Møteprotokoll. Rauma kirkelige fellesråd , kl Sted: Rådhussalen

Transkript

1 Møteprotokoll Rauma kirkelige fellesråd , kl Sted: Rådhussalen Fremmøtte: Bente Alnæs (Øverdalen), Per Bersås (Kors), Iver Marius Kleiva (Grytten), Terje Bjerkeli (Hen) Astrid Åsgård (Eid og Holm), Ann-Kjersti K. Hernæs (Vågstranda), Erling Nevland (geistlig rep), Arne Hop (tilstede under sakene 25/17 til 29/17) og Lars Olav Hustad (tilstede under sakene 30/17 til 32/17) som kommunens representanter. Magny Landre (kirkeverge / referent). : Ikke møtt: Håvar Berild (Voll). Møtende vara: Ingen. Ord for dagen ved Bente Alnæs «Hvis jeg skulle leve mitt liv om igjen». Sakliste: Sak 25/17 Godkjenning av innkalling Sak 26/17 Godkjenning av sakliste Sak 27/17 Godkjenning av møteprotokoll Sak 28/17 Orienteringssaker - Prosjekt på Holm kirke status på prosjektet - Planlegging av prosjekt på Grytten kirke status - Maling utført på Øverdalen kirke - Referat fra administrasjonsutvalgsmøte gangs stillingsutlysning diakon 100 % stilling - Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirke/gravplass status - Gravferdsvedtekter godkjent av Møre bispekontor - Informasjon fra KA tariffrevisjon mm. Rundskriv 6/17, 7/17 og 8/17. - Orientering om fordeling av ressurser i Møre bispedømme fremover - Ny prest i Rauma fra Ida Maria Heggelund - Seremoni 8.august for ukjent soldat på Åndalsnes gravlund. Gave. Sak 29/17 Halvårsregnskap Sak 30/17 Kontorlokaler/kirkekontor svar fra Borgund vedr. leie av Vollan 6 unntatt off. Sak 31/17 Fremtidig lokalisering av kirkekontorer. Planer for ny kirke på Åndalsnes. Sak 32/17 Årlig møte fellesråd og menighetsråd Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. 1

2 RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbehandler Rauma kirkelige fellesråd /17 mla GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling ble sendt ut i versjon 2 den Endringer er 1 ny sak under orienteringssaker, samt oppdatert informasjon fra menighetsrådene etter høringsuttalelser i sak 31/17. Sak 31/17 var i første møteinnkalling unntatt offentligheten, dette er endret i versjon 2 slik at saken er åpen for offentligheten. Innkalling godkjennes med endringer. Innkalling godkjennes med endringer. RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbehandler Rauma kirkelige fellesråd /17 mla GODKJENNING AV SAKLISTE Sakliste godkjennes. Sakliste godkjennes. RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbehandler Rauma kirkelige fellesråd /17 mla GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokoll fra godkjennes. Møteprotokoll fra godkjennes. 2

