ANSKAFFELSE: VIKARTJENESTER HELSEPERSONELL LEGESPESIALISTTJENESTER VADSØ Tillegg: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret 26 Vår bank vill använda sin egen mall för garantilöfte om bankgaranti. Är detta accepterat? Banken hänvisar i sin skrift till det textförslag i sin helhet som framgår i Vedlegg F2, Påkravsgaranti. 25 Hur länge skall bankgarantin gälla? Alltså när är Utløpsdatoen? Vem skall förmånstagaren omfatta? Sen har jag också ännu en fråga angående skatter och avgifter som vi talade om tidigare. Vi betalar skatter och avgifter varje månad till skatteverket, och får då en kvittens på att dessa är inbetalda. Räcker denna kvittens för att uppfylla kravet? Räcker det för senaste månaden eller får hur många månader vill ni ha denna kvittens i så fall? Vedlegg F Svarskjema tilsagn om bankgaranti skal anvendes. 1. Viser til vedlegg F- Svarskjema tilsagn om bankgaranti. Bankgarantien skal gjelde for hele avtaleperioden. Ved prolongering av avtalen vil garantien kunne forlenges tilsvarende. 2. Med förmånstagaren forstås beneficiant. Beneficiant vil være det regionale helseforetak det eventuelt inngås rammeavtale med. Utfylling av Vedlegg F-2 Bankgaranti/påkravsgaranti skjer ved eventuelt avtaleinngåelse. 3. Viser til svar på spørsmål 19. 24 1. Er det formelle krav til søknadsbrevets format (Dok 01)? 2. Dok 02 skal være en sladdet versjon av søknaden. Mener 1. Det er ikke noe mal for utforming av søknadsbrev. Søker står fritt i utforming av søknadsbrev.
oppdragsgiver en sladdet versjon av selve søknadsbrevet? Eller vedleggene også? 23 I pkt. 1.1 i prekvalifiseringsgrunnlaget står det at prekvalifiseringsgrunnlaget bl.a. består av følgende dokumenter: Vedlegg C Kunder/tiltredelse og Vedlegg H. Men i pkt 3.2, der strukturen og innholdet for nødvendig dokumentasjon er beskrevet, er ikke disse vedleggene med. Er det slik å forstå at vedlegg C og H skal fylles ut av tilbyder og sendes inn sammen med de andre dokumentene og søknadsbrevet? Eller skal de fylles ut på et senere tidspunkt? 2. Viser til svar på spørsmål 22. Vedlegg C og Vedlegg H skal ikke legges ved søknaden. Disse vedleggene er til søkers informasjon i forbindelse med utarbeidelse av prekvalifiseringssøknad. 22 Vi har intet at indvende omkring sladder, skal vi vedlægge et dokument hvor vi skriver at vi ikke har indvendinger mod sladding? 21 Vedr. punkt 2.1.5 Forsvarlig forretningsdrift Søker bes legge ved en sladdet versjon av søknaden (inklusiv vedlegg) hvor de opplysninger som søker ansees som taushetsbelagt er sladdet. Viser til svar på spørsmål 19. Når vi som virksomhed ikke har haft nogle sagsforhold eller involveringer i tvister - er det så nok at vi skriver i et dokument at vi ikke har haft forhold de sidste fem år? 20 Angående punkt 2.1.4 - Etisk forsvarlig virksomhed Viser til svar på spørsmål 19. Når virksomheden ikke har haft nogle domme for korruption, hvidvaskning og lign. er det så nok at vedhæfte et dokument hvor vi skriver at vi ikke har haft domme og lign de sidste fem år? 19 angående punkt 2.1.1 Hur kan vi som svensk leverantör påvisa att vi har betalt skatter och avgifter? Alltså vilken information behöver ni då? Kan det vara exempelvis skattekontoutdrag eller bekräftelse från vår revisor? 1. Viser til punkt 2.1.1 Skatt og mva i prekvalifiseringsgrunnlaget. Det skal legges ved bekreftelse på offentlig skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. For
