Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 21.09.2010 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 27.09.2010 kl. 9.00 i Formannskapsalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf. 55 23 94 47/975 05 152 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Georg Lønning (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Sakliste: Saknr. Sak 29/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 30/10 Godkjenning av protokoll frå møte 19.05.2010 Vedlegg 31/10 Rådmannen orienterer 32/10 Budsjettforslag 2011 for kontroll og tilsynsarbeidet i Vedlegg Bømlo kommune 33/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo Vedlegg kommune 34/10 Rekneskapsrevisjon Vedlegg 35/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 36/10 Orienteringssaker Eige vedlegg 37/10 Meldingar Eige vedlegg 38/10 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside Ymse 2
Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 19.05.10 Kl.: 09.00 10.45 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 22/10 28/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Dagleg leiar Dagmar Lunde Skaret sak 24/10 Rådmann Sverre-Olav Svarstad, sak 24/10 26/10 Organisasjonssjef Aud Gunn Løklingholm IT-avdelinga Terje Løken og Jostein Sæverud sak 26/10 Deloitte AS v/ Else Holst-Larsen Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/ Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 22/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 23/10 Godkjenning av protokoll frå møte 21.04.2010 24/10 Årsrekneskap og årsmelding 2009 for Bømlo kulturhus KF 25/10 Årsrekneskap og årsmelding 2009 for Bømlo kommune Uttale frå kontrollutvalet 26/10 Rådmannen orienterer 27/10 Forvaltningsrevisjon innan Psykiatri i Bømlo kommune Forslag til prosjektplan 28/10 Evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll Ymse 3
22/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 23/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 21.04.10 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 21.04.10. VEDTAK Protokollen frå møte 21.04.10 vart samrøystes godkjend. 24/10 ÅRSREKNESKAP OG ÅRSMELDING 2009 FOR BØMLO KULTURHUS KF FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2009. HANDSAMING I MØTET Dagleg leiar Dagmar Lunde Skaret og rådmann Sverre-Olav Svarstad presenterte rekneskapen 2009 for Bømlo kulturhus og svarte på spørsmål frå utvalet. Partnar Else Holst-Larsen frå Deloitte var også til stades for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet vedtar forslag til uttale om Bømlo kulturhus KF sin årsrekneskap for 2009. 25/10 REKNESKAP FOR BØMLO KOMMUNE 2009, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på dei forbetringar som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2009. HANDSAMING I MØTET Rådmann Sverre-Olav Svarstad og økonomisjef Ingrid Urheim Halleraker presenterte rekneskapen 2009 for Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå utvalet. Partnar Else Holst-Larsen frå Deloitte var også til stades for å kunna supplera kontrollutvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Kontrollutvalet ønskte å gjera presisering i punkt 1 i vedtaket ved å trekke fram ny finansiering av Moster fleirbrukshall, jf. punkt 2 i revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte. Endring i vedtaket vart gjort i tråd med dette. 4
Forslag til vedtak med denne endringa vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sørgja for at ny finansiering av Moster fleirbrukshall vert vedteke, jf. revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Bømlo kommune sin årsrekneskap for 2009. 26/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Rådmann Sverre Olav Svarstad og kommunalsjef Rigmor Svanberg orienterte om status når det gjeld barnevernstenesta i Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rådmann Sverre Olav Svarstad, organisasjonssjef Aud Gunn Løklingholm og Terje Løken og Jostein Sæverud frå IT-avdelinga orienterte om status når det gjeld status IT-kontrollar og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Rådmann Sverre Olav Svarstad orienterte om klage på vedteken reguleringsplan for RV 541 Innvær Katthola - Rubbestadneset og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Orienteringa vert teken til orientering. 27/10 FORVALTNINGSREVISJON INNAN PSYKRIATRI I BØMLO KOMMUNE - PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Psykisk helsearbeid i Bømlo kommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan 26.05.2010. Sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan 12.11.2010, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. HANDSAMING I MØTET Else Holst-Larsen var til stades for å kunne svare på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet går inn for at den føreslåtte prosjektplanen vert godkjend slik den ligg føre. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Psykisk helsearbeid i Bømlo kommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 5
