SAK-midler 2012. Prosjektskisser fra UHRs administrasjonsutvalg

SAK-midler 2012. Prosjektskisser fra UHRs administrasjonsutvalg For allerede tildelte midler for 2010 og 2011 vises det til rapportering fra de forskjellige prosjektene og tiltakene. Ledelsesutviklingsprosjekter 1. Videreføring av tiltak for klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Det vises til rapportering for dette prosjektet for 2010 (brev fra UHR av 4. mars 2011) og 2011 (brev fra UHR av 29.februar 2012). For å komme i mål med arbeidet i forhold til utarbeidelse av en selvfinansierende forvaltningsmodell for instrumentet, søkes det om et tillegg på kr. 400.000. Tiltaket er forankret i UHRs administrasjonsutvalg. 2. Videreføring av utdanningsledelse Det vises til rapportering for prosjektet for 2010 og 2011. Det er avklart at NTNU er villig til å ta ansvar for gjennomføring av en pilot, og det søkes om kr. 550.000 til dette, se vedlagte skisse for prosjektet. Dette er et nybrottsarbeid som av format vil kunne sammenlignes med programmene for forskningsledelse. Det vil bli utarbeidet et detaljert budsjett for prosjektet som vil bli forelagt KD ved eventuell tildeling. Tiltaket er forankret i UHRs administrasjonsutvalg og utdanningsutvalg. 3. Direktørnettverk - UHR har tatt på seg ansvar for å drifte et direktørnettverk slik at det blir et formelt forum. Vi ønsker å satse på kompetanseheving på et høyere nivå og bidra til å bygge kunnskap, kunne hente eksterne, fremtredende forelesere til en form for teoretisk skolering-med kompetanseheving som mål. Det søkes om ressurser til å kunne starte arbeidet med å hente inn gode eksterne forelesere og til å bygge en organisering av nettverket mer formelt. Initierende midler på kr. 200 000 pr år vil gjøre det lettere å få god drift i nettverket som planlegges å bli selvfinansierende etter to innledende år. Det søkes om kr. 400 000 til dette. Tiltaket er forankret i UHRs administrasjonsutvalg. 4. Erfaringsseminar om ledelsesutviklingsprosjektene gjennomført med SAK-midler. UHR vurderer også et erfaringsseminar om ledelsesutviklingsprosjektene og resultatene av dem på slutten av 2012. Dette tiltaket vil være selvfinansierende og basert på deltakeravgift. Totalt overslag ledelsesutviklingsprosjekter: kr. 1.350 000 Administrativ SAK: "Robust administrasjon - bedre tjenester og kvalitet" 1. Bygge system for opptak av internasjonale studenter for å kvalitetssikre dokumentasjon primært til masterstudier Dette er et prosjekt som søker å videreutvikle tjenestene i fellesskap for å oppnå kvalitativt bedre og mer effektiv behandling av søknader fra internasjonale søkere, styrke kompetansen og redusere sårbarheten ved institusjonene. Prosjektet skal utrede og teste ut

