Utsendelse av høringsbrev flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018

Transkript

1 Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref.: 2017/2189 Dato: Institutt og seksjoner ved Det helsevitenskapelige fakultet Universitetsdirektøren Tillitsvalgt Akademikerne ved Det helsevitenskapelige fakultet Tillitsvalgt NTL ved Det helsevitenskapelige fakultet Tillitsvalgt YS ved Det helsevitenskapelige fakultet Tillitsvalgt Forskerforbundet ved Det helsevitenskapelige fakultet Utsendelse av høringsbrev flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Vedlagt finner dere høringsbrev på flerårig budsjettmodell for Helsefak. Forslaget som sendes på høring er arbeidet frem av en bredt sammensatt arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen legger frem et enstemmig forslag til ny budsjettfordelingsmodell. Gruppen ønsker imidlertid tilbakemelding fra organisasjonen på alle elementer av modellen. Det bes om så konkrete tilbakemeldinger som mulig. Ut over forslaget til modell som er presentert i høringsbrevet med vedlegg, ønsker gruppen tilbakemelding på elementer det kan være aktuelt å utvide modellen med, ut over selve budsjettfordelingen, for å gjøre denne til et så godt verktøy som mulig. Frist for tilbakemelding på høringsbrevet settes til 28.april Høringsinnspill vil gjennomgås i forkant av endelig sak som legges frem for fakultetsstyret i juni-møtet. Vennlig hilsen Kjetil Kvalsvik fakultetsdirektør Saksbehandler: seniorrådgiver Kine Nilsen, seksjon for personal- og økonomitjenester Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Vedlegg 1 Høringsbrev flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak Vedlegg 1: Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak Vedlegg 2: Simulering nøkkel for fordeling av rammeendringer 4 Vedlegg 3: Nøkler for fordeling av studiepoeng- og kandidatmidler tverrfaglige studier 5 Vedlegg 4: Utvikling av strategisk avtak etter dagens modell 6 Vedlegg 5: Beregninger nøkkelfordeling vitenskapelig utstyr 7 Vedlegg 6: Simulert budsjettfordeling 2017 ny modell og endring fra vedtatt budsjettfordeling Vedlegg 7: Endringer i generell basis fra dagens modell til ny modell basert på budsjettfordeling Vedlegg 8: Konsekvenser av endring i avtak rekrutteringsstillinger 10 Vedlegg 9: Utvikling i produksjon og estimert produksjon 11 Vedlegg 10: Simulert budsjettfordeling Vedlegg 11: Simulering 5-årig budsjettfordelingsmodell Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref.: 2017/2189 Dato: Høringsbrev flerårig budsjettfordelingsmodell Helsefak Bakgrunn for arbeidet Fra 2017 ble en ny finansieringsmodell innført i UH-sektoren. UiT sin budsjettfordelingsmodell har blitt revidert som følge av den nye finansieringsmodellen. Grunnet tidshorisonten, besluttet fakultetsstyret ved Helsefak å gjennomføre budsjettfordelingen 2017 i henhold til nåværende modell, og implementere en revidert modell som harmonerer med endringer i KD og UiT sine modeller fra budsjettåret 2018, etter en prosess med å revidere intern modell på fakultetet. Endret finansieringsmodell og usikkerhet knyttet til framtidige rammevilkår stiller nye krav til fakultetets budsjettfordeling. Fakultet bør blant annet ta stilling til hvordan en eventuell omfordelende effekt av ny finansieringsmodellen skal håndteres, og hvordan store kutt i bevilgningen til fakultet skal fordeles internt på fakultetet. Etter en periode med fokus på å øke aktivitetsnivået, synes det nå nødvendig med en større grad av prioriteringer innenfor en ramme som oppleves som stadig trangere. Fakultetsledelsen ønsker å gi enhetene forutsigbare økonomiske rammevilkår, og samtidig sørge for at fakultetets framtidige budsjettfordelinger håndterer endringer i bevilgningen bedre enn i dag. Dette er bakgrunnen for at fakultetet nå foreslår en flerårig budsjettfordelingsmodell. 2. Mandat og arbeidsgruppe I FS 18/16 Budsjettfordeling 2017 og implementering av ny finansieringsmodell fra ba fakultetsstyret dekanen nedsette en arbeidsgruppe for å revidere fakultetets budsjettfordelingsmodell 2 etter de hovedprinsippene som legges til grunn for universitetets nye budsjettfordelingsmodell vedtatt av universitetsstyret. Fakultetsstyret ba også fakultetet implementere en revidert budsjettfordelingsmodell fra budsjettåret I revideringen av budsjettmodellen var det ønskelig å se på håndtering av endringer i bevilgningen. Dagens budsjettfordelingsmodell innarbeider rammekutt ved en nøkkelfordeling basert på enhetenes andel av generell basis. Dette fordi man da modellen ble vedtatt ønsket å skjerme resultatkomponentene undervisning og forskning. I år med store kutt slår dette svært uheldig ut, da 1 FS 18/16 Budsjettfordeling 2017 og implementering av ny finansieringsmodell fra 2018, ephorte ref. 2016/ FS 28/14 Revidert budsjettfordelingsmodell for Det helsevitenskapelige fakultet, ephorte ref. 2012/4408 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

4 enhetene med størst andel av generell basis bærer størst andel av kutt. Fakultetsledelsen ønsket at denne tilnærmingen til rammekutt skulle revurderes ved utarbeidelse av ny budsjettfordelingsmodell. Det kan være ønskelig at Helsefak sine framtidige budsjettfordelinger har en noe mer ekspansiv tilnærming gitt nivået på fakultetets total avsetninger. En arbeidsgruppe ble nedsatt og forankret i dekanatmøte og ledermøte på Helsefak. Arbeidsgruppen har bestått av følgende medlemmer: Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, leder av gruppen Instituttleder IMB, Terje Larsen Instituttleder IFA, Thrina Loennechen Kontorsjef IKM, Arvid Inge Paulsen Kontorsjef IHO, Vibeke Guddingsmo Kontorsjef ISM, Anne Fismen Økonomirådgiver IMB, Eirik Sødal Vole Økonomirådgiver IKM (og senere Persøk), Lena Liatun Økonomirådgiver Persøk Stein-Bjørnar Holmbukt, sekretær for gruppen Økonomirådgiver Persøk Kine Nilsen, sekretær for gruppen Av mandatet 3 fremkommer det at arbeidsgruppen skal ta høyde for følgende momenter: Bygge på komponentene i UiT sin budsjettfordelingsmodell Gi budsjettenhetene forutsigbare rammer Være et aktivt strategisk styringsverktøy for ledelsen Utnytte mulighetene som ligger i fakultetets samlede avsetninger Ta hensyn til flerårige inntektssimuleringer og langtidsplanlegging Vurdere håndteringen av rammekutt og nye permanente finansieringsbehov Vurdere retningslinjer for behandling av avsetninger i sammenheng med budsjettfordelingsmodellen Modellen bør kunne benyttes på flere nivå i organisasjonen Sekretariatet har i tillegg hatt dialog med UiO, NTNU og UiB, samt andre fakultet ved UiT, for å utveksle erfaringer. Det har særlig vært fokus på andre universiteters erfaring med flerårige modeller, da de 3 andre store universitetene har implementert dette. 3 Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 ligger som vedlegg 1 til saken. Det gjøres oppmerksom på noe endringer i tidsplan, da denne er tilpasset vedtak av ny budsjettfordelingsmodell på UiT. Saken tas høyde for å legges frem for endelig vedtak i Fakultetsstyret i juni-møtet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

