Innkalling til møte Rauma kirkelige fellesråd 14.04.2016 Rom 515 i Rådhuset, 15.00-18.00 Bente Alnæs (Øverdalen), Per Bersås (Kors), Iver Marius Kleiva (Grytten), Terje Bjerkeli (Hen) Astrid Åsgård (Eid og Holm), Håvar Berild (Voll), Ann-Kjersti K. Hernæs (Vågstranda), Erling Nevland (geistlig rep), Lars Olav Hustad (kommunens representant) Meld fra så snart som mulig dersom du ikke kan møte. Vara møter etter nærmere innkalling. Ord for dagen v/ Ann- Kjersti Hernæs Sakliste Sak 11/16 Godkjenning av innkalling Sak 12/16 Godkjenning av sakliste Sak13/16 Orientering om Hovedtariffavtalen, lokale forhandlinger v/ Trond Bakke Lønnsgrupper, ansiennitet v/kirkevergen Sak 14/16 Godkjenning av møteprotokoll 28.01.2016 Sak 15/16 Orienteringssaker Beredskapsplan for varsling og handtering av seksuelle overgrep i Møre bispedømme Tilskudd trosopplæring Personalsaker unntatt off. Sak 16/16 Årsmeldinger /årsrapporter 2015 Sak 17/16 Regnskap 2015 Sak 18/16 Inndekking underskudd investering Sak 19/16 Bruk av overskudd 2015 Sak 20/16 Handlingsplan 2016-2019 Sak 21/16 Regnskap pr 31.03.2016 Sak 22/16 Drøftingssaker Møte menighetsråd og fellesråd Leietakster ved utlån av kirkene i Rauma Åndalsnes 06.04.16 Per Bersås Leder Ruth Brennhaug Staurseth kirkeverge 1
Fellesrådet 14.04.16 11/16 rbs GODKJENNING AV INNKALLING Innstilling: Innkalling godkjent RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Fellesrådet 14.04.16 12/16 rbs GODKJENNING AV SAKLISTE Innstilling: Sakliste godkjent RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Fellesrådet 14.04.16 13/16 rbs Orientering om Hovedtariffavtalen, lokale forhandlinger v/ Trond Bakke Orientering lønn/lønnsgrupper/ansiennitet v/ Kirkevergen 2
Fellesrådet 14.04.16 14/16 rbs Godkjenning av møteprotokoll 28.01.16 Innstilling: Møteprotokoll fra 28.01.16 godkjennes 3
Fellesrådet 14.04.16 15/16 rbs Innstilling: Orienteringssakene taes til orientering Orienteringssaker Beredskapsplan for varsling og handtering av seksuelle overgrep i Møre bispedømme ( vedlegg ) Tilskudd trosopplæring (vedlegg) Personalsaker unntatt off Orientering v/ kirkevergen 4
Fellesrådet 14.04.16 16/16 rbs ÅRSMELDING 2015 Rauma kirkelige fellesråd Vedlegg: Årsmelding Rauma kirkelige fellesråd 2015 Årsrapporter (driftsleder, diakon, organist, trosopplæring) Årsmeldinger og regnskapssammendrag fra menighetsrådene Innstilling: 1. Årsmelding for Rauma kirkelige fellesråd godkjennes. 2. Årsrapporter fra driftsleder, diakon, organist og trosopplæring taes til orientering. 3. Årsmeldinger og regnskapsrapporter fra menighetsrådene taes til orientering. Kirkevergen legger fram vedlagte forslag til årsmelding for 2015 for virksomheten. Sammen med årsmeldingen følger rapporter fra driftsleder, diakon og organist, rapport og regnskapssammendrag for trosopplæringa i 2015. Årsmeldinger og regnskapssammendrag fra menighetsrådene i alle sokna ligger også ved som orientering. 5
Fellesrådet 14.04.16 17/16 rbs REGNSKAP 2015 Vedlegg: (ettersendes) Innstilling: Regnskapet med revisjonsberetning for 2015 godkjennes Vedlegg: Regnskap 2015 med revisjonsberetning Kommentarer Driftsregnskapet for 2015 viser et regnskapsmessig mindre forbruk (overskudd) på kr 841,652,27 Det har også i 2015 vært sykemeldinger og vakanser langt utover et normalt driftsår annen kirkelig virksomhet. Ikke alle stillinger kan erstattes og fylles opp «over natta», dette har medført mindre lønnsutbetalinger enn budsjettert. Menighetsrådene har ikke blitt belastet med utgifter i forbindelse med trosopplæring i 2015 ( 4.-årsbok, 6- års bok, Bibler ) Kirketjener på Nordsida og i Kors har vært innleid på timelønn. Investeringsregnskapet Årets investeringsregnskap viser et merforbruk på kr 10 181,40 Ådring i Vågstranda kirke ble 30 000 dyrere enn budsjettert. Grunnkjøp til parkering ved Sandnes kirkegård utsatt, i stedet ble renovering av sanitærbygget ved Kors kirke oppstartet. Ellers noen småjobber på kirker og kirkegårder.( se årsrapport fra driftsleder). Budsjettdisiplinen har vært god både på drift og investering. Viser ellers til kommentarer til FR- sak 8/16 6
