Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Møteinnkalling Utvalg: Styret for Bydrift KF Tidspunkt: 03.10.2013, kl 10:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 26/9-2013 Heinrich Eggenfellner leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 41/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 12.9.2013 PS 42/13 Tertialrapport 2. tertial 2013 Bydrift KF PS 43/13 Finansforvaltningsrapport for 2. tertial 2013 Bydrift KF PS 44/13 Finansiering renovering av rist kjele 1 - Longyear energiverk PS 45/13 Sakkyndig driftsleder energiverket utpekes Side 2

PS 41/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 12.9.2013 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/599-2-210 Marianne Stokkereit Aasen 23.09.2013 Tertialrapport 2. tertial 2013 Bydrift KF Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Styret for Bydrift KF 42/13 03.10.2013 Anbefaling: Styret i Bydrift KF vedtar tertialrapporten. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i saksfremlegget. Saksopplysninger: Hensikten med orienteringen er å gi styret en status på aktiviteter som gjennomføres av administrasjonen. De aktivitetene som gjennomføres har sin bakgrunn i Handlingsprogram- og økonomiplan, Bydrift sin handlingsplan og bestillinger fra AU/LL. Økonomi: Drift (regnskapsskjema 1A) Driftstilskudd og øremerket tilskudd fra LL: Statstilskudd til finansiering av renseanlegg på energiverket er gitt til LL som viderebevilger til Bydrift KF. Som følge av at bygging av renseanlegget tidligst kan starte opp i 2014 ble overføring av tilskudd fra LL til Bydrift KF for 3. kvartal ikke gjennomført. I sak 36/13 i styret for Bydrift KF er det vedtatt å budsjettkorrigere for dette forholdet. Renteinntekter og utbytte: Som følge av god likviditet anslås det at årets renteinntekter blir ca kr 900 000 høyere enn budsjettert. I tillegg er det mottatt kr. 545.000 i kundeutbytte fra Gjensidige, beløpet er ikke budsjettert. Renteutgifter på lån: Det antas at renteutgiftene vil bli ca 1 mill kr lavere enn budsjettert. Det skyldes at det i budsjettsummen ligger en buffer for å håndtere en evt renteoppgang. Det ser ikke ut til at rentene vil gå opp i år. Videre er enkelte låneopptak ikke gjennomført som forutsatt i budsjettet og en rentetermin på ett lån er regnskapsført i 2012 i stedet for i 2013. Avdrag på lån: Avdragsutgiftene vil bli ca kr. 800 000 lavere enn budsjettert. Det skyldes at en avdragstermin på ett lån er regnskapsført i 2012 i stedet for i 2013 samt at enkelte låneopptak ikke er gjennomført som forutsatt i budsjettet. Avskrivninger: Differansen skyldes at det ikke er budsjettert med avskrivninger som ikke er en del av selvkostberegningene. Slike avskrivninger gir ingen resultateffekt, da avskrivningskostnaden har en tilsvarende inntektskonto. Under avsnittet «Budsjettkorrigeringer» er det foreslått at budsjettet for 2013 korrigeres for avskrivningskostnaden. Side 4

2013/599-2 Side 2 av 6 Teknisk infrastruktur: Vi har så langt i år brukt vesentlig mer midler på tining knyttet til teknisk infrastruktur (vann- og avløpsrør), og har hatt en del problemer med fjernvarme som følge av kulde i kombinasjon med vind. I tillegg har vi hatt problemer med frysing av rør med følgeskader knyttet til bygg, også her har vi brukt mer enn de foregående årene på tining og skadeutbedringer. Mindre utgifter på vei: Dette skyldes stabil og fin vinter med lite tiltak som strøing o.l. Større utgifter på avløp: Dette skyldes frostproblemer med pumpeledning fra pumpestasjon avløp, samt utbedring og innkjøp av frekvensomformere, innkjøp av testskap for overvåkning av varmekabler, samt mobil pumpekum til avløp i tilfelle problemer. Større utgifter på dosing: Det har i sommer vært behov for mer dosing på grunn av større vannmengder i elvene enn antatt. Elvedosing utføres for å holde elveløpet stabilt og hindrer erosjon på teknisk infrastruktur. Mindre utgifter på renovasjon: Dette beror på avskrivninger som ikke er gjort og konsulenttjenester som skal utføres i høst. Større inntekter renovasjon: Dette beror på underbudsjettering av inntektene. Her fikk vi indikasjoner i regnskapet for 2012, at de endringer i gebyrene som vi gjorde med fordeling mellom næring og husholdning gav et større utslag en beregnet. Men da var allerede gebyrene for 2013 satt. Større inntekter fjernvarme: Kommer troligvis av nye bygg på Haugen og Elvesletta syd og en kald vinter, samt budsjettfordeling over året. Mindre utgifter fjernvarme: Dette beror på kalkulatoriske renter og internkjøp som ikke er overført samt en strømfaktura for 2 kvartal som ikke har kommet. Energi: Mindre inntekter på strøm: Prognosen for inntekter på strømsalg ser ut til å få en differanse opp mot Mkr 5 i mindresalg for 2013. Dette skyldes nok et bevist forbruksmønster hos den enkelte kunde. Med høyere strømpris, vil man være mere bevisst på å sparer der man kan på forbruket. Budsjett for strømsalg er i overkant av produsert volum. Budsjett var redusert med føring fra tidligere år, men ikke tilstrekkelig. Det er også gjort tilbakeføringer på fakturert, ikke levert energi, Mkr 0,4 Det er et merforbruk på kr 500 000.- på el distribusjon som knyttes til utbygging på flyplassen(ny hangar) som vil bli refundert av Avinor i løpet av året. På produksjon er det et mindreforbruk på Mkr 3,7. Årsaken er redusert kjøp av kull grunnet lavere produksjon. Fjernvarme har ikke betalt for fjernvarmen til energiverket, slikt som det ligger i budsjettet med Mkr 3,2 Energiverket har et mindre forbruk i perioden på Mkr 1,9. Dette fordi turbinrevisjon er satt ut i tid. Ventiler for utskifting var belastet i regnskap for 2012. Brann og beredskap: Mindre forbruk på lønn skyldes i hovedsak periodisering, samt mindre forbruk av overtid i fbm brannog ambulanseutrykninger. Mindre forbruk drift og vedlikehold skyldes oppgaver utgifter vedr vedlikeholdsplan som enda ikke er igangsatt. Mye gjennomføres her i oktober og november. Side 5

2013/599-2 Side 3 av 6 Driftsmessige utgifter det ikke er tatt høyde for i budsjett 2013 er som følger: Etter brann ved energiverket desember 2012 ble avdekket behov for fallsikringsutstyr, jfr krav fra arbidstilsynet og AML. Utstyr ble bestilt og er nå ankommet. Pris kr 63 000. Havari/redningssag. Kr 17 000 Slukkespyd. Kr 19 000. Brannhjelmer med hjelmlykter. Kr 91 000. Nye dekk til Brannbil 1 (mannskapsvogn) kr 20 000 dyrere enn budsjettert(piggdekk). Merinntekter det ikke er tatt høyde for i budsjett 2013 er som følger: Strømfakturaer(Avinor og SNSK) vedrørende brannøvingsfeltet. Kr 42 000 Antall brannutrykninger pr 19.09.13: 115 Antall ambulanseoppdrag pr 19.09.13: 109 Havn: Følgende forhold er årsaken til at havna ligger foran budsjett 2013: - Økning i antall oversjøiske cruiseanløp - Økning i antall passasjerer over kai - Økning i tjenestesalg - Inntekter fra tjenester levert til Kystverket Eiendom: Eiendom felles og vaktmester: Avvik skyldes periodisering av små poster som korrigeres i løpet av året. Boliger ansatte: Skyldes periodisering av budsjettet, aktivitetene skjer i stor grad på sommeren. Vi er ikke fakturert for alt av jobber enda per 19.09. Alle ansatte boliger er også ført på denne avdeling som skaper et avvik på inntektsside, dette kan sees mot avvik på inntektssiden på ekstern utleie. Boliger ekstern utleie: Skyldes hovedsakelig salg av eksterne boliger og korrigering mellom disse mot budsjett. Per 19.09 har vi 4 eksterne leietakere. Andre bygg: Skyldes fondsmidler som ikke er korrigert, dette korrigeres mot vedlikeholds konto når arbeidet er ferdig og fakturert. Totalt sett for året ligger vi an til å nå budsjettet. Se for øvrig vedlagte regnskapsskjema 1A og 1B for detaljer om tallene. Budsjettkorrigeringer: Avskrivninger. I opprinnelig budsjett er det ikke budsjettert med avskrivninger som ikke er en del av selvkostberegningene. Korrigeringen nedenfor gjennomføres for å få bedre samsvar mellom budsjetterte og regnskapsførte avskrivninger. Korrigeringene har ingen resultateffekt. Konto Avd Opprinnelig Endringer: Nytt budsjett- Debet Kredit budsjett- Merknader: Side 6

