SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg teknisk, miljø og naturforvaltning Hovedutvalg oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyre Arkivsaksnr: 2014/4728 Klassering: Saksbehandler: Per Morten Bjørgum MIDLERTIDIGE LOKALER BARNEHAGER I BYGGEPERIODEN- KOSTNADER OG FINANSIERING Trykte vedlegg: Rådmannens forslag til innstilling: 1. Brukt skolepaviljong kjøpes fra fylkeskommunen og flyttes til Steinkjer skole. Kostnaden dekkes ved bruk av ledige investeringsmidler til skolebygg innenfor enhet Utbygging sitt ansvarsområde, prosjekt Kvam skole (kr. 690.000). Studentbarnehagen disponerer hele denne paviljongen i byggeperioden for Sannan barnehage. Deretter vil paviljongen kunne disponeres til skolebruk på Steinkjer skole og/eller på andre skoler hvor det er behov. 2. Investeringskostnader knyttet til istandsetting av paviljongen på tidl. Fagerheim skole er opprettet som et eget investeringsprosjekt innen enhet Eiendoms ansvarsområde. Kostnaden dekkes ved bruk av ledige investeringsmidler til skolebygg innenfor enhet Utbygging sitt ansvarsområde, prosjekt Kvam skole (kr 600.000). 3. Åpen barnehage får midlertidige lokaler på Dampsaga eller Samfunnshuset. Enhet eiendom sitt driftsbudsjett for 2015 må styrkes med inntil kr. 120.000 for å dekke leieutgifter. Dette håndteres i ordinær budsjettprosess. 4. Skolehelsetjenesten ved Steinkjer skole får lokaler i sambruk med Enhet Eiendom, innenfor eksisterende skolebygning. Torunn Austheim Rådmann
Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sakene 13/48 og 13/50 hhv renovering av Sannan barnehage og nybygg av Byafossen barnehage med investeringsrammer på 18,3 og 22,9 mill kr. Byggeprosjektene er nå ferdig prosjektert (Byafossen) og under prosjektering (Sannan). Når dagens Byafossen barnehage skal rives for å gi plass til nybygg, må nødvendigvis barnehagedrifta herfra flyttes til andre lokaler. Likeledes må Sannan barnehage, Studentbarnehagen og Åpen barnehage flytte ut av bygningen på Sannan når bygginga starter. Nybygg/renovering av Sannan barnehage betinger også riving av Kinobrakka, der Steinkjer skole har hatt deler av sin virksomhet. I investeringsrammene fra vedtakene i 2013 var ikke kostnader til midlertidige lokaler for barnehagene i byggeperioden tatt med, og det framgikk av saksframleggene at disse kom i tillegg til oppgitte rammer. 1.Midlertidige lokaler for Byafossen barnehage og Sannan barnehage. Byafossen barnehage trenger alternative lokaler i inntil ett år fra 01.08.14 og til nye Byafossen er ferdig bygd. Jfr vedtak overtas Byafossen private barnehage av Steinkjer kommune per 01.08.15. I dette "mellomåret" leier den private barnehagen lokaler fra kommunen. Sannan barnehage trenger alternative lokaler fra ca 01.01.15 og i inntil 10 måneder til Sannan barnehage er ferdig. Løsning: "Paviljongen" på tidligere Fagerheim skole tas i bruk og dekker behovet til begge disse barnehagene. Bygningsmessige tilpasninger og enkel oppgradering gjennomføres. Det må bla etableres kjøkken- og toalettløsninger. Videre må utearealer ordnes, det må gjerdes inn arealer osv. Arbeidene utføres i stor grad i egenregi av enhet Eiendom sine fagfolk. Nødvendige tilpasninger er: Bygningsmessige tilpasninger (romløsninger) Innredning bla kjøkkenløsninger Etablering av fler toaletter Inngjerding av uteområde Tilrettelegging av uteområde Etablering av IT- kommunikasjon Ved innredning av Paviljongen legges det stor vekt på gjenbruk av kjøkkenskap, utstyr, hvitevarer, møbler mv fra nedlagte skoler (Fagerheim, Flekstad og Moen). Kombinert med bruk av egne fagfolk fra enhet eiendom, har det vært mulig å holde kostnadene lavest mulig. Kostnader: Enhet eiendom stipulerer kostnaden for 2014 til å være kr. 600.000. Dette inkluderer materialer, egeninnsats (egne håndtverkere mv). Enhet utbygging har gjennomført flere investeringsprosjekter knyttet til skolebygg de seinere åra, blant annet Kvam skole. Etter gjennomførte tiltak som planlagt er det ledig investeringsmidler, dvs at prosjektet er gjennomført til en lavere kostnad enn budsjettert. Pt står det igjen i overkant av 1,3 mill på dette prosjektet. Det foreslås å finansiere paviljongen gjennom omdisponering av deler av dette beløpet.