Fellesrådet 14.04.16 18/16 rbs INNDEKKING AV UNDERSKUDD PÅ INVESTERING 2015 Innstilling: Underskuddet på investering på kr 10 181,40 dekkes av driftsbudsjettet. Saksopplysning Underskuddet på investering foreslås dekket av driftsbudsjettet. Noen av småjobbene som er utført kan defineres som vedlikehold av bygg og anlegg. 7
Fellesrådet 14.04.16 19/16 rbs BRUK AV OVERSKUDD DRIFTSREGNSKAP 2015 Innstilling: Overskudd for 2015 kr 841 652,27 settes på disposisjonsfond VEDTAK: Saksopplysning Regnskapet for 2015 viser et overskudd 841 652,-. Det kan være mange «ting» en ønsker å bruke overskuddet til, men en foreslår likevel i første omgang å sette dette på disposisjonsfond. Det kan være aktuelt å legge fram for fellesrådet behov utenom vedtatt budsjett både når det gjelder vedlikehold og inventar. Ellers er en buffer for kommende år godt å ha, da en ser at det hadde vært strammere økonomi dersom en hadde hatt et normalt driftsår med all bemanning på plass. 8
Fellesrådet 14.04.16 20/16 rbs HANDLINGSPLAN 2016-2019 Vedlegg: Brev til Menighetsrådene vedr. økonomiplan 10.03.16 Innstilling: Handlingsplan 2016-2019 Saksbakgrunn ØKONOMIPLAN- HANDLINGSPLAN 2016-2019 Kirkelig fellesråd skal hvert år vedta en rullerende økonomiplan. Planen skal gjelde for de neste 4år. Planen skal gi en oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. DRIFT Inntekter drift : Kommunalt tilskudd drift Kommunalt tilskudd- tjenesteyting Andre inntekter Festeavgift Refusjon lønn diakon fra Møre bispedømme (50 %) Tilskudd trosopplæring fra Møre bispedømme Refusjon lønn prostesekretær fra Møre bispedømme Konfirmantavgift- opphold leir /andre fellesarrangement Menighetsrådene materiell trosopplæringa Det kommunale tilskuddet til drift og tjenesteyting finner vi i kommunens langtidsplan, for 2016 er dette på kr 5 176 000. 9
For perioden 2017-2019 er det lagt inn 5 166 000. Dette beløpet vil justeres i forhold til lønns- og prisvekst, men det ser ikke ut til at det vil gi oss noe særlig større handlingsrom i perioden. Festeavgiftene varierer fra år til år, det er stor variasjon i antall festeavtaler som skal fornyes fra år til år, det er også stor variasjon når det gjelder hvor mange som ønsker å forlenge avtaler. Tilskuddet til trosopplæring har vært forutsigbart med en årlig oppjustering i forhold til lønns og prisvekst. Konfirmantavgiften var i 2015 kr 1500,-. Dette dekker utgiftene i forbindelse med leir og andre arrangement i konfirmanttida Konfirmantavgiften bør ikke bli noe høyere. Kommunen/ Kirkelig fellesråd skal dekke utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmantopplæringen (KL 14 og 15) Menighetsrådene- materiell trosopplæring; dette varierer også etter hvor mange som deltar ved de ulike tiltak Refusjon av lønn diakon er fast 50 % av inntil 100 % stilling. Refusjon lønn prostesekretær er fast i forhold til utbetalt lønn. DRIFT Den norske kirke 2016 2017 2018 2019 kommentar Drift kommunalt 5 176 5 166 5 166 5 166 økonomiplan tilskudd Andre inntekter Trosopplæring 550 560 570 580 Konfirmantavgift 115 121 138 126 Refusjon diakon Refusjon prostesekretær Refusjon menighetsråd 50 % lønn dekkes av BDR Hele lønna dekkes av BDR Materiell trosopplæring, Festeavgift 300 640 320 270 10
INVESTERING Viser til vedlagte investeringsplan for perioden. Tiltakene som ligger inne er prioritert for perioden og en vil fraråde på det sterkeste å skyve maling av kirker lenger ut i tid, da det allerede er gått for mange år fra forrige gang både Holm, Grytten og Øverdalen var malt. På Vågstranda kirke er det også behov for delvis maling utvendig. En vet hva en kan forvente å få i investeringsmidler hvert år, men konstaterer at behovene er mye større en det en får midler til. Det må derfor søkes om ekstra bevilgning før nye tiltak kan iverksettes i perioden. KIRKER Kirker 2016 Voll kirke: Tilbakebetaling til Wenaasgruppen (se avtale fra 31.01.12) Kirker 2017 Holm kirke: Maling/vedlikehold av kirka. Kirka er malingsslitt og har mye sopp angrep. En regner med at det vil koste minimum 450 000 å male ei kirke som er så nedslitt. Kirker 2018 Grytten kirke Maling utvendig av kirka. Hele kirka er veldig falmet og nedslitt, mye malingsflassing. Kirker 2019 Øverdalen kirke Maling utvendig er viktig før det blir enda mer nedslitt. Vågstranda kirke Maling utvendig på deler av kirka 11