2013/599-2 Side 4 av 6 beløp beløp 1590 5515 280 000 261 000 541 000 Økt avskrivning havn 1550 5515 492 000 261 000 231 000 Redusert avsetning til havnefond 1500 5901 4 636 000 261 000 Økt budsjetterte utgifter til renter på lån 1590 5981 7 722 000 12 696 000 Økte avskrivninger 1990 5981-4 654 000 7 983 000-12 696 000 Motpost avskrivninger Rassikring Vannledningsdalen. Bydrift KF har i fellesskap med SNSK engasjert NGI til å utarbeide et forprosjekt vedr. skredsikringstiltak i Vannledningsdalen. Bydrift KF betaler rapporten som ble påbegynt i 2012 og SNSK betaler sin andel til Bydrift KF. Bydrift KF sin andel av utgiftene er tatt inn i budsjettet for 2013. SNSK sin andel, anslått til kr. 302 000, er ikke med i budsjettet, derfor foreslås følgende korrigering: Konto Avd Prosjekt Opprinnelig Endringer: Nytt budsjettbeløp Debet Kredit budsjettbeløp Merknader: 1270 5121 5048 100 000 302 000 402 000 SNSK sin andel av utgiftene 1851 5121 5048 302 000 302 000 Tilskudd fra SNSK For investering ser status ut som følger: Regnskapet er ikke oppdatert ut i fra vedtak som er gjort i 2013. På statusen viser det at det er brukt lite midler, i forhold til det som er stilt til rådighet for oss i år. Prosjekter er imidlertid lagt ut på anbud og under prosjektering så vi mener at vi er godt i gang med årets produksjon. For status på det enkelte prosjekt vises til vedlagte dokument «status handlingsplan». Prosjekter ble budsjettkorrigert ved forrige styremøte, prosjekter vil igjen bli gjennomgått og evt. videre budsjettkorrigert i møtet i november. Kvalitet: Internkontrollsystem (IK-system) og avvikssystem: IK- og avviksverktøyet Prosmart ble tatt i bruk 02.02.12. Administrasjon av Prosmart og oppfølging av avvik utføres av IK/KS-rådgiver alene. Antall avvik ferdig behandlet i 2013 Antall avvik ikke ferdig behandlet Antall HMS-avvik lukket i 2013 14 8 0 0 Antall HMS-avvik ikke ferdig behandlet De fleste overordnede prosedyrer er på plass i verktøyet. Prosedyrer og rutiner for energiproduksjon er sendt til faglig godkjenning. FDV-verktøy ISY-jobtec: Kontrakt med Norconsult på leveranse av FDV-verktøyet ISY Job Tech ble signert 4. mai 2012. Kursing av samtlige brukere avholdt i perioden 1.-12. oktober. Systemet ble tatt i bruk 15.10.2012. Månedlige brukermøter avholdes for oppbygging av databasen. Kobling til andre fagsystemer, Side 7

2013/599-2 Side 5 av 6 lagerføring, håndholdt løsning og kursing og bruk for eksterne leverandører er videreutvikling som er planlagt gjennomført i 2013. Vi har nå begynt å legge inn informasjon og dokumentasjon i systemet, og så langt er det Brannvesenet som har kommet lengst i oppbygging av databasedelen. Langtids drift- og vedlikeholdsplaner: Utarbeidelse av langtids vedlikeholdsplaner for alle elementer innenfor Bydrift etter ønske fra departementet er igangsatt. Det er foreløpig etablert en fremdriftsplan som legger opp til en ferdigstillelse i løpet av noen år. I og med at det ikke er satt av midler på budsjettet i år må vi fordele prosjektet ut over flere år. Så langt har vi tall for bygninger og energiverket, resterende teknisk infrastruktur er ikke gjennomgått. Resultatene skal integreres i FDV-verktøy. Revisjon: Ingen revisjoner utført så langt i år. Arbeidsmiljø: Søknad om overgang fra 5 til 6-skiftsordning ved Energiverket er oversendt arbeidstilsynet for godkjenning, arbeidstilsynet har godkjent ordningen som iverksettes nå. HMS og SHA: Vi har igangsatt tiltak etter medarbeiderundersøkelsen. Ved energiverket har vi etter gjennomførte ROS-analyser og vedtak om at vi skal se på kostnadene våre iverksatt en gjennomgang av bemanningsbehov. Følgende ulykker er rapportert: Antall ulykker siden forrige rapportering Beskrivelse 0 2 Antall ulykker totalt i år Antall nestenulykker totalt i år 0 Brukket fot i Side 8

2013/599-2 Side 6 av 6 Sykefravær: Det er lite sykefravær totalt sett også i 2. tertial. Overtid: Ingen spesielle forhold Ansettelser/oppsigelser: Ny IK/KS rådgiver har startet i jobben. forbindelse med bråttsjø ved henting av Fjeld fra vintervedlikehold på fastlandet. Brannskade som følge av kiling i kullmater ved energiverket. (1. grads forbrenning) Marianne Aasen trer fra 15.09.13 inn i SNU2, Jørn Myrlund blir konstituert som daglig leder fra samme tidspunkt for drift og gjennomføring av prosjekter samt avslutning av regnskap 2013. Marianne arbeider videre med budsjett 2014 og strategisk havneplan i tillegg til SNU2. Uforutsette hendelser: Uforutsette hendelser siden forrige rapportering Uforutsette hendelser så langt i år Mye tining som følge av kaldt vær og vind 06.03.13: 20 min strømstans i sjøområdet som følge av feil i en ny høyspentbryter 07.05.13: 20 min strømstans i sjøområdet som følge av feil i en ny høyspentbryter Produksjon: Årets produksjon er godt i gang. Se vedlagte prosjektoversikt for detaljert status. Vedlegg: 1 Status på Handlingsplan pr 2. tertial 2013 2 2. tertial investeringsregnskapet 3 2. tertial driftsregnskapet Side 9

Deres referanse: Vår referanse: -- Saksbehandler: Dato: Status aktiviteter i handlingsplan 2013. Tiltak Kommentar/aktivitet Ansvar Status Longyearbyen lokalstyre skal være en pådriver overfor private og næringslivet i arbeidet med å holde Longyearbyen ren og ryddig, også rydding av større ting Oppfølging av kontrakt med renovasjonsfirma. Gjennomføre ryddeaksjon med skoleelever før sommeren. Gjennomføre ryddedugnad i byen. Teknisk infrastruktur Første møte avholdt i januar, fortløpende oppfølging. Gjennomført i juni, Ferdigstilt. Gjennomført 14-15 juni, Ferdigstilt. Gjennomføre ryddeaksjoner i byen i samarbeid med Store Norske. Tett samarbeid med sysselmannen knyttet til søppeltokt. 44 biler 24 scootere er samlet inn, prosjektet avsluttes da midlene er brukt opp. Det søkes om nytt prosjekt til høsten. Ferdigstilt. Møte med Sysselmannen er avholdt. Ferdigstilt. Opprettholde trygge og stimulerende lekeplasser/utearealer ved skolen og barnehagene I samarbeid med oppvekstforetaket å rehabilitere en av lekeplassene sommeren 2013. Søke om tilskudd via spillemidler og andre arenaer Eiendom Arbeidet startet sammen med oppvekstforetaket, prosjektet er finansiert fra oppvekstforetaket og med midler fra Gjensidigestiftelsen. Det ble også gitt midler fra tippemidler. Formell åpning 13. september. Ferdigstilt. Midler fra tippemidler brukes til tube sklie fra klatretårn, monteres i løpet av oktober/november. Forsøksvis å oppfylle konsesjonskravet for energiverket gitt av sentrale myndigheter Prosessen med å få gjennomført prosjektet med etablering av renseanlegg er satt på vent inntil skadeomfanget på energiverket etter brannen er avklart innen juni 2013. Jørn Sitter igjen med en tilbyder. Pågår en prosess med å gjennomgå prosjektdokumentene slik at disse er ferdig slik at kun kontrahering gjenstår. Kontrahering vil ikke kunne gjennomføres før manglende finansiering foreligger, tidligst i revidert nasjonalbudsjett i mai 2014. Det pågår parallelt en utredning for å se på levetid og fremtidige drift og vedlikeholdskostnader Levetidsvurdering er ferdig og oversendt Side 10

