Side 1 av 17 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom Røssvatn Dato: 24.10.2012 Tidspunkt: 09:00 Medlemmer: SP - Mirjam Holta (representant) SP - Harald Lie (representant) AP - Asgeir Almås (ordfører) SV Bjørnar Hansen (representant) Forfall: AP Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) Vara: AP Ingjerd Hagen (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Ass. rådmann Stian Skjærvik Formannskapssekretær Marit Hatten Av 5 medlemmer møtte 4 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 089/12 Referatsaker 090/12 Finansrapport nr 2 2012 091/12 Etablering av overordnet samarbeidsorgan OSO, endring av vedtekter. 092/12 Kjøp av tilleggstomt til gnr. 1 bnr. 157 093/12 Oppussing samfunnshus trinn 1. Underskrift
Side 2 av 17 Orienteringssaker formannskapet 24.10.12 1. Varntreskveien: Siri Kobberød fra Varntresk grendelag presenterte prosjektskisse til Varntreskveien Nasjonal kulturvei. FS ønsker forelagt politisk sak om kommunal prosjekteier samt organisering av arbeidet videre. 2. Informasjon av ordfører: Tilbud om gratis tomt på fjellet Goc fra Vrnjacka Banja. Møte med ordførere og rådmenn i Grane og Hattfjelldal 02.11.12 ang. interkommunalt samarbeid. Det er kommet fem søkere på rådmannsstillingen. Orientering av mulig igangsetting av bygging av service- og næringsbygg evt. salg av hotell. 3. Budsjett 2013: Rådmann/Lise Bråten orienterte om hva som er gjort med budsjett 2013 fra Budsjettkonferansen og frem til i dag. Rådmann orienterte om møte om budsjettet med Fylkesmannen. Formannskapet ba seg forelagt forslag på reduksjonstiltak tilsvarende 5 % av brutto utgift på hver av rammene til neste formannskapsmøte. Ønsker at økonomiplan sluttbehandles i KS i juni som grunnlag for budsjett. 4. Fotballbanen: Orientering ved Karl Olav Bostad. Kommunens del av prosjektet er fullført i henhold til budsjett og plan. Arbeidet i regi av IPAS har vært 14 dager forsinket. På grunn av værforhold er restarbeidene med legging av kunstgress utsatt til våren 2013. Orientering om økonomi og videre saksgang ang. avsluttet kontakt med Hårek, i Formannskapsmøte 07.11.12. 5. Famnvassveien: Ferdig grøfting på en side av veien, samt lagt ned stikkrenner. Frist 1. desember 2012 i henhold til kontakt, videre fremdrift er avhengig av vær og føre.
Side 3 av 17 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: DATO- 12/1341 12/7116 Marit Hatten 17.10.2012 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 24.10.2012 089/12 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 24.10.2012 Formannskapet Møtebehandling: Innstilling enstemmig vedtatt. FS-089/12 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 24.10.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Side 4 av 17 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-250 11/1220 12/6434 Lise Bråten 19.09.2012 Finansrapport nr 2 2012 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 24.10.2012 090/12 Kommunestyret 14.11.2012 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr. 31.08.2012. 24.10.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-090/12 Formannskapets innstilling: Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr. 31.08.2012.
