IH 21-09 Deres ref.: Vår ref.: 2009/3104 TOS000/ 110 Dato: 12.05.2009 ORIENTERINGSSAK, NY BUDSJETTFORDELINGSMODELL Innledning Interimsstyret vedtok 19. mars i sak IH13-09 1 mandat for utredning av ny budsjettfordelingsmodell for Det helsevitenskapelige fakultet, og medlemmer av arbeidsgruppen for dette arbeidet. Arbeidsgruppen består av: fakultetsdirektør Stig Ørsje (leder av gruppen) prodekan forskning Arnfinn Sundsfjord assisterende fakultetsdirektør Trond Nylund administrativ leder Vibeke Guddingsmo (AFH) avdelingsingeniør/tillitsvalgt Trine Tessem rådgiver økonomi Kurt Hemmingsen rådgiver økonomi Tone Osnes (sekretær for gruppen) Interimsstyret har gitt følgende føringer for utredningen: 1. Modellen må basere seg på objektive og målbare kriterier. 2. Den resultatbaserte tildelingen må synliggjøres slik at den stimulerer til bedre resultater og virker motiverende. Den må ivareta fakultetets overordnede mål, pålagte aktiviteter og muliggjøre prioriteringer. 3. Modellen bør stimulere til og muliggjøre omstilling, slik at fakultetet til enhver tid har en forsknings- og fagprofil som er oppdatert i forhold til samfunnet og de pålagte oppgaver. 4. Enkel og transparent modell med forutsigbarhet. I dette ligger at den sentrale modellen videreføres ned til fagmiljøene med minst mulig endring i modellens enkelte komponenter. 5. Incentiver videreføres i utgangspunktet med 1:1 effekt. For stor eller liten effekt av incentivmidler kan gi målforskyvning. 6. Forholdet mellom bevilgnings- og eksternøkonomien må ses i en helhetlig sammenheng. Budsjettfordelingsmodellen fordeler kun statsbevilgningen over post 50, og det må det sikres at denne forvaltes etter gjeldende retningslinjer. Dette forutsetter ryddighet i den økonomiske samhandlingen med Helse Nord, eksterne prosjektmidler generelt og synliggjøring av eventuell subsidiering. En konsekvens av dette vil være at eksternøkonomien også må bidra i finansieringen av fakultetets fellestjenester og infrastruktur. 7. Fellestjenester og infrastruktur kan ikke forventes finansiert ved lik belastning for alle miljø. 8. Modellen må støtte opp om fagpolitisk styring og gi rom for strategiske valg, samt 1 Eph 2009/1785-1 DET MEDISINSKE FAKULTET Universitetet i Tromsø, No-9037 TROMSØ, tlf +47 77 64 40 00, e-post postmottak@fagmed.uit.no, http://uit.no rådgiver Tone Osnes, tlf +47 77 64 46 75, faks +47 77 64 53 00, e-post tone.osnes@uit.no
muligheten for strategisk å bygge ned avsetninger med minst mulig konsekvens for kjerneområdene; forskning og utdanning. Den bør også kunne ivareta positive avsetninger med strategisk fordelingseffekt. Modellen må dokumentere og synliggjøre politiske beslutninger slik at de ikke blir statisk og skjult. 9. Modellen må søke å gi akseptable driftsrammer for alle enheter, løse kjente problemer i dagens modeller og ivareta nye miljøer som psykologi og helsefag på en tilfredsstillende måte. 10. Fakultetsadministrasjonen bør ikke ha en statisk finansiering over basis, men ha en mindre andel av flere inntektskomponenter slik at inntektene påvirkes av produksjonen og slik at utgiftskomponentene gjenspeiles i inntektskomponentene. Jmf PhD resultatmidler finansieringssak (15 %). 11. Forskningskomponenten (strategiske forskningsmidler midler til stipendiatstillinger, vitenskapelig utstyr og øvrige forskningsmidler) føres i stor grad tilbake til det institutt de er produsert ved. Midlene vil da kunne ha en belønningseffekt ved at de øker ved stor produksjon og bidrar til målsettingen om økte ressurser og prioritering av gode miljøer. 