Side 2 av 16 sammenlignet med alternative fremtidige energibærere (alternativanalyse). Polaravdelingen. Ferdigstilt. Søke NOX-fondet om tilskudd til prosjektet. NOX fondet har tilkjent Bydrift kr 4 mill i støtte til etablering av NOX rensing av røykgassen fra energiverket. Ferdigstilt. Støtte utvikling av CCSprosjektet med samarbeid mellom Gassnova, Bydrift og UNIS Gassnova har anbefalt at CCS fra et eventuelt nytt kullfyrt kraftverk i Longyearbyen er aktuelt. Prosjektet vil derfor fortsette i 2013. Jørn Revidert nasjonalbudsjett vedtar at prosjektet stilles i bero i påvente av at Justisdepartementet avklarer fremtidig energibærer. Avventes Arbeide med miljøsertifisering og miljø- og enøk.-tiltak innen egen organisasjon. (Bla LEDlys) LED-veilys Kjersti Del 1: Alle armatur tilhørende denne utskiftingen er Ferdigstilt. Del 2 er bestilt, armatur ankommet, utskifting starter september. Lydproblem skal være løst fra leverandør, de sender opp deksel for montering så snart som mulig. Ferdigstilt. SD-anlegg knyttet til drift av bygg og teknisk infrastruktur. Følge opp aktivitetene i miljøhandlingsplanen. Jørn Fremdrift iht. fremdriftsplan i prosjektbeskrivelse for prosjekt Toppsystem. Spesifikasjon ferdigstilles i løpet av september. Videre arbeid avventer budsjett 2014. Implementert i handlingsplan for Bydrift. Utarbeide tjenestebeskrivelser for tjenester/produkter som leveres av Longyearbyen lokalstyre med foretak, og en oversikt over tjenester som ikke tilbys Bydrift utarbeidet tjenestebeskrivelser i 2012. Disse skal legges inn i LL s profil Vi vil følge opp tjenesteleveransene. Mona Planlegges gjennomført i september. Rekruttere og beholde kompetente medarbeidere Gjennomføre fire temamøter i løpet av året. HMS Beredskap Marianne Temamøte avfallshåndtering, sortering gjennomført i juni. Ferdigstilt. Side 11

Side 3 av 16 Avfallshåndtering, sortering. Arbeidsmiljø Temamøte HMS innkalt til 17 oktober kl. 13-15. Beredskap gjennomføres ikke da alle har vært med i en øvelse eller en faktisk beredskapssituasjon. Gjennomføre interne kurs for alle ansatte. Under planlegging Gjennomføre sosiale samlinger for alle ansatte, hvorav en fellesbefaring. Gjennomføres som planlagt Gjennomføre «månedstreff». Gjennomføres som planlagt Videreutvikle Longyearbyen lokalstyres omdømme Bruke internett og intranettsiden til å få ut informasjon om hva vi gjør. Marianne Igangsatt Publikumshåndtering tilgjengelighet og bevissthet rundt kommunikasjon. Avklare mulig forlengelse av leiekontrakt for lokaler til bibliotek, herunder mulig flytting av biblioteket og eller andre tilbud til næringsbygget Kultur har ansvar for leiekontrakten. Bydrift har ansvar for å lage en total plan for bruk av næringsbygget. Eiendom Forlengelse er avklart av kultur. Ikke startet foreløpig, avventer til SNU har kommet litt lengre i prosessen. Flyttes budsjettmessig til 2014 da ny organisering er klar. Følge opp hovedplan vann, tilstandsvurdering fjernvarme og revidert avfallsplan Se egne prosjekter lengre bak i dokumentet. Teknisk infrastruktur. Se egne prosjekter lengre bak i dokumentet. Snu fase 1 og 2 Delta i det videre arbeidet Marianne Marianne deltar fra 15.09.13 i prosjektet, og Jørn vil fungere som daglig leder for produksjon og avslutning av 2013-regnskap. Aktiviteter i Bydrift s regi: Dette er aktiviteter som alle i Bydrift skal være en del av, ha et eierforhold til og delta i gjennomføringen av. Side 12

Side 4 av 16 Tiltak Kommentar/aktivitet Ansvar Status Videreutvikle innholdet i ISY Jobtech Dette er det viktigste prosjektet vi skal arbeide med i 2013. Alle er involvert, og produktet blir så bra som vi vil ha det. Alle Digitalisering av tegninger og dokumenter. Arbeid med tegninger er ikke startet, planlegges igangsatt i september. En plantegning lagt inn som test. Oppkobling opp imot GIS-line Ikke igangsatt enda Vurdere integrasjon mot ephorte Ikke igangsatt enda Vurdere bruk av telefon/nettbrett Anskaffet 2 nettbrett, pilot i gang, testet og funnet ok, vi iverksetter bestilling av flere nettbrett og kjører ordningen for fult. Videreutvikle innholdet i Prosmart Prosmart er et viktig verktøy for å videreutvikle arbeidet med kvalitetssikring av prosessene våre, og sikre gode leveranser. Alle Arbeidet med prosedyrer knyttet til årsavslutning/årsoppgjør, budsjettering og oppstart av prosjekter. Prosedyrer for energiproduksjon utarbeidet, klar for faglig godkjenning. Prosedyrer knyttet til vann, avløp, vei jobbes det videre med. Startmøte 27 august. Gjøre våre samarbeidspartnere gode Invitere til gjennomgang av ansvarsområder internt i Bydrift for LL-ansatte. Marianne Ikke gjennomført. Få ut informasjon om hvem som gjør hva på intranett så snart ny intranettside er oppe og står. Marianne Gjennomføres fortløpende ut over høsten. Invitere til samarbeidsmøte med våre rammeavtaleleverandører med fokus på miljø, kvalitet og gjennomføring. Alle Gjennomført, men for hvert fagområde for seg Opplæring i ISY Jobtech Alle Gjennomføres fortløpende Følge opp fakturering på en god måte. Alle Gjennomføres fortløpende Side 13

Side 5 av 16 Forskning og utvikling Fremme og gjennomføre samarbeidsprosjekt med UNIS og andre forsknings- og universitetsmiljø i forhold til driftsutfordringer innen teknisk infrastruktur. Jørn UNIS er interessert og har opprettet en prosjektgruppe for samarbeidsprosjekt rundt etablering av Gentle slope på Isdammen. Prosjektet er tildelt midler fra Svalbard miljøvernfond. Omfanget av prosjektet er ikke avklart mellom UNIS og Bydrift, men det jobbes med dette. Beredskap Gjennomføre beredskapsøvelser, oppdatere beredskapsplaner. Utarbeide beredskapsplaner for gjenstående områder. Alle Beredskapsplaner for alle fagområder er nå utarbeidet. Ferdigstilt. Beredskapsøvelse for energiverket og eiendomsavdelingen er gjennomført i mai. Ferdigstilt. Handlingsplan Handlingsplan for Bydrift utarbeides og brukes som målstyringsverktøy Marianne/ styret Handlingsplan er utarbeidet og brukes som målstyringsverktøy Ferdigstilt. Miljøhandlingsplanen Revidere miljøhandlingsplanen Nåværende miljøhandlingsplan sier at «Miljøhandlingsplan skal revideres slik at revidert miljøhandlingsplan foreligger innen 2015.». Revisjon er utsatt til 2014. Kompetansekartlegging og opplæringsplan Utarbeide plan for alle ansatte Marianne Planlegges igangsatt 2. halvår etter mal fra oppvekstforetaket. Energioppfølgingssystem Spesifisere et Energioppfølgingssystem som kan benyttes for næringsbygg og teknisk infrastruktur. Anskaffe det og starte implementeringen. Jørn Fremdrift iht. fremdriftsplan i prosjektbeskrivelse for prosjekt Toppsystem. Tiltak Kommentar/aktivitet Ansvar Status Energi ISY Jobtech Anleggsregister, oppdatere kontrollere Jobbordre lages for hovedkomponenter Tilstandsparametre settes på hovedkomponenter Gjennomgang RCM analyse hovedkomponenter Roar Arbeide med anleggsregister er startet, stort volum. JM-Hansen bruker systemet i forhold til målerskift. Side 14

