Tertialrapport for FS Første tertial 03.06. Felles studentsystem
Tertialrapport for FS Første tertial Dette er en tertialrapport for FS for første tertial. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-13-003 Arbeidsoppgaver. Det er brukt mer tid enn budsjettert på systemvedlikehold. Dette skyldes i hovedsak arbeidet med sammenslåing av VPD-produksjonsbaser er startet. Første VPD-base ble satt i produksjon i 1. tertial. Arbeidsomfanget med både å administrere og gjennomføre flyttingen av data er omfattende, og utføres i sin helhet av FS. Det er brukt mer tid enn budsjettert på EpN. Det ble utført mye arbeid for å få applikasjonen ferdigstilt, og første versjon av EpN ble lansert på FS-kontaktforum på Kiel-ferga i april. Det ble brukt mer tid enn budsjettert på arbeidet med Søknadsweb i første tertial. Årsaken til dette er at arbeidet med Nomination har tatt mer ressurser enn antatt. I februar ble Nomination tilgjengelig for alle institusjoner til testing og i slutten av april ble den tilgjengelig i produksjon. Det har i tillegg blitt arbeidet med feilretting av SøknadsWeb og forbedring av ytelsen, slik at applikasjonen ikke skulle gå ned ved høy belastning. Utvikling av ny StudentWeb startet noe forsinket i første tertial. Prosessen for anskaffelse av rapport- og analyseverktøy har blitt forskjøvet, noe som vil forsinke STAR-prosjektet. Arbeidet nærmer seg sluttfasen, og vil være sluttført høsten. Daglig leder og utviklingsleder deltok på Digital Student Data Depositories Worldwide i Beijing. Der var FS invitert til å presentere organisasjonen og systemet FS. Dette var andre gangen seminaret ble avholdt, og temaet er digital utveksling av studentinformasjon på tvers av landegrensene. I år deltok 30 land, bl.a. USA, Australia, UK, Kina og India. Videreutvikling går i hovedsak etter planen. Det ligger an til noe avvik på timeforbruk på de fleste aktivitetene i forhold til opprinnelig budsjett. Avviket er noe større timeforbruk på enkelte aktiviteter og mindre på andre aktiviteter. 1
Hovedaktiviteter 1. Systemvedlikehold Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen I første tertial er det levert en hovedoppgradering av database og saksbehandlerklient. Hovedinnholdet for denne oppgraderingen var klargjøring for NOM og ny versjon av godkjenningsmodulen. Ekstern rapportering: Kun mindre endringer er utført for rapporteringen våren. Standardisering: Det er nå tatt initiativ for å starte et europeisk prosjekt for Erasmus Without Paper, med mål om å forenkle rutinene og datautvekslingen i forbindelse med studentutveksling. FS deltar i prosjektgruppen for denne utviklingen. VPD: Arbeidet med sammenslåing av produksjonsbaser er nå startet, og første VPD-base ble satt i produksjon i 1. tertial. Arbeidsomfanget med både å administrere og gjennomføre flyttingen av data er omfattende, og utføres i sin helhet av utviklingsgruppa for FS. Institusjonsfusjoner: FS leier ut en person for prosjektledelse for institusjonsfusjonene /14. Videre er det tilsatt en ekstra ressurs for å gi støtte til sammenslåing av databasene. Arbeidet totalt sett følger planen. timer i timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Systemvedlikehold 3750 1250 1521 4500 VPD-løsning 1500 500 837 1900 Det er brukt totalt 600 timer mer enn budsjettert i første tertial på systemvedlikehold. For produksjonssettingen av VPD benyttes nå 1,5 person på heltid, til oppfølging av institusjoner og drift, og til selve dataflyttingen. Vi vil dra dette arbeidet mer ut i tid, men endrer allikevel prognosen til 1900 timer. For øvrig systemvedlikehold ble timetallet dratt ned fra 4500 til 3750 for å brukes på VPD i stedet. Vi har ikke klart å få ned timetallet på denne da dette er timer som benyttes for ordinær vedlikehold av FS, med oppfølging av institusjoner og gjennomføring av oppgraderinger. Vi har derfor endret prognosen til 4500 timer. 2