elektroniske måter å samhandle på. Målsettingen er at en søker kun skal saksbehandles en gang i vurdering av papirenes ekthet og søkers generelle kvalifikasjoner. Det legges opp til et prosjekt med fem samarbeidende institusjoner, og resultatene vil ha overføringsverdi til resten av UH-sektoren, se vedlagte prosjektskisse. Det søkes om kr. 1.600 000 til dette. Tiltaket er forankret i UHRs administrasjonsutvalg og utdanningsutvalg. 2. Internkontroll/internrevisjon. Prosjektet skal utvikle og implementere en felles tjeneste for internrevisjon. Tjenesten skal kunne omfatte alle virksomhetskritiske områder. Prosjektet skal også utvikle en metodikk for å gjennomføre internrevisjon tilpasset institusjonenes egenart og gjennomføre revisjoner på utvalgte områder og rapportere til institusjonenes ledelse. Det vises til vedlagte prosjektskisse for mer informasjon. Det søkes om kr. 2.075 000 til dette tiltaket som er forankret i UHRs administrasjonsutvalg. 3. Videreføring av prosjekt på innkjøp/anskaffelsesområdet Det vises til rapportering for dette prosjektet for 2010 (brev fra UHR av 4. mars 2011) og 2011 (brev fra UHR av 29.februar 2012), samt løpende kontakt med departementet om dette prosjektet. Det er nå klart for første felles samling med oppstart av prosjektet 8.mars 2012. Innkjøpere, økonomiledere/-direktører i de respektive virksomhetene og representanter fra Kunnskapsdepartementet og Difi vil delta. Vi ser frem til at prosjektet nå kommer i gang og vi får startet arbeid med nærmere planlegging for prosjektgjennomføring sammen med høyskolene som har tilsluttet seg 1 fase av prosjektet. Ved NTNU vil Høyskolen i Sør-Trøndelag, Høgskolen i Nord-Trøndelag og Høgskolen i Ålesund være tilknyttet. Høgskolen i Bergen, Kunsthøyskolen i Bergen og Norges Handelshøyskole vil være tilknyttet Universitetet i Bergen. Økonomisk ramme, ref. prosjektbeskrivelse vedlagt brev av 20.05.2011 er 4,0 mill. Med fradrag av allerede tildelte midler på kr. 1. 400 000 utgjør restbeløp for søknad 2012 kr. 2.600 000. Midlene fordeles 50/50 mellom NTNU og UiB. 4. Etablering av prosjekt "Ny arkivnøkkel". Prosjektet skal utvikle ny arkivnøkkel for høgskolesektoren. Det søkes om kr. 200 000 til prosjektet, se vedlagte prosjektskisse for mer informasjon. 5. Forskningsformidling- også i forhold til internasjonalisering. Tiltak for å bygge kompetanse, erfaringsdeling, bygge strukturer, heve hele sektoren 6. HR-rekruttering/prosjekt på profesjonalisering. Aktuelt også ift midlertidighet (Ann Elisabeth) Totalt overslag administrativ SAK: kr. 6.475 000

Prosjektskisse - pilotprosjekt om utdanningsledelse Universitets- og høgskolerådet ble i 2010 av Kunnskapsdepartementet tildelt SAK-midler til ledelsesutvikling. Et av prosjektene som ble igangsatt, hadde temaet utdanningsledelse og var forankret i NTNU v/prorektor Berit Kjeldstad. Utdanningsledelse har fått økt oppmerksomhet de siste par årene, noe som er av stor betydning for å heve utdanningskvaliteten. Etter innføring av kvalitetsreformen tilbyr institusjonene langt mer komplekse, flerårige studieprogrammer som krever både faglig og administrativ ledelse på et overgripende nivå. Uten tydelig ledelse kan en risikere at studietilbudene fremstår som fragmenterte og ujevne med tanke på sammensetning, nivå, arbeidskrav, gjennomføring m.v. God og bevisst utdanningsledelse kan bidra til at arbeidet med utdanningskvalitet får den oppmerksomhet det fortjener. Bakgrunn Ved hjelp av SAK-midler ble det etablert en referansegruppe med deltakelse fra NTNU, Høgskolen i Nord-Trøndelag og UHRs ansvarlige for lederutviklingsprogram. Referansegruppen planla og gjennomførte en workshop i Trondheim 5. september 2011. Til workshop-en var det invitert en bredt sammensatt gruppe som besto av faglige og administrative ledere fra universiteter og høgskoler. Formålet var å diskutere relevante begreper, identifisere spesielle utfordringer og behov, og synliggjøre hvordan bevisstgjøring rundt ansvar og rollefordeling i institusjonene er nær forbundet med utdanningskvalitet. Gjennom arbeidet i workshop-en ble det tydelig at det er behov for å sette begrepet utdanningsledelse på sakskartet og se til at temaet følges opp gjennom arbeidet i institusjonene. Dette bør skje i interaksjon mellom administrative og faglige ledere, på flere nivåer (dekaner, studieledere, programansvarlige osv.), og det bør skje gjennom samarbeid og arbeidsdeling mellom institusjonene. Workshop-en skapte forventninger som referansegruppen mente forpliktet til videre oppfølging. Det er derfor planlagt et trinn 2 i prosjektet. I september 2012 vil det bli avholdt en større nasjonal konferanse med utdanningsledelse som hovedtema. NTNU står som vertskap. Programmet er under utarbeidelse. Konferansen finansieres av SAK-midler. Pilot program i utdanningsledelse NTNU i samarbeid med UHR ønsker på denne bakgrunn at arbeidet med utdanningsledelse som nå er satt i gang, kan følges opp med et mer spisset tilbud til målgruppen. En måte å gjøre dette på, er å sette i gang et pilotprosjekt etter lignende mønster som Universitetet i Oslo (UiO) har arrangert for forskningsledelse og engelskspråklig forskningsledelse, også dette med støtte av SAK-midler. Disse programmene gjennomføres med tre samlinger à tre dager, med tilretteleggelse fra et team ved UiO samt innleide spesialister. Erfaringene fra programmene er så langt gode. Med sine erfaringer fra workshop og referansegruppe har NTNU allerede lagt ned mye arbeid i forbindelse med utdanningsledelse og har opparbeidet verdifull erfaring i et felt som mange i sektoren foreløpig ikke har et bevisst forhold til. En pilot i utdanningsledelse bør forankres i en institusjon som har kompetanse på feltet, og som er motivert for oppfølging. NTNU har således sagt seg villig til å ta ansvar for å gjennomføre et pilotprosjekt.

