Referat fra fellesmøte (12.15-13.30) - Fredag 25. april 2014. Innkjøpsutvalget og økonomiutvalget Tilstede: Frank Arntsen, NTNU Ninni Christiansen, HiØ Lisbeth Gussiås, NTNU Morten von Heimburg, HiNT Kjetil Hellang (leder, økonomiutvalget), UiA Jan Ove Henriksen, HiB Klas Rønning, NHH Kjetil Skog (leder, innkjøpsutvalget), UiB Jan Aasen, HiL Kjærstin Åstveit (sekretær), UHRs sekretariat Innledningsvis ble det uttrykt gjensidig ønske om tettere samarbeid mellom de to utvalgene, og også mer kontakt med administrasjonsutvalget. Referat fra felles møte mellom innkjøpsutvalget og økonomiutvalget 1. Samarbeid med Uninett I rapporten fra Uninett «UH-sektorens administrative systemer - forslag til tilpasninger i perioden 2014-2016» er BOT/T-samarbeidet ikke nevnt. Det ville være nyttig om det ble gjort oppmerksom på at rapporten ikke omfatter hele UH-sektoren. UH-sektoren er svært mangfoldig, og det er et spørsmål hvordan denne diversiteten best kan ivaretas. Det bør også diskuteres hvilke rutiner vi skal ha for budsjettering og regnskapsføring når det skal hentes inn penger fra UH-institusjonene, slik at det gir en forutsigbar og håndterbar situasjon for institusjonene. Er dagens systemer tilpasset institusjonenes behov, eller må det gjøres noe mer for bedre å ivareta at institusjonene er så ulike og dermed har ulike behov? Fører det f.eks. til at institusjonene betaler for en rekke funksjonaliteter som man ikke har behov for. Til en viss grad har prioriteringsrådene for de ulike systemene fungert som bestillere. Burde innkjøpsutvalget og økonomiutvalget i samarbeid med administrasjonsutvalget styrke bestillerrollen til sektoren? Innkjøpsutvalget og økonomiutvalget mener at Uninetts rapport, «UHsektorens administrative systemer - forslag til tilpasninger i perioden 2014-2016», ikke alene bør brukes som grunnlag for videre arbeid på dette området. Det vises også til at BOT/T-institusjonene ikke er inkludert i rapporten og at den dermed ikke representerer hele sektoren. Innkjøpsutvalget og økonomiutvalget vil invitere Uninett til et møte for å be om at ovennevnte rapport presenteres for utvalgene. På samme møte bør en starte
en diskusjon om hvordan planlegging og økonomistyring kan gjøres bedre, slik at UH-institusjonene både blir aktive deltakere i, og bedre kjent med, beslutninger som fattes som vil få påvirkning på institusjonenes egen drift og økonomi. Administrasjonsutvalget, innkjøpsutvalget og økonomiutvalget må bli bedre og tydeligere bestillere på vegne av UH-institusjonene. Det bør også etableres bedre kontakt mot prioriteringsrådene. 2. Informasjonsutveksling mellom utvalgene når det gjelder de administrative systemene. Status og ulike problemstillinger vi kan ta tak i allerede nå, eller forberede til senere møter Hvordan kan vi utnytte systemene bedre? Innkjøpsutvalget vil kontakte Uninett for i samarbeid med dem - å lage et felles opplæringsopplegg på innkjøpssiden for sektoren. Det finnes allerede flere opplæringspakker, noe som kan brukes som grunnlag for videre arbeid. Det tenkes i tillegg å utarbeide en enkel introduksjonspakke til virksomhetsledere om behovet for å ha oppmerksomhet knyttet til innkjøpssiden. Dette er innkjøpsutvalget i ferd med å utarbeide. Ingen vedtak fattet 3. Eventuelt Ingen saker Utkast til referat fra møte i økonomiutvalget, fredag 25. april 2014 Tilstede: Frank Arntsen, NTNU Kjetil Helland (leder), UiA Jan Ove Henriksen, HiB Klas Rønning, NHH Jan Aasen, HiL Kjærstin Åstveit (sekretær), UHRs sekretariat Torkel Nybakk Kvaal fra KD deltok på saken om finansieringssystemet. Per Heitmann fra UiO deltok på hele møtet. Forfall: Ellen Johanne Caesar, UiO Finansieringssystemet
I hvilken grad skal økonomiutvalget forholde seg til det kommende arbeidet med finansieringssystemet? Det er foreløpig noe usikkert hvordan dette arbeidet vil bli organisert, både fra KD og UHR sin side. Å bidra til at kostnadskartleggingen blir av god nok kvalitet, er kanskje der økonomiutvalget kan gjøre den viktigste jobben. Dersom ikke kartleggingen gir pålitelige data, så vil fundamentet for resten av arbeidet falle. Torkel Kvaal orienterte om hvordan arbeidet er organisert i KD, og gjennomgikk mandatet for arbeidet. Det følger egne foiler med referatet, med presentasjonen til Kvaal. Det kommer mer informasjon om oppdraget som skal gjøres rundt kostnadskartleggingen etter at klagefristen for anbudet er ute, dvs tirsdag 29. april. Aktivitetskartlegging NTNU har forsøkt å definere dette, og fant at 60-70% går til lønn. Hvordan kan vi finne ut hvor mye innsats som faktisk legges inn i undervisning og forskning det meste er jo knyttet til lønn. KD legger opp til at rapporten skal offentliggjøres, slik at sektoren kan