønske om å unngå forsinkelser i fremdriftsplan for ny brannstasjon. Det er også usikkerheter om det vil være driftsmessige samordningseffekter ved tilknytning av en kontorfløy til brannstasjon. 2. Kommunestyret i Namsos vedtar at ny brannstasjon bygges på tomt F1 (den såkalte ABC-tomta på Østre Byområde). Bakgrunn er at F1 er eneste sentrale tomt i kommunal eie som har størrelse nok iht byggets romplan og arealkrav (5 daa), og som er stor nok til å kunne handtere fremtidig utvidelsesbehov. 3. Romprogrammet revideres slik at det også inneholder garasje til stigebil. Namsos kommunestyre gjorde i sak 9/09 av revidering av økonomiplan og årsbudsjett 2009 som følge av regjeringens krisepakke til kommunene følgende vedtak: 2. I tillegg vedtas følgende endringer i økonomiplan : Brannstasjonen framskyndes til 2009 med kr 20 mill i 2010 og 16 mill i 2010 Med kommunestyrets vedtak den ble brannstasjonen tatt ut av samlokaliseringsprosjektets mandat og overført til rådmannen for gjennomføring.

4 Teknisk sjef/brannsjef Ståle Ruud og tillitsvalgt brann Terje Strømmen trådte ut av prosjektgruppa i det videre arbeidet med samlokalisering av kommunale enheter. Den inngåtte avtalen med Arcon Prosjekt AS ble delt i 2 avtaler. En for utredningsprosess m.m. og en for ny brannstasjon. I forbindelse med arbeidet med utredningen av samlokalisering av kommunale enheter, ble det tidligere utarbeidede romprogram for brannstasjon fra 2008 (forprosjekt av ) gjennomgått og det ble utarbeidet et revidert romprogram/ kuttliste av for å kunne tilpasse seg de økonomiske rammene som var satt. Gruppen som utarbeidet lista bestod av brannsjef Ståle Ruud, varabrannsjef Olav Skaret, verneombud Ove Steffensen og tillitsvalgt Terje Strømmen. Følgende endringer ble gjort: a) Alle fasiliteter som omfatter ambulansevirksomhet utgår i sin helhet. Personellgarderobe i hjørne ved trapperom dimensjoneres i ft. denne endringen. b) Ventilasjonstårn reduseres til kun det nødvendige i ft. funksjonelle krav. c) Rom 209 og 210 skal være flerbruksrom. Det skal være mulig å dele opp med lydtett/sterkt lydreduserende skillevegg/foldedør. Samlet areal reduseres med 20 m2. d) Trapperom i hjørne reduseres og tilpasses installasjon av innvendig vindeltrapp. e) Callinganlegg utgår. f) Soverom for branntjenesten utgår. g) Automatikk på persienner utgår. h) Pulverrom ( i vognhall) utgår. i) Rom 204 reduseres med 20 m2. j) Møterom 1.etg. utgår. Dette har resultert i et samlet redusert areal på ca 360 m2 (da er ambulansedel holdt utenfor). Som en følge av kommunestyrets vedtak oppnevnte teknisk sjef en plankomite bestående av: Bente Aglen, leder Ståle Ruud, brannsjef Olav Skaret, varabrannsjef Jan Arne Alstad, regnskapssjef Ivar Stenvik, IT-leder Ove Steffensen, verneombud Terje Strømmen, plasstillitsvalgt Prosjektgrunnlag: a) Revidert romprogram for prosjektet. med prioritert kuttliste datert b) Kommunestyrets vedtak. c) Generelle planleggings- og prosjekteringsanvisninger for Namsos kommune. d) Lover og forskrifter. Prosjektoppfølging: Arcon AS er innleid konsulent til oppdraget der Deres oppdrag framgår av kontrakt.

5 Til prosjektleder oppnevnes: Avd.ing. Bente Aglen på eiendomsavdelingen. Prosjektleders mandat: Prosjektleder skal på vegne av rådmannen lede gjennomføringen av kommunestyrets prosjektvedtak innenfor gjeldende lovkrav og bevilget økonomi. Herunder: - Involvere brukere ved plankomite i endelig prosjektutforming og ved evt. behov for tilpasninger underveis i byggeperioden. - Kommunens representant i kontraktsforholdet med Arcon AS. - Se til at det innhentes nødvendige offentlige tillatelser til gjennomføring av prosjektet. - Sørge for skriftlig månedlig rapportering om prosjektets framdrift og økonomi til overordnet og økonomisjef. - Prosjektregnskap. Plankomiteens mandat: Plankomiteens mandat vil være å bistå til detaljutforming av prosjektløsning fram til utsending av konkurransegrunnlag. Knytte til seg spesialkompetanse enten eksternt eller internt i nødvendig grad for å sikre kvalitet på resultatet under utarbeidingen av konkurransegrunnlaget. (Eksempel: Teknisk ansvarlig på 110-sentralen) Økonomi: I budsjett og økonomiplan er vedtatt den økonomiske rammen for prosjektet alle kostnader inkludert. Det er uklart om prosjektet skal belastes tomtekostnader så det utredes og innhentes pris på alternative prosjekter evt. opsjoner, der det for ett tas høyde for en tomtekostnad på 400 kroner pr. kvadratmeter. Det er opprettet nytt prosjektnummer Totalramme på prosjektet, alle kostnader inklusive, er kroner 36 mill med kroner 20 mill i 2009 og kroner 16 mill i Det har vært avholdt prosjekteringsmøter/brukermøter. Plankomiteen har bistått konsulentene i detaljutforming av planløsning og vedtatte revidert romprogram av er blitt ivaretatt. Alle innspill fra plankomiteen har blitt vurdert i samråd med konsulenten, og det har fra konsulentens side blitt uttrykt at den nye planløsningen med revidert romprogram ville holde seg innenfor den tildelte budsjettrammen. Basert på revidert romprogram utarbeidet Arcon Prosjekt AS et kostnadsoverslag. Kostnadsoverslag: HUSKOSTNAD Utomhusarealer ENTREPRISEKOSTNAD Generelle kostnader Spesielle kostnader Finans Inventar/utstyr Mva