12. For undervisningskomponenten ønskes mest mulig av inntekter og aktivitet lagt til instituttene. Dette gir incentiv til å drive mest mulig kostnadseffektivt og rasjonelt. Videre flyttes ansvaret til produksjonsnivået. Samtidig må modellen ivareta behovet for samordning av undervisning på tvers av instituttene. Også medisinerutdanningen prøves løst etter en slik modell, med vekting av undervisningsformer som støtter opp om samordning og pedagogiske målsettinger. 13. Basistildelingen fordeles etter en synlig og kjent nøkkel som viser de politiske valg som tas (f. eks. etter en tenkt førstestillingsandel) Status for arbeidet pr. 12.05.2009 Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 2. april, og har til nå avholdt 5 møter der mandatet og prinsipper for fordeling er diskutert, og simuleringer er foretatt for å belyse problemstillinger knyttet til de enkelte institutter. Videre er det gjort en analyse av eksternøkonomiens netto bidrag til instituttenes bevilgningsøkonomi for perioden 2006-2008. Dette er gjort for å se instituttenes økonomiske situasjon i et helhetlig perspektiv. Det er ønskelig å se på dagens sammensetning av stillinger pr institutt. Dette for å belyse om den eksperimentelle undervisningen kompenseres nok gjennom undervisnings- og basisbevilgning. (jfr. finansieringskategoriene A-F for studiepoengmidler). Instituttene er bedt om å rapportere antall årsverk pr. stillingskategori administrativ, støttestillinger og undervisnings-/forskningsstillinger. Dette er stillingskategorier som det finnes statistikk på i den nasjonale databasen for høyere utdanning 2 (DBH). Arbeidsgruppen er klar over at statistikken er et øyeblikksbilde pr. oktober foregående år, og av den grunn er det nødvendig med interne analyser av antall årsverk. På den annen side gir DBH data for analyser om fordeling av årsverk pr.år, samt utvikling over flere år. Arbeidsgruppen har i samråd med dekan oppnevnt en undergruppe som skal fremme et forslag om fordeling av studiepoengmidlene for profesjonsstudiet i medisin. Gruppen består av følgende medlemmer: professor Olav Helge Førde (dekan) professor Inger Njølstad (ISM representant og leder for programstyret) professor Lars Uhlin Hansen (IMB representant) instituttleder Svein Ivar Mellgren (IKM representant) kontorsjef Elin Skog (leder seksjon for utdanningstjenester) seniorrådgiver Eilif Nilsen (strategisk rådgiver, medfak) 2 http://dbh.nsd.uib.no/ 2
Mandatet til undergruppen er Arbeidsgruppen skal fremme forslag om fordeling av studiepoengmidlene innen profesjonsstudiet i medisin (finansieringskategori A). Gruppen skal vurdere fordelingen instituttene imellom samt legge frem en modell for ivaretakelse av mulighet for strategiske økonomiske og politiske prioriteringer, slik at ny budsjettfordelingsmodell kan stimulere til utvikling og fremme nye undervisningsformer. Fremdriftsplan Arbeidsgruppen har utarbeidet en fremdriftsplan for prosessen. Frem til Interimsstyret i mai, skal de resultatbaserte komponentene i modellen være gjennomgått, prinsipper for den strategiske forskningsbevilgningen og prinsipper for fordeling av basisbevilgning være drøftet. Instituttene skal være simulert inn i den nye modellen og konsekvensene av at fellestjenester organisatorisk flyttes ut til instituttene skal være drøftet. Føringer for den sentrale modellen er hensyntatt i arbeidet. Arbeidsgruppen skal legge frem status for prosessen til lederteam og interimsstyret. Arbeidsgruppen skal i løpet av juni ha definert prinsippene for modellen. Forslag til ny budsjettmodell skal være ferdig kvalitetssikret, og mot det mandat og de føringer arbeidsgruppen har fått. Det vil også i juni bli muligheter for enhetene og komme med innspill. Etter planen skal den sentrale budsjettfordelingsmodellen