3 RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbehandler Rauma kirkelige fellesråd /17 mla ORIENTERINGSSAKER Orienteringssakene tas til orientering Orienteringssakene tas til orientering. - Prosjekt på Holm kirke status på prosjektet fremlegges til orientering i møtet - Planlegging av prosjekt på Grytten kirke status fremlegges til orientering i møtet - Maling utført på Øverdalen kirke - Referat fra administrasjonsutvalgsmøte (vedlegg 1) - 3. gangs stillingsutlysning diakon 100 % stilling - Kunstgressbane mellom Isfjorden skole og Hen kirke og gravplass status fremlegges i møtet. - Gravferdsvedtekter godkjent av Møre bispekontor - Informasjon fra KA tariffrevisjon mm. Rundskriv 6/17, 7/17 og 8/17. - Orientering om fordeling av ressurser i Møre bispedømme fremover (vedlegg 3) - Ny prest i Rauma fra Ida Maria Heggelund - Seremoni 8.august for ukjent soldat på Åndalsnes gravlund. Gave. I møtet: Det er ønskelig at de ulike menighetsrådene holdes godt orientert om arbeid som utføres på de ulike kirkene. Holm kirke: Prosjektet er under ferdigstillelse, og ligger innenfor de vedtatte økonomiske rammene på kr I tillegg til maling av kirken, er bårehuset blitt malt, tårn er tjærebredd, takrenner er reparert, råteskader er utbedret og vind skiftet. Resultatet er tilfredsstillende. Grytten kirke: Nordmøre museum er forespurt om å gi tilbud på en vurdering av det som må utbedres. Det planlegges for at en behovsrapport skal foreligge i månedsskifte oktober/november, slik at arbeidet kan planlegges for Kostnadsrammer for vurdering og rapport fra Nordmøre museum er kr Øverdalen kirke: Kirken er blitt malt utvendig. Arbeidet er utført på dugnad og kirkekontoret har bekostet malingen. Stor takk til de frivillige som har utført arbeidet. Det er et bra resultat. Diakonstilling: Diakonstilling skal utlyses for 3.gang med søknadsfrist 7.september Det er primært ønskelig med en person som er utdannet diakon, men det vil åpnes for søkere som kan være diakonimedarbeider. Utdanning må da gjennomføres etter ansettelse. Kirkekontoret har rådført seg med diakonirådgiver ved Møre bispedømmekontor, og det understrekes at det er viktig med en person med de riktige personlige egenskapene. Stillingen lyses ut i ulike aviser, via NAV, Finn.no og gjennom Diakonhjemmet i forhold til deres studenter. 3

4 Planer for kunstgressbane Isfjorden: En kunstgressbane i Isfjorden er satt opp på kommunens investeringsplan for 2017, men det er ikke besluttet hvor den skal plasseres. Formannskapet har vært på befaring, og kommunen er innstilt på å finne en god løsning på plassering av kunstgressbane ifht. alle parter i saken. Bispekontoret og fylkeskultursjef har gitt uttalelser vedr. regelverk og de vernebestemmelser som gjelder for listeført kirke og gravplass. Det er ikke utarbeidet byggesøknad for banen p.t. Gravferdsvedtekter: Gravferdsvedtekter er godkjent av bispedømmekontoret. Godkjente vedtekter sendes ut til alle menighetsråd. Endring fra tidligere vedtekter gjelder bruk av navnede og anonyme minnelunder. Informasjon fra KA: Det ble informert om KA s rundskriv 6/17, 7/17 og 8/17. Disse er tilgjengelige for alle på KA s hjemmesider. Tariffrevisjon for 2017 er ferdig, og lokale forhandlinger skal være utført innen Øvrig informasjon fra KA gjelder endringer i søkeres rett til innsyn i søkerlister og hvordan rekrutteringsprosesser kan gjennomføres. Ressurstildeling i Møre bispedømme: Det skal gjennomføres kostnadsreduserende tiltak i Møre, og dette vil ha effekt ifht. vakanser / vikarstillinger. Erling Nevland informerte om møte i Molde vedrørende dette. Ny prest i Indre Romsdal prosti: Ida Maria Heggelund er ny prest i Rauma med oppstart Ordinasjon i Molde domkirke og innsettelsesgudstjeneste i Innfjorden Seremoni for ukjent soldat: Engelsk flyver som falt under 2.verdenskrig er blitt identifisert, og britiske myndigheter holdt en rededikasjonsseremoni for ham Kirkekontoret har mottatt pengegave fra pårørende, og denne vil bli benyttet til innkjøp av parkbenk til Åndalsnes gravlund. RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbehandler Rauma kirkelige fellesråd /17 mla HALVÅRSREGNSKAP 2017 Halvårsregnskap godkjennes. Halvårsregnskapet godkjennes. I møtet: Halvårsregnskap pr. juni 2017 var utsendt viser at kirkelig fellesråd ligger godt an i forhold til årets budsjett. Det er til nå i år reduserte lønnsutgifter pga. ledig diakonstilling. Det ble stilt spørsmål om utlegg for strøm til Vollan 6. Dette er knyttet til huseiers fakturering av strømmen, og det skjer som regel 1 gang / år. Det er tatt inn mer på festeavgifter i 2017 enn det som er budsjettert. Dette er en post som varierer fra år til år, knyttet til hvor mange festeavgifter som forfaller og som fornyes. 4