2. Midlertidige lokaler for Studentbarnehagen Studentbarnehagen trenger alternative lokaler i byggeperioden for Sannan barnehage. Lokalene bør være i sentrum, siden de har brukere som ikke disponerer bil. Studentbarnehagen har et leieforhold til Steinkjer kommune, noe de fortsatt skal ha i byggeperioden og etterpå. Ulike løsninger er vurdert, bla leie av andre lokaler i sentrum/på Sannan. Leie av eksisterende lokaler har vist seg å bli mer kostbart enn å leie moduler/paviljong, og det har vist seg vanskelig å finne egnet lokale som også har uteområde. Løsningsmuligheter: Alternativ 1: Brukt paviljong fra Mære landbruksskole kjøpes inn, og tilpasses for Studentbarnehagen. Kostnader: Innkjøp jfr tilbud : 250.000 eks mva Flytting mv 250.000 eks mva Diverse tilpasninger 50.000 eks mva 550.000 eks mva + 25 % mva 137.500 687.500 inkl mva Enhet utbygging har gjennomført flere investeringsprosjekter knyttet til skolebygg de seinere åra, blant annet Kvam skole. Etter gjennomførte tiltak som planlagt er det ledig investeringsmidler, dvs at prosjektet er gjennomført til en lavere kostnad enn budsjettert. Pt står det igjen i overkant av 1,3 mill på dette prosjektet. Det foreslås å finansiere paviljongen gjennom omdisponering av deler av dette beløpet. Paviljongen kan seinere være aktuell for flytting til Mære skole, som permanent utvidelse av kapasiteten der. Utgiftene vurderes å være en investering og belastes følgelig investeringsbudsjettet. Leieinntekter fra Studentbarnehagen (kr. 16.000 per mnd) dekker deler av driftskostnaden for paviljongen. Møblering mv forutsettes løst ved at dette flyttes med fra dagens lokaler. Alternativ 2: Leie av 2- avdelings barnehagepaviljong som dekker behovet for både Studentbarnehagen og Åpen barnehage. Paviljongen plasseres på dagens vegareal på skolens område i tilknytning til Sannan barnehage. Dette slik at barnehagene kan benytte deler av dagens uteområde tilhørende barnehagen. Kostnader (jfr "budsjettpristilbud" fra leverandør) Etablering 252.000 eks mva Leie 10 mnd a 29.000 290.000 eks mva Diverse (grunnarb mm) 100.000 eks mva 642.000 eks mva + 25 % mva 160.500 802.500 inkl mva Leieinntekter fra Studentbarnehagen (kr. 16.000 per mnd) dekker deler av driftskostnaden for paviljongen. Møblering mv forutsettes løst ved at dette flyttes med fra dagens lokaler. NB! Leie av lokaler som dette kan etter det revisjonen opplyser, ikke regnes som investering men belastes driftsbudsjettet. Det vil i praksis si at enhet Eiendom belastes utgiftene.
