Studentkulturhuset i Bergen A/S Innkalling til ordinært A/S styremøte, nr. 09-2007 torsdag 04.10.07 kl 16.00, Møterom 3.56, Christies gt. 18 Forslag til dagsorden: Orienteringssaker: Orientering fra Kvarterstyret Muntlig orientering ved Iselin Høle Økonomiorientering Muntlig orientering ved John H. Fjellseth og Gustav Birkeland Kontrakt til admn. leder Muntlig orientering ved Iselin Høle SKiBAS seminar Muntlig orientering ved Iselin Høle Dorgeavtale og statuttendringer til orientering Skriv fra Iselin Høle Vedtakssaker: 28-07 Vedtak om driftsledere Til grunn: Innstilling fra Kvarterstyret Vedtaksforslag: "Skibas vedtar å ansette Mona Wika Haraldsen, Judith Reczek og Bjarte Wathne Helgesen som driftsledere." 29-07 Vedtak om protokoll Til grunn: Protokoll 06-07 Vedtaksforslag: "Skibas vedtar protokoll 06-07." 30-07 Vedtak om protokoll Til grunn: Protokoll 07-07 Vedtaksforslag: "Skibas vedtar protokoll 07-07." 31-07 Vedtak om protokoll Til grunn: Protokoll 08-07 Vedtaksforslag: "Skibas vedtar protokoll 08-07." 32-07 Vedtak om Mac Til grunn: Innstilling fra Kvarterstyret Vedtaksforslag:
"Skibas vedtar å å frigjøre midler for mac til xx,- inkl mva,-" Ymse.... Med vennlig hilsen Iselin Høle Styreleder
Vedlegg til SKiBAS, dagsorden09-07 Til sak 28-07: 30-02 DRIFTSLEDER ANSETTELSE Til grunn: Skriv fra internansvarlig Rikke Vestergaard Magnus melder seg innhabil i denne saken Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innstiller SKiBAS om å ansette Mona Wika Haraldsen, Judith Reczek og Bjarte Wathne Helgesen i driftsleder stillingen For :5 Mot :0 Avholdene :1 Til sak 32-07: 28-04 INNSTILLING TIL SKIBAS Til grunn: Skriv fra økonomiansvarlig, John H. Fjellseth Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om å frigjøre midler for mac til xx,- inkl mva,- For 5 Mot 0 Avholdende 0 Ingen grunn til diskusjon. Magnus: to mac, som er kjøpt inn. Iselin: til John - har du tatt en seriøs prat med Leo på dette?
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) Månedlig rapport for Studentkulturhuset i Bergen AS - Det Akademiske Kvarter Av John Houth Fjellseth og Gustav Birkeland Innledning Dette er den siste rapporten før Vassdal og Erikssen overtar produksjonen av grunnlaget for rapportene. Dette vil bedre stabiliteten på selve regnskapsrapporteringen som i dag går gjennom regnskapsfører og økonomiansvarlig før administrativ leder. Mange ledd, to rapportoppsett og regnskapsførers arbeidstider har til tider skapt feil i grunnlaget samt gjort kommunikasjonen rundt oppsettet av rapportene utfordrende. Rapport kommer i siste liten da økonomiansvarlig og administrativ leder ikke hadde fått med seg møtetidspunktet og dermed planla feil i forhold til frist for rapport. Vi skal jobbe for at dette ikke skal skje igjen. Det har vært en stor ufordring å jobbe med faste økonomirutiner sist måned ettersom overlapping av regnskapsfører og regnskapsbyrå og de nye rutinene dette innebærer har krevd mesteparten av vår oppmerksomhet. Økonomisk status pr dato for månedsrapporten Den dårlige semesterstarten med redusert åpning av NG2 har gjort at salgsinntektene er vesentlig lavere enn budsjettert. Dette er synlig i et ufordelaktig avvik på varesalg. Spesielt ser vi at matsalget har sviktet da kjøkken og kjøledisk ikke var klart i tide. Lave salgsinntekter kan også skyldes pris. Ved oppstart i august var utsalgsprisene feil (for lave) i NG2. Feil utsalgspriser varte helt til 14. september og skyldtes, slik jeg har forstått det, en kommunikasjonssvikt mellom skjenkeansvarlig, skjenkegruppen og personen som satte opp kassesystemet. Samtidig har varekostnadene vært høyere enn budsjettert. Vi har per i dag ikke ressurser nok til å følge opp varekontrollen så godt som vi burde (se nedenfor under bemanning og personell). Høyere varekostnader kan skyldes svinn. Tidligere sak i SKIBAS om varesvinn er blant annet et eksempel på utfordringene rundt varekontroll i forbindelse med flytting og endring av arbeidssituasjon. Negative avvik fra varelager skal være bokført i august. Varetelling ble heller ikke gjennomført skikkelig. Dette skyldes mangelfullt arbeid fra kvartene som gjennomførte tellingen. Videre har vi dårlig varekontroll og slurv hos skjenkegruppen. Dette er et problem vi også hadde før stenging, men det har bare blitt verre etter åpning av NG2. Vi har nå lite ressurser til å følge opp dette daglig Side 1/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) (se nedenfor under bemanning og personell) samtidig som en konflikt mellom skjenkegruppen og kvarterstyret gjør det vanskelig å følge opp skjenkegruppen mht. kontrollrutiner og opplæring. Inntekter fra USF verftet er ennå ikke registrert. Dette skyldes at vi ikke har hatt mulighet til å ta en gjennomgang av dette ennå. Blant annet vil Kvarteret ha inntekter i forbindelse med markedsstøtte