5 Utgifter til annonsering ligger over det som er budsjettert. Det planlegges et møte med Åndalsnes Avis for å diskutere pris på annonsering. Andre muligheter for annonsering vurderes. Styre, utvalg, komité m.m. Rauma kirkelige fellesråd RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Møtedato Saksnr Saksbehandler /17 mla KONTORLOKALER / KIRKEKONTOR VOLLAN 6 unntatt off. Rauma kirkelige fellesråd gir leder og kirkeverge fullmakt til å gå videre med dialog med huseier. Det vurderes om det er behov for juridisk bistand for å vurdere eksisterende avtale og ny avtaletekst. Tillitsvalgt og verneombud skal ha uttalerett. Endelig avtaletekst fremlegges for fellesrådet før avtale inngås. Rauma kirkelige fellesråd gir leder og kirkeverge fullmakt til å gå videre med dialog med huseier. Det vurderes om det er behov for juridisk bistand for å vurdere eksisterende avtale og ny avtaletekst. Tillitsvalgt og verneombud skal ha uttalerett. Endelig avtaletekst fremlegges for fellesrådet før avtale inngås. 5

6 RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Styre, utvalg, komité m.m. Rauma kirkelige fellesråd Møtedato Saksnr Saksbehandler /17 mla FREMTIDIG LOKALISERING AV KIRKEKONTOR. PLANER FOR NY KIRKE PÅ ÅNDALSNES. Innstilling lokalisering av kirkekontor: Biskopens pålegg om universell utforming av lokaler for kirkekontoret må løses. Dette kan løses ved at kirkekontoret flyttes til Vangstun. Rauma kommune vil bygge om og oppgradere Vangstun til et bygningsmessig tilfredsstillende nivå, med innflyttingsdato Denne løsningen vil tilfredsstille kirkekontorets behov med hensyn til tilgjengelighet, areal, kontorer, møte- og samtalerom, lager, parkeringsplasser mm. Dette vil gi mulighet for møter i menighets- og fellesråd, trosopplæring og ungdomsarbeid. Saken har vært ute på høring hos alle menighetsråd. Høringssvar er vedlagt (vedlegg 9). Menighetsrådene i Vågstranda, Voll, Kors, Øverdalen, Hen og Eid/Holm støtter forslaget om at kirkekontoret flyttes til Vangstun. Staben ved kirkekontoret har uttalt at det er behov for en snarlig løsning av kontorsituasjonen, og at dette kan løses tilfredsstillende ved å flytte til Vangstun. Det innstilles på at kirkekontoret flyttes til Vangstun. Leder for kirkelig fellesråd og kirkeverge gis mandat til å forhandle avtale med Rauma kommune vedr. leie av Vangstun. Forslag fremsatt i møtet: Forslag 1 fremsatt i møtet: Det ble fremsatt forslag fra Lars Olav Hustad om å utsette behandling av saken. Votering gav 2 stemmer for og 6 stemmer mot. Forslaget ble nedstemt. Forslag 2 fremsatt i møtet: Det ble fremsatt forslag i møtet fra Lars Olav Hustad om at fellesrådet undersøker på nytt muligheten for å leie lokaler i sentrum til kirkekontoret med en frist på 2 måneder. Votering over forslag fra Hustad gav 2 stemmer for og 6 stemmer mot. Forslaget ble nedstemt. Biskopens pålegg om universell utforming av lokaler for kirkekontoret må løses. Dette kan løses ved at kirkekontoret flyttes til Vangstun. Rauma kommune vil bygge om og oppgradere Vangstun til et bygningsmessig tilfredsstillende nivå, med innflyttingsdato Denne løsningen vil tilfredsstille kirkekontorets behov med hensyn til tilgjengelighet, areal, kontorer, møte- og samtalerom, lager, parkeringsplasser mm. Dette vil gi mulighet for møter i menighets- og fellesråd, trosopplæring og ungdomsarbeid. Saken har vært ute på høring hos alle menighetsråd. Høringssvar er vedlagt (vedlegg 9). Menighetsrådene i Vågstranda, Voll, Kors, Øverdalen, Hen og Eid/Holm støtter forslaget om at kirkekontoret flyttes til Vangstun. 6

