Strategier for digitalisering av plan- og byggesak i kommunene Brukerforum/eKommune 2017 den 16. okktober 2017 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata
API API API Integrasjonstjenester og API Hele verdikjeden skal digitaliseres dugnadsarbeid! Søker Altinn plattform Arbeidsflyt Saksbehandler Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Meldingsboks Mellomlagring av «Skjema» under utfylling og arkiv Innsendingstjeneste Send inn «Skjema» Formidling kommune Distribusjon FIKS Valideringstjeneste Sjekk om «Skjema» er korrekt Status ebyggesak Kvittering Vedtak Fellestjenester BYGG
Krav til BIM/IFC for byggesøknad/saksbehandling Validering av BIM/IFC til bruk for ramme/ett trinn og igangsetting Krav til tegninger Koordinatfestet tiltak Overføring av nye/endrede arealer til søknad Identifikasjon av etasjer og bruksenheter Mer info - https://dibkutvikling.atlassian.net/wiki/display/fb/b IM+i+byggesak
Nasjonale sjekklister for byggesak Nasjonale sjekklister for byggesak
Innbyggerundersøkelsen 2017 Hva mener brukerne om offentlige tjenester? 5
En rekke utredninger viser at digitalisering resulterer i gevinster Gevinstområde Besparelse #1 Redusert tid til registrering av søknader i kommunen 14 årsverk/12 MNOK årlig #2 Mindre ressursbruk til oppfølging av mangelfulle søknader 105 årsverk/89 MNOK årlig #3 Mer effektiv veiledning til søkere 67,5 årsverk/57,4 MNOK årlig #4 Redusert arbeid med oppdatering av matrikkelen 52 årsverk/44,2 MNOK årlig #5 Mer effektive søknadsløsninger 150 årsverk/ 127,3MNOK årlig #6 Reduksjon av portokostnader 22,3 MNOK årlig TOTALT 388,5 årsverk/352,2 MNOK årlig
Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi endres hele tiden Digitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene
Det anbefales en strukturert tilnærming til digitaliseringsarbeidet, ikke bare løp og kjøp en ny versjon 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster
Organisering Digitalisering av plan- og byggesak er en integrert del av kommunens digitaliseringsarbeid bred involvering i omstillingsprosjekt Om nødvendig kan plan- og byggesak gå foran Ta hensyn til ny kommunestruktur eller samarbeid mellom flere kommuner ved behov Et «program» kan forvalte digitaliseringsprosjekt innenfor de ulike tjenesteområdene Ta utgangspunkt i en gjennomtenkt IKT-arkitektur Digitalisering må være forankret hos tjenesteeier (bygningssjef eller tilsvarende) og ha egen prosjektleder
Eksempel på organisering av et samarbeid mellom flere kommuner
Start med endrings- og gevinstoversikt allerede i konseptfasen 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?
Interessentanalyse Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Hva skal strategi for involvering, dialog og opplæring være?
Planlegge 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Aktiviteter Planlegge prosjektet og sammenstille styringsdokument Oppdatere interessentanalyse og forankringsplan Jobbe med endringsledelse Detaljere tjenestereisene og gevinstvurderingen Utarbeide gevinstrealiseringsplan Verktøy Styringsdokument Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan) Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan) Tjenestereise Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering) Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering)
Gevinstrealiseringsplan 1 2 3 4 Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?
Finansiering Få aksept og forståelse for at digitaliseringsarbeidet er langsiktig, normalt over 5 år kostnadene kommer tidlig gevinstene kommer senere i perioden Vurdere ulike modeller for finansiering som ivaretar utfordringene foran fond, lån eller leie framfor kjøp Kostnadene skal finansieres av brukerne (selvkost). Målet bør være: Lavere gebyrer når søknadene er digitale og saksbehandlingen kan forenkles
Gjennomtenkt IKT-arkitektur Statlige og kommunale fellesløsninger - FIKS Ta utgangspunkt i nasjonale produktspesifikasjoner som ebyggesak og eplansak Egne løsninger eller leie (skybaserte tjenester) Gjenbruk og tilgang til relevant datagrunnlag og tjenester på tvers av ulike fagsystem og arbeidsprosesser en tjenesteorientert arkitektur (SOA) som også sikrer innsyn og tilgang for innbyggere og næringsliv Samspillet mellom fag/sakssystem og arkivløsninger Bruk av standarder som GI og Noark5
Dataflyt til kommune https://dibkutvikling.atlassian.net/wiki/pages/vi ewpage.action?pageid=38043659 20.10.2017 20
Frikobling saksstøtte/arkiv Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon Fra sak-/arkivløsning i dag Dokumentorientert Journalposter Lav prosesstøtte Til fagsystem for byggesaksbehandling Strukturert informasjon Orientert rundt søknad Beslutningsstøtte
GI Arkiv/NOARK5 tjenestegrensesnitt Søk i arkivet Arkivering av mapper(saksmapper/møtemapper), registreringer(journalposter) og dokumenter Møter og utvalg Ny byggesak Planforslag eplansak Møte og utvalg ebyggesak GI Arkiv Innsyn Oppdatering NOARK5 Tjenestegrensesnitt NOARK 5 Arkivkjerne
Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon Kjempeutfordring! Tilgang til relevante data som tjenester i plan- og byggesaksprosessen...
