KONKURRANSEGRUNNLAG Leie av lokaler til Tannhelsetjenesten i Lillesand Aust-Agder fylkeskommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 2. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 2.1 KONTAKTPERSON... 3 2.2 KONKURRANSEN GJELDER... 3 2.3 OMFANG OG EVENTUELL DELING AV KONTRAKTEN... 3 2.4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 2.5 AVTALETYPE... 3 2.6 KUNNGJØRING... 4 2.7 INNLEVERING AV TILBUD... 4 2.8 TILBUDSFRIST... 4 2.9 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 4 2.10 INFORMASJON OM TILBYDER... 4 2.11 SPØRSMÅL OG SVAR KNYTTET TIL KONKURRANSEN... 5 2.12 SAKSBEHANDLING... 5 2.13 TILBUDSÅPNING... 5 2.14 BEFARING... 5 2.15 AVVISNING... 5 2.16 VEDSTÅELSESFRIST... 5 2.17 AVLYSNING/FORKASTELSE... 5 3. EVALUERING... 5 3.1 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.2 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD (TILDELINGSKRITERIER)... 7 BILAG 1 - SJEKKLISTE... 8 BILAG 2 - TILBYDEROPPLYSNINGSSKJEMA... 9 BILAG 3 - PRISTILBUD... 10 BILAG 4 - EVALUERINGSMATRISE... 10 VEDLEGG: KONTRAKT M/ VEDLEGG Side 2 av 10
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1 OPPDRAGSGIVER Aust-Agder fylkeskommune er et regionalt forvaltningsorgan, ledet av folkevalgte representanter i Fylkestinget. Fylkeskommunen er ansvarlig for en rekke offentlige tjenester, herunder blant annet videregående utdanning, tannhelsetjeneste, samfunnsplanlegging og kollektivtrafikk. Tannhelsetjenesten i Aust-Agder skal sørge for at alle som bor eller midlertidig oppholder seg i fylket har rimelig tilgang til nødvendige tannhelsetjenester. Tannhelsetjenesten organiserer forebyggende tiltak for hele befolkningen. Tannhelsetjenesten er lokalisert i 16 ulike tannklinikker i hele fylket. Arbeidet blir regulert gjennom lov om tannhelsetjenester. Aust-Agder fylkeskommune planlegger nå å leie nye lokaler til tannklinikk i Lillesandsområdet. Tannklinikken i Lillesand ble etablert i 1985. Siden den gang har pasientgrunnlaget økt og det er behov for å øke størrelsen på tannklinikken. Fylkeskommunen ønsker med denne utlysningen å invitere til levering av tilbud på moderne lokaler egnet for tannklinikk i Lillesandsområdet. 2. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 2.1 KONTAKTPERSON All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Gunn-Kristin Hermansen, Aust-Agder fylkeskommune Telefon: 901 54 397 e- Post : gunn-kristin.hermansen@austagderfk.no 2.2 KONKURRANSEN GJELDER Fylkeskommunen ønsker med denne utlysningen å invitere til levering av tilbud på moderne lokaler egnet for tannklinikk i Lillesandsområdet. 2.3 OMFANG OG EVENTUELL DELING AV KONTRAKTEN I vedlagte kravspesifikasjon har vi nærmere spesifisert de forutsetninger og krav som gjelder for anskaffelsen. 2.4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen faller inn under unntaksbestemmelsen under forskrift om offentlige anskaffelser 1-3 (2) b. Vi har til hensikt å gjennomføre kontraktsforhandlinger med tilbydere som innleverer tilbud basert på dette konkurransegrunnlaget. For å kunne delta i forhandlingsprosessen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt som Kvalifikasjonskrav, ref punkt 3.1. 2.5 AVTALETYPE Bindende leieavtale med 15 års varighet, og med opsjon på 5 års forlengelse. Stipulert oppstartstidspunkt: i løpet av 2017. Side 3 av 10
2.6 KUNNGJØRING Konkurransen er kunngjort som en frivillig kunngjøring i: DOFFIN database for offentlige anskaffelser. 2.7 INNLEVERING AV TILBUD Tilbudet skal utarbeides i en original papirutgave med 1 komplette kopi samt en kopi i e-format (minnepenn). Det skal også leveres med en sladdet kopi i e-format på minnepenn. Dette sendes/leveres i lukket forsendelse merket: Tilbud Leie lokaler til Tannehelsetjenesten i Lillesand til følgende adresse: Aust Agder Fylkeskommune v / Gunn-Kristin Hermansen postboks 788, Stoa 4809 ARENDAL 2.8 TILBUDSFRIST Frist for innlevering av tilbud er satt til mandag 14. november 2016 kl 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten. Tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) 2.9 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal foreligge på norsk. Tilbudet ønskes utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir som sendes inn en original og 1 kopi. Det skal samtidig sendes med en kopi i e-format (minnepenn). Dersom det er misforhold mellom versjonene så er det papirversjonen som gjelder. I tillegg leveres med en sladdet versjon av tilbudet i e-format (minnepenn). Tilbudet skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 2.10 INFORMASJON OM TILBYDER Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, kontaktperson, e-postadresse og eventuell internettadresse. Vedlagte skjema (Bilag 2) for opplysninger om tilbyder leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. Side 4 av 10