Denne typen prosjekter egner seg utmerket for samarbeid og arbeidsdeling mellom institusjonene. Bare et fåtall av institusjonene har ressurser og kompetanse til å ta ansvar for slike programmer alene. Ved hjelp av SAK-midler kan det legges til rette for deltakelse fra flere universiteter og høgskoler. Å opprette et program i utdanningsledelse vil kreve et omfattende planleggingsarbeid. Med tanke på en eventuell oppstart av piloten vårsemesteret 2013, er det viktig å komme i gang med planleggingen så snart som mulig. Med utgangspunkt i tidligere tildelinger ber vi med dette om 550.000 til planlegging og gjennomføring av en pilot i utdanningsledelse.

Prosjektskisse - Opptak av internasjonale søkere primært til masterstudier Samarbeidende institusjoner: UiS, UiN, UiA, HiOA, HiB Beskrivelse av dagens situasjon: I dag søker internasjonale søkere til masterutdanninger i Norge til hvert lærested og sender papirer til hvert lærested/institusjon. Institusjonene saksbehandler sine søkere og gir dem tilbud eller avslag. En internasjonal søker som har søkt om studieplass ved flere institusjoner, må i dag sende sine søknadsdokumenter til hvert lærested. Følgelig vil også søker motta svar fra alle institusjoner som er søkt. Søknader fra internasjonale studenter til masterstudier ved de samarbeidende institusjonene kan håndteres på en bedre og mer effektiv måte enn i dag. Dette gjelder også i forhold til kvalitetssikring, likebehandling og brukervennlighet. Behandling av internasjonale søkere innebærer betydelige risikoelementer for den enkelte institusjon, særlig knyttet til vurdering av ekthet i søknadsvedlegg. Visjon om fremtidig løsning Samordna opptak bør koordinere søknadene fra internasjonale søkere til de lokale opptakene på master ved institusjonene. Det bør åpnes for innsyn til hverandres søkere i FS Sektoren bør enes om enkelte krav som det er enighet rundt slik at ikke enkelte institusjoner fremstår strengere enn andre. Eksempel på dette er engelskkrav, søknadsfrister samt finansiering. Sektoren bør vurdere en mer hensiktsmessig arbeidsdeling basert på f.eks. geografi eller fagområde. Sektoren bør øke og sikre kompetansen på dette feltet i samarbeid slik at ikke hver institusjon skal favne hele bredden. Beskrivelse av prosjektet: De samarbeidende institusjonene ser at det er et stykke frem til visjonen kan realiseres. Vi har fått opplyst fra SO om at dette ikke er noe de jobber med i øyeblikket. Vi vil derfor igangsette et prosjekt for å: Videreutvikle tjenestene i fellesskap for å oppnå kvalitativt bedre og mer effektiv behandling av søknader fra internasjonale søkere, styrke kompetansen og redusere sårbarheten ved institusjonene. Utrede og teste ut elektroniske måter å samhandle på. FS er en naturlig samarbeidspartner, men også andre verktøy kan vurderes som saksbehandlingssystem i forkant av FSregistrering. Målsettingen er at en søker kun skal saksbehandles en gang i vurdering av papirenes ekthet og søkers generelle kvalifikasjoner. Utvikle beste praksis knyttet til saksbehandlingen, mulige felles prosedyrer/retningslinjer og en hensiktsmessig organisering av opptaket, enten ved fellesløsninger eller ved den enkelte institusjon.