Punkt 2.1.4 Skall vi endast lämna information här om vi är dömda för något de senaste 5 åren? Om vi ej är det, är denna punkt ej aktuell då? Punkt 2.1.5 Vad menas med denna? Vilken information vill ni ha? Är denna endast aktuell om det blir en rättslig fråga, tvistemål etc? Eller skall vi bifoga dokumentation om vi till exempelvis tvingats betala vite för en avvikelse? Skall vi lämna information om en läkare till exempelvis blivit avbruten på grund av samarbetssvårigheter? Om vi har hittat en ersättare, skall vi ändå beskriva händelsen? eksempel attest fra Skatteverket i Sverige og fra Skatteetaten i Norge. 2. Viser til punkt 2.1.4 Etisk forsvarlig virksomhet i prekvalifiseringsgrunnlaget. Hvis søker ikke har vært rettskraftig dømt eller kjent skyldig i straffbare forhold de siste fem årene, skal det ikke vedlegges eget dokument. 3. Viser til punkt 2.1.5 Forsvarlig forretningsdrift i prekvalifiseringsgrunnlaget. Søker skal dokumenter forhold knyttet opp mot uregelmessigheter som er av vesentlig karakter. Dette omfatter ikke avvik i forbindelse med enkeltoppdrag. 18 Vedr.: Prekvalifiseringsgrunnlag, 2.2.1. Tilbyders kvalitetssikringssystem, s. 11 Der er et minimumskrav om "gjennomsnittsberegning av arbeidstiden". Skal denne gennemsnitsberegning være på ugeniveau eller dagsniveau? Viser til punkt 2.2.1 Tilbyders kvalitetssikringssystem. Kunden/Helseforetak skal ved bestilling angi tilstrekkelig informasjon om arbeidstid og herunder regler for gjennomsnittsberegning. Søker skal iht. punkt 1 a) beskrive hvordan kvalitetssikringssystemet ivaretar helseforetakenes krav til arbeidstid.
17 Det står att den maximala summan är NOK 700 000 per delområde. När man räknar samman de 5 olika specialistområdena blir det NOK 1 100 000. Kan vi ändra slutsumman själva i dokumentet eller vill ni sända en ny bilaga? Tacksam för snabbt svar eftersom banken kan behöva en viss handläggningstid. 16 I pkt. 3.2 står 'Dok 06 - Siste godkjente...'. Der efterspørges regnskaber for de sidste to år, hvilket betyder to filer. Skal vi blot benævne det ene 'Dok 06 - Siste godkjente... 2013' og det andet 'Dok 06 -... 2014'? Eller hvordan havde I tænkt jer dette? 15 Vi viser til oppdatert punkt 3.2 Søknadens utforming ved levering. Vi kan ikke se at det er sagt hvordan man skal nummererer svar på krav 2.1.5 Forsvarlig forretningsdrift. Dok 06 - Eventuelt dokumentasjon påetisk forsvarlig virksomhet refererer til punkt 2.1.4 Etisk forsvarlig virksomhet. Hvordan skal vi nummererer vårt svar på krav 2.1.5 Forsvarlig forretningsdrift. 14 Spørgsmål Vedr. Dokumentet: Prekvalifiseringsgrunnlag 5.1 Deltilbud A1-A4 Radiologi og Deltilbud B1-B4 Psykiatri, s. Viser til punkt 2.2 Oppdragsgivers egne krav i prekvalifiseringsgrunnlaget, samt vedlegg F Svarskjema Tilsagn om bankgaranti. I tabellen skal søker kun krysse av for valgte deltilbud. Samlet garantisum for valgte deltilbud skal søker fylle inn i avsnittet over tabellen. Det gjøres oppmerksom punktet under tabellen: *Maksimal samlet garantisum gjelder kun ved valg av alle delområdene innenfor hvert enkelt RHF. For eksempel valg av alle delområdene for Helse Nord RHF krever en bankgaranti på NOK 700 000. Dette betyr at hvis søker krysser av for henholdsvis Psykiatri, Radiologi, Anestesiologi, Nevrologi mm og Øvrige for Helse Nord RHF, skal søker angi samlet maksimum garantibeløp NOK 700 000,- i sitt tilsagn på bankgaranti. Viser til svar på spørsmål 15. Deres forslag til navngivelse av dokumenter er også en akseptabel løsning. Viser til punkt 3.2 Søknadens utforming ved levering. I de tilfeller søker ser behov for flere dokumenter enn det som er nevnt under punkt 3.2 bes dette vedlagt med fortløpende nummeringer. For eksempel kan dokumentasjon tilknyttet punkt 2.1.5 Forsvarlig forretningsdrift gis filnavn «Dok 15 Forsvarlig forretningsdrift», osv. Søker bes være oppmerksom på forskjellen mellom prekvalifisering og konkurransen. Denne fasen er gjeldende 08.04.2016 08.04.2016 08.04.2016 08.04.2016