for tankøl i august. Det er også mulig at forventet årsresultat er bedre enn grensen i henhold til avtalen og dermed vil kunne utløse en inntekt. Disse to mulige inntektene kommer ikke som salgsinntekter men som andre inntekter. Lave salgsinntekter har ført til at innbetalingene fra driften har blitt lavere enn de skulle vært. Dette i en periode med stenging hvor vi har hatt omtrent fire måneder uten salgsinntekter. Dette er mye. Samtidig har utbetalingene i forbindelse med Nygårdsgaten 2 vært meget høye. Gitt den allerede noe svake situasjonen har dette ført til at likviditeten har blitt dårlig. For første gang er SKIBAS nødt til å styre i forhold til likviditet. Jeg jobber med å utarbeide en kortsiktig likviditetsoversikt frem mot SKIBAS-møtet. Slik jeg ser det vil det være veldig nyttig for SKIBAS og Kvarteret å jobbe mer bevisst i forhold til likviditeten i selskapet. Dersom vi jobber konsekvent med dette, blant annet gjennom likviditetsbudsjettering på årsbasis, vil det igjen utløse at vi må utarbeide et balansebudsjett. Til sammen vil dette skape en bedre bevissthet rundt forholdet mellom investeringer, balanse, resultat og likviditet ved at det er en direkte og synlig sammenheng mellom de respektive budsjettene. Per i dag er den enste synlige sammenhengen jeg kan se for oss som bruker budsjettene at investeringsbudsjettet får betydning for avskrivningene i resultatbudsjettet. Resultat og resultatutvikling Månedsresultatet for august er foreløpig et underskudd på kr. 334.337. Dette er kr. 556.645 dårligere enn budsjettert. Kostnadsetterslepet vil ytterligere kunne forverre dette resultatet. På lang sikt vil vi jobbe med å få kontroll på kostnadsetterslepet ved å få bedre kontroll på varebestilling og fakturahåndtering og dermed redusere endringen fra rapporteringstidspunkt til neste måned. Med dette ønsker vi også å redusere variasjonen i kostnadsetterslepet. Samtidig skal vi få laget en løpende beregning av det gjennomsnittlige etterslepet av kostnader. Side 2/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) Prognose Da budsjett nylig har blitt revidert er dette lik prognosen. Dette kommer til å endre seg snart da vi nå får utarbeidet mer presise anslag på kostnader for nye driftsavtaler som renhold verditransport mm. Kommentarer i forhold til budsjett Økonomiansvarlig sin rapport gjengis her. Da denne var klar tirsdag morgen har den ikke kunnet bli bearbeidet av adm leder ytterligere. Regnskapsrapport er derfor gjengitt i sin helhet som vedlegg i tillegg til sammendrag av regnskap. Inntekter Varesalg: Siden kjøkkenet ikke sto klart til åpningsuken har vi ikke klart våre budsjetterte mål for matsalg. I sum har vi et negativt avvik på 95.000,- i vårt varesalg Andre salgsinntekter: 3311 Sponsorinntektene skal ende opp på 500.000 som er rammen for aktivitetsstøtten 3999 Alle måneder bortsett fra juli og august har hatt periodiserte inntekter. Jeg vet ikke hvorfor det ikke er noen for disse. Kontoen er brukt til periodisering av renholdsstøtte, hansamidler og kopi-/printer salg Kostnader Varekjøp Økonomisk sett er det ønskelig å øke avansen på våre salgsvarer. Kostnadene i august gav DAK et negativt avvik på 31.592, til tross for at det ikke ble solgt mat. Andre varekostnader Tonoavgiften er regnskapsført denne måneden. Vi holder oss godt innenfor det budsjetterte tallet på 160.000,-. Det gir et fordelaktig avvik for året på 68.932,- Side 3/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) 4220: Det var ikke budsjettert med diverse kjøkkenutstyr i august siden det var ønskelig å gjenbruke fra stjernesalen Driftskostnader 6740: Underskuddsgaranti for ASF er viderefakturert BT og motpostert gammel postering. F 50.000,- 6600 & 6690: Vedlikeholdskontoene er blitt brukt aktivt i forbindelse med NG2-prosjektet. Det var satt av 100.000 på ordinært budsjett til oppussing fra DAKs side. Siden det ikke er gjort opp status for kostnadene knyttet til prosjekt NG2 er det vanskelig å si hvordan vi ender opp. Totalt gir kontoene et negativt avvik på 84873,-. Andre driftskostnader 7310 Annonsekostnadene sett for juli og august under et gir et bedre bilde av annonsekostnadene knyttet til åpningsuken. Det ufordelaktige avviket på (totalt for juli og august) er -13.376,- En del av kostnadene viderefaktureres Hansa i forbindelse med åpningsuken. Status i forhold til strategi og overordnede mål Strategiarbeidet går så vidt etter planen. Så godt som alle strategier er bearbeidet og har fått tilegnet ansvarlige grupper eller tillitsvalgte. Et system for målkort og oppfølging i henhold til systemet for balansert målstyring er utarbeidet, og skal nå gis innhold i samarbeid med arbeidsgrupper og tillitsvalgte som har ansvar for den enktelte målsetning. Strategikart og eksempel på målkort er vedlagt. Bemanning og personell Etter