Enhet Eiendom må tilføres midler på sitt driftsbudsjett både i 2014 og 2015 for å dekke denne ekstrakostnaden. Dette må for 2014 spesifikt finansieres, mens det for 2015 kan inngå som et nytt tiltak i ordinær budsjettbehandling. Beløp som må finansieres for 2014 i dette alternativet er kr. 450.000 inkl mva. 3.Midlertidige lokaler for Åpen barnehage Åpen barnehage trenger alternative lokaler i byggeperioden for Sannan barnehage. Lokalene bør være i sentrum, siden de har brukere som ikke disponerer bil. Ulike løsninger er vurdert, bla leie av andre lokaler i sentrum/på Sannan. Aktuelle lokaler kan finnes både på Samfunnshuset og Dampsaga, dette utredes nærmere. Alternativ 1: Åpen barnehage flyttes til leide lokaler i Dampsaga (3. etg bibliotekfløy) eller på Samfunnshuset ("LOfløya") for perioden 01.01.15 og fram til sommerferien. Åpen barnehage åpner høsten 2015 først når lokalene på Sannan er innflyttingsklare Kostnader: Leie for eksterne lokaler i 6 mnd a 20.000 120.000 inkl mva Budsjettramme styrkes med 120.000 for 2015, håndteres i ordinær budsjettprosess. Alternativ 2: Leie av 2- avdelings barnehagepaviljong som dekker behovet for både Studentbarnehagen og Åpen barnehage. Paviljongen plasseres på dagens vegareal på skolens område i tilknytning til Sannan barnehage. Dette slik at barnehagene kan benytte deler av dagens uteområde tilhørende barnehagen. Kostnader (jfr "budsjettpristilbud" fra leverandør) Etablering 252.000 eks mva Leie 10 mnd a 29.000 290.000 eks mva Diverse (grunnarb mm) 100.000 eks mva 642.000 eks mva + 25 % mva 160.500 802.500 inkl mva Alternativ 3: Leieinntekter fra Studentbarnehagen (kr. 16.000 per mnd) dekker deler av driftskostnaden for paviljongen. Møblering mv forutsettes løst ved at dette flyttes med fra dagens lokaler. NB! Leie av lokaler som dette kan etter det revisjonen opplyser, ikke regnes som investering men belastes driftsbudsjettet. Det vil i praksis si at enhet Eiendom belastes utgiftene. Enhet Eiendom må tilføres midler på sitt driftsbudsjett både i 2014 og 2015 for å dekke denne ekstrakostnaden. Dette må for 2014 spesifikt finansieres, mens det for 2015 kan inngå som et nytt tiltak i ordinær budsjettbehandling. Beløp som må finansieres for 2014 i dette alternativet er kr. 450.000 inkl mva.
Åpen barnehage stenges i perioden 01.01.15 og til lokalene på Sannan er innflytningsklare 4.Midlertidige lokaler til Steinkjer skole til erstatning for Kinobrakka Steinkjer skole har siden 2004 disponert den såkalte Kinobrakka på Sannan. Skolen disponerte ikke kinobrakka i perioden fra innflyttinga på Sannan (1994) til kommunen kjøpte brakka i 2004. Brakka har vært brukt til ulike møter, samlinger og forestillinger samt til skolens IKT- tjeneste og skolehelsetjenesten. Steinkjer skole har som forberedelse til riving av kinobrakka, tatt i bruk eksisterende musikkrom som lokaler for skolens IKT- tjeneste. Rokkeringen medfører at skolen mangler et rom (musikkrom). Videre mangler skolehelsetjenesten kontorplass på Steinkjer skole. Løsningsmuligheter: Alternativ 1: Skolens arealbehov løses primært innenfor eksisterende bygningsmasse. Dette fordrer bla at klasserom brukes til personalmøter og at gymsal brukes til større samlinger/møter, for eksempel foreldremøter. Om skolens behov for bruk av gymsalen på kveldstid øker, vil muligheten for ekstern utleie reduseres. Skolens behov for lokaler skal gå foran evt ekstern utleie, dette framgår av standard leiekontrakter. Lokaler for skolehelsetjenesten løses ved sambruk av pause/kontorrom som enhet Eiendom har på skolen, dvs at Eiendom og skolehelsetjenesten deler lokaler. Dette er vurdert som akseptabelt av begge enheter. Løsningen vil kunne medføre behov for noe ekstern leie av lokaler, bla for skoleforestillinger mv. Samfunnshuset, Dampsaga og Rådhuset vil være aktuelle steder å leie rom i slike sammenhenger. Alternativ 2: Innkjøp av brukt paviljong som i dag står på Mære landbruksskole. Denne disponeres i sin helhet av Steinkjer skole fra høsten 2014. Det forutsettes at både behovet for lokaler til skolehelsetjenesten og skolens klasserom/musikkrombehov dekkes i paviljongen. Møblering mv forutsettes løst gjennom gjenbruk fra denne og evt andre skoler. Kostnader: Innkjøp jfr tilbud : 250.000 eks mva Flytting mv 250.000 eks mva Diverse tilpasninger 50.000 eks mva 550.000 eks mva + 25 % mva 137.500 687.500 inkl mva Paviljongen kan seinere være aktuell for flytting til Mære skole, som permanent utvidelse av kapasiteten der. Utgiftene vurderes å være en investering og belastes følgelig investeringsbudsjettet. Enhet utbygging har gjennomført flere investeringsprosjekter knyttet til skolebygg de seinere åra, blant annet Kvam skole. Etter gjennomførte tiltak som planlagt er det ledig investeringsmidler, dvs at prosjektet er gjennomført til en lavere kostnad enn budsjettert. Pt står det igjen i overkant av 1,3 mill på dette prosjektet. Det foreslås å finansiere paviljongen gjennom omdisponering av deler av dette beløpet.
