VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Fredag 8. mai 2009 Tid: Kl. 09.00 Sted: Verran Servicekontor, møterom Fosdalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/09 Referatsaker 013/09 Verran kommunes årsregnskap for 2008 014/09 Verran kommunes årsmelding for 2008 015/09 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1724-1/2009 -Arbeidsgiverpolitikk ansattes medvirkning 016/09 Besøk/befaring ved kommunale institusjoner/avdelinger - planlegging Steinkjer 04.05.2009 Torgeir Skevik Leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 012/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 08.05.2009 Per Helge Genberg 012/09 419-1724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Verran kommune Melding om vedtak i Ksak 14/09 Kontrollutvalgets årsrapport 2 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Verran kommune v/rådmannen om årsavslutningen 2008 (revisjonsnotat) Utsendt SAK 013/09 VERRAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget 08.05.2009 Per Helge Genberg 013/09 419-1724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Verran kommunes årsregnskap 2008. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Verran kommunes årsregnskap for 2008. 2. Revisjonsberetning for 2008 fra KomRev Trøndelag IKS datert 22.april 2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Verran kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Verran kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd:
Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet, men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Verran kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Årsregnskapet for 2008 Regnskapet er gjort opp i balanse etter foretatte forskriftsbestemte strykninger. Driftsregnskapet for 2008 nøkkeltall. Regnskap 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 Til fordeling drift - 109 362 038-101 765 000-100 838 236 Netto driftsresultat - 2 427 000-2 405 000 975 000 Bruk av tidligere års avsetninger - 2 292 000-1 423 000-7 335 000 Årets avsetninger 3 636 000 1 808 000 5 518 000 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 0 0 0
Investeringsregnskapet for 2008 Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på kr. 0. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 inneholder spesifikasjon av kommunens garantiforpliktelser. Note 4 viser kommunens aksjer med beløp og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Note 13 omhandler selvkostområder - avgiftsregnskapet. Brutto driftsresultat for 2008 viser et negativt beløp på kr. 10 079 000 mot tilsvarende kr. 5 263 000 for 2007. Netto driftsresultat for 2008 viser et negativt beløp på kr. 2 427 000 mot tilsvarende positivt beløp kr. 975 000 for 2007. Det vises for øvrig til årsregnskapets regnskapsskjema 1A Drift, og til årsberetningen, hvor avvikene mellom regnskap og budsjett er behandlet på en tilfredsstillende måte. Selv om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet er det viktig å merke seg de forhold som revisjonen tar opp i Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2008. Det framkommer ingen merknader i revisjonsberetningen. Til Verran kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VERRAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i møte 8. mai 2009 sak 013/09 behandlet Verran kommunes årsregnskap for 2008. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2008 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra rådmannen. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. Utvalget viser for øvrig til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler.
Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Verran kommunes årsregnskap for 2008. Verran 8. mai 2009 Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines (leder) SAK 014/09 VERRAN KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008 Kontrollutvalget 08.05.2009 Per Helge Genberg 014/09 419-1724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar kommunens årsmelding til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Verran kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i det loven definerer som årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens (eller fylkeskommunens) økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, og om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen; tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. De fleste kommuner gir i tillegg til årsberetningen informasjon om situasjonen i hver enkelt enhet/virksomhetsområde, med fokus på mål og måloppnåelse, og definerer dokumentet samlet som kommunens årsmelding. Årsberetningen/årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Det vil være naturlig at kontrollutvalget kommenterer eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan f.eks også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er
om årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Vurdering Rådmannen har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2008. Meldingen er på totalt 74 sider (i A4-format), inkl. tabeller og bilder. Stoffet gir mye konkret informasjon om den daglige aktiviteten i de ulike virksomhetene. Samtidig virker meldingen samlet sett ganske detaljert, voluminøs og noe uoversiktlig. Verran kommunes årsmelding for 2008 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Det er gjort greie for situasjonen i hver enkelt sektor, med fokus på mål og måloppnåelse, utfordringer o.a. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2008, og kontrollutvalget kan ta den til orientering. SAK 015/09 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ARBEIDSGIVERPOLITIKK ANSATTES MEDVIRKNING Kontrollutvalget 08.05.2009 Per Helge Genberg 015/09 419-1724-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1724-1/2009 oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1724-1/2009 Arbeidsgiverpolitikk ansattes medvirkning Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen Saksopplysninger
Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 ble vedtatt av kontrollutvalget 10.04.2008 og av kommunestyret 29.05.2008. Høyest prioriterte prosjekt i planen er Verran kommune som arbeidsgiver. Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen i møte 21.11.2008, sak 031/08. KomRev Trøndelag oversendte rapporten 27.04.2008. Rådmannen i Verran har hatt rapporten til høring (med kopi til KomSek Trøndelag IKS), og faktaendringer og kommentarer fra rådmannen er tatt inn i den endelige rapporten. Hovedproblemstillingen i rapporten er å vurdere om Verran kommune utøver arbeidsgiverpolitikken sin i samsvar med lov og avtaleverk om ansattes medvirkning, spesielt på de definerte områdene vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalg og informasjons- og drøftingsplikt. I tillegg til gjennomgang av dokumenter er representanter for den administrative ledelsen, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og Arbeidsmiljøutvalg-representanter intervjuet. Rapporten viser at vernetjenesten, arbeidsmiljøutvalget og drøftingsmøter er formelt på plass i kommunen, og at kommunen slik sett ikke bryter sine plikter som arbeidsgiver. Samtidig kommer det fram at en rekke forhold ikke fungerer godt nok, bl.a.: - Manglende opplæring av vernepersonell og Arbeidsmiljøutvalg - Ingen ressurser til frikjøp av vernetjenesten - Manglende møter mellom rådmann og verneombud - Nesten ingen aktivitet i Arbeidsmiljøutvalget i 2008 - Sviktende årsrapportering fra Arbeidsmiljøutvalget - Uenighet om hvordan drøftingsplikten skal praktiseres - Hovedtillitsvalgte mener de kommer for sent inn i prosessene Vurdering Forvaltningsrevisjonsrapporten avdekker at mye har fungert dårlig på dette feltet i Verran kommune, men sukrer pillen ved å legge vekt på at det er en del klare tegn til bedring. Det vises spesielt til kap. 6 konklusjon i rapporten. Kommunestyrestyret kan ta den til orientering. I tillegg bør kontrollutvalget etter en tid be om tilbakemelding for å forsikre seg om at planlagte tiltak er satt i verk fra administrasjonens side. SAK 016/09 BESØK/BEFARING VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/ AVDELINGER - PLANLEGGING Kontrollutvalget 08.05.2009 Per Helge Genberg 016/09 419-1724-5.3
Saksbehandlers forslag til vedtak Saken blir lagt fram uten innstilling. Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sak 11/09 (møte 11.03.09): Kontrollutvalget ønsker å besøke følgende kommunale instutusjoner/avdelinger: 08.05.2009: Møte med kommunalsjef Helse og driftsleder ved Verran helsetun, pluss besøk på Verran helsetun og samtaler med brukerrepresentanter. 25.09.2009: Møte med kommunalsjef Oppvekst og rektor på Malm skole, pluss besøk på Malm skole og samtaler med representanter for amarbeidsutvalget. Arbeidssituasjonen ved sekretariatet har gjort det vanskelig å få forberedt besøket i mai i tide, og dette blir derfor utsatt. Kontrollutvalget kan gjerne drøftemålsettingen og innholdet i besøkene nærmere.