5 3. Ytre rammer 3.1 Økonomiske rammevilkår Fakultetenes rammer har vært utsatt for rammekutt som følge av pålegg fra KD, så vel som interne prioriteringer på UiT de siste årene. Utsiktene fremover indikerer at dette vil vedvare. Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen i offentlig sektor, samt investeringer i nybygg innenfor universitetets egen ramme, er de to viktigste faktorene i rammekuttene de siste årene. Vi vet at de nye byggene på campus vil medføre omfattende drifts- og vedlikeholdskostnader, samtidig som man allerede har et betydelig vedlikeholdsetterslep. For å ta høyde for noe av vedlikeholdsetterslepet knyttet til bygg og IT/infrastruktur, er det vedtatt opprettet avsetninger til dette i universitetets nye budsjettfordelingsmodell. Deler av dette er innarbeidet i budsjettfordelingen 2017 og vil videreføres. Dette er imidlertid ikke tilstrekkelig for å dekke opp om økte driftskostnader ved nybygg. Det vil også settes av en sentral reserve for å redusere behovet for mindre justeringer i den årlige rammen til fakultetene. Dette må innarbeides fra 2018 da det ikke er tatt høyde for dette i budsjettfordelingen for I tillegg har Universitetsstyret vedtatt et økt strategisk handlingsrom sentralt på UiT. Dette ble trappet opp i 2017 og vil trappes ytterligere opp i Det er ventet at avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen vil videreføres i 2018, men ut over denne perioden er det usikkert. Samtidig ser man store kutt i UH sektoren i våre naboland Danmark og Finland. 3.2 Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell for sektoren Kunnskapsdepartementet implementerte ny finansieringsmodell i sektoren fra budsjettåret Ny modell fremgår av statsbudsjett og vil ikke presenteres i detalj i dette høringsbrevet. Endringer i systemet består i hovedsak av endringer i produksjonsindikatorene knyttet til utdanning og forskning, det vil si de resultatbaserte midlene. Disse endringene videreføres i UiT sin reviderte modell samt i fakultetets forslag til ny modell og kommenteres derfor i forbindelse med presentasjon av forslag til ny modell på Helsefak, under punkt 4. Basismidlene vil inneholde de samme elementene som tidligere, med midler til faglig profil og bredde i fagtilbudet, husleiemidler, midler til drift og vedlikehold av bygningsmasse, midler til særskilte oppgaver, øremerkede midler til rekrutteringsstillinger og finansiering av nye studieplasser blant annet. Basismidlene er imidlertid redusert i sektoren, da deler av disse midlene er flyttet til den resultatbaserte tildelingen i forbindelse med oppretting av den nye produksjonsindikatoren for BOA (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet). 4 Orientering om statsbudsjettet 2017 for universitet og høgskolar Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

6 3.3 Universitetets interne budsjettfordelingsmodell På bakgrunn av Kunnskapsdepartementets nye finansieringsmodell som ble implementert budsjettåret 2017, igangsatte UiT et arbeid med å revidere sin interne budsjettfordelingsmodell. En arbeidsgruppe jobbet frem et forslag til universitetsdirektøren, som fremmet sitt forslag for universitetsstyret 9.mars 2017 i S 13/17 Ny budsjettfordelingsmodell for UiT Norges arktiske universitet 5. Under fremkommer modellen som ble fremmet for universitetsstyret. Grunnbevilgning over Statsbudsjettet Basisbevilgning - Resultatbevilgning - Øremerkede midler Resultatkomponent Strategisk komponent Basiskomponent Åpen ramme Studiepoeng Lukket ramme Publisering Fond for strategisk utvikling Fond for rekrutteringstillinger Generell basis Spesiell basis Utdanning Kandidater Dr. grader NFR/RFF EU Forskning Avsetning til bygg og infrastruktur Reserven Utveksling Øvrig BOA Øvrig strategisk Budsjettramme for fagenhetene Budsjettramme for fellestjenester og fellesadministrasjon Figur 1: Universitetets interne budsjettfordelingsmodell I foreslått modell videreføres produksjonsindikatorene fra KD. Fra tidligere å ha et variert avtak på produksjonsindikatorene, vil man i ny modell videreføre 75% av nasjonale satser på samtlige indikatorer. Slik viderefører man intensjonene fra KD i forhold til vekting av indikatorene. Det er også 5 S 13/17 Ny budsjettfordelingsmodell for UiT Norges arktiske universitet, ephorte ref 2016/4542 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

7 foreslått betydelige endringer med tanke på at man setter av midler til bygg og infrastruktur, samt opparbeider en sentral reserve. Videre er det foreslått et fond for rekrutteringsstillinger og et fond for strategisk utvikling. I forslaget til universitetsstyret ble det foreslått at midler til utstyr og formidling, som tidligere har blitt tildelt som en strategisk øremerking, skulle inngå i fakultetenes generelle basis. Forslaget til ny modell ble godkjent med en endring. Universitetsstyret ønsker å beholde øremerkede midler til utstyr som en del av det strategiske fondet. Konsekvensene av dette vedtaket er at fakultetene ikke vil få tildelt en nøkkelfordelt ramme til vitenskapelig utstyr, men vil måtte søke om midler til dette formålet. Ytterligere detaljer knyttet til modellen fremkommer av universitetsstyresaken. 3.4 Universitetets økonomimodell Universitetets økonomimodell fremkommer av Retningslinje for felles økonomistruktur 6. Økonomimodellen består av dimensjoner og relasjoner, hvor dimensjoner er et konteringsbegrep mens relasjoner et rapporteringsbegrep. Relasjonen prosjekttype, forenklet kalt protype, sier noe om hvilke type tiltak man snakker om. Bevilgningsøkonomien omfatter aktivitet som er fullfinansiert med bevilgning fra departement. Alle tiltak i bevilgningsøkonomien knyttes til en av fem mulige protyper. Av disse er tre protyper knyttet til tildelingen fra KD over kap. 260, som er tildelingen som fordeles i KDs finansieringsmodell og universitetets budsjettfordelingsmodell. Protype 10: Det er ingen formelle rapporteringskrav eller forpliktelser knyttet disse tiltakene og de inngår som en del av ordinær drift. Det overføres ingen saldo fra et år til det neste på tiltaksnivå, kun overordnet på hele protypen samlet. Denne type tiltak viser ofte kun kostnadssiden ved aktiviteten. Protype 12: Dette er midler som øremerkes til bestemte formål, enten av enheten selv, fakultetet eller universitetsledelsen. Aktiviteten kan gjennomføres i en senere periode eller over lengre tidsperiode. Hvilke midler som skal øremerkes beror på enhetenes egne valg og prioriteringer. Saldo på disse tiltakene overføres til neste år så lenge formålet ikke er innfridd eller aktiviteten avsluttet. Det er vanligvis ikke knyttet spesielle rapporteringskrav til aktiviteten. Slike øremerkinger kan omdisponeres av tildelende enhet. Protype 13: Dette er midler fra Kunnskapsdepartementet som ved tildeling er øremerket spesifikke formål. Midlene kan ikke omdisponeres til andre formål av institusjonen. Det er knyttet rapporteringskrav til disse midlene, og regnskapssystemet skal identifisere bruken av tildelingen. Saldo overføres inntil aktiviteten er avsluttet, noe som betyr at inntekt må føres pr tiltak. Finansiering av stipendiater og postdoktorstillinger som inngår i den sentrale poolen skal alltid ha slik merking. Protype 14: Dette er midler tildelt fra KD i egne tildelingsbrev, og over andre kapittel enn kap.260. Midlene kan ikke omdisponeres av institusjonen, og det er ofte rapporteringskrav knyttet til tildelingen. Saldo overføres fra år til år, frem til aktiviteten avsluttes. 6 Retningslinje for felles økonomistruktur, ephorte ref. 2015/2880 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

8 Protype 15: Dette er midler tildelt fra andre departement enn KD og er å anse som øremerket. Midlene kan ikke omdisponeres av institusjonen, og det er ofte rapporteringskrav knyttet til tildelingen. Saldo overføres fra år til år, frem til aktiviteten avsluttes. 4. Forslag til flerårig budsjettfordelingsmodell på Helsefak 4.1 Overordnede prinsipper I Helsefak sitt arbeid med ny budsjettfordelingsmodell har vi fokusert på modellen til KD og UiT. Vi har også hentet inspirasjon fra UiO, NTNU og UiB. I tillegg har vi hatt fokus på mandatet for arbeidsgruppen. Flerårighet Grunnet stadig trangere rammer i sektoren, ser fakultetet et behov for å planlegge i et lengre tidsperspektiv. De årlige budsjettene bør ikke være selvstendige planer, men være koblet til universitetets, fakultetets og instituttenes strategi og ses i et langsiktig perspektiv. Trange rammer gir lite rom innenfor hvert enkelt budsjettår, mens en lengre tidshorisont åpner mer opp for strategiske prioriteringer. En flerårig modell som reflekterer enhetens langsiktige planer kan bidra til å gi budsjettenhetene mer forutsigbare rammer. Forslag til ny budsjettfordelingsmodell tar utgangspunkt i en planleggingsperiode på 6 år. Når modellen implementeres fra 2018, vil dette være år 1. Budsjettfordelingen for år 1 er basert på faktisk produksjon to år tilbake i tid. Rammene for år 2-5 vil være estimat. I tillegg vil modellen ta hensyn til år 0, for å ta høyde for avsetninger inneværende år. Dette betyr at dersom man forventer negative avsetninger i inneværende år (år 0), vil dette måtte hentes inn i løpet av de påfølgende 5 årene. Dersom man forventer positive avsetninger i inneværende år, kan man budsjettere med å benytte disse midlene i løpet av senere år. Forholdet mellom tildelte rammer og avsetninger I tidligere modeller har man fordelt resultatmidler på flere av resultatindikatorene basert på 3-årige snitt, for å unngå store svingninger i det enkelte budsjettår. Det har også vært krav om at budsjettenhetene skal budsjettere innenfor en samlet ramme av tildeling det enkelte år, andre inntekter og avsetninger. Nivået på de totale avsetningene ved fakultetet gir imidlertid mulighet til kortsiktig overbudsjettering på protype 10-avsetningene, men dette bør skje innenfor rammene til fakultetets vedtatte budsjettfordelingsmodell. I den nye modellen fremkommer budsjettenhetenes protype 10-ramme tydelig. En flerårig planleggingsramme åpner opp for at man kan budsjettere med kostnader som overstiger summen av protype 10-avsetninger og protype 10-inntekter det enkelte budsjettår, men at budsjettet skal gå i balanse innenfor en 6-års periode. Dette taler for at en snittberegning er overflødig i en flerårig modell og medfører at fordelingen av resultatmidler på Helsefak vil samsvare med tildelingen fra UiT. En slik tilnærming tilsier at instituttene selv bør forvalte egne avsetninger, også på protype 10. Fakultetets gjeldende retningslinjer, som sier at fakultetet kan omdisponere ubrukte driftsmidler merket protype 10 ved utgangen av et regnskapsår, bør derfor endres. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