6 Tomt Marginer/reserver Budsjett Etter at prosjektet er blitt redusert, er den planlagte brannstasjonen det minimale for at virksomheten brann skal få tjenlige lokaler. Planlagt bygg har et fint utseende med teglvegger etc. I følge reguleringsplanen, Deler av Østre Byområde, som ble godkjent i Kommunestyre , er det følgende bestemmelser, jfr.: 2 pkt Utforming; Ny bebyggelse skal ha en estetisk tiltalende utforming. Ny bebyggelse skal planlegges slik at den kommuniserer med omliggende bebyggelse på en positiv måte gjennom plassering, utforming og materialbruk. I konkurransegrunnlaget er det satt et strengt energikrav til bygget. Kravet er satt til 110 kwh/m2. I konkurransegrunnlaget er det satt krav om at tilbyder skal garantere dette. Sammenlignet med rammekravet til netto energibehov i kontorbygg og lett industri, verksteder i Forskrift om krav til byggverk og produkter til byggverk (TEK) vil dette gi en energibesparelse på ca kwh/år. Som en følge av krav om omfattende grunnundersøkelser har det kommet ekstra kostnader på kr ,- inkl. mva. Videre medførte det forsinkelser slik at tilbudsfrist ble Det kom inn 6 tilbud. Etter åpningen av tilbudene og vurdering av tilbudte priser i forhold til kostnadsoverslaget, framgår det at tilbudte priser ligger langt over det konsulenten hadde kalkulert. Konsulenten har feilvurdert kostnaden på beskrevet prosjekt i forhold til sitt kostnadsoverslag. Beregnet kostnadsramme etter innkomne tilbud, avviker med 25% i forhold til tildelt ramme. Administrasjonen og plankomiteen gjennomgår nå prosjektgrunnlaget med tanke på mulige reduksjoner som det kan forhandles med tilbydere om. Før den igangsatte innkjøpsprosessen kan videreføres må det være sikkerhet i at prosjektet skal gjennomføres. For at dette kan realiseres må den tildelte rammen økes. Ut fra innkomne tilbudspriser, før forhandlinger, er nåværende prosjekt blitt beregnet til å ha en budsjettramme på kr 45 mill ekskl. tomtekostnad. Dette vil si at den tidligere vedtatte rammen på kr 36 mill må økes med kr 9 mill. Av disse kr. 9 mill er kr 4,8 mill finansiert og kr 4,2 mill ikke finansiert. Økt ramme fra kr 36 mill til kr 45 mill foreslås finansiert slik: Leietakere Nåverdi Årskostnad 110-sentral (husleie) Feiervesenet (husleie) Økt mva, 40 % av økt mva (dvs. av ca kr 2,4 mill) Økt bruk av lån: Summer:

7 I beregningene ovenfor er det forutsatt: 5% rente 50 års avskrivningstid Kapitalleie i snitt ca 1250 kr/m2 ved investering på kr mill. ekskl. avg. Økt belastning på kommunens budsjett er altså et ekstra låneopptak på kr ,- tilsvarende en årlig kostnad på kr ,- ved bruk av ovennevnte rente og avskrivingstid. Arbeidstilsynet har gjentatte ganger varslet om tvangsmulkt hvis ikke de mangelfulle arbeidsmiljøforholdene ved brannstasjonen blir utbedret. De mangelfulle arbeidsmiljøforholdene er så omfattende at det tidligere er blitt vurdert at det er mest lønnsomt å bygge en helt ny brannstasjon. Prosessen med å utrede og planlegge ny stasjon har pågått over flere år. Hvis prosessen reverseres nå, vil en sannsynligvis få dagmulkter fra Arbeidstilsynet. Rådmannen mener at den brannstasjonen med de reduksjoner som nå er gjort er grundig gjennomgått. Ved sammenligning av de 6 tilbudene som er kommet inn mener en å ha bakgrunn for å kunne si at dette er markedspris for en ny brannstasjon. Vurdering Rådmannen mener at rammen for ny brannstasjon økes til kr 45 mill som anført i saksopplysningene. Den igangsatte innkjøpsprosess videreføres med tanke på inngåelse av kontrakt og gjennomføring av prosjektet. Miljømessig vurdering Virksomheten vil få tilfredsstillende lokaler i forhold til krav om HMS/Arbeidstilsyn. Lokalene vil bli tilknyttet fjernvarmenettet som er under etablering, og vil på denne måten være med på å benytte miljøvennlig energi til oppvarming. Energikravet til bygget er strengt, noe som vil resultere i et lavt energiforbruk. Konklusjon Som innstillingen. Hege Sørlie Rådmann Ståle Ruud Teknisk sjef