7 Staben ved kirkekontoret har uttalt at det er behov for en snarlig løsning av kontorsituasjonen, og at dette kan løses tilfredsstillende ved å flytte til Vangstun. Det innstilles på at kirkekontoret flyttes til Vangstun. Leder for kirkelig fellesråd og kirkeverge gis mandat til å forhandle avtale med Rauma kommune vedr. leie av Vangstun. Votering over innstillingen gav 6 stemmer for og 2 stemmer mot. Saksopplysning: Høringsbrev ble sendt alle menighetsråd den (vedlegg 6). Kirkelig fellesråd ønsket tilbakemelding fra menighetsrådene på følgende punkter basert på vedlagte faktaopplysninger: 1. Hvordan stiller menighetsrådene seg til fremtidig lokalisering av kirkekontor på Vangstun eller i tilknytning til ny kirke på Åndalsnes? 2. Hvilke muligheter og konsekvenser ser øvrige menighetsråd for eget sokn ved at det bygges ny kirke på Åndalsnes? Tilbakemelding menighetsrådene: Menighetsrådene i Vågstranda, Voll, Kors, Øverdalen, Hen og Eid/Holm har svart på høringsbrevet (vedlegg 9). Menighetsrådene går inn for å flytte kirkekontoret til Vangstun, og finner at dette er en tilfredsstillende løsning med hensyn til de behov kirkekontoret har. Flere av menighetsrådene er positive til Grytten menighets ønske om å bygge ny kirke, og ser at man i fremtiden kan legge kirkekontoret til en eventuell kirke. Menighetsrådene ser ikke at bygging av ny kirke med kirkekontorer er gjennomførbart i nær fremtid, slik at det kan løse dagens kontorbehov. Tilbakemelding stab: Stab ved kirkekontoret har behandlet saken i stabsmøte Tegninger for kontorer på Vangstun er vurdert (vedlegg 8). Staben ser behov for nye kontorer, og at dette må løses nå. Løsning med Vangstun er mest realistisk. Staben er ikke negative til en fremtidig felles løsning med kirke og kontorer, da det kan åpne for nye muligheter. Den løsningen for kirkekontor i tilknytning til en ny kirke må i så tilfelle utredes i forhold til kirkekontorets behov. Stiftelsen: Stiftelsen Åndalsnes bygger ny kirke har lagt frem vurdering fra X-pro vedr. prosjektet innenfor de kostnadsrammer som er gitt tidligere på 35 millioner (vedlegg 7). Tegninger for kirkekontoret inngår i disse. Stiftelsen har bedt om at fellesrådet utsetter saksbehandling noen uker, dette ønsket har vært støttet av ordfører Hustad. Fellesrådets medlemmer er informert om dette i e-post fra kirkeverge, datert Fellesrådets vurdering av kontorløsning i tegninger datert : I kontorløsning innenfor en kostnadsramme til 35 millioner er det flere forhold som ikke er tilfredsstillende: Antall parkeringsplasser er redusert fra ca. 50 til 6-8 plasser ved kirke/kontor. Inngangsparti via kirkekontoret er uegnet, da det er ulike brukergrupper med ulike behov. Ventesone for besøkende til kirkekontoret er ikke skjermet ifht besøkende i kirken. 7

