OPPLEGG FOR MEDARBEIDERSAMTALE Mål, status og utvikling 1. Innledning og formålet med samtalen 2. Rammer for medarbeidersamtalen innhold og forberedelse 3. Hvordan gjennomføre den gode samtalen? 4. Oppsummeringsskjema 5. Handlingsplan arbeidsmål og resultater og opplæringsog utviklingsbehov
1. Innledning I Alta kommunes arbeidsgiverpolitiske dokument og styringsdelen for Helse, miljø og sikkerhet er det vedtatt at alle medarbeidere i kommunen årlig skal ha en medarbeidersamtale med sin nærmeste leder. Av dette følger at alle ledere har plikt til å gjennomføre medarbeidersamtaler med sine medarbeidere, og at alle medarbeidere har rett til å ha en medarbeidersamtale med sin leder. Medarbeidersamtalen i Alta kommune skal være et redskap for å utløse, videreutvikle og fremme ressursene hos medarbeiderne til beste for dem selv og kommunen. Formålet med samtalen er at den skal: 1. Sikre en grundig gjennomgang av oppnådde resultater i forhold til avtalte mål. 2. Gi mulighet til å uttrykke gjensidige forventninger til hverandre. 3. Bidra til å sette mål og ønskede resultater for kommende periode. 4. Bidra til gjennomgang av medarbeiderens stillingsbeskrivelse for å avklare evt. behov for endringer. 5. Bidra til et godt arbeidsmiljø og til at samarbeidsproblemer forebygges. 6. Gi medarbeideren anledning til å komme med ønsker om personlig og faglig utvikling. 7. Bidra til at vi arbeider i tråd med Alta kommune s arbeidsgiverpolitikk og verdigrunnlaget åpenhet, trygghet og respekt.
Medarbeidersamtalen er en del av et helhetlig Helse, miljø og sikkerhetsarbeid i Alta kommune. Diagrammet viser samtalen sett i forhold til andre strategiske og personalpolitiske målsetninger og virkemidler i kommunen, og resultatet av samtalen dokumenteres i en individuell handlingsplan for arbeidsmål og forventede resultater og faglig og personlig utvikling. Kommuneplan ens samfunnsdel Alta vil Alta kommunes grunnverdier: Åpenhet, trygghet og respekt Gjensidige forventninger til hverandre Virksomhet splanen Virksomhet ens mål Individuelle arbeidsmål og planer Medarbeider samtalen Kriterier i lønnssyste met Kompetanse krav Handlingsplan: arbeidsmål og resultater faglig og personlig utvikling
2. Rammer for medarbeidersamtalen innhold og forberedelse. Hvis samtalen skal bli vellykket, er det viktig at både leder og medarbeider forbereder seg. Lederen må for det første sørge for at en del praktiske ting huskes på og ordnes. Både leder og medarbeider kan bruke opplegget som skisseres her i sine forberedelser og til å tenke gjennom hva en vil ta opp og snakke om i samtalen. For å fordele arbeidet og gi størst mulig eierfølelse kan medarbeideren få i oppgave å fylle ut oppsummeringsskjemaet og individuell handlingsplan. Begge godkjenner i etterkant og skriver under på skjemaene. Handlingsplanen legges i personalmappa. Sjekkliste for leder Dato og klokkeslett avtales med den enkelte medarbeider. Sett av 1-2 timer. Finn et avskjermet sted og unngå forstyrrelser. Opplegget for medarbeidersamtaler i Alta kommune er lest, og det er gjort forberedelser i forhold til den enkelte medarbeider. Oppsummeringsskjema og andre skjema fra forrige samtale er funnet frem for å kunne sjekkes ut i samtalen. Virksomhetsplanen for kommunen og avdelingens/virksomhetens arbeidsplan er funnet frem. Medarbeiderens stillingsbeskrivelse er funnet frem. Følge prosedyre for oppfølging etter samtalen. Samtalens innhold (momentliste) 1. Gjennomgang av oppnådde resultater i forhold til avtalte mål i siste periode. Ble resultatene som forventet? Arbeidsmåter, ressurser, samarbeid? 2. Gi uttrykk for gjensidige forventninger til hverandre. Evaluering av egen innsats. Tilbakemeldinger på jobben som gjøres. 3. Mål og resultater for kommende periode. Overordnede mål for avdelingen / virksomheten. Egne mål og arbeidsoppgaver. Gjennomgang av stillingsbeskrivelsen for å avklare evt. behov for endringer. 4. Arbeidsmiljø og trivsel. Samarbeid og kommunikasjon Trivsel
