MØTEINNKALLING Plankomiteen

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Plankomiteen Møtetid: kl. 18:30 Møtested: Eiendomsavdelingen, Skoleveien 3 Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Saker til behandling 1/15 Ås demenssenter - valg av entreprenør 3 2/15 Utkast til reglement for plankomiteen 6 Eventuelt Ås, Olav Skage Leder (sign.) Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00213

2 Plankomiteen Side 2 av 8

3 Saker til behandling PK-1/15 Ås demenssenter - valg av entreprenør Saksbehandler: Roy Sypriansen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Plankomiteen 1/ Rådmannens innstilling: I henhold til EH Consults anbefalinger inngås avtale om entrepriser, med de utvalgte firmaer, som samlet sett gir det beste økonomiske resultatet for kommunen. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Plankomiteen Behandlingsrekkefølge: Plankomiteen Vedlegg Ås demenssenter - tilbudsprotokoll.pdf (unntatt offentlighet) Øvrige dokumenter som ligger i saken: EH Consults oppsummering/tilbudsevaluering ettersendes Plankomiteen snarest mulig før behandling 5. mars. Vedtak i saken sendes til: Marit Roxrud Leinhardt og Ståle Martinsen. Plankomiteen Side 3 av 8

4 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er vedtatt å bygge nytt demenssenter i Ås kommune. I den forbindelse ble konkurransegrunnlag for kontrahering av entreprenører kunngjort i Doffin 3.desember 2014, med tilbudsfrist 20. januar Ås kommune ønsket implementering av ny (revidert) prosjekteringsanvisning (kravspekk) for tekniske anlegg i tilbudene, derfor ble tilbudsfristen forlenget til 3. februar Innen tilbudsfristens utløp ble det levert inn følgende tilbud: - 8 tilbud på (K201) bygningsmessige arbeider - 7 tilbud på (K301) VVS og ventilasjonsarbeider - 5 tilbud på (K401) elektroarbeider Tilbyderne er opplistet i vedlagt tilbudsprotokoll. Vurdering: EH Consult er i avslutningsfasen med evaluering av de innkomne tilbudene for entreprisene, K bygningsmessige arbeider, K301 - VVS- og ventilasjonsarbeider, K401 elektroarbeider. Det vektlegges å komme frem til, samlet sett, det økonomiske og kvalitetsmessige mest fordelaktige tilbudet. Evalueringen gjøres i samarbeid med tilknyttet prosjekteringsgruppe og Selmer advokatkontor. Dette for å sikre at evalueringen skjer i tråd med regelverket, og at det mest fordelaktige tilbudet for hver entreprise blir valgt for tildeling av kontrakt med Ås kommune. Det prioriteres en stram fremdrift, med påfølgende usikkerheter som kan påløpe i den forbindelse. Det tilstrebes ferdigstillelse av prosjektet i 3. kvartal Økonomiske konsekvenser: Samlet sett, ser det ut til at prosjektet holder seg innenfor angitt budsjettramme (P - 85). Konklusjon med begrunnelse: Med bakgrunn i mottatte tilbud og EH Consults tilbudsevaluering, anbefales det at plankomiteen vedtar at kommunen inngår kontrakt med de mest fordelaktige tilbudene for hver entreprise, i tråd med EH Consults anbefaling. Plankomiteen Side 4 av 8

5 Ikrafttredelse av vedtaket: Snarest. Vedlegg til sak Plankomiteen Side 5 av 8

6 PK-2/15 Utkast til reglement for plankomiteen Saksbehandler: Roy Sypriansen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Plankomiteen 2/ Rådmannens innstilling: 1. Plankomiteen slutter seg til rådmannens utkast til nytt reglement for Plankomiteen datert Forslaget oversendes til politisk arbeidsgruppe for revidering av reglementene. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Endelig reglement vedtas av kommunestyret. Behandlingsrekkefølge: Plankomiteen. Politisk arbeidsgruppe for revidering av reglementene. Vedlegg: Utkast reglement plankomiteen pdf Vedtak i saken sendes til: Politisk arbeidsgruppe for revidering av reglementene ved Vibeke Berggård. Plankomiteen Side 6 av 8

7 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Dagens reglement for plankomiteen ble godkjent av kommunestyret i november 2009, og er nå gjenstand for en revidering. Praksis for gjennomføring av byggeprosjekter har endret seg siden 2009 og for å klargjøre plankomiteens arbeid og ansvar i forbindelse med utviklings - og byggeprosjekter, fremlegges et forslag til nytt reglement. Fakta i saken: Nåværende reglement ble vedtatt av kommunestyret Dagens reglement er ikke tilpasset fasene og begrepsbruken i en vanlig utviklingsprosess for byggeprosjekter. I de fleste tilfeller vil utviklingsfasen bestå av mulighetsstudie, rom/byggeprogram, skisse og forprosjekt. Noen av disse fasene kan gjennomføres separat eller inkluderes i en annen fase, f.eks. et utvidet mulighetsstudie, hvor rom og arealskjema er innbefattet. Det legges opp til at mulighetsstudiet og forprosjekt skal behandles av plankomiteen. Forprosjekt danner grunnlaget for beslutning om det skal gås videre med prosjektet, det vil si innhente entreprenør(er) for selve byggefasen. Reglementet tar ikke høyde for alternative gjennomføringsprosesser som f.eks. en offentlig privat samarbeidsmodell (OPS). For gjennomføring etter andre modeller, må det et konkret vedtak i kommunestyret, hvor det delegeres nødvendige fullmakter, til gjennomføring av prosessen på en effektiv måte. Vurdering: Hensikten med reglementet er en tydeliggjøring av plankomiteens rolle og mandat, samt behov for samhandling med øvrige politiske utvalg ved utvikling og gjennomføring av byggeprosjekter. Reglementet skal sikre gode rutiner, hvor den politiske styringen blir gjenstand for effektive beslutningsprosesser. Sett i forhold til dagens regelverk, vil det nye reglementet gi plankomiteen to klare beslutningstrinn i utviklingsfasen; vedtak vedrørende mulighetsstudiet og forprosjekt. Etter godkjent forprosjekt, beslutter plankomiteen kontrahering av entreprenør(er). Plankomiteen Side 7 av 8

8 Når byggeprosjektet er ferdig gjennomført, behandles sluttrapporten av plankomiteen og formannskapet. Økonomiske konsekvenser: Et effektivt reglement som bidrar til rask gjennomføring, bidrar til kostnadsoptimalisering av utviklings- og byggeprosjekter i Ås kommune. Konklusjon med begrunnelse: Utkast til reglement sikrer: - En effektiv prosjektprosess - Klare linjer for ansvar og myndighet - Bedre ressursbruk og prosjektstyring Vedlegg til sak Eventuelt Plankomiteen Side 8 av 8