Protokoll fra ordinært sameiermøte i Øvre Ljan Boligsameie III den 10. mars 2011 kl. 1800 Møtested : Nordstrand Eldresenter, Poppelstien 6 Tilstede var 20 seksjonseiere og 9 med fullmakt til sammen 29 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Annveig Ghebreselasie. Møtet ble åpnet av styrets leder Bjørn Torp 1 Konstituering A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Bjørn Torp Vedtak : Valgt B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler og fullmakter som bevis for at vedkommende eier var tilstede. Vedtak : Godkjent C. Valg av referent Som referent ble forretningsfører ved Annveig Ghebreselasie foreslått Vedtak : Valg D. Valg av en seksjonseier til å underskrive protokollen sammen med møteleder Til å underskrive protokollen ble Bitti Sanne Haugen foreslått. Vedtak : Valgt D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på. Vedtak : Godkjent E. Godkjenning av dagsorden Det ble foreslått å godkjenne den oppsatte dagsorden, og erklære møtet for lovlig satt Vedtak : Godkjent 2 Årsberetning for 2010 Styrets årsberetning for 2010 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak : Rettelser: Årstallet på årsberetningen er 2010. Deretter ble beretningen nøye gjennomgått og kommentert. Beretningen ble deretter enstemmig godkjent. 3 Årsregnskap for 2010 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat på kr 87 549,- foreslås overført til konto for egenkapital. Vedtak : Enstemmig godkjent
4 Godtgjørelser A. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått økt til kr 48 000,-. Vedtak : Enstemmig godkjent. 5. BUDSJETT 2011 Styrets forslag til budsjett og aktiviteter for 2011 ble lagt frem for sameiermøtet. Styrets leder redegjorde for prosjekter som er spesifisert på side 9 i innkallingen. I tillegg ble det referert til fuktskader i Midtåsen 52 hvor OBOS Prosjekt as er egansjert som teknisk konsulent. Tilleggssak: Påbegynt kontroll og utredning sameiets 24 pipeløp ble drøftet og fremtidig program for rehabilitering. Styret innkaller til møte med seksjonseierne når alle fakta er fremskaffet og plan for gjennomføring av rehabilitering. Saken er ikke budsjettført i 2011 budsjettet og vil bli fremlagt som egen sak på et senere sameiermøte. Vedtak: Budsjettet ble deretter tatt til orientering. SAK 6 STYRETS FORSLAG 6A:Reviderte husordensregler - Innledning Styret har hatt en gjennomgang av både husordensregler og vedtekter. Det er viktig at sameiets husordensregler og vedtekter er i tråd med dagens krav og språk. Derfor bør disse revideres med jevne mellomrom. Vedtektene er mer omfattende å revidere og planlegges derfor fremlagt på sameiemøte i 2012. - Reviderte husordensregler Vi ber alle lese igjennom utkastet til nye Husordensregler (se nedenfor) og sette seg inn i hva som er nytt fra dagens regelverk. Vi har satt opp en kort oversikt over hovedendringene i forslaget: 1. Uteareal og pkt 2 Renhold. Dagens husordensregler sier at det er opp til blokkene selv å organisere stell av blokkområder og renhold. I det nye utkastet legges det opp til at det er styret som innhenter tilbud på snøbrøyting og gressklipping og at disse tjenestene blir utført felles for samtlige blokker. Det samme gjelder trappevask og andre ytelser som er av utvendig karakter og som det er ønskelig skal gjennomføres på samme måten for alle blokkene. Det oppfordres fortsatt til at hver blokk organiserer dugnadsarbeid og selv sørger for kjeller og loftsvask. 3. Søppel Ingen endring 4. Ro Dagens husordensregler sier at det skal være stille mellom kl 18 og 19. I det nye utkastet er denne setningen fjernet.