Side 6 av 16 Sikker jobbanalyse for jobber som skal utføres Jobber fra samarbeidspartner bestilles i ISY Nytt slagg og askedeponi Plan er lagt ut på off. ettersyn forventes behandlet i løpet av 2013. Jørn Planen er revidert etter høringsrunden og vil bli oversendt administrasjonen i LL for videre behandling. Planen er godkjent i MNU og sendes til LL for endelig behandling. Innmåling ledningsnett Fortsette arbeidet med innmåling av ledningsnettet Knut Planlegges 3. kvartal Arbeidet dekkes inn over løpende drift. Fjernavlesing EL Videreføre implementering av fjernavlesing av målere Knut Utvalgte målere skiftes fortløpende Om prosjektet skal videreføres i 2014 må tas stilling til i 2014 budsjettet. Hybelhus og naust gjenstår. Linje - trafokiosker Refundamentering av trafokiosker med råteskade i fundamenter Knut LD6 skiftes i løpet av høsten. Tiltak i henhold til vedlikeholdsplanen Gjennomføre alle større vedlikeholdstiltak i henhold til plan Odd Jostein Ferdigstilt: Paratkjele OK. Ventiler byttet. Kontroll på generatorer utføres fra 10. juni Utskifting av fordelingsskap Fortsette utskifting av fordelingsskap kabelskap ute i nettet Knut Planlegges gjennomført i sommer. Kontroll og utvelgelse pågår. Termografering av el-tavler i bygninger Termografere tavler i egne bygg, analysere måledata Roar Opplæringsplan utført, planlagt oppstart til høsten. Tilstandsvurdering og levetidsberegning av de store komponentene ved energiverket. Prosjektet er igangsatt i 2012. Dette skal danne grunnlag for det videre arbeidet med levetidsvurderingen av energiverket. Jørn Utredning er ferdig og rapport er oversendt Polaravdelingen. Ferdigstilt Merking av anlegg Bedre og entydig merking i anlegget, ventiler, rør, Odd Jostein Ikke igangsatt enda, arbeider med størrelser på Side 15

Side 7 av 16 skap skilt og «layout» i forhold til tekster. Risikovurdering av kritiske komponenter For å bygge opp et reservedelslager med tanke på kritiske komponenter Roar Stort sett ferdig med oppsett av komponenter, gjenstår risikovurderinger av enkelte punkter. Opplæring og øvelse i drift Lage opplæringsplan, og plan for øvelse knyttet til spesifikke situasjoner. Roar Opplæringsplan er gjennomgått, prosedyre opplæring klar i Prosmart Vurdere opplæring ved bruk av simulator. Arbeid med simulator ikke startet. HMS Lage plan for temabaserte vernerunder. Roar Vernerunder utført, temaplan etablert. Ferdigstilt. Kartlegge helsefarer. Kartlegging ikke startet Gjennomføre beredskapsøvelser Beredskapsøvelse ved energiverket gjennomført 22. mai Ferdigstilt. Omdømmebygging Være i forkant med informasjon ved hendelser, også positiv informasjon. Roar Informasjon ut på nettet raskt i forbindelse med hendelser gjøres fortløpende Montere oppsamlingskar for transformatorer ved oppgradering / ombygging Oljekar under alle oljefat. Invitere infotorget på omvisning og informasjon. Teknisk løsning valgt Eiendom Videreutvikle ISY Jobtech Skoleutredning, skisseprosjekt inkludert delplan Felles brannbok for alle bygg Rydde i anleggsregister Kursing av vaktmestere med bedriftsbesøk Driftsoppgaver inn i systemet Morten Forslag fra ISY på brannbok er under evaluering. Lager: lagt inn de store komponentene. Startet uttesting av i-pad løsning. Det er lag tinn full FDV dokumentasjon på et bygg med plan/brann tegning. Nye bygg legges inn fortløpende etter at dokumentasjon er scannet inn. Innhente pris på mulighetsstudie i 2013. Jørn Avholdt møte med Oppvekstforetaket for å spekke til en prosjektplan i midten av mai. Prosjektplan er ferdig utarbeidet. Har ikke utarbeidet en tilbudsinnbydelse til Side 16

Side 8 av 16 mulighetsstudie. Håper å ha denne klar innen utgangen av oktober. Råte i fundamenter 212, 214 og spisshus Prosjektering og utbedring etter rapport om råte i 212 og 214. Prosjektering av tiltak i spisshus Morten Løsning valgt, prosjektering gjennomført, prosjektet har vært ute på anbud, det kom inn ett tilbud fra Sjøhaug Byggservice AS. Startet opp 02.09.13 i 212.19/21. 212.19/21 gjøres ferdig før oppstart på 214.01/3. Spisshus prosjektering, avventes til tiltak på Haugen er evaluert. Kjøp av boliger 2 boliger skal kjøpes Morten To boliger kjøpt. Ferdigstilt. Boligbygging Skisseprosjekt nye boliger i 222. 01 og 03 Morten Oppstart september. Energioppfølgingssystem Innføre energioppfølgingssystem på næringsbyggene. Dag Arne Dette prosjektet er flyttet ut i et overordnet prosjekt for hele Bydrift. Energimerking av bygninger Ett bygg energimerkes i 2013. Dag Arne Startet opp i Kullungen. Renhold Renholdet ut på anbud. Morten Alle LL bygg er gjennomgått av konsulent fra Lilleborg, ett anbud mottatt. Se egen sak. Redusere energibruk i egne bygg Dag Arne Finne og gjennomføre prosjekter som medfører redusert energibruk i LL sine bygninger og knyttet til drift av teknisk infrastruktur generelt. Søke om støtte til gjennomføring av tiltakene. Bytte utbelysing til LED på alt av bygg. Innregulering av bygg med gulvvarme slik at bygget utnyttes maksimalt slik det er tenkt. Vi har foreløpig gjort tiltak som medfører besparelser i Kullungen barnehage på ca. kr. 100.000,-. Det gjøres tilsvarende tiltak i Longyearbyen barnehage, ferdigstilles i mars 2013, forventet besparelse mellom kr. 50.000,- til kr. 100.000,-. Neste bygg som vi vurderer er skolen, totalt er dette bygget på 6447 kvm, her ligger det et stort potensiale. Sikkerhet Termografering av store tavleskap Dag Arne Settes i bestilling i løpet av august. Noe forsinket, jobber mot pris i løpet av september. Kvalitet God kommunikasjon med leietakere. Gjennomføring av vedlikeholdsplaner iht. plan. Følge tett opp håndverkere ute i byggene Morten Dette jobbes det kontinuerlig med. Side 17

Side 9 av 16 Teknisk infrastruktur Videreutvikle ISY Jobtech Hovedplan vann Hovedplan vann Hovedplan vann Få inn fakturagrunnlag for alle avdelingene. Implementer ISY Jobtech hos FDV-partnere. Dosing av elveløp nedstrøms veien i Adventdalen og kulvert med luker under vei i Adventdalen og inn i Isdammen. Prosjektering og utredninger. Inspeksjon og eventuell nylegging av inntaksledninger. Manganfilter - inkludert utvidelse av bygg. Prosjektering Teknisk infrastruktur Thomas Thomas Thomas Alle FDV partnere har installert ISY. SVVS og JMH har begynt å bruke det. Avventer litt med LNSS, har lite oppgaver som går mot LNSS på vinteren, så vi får det oppe og gå med de andre leverandørene først. Skisseprosjektering pågår og forventes ferdig i oktober. Videre prosess er ikke avklart mot miljømyndig for foreslått tiltak. Dette avklares senere i høst. Utredning ferdig med flere foreslåtte løsninger. Ikke tatt stilling hvilken løsning som skal velges. Dette avklares i løpet av september. Om prosjektet blir ferdigstilt i år avhenger av valgt løsning. Prosjekteringsanbud har vært ute, konsulent valgt, så langt ikke funnet tilfredsstillende løsning. Hovedplan vann Kommunalteknisk norm - utarbeidelse. Utarbeidelse av norm for å sikre riktig kvalitet på det som blir utført av våre leverandører, og at vi bestiller i henhold til riktig kvalitet. Håkan Prosjekteringsanbud har vært ute, konsulent valgt og prosjektet har startet opp. Planlagt møte i aug/sept Hovedplan vann Dublering av UV-filter. Thomas Tilbud på filter er mottatt. Forventer montering innen november. Hovedplan vann Oppussing basseng FH6 Thomas Bassenget er planlagt tappet ned i begynnelsen av september og det vil da bli tatt en beslutning for hvilke tiltak som må gjennomføres. Hovedplan vann Gentle slope Isdammen: Forskningsprosjekt for å se om det kan være en mulighet til å sikre "demningen" på en tilfredsstillende, men rimelig måte. Søke samarbeid med UNIS, og utførende aktører. Jørn Se punktet under forskning og utvikling tidligere i dette dokumentet. Hovedplan vann Tilstandsvurdering av nettet kartlegging i 2013 Thomas Prisforespørsel sendt til konsulent. Avløp - Kommunalteknisk norm - utarbeidelse Utarbeidelse av norm for å sikre riktig kvalitet på det som blir utført av våre leverandører, og at vi bestiller i henhold til riktig kvalitet. Håkan Prosjekteringsanbud har vært ute, konsulent valgt og prosjektet har startet opp. Planlagt møte i aug/sept Side 18