Side 5 av 17 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 10.10.2012 59321 finansrapport 2012 2.doc Saksopplysninger: Det vises til vedtatt finansreglement (k.sak 059/10, den 15.12.10). I hht. reglementet skal rådmannen pr. 30.04, 31.08 og ved årsskiftet fremlegge rapport til kommunestyret om kommunens finansforvaltning. Reglementet beskriver, i samsvar med finansforskriftens 7, hva slags innhold rapporten skal ha. Det vises også til Rutiner til finansreglement hvor rutinene for oppfølgingen av reglementet beskrives. Selve finansrapporten lages som vedlegg til saken og status kommenteres mer detaljert i rapporten enn i saksfremlegget. Finansrapporten er i hht. reglementet delt i tre deler: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler - Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer For hvert av områdene er det i reglementet synliggjort en tabell for rapportering. Rådmannen har i finansrapporten brukt disse tabellene men med litt tilpassing. Hovedfokus har vært å få frem tilstrekkelig og så nøyaktig informasjon som mulig om status i hver av delene. I hht. finansforskriften 7 skal følgende kommenteres: Rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: a) Aktiva - Sammensetningen av aktiva - Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne rentebetingelser b) Passiva - Sammensetning av passiva - Løpetid for passiva - Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering
Side 6 av 17 - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne renter. Vurdering: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Disse midlene har med unntak av kr 3 mill stått på rentebærende konti hos Helgeland Sparebank (HSB) frem til mars 2012. Det ble da overført 20 mill kr til innskuddskonto hos Sparebanken Nord Norge og 20 mill kr til Nordlandsbanken. Totalt innskuddsbeløp er pr. 31.08.12 på kr 123,6 mill. Årets avkastning på denne kapitalen er på ca 2,7 mill kr pr 31.08.12. Sammenlignet med benchmark (sammenligningsgrunnlaget som er 3 mnd. statsobligasjon) er det en meravkastning. Det er ingen tidsbinding på kapitalen. Vefsnafondet inngår her som en del av den totale kapitalen. I fht. risiko må plasseringen vurderes opp mot bankens garantisikring for innskudd, samt bankens soliditet. Spredningen av innskuddskapitalen minker kommunens risiko. Forvaltning av kommunenes gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Hattfjelldal kommune hadde en samlet langsiktig gjeld på 73,46 mill kr pr. 31.12.11. Pr. 31.08.12 er samlet gjeld på kr 70,54 mill kr. Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer Hattfjelldal kommune har i tråd med kommunestyrets vedtak plassert kr 15 mill i Sparebanken Nord-Norge Sec. (SNN) i strategi benevnt som Nord-Norge Forsiktig. I tillegg kommer avkastningen på kr 3,9 mill på plasseringen. Porteføljen har over tid variert i verdi, noe som er normalt for en langsiktig plassering. Kommunens mål er likevel at porteføljen skal ha en netto vekst som er høyere enn for alternativ sparing i bank. Vedlagte finansrapport viser at avkastningen fra 31.12.11 til 31.08.12 har vært på 3,6 %. Dette er høyere enn benchmark, og over kommunens rentenivå på bankinnskudd. Totalt sett har plasseringen siden oppstart i okt. 2005 og frem til 31.08.12, hatt litt lavere inntektsutvikling enn om plasseringen hadde stått på rentebærende bankkonto. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen. Kontering: Ingen. Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at finansrapporten vedtas. Lise Bråten konsulent
Side 7 av 17 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-G00, TI-&01 12/1168 12/7038 Britt Blaunfeldt Petersen 13.10.2012 Etablering av overordnet samarbeidsorgan OSO, endring av vedtekter. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 24.10.2012 091/12 Kommunestyret 14.11.2012 Rådmannens innstilling Kommunestyret i Hattfjelldal kommune støtter vedlagte forslag til vedtektsendring utarbeidet av fagmiljøet på Helgeland. Kommunestyret ber de kommunale representantene i OSO fremme foreslåtte vedtektsendringer i neste OSO-møte, med tanke på behandling og implementering. Dersom ikke vedtektsendringene realiseres, ber kommunestyret om å få saken tilbake til ny vurdering og behandling. Forslag til ny vedtekter utarbeidet av kommunenes fagmiljø, samt eksistere vedtekter med Helseforetakets endringsforslag innskrevet, vedlegges i saksfremlegget. 24.10.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-091/12 Formannskapets innstilling: Kommunestyret i Hattfjelldal kommune støtter vedlagte forslag til vedtektsendring utarbeidet av fagmiljøet på Helgeland. Kommunestyret ber de kommunale representantene i OSO fremme foreslåtte vedtektsendringer i neste OSO-møte, med tanke på behandling og implementering. Dersom ikke vedtektsendringene realiseres, ber kommunestyret om å få saken tilbake til ny vurdering og behandling. Forslag til ny vedtekter utarbeidet av kommunenes fagmiljø, samt eksistere vedtekter med Helseforetakets endringsforslag innskrevet, vedlegges i saksfremlegget.