Punktene 5, 6 og 7 i dagens husordensregler er samlet i en felles tekst nederst på siden i det nye utkastet. Dette gjelder låsing av dører og opprydding. Det er presisert viktigheten av å holde elektrisk rom låst og sikker oppbevaring av nøkkelen. 8. Klesvask Følgende setning er lagt til dagens husordensregler: Ei heller opphenging av tøy på balkongrekkverkene. Forslag til vedtak: Sameiermøte godkjente det fremlagte utkastet til nye Husordensregler. Vedtak: Enstemmig godkjent. Vedtatt på sameiemøte 10. mars 2011. Utkast til: HUSORDENSREGLER for ØVRE LJAN BOLIGSAMEIE lll I beboernes egen interesse må ikke leilighetene brukes på en slik måte at det oppstår ubehageligheter, eller slik at husets omdømme nedsettes. 1. Uteareal Stell av blokkområdet organiseres via styret. Dette gjelder spesielt snømåking og gressklipping, som skal utføres av profesjonelle selskaper. Styret har ansvar for innhenting av anbud. Det oppfordres til at hver blokk organiserer dugnadsarbeid rundt blokkene hver vår og høst. 2. Renhold Trappeoppgangene rengjøres av profesjonelle selskaper etter at styret har innhentet anbud. Fellesrom, kjeller og loftsganger besørges rengjort av blokken ved dugnad. 3. Søppel Søppel sorteres etter de til enhver tid gjeldende offentlige påbud. Papir legges i papircontainere. Restavfall legges i dunker/sekker i søppelrom. Det er ikke tillatt å oppbevare annet avfall i søppelrommene. Aske må ikke kastes i søppelsekkene. Større gjenstander som ikke kan legges I renholdsverkets dunker/sekker, må eieren selv besørge bortkjørt. 4. Ro Alle må ta tilbørlig hensyn til sine naboer. Instrumenter og musikkanlegg og oppussingsarbeider må ikke være til sjenanse. Det skal være stille etter kl 22.00. Ved selskapelighet skal det tas særlig hensyn etter kl 23.00. Sjenerende støy påtales av den som sjeneres. Hjelper ikke dette, innklages forholdet til styret, som gir innklagede skriftlig advarsel. Viser det seg nødvendig med ytterligere advarsler, er forholdet å anse som vesentlig mislighold av sameierens plikter, og styret kan pålegge vedkommende å selge seksjonen, jfr. vedtektenes 10 og eierseksjonslovens 26 og 27. 5. Klesvask
Egne ordensregler oppslått i vaskeriet, skal følges. Vask skal ikke henge ute på søn- og helligdager. Banking og risting av tøy på balkong eller ut av vinduer, skal ikke forekomme. Ei heller opphenging av tøy på balkongrekkverkene. Alle dører i fellesområdene skal alltid være låst. Sørg alltid for at nøkkel til el-rom skal oppbevares slik at den kun kan nås av voksne. De som benytter hobbyrom og andre fellesrom, må alltid sørge for å rydde etter seg. Når husordensreglene er lest, skal de signeres, og ett eksemplar returneres til styret i undertegnet stand. Navn: Dato:.
SAK 6 INNKOMNE FORSLAG 6B - Innkommet forslag fra seksjonseier Jan Ulleberg, Midtåsen 54B Øvre Ljan Boligsameie lll v/ OBOS Eiendomsforvaltning AS Forslag til behandling på sameiermøtet 2011 i Øvre Ljan Boligsameie lll Sak 1. Informasjon om Øvre Boligsameie lll og Øvre Ljan Boliglag Forslag: Jeg har lenge savnet mer opplysninger om vårt sameie og Øvre Ljan Boliglag, som vi er en del av. Det er ikke minst viktig med grundig og riktig informasjon i forbindelse med salg av leiligheter, noe som ikke alltid er tilfellet. Jeg foreslår at de følgende faktaopplysningene kan bli benyttetan bli benyttet i det årlige heftet i forbindelse med sameiermøtet og ved revidering av vedtektene. Øvre Ljan Boligsameie lll ligger i bydel Nordstrand i Oslo med adresse Midtåsen 52, 54, 57 og 59. Sameiet består av 48 leiligheter i 4 like blokker. Leilighetene har bruksareal/primærromsareal på 78 m 2. Til hver leilighet hører 2 kjellerboder og 1 loftsbod. I hver blokk er det felles vaskerom, bomberom og sykkel-/redskapsrom. Sameiet disponerer et festet areal, Gnr. 184 Bnr. 55, på ca. 30.125 m 2. Øvre Ljan Boligsameie lll ble stiftet 6. februar 1950 som A/S Øvre Ljan Boliglag lll. Fremfesteavtale med Øvre Ljan Boliglag er datert 26. mars 1955. Fra 1. januar 1984 ble Øvre Ljan Boliglag lll omgjort til boligsameie. Byggearbeidene startet sommeren 1950. Innflytting foregikk i perioden september 1951 til februar 1952. Byggeutgiftene var kr 2.359.942. Øvre Ljan Boligsameie lll er ett av 6 boligsameier som fester tomt av Øvre Ljan Boliglag. Boliglaget ble stiftet 9. desember 1946. Boliglagets medlemmer/eiere består av de 167 seksjonseierne i boligsameiene. Styret består av en representant med varamedlem fra hvert av de 6 sameiene. Boliglaget har egne vedtekter (nå under revisjon). Hovedformålet med Boliglaget er å fungere som fester av de arealer som er angitt i festekontrakt av 2. juni 1947, som samlet utgjør ca. 120.012 m 2, og fremfeste de vesentligste delene til de 6 boligsameiene. Grunneier er Marie Raak Dahl. Utover de fremfestede tomtene disponerer Boliglaget fire adskilte skogsarealer som til sammen utgjør ca. 29.149 m 2. Boliglaget leier ut grunn til 102 garasjer som er organisert i garasjelag. Garasjene kan bare eies av medlemmer i Boliglaget. Det ble 1. april 1960 vedtatt regler for oppføring og drift av garasjene. Da boliglagene under byggeperioden ikke kunne bli enige om fordelingen av festeavgift og felles utgifter til vei, vann, kloakk og lignende, ble det inngått en avtale om at disse spørsmålene skulle avgjøres av en voldgiftsrett. I voldgiftsavgjørelse 23. desember 1953 ble det bestemt at Øvre Ljan Boliglag lll, nåværende Øvre Ljan Boligsameie, skulle betale 35 % av fellesutgiftene og 31 % av festeavgiften.