at vi reduserte antallet sivilarbeidere og kvarter og samtidig endret på ansvaret for vareoppfølging har den praktiske varekontrollen blitt svekket. De kvartene som nå er ansatt har heller ikke gjort en tilfredsstillende jobb i forbindelse med varesupplering og varetelling. De klarer heller ikke følge opp Side 4/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) skjenkegruppen sine rutiner slik de for det meste var i stand til i Olav Kyrres gate 49. Den sviktende varekontrollen skyldes flere faktorer som bl.a. bemanningen, rutinesvikt hos kvarter og skjenkere, og situasjonen i forbindelse med flyttingen. For eksempel har lagersituasjonen vært meget dårlig og god varekontroll har vært bortimot umulig. Dette er nå bedret (se nedenfor under internkontroll). Saken fra forrige møte angående vareavvik er et eksempel på dette. Internansvarlig og administrativ leder jobber med å få bedret denne situasjonen blant annet ved å ta en gjennomgang av varerutinene. Ansettelse av nye kvarter, samt tettere oppfølging av den enkelte kvart vil også kunne bedre på arbeidet på kveldstid. Vi har spesielt utfordringer med enkelte kvarter som ikke klarer å gjøre jobben sin. På sikt vil vi, slik jeg ser det, kun klare å få god varekontroll ved å få langsiktig stabilitet i dette ansvarsområdet. Dette har alltid tidligere ligget hos en sivilarbeider og har vært utført med meget varierende resultat. Vi jobber med å utarbeide et forslag til en ny stilling som logistikkansvarlig med ansvar for kontantog vareflyt. Dette vil komme som en egen sak. Organisasjonsutvikling Utvalg for organisasjonsendring (UFO) har mest sannsynlig stoppet sitt langsiktige arbeid med organisasjonsendring. Kvarterstyret forsøker å drive denne prosessen videre frem mot GF høsten 2007. Samarbeid med UiB Samarbeidet med UiB går meget bra bortsett fra med IT-avdelingen hvis rammer legger klare begrensninger på daglig drift og bruk av informasjonssystemer i midlertidige lokaler. Dette er noe vi ønsker å ta opp med IT-avdelingen i samarbeid med EIA. Utviklingen i definerte og relevante nøkkeltall Her vil utvikling på omtrent 20 strategiske målsetninger bli rapportert våren 2008. Her vil det også være aktuelt å rapportere på andre måltall, og jeg vil igjen oppfordre til å komme med ønsker. Vi ønsker fopreløpig å utarbeide følgende måltall: - Gjennomsnittlig etterslep av kostnader - Likviditetsreserve Videre vil vi i samarbeid med regnskapsbyrå utarbeide andre relevante nøkkeltall. Side 5/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) Markedsmessig forventet utvikling fremover Ingen ny informasjon foreligger. Her vil det mest sannsynlig ikke komme ny informasjon før midten av 2008 da markedsgruppen trolig vil kunne være fullt operativ. Administrativ leder har etterspurt markedsundersøkelser siden våren 2006. Nyutvikling Nye klubbkonsepter i NG2 er foreløpig meget vellykket. Eksternansvarlig har lagt til rette for at en rekke klubbkonsepter skal kunne etablere seg i NG2 i helgene og foreløpig har oppslutningen fra gjestene vært meget god. Dette vil trolig være synlig på omsetningen for september. IKT status og fremtidige behov E-tjenesten har endelig blitt stabil og hadde så vidt fått kontroll på situasjonen for informasjonssystemene da vår e-postserver gikk ned. Dette skyldes at det har blitt kjerneboret i rommet der Kvarterets servere er plassert hos EIA uten at vi har fått beskjed slik vi skulle ha fått. Foreløpig har vi ikke kontroll over omfanget av skadene, og det har medført at kvarteret har vært uten e-post siden søndag 30. september. Noen har også mistet e-post (adm. leder har mistet e-post for en uke). Prosjektbasert rapportering NG2 er ennå ikke ferdig. Dette har blitt en stor og tung utfordring for organisasjonen. Prosjektansvarlig jobber med å få ferdigstilt lokalene. DAK2 Byggeprosjektet har foreløpig stoppet da grunnen er ustabil. Det er gitt en god forklaring på dette i På høyden 26. september. For øyeblikket jobbes det visstnok med å kartlegge forholdene. Leder venter en tilbakemelding angående fremdrift fra EIA i neste uke. De tidligere nevnte økonomiske utfordringene i forbindelse med utbyggingen (vedlikehold av eksisterende lokaler og investering i inventar) er tatt med i budsjettbehandlingen til EIA. Administrativ leder forsøker å få til en reforhandling av drifts- og vedlikeholdsavtalen for fristasjonen. Et viktig moment å ta tak i er ansvar for renholdet. Det er i følge EIA ikke planlagt utsmykning i forbindelse med ombyggingen. Vi planlegger å ta initiativ til å sette i gang en prosess i samarbeid med UiB. Viktige internkontroll / HMS forhold Side 6/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) Internkontroll er en stor utfordring i NG2. Siden sist rapport skal det meste av fysiske utfordringer være løst (låser, lagringsplass, datasystemer