Side 8 av 17 Habilitet i forvaltningen: Det finnes ikke noen kjent administrativ innhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 15.10.2012 57981 saksframlegg oso.docx 15.10.2012 57982 endelig kommuneforslag Vedtekter OSO.docx 15.10.2012 59407 Vedlegg 3.pdf 15.10.2012 59406 KS 064.10.doc Oppsummering av saken: Det var i 2010 opprettet et overordnet samarbeidsorgan (OSO) mellom Helgelandssykehuset og kommunene i opptaksområdet. Vedtektene for OSO var vedtatt i Hattfjelldal kommunestyre saksnummer 064/10, jid 10/7141. Foremålet med OSO er å utvikle et velfungerende samarbeid mellom kommunene og Helgelandssykehuset og dermed legge til rette for samhandlingsreformen, videreutvikle god samhandling, gode prosesser og gode sammenhengende pasientforløp. OSO er et rådgivende organ for kommunene på Helgeland og Helgelandssykehuset, tiltak som har vesentlig økonomiske eller strukturelle konsekvenser og som går ut over den fullmakt som partene har, må behandles på ordinær måte i kommunene og i Helseforetaket. Representasjonen i OSO var 6 fra Helgelandssykehuset og 6 fra kommunene, faste vara var oppnevnt. Saksopplysninger: Det blev i mai 2012 avhold et interkommunalt telefonmøte mellom alle kommunene på Helgeland vedrørende kommunenes forhold til gjeldende vedtekter til OSO. Gjennom vårens forhandlinger om samhandlingsavtalene har Forhandlingsutvalget støtt på vesentlige forhandlingsutfordringer som innbefatter OSO sin fremtidlige rolle. Omstendighetene omkring dette blev grundig diskutert i telefonmøtet i mai, og det fremkom et behov for et saksfremlegg til kommunene der OSO sine vedtekter diskuteres, med hensikt om politisk behandling og forankring av endringene i OSO sine vedtekter. Vurdering: Det har vist seg gjennom samhandlingsforhandlingene at Helgelandskommunene ved å stå sammen får god gjennomslagskraft. Evaluering i etterkant viser at store felles saker, som håndtering av samhandlingsreformen, er hensiktsmessig og verdifullt for kommunal sektor å samle seg rundt. Hvordan Helgelandskommunene har håndtert samhandlingsforhandlingene har blitt lagt merke til også nasjonalt. Så langt Forhandlingsutvalget bekjent har ingen andre kommuner i Norge hatt så stor innflytelse på forhandlingsprosessen som kommunene på Helgeland. Det er også gjort politiske vedtak i de fleste kommunene på Helgeland som støtter videre arbeid gjennom et felles Forhandlingsutvalg der dette er nødvendig og hensiktsmessig også framover. Erfaringene fra samarbeidet sett fra kommunenes side er udelt positive, selv om arbeidet har vært, og kommer til å bli, arbeidskrevende. Det vurderes imidlertid at arbeidsbelastningen ligger i samhandlingsreformens natur, og ikke i samarbeidsformen som er valgt for å klare å imøtekomme reformen. Gjennom vårens forhandlinger har det kommet tydelig fram at kommunene ved Forhandlingsutvalget, støttet av et samlet fagmiljø fra kommunene på Helgeland, står langt fra sykehusets syn på hvilken rolle OSO skal ha i det helsepolitiske/helseadministrative landskapet på Helgeland framover. Dette omhandler også hvordan framtidige samhandlingsavtaler skal forhandles, samt eksisterende avtaler skal revideres. Det er inngått protokoll fra de gjennomførte forhandlingene, der det fremkommer at man har hengepunkter i avtalene der det ikke er oppnådd enighet. Disse punktene skal etter planene videreforhandles under høsten. Alle disse punktene henger sammen med partenes ulike forståelse av OSOs rolle.