Festeavgiften reguleres hvert 15. år i forhold til konsumprisindeks. Festeavgiften for Øvre Ljan Boligsameie lll utgjør for tiden kr 79.838 pr. år. Avgiften skal neste gang reguleres i 2012. Vedtak: Enstemmig godkjent. Fortsettelse innkommet forsalg fra Jan Ulleberg Sak 2. Valg av representanter til styret i sameiet, m.m. Før husmøtene, med valg av styrerepresentanter fra nr. 54 i 2010 og i år, ble aktuelle kandidater avklart av styremedlemmet. Disse ble så presentert i møteinnkallingen. Begge årene har personer i det skjulte snakket med beboere, og resultatet har blitt at deres kandidater ble innvalgt. Det er også blitt avholdt avstemming og gjort vedtak på saker som på forhånd ikke har blitt presentert for alle beboerne. Jeg mener at disse arbeidsformene er meget uheldige og udemokratiske. Forslag: Vedtektene suppleres med regler/retningslinjer som tar hensyn til det ovennevnte. Vedtak : Forslagsgiver og sameiermøtet oversender saken til styret for videre behandling ved generell behandling / endring av sameiets vedtekter. Fortsettelse innkommet forsalg fra Jan Ulleberg Sak 3. Endringer av tekniske anlegg ved oppussing av leiligheter Ved oppussing av leiligheter er jeg kjent med at det er gjort tiltak som kan ha negative konsekvenser både for egen og andres leiligheter. Eksempler: Ventilasjonen i leilighetene og trekken i pipene er basert på et naturlig system uten vifter. Når lufteventiler tettes og elektriske vifter monteres i kjøkken/bad, endres trekkforholdene for alle leilighetene som har felles luftekanal og pipeløp. Dette kan medføre fyringsproblemer og overføring av lukt mellom leiligheter. Gammelt vann- og avløpsopplegg og ukvalifisert arbeid med dette kan føre til økt risiko for vannlekkasjer som også kan ramme andre. Forslag: Vedtektene endres/suppleres slik at sameiere må dokumentere overfor sameiet at endringer av installasjoner blir gjort forskriftsmessig og at det blir tatt hensyn til bestående systemer. Sameiet lager og vedlikeholder et register over viktige installasjoner i leiligheter og fellesarealer, eksempelvis sluk/baderomsmembran, ildsteder, piper, vinduer, vifter, utstyr vaskerom. Det vurderes om sameiet skal subsidiere utskifting av sluk og gulvmembran på bad. Vedtak: Forslagsgiver og sameiermøtet oversender saken til styret for videre behandling ved generell behandling / endring av sameiets vedtekter.