18, skriver I følgende: Rangering av tilbyderne vil bli gjennomført på grunnlag av en evaluering av hvilke som anses best kvalifisert på bakgrunn av kvalifikasjonskravene; tilbyders erfaring og leveringsevne (punkt 2.2.3), tilbyders kvalitetssikringssystem (punkt 2.2.1) og tilbyders system for oppdragshåndtering (punkt 2.2.2). Tilbyders erfaring og leveringsevne vil bli tillagt større vekt enn de to andre kravene. I samme dokument 1.6 Avtaletype, S. 7 skriver I: "Prioritering av leverandørene delområde A, B, C, D og E: Prioritet - Vilkår 1 - Levere vikartjenester iht. Kundens behov. 2 - Levere vikartjenester iht. Kundens behov dersom leverandør nr. 1 ikke kan levere. 3 - Levere vikartjenester iht. Kundens behov dersom leverandør nr. 1 og 2 ikke kan levere. Osv. " som prekvalifisering. Videre vil prekvalifiserte søkere inviteres til å levere inn tilbud i konkurransen. Viser til punkt 1.6 - Avtaletype i prekvalifiseringsgrunnlaget. Punkter viser hvordan valg av leverandør skjer ved avrop på avtalen etter tildeling av kontrakt. Oppdragsgiver vurderer det som viktig å informere om avtaletype i anskaffelsen, og hvordan valg av leverandører skjer ved avrop på avtalen. Viser til punkt 5 Avgjørelse av prekvalifiseringen. Punkter viser hvordan Oppdragsgiver vil gjennomføre en evaluering av søkers 1) erfaring og leveringsevne, 2) kvalitetssikringssystem og 3) system for oppdragshåndtering. Basert på evalueringen (gitt score) vil oppdragsgiver få fram en rangering innenfor de ulike deltilbud. Denne rangeringen er utgangspunktet for Oppdragsgivers valg av antall søkere innenfor de respektive deltilbud. 1. Vi forstår prioritering og rangering, som to forskellige ting eller skal de forstås ens? 2. Vi forstår at "prioritering" angår brugen af de udvalgte, når de er optaget i de forskellige delområder. Det undrer os derfor at der er tale om en prioritering allerede nu, når det en prækvalifikation. Eller oplyser opdragsgiver om den endelige aftaletype efter 2. tilbudsgivning? 3. I hvilken grad vil "rangeringen" i blandt de udvalgte prækvalificerede tilbudsgivere vægte i 2. tilbudsgivning, hvor
tilbudsgiverne vil oplyse priser m.m., som man jo ikke kan tage hensyn til i præ-kvalifikationen? 13 Oppdatert prekvalifiseringsgrunnlag Følgende endringer er gjort i prekvalifiseringsgrunnlag: - Pkt. 2.1.1: Endret ordlyd: «innleveringsdato for prekvalifiseringssøknaden» - Pkt. 2.1.2: Endret ordlyd: «innleveringsdato for prekvalifiseringssøknaden» - Pkt 2.2.1: Endret ordlyd i dokumentasjonskrav: «Denne beskrivelsen skal konkret vise at oppstilte krav under 1, 2 og 3 oppfylles, herunder hvordan dette vil etterleves i praksis». - Pkt.3.2: Nummering oppdatert. Oppdatert listen med dokument 08 Kredittvurdering. 12 I Prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 3.2 står følgende oppført som "Dok 02 -..." - Dok 02 - Kvalifikasjonsområder - Dok 02 Skatteattest/attest for betalt mva. Vi ønsker også å påpeke at det er usikkerhet rundt hvordan man skal nummererer følgende dokumenter: - Forsvarlig forretningsdrift (ref punkt 2.1.5) - Kredittvurderingsskjema (ref punkt 2.2) Kan oppdragsgiver oppdatere grunnlaget slik at det ikke blir forvirring om hvordan man skal nummererer vedleggene? Ny versjon av Prekvalifiseringsgrunnlag er lastet opp i Mercell med filnavn: - Prekvalifiseringsgrunnlag lege versjon 2. Viser til endringer under spørsmål 13.