Side 9 av 17 Et samlet og samstemt fagmiljø på Helgeland mener at samhandlingsavtalene ikke bør behandles i OSO. Å behandle avtalene i OSO er etter fagmiljøets vurdering et demokratisk dilemma, da hver kommune ved kommunestyrene er juridisk part i avtaleporteføljen. Fagmiljøet har hatt kontakt med KS-advokat i denne sammenheng for juridisk bistand, som bifaller fagmiljøets vurdering. Her er foretaket uenig med kommunene. OSO er et politisk nedsatt organ. Endringer i vedtekter må eventuelt endres politisk. Endring av OSOs vedtekter er satt på sakskartet for OSO møtene ved flere anledninger fra sykehusets side. Imidlertid er forslag til endringer ikke sent til kommunene for adekvat behandling. Fagmiljøet på Helgeland mener kommunene på eget behovsgrunnlag bør se på hvilke vedtektsendringer kommunene trenger. Fagmiljøet i alle kommunene har jobbet med denne saken parallelt til arbeidet med samhandlingsavtalene. Det presenteres derfor i denne saken et gjennomarbeidet forslag til vedtektsendring, som vil spisse OSO inn mot et rent helsepolitisk organ. Det er enighet om dette vedtektsforslaget i fagmiljøet på Helgeland. I dag er sammensetningen av OSO politisk orientert fra kommunens side, og administrativt/klinisk sammensatt fra foretakets side. Dette skaper etter fagmiljøets vurdering problemer i forhold til formål og mandat til organet. Fagmiljøet på Helgeland setter pris på kommunepolitikernes store helsepolitiske interesse. Fagmiljøet finner det derfor hensiktsmessig å rette OSO inn mot å bli et levende helsepolitisk organ, et sted der politikerne fra både kommune- og spesialisthelsetjeneste kan møtes og drøfte felles problemstillinger på likt grunnlag og sammenfallende nivå. Dette gjenspeiler seg derfor i fagmiljøets utarbeidede forslag til vedtektsendring. Fagmiljøets forslag til vedtektsendring vil understreke kommunenes suverenitet når det gjelder utarbeidelse og revidering av samhandlingsavtaler, samt andre viktige avgjørelser av helsepolitisk art. Samtidig vil fagmiljøet understreke viktigheten av et godt samhandlingsklima på alle nivå på Helgeland, og mener vedtaksendringene støtte opp under en bredere og likeverdig samhandlingsarena mellom forvaltningsnivåene. Dette vil, etter fagmiljøets oppfattning, berede grunnen for et ennå bedre samhandlingsmiljø innen helsekjeden på Helgeland. Dersom ikke vedtektsendringer blir foretatt i henhold til de forslag som legges ved saksframlegget, vil fagmiljøet på Helgeland tilrå sine respektive styringsorganer å revurdere kommunenes deltakelse i OSO. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen. Som i tidligere avtale bærer de oppnevnte partene selv sine egne kostnader. Konklusjon/anbefaling: Kommunestyret i Hattfjelldal kommune støtter vedlagte forslag til vedtektsendring utarbeidet av fagmiljøet på Helgeland. Kommunestyret ber de kommunale representantene i OSO fremme foreslåtte vedtektsendringer i neste OSO-møte, med tanke på behandling og implementering. Dersom ikke vedtektsendringene realiseres, ber kommunestyret om å få saken tilbake til ny vurdering og behandling. Forslag til ny vedtekter utarbeidet av kommunenes fagmiljø, samt eksistere vedtekter med Helseforetakets endringsforslag innskrevet, vedlegges i saksfremlegget. Britt Blaunfeldt Petersen kommuneoverlege
Side 10 av 17 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: GBNR-1/47 12/1169 12/6989 Hilgunn Anita Iversen 10.10.2012 Kjøp av tilleggstomt til gnr. 1 bnr. 157 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 24.10.2012 092/12 Kommunestyret 14.11.2012 Rådmannens innstilling 1. Åsmund G. Bostad får kjøpe gnr. 1 bnr. 47 som tilleggstomt til egen eiendom til en pris av kr 11/m 2. Bostad skal sørge for sammenslåing til en tomt etter tinglysning. Bostad skal også sørge for omlegging av avkjørsel til eiendommen fra Susendalsveien til Sørvollveien, omleggingen skal være utført innen 1. juli 2013. 2. Det gjennomføres reguleringsendring som skissert. Det delegeres til administrasjonen å gjennomføre reguleringsendringen. 24.10.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-092/12 Formannskapets innstilling: 1. Åsmund G. Bostad får kjøpe gnr. 1 bnr. 47 som tilleggstomt til egen eiendom til en pris av kr 11/m 2. Bostad skal sørge for sammenslåing til en tomt etter tinglysning. Bostad skal også sørge for omlegging av avkjørsel til eiendommen fra Susendalsveien til Sørvollveien, omleggingen skal være utført innen 1. juli 2013. 2. Det gjennomføres reguleringsendring som skissert. Det delegeres til administrasjonen å gjennomføre reguleringsendringen.