Eksempler på relevante data som tjenester i en plan- og byggesaksprosess... Kartlag som aktivt brukes i byggesaksbehandlingen: Arkivdata (historiske plan- og byggesaksarkiv) Standardkart med koter, nabogrenser etc. Reguleringsplaner (kart og bestemmelser) KPA (Kommuneplanens arealdel) Kommunedelplan Aktsomhet kulturminner Grunnforhold Støysoner Vegtyper Konsesjonsområde fjernvarme Vann- og avløp Aktsomhetskart flomfare og havstigning Flyfoto Høydemodell/3D løsning 3D løsning- sol/skygge Aktomhetskart forurenset grunn Biomangfold og naturverdier Arealressurskart, ligger under Standardkart Data som ikke ligger i kartsystemet, men som brukes mye: Sårbarhetsområder mht brann Støy fra jernbane Oversikt over EL-traseer (NVE sitt kart som brukes i forbindelse med sikringssoner og avstand til bebyggelse) Sti og løypekart, ligger normalt ikke i kartsystemet, men kan være en del av markaplan/friluftsplan
Aktsomhet kulturminner
Aktsomhetskart flomfare og havstigning
Hallsteingaard
Sett krav til private datavarehus/tjenesteplattformer Nye verktøy og datatjenester tilgjengelige i «skyen» Private tjenesteplattformer Datavarehus GeoNorge.no Felles datakatalog eplansak Private søknadsløsninger ebyggesak Egne verktøy for lokale og sentrale forvaltningsløsninger Sentral lagring Sentrale forvaltningsløsninger Lokale arkiv Lokal GISløsning (forvaltning) Geosynkronisering Lokale arkiv Lokale arkiv
Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet.. Lederfokus sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell Fokus på endringsledelse og kultur smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid
Ny kommunestruktur innbyr til modernisering av tjenesteområdene man bør utrede behov for den nye kommunen og kjøre anskaffelse framfor å diskutere om eksisterende løsninger i de kommunene som skal funsjoneres skal videreføres Lokal omstilling eller et samarbeid mellom flere kommuner? Anskaffe eller gå videre med etablert leverandør? Anskaffelsesform - man står friere mht hvordan man legger opp anskaffelsen. Skybaserte løsning og leie er mulig Velg en strukturert tilnærming se verktøykasse og veiviser start med konseptfasen Velg en hensiktsmessig organisering av arbeidene Gevinster er sentralt start med dette allerede i konseptfasen Matrikkelføringen Fokus også på bedre tjenester tjenestereise for søker jobb med dette i egen kommune for å bevisstgjøre organisasjonen mht hvilke brukerbehov som skal løses. KS verktøykasse tilbyr nyttige verktøy. Bruke BiM aktivt Konseptfasen må Avklare hvordan ny løsning skal utnytte og integrerer seg mot relevante data og andre systemer/løsninger Samspill med eksisterende sak/arkivløsninger er sentralt Tilgang til relevante geodatatjenester, sørge for at det er oppdaterte data
Sjekkliste i konsept-/planleggingsfasen Legge nasjonal produktspesifikasjon (ebyggesak, eplansak) til grunn Vurder nasjonalt program for leverandørutvikling og ideer til hvordan omstillingsarbeidet kan legges opp dialogmøte med leverandørene, «speed-dating» som idedugnad,, Lokal gjennomgang av dagens utfordringer, drømmereise og mål for digitaliseringsarbeidet Kravtabeller - ta stilling til opsjoner Leie (skytjeneste) eller anskaffelse egen løsning? Valg av kontraktsmal. Anskaffe fagsystem og arkiv separat eller en komplett sak/arkivløsning? grensesnitt for samspill mellom løsningene Noark5 eller GI-standarden?? Hvordan ivareta samspill med andre etater og andre felles funksjoner (møte/utvalg) som normalt følger en samlet sak/arkivløsning Tilgang til relevante karttjenester og andre datasett som er nødvendige i saksbehandlingen, men også for innbyggere og næringsliv Dataflyt og samspill med fellestjenester BYGG, FIKS og mottak/arkivering i kommunen Rapportering til KOSTRA Samspill med andre løsninger som økonomi/fakturering
Digitaliseringsstrategi 2017-2020 Lederansvar å sikre at digitaliseringsinitiativ faktisk levere merverdi. Alle kommuner og fylkeskommuner bør utarbeide en digitaliserings-strategi og handlingsplan Gode modeller for finansiering, organisering og styring av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor er viktige virkemidler for å lykkes Ta utgangspunkt i nasjonale og felles kommunale komponenter Brukeren i sentrum - helhetlige og sammenhengende digitale løsninger for å møte innbyggernes og næringslivets behov, Styrket digital kompetanse og deltakelse Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentforvaltning 32