2. Brukerstøtte og dokumentasjon Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen Prosjekt Brukerdokumentasjon pågår. Dette prosjektet vil gå gjennom all kurs og brukerdokumentasjon. Målet med prosjektet er å få en mal for hvordan kurs- og brukerdokumentasjon skal være, og å få oppdatert all dokumentasjon. I perioden ble følgende kurs holdt: Utveksling, Nomination og SøknadsWeb for utenlandske søkere, Studieelementer, Rapportering, NOM-opptak og Brevmodulen. Det ble i perioden opprettet 746 saker, tilsvarende tall for 3. tertial 2012 var 617 saker. Arbeidet foregår i henhold til plan. timer i timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Sum brukerstøtte og dokumentasjon 8100 2700 2844 8100 Timeforbruket følger budsjett. 3. WebService Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen Innenfor WebService har det i første tertial blitt arbeidet med flere tjenester: Tjeneste for eksport av resultater, med tilhørende informasjon: Eksport av resultater er under testing ved HiST/NTNU. Eksport av informasjon til e-læringssystemer: Tjenesten for eksport til Fronter er nå i ordinær produksjon, men med fortsatt oppfølging og justeringer. Tjenesten for eksport til its learning er nå under utvikling, og vil være klar til testing høsten. Det er kommet til en ekstra oppgave for å tilrettelegge for integrasjon med nytt arkivsystem 360. Planleggingen for dette er startet, og tjenesten skal utvikles og testes i 2. tertial. Arbeidet følger planen. Den ekstra oppgaven som gjelder integrasjon med 360 kan medføre noen forsinkelse i leveranse for its learning integrasjon. timer i timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Sum WebService 3000 1000 788 2500 Timeforbruket er noe under budsjett. for er justert noe ned. 3
4. Videreutvikling på prioriterte områder Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen Opptak: Nødvendige endringer i forhold til NOM-opptaket er levert i oppgraderingen i februar, FS7.3. Godkjenningsmodulen: Det har vært arbeidet med spesifikasjon for ny godkjenningsmodul i to år, og første versjon av denne ble levert 1. tertial. Det gjenstår noe arbeid med rapporter og nytt bilde for utdanningsplan, som skal leveres i oktoberversjonen. Noe av arbeidet med godkjenningsmodulen er tatt inn i StudentWeb3.0 slik at studenter kan søke om godkjenning via StudentWeb. Til sist skal det i arbeides med spesifikasjon av saksflytverktøy for bl a godkjenning. Dette styres av sekretariatet. Utvekslingsmodulen: Det er utført mindre endringer i modulen. Integrasjon mot lønnssystem: Avventer innspill fra UiO. Innlevering av masteroppgaver: Det er utført en del arbeid med å teste/endre løsningen i forhold til spesialtegn til bruk i oppgavetitler. Felles mal for vitnemål: Arbeidet er ikke startet. Spesifikasjonen er i hovedsak klar. efaktura: Arbeidet er ikke startet. Arbeidet foregår i henhold til plan. timer i timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Sum videreutvikling på prioriterte områder 1750 583 607 1750 Timeforbruket følger budsjett. 4
5. StudentWeb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen StudentWebgruppen arbeider med å lage kravspesifikasjon for ny StudentWeb. StudentWeb skal omskrives fra WebObjects til Jboss/Seam. Gruppen har i løpet av første tertial hatt ett møte 6. mars. Utviklingen av ny StudentWeb startet i februar og er nå godt i gang. Det arbeides nå med å lage utdanningsplaner slik de ble utarbeidet av NetLife Research AS. Arbeidet foregår i henhold til plan. Utførte timer timer i timer 1. tertial 1. tertial Sum StudentWeb 5550 1850 1421 5000 Timeforbruket er pr 1. tertial en del under budsjett. Utvikling av ny StudentWeb startet først i februar, og det settes inn stadig mer ressurser på denne. n totalt er senket med 550 timer. 6. SøknadsWeb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen I perioden har det blitt arbeidet med Nomination. Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne utenlandske institusjoner kan nominere sine studenter til utvekslingsopphold ved den norske institusjonen. Studenter som blir nominert, kan etter nominasjonen logge inn på SøknadsWeb og fullføre søknaden. Nomination. UiO har hatt 3 pilottestinger av Nomination. I februar ble applikasjonen tilgjengelig for alle institusjoner til testing og i slutten av april ble den tilgjengelig i produksjon. Det har i tillegg blitt arbeidet med feilretting av SøknadsWeb og forbedring av ytelsen, slik at applikasjonen ikke skulle gå ned ved høy belastning. Utførte timer timer i timer 1. tertial 1. tertial Sum SøknadsWeb 450 150 381 600 Timeforbruket på Søknadsweb har vært noe over budsjett, og totalprognosen er økt med 150 timer til 600 timer. 5