mm.). Nå gjenstår den organisatoriske oppfølgingen av ansatte og frivillige. De tidligere varslede avvikene i forrige rapport er nå synlige under varekostnader (se ovenfor). Brannvern er en utfordring. Tidligere brannvernansvarlig i kvast forsøkte å overføre ansvaret til vakt i samråd med administrativ leder. Dette går foreløpig ikke da vakt ikke har kapasitet til å ta over ennå. Ansvaret ligger i dag hos prosjektansvarlig. Brannvesenet har vært på to tilsyn og påpekt avvik. Disse blir forsøkt utbedret, men to er fortsatt en utfordring: 1. Rømningsvei fra bakplass skulle utbedres i forbindelse med opprustningen av lokalene. En ny rømningsvei mot UiB sin bakplass skulle etableres, men ble aldri utredet av prosjektleder. Dette er ennå ikke gjort. Det i alle tilfeller nødvendig som mulig reserveløsning. Vi jobber nå med å utbedre eksisterende rømningsvei fra bakplass i henhold til brannvesenets tilbakemeldinger. Dette må utbedres av huseier da det ligger utenfor de lokalene vi leier. Huseier har visstnok satt i gang arbeidet men er nå bortreist. 2. Det er fortsatt masse rot etter bryggearbeidene på bakplassen. De som har jobbet med prosjektet vil ikke rydde, og prosjektansvarlig klarer ikke å få noen til å rydde opp raskt nok. Dette er også mangler som tillitsvalgt kvart har meldt klart i fra om at kan medføre stenging av lokalene. Brannvesenet varsler også at de vil registrere NG2 som et særskilt brannobjekt på lik linje med Olav Kyrresgate 49. Dette innebærer strengere oppfølging og kontroll av lokalene. Vesentlige hendelser i / omkring virksomheten Kvarteret har ikke e-post grunnet kjerneborring i serverrom hos EIA som har medført at server har stanset (se ovenfor). Dette medfører at det meste av kommunikasjon for DAK og dorger har stanset. Regnskapsfører og senere økonomiansvarlig har to ganger måttet stanse utbetalinger på grunn av problemer med likviditeten (se ovenfor). En studentpolitiker har blitt pågrepet av politiet etter bråk med vakter i NG2. Se sak i Studevest. DAK2-ombyggingen har foreløpig stanset grunnet ustabil grunn (se ovenfor). Side 7/14
KVAST-møte 22. mai 2007 SKIBAS-møte 23. mai 2007 Gustav Birkeland (gustav@kvarteret.no) John Houth Fjellseth (oko@kvarteret.no) Vedlegg 1. Sammendrag av regnskap og budsjett, side 9 2. Detaljert regnskap og budsjett, side 10-11 3. Strategikart, side 12 4. Fordeling av målsetninger, side 13 5. Eksempel på målkort, side 14 Side 8/14
AUGUST Akkumulert Budsjett Regnskap Avvik Budsjett Regnskap Avvik Sum varesalg 297,210 201,326 (95,884) 4,655,965 4,570,106 (85,858) Sum salgsinntekter - (4,379) (4,379) 849 86,969 86,120 Sum andre inntekter: 172,500 74,453 (98,047) 466,048 373,719 (92,329) Sum inntekter: 469,710 271,400 (198,310) 5,122,862 5,030,794 (92,068) Sum varekkjøp 140,500 172,092 (31,592) 2,620,478 2,717,782 (97,304) Sum andre varekostnader 15,352 105,394 (90,042) 505,707 685,939 (180,233) Sum varekostnader 155,852 277,486 (121,634) 3,126,185 3,403,721 (277,536) Dekningsbidrag 313,858 (6,086) (319,944) 1,996,677 1,627,073 (369,604) Sum personalkostnader 51,160 63,181 (12,021) 955,177 986,109 (30,932) Sum driftskostnader - 179,962 (179,962) 1,473,365 1,594,742 (121,377) Sum andre driftskostnader 39,277 81,259 (41,983) 499,825 605,038 (105,213) Sum alle driftskostnader 90,436 324,402 (233,966) 2,928,367 3,185,888 (257,522) Driftsresultat 223,422 (330,489) (553,910) (931,689) (1,558,815) (627,126) Sum netto finansposter (1,114) (3,849) (2,735) (16,110) (19,582) (3,472) Årsresultat 222,308 (334,337) (556,645) (947,799) (1,578,397) (630,598) Side 9/14
AUGUST - Akkumulert Budsjett Regnskap Avvik Budsjett Regnskap Avvik Inntekter 3010 Salg, 150,000 152,397 2,397 3,514,875 3,517,618 2,742 3015 Salg, import 15,000 13,969 (1,031) 169,301 168,270 (1,031) 3020 Salg, vin 15,000 5,535 (9,465) 167,956 158,491 (9,465) 3030 Salg, mineralvann 10,000 4,070 (5,930) 99,475 93,546 (5,930) 3050 Salg, tobakk 15,000 4,468 (10,532) 124,292 113,760 (10,532) 3060 Salg, kaffe mm 15,000 3,414 (11,586) 124,766 113,180 (11,586) 3080 Salg, snacks 3,000 880 (2,120) 37,692 35,572 (2,120) 3090 Salg, kald mat 25,000 9,426 (15,574) 157,607 143,713 (13,894) 3091 Salg, varm mat 49,210 7,167 (42,043) 260,000 225,957 (34,043) 3092 Salg bilder - - - - - - Sum varesalg 297,210 201,326 (95,884) 4,655,965 4,570,106 (85,858) 3095 Oppgj savvik - (4,379) (4,379) (16,650) (23,711) (7,060) 3097 Salg, kopiering - - - - 99,952 99,952 3098 Fakturagebyr utg. faktura - - - (2,000) (7,368) (5,368) 3099 Salg, diverse - - - 2,500 (1,361) (3,860) 3150 Salg diverse, avgiftsfritt - - - - 130 130 3197 Dorger glass, avgiftsfritt - - - - - - 3198 Dorger avgift, avgiftsfritt - - - 17,000 19,327 2,328 Sum salgsinntekter - (4,379) (4,379) 849 86,969 86,120 3200 Bilettinntekter, utenfor avgiftsomr et - - - - 100 100 3250 Garderobeavgift - - - - - - 3310 Annonseinntekter - - - - - - 3311 Sponsorinntekter, avgiftspliktig 100,000 69,453 (30,547) 200,000 172,686 (27,314) 3312 Sponsorinntekter, avgiftsfritt - 5,000 5,000-5,000 5,000 3600 Leieinntekter, avgiftspliktig - - - - - - 3605 Leieinntekter, avgiftsfritt - - - - 500 500 3705 Provisjonsinntekter, avg.pliktig - - - - - - 3800 Gevinst ved salg av anleggsmidler - - - - - - 3900 Vaskestraffer - - - 3,500 5,385 1,885 3910 UIB bidrag renhold, avgiftsfritt - - - - - - 3911 UiB bidrag ansatt - - - - - - 3999 Periodisering inntekter 72,500 - (72,500) 262,548 190,048 (72,500) Sum andre inntekter: 172,500 74,453 (98,047) 466,048 373,719 (92,329) Sum inntekter: 469,710 271,400 (198,310) 5,122,862 5,030,794 (92,068) Varekostnader 4010 Kj, 75,000 88,580 (13,580) 1,912,933 1,958,217 (45,284) 4015 Kj, import 7,500 17,898 (10,398) 84,843 103,175 (18,332) 4020 Kj, vin 5,000 3,963 1,037 95,383 113,599 (18,216) 4030 Kj, mineralvann 7,000 2,896 4,104 63,576 59,774 3,802 4031 Kj, mineralvann (1 1 %) - - - - - - 4035 Kj, mat 30,000-30,000 30,000-30,000 4036 Kj, mat (1 1 %) - 29,805 (29,805) 250,155 281,141 (30,986) 4045 Kjøp, drinker - - - - - - 4050 Kj, tobakk 5,000 20,461 (15,461) 97,865 118,964 (21,099) 4060 Kj, kaf fe (11%) 10,000 7,949 2,051 65,270 63,219 2,051 4080 Kj, snacks (1 1 %) 1,000 540 460 19,453 19,662 (209) 4095 Kjøp, aviser - - - 1,000 31 969 Sum varekkjøp 140,500 172,092 (31,592) 2,620,478 2,717,782 (97,304) 4098 Kostnader dorger - - - 320,000 375,940 (55,940) 4099 Periodisering Varekjøp - - - - - - 4210 Kj, kopipapir/drift 4,213-4,213 58,000 58,475 (475) 4220 Driftsmateriell Pub/Kafe - 11,263 (11,263) 73,700 99,955 (26,255) 4330 Kj av kj kenutstyr 10,139 637 9,502 17,100 7,598 9,502 4490 Flaskepant 1,000 2,426 (1,426) (5,021) (3,595) (1,426) 4520 Tono-avgift - 91,068 (91,068) - 91,068 (91,068) 4530 Leiekostnader - kvarteret - - - - - - 4910 Skjenkeavgift - - - 41,928 56,499 (14,571) Sum andre varekostnader 15,352 105,394 (90,042) 505,707 685,939 (180,233) Sum varekostnader 155,852 277,486 (121,634) 3,126,185 3,403,721 (277,536) Dekningsbidrag 313,858 (6,086) (319,944) 1,996,677 1,627,073 (369,604) Driftskostnader 5010 L n, heltidsansatt 52,000 54,156 (2,156) 416,000 398,639 17,361 5011 Tilskudd lønn - - - (165,000) (233,250) 68,250 5030 L n, sivilarbeider - 2,843 (2,843) 60,000 166,636 (106,636) 5031 Innleid personale - - - - - - 5040 L n, kvart - - - 205,000 201,244 3,756 5050 Sommerl n - - - - - - 5051 Bandhonorar innberettet - - - - 3,000 (3,000) 5055 Sykelønn - - - - (4,060) 4,060 5060 Diverse l n - 5,601 (5,601) 30,000 56,237 (26,237) 5150 Feriepenger 4,000 7,171 (3,171) 68,365 78,446 (10,081) 5200 Refusjon av sykepenger - - - - - - 5411 Arbeidsgiveravgift 3,000 9,437 (6,437) 85,863 103,997 (18,134) 5420 Ref. arbeidsgiv.avgift av sykepenger - - - - - - 5430 OTP-pensjon 1,160 1,143 17 10,362 16,185 (5,824) 5500 Kurs personell 10,000-10,000 50,000 23,526 26,474 5600 Arbeidst - - - - - - 5800 Interne arrangement 1,000 373 627 104,991 93,181 11,810 5900 Andre personalkostnader - 2,458 (2,458) 21,346 14,078 7,268 5999 Periodisering lønn (20,000) (20,000) - 68,250 68,250 - Sum personalkostnader 51,160 63,181 (12,021) 955,177 986,109 (30,932) Side 10/14
6000 Ordinære Avskrivinger 58,333 61,000 (2,667) 466,667 488,000 (21,333) 6100 Taxi og buss 8,000-8,000 31,203 18,758 12,444 6101 Frakt, transport, forsikring v/varefors 4,000 319 3,681 35,637 11,887 23,750 6360 Renhold 10,000 2,121 7,879 225,082 207,202 17,879 6399 Annen kostnad lokaler - - - 100,000 1,033 98,967 6400 Leiekostnader 15,000 30,016 (15,016) 50,400 75,571 (25,171) 6410 Leie Lokaler 22,500-22,500 180,000 135,000 45,000 6500 Inventar, utstyr 15,000-15,000 55,914 36,914 19,000 6520 Teknisk utstyr 15,000 1,015 13,985 62,508 32,980 29,528 6570 Arbeidstøy (erstatning) - - - 1,000 1,153 (154) 6600 Rep. og vedlikehold bygninger 20,000 66,509 (46,509) 20,000 350,813 (330,813) 6690 Rep. og vedlikehold annet 20,000 58,364 (38,364) 58,329 85,049 (26,720) 6701 Revisjonshonorar, KPMG - - - 15,281 15,281-6705 Regnskapshonorar, VISMA 937-937 7,498 6,561 937 6721 Konsulenthonorarer 15,000-15,000 30,000 8,252 21,748 6725 Honorar underholdning - - - - - - 6730 Forpleining artister - - - - 3,844 (3,844) 6740 Kulturstøtte - (50,000) 50,000 16,497 6,497 10,000 6800 Kontorrekvisita 20,000 794 19,206 40,000 3,836 36,164 6820 Trykksaker - - - - - - 6840 Aviser, tidsskrifter, b er 733-733 1,467-1,467 6860 M ekostnader 251-251 1,795 1,293 502 6890 Annen kontorkostnad - - - - 38,616 (38,616) 6901 Telefon 7,755 9,825 (2,070) 58,981 58,539 442 6907 EDB kostnader 2,998-2,998 13,007 7,010 5,997 6940 Porto 724-724 2,102 654 1,449 Sum driftskostnader - 179,962 (179,962) 1,473,365 1,594,742 (121,377) 7000 Reise med bilag 2,234-2,234 6,063 1,595 4,468 7050 Sosialpenger 18,248 