2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan 12.11.2010, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 28/10 EVALUERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner forslag til revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2012 med tilhøyrande analyse. 2. Kontrollutvalet godkjenner forslag til revidert Plan for selskapskontroll 2008-2012 med tilhøyrande analyse. 3. Revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2012 og Plan for selskapskontroll 2008 2012 vert å sende kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner forslag til revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2012 med tilhøyrande analyse. 2. Kontrollutvalet godkjenner forslag til revidert Plan for selskapskontroll 2008-2012 med tilhøyrande analyse. 3. Revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2012 og Plan for selskapskontroll 2008 2012 vert å sende kommunestyret til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 6
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 31/10 31/10 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. 2. tertialrapport 2010 Bømlo kommune: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 11.06.2008 i sak 28/08: Kontrollutvalet ber om at rådmann og dagleg leiar i kulturhuset kjem og presenterer tertialrapportar for utvalet etter kvart som dei ligg føre. På bakgrunn av dette har vi bede om at rådmann Sverre Olav Svarstad og dagleg leiar i kulturhuset Hanne Jacobsen kjem i dette møte i kontrollutvalet for å presentere tertialrapport for 2. tertial 2010 og svare på spørsmål frå utvalet. 2. Presentasjon av internkontrollsystemet: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 21.04.10 under ymse: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere det etablerte internkontrollsystemet som skal ta i vare det som ligg i kommunelova 23-2. På bakgrunn av dette har vi bede om at rådmann, og/eller andre frå administrasjonen kjem for å orientere om desse sakene i dette møte i kontrollutvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 7
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 32/10 32/10 BUDSJETTFORSLAG 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå 1.7.2004. Etter forskriftas 18 skal kontrollutvalet i Bømlo kommune utarbeide framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18 Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i inneverande budsjettår og gjeldande avtale med revisor. Nogjeldande avtale med Deloitte går ut 30.06.2011. Det heftar såleis noko uvisse om kva revisjonskostnadene vert for andre halvår. Budsjettmessig er det kalkulert med same sum i vår- og hausthalvåret. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ut frå planane 8
innafor dette området, vil prosjektarbeid kreva ei ramme på om lag 350 timar for kommunar med størrelse som Bømlo. Vidare er det lagt til grunn at det vert like mange møter i kontrollutvalet i 2011som det har vore i 2009 og 2010 og med om lag like stor saksmengde. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene i kontrollutvalet, kostnader til at medlemene i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), abonnement på Kommunerevisoren, servering på utvalsmøta og ein diversepost. Det er også lagt inn kr. 100 000,- i ekstra tiltaksmidlar til ev. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte komme undervegs i året. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor, jf avtale mellom Bømlo kommune og Hordaland fylkeskommune dagsett 13.2.2008. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Budsjettforslag 2011 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune 9