9 Risiko Modellen baserer seg som kommentert på kjent produksjon, estimat på produksjon frem i tid, samt forventede basistildelinger. Det åpnes opp for å legge inn forventede tildelinger frem i tid, som tillater en ekspansiv tilnærming til budsjetteringen. Av samme grunn vil ikke forventede rammekutt legges inn i modellen før størrelsen på disse er kjent. Dette for å unngå å simulere enda trangere rammer enn hva som kan vise seg å være tilfellet. Enhetene vil imidlertid ved hver budsjettfordeling gjøres oppmerksom på usikkerhetsmomenter. Dette vil medføre at rammekutt ofte vil innarbeides i påfølgende budsjettår. Denne tilnærmingen vil innebære en viss risiko for fakultetet. Da overordnede rammekutt kan innarbeides på etterskudd på fakultetet, bør det åpnes opp for å avvike fra prinsippet om at budsjettet skal legges i balanse over en 6-års periode. Denne type rammekutt vil budsjetteres ut over rammen på budsjettenheten Fellesadministrasjonen, inntil rammekutt fordeles på fakultetets budsjettenheter. Fakultetet bør ta stilling til hvor mye fakultetet samlet sett kan overbudsjettere med i år 1 av modellen. Samtidig er det viktig at en eventuell overbudsjettering på Fellesadministrasjonen knyttet til forskuttering av inntekter, og ikke rammekutt, skal kompenseres for ved en tilsvarende underbudsjettering senere i perioden. Modellen I modellen til UiT vil fordeling av resultatmidler og basismidler til fakultetene fremkomme. Fordelingen knyttet til fond for rekrutteringsstillinger og fond for strategisk utvikling, vil presenteres i egne styresaker. I fakultetets flerårige budsjettfordelingsmodell, vil også tildelinger knyttet til fondene fremkomme, så langt det er kjent. Figuren under viser modellen slik den presenteres for hver enkelt enhet i simuleringene av innfasingsåret Her er 2017 år 1 i modellen. For budsjettfordelingen 2018, vil 2018 være år 1 og planleggingsrammer for presenteres. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

10 RAMMER Historikk Fordeling Planleggingsrammer Fakultetets strategiske midler Generell basis Spesielle tildelinger basis Sum basis protype Studiepoengproduksjon Kandidat Utveksling Avlagt doktorgrad Sum åpen ramme Vitenskapelig publisering EU NFR/RFF BOA Sum lukket ramme Sum protype Øremerkinger Helsefak / UiT Sum protype Rekrutteringsstillinger Øremerkinger KD Sum protype Sum fordeling Figur 2: Flerårig modell slik den vil presenteres for hver enkelt budsjettenhet Utvidet modell og budsjetteringsverktøy Det er ønskelig å utvide modellen over. Arbeidsgruppen jobber med budsjetteringsverktøy som skal ivareta et flerårig perspektiv. Disse verktøyene er ikke ferdig utviklet på dette tidspunktet, men vil ikke påvirke prinsippene i budsjettfordelingsmodellen og kan således legges frem på et senere tidspunkt. Når dette verktøyet er på plass ønsker man å knytte det til fakultetets flerårige budsjettfordelingsmodell, slik at denne gir et helhetlig bilde ikke bare over tildelingen av midler fra UiT, men også øvrige budsjetterte inntekter og budsjetterte kostnader, samt en budsjettert utvikling av avsetningene på hver enkelt budsjettenhet. Arbeidsgruppen ønsker tilbakemeldinger på hvilken informasjon de forskjellige nivåene i organisasjonen ønsker synliggjort, for at modellen skal fungere som et best mulig strategisk verktøy. Det gjøres oppmerksom på at de årlige tildelingene prisjusteres basert på et estimat på forventet lønnsog prisvekst. Dette vil også tas høyde for i budsjettverktøyene. De årlige tildelingene er av den grunn ikke direkte sammenlignbare, da variasjoner vil være en følge av både estimat på prisvekst og aktivitetsendring. I universitetets flerårige budsjettmaler for bevilgnings- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) legges det i dag inn en årlig lønnsvekst. Det synes derfor hensiktsmessig at dette videreføres i våre budsjettmaler for bevilgningsfinansiert aktivitet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8

11 Budsjettenheter I tidligere års budsjettfordelinger har instituttene vært benevnt egne budsjettenheter. I tillegg har Faglig Felles, Fellesmedisin og Fakultetsadministrasjonen vært budsjettenheter. I Fakultetsadministrasjonen inngår fakultetets fire seksjoner. Fra budsjettfordelingen 2017 kom også HelPed inn som egen budsjettenhet. Det er gjort et arbeid knyttet til organiseringen av profesjonsstudiet medisin og dette er nå tydeligere skilt ut fra Seksjon for utdanningstjenester. Enheten benevnes nå Enhet for Legeutdanning (ELU). ELU vil videreføres som selvstendig budsjettenhet grunnet sin finansiering basert på studiepoengmidler medisin. Faglig Felles ble opprettet som enhet for å synliggjøre fakultetets fellestjenester. Flere av oppgavene er imidlertid organisatorisk flyttet til andre seksjoner og alle seksjonene har i hovedsak aktiviteter som kan betegnes som fellestjenester. Det er derfor ønskelig at aktivitetene knyttet til Faglig Felles, skal videreføres på Seksjon for forskningstjenester. Den nye enheten som inkluderer tidligere fakultetsadministrasjonen, fakultetets fire seksjoner og tidligere Faglig Felles vil gå under betegnelsen Fellesadministrasjonen. I budsjettfordelingen synes det hensiktsmessig at HelPed også ses i sammenheng med Fellesadministrasjonen. Dette fordi finansieringsbehovet vil variere noe fra år til år i en oppbyggingsfase. Det kan da synes hensiktsmessig at rammen balanseres mot en større enhet. Enheten vil på alle andre måter videreføres som i dag, som et selvstendig Senter. Dette er ikke innarbeidet i vedlagte simuleringer, da arbeidsgruppen ønsker tilbakemelding på dette. 4.2 Modellens komponenter Budsjettfordelingsmodellen består av årlige inntektsfordelinger av bevilgning fra KD (kapittel 260, post 50) og UiT til Helsefak. Inntektsfordelingen deles inn i komponenter knyttet til protypene Protypene 14 og 15 inngår som en del av bevilgningsøkonomien, men holdes utenfor inntektsfordelingen da midler tildeles i egne tildelingsbrev fra KD (protype 14) eller fra andre departement (protype 15). Den årlige budsjettfordelingen fremkommer av figuren under. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 9

12 Inntektsfordeling bevilgning Helsefak Protype 10 Protype 12 Protype 13 Basis Åpen Ramme Lukket ramme Øremerkede midler Helsefak/UiT Øremerkede midler KD Rekrutteringsstillinger Generell basis Studiepoeng Vitenskapelig publisering Spesielle tildelinger basis Kandidat EU Strategiske midler Utveksling NFR/RFF Doktorgrad BOA Figur 3: Årlig inntektsfordeling Helsefak i ny modell Til sammenligning vil UiT i sin nye modell fordele inntekter ned til fakultetene, med unntak av rekrutteringsstillinger og universitetets strategiske midler. Disse midlene vil fordeles i egne styresaker. Helsefak legger derfor opp til en modell som avviker noe fra den sentrale på dette punktet, men fakultetets interne modell bidrar til å synliggjøre den totale bevilgningsrammen til instituttene. Unntaket er fakultetets strategiske midler. Disse budsjetteres på Fellesadministrasjonen og fordeles i løpet av året i tråd med vedtatte tiltak. I fortsettelsen presenteres komponentene i modellen nærmere. En oppsummering av endringer fra dagens modell fremkommer samlet under punkt Komponenter protype 10 Modellen fordeler ut midler knyttet til komponenten basis, åpen og lukket ramme som en del av enhetenes protype 10 ramme. I dette ligger det at midlene ikke er øremerket spesifikk aktivitet, annet enn å ivareta vårt samfunnsoppdrag Basis Komponenten basis består av fakultetets strategiske midler, generell basis og spesielle tildelinger i basis. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 10