Side 10 av 16 Avløp Tilstandsvurdering av nettet kartlegging i 2013 Thomas Prisforespørsel sendt til konsulent. Avløp Installere oljefølere i alle avløpspumpestasjoner Thomas Ikke igangsatt Usikker på praktisk løsning. Avfallsplan Containere, utskifting i henhold til plan Håkan Det er gjort innkjøp av 6 stk containere hittil i år. Planlegger å foreta et innkjøp av noen flere. Avfallsplan Sigevannsrensing deponi Håkan Konkurransegrunnlag er ferdig fra konsulent. Lokal entreprenør er forespurt om kapasitet for å få gjennomført prosjektet i år, men det rekker de ikke. Utførende flyttes til 2014. Avfallsplan Utrede avfallsforbrenning knyttet til energiverket Jørn Revidert forslag er mottatt, men det er fortsatt enkelte punkt det må ses nærmere på før denne legges frem for styret i Bydrift. Avfallsplan Utrede relokalisering avfallsanlegg Jørn Se punkt over. Avfallsplan Resipientundersøkelse Håkan Aktør valgt, antatt gjennomført i oktober. Fjernvarme - Kommunalteknisk norm - utarbeidelse. Utarbeidelse av norm for å sikre riktig kvalitet på det som blir utført av våre leverandører, og at vi bestiller i henhold til riktig kvalitet. Håkan Prosjekteringsanbud har vært ute, konsulent valgt og prosjektet har startet opp. Planlagt møte i aug/sept Fjernvarme Vannbehandlingsanlegg Håkan Begynt å se på vannbehandlingsanlegg. Ikke bestilt. Vil bli anskaffet i løpet av høsten. Fjernvarme Utbedring i henhold til tilstandsvurdering, prosjektering Håkan Prosjektering av utskifting av gamle fjernvarmebukker ferdig i begynnelsen av Fjernvarme Utbedring i henhold til tilstandsvurdering, gjennomføring Håkan september. Om vi får utført selv utskifting i år er ikke avklart enda, men dette vil prosjekteringen svare på. Fjernvarme Fjernvarme Vei (vei, gangvei, trafikksikkerhet, gatelys) Tilstandsvurdering av sekundærnettet med vedlikeholdsplan som output Håkan Prisforespørsel sendt til konsulent. Mengderegulering 1-2 undersentraler. Lage total Håkan Rørkasser gjennomført, en undersentral plan for utbedring av undersentraler planlegges. Energibesparende gatelys Kjersti Første bestilling er ferdigmontert. Del 2 ankommet, monteres sept/okt Vei (vei, gangvei, Vei - bruer over Longyeardalen Prosjektering av Kjersti Prosjektering pågår og er forventet ferdig i begynnelsen av november. Side 19

Side 11 av 16 trafikksikkerhet, gatelys) løsning Vei - asfaltering Gjennomføres ut i fra behov og ut i fra de midlene som er til rådighet på fondet. Kjersti Tilbud mottatt og akseptert. Befaring i juni. Asfaltering i juli/august. Ferdigstilt Vei utbygging av veier som ligger i vedtatte delplaner Vei - tiltak i hht trafikksikkerhetsplan Det er flere veier som er vedtatt bygd. Følgende veier er prioritert i 2013: Ferdigstillelse av 505, gjennomføring av 308, vei fra hovedvei 600 til Gammelkaia. Totalt ligger det inne veibygging for ca. 11 mill. Det er ikke avsatt midler til prosjektet. Planen antas vedtatt 1. halvår 2013. Kjersti Kjersti 306 er ferdig, utenom bom og skilt. Bom og skilt er bestilt og bekreftet sendt fra leverandør. Montering antas i uke 37. 610 er ferdig, 505 ferdig og gangveier ferdig Det er ikke satt av midler til gjennomføring av tiltak i 2013, legges frem for budsjett 2014. Vei - Kommunalteknisk norm - utarbeidelse. Utarbeidelse av norm for å sikre riktig kvalitet på det som blir utført av våre leverandører, og at vi bestiller i henhold til riktig kvalitet. Håkan Prosjekteringsanbud har vært ute, konsulent valgt og prosjektet har startet opp. Planlagt møte i aug/sept Vei Tilstandsvurdering av veier med vedlikeholdsplan som output. Kjersti Startet. Alle veier er tilstandsvurdert, vedlikeholdsplan er ikke laget. Vei Inngå ny FDV-avtale Kjersti Avtale signert. Ferdigstilt. Nærmiljøanlegg (sentrum, kirkegård, rassikring) Belysning i sentrum Thomas Innhenting av tilbud påbegynt. Rassikring Prosjektering av tiltak i Vannledningsdalen Jørn NGI er engasjert i samarbeid med SNSK. Forprosjekt ferdigstilt. Valgt metode for rassikring blir valgt på bakgrunn av skisseprosjekt. Revidert utredning er mottatt fra NGI. Gjennomgang med SNSK ikke gjennomført grunnet ferieavvikling. Ansvarsavklaring LL/SNSK ikke avklart. Rassikring utredning risikoområder over gruve 2 og ved Nybyen. Forespørsel sendt til NVE for å få utarbeidet et overordnet ras- og flomkart for Longyearbyen Jørn NVE anbefaler overfor OED at de tar samme ansvar her som på fastlandet. Endelig beslutning imøteses. VVS Utarbeide grunnlag for ny FDV-avtale VVS, skal være gjeldende fra 2014 Jørn Ny FDV-avtale inngått med Imtech (tidligere Spitsbergen VVS AS). Ferdigstilt. Side 20

Side 12 av 16 Direktevarling fyrhus og pumpehus Vurdere installasjon opp i mot kost/nytteverdi Håkan Vurderes i samband med prosjektet SD-anlegg knyttet til drift av bygg og teknisk infrastruktur, som har startet opp. Brann- og beredskap HMS Bruk og viderutvikling av ISY Jobtech Bruk og videreutvikling av Prosmart Bruk av Adapt-IT, HMS og internkontrollsystem tilpasset brannmannskaper mht til øvelser, dokumentasjon mm. Jan Olav Geir Jann-Egil HMS og internkontrollsystemer brukes daglig. Utvikling og tilpassing av ISY Jobtech i plenum hver fredag. ISY tatt i bruk og godt implementert. Årsrapport for brannvesenet Årsrapport for brannvesenet skal leveres LL. DSB og Sysselmannen på Svalbard i løpet av februar hvert år, jfr Forskrift om brannvern for Svalbard. Rapport ferdigstilt januar 2013. Ferdigstilt. Høyderedskap Innhente spesifikasjoner og pris på nytt høyderedskap/lift Jørn Jan Olav Evaluering av tilbud pågår. Valg av tilbyder vil bli gjort i uke 40. Samarbeid plan- og utviklingsavdelingen - Etablere bedre samarbeid knyttet til forhåndskonferanser. - Adkomstproblematikk til bygninger - Fortettingsproblematikk. Jan Olav Samarbeid med teknisk infrastruktur Kartlegging av slukkevannskapasitet i Longyearbyen. Herunder også dimensjonering på rørsystem. Geir Flow-meter anskaffet. Kartlegging av slukkevannskapasitet i undersentraler hensiktsmessig å gjennomføre i løpet av sommer/høst 2013. Brannforebygging Informasjon og motivasjonstiltak. Flest mulig koblet opp på 110-sentralen. Arrangere «Åpen dag» Jan Olav Geir Jann-Egil Gjennomført: - Brannvernkurs for ansatte Lyb skole, 45 personer. - 1 dag med besøk av 3. klasse Lyb skole - 2 dagers brannvernkurs for ansatte SvalSat, 20 personer. - Revidert innsatsplaner mot registrerte særskilte brannobjekter. - Revidert beredskapsplan Side 21