NB! Alternativet medfører behov for innleie av paviljong for Studentbarnehagen 5. Flytte- og ekstrakostnader for Sannan barnehage, Åpen barnehage og Steinkjer skole Barnehagene vil ha ekstrakostnader (drift) i forbindelse med flytting både til og fra. Det skal være full drift i begge barnehagene hele tida. Dermed må det påregnes både overtidsgodgjøringer og innleie av mannskap for å få til flyttingen begge veger. Noe kostnader vil komme på året 2014, mens størstedelen vil komme på regnskapsåret 2015. Hvor store kostnader flyttingen vil medføre er vanskelig å anslå, og det foreslås derfor å gi en rund sum som påslag på årsbudsjettene for Sannan bhg og Åpen bhg for 2015, og eventuelt justere dette ved budsjettjustering juni 2015. Også Steinkjer skole vil kunne få økt sine driftskostnader som en indirekte følge av barnehagebyggingen. Dette dersom skolen vurderer å måtte leie lokaler eksternt når kinobrakka ikke lenger er tilgjengelig. Slike kostnader forutsettes håndtert i den ordinære budsjettbehandlingen, jfr også avsnittet over. Saksvurderinger: Administrasjonen har brukt mye tid på ulike alternativer for midlertidige løsninger, med fokus på lavest mulig kostnader for midlertidige løsninger samtidig som kvaliteten skal være akseptabel. Bruk av paviljongen på Fagerheim og innkjøp av en brukt skolepaviljong fra fylkeskommunen, gjør at kostnadene holdes nede i størst mulig grad. Likeledes utstrakt gjenbruk av møbler, inventar og utstyr fra nedlagte skoler ved utrusting av Paviljongen på Fagerheim. Foreliggende forslag til midlertidige lokaler mv. er drøftet med de berørte enhetsledere, som også har vært diskusjonspartnere underveis i vurderingene. Det er ikke optimalt med midlertidige løsninger i forhold til barnehage og skoledrift, men for en begrenset periode som dette vil løsningene kunne fungere. Forslagene har også vært drøftet i de oppnevnte brukergrupper for barnehageutbyggingene på hhv Byafossen og Sannan. I disse gruppene er ansatte, tillitsvalgte for foreldrene og styrerne med. Som det framgår av saksopplysningene er kostnadene med innkjøp av brukt paviljong + leie av lokaler til Åpen barnehage omtrent like store som om en ikke hadde kjøpt brukt paviljong men leid en stor nok paviljong for både Studentbarnehagen og Åpen barnehage. Men med innkjøp av en brukt paviljong er det en betydelig restverdi av investeringen i etterkant, gjennom at Steinkjer skole i første omgang og seinere eventuelt Mære skole, kan nyttiggjøre seg denne. Leie av lokaler (også leie av paviljong) belaster driftsbudsjettet, mens kjøp er vurdert som investering. Byafossen barnehage og Sannan barnehage Rådmannen anbefaler løsningen med bruk av paviljongen på tidligere Fagerheim skole som midlertidig barnehage i byggeperiodene. Kostnadene med denne løsningen vurderes å være så lave som det overhodet går an, sett i lys av antallet barn og ansatte som skal relokaliseres. Stor grad av gjenbruk av møbler, inventar og utstyr har sammen med bruk av eget fagpersonell holdt utgiftene nede. Paviljongen på tidl. Fagerheim skole vurderes som aktuell som midlertidig skole for deler av Steinkjer skole når ny skole skal bygges der. Investeringene som gjøres nå vil dermed komme til nytte også da. Studentbarnehagen Rådmannen anbefaler løsningen med innkjøp av brukt paviljong fra Mære landbruksskole (fylkeskommunen). Paviljongen plasseres på kommunal grunn bak Steinkjer skole. Paviljongen benyttes fullt ut av Studentbarnehagen i byggeperioden, og vil etterpå kunne benyttes til skoleformål for Steinkjer skole og/eller andre skoler der det er behov. Det har vært vurdert om Steinkjer skole kan benytte deler av paviljongen sammen med barnehagen, men den romstørrelse som kunne frigjøres (ca 35 kvm) vil ikke være dekkende for skolens behov i forhold til klasserom. De behov for ombygging en slik sambruk medfører (bla i forhold til lydisolering og nytt inngangsparti), tilsier