13 Fakultetets strategiske midler Ved innføring av dagens budsjettfordelingsmodell på Helsefak ble det i FS 28/14 vedtatt at fakultetsledelsen skulle disponere en pott til strategiske formål, tilsvarende 3,5% av fakultetets ramme. Det ble vedtatt en gradvis økning av denne potten, basert på flere forskjellige avtak, komponenter og enkeltvedtak. Arbeidsgruppen ønsker en forenkling som gjør modellen mer transparent, samtidig som man viderefører størrelsen på de strategiske midlene og uten store økonomiske konsekvenser for instituttene. Arbeidsgruppen foreslår derfor å gå over til en modell hvor den strategiske potten tas som 3,5% av den totale rammen til Helsefak i hvert enkelt budsjettår, fremfor en samling av komponenter som til sammen utgjør ca. 3,5% av rammen. Generell basis Generell basis består av en historisk grunnfinansiering av fakultet og institutt. Generell basis vil prisjusteres årlig, samt at permanente konsekvensjusteringer korrigeres inn. Finansiering av ny aktivitet tildelt fra departement eller UiT videreføres i hovedsak uavkortet til institutt. Unntaket er basismidler til nye studieplasser, hvor Fellesadministrasjonen har et avtak på 5%. Dette avtaket tas også i dagens modell, men inngår da som en del av fakultetets strategiske midler. Enkelte rammeendringer i generell basis fordeles på enhetene etter gitte nøkler. Dette er tilfellet for avbyråkratiseringskuttet, som fordeles på enhetene ut fra antall administrative årsverk finansiert over rammen fra KD. Fellesordningen for IT/print fordeles på enhetene etter antall ansatte i mer enn 20% stilling. Her videreføres dagens nøkler. Øvrige rammeendringer hvor det ikke ligger føringer for spesifikke nøkkelfordelinger vil fordeles ut fra en nøkkel basert på andel av fakultetets protype 10 ramme. Arbeidsgruppen ønsker å holde øremerkede midler protype utenfor, da disse er øremerket gitt aktivitet og i utgangspunktet ikke kan omdisponeres. Fakultetet har i tidligere modell fordelt rammeendringer ut fra enhetenes andel av fakultetets generelle basis. Dette medførte skjevheter da enkelte institutt har en langt høyere basisfinansiering enn andre. Simulering av effekten av dette fremkommer av vedlegg 2. Spesielle tildelinger basis Spesielle tildelinger basis videreføres som komponent. Dette for å skille ut midlertidige tildelinger i basis fra permanente tildelinger, som tildeles over generell basis. Tidligere har eksempelvis driftsmidler til dekanat vært klassifisert som spesielle tildelinger basis. Disse vil i ny modell klassifiseres som øremerkede midler fra Helsefak, da dette er midler som ikke kan disponeres fritt, men skal benyttes til å ivareta dekanatets forskning i tiden de virker som dekan/prodekan/faglig rådgiver Felles prinsipper for åpen og lukket ramme Indikatorene i åpen og lukket ramme følger av Kunnskapsdepartementets og Universitetets modell. Kunnskapsdepartementet fastsetter nasjonale satser for indikatorene, som prisjusteres årlig. I S 13/17 ble universitetets nye budsjettfordelingsmodell som implementeres fra budsjettåret 2018, vedtatt. Av Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 11

14 denne fremkommer at universitetet viderefører 75% av nasjonal sats til fakultetene i sin årlige budsjettfordeling. Det er innført en lik insentivstyrke på samtlige produksjonsindikatorer i åpen og lukket ramme for å videreføre intensjonene i modellen fra Kunnskapsdepartementet. Av samme grunn ønsker Helsefak å videreføre lik insentivstyrke på samtlige produksjonsindikatorer i sin interne modell. Det er rimelig at Fellesadministrasjonens tildeling svinger med produksjonen på fakultetet, og det tas derfor et avtak på 5% på produksjonsindikatorene i fakultetets interne modell. Det vil si at instituttene mottar 70% av nasjonal sats på produksjonsindikatorene. KD åpner opp for at man i universitetenes interne budsjettfordelingsmodeller kan opprette egne indikatorer for å gi incentiv på andre områder knyttet til enhetens strategi. Utfordringen er at nye indikatorer kan ha uønskede effekter på allerede opprettede indikatorer. Arbeidsgruppen på Helsefak mener indikatorene som fremkommer av nasjonal modell er dekkende og at strategimidler kan brukes som incentivmidler ved behov. Uttelling på indikatorene i åpen ramme baserer seg i år 1 i budsjettfordelingsmodellen på produksjon 2 år tilbake i tid. Det vil si at for budsjettfordelingen 2018, er uttellingen på disse indikatorene beregnet ut fra produksjon i For år 2-5 i den flerårige budsjettfordelingsmodellen er produksjonen basert på estimat av fremtidig inntekt. Som det fremkommer av punkt 4 har Helsefak i tidligere modeller fordelt resultatmidler på flere av resultatindikatorene basert på 3-årige snitt, for å unngå store svingninger i det enkelte budsjettår. Med en flerårig planleggingsramme vil det ikke være nødvendig og man går derfor bort fra snittberegningene Åpen ramme Studiepoeng Uttelling på studiepoengproduksjon baserer seg på antall studiepoeng registrert i DBH på enheten hvor emnet hører til. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for studiepoengproduksjon og estimert produksjon er beregnet ut fra en nøkkel basert på antall registrerte studenter og forventet studiepoengproduksjon per student på studiet. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Fordeling av midler tilknyttet tverrfaglige studier/emner reguleres av særskilte avtaler for det enkelte studie/emne. Dette inkluderer profesjonsstudiet medisin, odontologi, ernæring og Hel-Fel. Nøklene for fordeling fremkommer av vedlegg 3 og kommenteres nærmere under forutsetninger for simuleringene. Kandidat Uttelling på kandidatproduksjon baserer seg på tall fra DBH. Kandidater deles inn i kategorier som gir enkel uttelling og dobbel uttelling. Bachelor- og masterkandidater, samt enkelte videreutdanninger gir enkel uttelling. Integrerte studier og profesjonsstudier over 5 eller 6 år, gir dobbel uttelling. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 12

15 I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for kandidatproduksjon og estimert produksjon er beregnet ut fra en nøkkel basert på opptak og uteksaminerte kandidater tidligere år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Fordeling av midler tilknyttet tverrfaglige studier reguleres av særskilte avtaler for det enkelte studie. Dette inkluderer profesjonsstudiet medisin, odontologi og ernæring. Kandidatproduksjonen for profesjonsstudiet medisin fordeles etter samme nøkkel som studiepoengproduksjonen. For ernæring er det naturlig at samme nøkkel benyttes som for studiepoengproduksjonen. For odontologi er det i hovedsak IMB og IKO som stiller med undervisningsressurser. Fordelingen av kandidater fordeles derfor med 40% til IMB og 60% IKO. Dette speiler fordelingen av 2+3 år, samt at studiepoengproduksjonen år 1 og 2 i 2015 utgjorde 40% av den totale uttellingen på studiepoengproduksjon. Utveksling Uttelling på studentutveksling baserer seg på tall fra DBH. Det gis en høy sats for utreisende studenter på Erasmus + program. Øvrige inn- og utreisende studenter belønnes med en noe lavere sats. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for utveksling og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Avlagt doktorgrad Uttelling på avlagt doktorgrad baserer seg på tall fra DBH. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for avlagt doktorgrad og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. I fakultetets nåværende modell tok man et ekstra avtak på 18% på forskerlinjestudentene, for å bidra til å dekke faste kostnader knyttet til studiet. I ny modell foreslås det at man går bort fra dette ekstra avtaket og at aktiviteten dekkes innenfor rammen til Fellesadministrasjonen Lukket ramme Vitenskapelig publisering Uttelling på vitenskapelig publisering baserer seg på tall fra DBH. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for vitenskapelig publisering og estimert produksjon vil på sikt beregnes som et gjennomsnitt av siste tre år. Da beregningen av denne indikatoren er endret fra KD i 2017, foreligger det ikke relevant tallmateriale fra før Per nå er derfor estimert produksjon basert på faktisk produksjon i Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 13

