SAKSFRAMLEGG. Saksgang. Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg teknisk, miljø og naturforvaltning Hovedutvalg oppvekst og kultur Formannskapet

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg teknisk, miljø og naturforvaltning Hovedutvalg oppvekst og kultur Formannskapet Arkivsaksnr: 2014/4728 Klassering: Saksbehandler: Per Morten Bjørgum MIDLERTIDIGE LOKALER BARNEHAGER- LØSNINGER, KOSTNADER OG FINANSIERING Rådmannens forslag til innstilling: 1. Administrasjonens plan for midlertidige lokaler barnehager tas til etterretning. 2. Brukt skolepaviljong kjøpes fra fylkeskommunen og flyttes til Steinkjer skole. Kostnaden dekkes ved bruk av ledige investeringsmidler til skolebygg innenfor enhet Utbygging sitt ansvarsområde, prosjekt 7005 Steinkjer skole 3. Investeringskostnader knyttet til istandsetting av paviljongen på tidl. Fagerheim skole opprettes som et eget investeringsprosjekt innen enhet Eiendoms ansvarsområde. Kostnaden dekkes ved bruk av ledige investeringsmidler til skolebygg innenfor enhet Utbygging sitt ansvarsområde, prosjekt 7005 Steinkjer skole 4. Åpen barnehage får midlertidige lokaler på Dampsaga eller Samfunnshuset. Leiekostnader håndteres i ordinær budsjettprosess. 5. Det gjøres følgende endringer i investeringsbudsjettet 2014: Ansvar Prosjekt Opprinnelig Utg opp Utg ned Revidert budsjett Innt ned Innt opp budsjett Enhet utbygging Steinkjer skole Kjøp av paviljong til Sannan SUM ENDRING ENHET UTBYGGING Enhet eiendom Paviljong Fagerheim SUM ENDRING ENHET EIENDOM SUM AVDELING SAMFUNNSUTVIKLING Torunn Austheim Rådmann

2 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sakene 13/48 og 13/50 hhv renovering av Sannan barnehage og nybygg av Byafossen Barnehage. Byggeprosjektene er nå ferdig prosjektert (Byafossen) og under prosjektering (Sannan). Når dagens Byafossen barnehage skal rives for å gi plass til nybygg, må nødvendigvis barnehagedrifta herfra flyttes til andre lokaler. Likeledes må Sannan barnehage, Studentbarnehagen og Åpen barnehage flytte ut av bygningen på Sannan når bygginga starter. Nybygg/renovering av Sannan barnehage betinger også riving av Kinobrakka, der Steinkjer skole har hatt deler av sin virksomhet. I investeringsrammene fra vedtakene i 2013 var ikke kostnader til midlertidige lokaler for barnehagene i byggeperioden tatt med, og det framgikk av saksframleggene at disse kom i tillegg til oppgitte rammer. 1.Midlertidige lokaler for Byafossen barnehage og Sannan barnehage. Byafossen barnehage trenger alternative lokaler i inntil ett år fra og til nye Byafossen er ferdig bygd. Jfr vedtak overtas Byafossen private barnehage av Steinkjer kommune per I dette "mellomåret" leier den private barnehagen lokaler fra kommunen. Sannan barnehage trenger alternative lokaler fra ca og i inntil 10 måneder til Sannan barnehage er ferdig. Løsning: "Paviljongen" på tidligere Fagerheim skole tas i bruk og dekker behovet til begge disse barnehagene. Bygningsmessige tilpasninger og enkel oppgradering gjennomføres. Det må bla etableres kjøkken- og toalettløsninger. Videre må utearealer ordnes, det må gjerdes inn arealer osv. Arbeidene utføres i stor grad i egenregi av enhet Eiendom sine fagfolk. Nødvendige tilpasninger er: Bygningsmessige tilpasninger (romløsninger) Innredning bla kjøkkenløsninger Etablering av fler toaletter Inngjerding av uteområde Tilrettelegging av uteområde Etablering av IT- kommunikasjon Ved innredning av Paviljongen legges det stor vekt på gjenbruk av kjøkkenskap, utstyr, hvitevarer, møbler mv fra nedlagte skoler (Fagerheim, Flekstad og Moen). Kombinert med bruk av egne fagfolk fra enhet