også at den rimeligste løsningen er at Studentbarnehagen benytter paviljongen fullt ut så lenge de trenger den. Åpen barnehage Rådmannen anbefaler at det arbeides videre med en løsning der denne virksomheten i vårhalvåret 2015 får tilhold på Dampsaga eller Samfunnshuset. Løsningen vil medføre en leiekostnad som kan anslås til ca 20.000 per måned. Det foreslås at Åpen barnehage får midlertidige lokaler fram til sommerferien, og at drifta ikke startes opp høsten 2015 før lokalene på Sannan er innflytningsklare. Driftsbudsjettet for enhet Eiendom må med denne løsningen styrkes med anslagsvis kr. 120.000 i 2015 (leie i 6 mnd). Steinkjer skole Rådmannen anbefaler løsningen der skolens arealbehov i barnehagens byggeperiode løses primært innenfor eksisterende bygningsmasse. Dette kan medføre at skolens ambisjonsnivå mht kulturell virksomhet må justeres ned i denne perioden, og at tilgangen for eksisterende leietakere til gymsal mv blir dårligere. Skolehelsetjenesten forutsettes relokalisert til arealer som hittil har vært disponert av enhet Eiendom på skolen. Det blir her en sambruk av kontorlokaler der Eiendom og helsesøster deler lokalene. Ingen av disse har behov for kontor på fulltid, og løsningen er vurdert som akseptabel av enhetene ved befaring 03.09. Skolen har i en 10- årsperiode hatt muligheten til å benytte Kinobrakka som ressurs i sin drift. Lokalene har utvilsomt vært et positiv bidrag til skolen, og har gitt en unik fleksibilitet gjennom at man har en storsal tilgjengelig hele tiden. Opprinnelig var Steinkjer skole planlagt uten Kinobrakka som ressurs, og skolen var også i drift i 10 år uten å ha disse lokalene. Etter rådmannens vurdering viser dette at drift av Steinkjer skole er forsvarlig og gjennomførbart uten tilgang på arealene i Kinobrakka. Det har ligget i kortene fra utbygging av Sannan barnehage ble vedtatt, at kinobrakka måtte rives. Bygningen er gammel, og har etter hvert fått en tilstand som tilsier at riving er beste løsning. Gjennom reguleringsplanen som ble vedtatt tidligere i år, er også den nye barnehagen plassert slik at bygningen må rives. Steinkjer skole har valgt å prioritere forholdsvis mye arealer til sin IT- tjeneste. Tidligere musikkrom (ca 60m2) ble tatt i bruk til IT- tjenesten våren 2014 i forbindelse med utflytting av kinobrakka. Skolen er med det uten dedikert musikkrom, og musikkundervisningen må i stor grad foregå i ordinære klasserom, med de begrensninger dette medfører. Etter at Studentbarnehagen høsten 2015 flytter inn i sine permanente lokaler, kan "Mære-paviljongen" være aktuell som lokale for Steinkjer skole, for eksempel til musikkrom mv. Rådmannen forutsetter at Steinkjer skole disponerer eksisterende areal på beste og mest mulig effektive måte i ombyggingsperioden ved Sannan barnehage, og at egne arealer i form av klasserom, gymsal mv er det som primært benyttes til samlinger, personalmøter, foreldremøter mv.