11 Kan opdragsgiver uddybe hvad der menes med faktisk leverte timer i spørgsmål /svar nr. 3? Betyder det at tilbudsgiver ikke skal medregne passive vagter fra sygehus eller bolig? Viser til svar under spørsmål 9. 10 Vedr. Prekvalifiseringsgrunnlag, 2.2.1. Tilbyders kvalitetssikringssystem, s. 12. Følgende står nævnt i dokumentationskrav: Tilbyders detaljerte beskrivelse av kvalitetssikringssystemet. Denne beskrivelsen skal konkret vise at oppstilte krav under 1 og 2 oppfylles, herunder hvordan dette vil etterleves i praksis. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg A Kravspesifikasjon kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering som en del av denne dokumentasjonen. Viser til svar under spørsmål 9. Sætningen skriver "som en del av denne dokumentasjonen. Betyder det, at tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af kvalitetssikringssystemet udover vedlegg A? 9 Vedr. Prekvalifiseringsgrunnlag, 2.2.2. Tilbyders system for oppdragshåndtering, s. 13 Følgende står nævnt i dokumentationskrav: Tilbyders detaljerte beskrivelse av oppdragshåndteringssystem. Denne beskrivelsen skal konkret vise at oppstilte krav 1-5 oppfylles, herunder hvordan dette vil etterleves i praksis. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg A Kravspesifikasjon kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering som en del av denne dokumentasjonen. Viser til punkt 2.2.2 Tilbyders system for oppdragshåndtering og Dokumentasjonskrav. Søker må selv vurdere hva som er hensiktsmessig i henhold til Oppdragsgivers dokumentasjonskrav. Ber om at Vedlegg A fylles ut, og hvis det er behov for vedlegg i tillegg til Vedlegg A kan dette legges ved søknaden.
Sætningen skriver "som en del av denne dokumentasjonen. Betyder det, at tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af oppdragshåndteringssystem udover vedlegg A? 8 Punkt 2.2.3 Tilbyderens erfaring og levereringsevne Riskerar levarantör att bli helt utesluten från ett delområde ex Deltilbud A om tilbud har givits på samtliga geografiska områden och ni bedömer att leverantören ej har tillräcklig erfarenhet av leveranser för att täcka upp behovet? Eller kan bedömningen innebära att leverantören tilldelas delar av de geografiska områdena? 7 Punkt 2.2.1, 3C: Vissa läkare har svårt att uppge sin nuvarande chef som referent, detta då de inte vill att de ska känna till vad den gör på sin fritid eller att den eventuellt söker sig bort från sin nuvarande arbetsplats. Förslag på ny text, Referenskontrollen skall inkludera två referenter där en av dem är en tidigare/nuvarande chef samt en kollega från senaste arbetsplats. Viser til punkt 2.2.3 Tilbyders erfaring og leveringsevne og punkt 5 Avgjørelse av prekvalifiseringen. Søkers inngitte erfaring vil fordeles etter oppgitt fordelingsnøkkel i henhold til Vedlegg H fordelingsnøkkel. Søkers rangering innenfor de ulike deltilbud avgjøres i henhold til punkt 5 i prekvalifiseringsgrunnlaget. Det er da opptil søker å vurdere hvilke deltilbud det hensiktsmessig å søke om prekvalifisering for. Oppdragsgiver opprettholder krav i punkt 2.2.1 Tilbyders kvalitetssikringssystem, underpunkt 3 c. Referanser. 6 Hvorledes skal "... endringer i forhold til bekreftet oppdrag" forstås? Er det hvordan leverandøren forholder sig, hvis oppdragsgiver ændrer i bestillingen eller er det hvordan leverandøren håndterer det, at vi har bekræftet, at vi har en læge, som da efterfølgende springer fra og alligevel ikke er til rådighed? Viser til punkt 2.2.2 Tilbyders system for oppdragshåndtering, underpunkt 3 - Behandling av endring. Etter bestilling og ordrebekreftelse vil det kunne skje endringer i oppdraget som skal utføres. Tilbyders elektroniske system skal kunne håndtere endringer i form av eksempelvis bytte av vikar, utsatt oppstart, fremskutt oppstart, forkortelse av oppdraget, forlengelse av oppdraget, overtid etc.