eiendom, har det vært mulig å holde kostnadene lavest mulig. Paviljongen planlegges også brukt som midlertidig skole når Steinkjer skole skal utbygges, tiltaket vurderes å ha en varighet over 3 år og er dermed en investeringskostnad. Kostnader: Enhet eiendom stipulerer kostnaden for 2014 til å være kr Dette inkluderer materialer, egeninnsats (egne håndtverkere mv). Finansiering: Innen enhet Utbygging sitt investeringsbudsjett er det i 2014 satt av investeringsmidler til Steinkjer skole (prosjekt 7005). Budsjettposten har vært med siden forrige opprustningsplan skolebygg, og vil ikke bli benyttet i Opprinnelig var det budsjettert med kr. 5,8 mill, men etter justering i vår står det igjen vel 1,8 mill. Det foreslås å finansiere flytting og istandsetting av "Mære-paviljongen" gjennom omdisponering av deler av dette beløpet. 2. Midlertidige lokaler for Studentbarnehagen

3 Studentbarnehagen trenger alternative lokaler i byggeperioden for Sannan barnehage. Lokalene bør være i sentrum, siden de har brukere som ikke disponerer bil. Studentbarnehagen har et leieforhold til Steinkjer kommune, noe de fortsatt skal ha i byggeperioden og etterpå. Ulike løsninger er vurdert, bla leie av andre lokaler i sentrum/på Sannan. Leie av eksisterende lokaler har vist seg å bli mer kostbart enn å leie moduler/paviljong, og det har vist seg vanskelig å finne egnet lokale som også har uteområde. Etter byggeperioden vil bygningen bli en ressurs for Steinkjer skole og/eller annen kommunal bruk. Tiltaket vurderes å ha en varighet på mer enn 3 år, og er følgelig vurdert som en investering. Løsning: Brukt paviljong fra Mære landbruksskole kjøpes inn, og tilpasses for Studentbarnehagen. Kostnader: Innkjøp jfr tilbud : Flytting mv eks mva eks mva eks mva + 25 % mva inkl mva Finansiering: Innen enhet Utbygging sitt investeringsbudsjett er det i 2014 satt av investeringsmidler til Steinkjer skole (prosjekt 7005). Budsjettposten har vært med siden forrige opprustningsplan skolebygg, og vil ikke bli benyttet i Opprinnelig var det budsjettert med kr. 5,8 mill, men etter justering i vår står det igjen vel 1,8 mill. Det foreslås å finansiere flytting og istandsetting av "Mære-paviljongen" gjennom omdisponering av deler av dette beløpet. Paviljongen kan seinere være aktuell for flytting til Mære skole, som permanent utvidelse av kapasiteten der. Utgiftene vurderes å være en investering og belastes følgelig investeringsbudsjettet. Leieinntekter fra Studentbarnehagen (kr per mnd) dekker deler av driftskostnaden for paviljongen. Møblering mv forutsettes løst ved at dette flyttes med fra dagens lokaler. Andre alternativer: Det var tidligere vurdert en løsning der en leide inn en barnehagepaviljong for Studentbarnehagen. Gitt den tida som er igjen til midlertidige lokaler må være på plass, er det ikke realistisk å få på plass en slik løsning i tide. 3.Midlertidige lokaler for Åpen barnehage Åpen barnehage trenger alternative lokaler i byggeperioden for Sannan barnehage. Lokalene bør være i sentrum, siden de har brukere som ikke disponerer bil. Ulike løsninger er vurdert, bla leie av andre lokaler i sentrum/på Sannan. Aktuelle lokaler kan finnes både på Samfunnshuset og Dampsaga, dette utredes nærmere. Alternativ 1: Åpen barnehage flyttes til leide lokaler i Dampsaga (3. etg bibliotekfløy) eller på Samfunnshuset ("LO-fløya") for perioden og fram til sommerferien. Åpen barnehage åpner høsten 2015 først når lokalene på Sannan er innflyttingsklare Kostnader: Leie for eksterne lokaler i 6 mnd a inkl mva Finansiering: Budsjettramme styrkes med for 2015, håndteres i ordinær budsjettprosess.