Side 11 av 17 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 07.09.2012 58199 Søknad om kjøp av tomt 17.10.2012 58200 Kart Saksopplysninger: Åsmund G. Bostad eier i dag gnr. 1 bnr.157, Susendalsveien 4. I søknaden opplyser han at han ønsker å kjøpe gnr. 1 bnr. 57, men riktig bnr. på nabotomta er 47. Han søker om å få kjøpe gnr. 1 bnr. 47 som tilleggstomt og som grenser til egen eiendom. Formålet med ervervet er å opparbeide ny adkomst til egen tomt via Sørvollveien som er kommunal vei. Nåværende avkjørsel fra Susendalsveien er lite hensiktsmessig og trafikkfarlig. Vurdering: Spørsmål om å kjøpe eksisterende tomt har vært til behandling i formannskapet tidligere. Det var i november 2001 da Ottar Eriksen ville kjøpe aktuelle tomt også for å flytte avkjørselen, men da var avkjørselen fremdeles planlagt fra Susendalsveien og måtte ha Statens Vegvesen sitt samtykke. Saken ble da utsatt. Tomta som ønskes kjøpt ble opprettet i 1950 og er på 2 dekar, den har ikke vært bebygd. Søkers tomt er på 1,26 dekar til sammen blir ny boligtomt på 3,26 dekar. Til sammenligning har det vært slått sammen tomter i Hotellveien, de tomtene er i dag på 3,42 og 3,44 dekar. Det er også flere gamle tomter i Toppenveien som er over 3 dekar. Tomtepris på de tomtene som er solgt i 2011 er kr 10,71/m 2. Å slå sammen to tomter til en tomt krever endring av tomtegrensene i reguleringsplanen. En slik sammenslåing endrer ikke reguleringsformålet, og kan derfor defineres som en mindre endring. Fremgangsmåten er beskrevet i PBL 12-14. 12-14. Endring og oppheving av reguleringsplan For utfylling, endring og oppheving av reguleringsplan gjelder samme bestemmelser som for utarbeiding av ny plan. Kommunestyret kan delegere myndigheten til å treffe vedtak om mindre endringer i reguleringsplan eller til å vedta utfyllinger innenfor hovedtrekkene i reguleringsplanen. Små endringer kan delegeres til administrasjonen. Før det treffes slikt vedtak, skal saken forelegges berørte myndigheter, og eierne og festerne av eiendommer som direkte berøres av vedtaket, skal gis anledning til å uttale seg. Jf. for øvrig 1-9 Administrative og økonomiske konsekvenser: Vedtar formannskapet at det skal gjøres en mindre reguleringsendring av planen vil NTK utføre endringen, og det vil medgå arbeidstid. Kontering: Art.: 36700, Ansvar: 965, Funksjon: 315, Prosjekt: 9659. Avsettes generelt investeringsfond Konklusjon/anbefaling: Søknaden innvilges. Hilgunn Anita Iversen jordbrukssjef