5 Hvad forstås ved "Behandling af avvik, som er knyttet til gjennomføring av oppdraget"? Viser til punkt 2.2.2 Tilbyders system for oppdragshåndtering, underpunkt 4 Behandling av avvik. 4 Med anledning av prekvalificeringsprocessen har vi följande frågor som vi önskar svar på: 1. Vid ett eventuellt tecknade av avtal kommer det att finnas några leveranskrav som ställs på respektive leverantör? 2. Vi skall i vår ansökan lista de uppdrag vi har utfört inom respektive specialistkompetens, finns det några krav på minsta historiska leverans inom respektive kompetens? De uppdrag vi anger, finns det något krav på de enskilda uppdragets varaktighet det vill säga minst antal sammanhängande veckor? Ved utførelsen av oppdrag vil det kunne skje avvik ved at oppdraget ikke blir utført slik planlagt uten at det er avtalt en endring. Dette kan eksempelvis være sykdom hos vikar, forsinket oppmøte, bytte av vikar pga manglende kvalifikasjoner etc. 1. I konkurransegrunnlaget, som alle prekvalifiserte søkere får anledning til å inngi tilbud på vil det fremgå spesifikke krav til selve tjenesten. 2. Viser til punkt 2.2.3 i prekvalifiseringsgrunnlaget, samt vedlegg E. Søker skal angi leverte timer for 2015. 21.03.2016 3. I det fall vi vill förlita oss på ett systerföretag när det gäller de finansiella kraven samt erfarenhet av leverans, vilka dokument skall då bifogas anbudet? 3. Viser til punkt 2.2 prekvalifiseringsgrunnlaget: Dersom tilbyder ønsker å støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle soliditet, skal det fremlegges dokumentasjon fra både tilbyder og øvrige foretak i henhold til punkt Dokumentasjonskrav Regnskap. Videre skal forpliktelseserklæringen som ligger ved konkurransedokumentene fylles ut og legges ved tilbudet. Viser til punkt 2.2.3 prekvalifiseringsgrunnlaget: Dersom tilbyder ønsker å støtte seg på andre foretaks erfaring, skal det fremlegges dokumentasjon fra både tilbyder og øvrige foretak i henhold til punkt Dokumentasjonskrav Tilbyders
3 Vi ser at det skal avholdes prekvalifiseringskonferanse både for konkurransen for "vikartjenester Legespesialisttjenester" og for konkurransen vikartjenester "Annet helsepersonell" samme dag og samme tid den 30. mars. Er dette en felles prekvalifiseringskonferanse? erfaring. Videre skal forpliktelseserklæringen som ligger ved konkurransedokumentene fylles ut og legges ved tilbudet. Ja, det er felles prekvalifiseringskonferanse. 21.03.2016 2 Kan HINAS bekrefte, at ved utfyllelse av Vedlegg E Svarskjema erfaring og kapasitet skal 1 passiv time i vakt fra vaktværelse medregnes som 0,33 time og 1 passiv time i vakt fra bolig medregnes som 0,25 time. 1 Vedlegg H - Fordelingsnøkkel - har feil merking av både vedlegg og tekst (E-erfaring og kapasitet) Vedlegg E Svarskjema erfaring og kapasitet skal angi antall leverte timer i 2015, samt hvor mange vikarer som har vært levert til de enkelte sykehus. Dette er faktisk leverte timer, ikke fakturerte timer. Det er feil i overskriften i vedlegg H. Ny versjon av Vedlegg H Fordelingsnøkkel er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg H Fordelingsnøkkel leveringsevne ver. 2 21.03.2016 21.03.2016