Side 13 av 16 Tilsyn Gjennomføre branntilsyn i henhold til plan. 35 særskilte objekter i Longyearbyen, 22 utenfor Longyearbyen. Jan Olav Geir Jann-Egil Forskningsparken, Longyearbyen bhg, rypa, Ny Ålesund, Svea, 3 stk næringshytter, Isfjord Radio, Øvelser Rekruttering av nye mannskaper Mannskapsøvelser hver torsdag for påtroppende mannskap. Gjennomføres i februar 2013. Rekruttering for å ha personell disponibel i vikarbank. Gjennomføring av nasjonal fysisk test/opptakskrav. Jan Olav Geir Jann-Egil Jan Olav Gjennomført med vaktlag i hht plan, hver torsdag fra kl 18-2200. Ferdigstilt. Internopplæring av nye mannskaper Ca 40 timers intern teoretisk og praktisk opplæring. Gjennomføres mars 2013. Jan Olav Geir Jann-Egil Ferdigstilt. Førstehjelpskurs Nettbasert kurs brannvern Beredskapsutdanning Trinn II Norges brannskole 40 timer. I regi av Longyearbyen Røde Kors og Norsk Luftabmulanse. Nye mannskaper må gjennomføre dette. Høst 2013. I regi av Norges brannskole. Må gjennomføres av aspiranter og personell i vikarbank. Høst 2013. Underbrannmester står på venteliste, Beredskapsutdanning Trinn II hos Norges brannskole. Jan Olav - Gjennomføres okt/nov 2013. Jan Olav Jann-Egil Brannteknisk kontroll og service til eksterne kunder Kontroll, vedlikehold og service av brannteknisk materiell i hht gjeldende forskriftsverk. Kontrakter inngått med de fleste næringsvirksomhetene i Longyearbyen Geir Jann-Egil Branntekniske kontroller gjennomført i 3 stk barnehager, energiverket, Mary-Anns Polarrigg, Forskningsparken, UNiS, Isfjord Radio, Svalbardhallen Vedlikehold og ettersyn av kjøretøy og materiell Brannvesenet innehar kjøretøy, materiell og utstyr som til enhver tid skal være operativt og funksjonelt i orden. Mye av utstyret er underlagt strenge krav mht kontroll, vedlikehold og service og sertifisering fra arbeidstilsynet med tilhørende lov og forskriftsverk Jan Olav Geir Jann-Egil Kontroll, vedlikehold og service av materiell og utstyr gjennomføres ukentlig i hht fastlagte intervaller og vedlikeholdsplan. Implementert i ISY Jobtech. Side 22

Side 14 av 16 Brannøvingsfelt. Drift og utvikling. Sameie mellom brannvesenet, Avinor og SNSK. Vi har ansvar for oppfølging av drift, vedlikehold og utvikling. Geir Kontroll og vedlikehold ute på brannøvingsfelt implementert i ISY-Jobtech. 1 stk brukermøte med SNSK og Avinor gjennomført. Havn Videreutvikle ISY Jobtech Etablere anleggsregister for eksisterende anlegg. Implementere drift og vedlikeholdsplaner. Digitalisere eksisterende dokumentasjon. Havn Igangsatt anleggsregister Havnebygg Gjennomføring av skisseprosjekt som skal danne grunnlag for beslutningsdokumentet for videre detaljprosjektering og bygging av nytt havnebygg Jørn Prosess med skisseprosjekt pågår. Prosessen med utarbeidelse av et skisseprosjekt er ikke kommet så langt som vi hadde håpet. Årsak er utfordringer med arealutnyttelse og behov. Ser på nye muligheter og håper å ha noe konkret på bordet i løpet av året. Fendring Ny fendring av Bykaia Havn Prosjektet med kaifendring gjennomføres i 2014 til en antatt totalkostnad på 3,3 mill kr. Prosjektet finansieres i budsjett 2014. Kaidekke - kulvert, Vannledning og asfaltering, prosjektering og gjennomføring Havn Tilbudet med etablering av kulvert har vært ute på anbud. Innen anbudsfrist var det ikke innkommet noen anbud. Legger dette ut på Doffin i m nedskifte sept/okt. Ny flytekai Skisseprosjekt Havn Mulighetsstudie er mottatt, og er til vurdering. Havneterminal Gjennomføre et skisseprosjekt vedrørende fremtidige etablering av havneterminal på ISPS området. Jørn Mulighetsstudie i oppstartsfase. Nytt tilbringerfartøy som tilfredsstiller kystverkets behov Båt er spekket og sendt ut på anbud, kontrakt kan skrives så snart Kystverket har undertegnet avtale med oss. Havn Kontrakt med Kystverket er undertegnet. Kontrakt med leverandør undertegnet 29 mai. Ferdigstilt. Havneplan strategisk plan for havneutvikling Planen skal inneholde en kortsiktig og en langsiktig del, og legges frem til politisk beslutning. Marianne Planarbeidet er startet opp og Multiconsult er engasjert for å gjennomføre planarbeidet. Workshop gjennomført i Longyearbyen den 19-20 Side 23

Side 15 av 16 juni. Tilleggsaktiviteter besluttet etter budsjettvedtak desember 2013: Duplisering av kontroll- og styringssystem energiverk samt 110-sentral Duplisering av styresystem reservekraftanlegg Fyrhus overvåkningssystem Duplisering av styringssystem vann Fjernvarme sirkulasjonspumper som er fysisk plassert utenfor energiverket Fjernvarme Fyrhus til Skjæringa og Sjøområdet Energiverket bygningsmessige utfordringer Dupliseringen er viktig for å kunne styre enhetene ved en eventuell evakuering av energiverket. Dupliseringen er viktig for å kunne styre enhetene ved en eventuell evakuering av energiverket. Dupliseringen er viktig for å kunne styre enhetene ved en eventuell evakuering av energiverket. Dupliseringen er viktig for å kunne styre enhetene ved en eventuell evakuering av næringsbygget. Sirkulasjonspumpene har som oppgave å sørge for sirkulasjon av varmtvann ved en evt. stans på energiverket. Dette gjelder ledningen flyplassenenergiverket Viktig for å ivareta fjernvarmeproduksjon også for dette området i forbindelse med stans ved energiverket. 8 nye vanntilkoblinger til brannvesenet Digitalisering av tegningsarkivet og avhending til arkiv Legge opp tørrsprinkling til silotoppen og siktehuset Rør til brannvann i metall Utrede bruk av skum og vurdere bygningmessige tiltak/utskifting av bygningsmaterialer Jan-Sivert Det vi snakker om er reserveløsning for 110- sentralen som i dag står i energiverket(ikke duplisering av styringssystem for e-verket). Tilbud er innhentet og bestillingsbrev gjøres klart uke 36. Jan-Sivert Har fått et estimat og skal ha gjennomgang med E-verksleder 5.9. Tilbud er underveis og vi lager bestilling så snart dette er mottatt. Jan-Sivert Løsning vurderes samtidig med prosjektering av nytt fyrhus i H320. Jan-Sivert Tilbud er innhentet. Bestilling gjøres ferdig denne uken. Jørn Innbydelse for prosjektering er ute med frist den 21 august. Rådgiver valgt. Prosjektering startet Jørn Morten Jørn Morten Morten Morten Jørn Innbydelse for prosjektering er ute med frist den 21 august. Rådgiver valgt. Prosjektering startet IMTECH bestilt, igangsatt Prosjektet IMTECH bestilt, igangsatt IMTECH bestilt, igangsatt IMTECH bestilt, igangsatt Side 24