Tilrettelegging og rammebetingelser for arbeidet Livssituasjon (Tilrettelegging (småbarnsfamilie, graviditet, seniorpolitikk, studier, helse, annet?) Ledelsesforhold og gjensidige forventninger til hverandre 5. Faglig og personlig utvikling Motivasjon / holdninger Faglige og personlige utviklingstiltak jobbendring, kompetansebygging osv. 3. Hvordan gjennomføre den gode samtalen? Aktiv lytting og gjensidig respekt Selv om den ene personen er den andres overordnede, bør en tilstrebe at samtalen preges av likeverdighet på den måten at begge lytter aktivt og viser gjensidig respekt for den andres meninger. Dette betyr mye for å få et godt utbytte av samtalen fordi det åpner for en annen type kommunikasjon enn det en får tid til i en travel hverdag. Medarbeidersamtalen gir rom for å oppmuntre den andre til å gi sitt personlige syn på saker og ting, komme med forslag til forbedringer m.v. Det er da avgjørende at en ikke avfeier slike fremstøt, men lytter med åpent sinn og ber om utdypninger og eksempler for å skjønne hva den andre mener. Dette er det særlig viktig at lederen husker på. De vurderinger som gjøres i forbindelse med gjensidige tilbakemeldinger er alltid subjektive, farget av personenes verdier og holdninger selv om en prøver å være nøytral. Det er viktig å huske på dette både når en får og gir tilbakemeldinger. Noe av hensikten er nettopp å bli klar over den andres holdninger og dermed lære hverandre bedre å kjenne. Spilleregler for å gi og motta tilbakemeldinger Når du mottar tilbakemeldinger: Aksepter at den andre har meninger han/hun gir uttrykk for selv om du er uenig. I stedet for å forklare hvordan du egentlig er/hva som egentlig hendte, osv., be den som ga tilbakemeldingen om å utdype den med konkrete eksempler.
Spør gjerne den andre hva vedkommende kunne ønske at du gjorde i stedet for det du gjør i dag. Hvis det er noe du vil og kan forandre, si det og takk den andre for at han gjorde deg oppmerksom på forholdet. Eller lov å jobbe med saken. Skriv det i handlingsplanen, men lov ikke mer enn du kan holde. Er du helt uenig i forslaget, forklar hvorfor du ikke vil/kan endre på dette. Når du gir tilbakemeldinger: Husk at hensikten med å gi personlig tilbakemelding alltid er å hjelpe den andre til å bli bedre og til å utvikle seg. Fremhev at det er din oppfatning du uttrykker, ikke nødvendigvis den hele og fulle sannhet. Legg vekt på det som er bra da forsterkes den positive adferden og kan gi ringvirkninger til flere områder. Gi negativ tilbakemelding hvis det er nødvendig. Bruk konkrete hendelser som eksempler på hva du mener. Negativ tilbakemelding skal være konstruktiv, slik at den andre forstår hva som var mindre bra og kan forbedre seg. Husk at kritikk over manglende resultater bare kan gis rettferdig i forhold til de mål og de krav medarbeideren har fått i forkant. Dersom medarbeideren ikke visste hva kravene var, kunne han heller ikke oppfylle dem. Fortell den andre hva han/hun gjør, ikke hva vedkommende er. Sjekk ut at mottakeren har oppfattet budskapet slik det var ment. Unngå å vurdere den andres måte å være på, fortell i stedet hvilke relasjoner og følelser det setter i gang hos deg. Ikke kom med dine råd til forbedring for raskt i alle fall hvis den andre ikke ber om det. Spør heller hvordan den andre selv mener han kan gjøre noe annerledes. Vær ærlig og åpen men åpenheten skal ikke gå utover de grenser som samtalepartnerne har for sitt private område. Her må en være var både for egne og den andres grenser. Tenk over at du ikke bare gir tilbakemeldinger gjennom ordene du bruker, men også gjennom mimikk, stemme, øyenkontakt, følelsesengasjement, gestikulering, osv. det vi kaller kroppsspråk. Dersom det er et misforhold mellom det du sier og kroppsspråket ditt, er det budskapet du gir via kroppsspråket ditt, d som oppfattes som sant.
Oppsummering av medarbeidersamtalen (Skjemaet kan også brukes til notater i forberedelsesdelen) Medarbeider: Leder: Organisatorisk enhet: Tidspunkt: Konklusjoner: 1. Gjennomgang av oppnådde resultater i forhold til avtalte mål i siste periode. 2. Forventninger til hverandre. 3. Mål og resultater for kommende periode. 4. Arbeidsmiljø og trivsel. 5. Faglig og personlig utvikling. 6. Annet Dato:.. Leder: Medarbeider:...
Handlingsplan medarbeidersamtalen - arbeidsmål og resultater og opplærings- og utviklingsbehov (bruk ekstra ark hvis nødvendig) Medarbeider: Leder: Organisatorisk enhet: Tidspunkt: Prioriterte tiltak: Hva vil jeg / vi oppnå: Ansvar: Tidsfrist: Dato:.. Leder: Medarbeider:...