2,156 16,092 142,306 122,012 20,294 7060 Erstatninger - - - - 390 (390) 7141 Reisekostnad, ikke oppg.pl.,inkl. 6% mva - - - - 2,315 (2,315) 7155 Reisekostnader, oppgavepliktig - - - - - - 7310 Reklameannonser 10,000 41,100 (31,100) 131,280 203,885 (72,605) 7320 Informasjon 5,000 8,073 (3,073) 49,289 32,362 16,927 7330 M kerom-foto 615-615 1,539 308 1,231 7340 Utsmykning 449-449 1,203 305 898 7350 Representasjon, fradragsberettiget - - - - - - 7360 Representasjon, ikke fradragsberettiget 2,117-2,117 6,533 2,300 4,233 7420 Gaver, fradragsberettiget - - - - 50 (50) 7430 Gaver, ikke fradragsberettiget - 1,932 (1,932) 10,064 6,995 3,068 7500 Forsikringspremie - - - 150,000 146,758 3,242 7770 Bank og Kortgebyr - - - - - - 7771 reavrunding - (2) 2 0 (6) 6 7772 Gebyr leverand 280-280 881 322 559 7798 Annen kostnad 333-333 667-667 7799 Annen kostnad u/fradrag - - - - 1,500 (1,500) 7821 Innkommet på tidl. Nedskrevet - - - - - - 7831 Tap på fordringer - - - - 1,661 (1,661) 7839 Endring i avsetning til tap - - - - - - 7999 Periodisering driftskostnader - 28,000 (28,000) - 82,287 (82,287) Sum andre driftskostnader 39,277 81,259 (41,983) 499,825 605,038 (105,213) Sum alle driftskostnader 90,436 324,402 (233,966) 2,928,367 3,185,888 (257,522) Driftsresultat 223,422 (330,489) (553,910) (931,689) (1,558,815) (627,126) Finansinntekter og utgifter 8051 Renteinntekter, bank - - - - - - 8055 Renteinntekter, kunder - - - - - - 8079 Annen finansinntekt - - - 40 40-8095 Telle differanse - (2,051) (2,051) 948 (1,008) (1,956) Sum, finansinntekter - (2,051) (2,051) 988 (968) (1,956) 8155 Rentekostnad leverand gjeld - 300 (300) 6,553 7,603 (1,050) 8179 Annen finanskostnad 1,114 1,497 (384) 10,545 11,011 (466) Sum finanskostnader 1,114 1,798 (684) 17,098 18,614 (1,516) Sum netto finansposter (1,114) (3,849) (2,735) (16,110) (19,582) (3,472) Årsresultat 222,308 (334,337) (556,645) (947,799) (1,578,397) (630,598) Side 11/14
VISJON kvarteret skal skape det bredeste kulturtilbudet og være det naturlige tilholdsstedet for samtlige studenter i bergen. Strategikart for Det Akademiske Kvarter, gjeldende fra 2007 - Strategier er forkortet og kartet er et supplement til strategisk handlignsplan Leveranse Gjest GST1 Kvarteret skal gi gjestene en optimal totalopplevelse av servicen og miljøet på huset. Kultur GST2 Kvarteret skal utvikle større eierskap til huset hos den enkelte student, hos studentorganisasjonene og utdanningsinstitusjonene. KUL1 Kvarteret skal være et nyskapen kulturhus som til en hver tid setter standarden for et bredt kulturtilbud for studenter. KUL3 Kvarteret skal være en grobunn for nye studentorganisasjoner og aktiviteter. KUL2 Kvarteret skal ha et mer koordinert og målrettet kulturtilbud. Kultur GST3 Kvarteret skal øke den relative andelen studenter fra læresteder som i dag er underrepresentert. Hva vi skal levere KUL4 Det skal legges til rette for utviklingen av en sterk klubbkultur på Kvarteret. Økonomisk Interne prosesser ØKO2 Kvarteret skal ha et stort nok overskudd fra driften til å dekke inn nåverdien av den egenkapitalen som er tapt siden etableringen av SKiBAS. IPR2 Kvarteret skal til enhver tid ha en åpen, standardisert og effektiv informasjon både mot medarbeidere og eksterne aktører. IPR3 Kvarteret skal utvide serveringstilbudet og drive kontinuerlig produktutvikling. ØKO1 Kvarteret skal utvide inntektsgrunnlaget og ha en jevn økning i driftsinntektene. IPR1 Kvarteret skal ha en så god rekruttering og oppfølging av sine medarbeidere at det er full bemanning, og en venteliste for studenter som ønsker å jobbe frivillig på huset. IPR5 D e a d m i n i s t r a t i v e vervene og stillingene skal utøves kontinuerlig som om det ikke var rotasjon i tillitsvalgte og ansatte. ØKO3 Vi skal forvalte studentenes penger bevisst og ansvarlig, og ressursbruken skal være bærekraftig med hensyn til miljø og kostnadsnivå. IPR4 Kvarteret skal opprettholde og bruke en bevisst og lett gjenkjennelig estetisk profil. IPR6 (Lyd- lys og støttetjenster) ikke formulert LOU1 Strategiutvikling og målstyring skal bli et felles lederansvar på alle nivåer, og strategier og målsetninger skal være styrende for utvikling og drift av Kvarteret. Læring og utvikling LOU4 Kvarteret skal gjøre den høye rotasjonen av frivillige til en fordel ved å systematisk bygge et hurtig voksende nettverk av kontaktpersoner. LOU3 Kvarteret skal ha et standardisert, kontinuerlig opplæringsprogram som sikrer generelle- og gruppespesifikke kunnskaper og samtidig gir rom for videre kursing og spesialisering. Kartet bør kunne gi svar på følgende: Side 12/14 -Hvordan skal Kvarteret klare å nå sine mål uttrykt i visjon og formålsparagraf? -Hvordan kan vi se at organisasjonen er i ferd med å nå disse målene? LOU2 Kvarteret skal bygge en inkluderende helhusfølelse på tvers av etatene.