7. Fagpersonweb Ansvarlig for aktiviteten: Knut Løvold Det har vært lav aktivitet på Fagpersonweb i første tertial. Arbeidet foregår i henhold til plan. Utførte timer timer i timer 1. tertial 1. tertial Sum Fagpersonweb 200 67 5 100 Timeforbruket for Fagpersonweb har vært lite i første tertial. n for er senket til 100 timer. 8. Etterutdanningsmodul med EVU-web Ansvarlig for aktiviteten: Knut Løvold Ny versjon av EVUweb ble lagt ut i februar. Denne inneholdt en del etterspurte endringer for foretaksregistrering, ordinær søking og tekster. Resten av året er det kun satt av tid til nødvendige rettelser. timer i timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Sum Etterutdanningsmodul med EVU-web 200 67 199 300 Timeforbruket i første tertial har vært over budsjett, og prognosen for året er økt med 100 timer til 300 timer. 9. Emneplanlegging på Nett EpN Ansvarlig for aktiviteten: Martin Sagen EpN i første nye versjon ble lansert på FS-kontaktforum på Kiel-ferga i april. Det ble utført mye arbeid for å få til ferdigstillelse før dette. Det er etablert et testmiljø der hver institusjon nå kan benytte EpN-test mot sine egne FS-demo databaser, med feide-pålogging. Ni institusjoner har begynt å teste EpN; med tanke på eget bruk, og for å gi tilbakemeldinger på feil eller endringer som er nødvendig. Tilbakemeldingene er til nå gjennomgående positive, og nye ønsker utformes etter hvert som man ser mulighetene i applikasjonen. Men kun de mest nødvendige endringer prioriteres. 6
Driftsmiljø knyttet til produksjonsdatabaser er ikke ferdigstilt i første tertial, og således er det enda ikke foretatt pilotering med produksjonsdata. Utførte timer timer i timer 1. tertial 1. tertial Sum Emneplanlegging på Nett 1000 333 1647 2000 Timeforbruket for 1. tertial har vært mye over prognosen. n for er økt fra 1000 til 2000 timer. 10. Datavarehuset STAR Ansvarlig for aktiviteten: Royne Kreutz STAR har i perioden ikke hatt prosjektaktivitet for videre spesifisering av kravspesifikasjon. Utviklingsgruppen deltar i ressursgruppen for anskaffelse av rapport- og analyseverktøy. Datavarehus bistår LIST-brukere med support og oppfølging. Det gis også support til forskere og andre som ikke bruker LIST selv men som ønsker data fra eget lærested. Datavarehuset har avsluttet arbeidet med migrering til nytt utviklingsverktøy og har brukt inneværende periode til å bygge opp kompetanse på nytt verktøy. I perioden er dokumentasjon vektlagt. Utviklingsgruppen har i 1. tertial i fulgt opp arbeidet med sammenslåing av databaser (VPD) ved å gjøre nødvendige endringer i datavarehuset. Dette arbeidet fortsetter i takt med arbeidet som gjøres på FS-siden. Utførte timer timer i timer 1. tertial 1. tertial Sum Datavarehuset STAR 3750 1250 759 3000 Timeforbruket på STAR for 1. tertial har vært mye under prognose, og prognosen for er derfor senket med 750 timer til 3000 timer. 7
11. FS-sekretariatet Ansvarlig for aktiviteten: Anne-Lise Lande I første tertial har det vært avholdt ett dagsmøte og ett todagersmøte i Planleggingsgruppen, ett todagersmøte i Studentwebgruppen, ett møte i Etterutdanningsgruppen og ett møte i Doktorgradsgruppen.. Doktorgradsgruppen hadde dagsmøte sammen med Studentwebgruppen. StudentWebgruppen har hatt hyppige møter på grunn av arbeidet med ny StudentWeb. Det har også vært møter i andre ekspertgrupper. Daglig leder deltar i prosessen for anskaffelse av nytt rapport- og analyseverktøy. Dette har vært en tidkrevende prosess. Arbeidet nærmer seg sluttfasen, og de siste prognoser tilsier at anskaffelsen vil være sluttført høsten. Sekretariatet har arbeidet en del med planlegging av FS-kontaktforum som ble avholdt på Kielfergen i april. Arbeidet med planlegging av FS Brukerforum i Oslo i oktober er startet. Daglig leder har i første tertial satt ned en prosjektgruppe for utviklingen av ny NAG. Første møte i denne prosjektgruppen er planlagt i juni. Styret for FS vedtok tidligere i år, at Samarbeidstiltaket FS skal overta ansvaret for