Forventede resultater: Internasjonale søkere til masterstudier ved institusjonene skal saksbehandles en gang ift vurdering av studiekompetanse, språkkrav og ekthet i vitnemål og evt andre vedlegg. Ulike arbeidsdelingsmodeller mellom institusjonene skal utredes og evt utprøves. Saksbehandlerne ved de ulike institusjonene skal danne ett kompetansemiljø. Resultatene skal være åpne for andre institusjoner. Hvis det igangsettes arbeid med sektorfellesløsninger på dette vil erfaringene fra vårt prosjekt bli stilt til disposisjon for NOKUT, SO, FS og eventuelt andre. Budsjett 2012 Tiltak Kostnad Personalressurser (prosjektleder og utredningsressurser tilsvarende 1 årsverk) 1 000.000 Kjøp av IT-tjenester 300.000 Reise- og møtekostnader 300.000 SUM 1.600.000 Institusjonene vil gå inn med arbeidstid og kostnader utover dette. Det kan være aktuelt å søke om SAK-midler også for 2013.

Prosjektskisse - Samarbeidsprosjekt Intern kontroll/intern revisjon Deltakere i samarbeidsprosjektet: Høgskolen Oslo-Akershus, Høgskolen i Bergen, Universitetet i Nordland, Universitetet i Agder og Universitetet i Stavanger. Bakgrunn for samarbeidet: Reglement for Økonomistyring i staten 14 Intern kontroll, gir krav om at alle enheter skal etablere systemer og rutiner som ivaretar intern kontroll av virksomheten. Den enkelte institusjon bruker mye ressurser på nettopp å etablere slike systemer. Utfordringen ligger i å ha en operativ intern kontroll enhet som har hovedfokus på om systemene og rutinene etterleves, dekker alle områder samt har den tilsiktede virkning. På bakgrunn av den organisatoriske størrelsen på de samarbeidende institusjonene vurderes det som ineffektivt å bygge opp egne organisatoriske enheter for intern kontroll. Egne enheter vil medføre at hver institusjon må avsette midler til omfattende investeringer i ressurs- og kompetanse- oppbygging for å kunne ivareta de ulike kravene til oppfølging og kontroll fra Økonomireglementet og Riksrevisjonen. Beskrivelse av prosjektet Prosjektet skal: 7. Utvikle og implementere en felles tjeneste for internrevisjon. Tjenesten skal kunne omfatte alle virksomhetskritiske områder. 8. Utvikle metodikk for å gjennomføre internrevisjon tilpasset institusjonenes egenart 9. Gjennomføre revisjoner på utvalgte områder og rapportere til institusjonenes ledelse 10. Oppsummere erfaringene med valgt organisasjonsmodell og metodikk. De fem deltakerinstitusjonene vil bidra med 1 deltaker hver i en felles revisjonsgruppe. Gruppen trenger ikke nødvendigvis å være de samme som utfører revisjonene, men vil kunne involvere andre deltakere/spesialister fra institusjonene ved behov. Det må utarbeides en metodikk for revisjonsarbeidet. I utviklingen av denne er det nødvendig å hente erfaringer fra universiteter som har erfaring med internkontroll, eksempelvis UiOs internkontrollenhet og UiBs erfaringer med ekstern konsulent. Målsetning med prosjektet: Samarbeidspartene har identifisert flere positive målsetninger med prosjektet: -Institusjonene vil etablere en helt ny organisasjonsform for gjennomføring av felles oppgaver. -Institusjonene vil gjennom dette prosjektet opparbeide erfaring på gjennomføring av intern kontroll/revisjon som vil komme hele sektoren til gode. -Institusjonene får gjennomført systematisk intern kontroll uten å måtte øke antall medarbeidere -Institusjonene får tilgang på best practise gjennom gruppens samlede arbeid

-Institusjonene får økt kompetanse på sine medarbeidere -Institusjonene møter utfordringen fra KD på samarbeid på det administrative området Budsjett: Budsjettet tar utgangspunkt i et 3-årig prøveprosjekt med oppstart høst 2012. Det er ønskelig at man i den første del av prøveprosjektet har mulighet til å hente inn en prosjektleder med revisjonserfaring for å få etablert revisjonsgruppen og sammen med gruppen lage en plan for aktiviteten samt få på plass et strukturert opplegg for gjennomføring. Videre vil det være behov for midler til reiser og opphold i forbindelse med gjennomføring av revisjoner. BUDSJETT SAMARBEIDSPROSJEKT INTERN KONTROLL/INTERN REVISJON 2012 2013 2014 TOTAL Prosjektleder (50% stilling) 225 000 450 000 450 000 1 125 000 Reise og opphold 250 000 250 000 250 000 750 000 Innleid konsulent/kjøp av metodikk 100 000 100 000 200 000 Totalt budsjett per høst 2012-2014 575 000 800 000 700 000 2 075 000