16 EU Uttelling på EU baserer seg på inntekter som fremkommer i Agresso. Inntektskonti som benyttes i grunnlaget baserer seg på konti Kunnskapsdepartementet gir universitetet uttelling for. Her er det foretatt justeringer i nasjonal modell fra I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for EU og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. NFR/RFF Uttelling på NFR/RFF baserer seg på inntekter som fremkommer i Agresso. Inntektskonti som benyttes i grunnlaget baserer seg på konti Kunnskapsdepartementet gir universitetet uttelling for. I forbindelse med fusjonen med HiN og HiH er noen av de historiske produksjonstallene på IHO korrigert manuelt. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for NFR/RFF og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap. BOA Uttelling på BOA (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet) baserer seg på inntekter som fremkommer i Agresso. Inntektskonti som benyttes i grunnlaget baserer seg på konti Kunnskapsdepartementet gir universitetet uttelling for. Denne komponenten er ny i departementets modell, men har eksistert i universitetets interne modell, da med en langt lavere sats for uttelling. I de flerårige inntektssimuleringene prisjusteres nasjonal sats for BOA og estimert produksjon er beregnet som et gjennomsnitt av siste tre år. Instituttene står fritt til å justere forventet produksjon ut fra egen kunnskap Komponenter protype 12 Øremerkinger Helsefak / UiT Øremerkede midler internt på universitetet skal iht universitetets økonomimodell øremerkes som protype 12 og disponeres i henhold til angitt formål. Disse midlene skilles derfor særskilt ut i fakultetets budsjettfordelingsmodell. Dette kan være strategiske tildelinger fra UiT eller øremerkinger på fakultetet til eksempelvis kjernefasiliteter eller driftsmidler til dekanat Komponenter protype 13 Rekrutteringsstillinger Universitetets budsjettfordelingsmodell har fastsatt satser for lønn og driftsmidler til stipendiat- og postdoktor-stillinger på UiT. Tidligere har Helsefak videreført 95% av disse satsene til instituttene. I Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 14

17 ny modell vil Helsefak videreføre satsene 100% til instituttene, da dette er stillinger som er underfinansiert i dag. Denne endringen medfører et inntektsbortfall på fakultetsleddet som må kompenseres for i innfasingen av ny modell. På det nåværende tidspunkt fremkommer kun allerede tildelte rekrutteringsstillinger i oversikten. Man vil derfor se en dalende utvikling på samtlige budsjettenheter, ettersom finansieringsperiodene på hjemlene utgår. Dette er imidlertid ikke representativt og kan utbedres i det videre arbeidet med modellen. Dette har imidlertid lite konsekvenser for enhetene, da man ikke vil gå til tilsetting av stipendiater uten en tildeling. Det er imidlertid viktig å se på utviklingen knyttet til indikatoren avlagte doktorgrader. Øremerkinger KD Øremerkede midler fra kunnskapsdepartementet skal iht universitetets økonomimodell øremerkes som protype 13 og disponeres i henhold til angitt formål. Disse midlene skilles derfor særskilt ut i fakultetets budsjettfordelingsmodell. 4.3 Oppsummering endringer fra dagens modell Forslag til ny budsjettfordelingsmodell viser en modell som er betydelig endret fra dagens modell, da særlig med tanke på en flerårig tilnærming og komponenter delt inn etter protyper. Det enkelte års budsjettfordeling er imidlertid endret i mindre grad. I fortsettelsen oppsummeres endringer av prinsipiell art og ikke endring i oppsett. Avtaksstruktur Avtaket i dagens modell blir beregnet som en prosentvis sats av tildeling fra UiT. I ny modell foreslås det at avtaket tas i prosent av nasjonal sats, for bedre transparens. Det betyr imidlertid at 5% avtak i ny modell utgjør et høyere kronebeløp enn 5% avtak i gammel modell. Hvordan dette skal håndteres i innfasingen av ny modell kommenteres under punkt 4.4. Tabellen under viser endringen i avtak til fakultetsnivået fra fakultetets nåværende modell til foreslått ny modell. Under avtak dagens modell, fremkommer avtak som prosentvis sats av tildeling fra UiT. I parentes fremkommer avtak som prosent av nasjonal sats. Denne er sammenlignbar med avtaket i ny modell. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 15

18 Indikator Ramme Avtak dagens modell Avtak strategi dagens modell Avtak ny modell Studiepoeng Åpen 5% (3,75%) 5% Kandidat Åpen 5% Utveksling Åpen 0% 20% 5% Avlagt doktorgrad Åpen 15% (14,25%) 2% 5% EU Lukket 15% (7,5%) 5% NFR/RFF Lukket 15% (15%) 5% BOA Lukket 15% (15%) 5% Vitenskapelige publikasjoner Lukket 5% (3,75%) 5% Tabell 1: Avtak ny og dagens budsjettfordelingsmodell Helsefak I tillegg til avtakene som fremkommer i tabellen ble det i gammel modell tatt et ekstra 18% avtak på forskerlinjestudentene knyttet til komponenten avlagt doktorgrad. Dette ønsker man å gå bort fra i ny modell, for å forenkle avtaksstrukturen. Av samme grunn ønsker man å forenkle avtak til strategiske midler. Snitt I dagens modell beregnes uttelling på samtlige resultatindikatorer, med unntak av studiepoengproduksjon og utveksling, basert på et snitt av produksjon 2-4 år tilbake i tid. Dette for å forhindre store svingninger i rammen fra år til år. Ved innføring av en flerårig modell, vil det ikke være behov for dette lengre. Strategiske midler Som det fremkommer av punkt har fakultetsstyret ved Helsefak vedtatt en strategisk pott på 3,5% av fakultetets ramme. Det var ønsket at oppbyggingen av den strategiske potten ble finansiert med avtak på konkrete komponenter fremfor et flatt kutt på enhetene. Figuren under synliggjør sammensetningen av strategisk avtak på Helsefak i budsjettfordelingen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 16

19 Figur 4: Strategisk avtak Helsefak 2017 Simuleringer tilsier at fakultet trolig vil oppnå et avtak på ca. 3,5% i og arbeidsgruppen ønsker å forenkle modellen ved å gå over til en modell hvor den strategiske potten tas som 3,5% av den totale rammen til Helsefak i hvert enkelt budsjettår. Et av avtakene til strategiske midler i dagens modell er et avtak på 5% av basisfinansieringen til nye studieplasser. Dette avtaket vil i ny modell tilfalle Fellesadministrasjonen da det er ønskelig at fakultetets rammer skal øke ved utvidelse av aktivitetene/porteføljen på fakultetet. Dette fører i innfasingsåret til høyere rammer til Fellesadministrasjonen. Dette kommenteres nærmere under punkt 4.4. Rammeendringer I fakultetets nåværende modell fordeles rammeendringer etter en nøkkel basert på enhetenes andel av generell basis. Dette slår uheldig ut for enhetene med størst andel av generell basis. Fakultetet mener at forskjellen i generell basis er en konsekvens av at vi er et breddeuniversitet og av finansieringen til enkelte institutt. Det anses derfor som naturlig at instituttene har forskjellig grad av finansiering i generell basis. Arbeidsgruppen har simulert konsekvensene av en nøkkel basert på enhetenes andel av den totale rammen til fakultetet, samt enhetenes andel av protype-10 rammen og sammenlignet dette med andel av generell basis. Prinsipielt sett synes arbeidsgruppen det er mer rettferdig at man benytter en nøkkel basert på andel av protype-10 ramme. Rekrutteringsstillinger I dagens modell tas det et avtak til Fellesadministrasjonen på 5% av tildelt sats fra UiT, mens 95% tilfaller instituttene. Det er en kjent problemstilling at kostnadene knyttet til stipendiater og 7 Simuleringer ligger som vedlegg 4 til saken Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 17