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 33/10 33/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst-Larsen sende over ei slik eigenvurdering dagsett 03.12.2009. Den vart handsama av kontrollutvalet som sak 04/10 i møte 17.02.10. Eigevurderinga ligg ved saka. Drøfting til møte i kontrollutvalet 17.02.10: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringa. Sekretariatet har gjort erfaringar frå andre kommunar, der Deloitte som ansvarleg revisor må seia seg ugild i høve utføring av selskapskontroll i aksjeselskap som kommunen har eigardel i, av di dei også 10
er revisor for selskapet det skal utførast selskapskontroll i. Det kan såleis vera eit spørsmål ved om Deloitte i slike tilfelle er tilstrekkeleg uavhengig i høve kommunen dei er ansvarleg revisor for. Kontrollutvalet har som kjent gjort erfaringar med at Deloitte som ansvarleg revisor måtte seia seg ugild i høve utføring av selskapskontroll i Sentralidrettsanlegget AS, av di dei også er revisor for selskapet, jf. sak 03/10 i dette møtet. Det kan såleis vera eit spørsmål ved om Deloitte i slike tilfelle er tilstrekkeleg uavhengig i høve kommunen dei er ansvarleg revisor for. Kontrollutvalet bør be Deloitte gjera greie skriftleg for til neste møte i utvalet om dei er revisor for fleire slike selskap. Det at Deloitte er revisor for slike selskap gjer at det kan reisast spørsmål ved om dette vil kunne påverke objektiviteten eller føre til at dei kan komme i konflikt med oppdraget som revisor for kommunen når dei skal arbeide med selskapskontroll på vegne av kontrollutvalet. Kontrollutvalet bør i tilfelle ev. vurdere om dei skal oppfordre Deloitte om å trekke seg ut som revisor i slike selskap. Ut over det som går fram av dei to førre avsnitta kan ikkje sekretariatet sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Bømlo kommune. Drøfting til møte i kontrollutvalet 27.09.10: Kontrollutvalet gjorde på bakgrunn av det som går fram over, slikt vedtak i sak 04/10 i møte 17.02.10: 1. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, om at Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune, førebels til orientering. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte gjera greie for om, det at dei også er revisor for selskap der Bømlo kommune har eigardelar, vil kunne påverke objektiviteten eller føre til at dei kan komme i konflikt med oppdraget som revisor for kommunen. Det er no motteke ei utgreiing frå Deloitte AS i brev dagsett 27.5.10, der dei gjer greie for deira syn på generelt grunnlag i denne saka. Brevet ligg ved. Sekretariatet har merka seg at Deloitte m.a. konkluderer slik i si utgreiing: Revisor må tilfredsstille de objektive krav til uavhengighet som fremgår av kommuneloven, med forskifter og revisorloven, og vurderingen av uavhengighet må gjøres i forhold til den enkelte kommune/det enkelte selskap. Deloitte tilfredsstiller i dag de objektive uavhengighetskravene i regelverket. Det kan være aktuelt å gjennomføre gransking i selskap. Dersom kontrollutvalget, på bakgrunn av blant annet informasjon om konkrete mangler, eller mistanke om misligheter, beslutter å gjennomføre gransking, må det gjøres en konkret vurdering av om det temaet/området som skal være gjenstand for gransking kan være egnet til å svekke omverdenens tillit til revisors arbeid dersom granskingsoppgaven gjennomføres av Deloitte. Ut over dette er det Deloittes vurdering at det ikke bør være egnet til å svekke omverdenens tillit til revisors arbeid dersom Deloitte gjennomfører selskapskontroll/forvaltningsrevisjon i selskap vi er valgt revisor for. Utgreiinga som er motteke frå Deloitte, må slik sekretariatet ser det, sjåast på som eit partsinnlegg i saka. Kontrollutvalet bør difor vurdere om dei skal seie seg samde i denne vurderinga. Sekretariatet er kjend med at kontrollutvala sin eigen interesseorganisasjon, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), vil få gjennomført ei slik vurdering av ein uhilda part. Uavhengig av kva kontrollutvalet vil konkludere med i høve ei eventuell uhilda vurderingar, meiner sekretariatet at uavhengighetserklæringa dagsett 03.12.2009 no bør godkjennast. 11