4 Alternativ 2: Åpen barnehage stenges i perioden og til lokalene på Sannan er innflytningsklare Alternativet vurderes ikke som hensiktsmessig, idet stabil drift av dette tilbudet vurderes som viktig i forhold til brukerne. 4.Midlertidige lokaler til Steinkjer skole til erstatning for Kinobrakka Steinkjer skole har siden 2004 disponert den såkalte Kinobrakka på Sannan. Skolen disponerte ikke kinobrakka i perioden fra innflyttinga på Sannan (1994) til kommunen kjøpte brakka i Brakka har vært brukt til ulike møter, samlinger og forestillinger samt til skolens IKT- tjeneste og skolehelsetjenesten. Steinkjer skole har som forberedelse til riving av kinobrakka, tatt i bruk eksisterende musikkrom som lokaler for skolens IKT- tjeneste. Rokkeringen medfører at skolen mangler et rom (musikkrom). Videre mangler skolehelsetjenesten kontorplass på Steinkjer skole. Løsning: Skolens arealbehov løses primært innenfor eksisterende bygningsmasse. Dette fordrer bla at klasserom brukes til personalmøter og at gymsal brukes til større samlinger/møter, for eksempel foreldremøter. Om skolens behov for bruk av gymsalen på kveldstid øker, vil muligheten for ekstern utleie reduseres. Skolens behov for lokaler skal gå foran evt ekstern utleie, dette framgår av standard leiekontrakter. Lokaler for skolehelsetjenesten løses ved sambruk av pause/kontorrom som enhet Eiendom har på skolen, dvs at Eiendom og skolehelsetjenesten deler lokaler. Dette er vurdert som akseptabelt av begge enheter. Løsningen vil kunne medføre behov for noe ekstern leie av lokaler, bla for skoleforestillinger, større møter mv. Samfunnshuset, Dampsaga og Rådhuset kan være aktuelle steder å leie rom i slike sammenhenger. Andre alternativer: Det har tidligere vært vurdert ulike kombinasjoner av leie av paviljong til Studentbarnehagen- og disponering av "Mære- paviljongen" til skolen. Som redegjort for under pkt 2, er dette alternativet ikke lenger aktuelt gitt tidsrammen. 5. Flytte- og ekstrakostnader for Sannan barnehage, Åpen barnehage og Steinkjer skole Barnehagene vil ha ekstrakostnader (drift) i forbindelse med flytting både til og fra. Det skal være full drift i begge barnehagene hele tida. Dermed må det påregnes både overtidsgodgjøringer og innleie av mannskap for å få til flyttingen begge veger. Noe kostnader vil komme på året 2014, mens størstedelen vil komme på regnskapsåret Hvor store kostnader flyttingen vil medføre er vanskelig å anslå, og det foreslås derfor å gi en rund sum som påslag på årsbudsjettene for Sannan bhg og Åpen bhg for 2015, og eventuelt justere dette ved budsjettjustering juni Også Steinkjer skole vil kunne få økt sine driftskostnader som en indirekte følge av barnehagebyggingen. Dette dersom skolen vurderer å måtte leie lokaler eksternt når kinobrakka ikke lenger er tilgjengelig. Slike kostnader forutsettes håndtert i den ordinære budsjettbehandlingen, jfr også avsnittet over. Saksvurderinger: Administrasjonen har brukt mye tid på ulike alternativer for midlertidige løsninger, med fokus på lavest mulig kostnader for midlertidige løsninger samtidig som kvaliteten skal være akseptabel. Bruk av paviljongen på Fagerheim og innkjøp av en brukt skolepaviljong fra fylkeskommunen, gjør at kostnadene holdes nede i størst mulig grad. Likeledes utstrakt gjenbruk av møbler, inventar og utstyr fra nedlagte skoler ved utrusting av Paviljongen på Fagerheim.