20 postdoktorer overstiger tildelt beløp. For å bøte på dette, foreslår arbeidsgruppen at man går bort fra avtak på rekrutteringsstillinger og at tildelingen fra UiT videreføres i sin helhet til institutt. For Fellesadministrasjonen sin del betyr det bortfall av en betydelig inntekt, som må håndteres ved innfasingen av ny modell. Behandling av avsetninger Fakultetet har i dag retningslinjer som sier at fakultetet kan omdisponere ubrukte driftsmidler merket protype 10 ved utgangen av et regnskapsår. Dette er de gjeldende prinsippene, men det har ikke vært praktisert på flere år. Ved innføringen av en flerårig modell åpner man samtidig opp for at budsjettenhetene kan overbudsjettere i ett enkelt budsjettår, basert på estimerte framtidige inntekter. Man forskutterer med andre ord fremtidige inntekter. På samme måte vil man i enkelte år budsjettere med lavere kostnader enn inntekter, for at budsjettet skal balanseres innenfor en 6-års periode. I en slik modell blir det viktig at instituttene selv kan forvalte egne avsetninger, også protype Forslag til innfasing av ny modell Innfasing i simulert 2017 fordeling I simuleringene av ny modell har man tatt utgangspunkt i 2017 som år 1. Dette for å kunne sammenligne effektene av ny modell med en vedtatt budsjettfordeling. Simuleringene av budsjettfordeling 2017 på ny modell vil aldri ha budsjettmessig eller regnskapsmessig effekt, men vil danne utgangspunktet for budsjettfordeling Omfordelende effekt Implementering av ny finansieringsmodell fra KD og simulering av ny budsjettfordelingsmodell på UiT viser begge en viss omfordelende effekt, hvor enheter med høy produksjon kommer særlig godt ut. Dette skyldes i all hovedsak produksjonsindikatorene. I simuleringene av ny modell på Helsefak ser man også noe omfordeling mellom enhetene i innfasingen av modellen. Dette anses som en ønsket konsekvens fra KD. Endringene i avtaksstrukturen i dagens modell medfører imidlertid at Fellesadministrasjonen får noe høyere rammer enn i nåværende modell. Dette er en ikke ønsket effekt av en forenkling av dagens modell. Det foreslås derfor at man reduserer basistildelingen til Fellesadministrasjonen ved innfasing av ny modell, tilsvarende økning i åpen og lukket ramme i simulert budsjettfordeling Midlene deles ut til instituttene etter en nøkkel basert på enhetenes andel av samlet protype-10 ramme. Rekrutteringsstillinger Som det fremkommer av punkt 4.2 vil endringen av håndteringen av rekrutteringsstillinger, medføre et betydelig inntektsbortfall for Fellesadministrasjonen, som også har store kostnader knyttet til forvaltningen av området. Dette kompenseres for ved at enhetene får et samlet kutt i basis tilsvarende inntektsbortfallet på Fellesadministrasjonen i år Kuttet fordeles etter andel av protype-10 ramme. Korrigeringen gjøres kun ved innfasingen av modellen og ikke årlig. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 18

21 Fellesordning IT/Print Fra 2017 ble fellesordningen for IT/Print implementert på UiT 8. Denne beslutningen kom for kort tid tilbake og er således ikke implementert i budsjettfordelingen Enhetene blir imidlertid belastet for dette i regnskapet i 2017, og i så måte er konsekvensene allerede tatt ned på instituttnivå. Av den grunn innarbeides dette kuttet i simuleringene av ny ramme for Dette medfører endring fra vedtatt tildeling 2017, men ikke endringer fra faktiske rammer i Vitenskapelig utstyr I vedtatt budsjettfordelingsmodell for UiT, kom det frem at universitetsstyret ønsker å beholde øremerkede midler til vitenskapelig utstyr som en del av det strategiske fondet. Konsekvensene av dette vedtaket er at fakultetene ikke vil få tildelt en nøkkelfordelt ramme til vitenskapelig utstyr, men vil måtte søke om midler til dette formålet. På Helsefak fikk instituttene tildelt midler til vitenskapelig utstyr i Dette ble tildelt gjennom justerte rammer i selve budsjettfordelingen samt andre disponible midler på fakultetet, deriblant midler til årsplanstiltak og vitenskapelig utstyr. Det finnes imidlertid ingen samlet oversikt over hvor mye midler til vitenskapelig utstyr som ble tildelt det enkelte institutt. Tildelingene er siden videreført i instituttenes generelle basis. Grunnet det nye vedtaket i universitetsstyret anser arbeidsgruppen det hensiktsmessig å skille midlene til vitenskapelig utstyr ut fra generell basis og synliggjøre disse som øremerkede midler. Dette for å best kunne tilpasse seg justerte rammer i tildelingen fra UiT. Grunnet en sammensatt utdeling i 2010, har vi ingen måte å identifisere hvor mye utstyrsmidler som er tildelt de forskjellige enhetene. I simuleringen for budsjettfordeling 2017 vil derfor utstyrsmidler fremkomme som en reduksjon i generell basis og en økning i øremerkede midler. Endringene knyttet til vitenskapelig utstyr gjøres etter samme nøkkel som UiT har benyttet for å tildele utstyrsmidler til fakultetet i Nøkkelen beregnes ut fra antall vitenskapelig ansatte og en vekting av enhetene ut fra om disse er å anse som eksperimentelle, lettere eksperimentelle eller ikke eksperimentelle. IMB, IKM, IFA og IKO anses som eksperimentelle. ISM, IPS og RKBU anses som lettere eksperimentelle. IHO og Fellesadministrasjonen anses som ikke eksperimentelle. Beregningene fremkommer av vedlegg 5. Det presiseres at både flytting av midler fra generell basis til øremerkede midler, samt nøkkelen som er brukt, kun benyttes ved innfasing av denne endringen i modellen. Ny budsjettfordelingsmodell ny ramme Ny budsjettfordelingsmodell for UiT ble vedtatt av universitetsstyret i mars. Når denne rammen sammenlignes med simulert budsjettfordeling Helsefak basert på ny modell, er tildelingen fra UiT noe lavere enn rammen som fordeles på Helsefak. Det skyldes først og fremst at vi i vedtatt budsjettfordeling 2017 på Helsefak ikke har innarbeidet rammekutt fra nivå 1. Reduksjonen ved innfasingen legges som et rammekutt på samtlige enheter etter andel av protype-10 ramme. 8 Budsjett- og regnskapsmessige konsekvenser av fellesordning for IT-utstyr og utskrift/kopi for ansatte Helsefak, ephorte ref. 2016/5754 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 19

22 Avbyråkratiseringskuttet I vedtatt budsjettfordeling 2017 ble avbyråkratiseringskuttet for 2016 implementert. Vi velger derfor å opprettholde prinsippet om å implementere kutt når størrelsen er avklart og vil derfor ikke implementere avbyråkratiseringskuttet for 2017 før i budsjettfordelingen Et forventet avbyråkratiseringskutt i 2018 vil ikke fremkomme før statsbudsjettet for 2018 foreligger og vil således ikke innarbeides i fakultetets budsjettfordeling før i Dette problematiseres under punkt Innfasing fra budsjettfordeling 2018 Under punkt fremkommer momenter som innarbeides i simulert budsjettfordeling 2017 og som vil påvirke grunnlaget for budsjettfordeling I tillegg er det enkelte endringer i budsjettfordelingen 2018 som man må vurdere med tanke på innfasing av modellen. Bortfall inntekt forskerlinje I dagens modell har vi et 18% avtak på avlagt doktorgrad på forskerlinjestudentene, som skal bidra til å finansiere forskerlinje medisin. Dette foreslår nå arbeidsgruppen å gå bort fra, for å forenkle budsjettfordelingsmodellen. Det er imidlertid viktig av finansieringen av aktiviteten opprettholdes via basis. I 2017 utgjorde dette avtaket kr. Finansiering HelPed HelPed ble i oppstarten finansiert over strategiske midler på fakultetet. Da Senteret ble vedtatt finansiert permanent, ble det besluttet å fase finansieringen inn i basis over tid. I 2016 ble 1/3 av kostnadene dekket av omfordelte midler i basis (kutt til alle fakultetets enheter for å finansiere opp Senteret), 1/3 av strategiske midler og 1/3 av fakultetsadministrasjonen. Fra 2017 ble bidraget av strategiske midler erstattet med omfordelte midler i basis, mens 1/3 fortsatt var finansiert av fakultetsadministrasjonen. Fra 2018 skal andelen finansiert av fakultetsadministrasjonen også erstattes med omfordelte midler i basis. Fellesadministrasjonen skal derfor ha en økning i generell basis på 1,4 millioner knyttet til denne endringen. Avsluttet tildeling studieplan medisin I forbindelse med budsjettfordelingen 2012 skulle enheten Fellesmedisin (nå Enhet for legeutdanning) få en økt basisramme i inntil 6 år for å kompensere for økte lønnskostnader knyttet til implementeringen av ny studieplan medisin. Midler ble omfordelt fra fakultetsadministrasjonen. Fra 2018 vil midlene, 1,6 mill. kr tilbakeføres fra ELU til Fellesadministrasjonen. De tre punktene over påvirker budsjettrammen til Fellesadministrasjonen i budsjettfordelingen Bortfall av inntekt forskerlinje medfører en reduksjon i rammen til Fellesadministrasjonen. Finansiering HelPed medfører at Fellesadministrasjonen skulle hatt en økt ramme, på bekostning av alle fakultetets budsjettenheter. Avsluttet tildeling studieplan medisin medfører en økning i rammen og kompenserer dermed for de to foregående punktene, uten at man behøver å foreta ytterligere justeringer i øvrige enheters ramme for å kompensere for disse endringene. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 20