2.11 SPØRSMÅL OG SVAR KNYTTET TIL KONKURRANSEN Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. 2.12 SAKSBEHANDLING Endelige tilbud etter avsluttet forhandlingsprosess vil bli evaluert som følger: Fylkeskommunens administrasjon vil fremme en innstilling til Fylkesutvalget som vil gjennomføre den endelige evalueringen. Evaluering vil gjennomføres i henhold til tildelingskriterier presentert i dette konkurransegrunnlaget. Etter at innstillingen foreligger vil fylkeskommunen publisere en inntensjonskunngjøring på doffin som redegjør for hvilke bestemmelser i lov om forskrift om offentlige anskaffelser som er lagt til grunn for denne anskaffelsen. 2.13 TILBUDSÅPNING Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 2.14 BEFARING Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre befaring som en del av gjennomgangen av tilbudene. 2.15 AVVISNING Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. 2.16 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet må vedståes i 5 måneder fra tilbudsfristen. 2.17 AVLYSNING/FORKASTELSE Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 3. EVALUERING 3.1 KVALIFIKASJONSKRAV For kriterier som legges til grunn for kvalifisering av leverandøren, se kunngjøring i DOFFIN Kvalifikasjonskrav. Skatteattest Krav: Dokumentasjon: Skatteattester uten restanser, eventuelt restanser der det er avtale med skattemyndighetene om videre behandling. Skatteattest for skatt og mva, ikke eldre en 6 måneder ved tilbudsinnlevering Side 5 av 10
Foretaksregistrering Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal være lovlig registrert firma Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Årsregnskap Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne, også eventuelle medtilbydere/garantister. Lav score (< 30 av 100 poeng) på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyse. Side 6 av 10
3.2 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD (TILDELINGSKRITERIER) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier Poengsum Vekt Sum 1 Tilgjengelighet. Tilbudte lokalers 30 beliggenhet og tilgjengelighet må være slik at lokalene er lett tilgjengelig for brukerne av tannklinikken. Kollektivtransport og parkeringsmuligheter vil vektlegges. Gratis parkeringsmuligheter for pasienter vil tillegges vekt. 2 Egnethet. Vindusfasade og lysforhold, 30 særlig på behandlingsrom. Planløsning, takhøyde, fleksibilitet og inngang. God planutnyttelse og fleksibilitet med hensyn til ombygging, utvidelse eller reduksjon av areal. Egen inngang uten å måtte gå gjennom andre forretningslokaler. Ikke uttømmende liste. 3 Pris hvor leieperioden er 15 år + 5 år. Alle 25 kostnader tilknyttet leieforholdet tas med. Ny pris etter 15 år. 4 Andre helserelaterte virksomheter i 10 umiddelbar nærhet, f.eks. lege og apotek. Gi en beskrivelse. 5 Energieffektivt/miljømerking 5 SUM 100 Laveste pris gis 5,00 poeng. Pris + 50 % eller mer vil gi en poengsum på 0,00 poeng. For tilbud med en kostnad innenfor 50 % dyrere enn laveste tilbudte kostnad gis en lineær reduksjon mellom 5,00 og 0,00 poeng. Poengsum vil bli oppgitt med 2 desimaler. For beregning av Pris, se Bilag 4. Det vil bli gjort en individuell vurdering av tilbyderne for hvert av de fire tildelingskriteriene ( Tilgjengelighet, Egnethet, Andre helserelaterte virksomheter og Energieffektivt/miljømerking ). Den tilbyderen som scorer høyest gis poengsummen 5,0. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 5 til 0 poeng. Poengsetting gis med 1 desimal. Poengsummen for hvert tildelingskriterium blir basert på poengsummen som er gitt, multiplisert med kriteriets vekting. Se Bilag 4 - Evalueringsmatrise for illustrasjon av evalueringsmetodikk. Side 7 av 10
Bilag 1 - SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon 2 papireksemplarer av tilbudet (1 original og 1 kopier) Minnepenn med elektronisk utgave av tilbud + sladdet tilbud Signert tilbudsbrev Skjema for opplysninger om tilbyder (Bilag 2) Kvalifikasjonskrav ref pkt 3.1 Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier ref pkt 3.2 Tildelingskriterier Priser Bilag 3 Pristilbud Tilbud ref Vedlegg 1 til kontrakt Vedlagt: ja/nei Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Side 8 av 10
Bilag 2 - TILBYDEROPPLYSNINGSSKJEMA Utfylt skjema vedlegges tilbudet. Leverandør/tilbyders navn: Organisasjonsnr. Postadresse Postnr. Poststed Telefonnr. Kontaktperson e-postadresse den / 20 Underskrift ************************************************************************** Side 9 av 10
Bilag 3 - PRISTILBUD Årspris skal inkludere alle kostnader knyttet til leieforholdet. Se vedlagt regneark. Bilag 4 - EVALUERINGSMATRISE Se vedlagt regneark. Side 10 av 10