FordelingMaalsetninger.oo3 Målsetning Ansvar Oppfølging og støtte av ansvarlig KUL1 Leder, Kvast RS KUL2 Kulturkomité Leder KUL3 Eksternansvarlig, Kvast Leder KUL4 Kulturkomité Leder GST1 Skjenkeansvarlig, Kvast Leder Herunder skjenkegruppe og vakt GST2 Info PR GST3 Info PR ØKO1 Økonomiansvarlig, Kvast Leder ØKO2 Representantskapet SKIBAS ØKO3 Administrasjon Øko IPR1 Personalgruppen Intern IPR2 Info PR IPR3 Produktgruppen Skjenke IPR4 Info PR IPR5 Internansvarlig, Kvast Leder LOU1 Administrativ leder Leder LOU2 Personalgruppen Intern LOU3 Personalgruppen Intern LOU4 Personalgruppen Intern Side 13/14
Målkort for Det Akademiske Kvarter Kul1 Kvarteret skal være et nyskapende kulturhus som til en hver tid setter standarden for et bredt kulturtilbud for studenter. Formål: Å sørge for at utviklingen av kulturtilbudet er i tråd med formålsparagraf og visjon. Definisjon: Mål: Status: Endring fra sist: Mål denne periode: Mål for året: Grenseverdier: Rød: (lite utvikling) Gul: (under utvikling) Grønn: (som planlagt) <innenfor hvilket verdispenn?> <innenfor hvilket verdispenn?> <innenfor hvilket verdispenn?> Prognose: Historikk: Februar: April: :Juni August: Oktober: Desember: Frekvens: Ansvarlig: Ansvarlig for måloppnåelse: Ansvarlig for oppfølging: Tiltak: Kritiske suksessfaktorer: <Hva er måloppnåelse avhengig av?> Kommentarer: Side 1 av 17 Side 14/14
Til :KvaSt Kopi :SKiBAS Fra :Intervjukomiteen v/internansvarlig Dato:24.09.07 Emne :Nye Driftsledere Hei. INNSTILLING DRIFTSLEDERE HØST 2007 : Mandag 23.09.07 gjennomførte vi intervju med potensielle nye driftsledere. Vi hadde fem søkere, men bare 3 stillinger. Vi ønsker nye Driftsledere allerede nå da vi ser at driften ikke går rundt med de 4 vi allerede har fra før. I tillegg har en av Driftslederne sagt opp, og da ser man ett behov for å ansette ekstra folk. Intervjukomiteen besto av følgende personer : 1. Iselin Høle. Daglig leder. 2. Rikke Vestergaard. Internansvarlig i KvaSt. 3. Christian Reinshol. Tillitsvalgt hos Driftslederne. 4. Gustav Birkeland. Administrativ leder. Gustav var bare tilstede under intervju nr 1 og 2. De som søkte var følgende : 1. Bjarte Wathne Helgesen. IK/Produktansvarlig, Skjenkestyret. 2. Mustafa Duale. IK/Brann, Vaktstyret. 3. Judith Reczek. Leder, Personalgruppen. 4. Arne Petter Karlsen. Vakt. 5. Mona Wika Haraldsen. Leder, Kraftetaten. Alle kandidatene fikk spørsmål fra den samme malen, men noen fikk mer utdypende spørsmål etter hvert som man så behovet for det under intervjuet. Det som gikk igjen hos alle var fleksibilitet ihht ekstra jobbing, samt at de er her når vi åpner igjen i Olav Kyrresgate 49. 1. Bjarte Wathne Helgesen. 24 år, Jobbet på Kvarteret siden April 2005. Da primært i Stjernesalen, sitter nå som IK/produkt i Skjenkestyret. Har tidligere jobbet ett år på Folken, da som DJ og nestleder i Serveringsgjengen. Er ferdig med en Bachelor i Litteratur dette semesteret. Søkte som Driftsleder fordi han trives på Kvarteret. Mener at vervet han har i Skjenkestyret går hånd i hånd med jobben som Driftsleder. Har lyst til å lære mere om driften av Kvarteret. På spørsmål om dobbeltroller mener han at dette ikke vil være ett problemm, noe vi er enig i. Han viser en generell positiv innstilling og stor innsatsvilje til å begynne som Driftsleder. Han innehar mye kompetanse, og har allerede lært seg basic RMS. Man er dog usikker på beslutningstaking og ledelse, men dette kan læres. Kan bli for hjelpsom til tider, men dette er han klar over selv. Scenarier : Var den som brukte lengst tid på å løse de forskjellige scenariene. Spurte mye om det samme for å få bekreftet at han hadde hørt rett. Til tider nølende og avventende, og mente at han egentlig ikke kunne gi ett skikkelig svar siden han ikke har vært oppi situasjonene før. Kan virke usikker på sin egen rolle som sjef, men viser nok modenhet til å bli ansatt. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
2. Mustafa Duale. 21 år, er på sitt 3 semester i vaktetaten. Andre semesteret satt han som varamedlem, og nå innehar han vervet IK/Brann. Mener selv at han ikke har noen annen relevant erfaring, men har hatt sommerjobber på forskjellige omsorgssentre / Bofellesskap, samt jobbet som støttekontakt. Studerer Samfunnsøkonomi og Utviklingsstudier. Søkte som Driftsleder fordi han er klar for nye utfordringer på Kvarteret, han mener selv han har erfaringen som trengs, og er en rettferdig person. Han påpeker dog at om folk tråkker over hans grense, må de ta Konsekvensene av det. Vi klarte ikke helt å bli klok på hvilke innstilling han hadde til jobben som Driftsleder og hvorvidt han ville ta jobben alvorlig. Var veldig laidback under hele intervjuet, og det kunne nesten virke som om han ikke tok alle spørsmål alvorlig da setninger som Kan tenke meg det..., og Det går nok bra... gikk igjen på spørsmål om rutiner, orden og penger. Viser ikke nok modenhet til å jobbe som Driftsleder, og det virker heller ikke som om det er gjennomtenkt å søke på en stilling som Driftleder. Scenarier : Var en av de som ga kreative løsninger på hvordan man kunne ordne en dobbelbooking situasjon. Ga helt greie løsninger på situasjonene. Var veldig sikker på alt som hadde med vakt å gjøre. Var dog litt nølende, og visste ikke helt hvordan han skulle prioritere enkelte situsajoner. Virker altfor sikker på sin egen rolle som sjef. Vi ser at dette kan bli ett problem i forhold til de han må samarbeide med. Har ordensvaktkurs. 