23 Økt produksjon forskerlinje medisin Studiepoengproduksjonen knyttet til forskerlinje medisin bidrar til å dekke kostnadene knyttet til studiet. Produksjonen har imidlertid økt betydelig fra 2015 til 2016, noe som vil gi en økt uttelling til Fellesadministrasjonen i Det bør vurderes om denne økte produksjonen er forventet å være permanent. I så tilfelle vil det være på sin plass å vurdere om inntektene overstiger kostnadene knyttet til studiet og om noe av midlene skal rutes tilbake til instituttene hvor forskerlinjestudentene hører hjemme, som incentivmidler. 4.5 Simuleringer Forutsetninger for simuleringene For simuleringens skyld er det tatt noen valg i forhold til budsjettfordelingen, som må besluttes utenfor arbeidsgruppen. Dette gjelder i fordelingen av studiepoengmidler og kandidatproduksjon. Profesjonsstudiet i medisin For simulering av midler tilknyttet profesjonsstudiet medisin, har man tatt utgangspunktet i fordelingen mellom Enhet for legeutdanning (ELU), IMB, ISM og IKM som vedtatt i budsjettfordelingen for Da det i simuleringen av budsjettfordeling 2018 fremkommer en reduksjon i rammen til ELU, kan det tenkes at denne forutsetningen ikke holder. Man har også gjennomgått et stort arbeid hvor ELU er en del av resultatet. En eventuell annen fordeling av midler mellom disse enhetene vil måtte besluttes av Programstyret medisin og vil innarbeides i budsjettfordelingen når dette foreligger. Master i odontologi I dagens budsjettfordelingsmodell fordeles studiepoengmidler ODO etter en nøkkel som er beregnet ut fra den informasjonen som foreligger knyttet til oppretting av studiet. Her fordeles studiepoengproduksjonen for 1. år på IMB, ISM, IKM ut fra andel av basis tildelt enhetene knyttet til oppbygging av studiet i perioden Produksjonen for år 2 tilfaller IMB og for 3-5 året IKO. Dette videreføres i simuleringene. Videre er kandidatmidlene fordelt med 40% på IMB og 60% på IKO. Dette baseres på opplevelsen av at ISM og IKM i liten grad bidrar til utdanningen. Videre er det i hovedsak IMB som står for undervisningen på 40% av studiet. Prosentandelen samsvarer også med studiepoengproduksjonen for henholdsvis år 1-2 og år 3-5. Dette er en enkel tilnærming for å kunne få tilnærmet korrekt simulering i 5-årsperioden. Det er imidlertid viktig at beslutningen om fordeling av midler kommer fra miljøet knyttet til odontologi-studiet. Bachelor og Master i Ernæring Ernæringsstudiet er i DBH knyttet til ISM. I simuleringene ligger også produksjonen på ISM, for at man nå skal kunne gjennomføre simuleringene. Studiepoengproduksjonen vil imidlertid slå inn for fullt senere i budsjettperioden på 5 år. Det er derfor viktig at fordelingen av midler knyttet til studiepoengproduksjon så vel som kandidatproduksjon besluttes av Programstyret Ernæring og innarbeides i budsjettfordelingen når dette foreligger. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 21

24 4.5.2 Simuleringer 2017 Av vedlegg 6 fremkommer simulert budsjettfordeling 2017 på ny modell og endring fra vedtatt budsjettfordeling 2017 til simulert budsjettfordeling Noen av endringene er knyttet til ny modell. Andre endringer er modelluavhengige. Av avsnitt 4.2 fremkommer endringene fra dagens modell til ny modell og i avsnitt 4.3 fremkommer noen valg knyttet til innfasingen. Momentene som fremkommer av disse avsnittene er begrunnelsen på endringen som fremkommer av vedlegget. Generell basis Endringene knyttet til generell basis fremkommer av vedlegg 7. At utstyrsmidler flyttes fra basis til øremerkede midler har i utgangspunktet ikke noen konsekvens for enhetene. Bakgrunnen for flyttingen er knyttet til vedtaket av budsjettfordelingsmodell på UiT og hvordan dette vil påvirke enhetene på sikt, vet vi ikke på dette tidspunktet. Dette er imidlertid en endring for å identifisere utstyrsmidlene bedre og eventuelle konsekvenser er uavhengig av modell på fakultetet. Videre er det lagt en reduksjon i basis knyttet til fellesordningen for IT/print. Dette medfører en reduksjon ift vedtatt fordeling, men har ikke en reell konsekvens for enhetene, da denne reduksjonen er tatt i enhetenes regnskap i Dette er en konsekvens av et vedtak på UiT og er uavhengig av fakultetets modell. Som det fremkommer av vedlegget får alle enhetene en reduksjon i basis for å kompensere for inntektsbortfallet til Fellesadministrasjonen, som en følge av at avtaket på rekrutteringsstillinger er fjernet. Konsekvensen av denne basisreduksjonen må man se i sammenheng med økningen enhetene får på komponenten rekrutteringsstillinger. Dette fremkommer av vedlegg 8. I generell basis fremkommer også en innfasing av ny budsjettfordelingsmodell på UiT. Strategisk avtak Endringene knyttet til strategisk avtak synes ikke å ha noen effekt i budsjettfordelingen, da dette ikke fremkommer som et direkte kutt i tildelingene til enhetene. Selv om dette ikke fremkommer av simuleringene, er det logisk at et lavere avtak ville medført høyere basistildeling til enhetene. Dette gjelder imidlertid kun 2017, som ikke vil ha en regnskapsmessig konsekvens for enhetene. Estimatene på utviklingen av strategisk avtak i dagens modell, som fremkommer av vedlegg 4, viser at nåværende og ny modell ville gitt et tilnærmet likt strategisk avtak til enhetene i Åpen og lukker ramme Endringene knyttet til åpen og lukket ramme er sammensatt. Noen av grunnene ligger utenfor valg av budsjettfordelingsmodell på Helsefak, mens andre endringer er en direkte konsekvens av modellendringene. Fordelingene baserer seg på forskjellig produksjon, de nasjonale satsene er endret, nye indikatorer har kommet til og UiT sin avtaksstruktur er endret. Disse endringene er uavhengig av Helsefak sine modellvalg. I dagens modell på Helsefak beregnes et 3-årig snitt på indikatorene i lukket ramme pluss avlagt doktorgrad. Dette går man bort ifra i ny modell. I tillegg har man endret avtaksstrukturen på Helsefak. Begge endringene er direkte knyttet til valg av ny modell på fakultetet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 22

25 I KDs nye modell er nasjonale satser knyttet til studiepoengproduksjon redusert, samtidig som kandidatproduksjon er innført som ny indikator. Disse to må derfor ses i sammenheng. Vedtatt budsjettfordeling 2017 ble foretatt basert på produksjon fra 2014, da signalene fra KD og UiT tilsa at ny modell ikke skulle ha omfordelende effekt og at rammene således ville være like i 2017 som i Dette gikk man siden bort fra. I et normalår ville produksjon 2015 vært utgangspunktet for fordelingen. I simuleringene sammenligner vi derfor uttelling basert på produksjon i 2014 med uttelling basert på produksjon i 2015, og dette gir naturlig nok avvik mellom tildelingene. Dette er ikke knyttet til valg av modell. I ny modell går man bort fra 3-årig snitt på gitte indikatorer, da ny modell er flerårig. Dette gjør at svingningene i rammene fra år til år, vil være større. På sikt vil imidlertid rammen være den samme, uavhengig hvilken tilnærming man har. Av vedlegg 9 fremkommer utviklingen i produksjonen og estimert produksjon i årene fremover for hver enhet. Dette vil for enkelte enheter forklare de store endringene i rammene. Det legges opp til at estimatene kan endres av instituttene der det foreligger bedre kunnskap om utviklingen frem i tid. Protype 12-ramme Endringene i protype 12-rammen har ingen konsekvenser for enhetene og skyldes i hovedsak at utstyrsmidler er flyttet fra enhetenes basis og over som en øremerking, samt at driftsmidler til dekanatet er lagt på enheten hvor disse er hjemmehørende ut hele perioden. I vedtatt fordeling var driftsmidler for dekanatet tildelt enhetene ut juli, da en ny dekanatperiode starter i august. Dette må sies å være endringer uten konsekvenser for enhetenes handlingsrom i Protype 13-ramme Endringen i protype -13 rammen skyldes at man i ny modell går bort fra avtak på rekrutteringsstillinger. Dette betyr økte rammer for instituttene og redusert ramme for Fellesadministrasjonen på denne komponenten. En konsekvens er imidlertid reduksjon i basis for samtlige enheter og denne justeringen har en omfordelende effekt. Konsekvensen av denne endringen i modellen fremkommer av vedlegg 8, som kommentert over Simuleringer 2018 Av vedlegg 10 fremkommer simulert budsjettfordeling 2018 og endring fra vedtatt budsjettfordeling 2017 til simulert budsjettfordeling Noen av endringene er knyttet til ny modell. Andre endringer er modelluavhengige Simuleringer Simuleringer av en 5-årig budsjettfordelingsmodell fremkommer av vedlegg 11. Modellen legges ved for å sikre en transparent prosess. Det er imidlertid ikke rom for en komplett presentasjon av modellen og bruken av denne i dette høringsbrevet, og det forventes ikke at enhetene skal sette seg inn i alle detaljene på nåværende tidspunkt. En komplett gjennomgang vil følge før modellen tas i bruk av enhetene. På dette tidspunktet i prosessen er målet å forankre prinsippene for inntektsfordelingen. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 23