8 Garderobeforhold og toalettforhold for ansatte. Kontorene har lite areal. I møtet: Saken ble presentert i møtet av leder for fellesrådet, blant annet i forhold til regelverk. Dette er en kompleks sak med mange sider som må vurderes, og den har tidligere blitt behandlet i fellesrådet. Høringsdokument og høringssvar fra de ulike menighetsråd og stab ble gjennomgått og diskutert. Forslag 1 fremsatt i møtet: Det ble fremsatt forslag fra Lars Olav Hustad om å utsette behandling av saken. Formål med dette er at Stiftelsen Åndalsnes bygger kirke / Kirkekomiteen kan ferdigstille og fremlegge en oppdatert presentasjon av planer for ny kirke med kirkekontorer. Hustad gav uttrykk for at et kirkekontor bør ligge i sentrum, at Vangstun ikke er sentralt nok plassert, og at man kan be om utsettelse for avtale med Rauma kommune. Saken ble diskutert, og Erling Nevland foreslo at det kunne gjennomføres en prøvevotering over forslaget. Prøvevotering over forslag fra Hustad viste 6 stemmer og 2 stemmer imot. Endelig votering over forslag fra Hustad om å utsette behandlingen gav 2 stemmer for og 6 stemmer mot. Forslaget ble nedstemt. Forslag 2 fremsatt i møtet: Det ble videre fremsatt forslag i møtet fra Lars Olav Hustad om at fellesrådet undersøker på nytt muligheten for å leie lokaler i sentrum til kirkekontoret med en frist på 2 måneder. Votering over forslag fra Hustad gav 2 stemmer for og 6 stemmer mot. Forslaget ble nedstemt. Votering over forslag i innstilling til møtet: Votering over forslag i innstilling til møtet gav 6 stemmer for og 2 stemmer mot. Forslag i innstilling ble derfor godkjent. 8

9 Innstilling bygging av ny kirke på Åndalsnes i regi av Rauma kirkelige fellesråd: Rauma kirkelige fellesråd ser ikke økonomisk grunnlag for å påstarte bygging av kirke med kirkekontorer. Forslag fremsatt i møtet: Forslag fremsatt i møtet: Det ble fremsatt forslag fra Lars Olav Hustad om å utsette behandling av saken. Votering gav 6 stemmer for og 2 stemmer mot. Forslaget ble vedtatt. Saken utsettes. Saksopplysning: Grytten menighet: Det har vært arbeidet for ny kirke på Åndalsnes siden 1930-tallet. Grytten menighet har gitt uttrykk for at menigheten har behov for en moderne og funksjonell arbeidskirke, tilpasset moderne menighetsarbeid. Kirken vil gi et godt utgangspunkt for andre aktiviteter enn gudstjenester og andre kirkelige handlinger, og gi rom for felles aktiviteter for alle sokn i kommunen. Kirken kan være et positivt innslag i sentrum av Åndalsnes, gi Åndalsnes en ny attraksjon og være et tilbud til turister. Grytten menighet avholdt medlemsmøte den der det enstemmig med 22 stemmeberettigede til stede ble stemt for å bygge ny kirke. Grytten menighetsråd har ikke kommet med planer for Grytten kirke dersom det bygges en ny kirke. Grytten kirke er listeført, og må vedlikeholdes over fellesrådets budsjett. Biskopen kan fortsatt forordne gudstjenester i Grytten kirke, selv om de fleste gudstjenester legges til en ny kirke. Med en ny kirke vil det være to kirker i Grytten sokn. Øvrige menighetsråd: Menighetsrådene i Vågstranda, Voll, Kors, Øverdalen, Hen og Eid/Holm har svart på høringsbrevet (vedlegg 9). Flere av menighetsrådene er positive til Grytten menighets ønske om å bygge ny kirke, og viser forståelse for dette ønsket. Det stilles spørsmål ved hvordan dette skal løses økonomisk innenfor de bevilgninger Rauma kommune gir. Flere menighetsråd ser ikke at bygging av en ny kirke er gjennomførbart i nær fremtid over fellesrådets budsjett, uten at det kan ha negativ konsekvens for øvrige sokn. Det stilles flere spørsmål ved de utarbeidede planer og kostnadsrammer. Det stilles videre spørsmål til Grytten menighet om alternative måter å løse menighetens behov på, f.eks. ved å bruke Åndalsnes bedehus. Det stilles også spørsmål til engasjementet for dette, når kun 22 medlemmer møter på menighetsmøte for å stemme i en slik sak. 9