Konklusjon: Etter ei totalvurdering, vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet godkjenner uavhegighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen hjå Deloitte. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte AS dagsett 03.12.2009 Brev frå Deloitte AS om revisors uavhengighet dagsett 27.05.10 12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 34/10 34/10 REKNESKAPSREVISJON Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i sak 06/10 i møte 17.02.10: Ansvarleg revisor vert beden om å leggja fram årsplan for rekneskapsrevisjonen i første møte etter sumarferien 2010. Samstundes vert ansvarleg revisor beden om å gjera greie for kva dei legg i Revisjonsmandatet når det gjeld rekneskapsrevisjon. I dette skal det også gå fram kva dei ikkje legg i revisjonsmandatet. Revisjonsplan regnskapsrevisjon - Bømlo kommune ligg ved saka og presentasjon av Revisjonsmandat for regnskapsrevisjon frå Deloitte AS vert ettersend/lagt fram i møtet. Drøfting: Etter sekretariatet si meining vil det vera rett at Deloitte presenterer begge dokumenta for kontrollutvalet i møte slik at det er mogeleg å stille spørsmål til punkta undervegs. På bakgrunn av presentasjonen vert det tilrådd at kontrollutvalet tar stilling til om ein er nøgd, og vil ta presentasjonen til orientering, eller om ein vil be om ytterlegare informasjon. Konklusjon: Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Revisjonsplan regnskapsrevisjon - Bømlo kommune 24
25
26
27
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 35/10 35/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE Bakgrunn for saka: Kommunestyret fatta slikt vedtak 11.05.10, i sak 32/10: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 01.07.2011. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med 30.06.2011. b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Det er no tid for å vurdera korleis prosess med konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny periode skal gjennomførast. Om prosessen: Det er nyttig å sjå føre seg kva prosess som skal gjennomførast, før det er avklart kven som skal vera kommunen sin revisor i neste avtaleperiode. Prosessen som kontrollutvalet no skal gjennomføra på vegne av kommunestyret vil innebera ulike fasar og avgjerder: Konkurranseutsetting av denne type tenester for kommunen er eit innkjøp, og ein må knytta til seg naudsynt hjelp til å gjennomføra dette i tråd med regelverket for innkjøp. o Det skal utarbeidast kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag, fortrinnsvis i dialog med sekretariatet. Kontrollutvalet skal godkjenna konkurransegrunnlaget. o o o Kunngjering og tilbodsperiode er neste steg i prosessen. Etter at frist for å koma med tilbod er over, skal dei innkomne tilboda evaluerast. Den som kontrollutvalet vel til å hjelpa seg med prosessen vil legga fram tilråding til sekretariatet. Så fremjar sekretariatet sak til kontrollutvalet. Utvalet må då setja seg inn i tilboda. Det er så kontrollutvalet som innstiller overfor kommunestyret når det gjeld val av leverandør på revisortenester for neste periode. Når kommunestyret har fatta vedtak om val av revisor, skal følgjande gjennomførast: o Varsel om tildeling o Utarbeida kontrakt / signering av kontrakt o Førebuing av oppstart og oppstart. o Ev. klagehandsaming 28
På dette møtet bør kontrollutvalet gjera seg nokre tankar om korleis prosessen skal gjennomførast i 2010 / 2011, samt kva aktørar som utvalet vil spela på. Om samordning: Då revisjonstenester for Sunnhordlandskommunane vart konkurranseutsett i 2005 vart gjennomføringa samordna. Dette vil vera naturleg å gjera også denne gongen. Dei kommunane som skal ut i marknaden samstundes er dei same som i 2005: Bømlo, Fitjar, Kvinnherad og Stord kommune. Sekretariat for kontrollutvalet utfører sekretariatstenester for alle desse kommunane i dag. Kommunane er også knytt til sams innkjøpsforum. Det vil vera ein fagleg og økonomisk gevinst å henta ved å: o utarbeida sams kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag o ha sams kunngjering o ha sams mal for evaluering, varsel om tildeling og utarbeiding av kontrakt. Aktuelle aktørar: Her er peika på 2-3 ulike alternativ: Å nytta Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum. Sist gong revisjonstenesta var ute på anbod var det Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum som gjennomførte prosessen, og innkjøpsforumet har difor god kjennskap til innkjøp av denne type tenester for kommunane. Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum er eit interkommunalt samarbeid mellom kommunane Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes. Tenesta er organisert som sjølvstendig eining, og er ikkje underlagt administrasjonen i nokon av kommunane. Å nytta kontrollutvalet sitt sekretariat. Sekretariatet har både erfaring og kompetanse på dette området. Erfaringsmessig er slike prosessar nokså arbeidskrevjande, og sekretariatet har ikkje tilstrekkeleg kapasitet til å gjennomføra denne oppgåva no. Sekretariatet vil likevel i kraft av sin funksjon vera ein aktuell samtalepartnar, særleg ved utarbeiding av konkurransegrunnlag. Andre alternativ: Å nytta eit konsulentfirma eller liknande kan vera eit alternativ. Det er konsulentfirma i marknaden, ev. og advokatfirma, som kan ta på seg eit slik oppdrag som dette. Eit revisjonsfirma som ønskjer revisjonsoppdraget sjølv, kan naturleg nok ikkje utføra arbeidet. Det som er viktig er at den som utfører arbeidet må vera fristilt i høve til den kommunale administrasjonen, og skal rapportera direkte til kontrollutvalet, via sekretariatet. Rådmannen, som i realiteten er den som vert revidert, må ikkje ha instruksjonsmynde overfor innkjøparen i denne konkrete saka. Konklusjon: Det vert invitert til at kontrollutvalet vurderar korleis prosessen med konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny periode skal gjennomførast. Det vert rådd til at prosessen vert samordna med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal henta inn tilbod på slike tenester no. Vidare bør kontrollutvalet ta stilling til vegval ift. kven som skal bistå utvalet i prosessen vidare, samt omfanget av slik bistand. 29
FORSLAG TIL VEDTAK 1. Bømlo kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 30
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 36/10 36/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Status forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid 2 Sekretariatet Status selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS 3 Utval for areal og samferdsel Sak PS 73/10 i møte 16.06.10 Spørsmål og interpellasjonar, dokument ligg ved som eige vedlegg 4 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på Bømlo kommune si heimeside 6 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Interpellasjon frå Utval for areal og samferdsel mv. som eige vedlegg 31
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 37/10 37/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 18 Rådmannen Internt notat frå rådmannen til KST 09.06.10 om vedtak 1 gjort i sak PS 34/10 Bremnes ungdomsskule i utval for oppvekst, kultur og idrett 19 Kommunestyret Vedtak i sak 31/10 i KST 10.05.10 Årsmelding 2009 for 13 kontrollutvalet 20 Kommunestyret Referatsaker til KST 14.06.10 15 21 Kommunestyret Vedtak i sak 40/10 i KST 14.06.10 Årsmelding 2009 Bømlo 17 kommune 22 Kommunestyret Vedtak i sak 41/10 i KST 14.06.10 Årsrekneskap 2009 19 23 Kommunestyret Vedtak i sak 42/10 i KST 14.06.10 Årsmelding Bømlo kulturhus 2009 24 Kommunestyret Vedtak i sak 43/10 i KST 14.06.10 Årsrekneskap for Bømlo kulturhus 2009 25 Kommunestyret Vedtak i sak 49/10 i KST 14.06.10 Nytt finansieringssystem for ikkje kommunale barnehagar 26 Kommunestyret Vedtak i sak 51/10 i KST 14.06.10 Nytt etisk reglement for Bømlo kommune 27 Kommunestyret Sak til KST 20.09.10 Bømlo kommune - Eigarskapsmelding - Eige vedlegg 28 Fylkesmannen Tilsynsrapport frå fylkesmannen innan økonomisk rådgjevingsteneste 27 31 33 41 51 53 FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Meldingane ligg ved som eige vedlegg 32
Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 27. september 2010 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 38/10 38/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Bakgrunn for saka: I denne saka vert møteprotokollar frå politiske organ lagt fram for kontrollutvalet. Møteprotokollane er send ut frå administrasjonen eller dei kan lastas ned frå Bømlo kommune si heimeside. Protokollane gjer primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. I møte i kontrollutvalet 04.03.08 blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret, Formannskapet Utval for helse og omsorg Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Sonja Hellen Sele Marlen Hellen Kåre Habbestad John-Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 22.03., 10.05. og 14.06.10 Formannskapet 20.04. og 01.06.10 Utval for oppvekst, kultur og idrett 20.04. og 01.06.10 Utval for helse og omsorg 22.04. og 36.06.10 Utval for areal og samferdsel 21.04., 02.06 og 16.06.10 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 33