bestilling av driftstjenester fra 01.01.2014. Sekretariatet har i første tertial startet et overføringsprosjekt for dette arbeidet sammen med Uninett og USIT. Sekretariatet har også arbeidet med oppdateringer og vedlikehold av FS-websider, www.fellesstudentsystem.no. Samarbeidstiltaket FS har overtatt forvaltningsansvaret for RUST (register for utestengte studenter). Sekretariatet har i første tertial jobbet med å få på plass en rutinebeskrivelse for RUST. Både KD, jurister og studieadministrative ansatte har bidratt i dette arbeidet. Når rutinebeskrivelsen er ferdig, vil Kunnskapsdepartementet sende denne på høring til sektoren. Daglig leder og utviklingsleder deltok på Digital Student Data Depositories Worldwide i Beijing. Der var FS invitert til å presentere organisasjonen og systemet FS. Dette var andre gangen seminaret ble avholdt, og tema er digital utveksling av studentinformasjon på tvers av landegrensene. I år deltok 30 land, bl.a. USA, Australia, UK, Kina, India. Utførte timer timer i timer 1. tertial 1. tertial Sum FS-sekretariatet 5250 1750 1288 4750 Det er brukt en del under budsjett for 1. tertial. Hovedårsaken er tilsetting av nestleder som tiltrer stillingen først 21. mai. n for er justert med 500 timer til 4750 timer. 8
Oversikt over timeregnskap pr 30.4. Aktivitet timer i timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Vedlikeholdsoppgaver Systemvedlikehold 3750 1250 1521 4500 VPD-løsning 1500 500 837 1900 Brukerstøtte og dokumentasjon 8100 2700 2844 8100 Sum vedlikeholdsoppgaver 13350 4450 5202 14500 Videreutviklingsoppgaver WebService 3000 1000 788 2500 Videreutvikling på prioriterte områder 1750 583 607 1750 StudentWeb 5550 1850 1421 5000 SøknadsWeb 450 150 381 600 Fagpersonweb 200 67 5 100 Etterutdanningsmodul med EVUweb 200 67 199 300 Emneplanlegging på Nett EpN 1000 333 1647 2000 Datavarehuset STAR 3750 1250 759 3000 Sum videreutvikling 15900 5300 5807 15250 FS-sekretariat FS-sekretariat 5250 1750 1288 4750 Sum FS-sekretariat 5250 1750 1288 4750 Totalt Totalt FS-utvikling 29250 9750 11009 30750 Totalt FS-sekretariat 5250 1750 1288 4750 TOTALT inkl. FS-sekretariat 34500 11500 12297 34500 9
Oversikt over budsjett og regnskap pr. 30.04. UTGIFTER Sekretariat 3,5 årsverk Vedlikehold av FS 3,5 årsverk Brukerstøtte 5,4 årsverk Videreutvikling Datavarehus 2,5 årsverk Videreutvikling 8 årsverk Budsjett Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (3,5 årsverk/5 250 timer) 3 832 500 3 832 500 Kjøp av personell fra USIT til vedlikehold av FS (3,5 årsverk/5 250 timer) 3 832 500 3 832 500 Kjøp av personell fra USIT til brukerstøtte på FS (5,4 årsverk/8 100 timer) 5 913 000 5 913 000 Kjøp av personell fra USIT til datavarehus (2,5 årsverk/3 750 timer) 2 737 500 2 737 500 Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS (8 årsverk/12 000 timer) 8 760 000 8 760 000 Regnskap 30.04. Rapporteres i timeregnskap Rapporteres i timeregnskap Rapporteres i timeregnskap Rapporteres i timeregnskap Rapporteres i timeregnskap Andre utgifter 25 075 500 25 075 500 8 830 810 Kjøp av personell fra USIT for betalingskurs, basert på omfanget i 2012 (0,1 årsverk/150 timer) 109 500 109 500 46 000 Leie av infrastruktur, drift av utviklingsmiljø og fellestjenester 1 555 000 1 555 000 518 000 Konsulentbistand 500 000 396 000 0 Konferansedeltakelse, kompetanseoppbygging 325 000 300 000 100 000 Reiser/kurs sekretariat og brukerstøtte 375 000 250 000 99 000 Bevertning på møter og kurs 200 000 150 000 31 000 Seminarer/Brukerforum 275 000 200 000 35 000 Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie* 350 000 100 000 26 000 Utgifter i forbindelse med standardiseringsarbeid 125 000 100 000 30 000 Prosjektleder STAR 75 000 75 000 0 Delsum Sum andre kostnader 3 889 500 3 235 500 885 000 SUM UTGIFTER 28 965 000 28 311 000 9 715 810 10
INNTEKTER Budsjett Regnskap 30.04. Bidrag fra KD til sekretariatet 2 625 000 1 971 000 1 971 000 Betaling fra institusjonene for vedlikehold og videreutvikling av FS 25 680 500 25 680 500 25 618 000 Inntekter fra kurs institusjonene selv betaler for 109 500 109 500 46 000 Ubrukte midler fra 2012 550 000 550 000 550 000 SUM INNTEKTER 28 965 000 28 311 000 28 185 000 11