Fortsettelse innkommet forsalg fra Jan Ulleberg Sak 4. Behandlingen av forslag fra Eva Beate Hope på sameiermøtet i 2010 I heftet med årsberetning og innkalling til sameiermøtet 17. mars 2010 var det tatt inn et brev med forslag fra Hope. Jeg fant at brevet inneholdt en rekke usaklige og uriktige ting som gikk både på styremedlemmer og meg som privatperson. I forkant av sameiermøtet utarbeidet jeg derfor et skriftlig tilsvar, som jeg så presenterte i møtet. Imidlertid ble jeg avbrutt av møteleder under fremføringen av mine synspunkter. Jeg protesterte på dette, men ble avvist. Jeg ba da om at mine skriftlige kommentarer skulle bli inkludert i protokollen fra sameiermøtet. Jeg overleverte disse til referenten fra OBOS. Jeg ble noe senere informert at styret etter anbefaling fra forretningsfører ikke ville legge ved mitt tilsvar i protokollen. Det ble bare referert at Hope redegjorde for sine innspill, og at jeg hadde kommentert sakene. Denne saken har etter mitt syn flere viktige prinsipielle sider. I paragraf 33 i Lov om eierseksjoner står det nemlig klart at alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. Jeg mener at møteleder ut fra loven ikke hadde rett til å avbryte meg. Sameiermøtet er jo for øvrig den eneste gangen i året der sameierne kan komme til orde. Videre mener jeg det var galt å nekte å ta inn mitt innlegg i protokollen og heller ikke referere mine synspunkter. Dette har ført til at Hopes angrep på meg ble stående uimotsagt og som sannheten for de 29 sameierne som ikke var til stede på møtet. Videre er papirene fra sameiermøter offentlige dokumenter som blir arkivert for fremtiden. Jeg tror de fleste vil forstå at jeg synes det er ubehagelig at ikke mitt tilsvar er kommet med. Hopes innlegg til sameiermøtet var bare var det siste i rekken av mail hun distribuerte i sameiet. Hun var dessuten sterkt delaktig i en skjult kampanje som lyktes i få meg fjernet som styrerepresentant fra nr. 54. Jeg er av den oppfatning at bakgrunnen for dette var at hun mente jeg var ansvarlig for hennes fyringsproblemer ved at ikke sameiet bekostet en elektrisk røykvifte på pipeløpet hun faktisk disponerer alene. Det kan dokumenteres at et samlet styre fastslo at fellesskapet/sameiet bare har ansvar for at pipene er i forskriftsmessig stand, men at sameiet likevel bekoster vinddrevne vifter. Hope mottok høsten 2009 to brev fra styret om dette. I et annet brev fra 2 styremedlemmer vedrørende personangrepene på meg, ble det bl.a. nevnt: Det forventes nå at dine muntlige og skriftlige angrep på diverse personer i denne saken, spesielt på Jan Ulleberg som er valgt til tillitsmann i din blokk, opphører snarest. Det skal nevnes at Hope nå fyrer jevnlig uten åpenbare problemer. Jeg kjenner ikke til at hun har informert styret eller andre om hvordan fyringsproblemene synes å være løst. Forslag: Sameiermøtet diskuterer og sier sin mening om denne saken. Spesielt om det var riktig av styret og forretningsfører ikke å gi meg anledning til fremkomme med mine synspunkter under møtet og heller ikke referere mitt tilsvar eller legge dette ved protokollen. Vedtak: Styret beklaget innlegget som kom med i beretningen for 2010. Midtåsen, 29.01.2011 Jan Ulleberg /s/ Midtåsen C
SAK 7 VALG AV TILLITSVALGTE Sameiemøte skal velge nytt styre. Sameiet har en ordning der hver blokk, via husmøter, velger blokkens kandidat til hhv styremedlem og varamedlem. Styreleder velges fra en av kandidatene på listen over styremedlemmer. Følgende valg skal foretas: A. Valg av leder for 1 år B. Valg av 3 styremedlemmer for 1 år C. Valg av 4 personlige varamedlemmer for 1 år Valgkomiteen v/ styrelder Bjørn Torp har følgende forslag til nytt styre: A. Valg av styreleder for 1 år: Vera Ramnæs Midtåsen 59 B Det fremkom ikke forslag på andre kandidater og det ble ikke forlagt skriftlig avstemming. Vedtak : Valgt ved akklamasjon B. Valg av 4 styremedlemmer for 1 år : Styremedlem: Vera Ramnæs Midtåsen 59 B Styremedlem: Tor Henrik Sømme Midtåsen 52 A Styremedlem: Jarle Oddvang Midtåsen 54 B Styremedlem: Thomas Larsen Midtåsen 57 A Det fremkom ikke forslag på andre kandidater og det ble ikke forlagt skriftlig avstemming. Vedtak : Valgt ved akklamasjon C. Valg av 4 personlig varamedlemmer for 1 år : Varamedlem: Tor Gunnar Kulsrud Midtåsen 59 A Varamedlem: Lise Aaserud Midtåsen 52 B Varamedlem: Jan B Brandt Midtåsen 54 B Varamedlem: May-Britt Heydemann Midtåsen 57 B Det fremkom ikke forslag på andre kandidater og det ble ikke forlagt skriftlig avstemming. Vedtak : Valgt ved akkalamasjon Sameiermøtet ble hevet kl 2010 Protokollen godkjennes av undertegnede Bjørn Torp Møteleder Bitti Sanne Haugen Protokollvitne
Etter valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder: Vera Ramnæs Midtåsen 59 B 2011-2012 Styremedlem: Tor Henrik Sømme Midtåsen 52 A 2011-2012 Styremedlem Jarle Oddvang Midtåsen 54 B 2011-2012 Styremedlem Thomas Larsen Midtåsen 57 A 2011-2012 Varamedlem: Tor Gunnar Kulsrud Midtåsen 59 A 2011-2012 Varamedlem: Lise Aaserud Midtåsen 52 B 2011-2012 Varamedlem: Jan B Brandt Midtåsen 54 B 2011-2012 Varamedlem: May-Britt Heydemann Midtåsen 57 B 2011-2012 Oslo 10.03.2011