Side 12 av 17 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-C03 10/244 12/7062 Karl-Olav Bostad 15.10.2012 Oppussing samfunnshus trinn 1. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 24.10.2012 093/12 Rådmannens innstilling Det gis en tilleggsbevilgning på kr. 900.000,- for ferdigstillelse av prosjektet Samfunnshus trinn 1. Kontering: 12500-691-386-6912 Finansiering: 19533-691-386-6912 24.10.2012 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-093/12 Vedtak: Det gis en tilleggsbevilgning på kr. 900.000,- for ferdigstillelse av prosjektet Samfunnshus trinn 1. Kontering: 12500-691-386-6912 Finansiering: 19533-691-386-6912 Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, 24.10.2012 Marit Hatten formannskapssekretær
Side 13 av 17 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Saksopplysninger: Formannskapet har tidligere behandlet sak om opprusting: Formannskapet den 26.01.2011 Hattfjelldal kommune fyller 150 år i 2012 og Formannskapet ønsker i den sammenhengen at samfunnshuset skal pusses opp/ombygges og ha en tilrettelegging og innretning mot kunst og kultur, med hovedvekt på lys, lyd og bilde. FS-004/11 Vedtak: Administrasjonen iverksetter forprosjektet. Rammen for forprosjektet er NOK 250.000,- Skisseprosjekt ble startet og Norconsult med Tegneverket arkitekter AS ble engasjert for å utføre skisseprosjektet og fremlegge et kostnadsestimat på total oppussing/ombygging av Hattfjelldal samfunnshus. Grunnlaget i skisseprosjektet var å oppgradere tidligere gymnastikksal til et funksjonelt teater- og konsertlokale, en storstue for innbyggerne i kommunen. Samtidig planlegges det å oppgradere vestibyle, liten sal og toalett. Kostnader for oppgradering av scene og innkjøp av teleskoptribune ble utført av Hattfjelldal kommune og lagt til kostnadsoverslaget fra Norconsult. Total kostnad for oppgradering av hele anlegget ble da kr 7.86 mill Se tabell nedenfor.
Side 14 av 17 Dette var det ikke økonomi til og man startet da en prosses for å dele opp totalomfanget i flere trinn. Norconsult sitt kostnadsoverslag ble benyttet og omfanget delt i 2 trinn slik at storsal, scene og kjøkken kunne oppgraderes i 2012. For scene ble det prioritert å tilpasse det gamle sceneutstyret i forhold til ny layout for å spare penger. Det ble også lagt opp til bruk av dugnadsarbeider der dette var hensiktsmessig.
Side 15 av 17 Kostnadsoverslaget trinn 1 og trinn2: I videre behandling i Formannskapet den 18.01.2012 ble følgende besluttet: Dugnad Hattfjelldal samfunnshus: Ordfører og NTK v/karl Olav Bostad orienterte om hva som bør gjøres i trinn 1 ved Hattfjelldal samfunnshus. Formannskapet gikk igjennom alle enkeltheter ved prosjektet og besluttet å ta inn en oppussing av kjøkkenet som del av trinn 1. Formannskapet fattet enstemmig vedtak om en budsjettramme for trinn 1 til samlet kr.1.500.000,-. 18.01.2012 Formannskapet Forelagt i møte: Fondsstyret vedtar bevilling til oppussing trinn1 av samfunnshuset. Det bevilges oppad til kr. 1.500.000,- til oppussing av storsal og kjøkken. Beløpet belastes fond. Det opprettes et eget prosjekt med prosjektregnskap. Midlene konteres slik: Finansiering: 12500-691-386-6912 Fond: 19533-691-386-6912 Enstemmig vedtatt.