26 4.6 Elementer som må avklares før budsjettfordeling 2018 I simuleringene er kun kjente rammeendringer innarbeidet. Det ligger flere elementer utenfor fakultetets budsjettfordelingsmodell som kan medføre endrede rammer for fakultetet kommende år. De viktigste momentene er nevnt under punkt 3.1. Dette er imidlertid uavhengig av budsjettfordelingsmodell på Helsefak og beskrives derfor ikke i detalj i dette høringsbrevet. Det er imidlertid viktig å kjenne denne forutsetningen, som ligger til grunn for simuleringene. Som kommentert under punkt er det tatt noen midlertidige valg for å kunne simulere modellen fullt ut. Dette gjelder fordelingen av studiepoengmidler og kandidatproduksjon for Profesjonsstudiet medisin, Master i odontologi og Bachelor og Master i ernæring. Disse fordelingene må avgjøres i avtaler mellom de involverte instituttene og kan medføre endringer i budsjettfordelingen 2018 i forhold til hvordan denne fremkommer i simuleringene i dag. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 24

27 5. Årshjul for budsjettprosessen Det er viktig å skissere et årshjul for budsjettprosessen, for å sikre sammenheng mellom prosessene på de forskjellige nivåene i organisasjonen. Frister for UiT er hentet fra disponeringsskriv 2017 samt informasjonsskriv om innføring av ny budsjettfordelingsmodell og budsjett 2018 fra UiT 9. April: Revidert budsjett år 1-5 Mai: Innspill strategiske midler og vitenskapelig utstyr UiT Juni: Budsjettfordeling UiT Februar: Årsresultat Juni: Budsjettgrunnlag fra Programstyre medisin og ernæring November: Leveranse budsjett år 1-5 August: Budsjettfordeling år 1 og rammer år 2-5 Oktober: Bestilling budsjett Helsefak September: Innspill utenfor rammen UiT Oktober: Vedtak strategisk tildeling og vitenskapelig utstyr UiT 9 Innføring av ny budsjettfordelingsmodell og budsjett 2018, ephorte ref. 2016/10060 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 25

28 Vedlegg 1 Vedlegg 1: Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak Vedlegg 2: Simulering nøkkel for fordeling av rammeendringer 3 Vedlegg 3: Nøkler for fordeling av studiepoeng- og kandidatmidler tverrfaglige studier 4 Vedlegg 4: Utvikling av strategisk avtak etter dagens modell 5 Vedlegg 5: Beregninger nøkkelfordeling vitenskapelig utstyr 6 Vedlegg 6: Simulert budsjettfordeling 2017 ny modell og endring fra vedtatt budsjettfordeling Vedlegg 7: Endringer i generell basis fra dagens modell til ny modell basert på budsjettfordeling Vedlegg 8: Konsekvenser av endring i avtak rekrutteringsstillinger 9 Vedlegg 9: Utvikling i produksjon og estimert produksjon 10 Vedlegg 10: Simulert budsjettfordeling Vedlegg 11: Simulering 5-årig budsjettfordelingsmodell Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 26

29 Prosess skriv for arbeidsgruppe for budsjettfordelingsmodell Helsefak 2018 Bakgrunn Det innføres ny finansieringsmodell i UH-sektoren fra og med UiT sin budsjettfordelingsmodell skal tilpasses den nye finansieringsmodellen, og modellen skal legges frem for vedtak i universitetsstyret i februar Helsefak sin budsjettfordelingsmodell må revideres slik at fakultetets interne fordeling harmonerer med endringene i KD sin finansieringsmodell og UiT sin justerte budsjettfordelingsmodell. I FS 18/16 Budsjettfordeling 2017 og implementering av ny finansieringsmodell fra 2018 ba fakultetsstyret dekanen nedsette en arbeidsgruppe for å revidere fakultetets budsjettfordelingsmodell etter de hovedprinsippene som legges til grunn for universitetets nye budsjettfordelingsmodell vedtatt av universitetsstyret. Fakultetsstyret ba også fakultetet implementere en revidert budsjettfordelingsmodell fra budsjettåret I revideringen av budsjettmodellen må det ses på håndtering av endringer i bevilgningen. Dagens budsjettfordelingsmodell innarbeider rammekutt ved en nøkkelfordeling basert på enhetenes andel av generell basis. Dette fordi man da modellen ble vedtatt ønsket å skjerme resultatkomponentene undervisning og forskning. I år med store kutt slår dette svært uheldig ut, da enhetene med størst andel av generell basis bærer størst andel av kutt. Fakultetsledelsen ønsker at denne tilnærmingen til rammekutt revurderes ved utarbeidelse av revidert budsjettfordelingsmodell. Det kan være ønskelig at Helsefak sine framtidige budsjettfordelinger har en noe mer ekspansiv tilnærming enn dagens praksis med at protype 10-kostnadene i utgangspunktet ikke skal overstige summen av protype 10-avsetninger og protype 10-inntekter innenfor ett budsjettår. Nivået på de totale avsetningene ved fakultetet gir mulighet til (kortsiktig) overbudsjettering på protype 10- avsetningene, men dette bør skje innenfor rammene til fakultetets helhetlige økonomistyringssystem / vedtatte budsjettfordelingsmodell. Mandat Arbeidsgruppen bes utforme en budsjettfordelingsmodell som tar høyde for følgende momenter: Bygge på komponentene i UiT sin budsjettfordelingsmodell Være et viktig verktøy for virksomhetsstyring på fakultetet Gi budsjettenhetene forutsigbare rammer Være et aktivt strategisk styringsverktøy for ledelsen Utnytte mulighetene som ligger i fakultetets samlede avsetninger Ta hensyn til flerårige inntektssimuleringer og langtidsplanlegging Vurdere håndteringen av rammekutt og nye permanente finansieringsbehov Vurdere retningslinjer for behandling av avsetninger i sammenheng med budsjettfordelingsmodellen Modellen bør kunne benyttes på flere nivå i organisasjonen

30 Arbeidsgruppen Arbeidsgruppen foreslås sammensatt på følgende måte: Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, leder av gruppen 2 instituttledere (Terje og Thrina) 3 kontorsjefer (Arvid Inge, Anne og Vibeke) 2 økonomirådgiver institutt (Eirik og Lena) 2 økonomirådgivere i fakultetsadministrasjonen, Stein-Bjørnar Holmbukt og Kine Nilsen, sekretærer for gruppen Prosess og involvering Arbeidsgruppen vil starte sitt arbeid ved utgangen av 2016 og skal levere sak til vedtak i fakultetsstyret i mai Sekretærer for arbeidsgruppa vil gjennomføre en kartlegging av modeller ved andre universitet og fakultet i forkant av arbeidet i arbeidsgruppa. Det tas høyde for en høringsrunde på fakultetets institutt og seksjoner, tillitsvalgte og universitetsledelsen i forkant av styresak. I tillegg skal arbeidsgruppen rapporterer til dekanatmøtet på fakultetet jevnlig. Tidsplan Skjema under viser tidsplanen for arbeidet med budsjettfordelingsmodell på fakultetet.

31

32 Vedlegg 2: Simulering nøkkel for fordeling av rammeendring

33 Vedlegg 3: Nøkler for fordeling av studiepoeng- og kandidatmidler tverrfaglige studier Det finnes egne fordelingsnøkler for enkelte studier/emner: Hel-Fel Fordelingsnøkkel revideres årlig etter avtale med seksjon for utdanning (nøkkel under er for 2016) IMB 9,13 % IFA 15,77 % IKO 4,56 % IPS 0,41 % IHO 68,88 % ELU 1,24 % Medisin Rammen for Enhet for legeutdanning fastsettes av Programstyret medisin og finansieres i hovedsak av studiepoengproduksjon medisin. Resterende studiepoengproduksjon fordeles mellom IMB, ISM og IKM etter fastsatt nøkkel. For simuleringens del er det tatt utgangspunkt i fordelingen Denne må justeres etter innspill fra PM. ELU 30,69 % IMB 26,41 % ISM 9,15 % IKM 33,75 % Odontologi Odontologi undervises sammen med MED i 1.år. Uttelling for 1. års odontologistudenter nøkkelfordeles ut fra finansiering mottatt i , dette jf. budsjettfordeling års odontologi tildeles IMB og 3-5. år IKO. Fordeling kandidat IMB 79,00 % MED + ODO 1. år 113 IMB 40,00 % ISM 14,00 % MED 81 IKO 60,00 % IKM 7,00 % ODO 32

34 Vedlegg 4: Utvikling av strategisk avtak etter dagens modell