legges frem for universitetsstyret i juni. Arbeidsgruppen vil foreta de justeringer som synes nødvendig på bakgrunn av den nye sentrale modellen. Før fellesferien skal modellen være klargjort for siste simuleringer og justeringer. Arbeidsgruppen vil legge frem endelig forslag til ny budsjettfordelingsmodell i interimsstyret i august. Den nye fordelingsmodellen Arbeidsgruppen har kommet frem til følgende overordnede prinsipper for den nye fordelingsmodellen: 1. Fakultetleddet skal i størst mulig grad rendyrkes også budsjettmessig, jmf IH-07-09 organisasjonsplan. Dette innebærer at de fleste støttefunksjonene skilles ut fra fakultetsadministrasjonen og overføres til instituttene eller ny enhet 2. Felles infrastruktur blir en egen budsjettenhet der fellestjenestene i størst mulig grad samles 3. Medisinerutdanningen blir en egen enhet 4. Basisbevilgning er nøkkelfordelt i modellen med enheter(rundsum) à kr. 500 000. Nøkkeltallet representerer ikke antall stillinger, men fordeles slik at alle får tilstrekkelige midler innenfor rammen. Dette sikrer at basisbevilgningen blir et styringsverktøy. Dekanatet kan da flytte stillinger mellom institutt ved å endre på nøkkelverdi i basis. Dette vil støtte om en langsiktig faglig, strategisk og dynamisk utvikling. Utgangsposisjonen i det modellen settes i drift vil måtte ta høyde for en initiell nøkkelfordeling som kompenserer for eksperimentell virksomhet med mer. Det er viktig at budsjettfordelingsmodellen blir et ledelses og styringsverktøy som støtter opp om planarbeid/kvalitetssystem og fakultetets målbilde. Det er og viktig å huske på at budsjettfordelingsmodellen støttes av andre ledelses- og styringsinformasjonssystemer som aktivitetsregnskapet, økonomioppfølging, størrelse på støtteapparat med mer. I denne konteksten blir det viktig at budsjettfordelingsmodellen gir mulighet for faglig omfordeling og frihet innenfor rammen. 3
Gjennomgang av de enkelte enhetene i modellen: Gruppen presiserer at det fortsatt gjenstår kontroll av tallmaterialet og simuleringsverktøyet. Tallene er å anse som veiledende. Alle tall i Mnok. 1. Fakultetsadministrasjonen Fakultetsadministrasjonen foreslås sammensatt slik: Dekan, prodekaner, stab, seksjon for personal og økonomi(inkl sentrallager), seksjon for forskning, seksjon for formidling, og seksjon for undervisning (med unntak av studiekonsulenter medisin, sensur og utplassering). Kostnads og inntektsfordelingen er satt sammen av følgende komponenter: 1 - FAKULTETSADMINISTRASJONEN Personal/Drift 26 535 4 687 5,00 % Undervisningskomponent 5 841 8,02 % Resultatbasert Forskningskomponent Strategiske tiltak 5 000 Strategisk forskningskomponent 4 722 3,50 % Dekningsbidrag Eksternøk 16 285 Basisbevilgning 31 535 31 535 Forskningskomponenten er foreslått differensiert i større grad, f. eks 5% på publikasjoner, 15% på Ph. D. resultatmidler. Dette innebærer bl.a at en større andel av publiseringsmidlene føres direkte til instituttene (jfr. også punkt 11 i føringer fra IH13-09). Basiskomponenten er foreslått som et prosentvis avtak slik at fakultetsadministrasjonen sine aktiviteter må tilpasses tildelt budsjettramme for fakultetet som helhet. Dette må også ses opp mot punkt 10 i føringer til arbeidsgruppen, hvor finansiering av fakultetsadministrasjonen skal ha mindre andeler av flere inntektskomponenter, slik at finansieringen påvirkes av resultat av resultatkomponentene i finansieringsmodell og nivå på bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). 