kommentere den. Departementet bekreftet at de var innforstått med utfordringene knyttet til tidsregistreringsundersøkelsene. Det ble oppfordret til at mastergradsutdanning i realfag og teknologi også blir involvert i utdanningene som skal kartlegges. Dette kan i tilfelle lande en diskusjon som har vært i mange år for disse utdanningene. De er svært kostnadskrevende, og de nasjonale satsene kompenserer på langt nær utgifter på dette området UiA har forsøkt å gjennomføre en intern kostnadskartlegging, noe som viste seg å være svært utfordrende. Selv om fakultetene selv gjorde jobben, ble dataene vurdert ikke å være gode nok til å kunne brukes og arbeidet fikk ikke nok legitimitet internt i organisasjonen. Utgangspunktet som ble brukt var hva ledere ga de ansatte tid til å gjøre, ikke hva de ansatte selv rapporterte at de gjorde. Dette er ekstremt komplisert. Det er viktig at dette blir noe vi kan bruke senere i sektoren. Dersom NIFU får oppdraget, kan vi kanskje invitere dem til en diskusjon og be om informasjon om metodene de vil bruke. Dette bør i tilfelle gjøres så tidlig som mulig. Ekspertutvalget skal møtes for første gang 21. mai. Økonomiutvalget takker for informasjonen fra KD og ønsker å invitere departementet og NIFU til sitt neste møte Status for TDI Det var i forkant samlet inn oversikt over status for implementeringsarbeidet for TDI ved UHinstitusjonene. De aller fleste som svarte, vil implementere modellen i løpet av 2014. Det ble diskutert om det var mulig å lage et litt enklere regneark. Kan det lages et automatisk generert regneark som kan gjøre regnskapsuttrekket automatisk? Da kan dette i tilfelle gjøres hvert år, som en del av regnskapsrapporteringen. Hver institusjon har sine særegenheter, men man kan kanskje starte et arbeid for å gjøre excel-modellen enklere å bruke. Det ville være en fordel om det kan brukes nøkkeldata fra regnskapet som kunne vært lagt rett inn i et regneark. Sektoren har tilsynelatende en felles kontoplan, men det vil alltid være behov for lokale tilpasninger og kompetanse. Kunne NTNU se på dette på vegne av sektoren? Ikke for å finne en endelig løsning, men for å foreslå en alternativ og enklere måte å gjøre dette på. Det ville kunne bidra til å heve kvaliteten på dataene.
Det ble konkludert med at det viktigste nå er å sikre at alle tar modellen i bruk i løpet av 2014. Deretter kan det arbeides med å gjøre den enklere og sikre gode grunnlagsdata på sikt. UHR kan offentliggjøre satsen på indirekte kostnader for den enkelte institusjon. Dette kan brukes til ulike forhold og bidra til transparens. Faren er at dette kan komme til å bli en offisiell «prisliste», som gjør at man vil velge de billigste, eller bidra til felles prissetting. Økonomiutvalget mener at sats for indirekte kostnader bør være åpent internt i sektoren, men kanskje ikke legges ut offentlig. Da kan man internt sammenligne grunnene til at det er forskjeller mellom institusjonene. Det har vist seg positivt også å samle forskningsadministrativt ansatte og økonomiansatte til felles diskusjoner. En fellessamling. Noe felles og noe delt. Det ble foreslått å arrangere en workshop for UH-institusjonene. Denne bør gå fra lunsj til lunsj. Det bør være en felles innledning, så kan det være flere sesjoner tilpasset de ulike institusjonene, og hvor langt de enkelte har kommet i arbeidet med implementeringen av TDI. Per Heitmann og sekretæren utarbeider utkast til informasjonsskriv til alle institusjonene, basert på kartleggingen vi har gjort av TDI-implementeringen, og lager utkast til en opplæringsdag, fra lunsj til lunsj for alle institusjonene. Eventuelt Om det er mulig, så ønsker utvalget å møtes på Gardermoen for å spare tid. Det ble foreslått at den enkelte institusjon selv dekker utgiftene til reise, dersom UHR kan dekke utgiftene til møterom på Gardermoen. Sekretæren undersøker dette. Utvalget møtes til middag i Elverum, mandag 2. juni. Utvalgsmedlemmene bestiller selv hotellrom på Rica hotell Elgstua: https://www.rica.no/hoteller/elverum/elgstua/. Sekretæren bestiller middag til kl. 20.00. Det er bestilt møterom til oss hos Høgskolen i Hedmark på morgenen tirsdag 3. juni. Sekretær sender ut relevante sektornyheter fra dagspressen. Dersom utvalgets medlemmer ikke ønsker å motta slike nyheter, melder de tilbake til sekretæren om dette. Utvalget diskuterte om det skal arrangeres en egen samling for økonomisjefene, i regi av utvalget. Personaldirektørene skal samles på Lillehammer i september, og har foreslått at også økonomisjefene skal være med. Utvalget konkluderte med at det vil være nyttig å arrangere en samling neste vår. Både strukturmeldingen og finansieringssystemet vil da være aktuelle saker å diskutere.