5 Foreliggende forslag til midlertidige lokaler mv. er drøftet med de berørte enhetsledere, som også har vært diskusjonspartnere underveis i vurderingene. Det er ikke optimalt med midlertidige løsninger i forhold til barnehage og skoledrift, men for en begrenset periode som dette vil løsningene kunne fungere. Forslagene har også vært drøftet i de oppnevnte brukergrupper for barnehageutbyggingene på hhv Byafossen og Sannan. I disse gruppene er ansatte, tillitsvalgte for foreldrene og styrerne med. I etterkant av politiske vedtak vil de praktiske konsekvensene av de midlertidige løsningene bli drøftet i barnehagenes og skolens samarbeidsutvalg. Det vil skje så snart de aktuelle enhetsledere har fått planlagt hvordan de løser daglig drift gitt de rammebetingelsene vedtaket gir. Som det framgår av saksopplysningene er kostnadene med innkjøp av brukt paviljong + leie av lokaler til Åpen barnehage omtrent like store som om en ikke hadde kjøpt brukt paviljong men leid en stor nok paviljong for både Studentbarnehagen og Åpen barnehage. Men med innkjøp av en brukt paviljong er det en betydelig restverdi av investeringen i etterkant, gjennom at Steinkjer skole i første omgang og seinere eventuelt Mære skole, kan nyttiggjøre seg denne. Leie av lokaler (også leie av paviljong) belaster driftsbudsjettet, mens kjøp er vurdert som investering. Byafossen barnehage og Sannan barnehage Rådmannen anbefaler løsningen med bruk av paviljongen på tidligere Fagerheim skole som midlertidig barnehage i byggeperiodene. Kostnadene med denne løsningen vurderes å være så lave som det overhodet går an, sett i lys av antallet barn og ansatte som skal relokaliseres. Stor grad av gjenbruk av møbler, inventar og utstyr har sammen med bruk av eget fagpersonell holdt utgiftene nede. Paviljongen på tidl. Fagerheim skole vurderes som aktuell som midlertidig skole for deler av Steinkjer skole når ny skole skal bygges der. Investeringene som gjøres nå vil dermed komme til nytte også da. Studentbarnehagen Rådmannen anbefaler løsningen med innkjøp av brukt paviljong fra Mære landbruksskole (fylkeskommunen). Paviljongen plasseres på kommunal grunn bak Steinkjer skole. Paviljongen benyttes fullt ut av Studentbarnehagen i byggeperioden, og vil etterpå kunne benyttes til skoleformål for Steinkjer skole og/eller andre skoler der det er behov. All bruk etter byggeperioden fordrer at det avsettes driftsmidler til å drifte disse arealene. Det har vært vurdert om Steinkjer skole kan benytte deler av paviljongen sammen med barnehagen, men den romstørrelse som kunne frigjøres (ca 35 kvm) vil ikke være dekkende for skolens behov i forhold til klasserom. De behov for ombygging en slik sambruk medfører (bla i forhold til lydisolering og nytt inngangsparti), tilsier også at den beste og rimeligste løsningen er at Studentbarnehagen benytter paviljongen fullt ut så lenge de trenger den. Åpen barnehage Rådmannen anbefaler at det arbeides videre med en løsning der denne virksomheten i vårhalvåret 2015 får tilhold på Dampsaga eller Samfunnshuset. Løsningen vil medføre en leiekostnad som kan anslås til ca per måned. Det foreslås at Åpen barnehage får midlertidige lokaler fram til sommerferien, og at drifta ikke startes opp høsten 2015 før lokalene på Sannan er innflytningsklare. Driftsbudsjettet for enhet Eiendom må med denne løsningen styrkes med anslagsvis kr i 2015 (leie i 6 