2. Infrastruktur-felles Felles infrastruktur er en ny enhet der fellestjenestene i størst mulig grad samles. Målet med enheten er å få en tydelig faglig enhetlig ledelse. Forskningsutvalget med prodekan forskning som leder vil være det forvaltende organ. Enheten vil bestå av REK, avdeling for komparativ medisin, EM avdeling, anatomisk avdeling, plattformer for proteomikk- bioimagingmikromatrise, IKT, kontor for internasjonal helse, biobank og medielab. I IH 07-09 ble det vedtatt å overføre fellesfunksjoner til instituttene med unntak av avdeling for komparativ medisin. Dette innebærer at den organisatoriske forankringen vil ligge på instituttene. Enheten Infrastruktur felles er planlagt som en enhet som samler og gjør det mulig for fakultetet å gjennomføre politiske og strategiske prosesser for fellestjenestene på tvers av instituttenhetene. Kostnads og inntektsfordelingen er satt sammen av følgende komponenter: 4
2- INFRASTRUKTUR REK 6 377 6 377 øremerket REK Komparativ med. 3 000 EM 1 800 FUGE 5 000 2 000 øremerket FUGE Anatomisk 1 600 IKT 6 800 Intnl Helse 1 000 Biobank 1 000 Medielab 1 000 Glassvask 390 Verksted 2 340 TICE 2000 2000 Øremerket TICE Marbio 500 500 Øremerket Marbio Overg.stip/utenlandsstip 1030 1030 Øremerket strat.forskningsbevilgning 21 930 Basisbevilgning 33 837 33 837 Arbeidsgruppen har brukt mye tid på å finne et godt prinsipp for hva som skal inngå i inntektssiden. Dette fordi den nye prismodellen gjør at tjenestene i større grad enn tidligere dekkes opp gjennom prosjektaktivitet på instituttene. I FS08-09 står det at de midler som frigjøres som resultat av ny prismodell skal tilbakeføres til instituttene. Det finnes flere måter å gjøre dette på: o Kostnadene dekkes i utgangspunktet av basis. Inneværende års frigjorte midler legges til neste års fordeling. Midlene går da gjennom fordelingsmodellen og ut i sin helhet til instituttene. Et slikt prinsipp vil være enkel å administrerere og vil være forutsigbar for alle institutt. Men det vil være vanskelig å si om fordelingen blir helt rettferdig i den forstand at forbruk av fellestjeneste skal reflektere tilbakeføring av midler. o Instituttene garanterer for kostnadene etter en fordelingsnøkkel. Forbruk av fellestjenestene reduserer instituttenes forpliktelser o De institutt som har det organisatoriske ansvaret for fellestjenesten får de frigjorte midlene til rådighet. Denne løsningen synes ikke rettferdig da målet er at den faktiske brukerens institutt får tilført sin andel av de frigjorte midlene. Arbeidsgruppen ønsker forslag og synspunkter fra enhetene på dette punkt 3. Medisinerutdanning - felles Denne enheten er også ny og vil bestå av sensur, utplassering, utvikling og studiekonsulenter for profesjonsstudiet i medisin. Programstyret er tenkt som forvaltningsorgan og vil være styringsgruppe for enheten. Kostnads og inntektsfordelingen er satt sammen av følgende komponenter: 3- FELLESMED Utplassering 8 852 11 545 26,551 % Utdanningskomponent Sensur 400 0 Basis Studiekons 1 927 2 134 Refusjon sykehus ØM Utvikling av studie/underv.former 2 500 13 679 13 679 5
I ovennevnte tabell er alle felleskostnader knyttet til profesjonsstudiet i medisin finansiert av 26,55% av sum studiepoengmidler fra studiet. Arbeidsgruppen foreslår at inntektssiden i sin helhet består av studiepoengmidler. 4. Instituttene. For å kunne gi et korrekt bilde av instituttøkonomien må de organisatoriske endringene med de økonomiske konsekvensene som følger av dette synliggjøres. Kostnads og inntektsfordelingen er satt sammen av følgende komponenter: Lønn Drift Undervisning Forskning Investering m.m D K restfordeling basis etter nøkkel restfordeling utdanningskomponenten restfordeling forskningskomponenten Sum?? Innspill Innspill til ny fordelingsmodell legges på sak 2009/3104. Frist settes til 01.06.09 6