10 Øvrige menighetsråd i Rauma tilrår at det ikke bygges ny kirke på Åndalsnes over fellesrådets budsjett med de økonomiske rammer man har i dag. Stiftelsen: Stiftelsen Åndalsnes bygger ny kirke og Kirkekomiteen har utarbeidet en presentasjon for plan om ny kirke på Åndalsnes, Denne er sendt ut som vedlegg til høringsbrevet. Stiftelsen og Kirkekomiteen har lag frem vurdering fra X-PRO vedrørende prosjektet innenfor de kostnadsrammer som er gitt tidligere på 35 millioner kroner (vedlegg 7), og det er denne fellesrådet nå forholder seg til. Fellesrådets kommentarer til dette: Løsningen viser ikke administrative kostnader knyttet til en prosjekterings- og byggefase. I den løsningen er arealet redusert til 984 m², og areal i kjeller er ikke tatt med. Dette vil kunne ha vesentlig betydning for menighetsarbeid, ungdomsarbeid o.s.v., da det bare blir kirkerom tilbake. I løsningen fremgår det at det må utarbeides eget budsjett for kirkelig inventar, og dette vil komme i tillegg til 35 millioner. Inngangsparti må ha et overbygg, og det vil medføre økte kostnader. Det er ikke tatt med utgifter til eventuelle grunnundersøkelser. Det er lagt til grunn en rentesats på 2%, og det fryktes at denne kan bli høyere. Avbetalingen vil fra 1.år og i 40 år, med en forventet kostnadsøkning på kr Det er usikkerhet rundt inntekter på kr ved innsamlinger, arrangementer o.l. Husleieinntekter er beregnet til kr Dette vil gi kirkelig fellesråd økte utgifter på minimum kr Det er ikke gitt politiske signaler om økning av bevilgninger fra kommunen til kirkelig fellesråd, og dette må derfor antas dekkes over de budsjettrammer man har i dag. I møtet: Saken ble presentert i møtet av leder for fellesrådet. Høringsdokument og høringssvar fra de ulike menighetsråd og stab ble gjennomgått og diskutert. Forslag fremsatt i møtet: Det ble fremsatt forslag fra Lars Olav Hustad om å utsette behandling av saken. Formål med dette er at Stiftelsen Åndalsnes bygger kirke / Kirkekomiteen kan ferdigstille og fremlegge en oppdatert presentasjon av planer for ny kirke med kirkekontorer. Votering over forslag om utsettelse gav 6 stemmer for og 2 stemmer mot. Forslaget ble vedtatt, og saken utsettes. 10

11 Styre, utvalg, komité m.m. Rauma kirkelige fellesråd RAUMA KIRKELIGE FELLESRÅD Møtedato Saksnr Saksbehandler /17 mla Årlig møte fellesråd og menighetsråd Fellesrådet innkaller til et årlige fellesmøte mellom fellesråd og menighetsråd i Rauma rådhus torsdag Klokkeslett tilpasses tunnelstengning. Agenda for møtet legges frem i fellesrådsmøtet Det gjennomføres felles møte mellom fellesråd og menighetsråd Møteagenda ferdigstilles og sendes ut i invitasjon. Det gjennomføres felles møte mellom fellesråd og menighetsråd Møteagenda ferdigstilles og sendes ut i invitasjon. I møtet: Forslag til agenda for møtet ble fremlagt av kirkevergen: Innledning v/ leder i fellesrådet Orienteringssaker/spørsmål fra rådene Lutheråret felles markering i Voll kyrkje Pause m/ servering Drøftingssak : Arbeidet i menighetsrådene: o Hvordan arbeider vi i de ulike menighetsrådene? o Hvilke erfaringer kan vi dele med hverandre? o Hva kan vi samarbeide om? Avslutning v/ prosten God tur hjem Det kom forslag om at sak om kirkekontor og ny kirke på Åndalsnes tas med i møtet. Kirkeverge ferdigstiller agenda og sender ut invitasjon til alle menighetsrådene og andre deltakere. 11