mnd). Dette håndteres i ordinær budsjettprosess. Steinkjer skole Rådmannen anbefaler løsningen der skolens arealbehov i barnehagens byggeperiode løses primært innenfor eksisterende bygningsmasse. Dette kan medføre at skolens aktivitetssnivå mht kulturell virksomhet må justeres ned i denne perioden, og at tilgangen for eksisterende leietakere til gymsal mv blir dårligere. Eventuelt at deler av virksomheten må skje i leide lokaler. Skolehelsetjenesten forutsettes relokalisert til arealer som hittil har vært disponert av enhet Eiendom på

6 skolen. Det blir her en sambruk av kontorlokaler der Eiendom og helsesøster deler lokalene. Ingen av disse har behov for kontor på fulltid, og løsningen er vurdert som akseptabel av enhetene ved befaring Skolen har i en 10- årsperiode hatt muligheten til å benytte Kinobrakka som ressurs i sin drift. Lokalene har utvilsomt vært et positiv bidrag til skolen, og har gitt en unik fleksibilitet gjennom at man har en storsal tilgjengelig hele tiden. Opprinnelig var Steinkjer skole planlagt uten Kinobrakka som ressurs, og skolen var også i drift i 10 år uten å ha disse lokalene. Etter rådmannens vurdering viser dette at drift av Steinkjer skole er forsvarlig og gjennomførbart uten tilgang på arealene i Kinobrakka. Det har ligget i kortene fra utbygging av Sannan barnehage ble vedtatt, at kinobrakka måtte rives. Bygningen er gammel, og har etter hvert fått en tilstand som tilsier at riving er beste løsning. Gjennom reguleringsplanen som ble vedtatt tidligere i år, er også den nye barnehagen plassert slik at bygningen må rives. Steinkjer skole har valgt å prioritere forholdsvis mye arealer til sin IT- tjeneste. Tidligere musikkrom (ca 60m2) ble tatt i bruk til IT- tjenesten våren 2014 i forbindelse med utflytting av kinobrakka. Skolen er med det uten dedikert musikkrom, og musikkundervisningen må i stor grad foregå i ordinære klasserom, med de begrensninger dette medfører. Etter at Studentbarnehagen høsten 2015 flytter inn i sine permanente lokaler, kan "Mære-paviljongen" være aktuell som lokale for Steinkjer skole, for eksempel til musikkrom mv. Rådmannen forutsetter at Steinkjer skole disponerer eksisterende areal på beste og mest mulig effektive måte i ombyggingsperioden ved Sannan barnehage, og at egne arealer i form av klasserom, gymsal mv er det som primært benyttes til samlinger, personalmøter, foreldremøter mv. Rådmannen er kjent med at foreldrerådets arbeidsutvalg (FAU) ved Steinkjer skole i brev av til rektor, har protestert på den foreslåtte løsningen mht skolens behov. Det argumenteres bla med mangel på musikkrom, at elevene ikke får anledning til å gjennomføre kulturelle aktiviteter mv. FAU ønsker at det åpnes for leie av arealer eksternt i perioden. Som det framgår av saksopplysninger over, er detaljene i hvordan skolen vil organisere sin drift når de ikke lenger har tilgang til kinobrakka, ikke fastlagt. Skolen er i forbindelse med arbeidet med driftsbudsjett 2015 bedt om å kartlegge bla behovet for leie av eksterne lokaler og kostnader i den sammenheng. For å avhjelpe noe av skolens behov vil rådmannen legge l re e for at skolen i spesielle lfeller kan beny e Weidemannsalen i rådhuset l for eksempel foreldremøter, skoleforestillinger mv uten at skolen i byggeperioden faktureres for dette. Det vil dog forutsette at arrangementene er planlagt og at bes lling av rom skjer på vanlig måte.