Side 16 av 17 Det ble i møtet vedtatt å oppgradere gymnastikksalen, scene og kjøkken. Gymnastikksal og scene skulle pusses opp/ombygges og ha en tilrettelegging og innretning mot kunst og kultur, med hovedvekt på lys, lyd og bilde. Kjøkken skulle oppgraderes med nytt rom for oppvask med tilhørende utstyr, ny koketopp og konveksjonsovn. Dette for å få et funksjonelt kjøkken som kunne brukes ved større tilstellinger. Status pr dato er slik: Ut fra kostnadsfordelingen/prognose er det et betydelig merforbruk på innleie kostnader. Dette skyldes i hovedsak uforutsette kostnader med rehabilitering av vegg mot syd. Ved fjerning av overlysvinduer oppdaget man store skader på betong, søyler og kledning. Fasade sør måtte rives inn til søylebæringen og vegg bygges opp på nytt. Vindusutsparinger gjenmurt med isolert leca blokker og hele veggflaten ble tileggsisolert før ny kledning med lufting ble montert. Nytt takblikk og ombygging av gesims for å sikre bygget mot vannskade. Dette har generert økte kostnader på materiell og store innleiekostnader noe det ikke var budsjettert for. Ekstrakostnader dekkes normalt inn i post for ikke spesifiserte kostnader, denne posten er i skisseprosjektet satt til 15% av grunnkalkyle.
Side 17 av 17 Himling, veggpaneler og vinduer var betydelig dyrere en spesifisert i kostnadsoverslaget i skisseprosjektet. Det ble innhentet tilbud fra 3 leverandører der Coop Hattfjelldal leverte Himling, Byggmaker Flokkmann leverte veggpaneler og Svenningdal Trevare vinduer. Valgt type veggpaneler og himling samt akustikk rammer på scene har vist seg å gi et meget godt resultat for lyd i tillegg et pene flater. Gjenstående arbeider før ferdigstillelse er: 1. Sliping å lakkering av gulv i storsal. 2. Montering av utforinger og lister. 3. Scene trapp. 4. Flislegging av gulv i oppvask rom. 5. Maling av vegger og tak i rom for oppvask. 6. Montasje av utstyr i rom for oppvask og kjøkken. 7. Elektrisk opplegg i rom for oppvask og kjøkken. Kostnadene for dette er estimert til kr: 210 000,- Total kostnad for ferdigstillelse av trinn 1 blir kr 2.405.500,- Vurdering: Det ble ved første gangs bevilgning til utbedringsprosjektet bevilget en rund sum på kr.1,5 mill. På dette tidspunktet hadde man ikke grunnlag for å mene eksakt hva totale renoveringskostander ville bli. Dette er vanlig i denne type prosjekter, fordi usikkerheten rundt tilstanden i bygget ikke er kjent fullt ut. Ut fra gjenstående arbeider og kostnad anbefales det at arbeider ferdigstilles slik at Samfunnshuset i Hattfjelldal kan benyttes til store tilstelninger med et optimalt fungerende kjøkken. Store deler av overskridelsen i prosjektet må tilskrives innleiekostnader på arbeider og materiell i forbindelse med fasade syd. Disse skadene måtte man ha utbedret dette år for å ikke risikert vannskader på vegg mot syd i samfunnshuset. Muligheten for å ta dette på vedlikeholdsbudsjettet er ikke til stede uten betydelige overskridelser. Ekstra kostnader for himling, veggpaneler og vinduer, ca kr. 300.000,- med montasje, må tilskrives lavt budsjettering og økt omfang da øvre del av vegger ble kledd med akustikk paneler istedenfor sparkling og maling (noe som har gitt rommet en bra akustikk). Ut fra ønsket om et lokale med tilrettelegging og innretning mot kunst og kultur, med hovedvekt på lys, lyd og bilde ønsket ikke byggeleder å risikere refleksjoner fra disse flatene av lyd som ville ha forringet kvaliteten av lydbildet i salen. Tilbakemeldingene så langt er meget positive mhp lyd i storsal. Akustikken på scenen kan ytterligere forbedres ved innkjøp av egnet bakteppe for å dempe bassresonansen på scenen. Administrative og økonomiske konsekvenser: Reduserer beholdningen av næringsfond. Kontering: Kontering: 12500-691-386-6912 Finansiering: 19533-691-386-6912 Konklusjon/anbefaling: Det anbefales en tilleggsbevilgning på kr. 900.000,- for ferdigstillelse av prosjektet samfunnshus trinn 1. Karl-Olav Bostad Avdelingsingeniør