KIRKEGÅRDER Kirkegårder 2016 Sandnes gravplass: Det er ikke parkeringsplasser ved Sandnes gravsted. Med den trafikken som er på fylkesveien er det veldig viktig at vi får på plass en parkeringsplass. Planen var oppstart i 2015, men på grunn av uavklarte eierforhold, ble dette utsatt og pengene ble brukt til renovering av sanitærbygg ved Kors kirke. Kirkegårder 2017 Kors: Sanitærbygg må ferdigstilles. Sandnes: Grunnkjøp står ufinansiert i 2016, og det er ikke midler til videre arbeid med dette uten tilleggsbevilgninger. UTFORDRINGEN I kommunens økonomiplan ligger det i perioden 2016 2019 inne årlige tilskudd Investering Kirken: kr 250 000 kirkebygg kr 200 000 kirkegårder ( NB! Kirkelig fellesråd disponerer fritt de tildelte kr 450 000) PRIORITERING er vanskelig, alle har sine ønsker fellesrådet må se alle kirker og kirkegårder- og så ta den vanskelige prioriteringen. Mangel på maling viser seg nå på flere kirker, de som står på handlingsplana er verst. Jo lenger det går mellom hver gang en får malt en kirke til rett tid, jo større kostnader blir det. 12
Fellesrådet 14.04.16 21/16 rbs REGNSKAPSRAPPORT PR 31.03.16 Rapport ettersendes. Innstilling: Regnskapsrapport pr 31.03. 16 taes til orientering. Vedtak 13
Fellesrådet 14.04.16 22/16 rbs DRØFTINGSSAKER 1) Møte menighetsråd og fellesråd Fellesrådet skal innkalle til et årlig møte med menighetsrådene ( Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet 11, pkt.2) Dette møtet har ofte vært lagt til juni i etterkant av et fellesrådsmøte. Et slikt opplegg medfører en lang møtedag for fellesrådet, og en foreslår derfor å utsette det planlagte fellesmøte 2. juni vi til 15. september. Da har de nye rådene fått nesten et års virketid, vi ha lagt en sommer bak oss og står klare for et høstsemester. Aktuelle tema for møtet: Kommunereformen - veien videre for Rauma? (Kommunestyret gjør sitt vedtak i juni) Storsøndag. Markering av Allehelgensdag. Advent- og julegudstjenester. Har fellesrådets medlemmer forslag til andre aktuelle saker å drøfte? 14
2) Leietakster ved utlån av kirkene i Rauma Hen menighetsråd har bedt fellesrådet drøfte utleietakstene for kirkene våre. Gjeldende takster ved utleie av kirkene i Rauma vedtatt i april 2010: Grytten, Hen og Voll kr 1200,- Kors, Øverdalen, Eid, Holm, Rødven og Vågstranda 850,- Ved utleie til konserter der soknerådet ikke står som arrangør, står soknerådene fritt til å øke taksten over minstebeløpet. Det enkelte menighetsråd avgjør utleie av sin kirke, men administrasjonen av utleie skjer i samarbeid med kirkekontoret. På forespørsel til nabokommunene om utleietakster har Vestnes svart : Vi tar kr.600,- i husleie til konserter og andre kulturarrangement. (Tror ikke satsen har vært regulert på mange år.) 10% av eventuelle billettinntekter eller kollekt går til soknerådet. I Molde er minsteprisen kr 1000,-,for leietakere i kommunen, for leietaker utenom kommunen er prisen det dobbelte. Se detaljer. http://molde.kirken.no/kirkene-v%c3%a5re Kirkevergen ønsker innspill fra fellesrådet før saken sendes ut på høring i menighetsrådene før neste møte. 1. Beholde utleietakstene uendra? 2. Øke takstene til kr 1350,- for Grytten, Hen og Voll, for de andre kirkene kr 1000,- 3. Ta dobbelt takst for utleie for de som ikke bor i kommunen? 4. Som tidligere betales det ikke husleie når menighetsrådene er arrangør av konserter/sang/salmekvelder eller andre arrangement. 15