Side 16 av 16 Energiverket bygningsmessige tiltak etter brannen Takstmann har vært på stedet, utbedringer gjennomføres i samarbeid med forsikringsselskap Morten Bygningsmessige arbeider er nå igangsatt etter anbudskonkurranse. Ferdigbefaring er avholdt i august. Sluttbefaring i september. Ferdigstilt. FDV-avtale elektro Nåværende avtale løper ut 2013 Roar Lagt ut på anbud medio juni, anbudsåpning var 3.7 2013 kl 12. En tilbyder registrert, kontraktsforhandlinger planlegges i september Side 25

Side 26

Side 27

Side 28

Side 29

Side 30

Side 31

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/116-9-250 Marianne Stokkereit Aasen 23.09.2013 Finansforvaltningsrapport for 2. tertial 2013 Bydrift KF Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Styret for Bydrift KF 43/13 03.10.2013 Anbefaling: Styret i Bydrift KF tar saken til orientering Saksopplysninger: Vedlagt følger finansforvaltningsrapport for 2. tertial 2013. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport Bydrift KF Side 32

Finansforvaltningsrapport 31. august 2013 Side 33

Deres referanse: Vår referanse: 2012/111-11-250 Saksbehandler: Elin Dolmseth Dato: 03.09.2013 Finansforvaltningsrapport pr. 31.8.13 I hht Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre med foretak skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapporter for lokalstyret / styret i foretakene som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål. Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre med foretak sin hovedbankforbindelse (beløp i millioner kroner): Mill kr 100 80 60 40 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF 20 0 31.08.12 31.12.12 30.04.13 31.08.13 Longyearbyen lokalstyre Kommentar: Finansreglementet tillater at inntil 100 mill kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: Mill kr 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0-31.08.12 31.12.12 30.04.13 31.08.13 Sparebanken Hedmark Kommentar: Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 20 mill kr. Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: Sparebanken Midt-Norge Fana Sparebank Åfjord sparebank Stadsbygd sparebank Side 34

50 Mill kr 40 30 20 10 0 31.08.12 31.12.12 30.04.13 31.08.13 Sparebanken Øst Sparebanken Pluss Kommentar: Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 20 mill kr. Total likviditet: Longyearbyen lokalstyre med foretak: Mill kr 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre - 31.08.12 31.12.12 30.04.13 31.08.13 Bedre total likviditet 31.8.13 sammenlignet med 31.8.12 skyldes i hovedsak utbetalt statstilskudd til bygging av renseanlegg ved kullkraftverket og inntekter fra salg av boliger. %-vis fordeling av likviditeten mellom organisasjonene: 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 31.08.12 31.12.12 30.04.013 31.08.13 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre Rapportering ang plassering av likviditet: Side 35

31.08.2012 31.12.2012 30.04.2013 31.08.2013 Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 100 mill kr JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager Største innskudd med tidsbinding 20 mill 20 mill 20 mill 20 mill Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 20 mill kr. JA NEI** JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor ***: 2,13 1,83 1,79 1,72 Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 2,1-3,25 1,8-3,25 2,2-3,0 2,3-3,0 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 1.2.12 og varer til 1.4.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. ** Godskriving av renter for 2012 på en plasseringskonto førte til at innskuddet pr. 31.12.12 ble på 20,3 mill kr. Rentebeløpet ble tatt ut i januar 2013 slik at innskuddet på kontoen igjen ble under 20 mill kr. *** Opplysningen er hentet hos Norges bank http://www.norges-bank.no/no/prisstabilitet/rentestatistikk/#nibor Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering: I følge «Bankrapporten 2013» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes rating slik: Bank: År: 2012 2011 2010 2009 Sparebank 1 Nord-Norge A A+ A+ A Sparebank 1 SMN A A A A Sparebanken Hedmark A+ A+ A A Sparebanken Pluss A A- A A- Sparebanken Øst A- A- A- BBB+ Stadsbygd Sparebank BBB BBB BBB BBB- Åfjord Sparebank BBB BBB BBB- BBB- Fana Sparebank A- A- A- A- Likviditeten er plassert i hht finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Side 36

Opptak av lån siden forrige rapportering: Ingen lån opptatt etter 31.12.12. Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen refinansierte / sammenslåtte lån etter 31.12.12. Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde om. Gjenværende rentebinding: Er på 2,5 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 70 % av lånene har flytende rente, 30 % har fast rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Lånene regnskapsføres i Bydrift KF sitt regnskap, og Bydrift KF har en rentereserve for å kunne håndtere en viss renteoppgang. Forestående finansierings-/refinansieringsbehov: Vedtatte låneopptak for 2013, til sammen kr. 34 982 000: Kr. 950 000 til energiformål: Nytt slagg og askedeponi (0,5 mill kr), etablering av fjernavlesning El (kr 250 000), refundamentering av trafokiosker (kr 200 000). Lånet avdras over 20 år. Kr. 4 000 000 til kjøp av boliger. Lånet avdras over 20 år. Kr. 1 282 000 til energibesparende gatelys. Lånet avdras over 10 år. Kr. 1 900 000 til bygging av veier. Lånet avdras over 20 år. Kr. 3 625 000 til tiltak i hht hovedplan vann: Dosing av elveløp og kulvert, 1 mill kr., avdras over 40 år Inspeksjon/nylegging av inntaksledninger, 1,4 mill kr., avdras over 40 år Manganfilter, 0,4 mill kr, avdras over 20 år Kommunalteknisk norm, kr 125 000, avdras over 10 år Dublering av UV-filter, 0,2 mill kr, avdras over 20 år Oppussing basseng Fyrhus 6, 0,5 mill kr., avdras over 40 år Kr. 600 000 til kjøp av containere. Lånet avdras over 10 år Kr. 125 000 til kommunalteknisk norm avløp. Lånet avdras over 10 år Kr. 6 000 000 til havneformål: Kaidekke, kulvert, vannledning og asfaltering (3 mill kr), fendering (2,0 mill kr), flytekai (1 mill kr). Lånet avdras over 20 år. Kr. 16 500 000 til havneformål: båt som brukes til tilbringertjeneste for Kystverkets lostjeneste. Lånet avdras over 10 år. Administrasjonssjefen vil fremme sak for lokalstyret der det foreslås at enkelte av låneopptakene utgår og erstattes med bruk av investeringsfond. I sak 36/13 i styret i Bydrift KF informeres det om at etablering av nytt slagg- og askedeponi til 0,5 mill kr ikke vil bli startet i år. Lånet vil ikke bli tatt opp. I sak 8/13 i havnestyret informeres det om at prosjektet «kaidekke, kulvert, vannledning og asfaltering» (3 mill kr) og «fendering» (2,0 mill kr) ikke vil bli gjennomført i år. Lånene vil ikke bli tatt opp. Lån pr. 31.08.13 fordelt på formål (beløp i mill. kr): Side 37

0,2 Ledlys Kjøp av boliger 26,8 46,7 Brann Kulturhus 0,9 5,7 0,7 68,7 2,7 7,5 1,6 9 1 Avløp Fjernvarme Havn Energiverket Næringsbygget Renovasjon Vann Figuren viser at 68,7 mill kr av lånene er knyttet til låneformål som bør være selvfinansierende, dvs avløp (0,2 mill kr), fjernvarme (46,7 mill kr), havn (2,7 mill kr), energiverket (7,5 mill kr), næringsbygg (1,6 mill kr), renovasjon (9,0 mill kr) og vann (1,0 mill kr). Lån til kulturhuset (26,8 mill kr) betjenes av korkpenger. Lån knyttet til brann (0,9 mill kr) og kjøp av boliger (5,7 mill kr) finansieres via lokalstyret. Målet er at lån til ledlys (0,7 mill kr) skal finansieres ved lavere driftsutgifter til gatelys. Totale lån, fordelt mellom lån med fast rente og lån med flytende rente (i mill kr) 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 31.08.12 31.12.12 30.04.13 31.08.13 Lån med flytende rente Total lånegjeld 31.8.13 er 102,8 mill kr. 30 % av lånene har fast rente, 70 % av lånene har flytende rente. Tabellen på neste side gir opplysninger om rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. Side 38