3. Judith Reczek 21 år, jobbet i vaktetaten i 4 semester hovrav ett av de var som øko/sekretær i vaktstyret. Våren 2007 satt hun som Internansvarlig i Kvarterstyret, og sitter nå som leder av Personalgruppen. Av relevant erfaring så var hun ansatt som en allrounder under SommerKvarteret 2006. Har tidligere jobbet på McDonalds og jobber nå i Hjemmesykepleien. Studerer medievitenskap, og er ferdig med første året på kunsthistorie. Søkte som Driftsleder fordi det er en spennende jobb, og tror hun kan passe inn siden hun har forskjellig erfaring fra kvarteret. Påpeker også at hun har hatt mye med Driftslederne å gjøre siden hun har vært Internansvarlig. Virker gjennomtenkt at hun søkte på stillingen. Jude viste på intervjuet at hun er en glad, postitiv og løsningsorientert person. Hun hadde ett av de beste intervjuene, og virker noenlunne sikker på seg selv. Opptatt av at folk skal ha en hyggelig opplevelse på Kvarteret, og at man må ha respekt for hverandre og jobben man gjør. Hun kan dog fort bli usikker i situasjoner hun ikke er forberedt på. Scenarier : Brukte litt lang tid, men var ikke usikker i noen av situasjonene. Henviste til erfaring fra vaktetaten, og hadde løsninger på situasjonene som var rettferdig for alle. Virket sikker på sin egen rolle som sjef uten at det ville ha opprørt andre. Respekt for andre var viktig for henne, en egenskap som kommer godt med som Driftsleder. Viser nok modenhet til å bli ansatt. Har ordensvaktkurs og Ansvarlig Vertskapskurs. 4. Arne Petter Karlsen 22 år, jobbet i vaktetaten 6,5 semester hvorav 2 av de var i styret. Har også sittet i Pro.Kom styret i 3 semester. Av relevant erfaring har han jobbet som dørvakt ved flere av Bergens utesteder, og kjenner til utelivsbransjen. Er utdannet tømrer, teknisk tegner og er medeier i ett selskap som driver med utleie av leiligheter. Har lyst til å prøve seg som Driftsleder og søkte derfor på jobben. Påpeker at han er en snill og ærlig person, og at service er viktig for han. Virker til en viss grad gjennomtenk at han søkte på stillingen. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Det er vanskelig å vurdere hvorvidt Arne gjorde ett bra intervju eller ikke. Han var en av søkerne forrige gang, og har dermed vært igjennom intervjuet før. Han virker dog sikker på seg selv, men holdningen tilsier at det er mer lek og morro enn seriøsitet som gjør at han vil jobbe som Driftsleder. Dette gjenspeiler seg også når han skal nevne positive ting om seg selv, og en av de var at han var flink til å drikke. Ved ting han kunne forbedre nevnte han at han kunne bli flinkere til å drikke mer. Scenarier : Han var en av de som svarte best på situasjonene vi satte han i. Scenario 1 hadde han vært gjennom før, og husket dette. Scenario 2 var nytt, og han viste i stor grad at han var løsningsorientert, men dette mer som vakt enn som en Driftsleder. Arne er en snill, hyggelig og ærlig person, men fremstår som rotete og uorganisert. Han viste også under intervjuet at tross mye erfaring, så er han ikke moden nok til å bli tilbudet en stilling som Driftsleder. Har ordensvaktkurs og Ansvarlig Vertskapskurs. 5. Mona Wika Haraldsen 23 år, jobbet i Kraftetaten siden høsten 2004. Hatt verv i Kraftråden i 5 semester, derav ett semester som øko, et som personalansvarlig og to som leder. Av relevant erfaring har hun jobbet 3 år i barnehage, og mener at Driftsleder jobben går mye ut på det samme. Søkte som Driftsleder fordi det høres ut som en spennende jobb, i tillegg har hun mye erfaring fra Kvarteret. Hun påpeker at tillitsvervene i Kraftrådet har lært henne mye om struktur, orden og viktigheten av punktlighet og informasjonsflyt. Mona fremstår som en energisk og positiv person, samtidig viser hun at det var gjennomtenkt å søke på stillingen som Driftsleder. Er veldig opptatt av at alle skal bli hørt, selv i saker hvor hun mener at hun har rett. På spørsmål om dobbeltroller svarer hun at dette ikke skal bli ett problem siden hun faktisk vet hva som er vanlig praksis i Kraftetaten, mener også at hun skal klare å skille lederrollen og Driftsledertollen fra hverandre. Scenarier : Det beste intervjuet. Visste hva som skulle gjøres, det tok bare litt tid før løsningen kom klart frem. Var veldig oppsatt på å løse problemet først, og så kunne man evt krangle etterpå. Viser stor grad av selvstendighet, og er løsningsorientert. Hun kan dog bli mer konsekvent og sikker på sine egne avgjørelser. Vi vet at Mona ville klart jobben som Driftsleder da hun i stor grad viser at hun er moden nok for jobben. Vi mener også at hun kan være ett friskt tilskudd i Kvart-gruppen. På grunnlag av dette har vi følgende innstillingsforslag : Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om å ansette Mona Wika Haraldsen, Judith Reczek og Bjarte Wathne Helgesen som Driftsledere ved Det Akademiske Kvarter På vegne av intervjukomiteen : Rikke Vestergaard Internansvarlig, KvaSt Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no