OVERSIKT OVER LÅN 31.08.2012 31.12.2012 30.04.2013 31.08.2013 Lån Avdragstid Rente- Mill Lånets År Rente- Mill Lånets År Rente- Mill Lånets År Rente- Mill Lånets Långiver Lånetype/rente (år) Nedbetalt sats NOK andel igjen sats NOK andel igjen sats NOK andel igjen sats NOK andel 7519 Kommunalbanken Serielån flytende 10 23.12.2019 2,50 % 2,1 1,8 % 2,25 % 2,9 2,6 % 2,25 % 2,9 2,6 % 2,25 % 2,7 2,6 % 7517 Kommunekreditt Serielån flytende 13 02.02.2022 2,72 % 12,8 11,2 % 2,28 % 12,5 11,0 % 2,67 % 11,8 10,7 % 2,52 % 11,5 11,2 % 7520 Kommunekreditt Serielån flytende 20 18.06.2031 3,45 % 28,3 24,7 % 3,20 % 27,5 24,3 % 3,20 % 27,5 24,9 % 2,87 % 26,8 26,1 % 7523 Kommunalbanken Serielån flytende 18 01.11.2029 2,40 % 3,4 3,0 % 2,15 % 3,3 2,9 % 2,15 % 3,2 2,9 % 2,15 % 0,1 0,1 % 7525 Kommunalbanken Serielån flytende 10 08.03.2022 2,50 % 33,5 29,3 % 2,25 % 34,3 30,3 % 2,25 % 32,5 29,4 % 2,25 % 30,7 29,9 % Sum m/flytende rente (minimum 25% av totale lån) 80,1 70,0 % 80,5 71,1 % 77,9 70,5 % 71,8 69,8 % 7513 Kommunalbanken Serielån fastrente 11,5 07.06.2020 4,37 % 7,0 6,1 % 2,33 4,37 % 6,5 5,7 % 2,00 4,37 % 6,5 5,9 % 1,66 4,37 % 6,1 5,9 % 1,33 7515 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,50 % 8,9 7,8 % 4,33 4,50 % 8,4 7,4 % 4,00 4,50 % 8,4 7,6 % 3,66 4,50 % 7,9 7,7 % 3,33 7516 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,45 % 12,6 11,0 % 4,83 4,45 % 12,0 10,6 % 4,49 4,45 % 12,0 10,9 % 4,17 4,45 % 11,3 11,0 % 3,83 7524 Kommunalbanken Serielån fastrente 30 01.11.2041 4,01 % 5,9 5,2 % 6,17 4,01 % 5,8 5,1 % 5,84 4,01 % 5,7 5,2 % 5,50 4,01 % 5,7 5,5 % 5,17 Sum m/fastrente (min. 25% og max 50% av totale lån) 34,4 30,0 % 4,42 32,7 28,9 % 3,07 32,6 29,5 % 2,81 31,0 30,2 % 2,51 År igjen Finansiell leasing 0,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 0 Sum langsiktig gjeld 114,5 100 % 1,01 113,2 100 % 0,89 110,5 100 % 0,83 102,8 100 % 0,76 Største enkeltlån i mill. kr. (max 50% av samlet lån) 33,5 29,3 % 34,3 30,3 % 32,5 29,4 % 30,7 29,9 % Antall lån 9 9 9 9 Bekreftelse på at 50 % av lån med fast rente har fornyelse /forfall i løpet av neste 12 md JA JA JA JA Bekreftelse på at den totale låneporteføljens vektede renteløpetid er 3 år JA, 1,01 år JA, 0,89 år JA, 0,83 år JA, 0,76 år Bekreftelse på at lån med fastrente har en gj.snittlig gjenværende rentebinding på 2-6 år JA, 4,42 år Dagens flytende lånerente 2,50 % 2,25 % 2,25 % 2,25 % JA, 3,07 år JA, 2,81 år JA, 2,51 år Anslått fastrente, ved binding på hhv 2, 5, 7 og 10 år 2,92 % /3,58 % /3,78 % /4,03 % 2,41 % /3,06 % /3,43 % /3,81 % 2,41 % /3,06 % /3,43 % /3,81 % 2,53 % /3,27 % /3,66 % /4,02 % Side 39

Felles rapportområder for likviditet og gjeld: Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Våre bankforbindelser har fått oversendt lokalstyrets finansreglement. Longyearbyen lokalstyre med foretak har ikke utarbeidet etiske retningslinjer, med unntak av Bydrift KF. Bydrift KF sine retningslinjer er oversendt til de bankene hvor Bydrift KF har innskudd eller lån. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet: For likviditet: Ingen avvik. For lån: Ingen avvik. Utvikling i Norges banks sin styringsrente: 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. Styringsrenten ble satt ned til 1,5 % 15.3.12 og er ikke endret siden. I forbindelse med rentemøte 20.6.13 ga Norges bank følgende pressemelding: «Norges Banks hovedstyre har besluttet å holde styringsrenten uendret på 1,5 prosent. Aktiviteten i norsk økonomi ser ut til å være lavere enn tidligere antatt. På den andre siden har inflasjonen vært litt høyere enn ventet og kronen har svekket seg noe. Derfor holdes styringsrenten uendret på dette møtet, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Styringsrenten er lav fordi prisveksten er lav og rentene ute er svært lave. Samtidig er det stor forskjell mellom styringsrenten og rentene ut til publikum. Vekstutsiktene både hjemme og ute er litt svekket. Kapasitetsutnyttingen i norsk økonomi vurderes nå å være nær et normalt nivå. Lønnsveksten har avtatt. Det er utsikter til at det tar lengre tid før inflasjonen tar seg opp mot inflasjonsmålet. Analysene tilsier at styringsrenten holdes lav lenger enn tidligere antatt. Det er utsikter til at styringsrenten blir liggende på dagens nivå eller noe lavere det nærmeste året, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Side 40

Side 1 av 9 Hovedstyret vedtok på møtet at styringsrenten bør ligge i intervallet 1 2 prosent i perioden fram til neste rapport legges fram 19. september 2013, med mindre norsk økonomi blir utsatt for nye store forstyrrelser. For mer informasjon, se "Hovedstyrets vurdering" i Pengepolitisk rapport med vurdering av finansiell stabilitet 2/13.» Forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt og hvilke konsekvenser administrasjonssjefen trekker av dette: Utdrag fra Hovedstyret i Norges bank sin vurdering gitt i Pengepolitisk rapport 2/2013 av 19.6.2013: «Hovedstyret har som utgangspunkt for sin vurdering av pengepolitikken at renten settes med sikte på at inflasjonen skal være nær 2,5 prosent over tid. Hensynet til lav og stabil inflasjon avveies mot hensynet til en stabil utvikling i produksjon og sysselsetting. Pengepolitikken søker også å være robust og ta hensyn til faren for at finansielle ubalanser bygger seg opp, og utløser eller forsterker tilbakeslag i økonomien. Styringsrenten er lav fordi inflasjonen er lav og fordi rentene ute er svært lave. Samtidig er det stor forskjell mellom styringsrenten og de rentene publikum står overfor. Hovedstyret merket seg at analysene nå tilsier en styringsrente som blir liggende lavere enn prognosen fra mars gjennom hele fremskrivingsperioden og at det tar lengre tid før inflasjonen kommer opp mot inflasjonsmålet. I sine drøftinger pekte hovedstyret på at det fortsatt er stor usikkerhet om utviklingen i euroområdet. Aktiviteten faller ikke like mye lenger, og innstrammingene i finanspolitikken ser ut til å bli mindre i år enn i fjor. Utfordringene er likevel store. Arbeidsledigheten er rekordhøy, og er særlig høy blant unge. Det er fortsatt behov for gjeldsnedbygging i privat og offentlig sektor. Landene må gjennom store omstillinger for å øke vekstevnen på lengre sikt. Det vil trolig ta flere år før produksjonen er tilbake på nivåene fra før finanskrisen. I mange norske eksportbedrifter dempes aktiviteten av et høyt kostnadsnivå og svak etterspørsel fra utlandet, særlig Europa. Svake konjunkturer og lav kostnadsvekst hos våre handelspartnere kan ha bidratt til at lønnsveksten her hjemme har avtatt. I tillegg kan høy arbeidsinnvandring over flere år ha dempet lønnsveksten. Disse forholdene kan også få betydning for lønnsoppgjørene fremover. Veksten ser ut til å ha avtatt i flere næringer. Sysselsettingen har steget mindre enn ventet og arbeidsledigheten har økt. Kapasitetsutnyttingen er nå trolig nær et normalt nivå. Side 41