Prosjektbeskrivelse ny arkivnøkkel for høgskolesektoren Arkivforskriften 2-3 sier at et organ normalt skal ha et klassifikasjonssystem - en arkivnøkkel - som omfatter alle de saksområdene organet steller med. En arkivnøkkel er et formalisert ordningssystem av et saksarkiv. I arkivnøkkelen er det også kassasjonregler som er helt essensielle for en mest mulig effektiv utnyttelse av papirressurser og elektronisk materiale og kassasjon av disse. I en ny arkivnøkkel vil det også kunne komme retningslinjer for sak- og arkivsystemets formelle tilknytning til fagsystemer som er i bruk i høgskolesektoren. De fleste fagsystemer i sektoren mangler pr. i dag arkivfunksjoner men har en del bevaringsverdig materiale. I et NOARK-5-system vil en etablert ordning av et saksarkiv etter en arkivnøkkel være nødvendig for å kunne sikre en god avlevering til arkivverket. Siden høgskolesektoren etter planen i 2013 skal innføre neste generasjon sak- og arkivsystem er tiden moden inne for å kunne gå i gang med arbeidet med å få laget en ny og moderne arkivnøkkel. Høgskolenes arkivnøkkel er fra 1994 og trenger således en revidering uavhengig av en innføring av et NOARK-5-basert system. Bakgrunn De statlige høgskolene benytter Felles arkivnøkkel for statlige høgskoler av 01.07.94, revidert i oktober 1996 og mars 2001. Kassasjonsplanen som benyttes er en integrert del av arkivnøkkelen, og den er fra mai 2001, revidert i juli 2005. Siden det er 11 år siden siste revisjon av Arkivnøkkelen og 7 år siden siste revisjon av kassasjonsplanen, ble det på Arkivforum 2011 (forum for arkivlederne ved de statlige høgskolene) bestemt at det nå er på tide med en revisjon av arkivnøkkelen/kassasjonsplanen. Høgskolesektoren innførte NOARK-4-basert, fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem i 2005/2006. Arkivnøkkelen som er i bruk er ikke lenger hensiktsmessig i forhold til elektronisk arkivering. Med tanke på at sektoren har startet prosessen med å innføre NOARK-5-basert system er det nå riktig tidspunkt å starte revisjon av Felles arkivnøkkel og kassasjonsplan for statlige høgskoler, slik at den er klar til det nye systemet settes i drift i 2013. Forprosjekt For etablering og grovplanlegging av prosjektarbeidet. Forprosjektet ivaretas av to arkivledere og en seniorrådgiver fra høgskolesektoren. Mandat Kort beskrivelse av arbeidsoppgavene og målet med prosjektet. Innhenting av informasjon Som grunnlag for arbeidet videre, mellom annet: Riksarkivets plan med arkivnøkler og hvordan de ser for seg framtidas arkivnøkkel

Hvilke føringer Riksarkivet har/gir for arkivnøkler og kassasjons-/bevaringsvurderinger av arkivmateriale, spesielt for uh-sektoren Den statlige arkivnøkkelen for fellesklassene 0,1 og 2 er under vurdering for revisjon. Hvordan ser dette arbeidet ut? Det fremmes en St.meld om arkiv i vår (2012). Vurdering av hvordan den behandler temaet og hvordan det innvirker på arbeidet Difinotat 2012:2 Administrative støttefunksjoner i staten- forstudie. Vurdering av om og hvordan det som framkommer i notatet har en innvirkning på arkivnøkkelarbeidet. Prosjektarbeidet Det bør sitte fem medlemmer i prosjektgruppen. En av representantene bør komme fra HIOA, Institutt for arkiv, bibliotek- og informasjonsfag. Det må etableres et sekretariat med et av prosjektmedlemmene som sekretariatskoordinator. Enten kan dette medlemmet eller et av de andre medlemmene være prosjektleder for arbeidet. For at dette prosjektet skal lykkes er det helt nødvendig med bevilgninger enten gjennom Kunnskapsdepartementet (SAK-midler) eller at høgskolene dekker kostnadene. Det anbefales at det etableres referansegrupper som skal jobbe spesielt med dagens fagklasser 3-6. Det anbefales også at det etableres et formelt samarbeid med Riksarkivet ved at det vil være en fast referanseperson fra RA som prosjektgruppen er i kontakt med. Et av prosjektmedlemmene bør ha tett kontakt med Uninetts arbeid knyttet opp mot anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem (Uninetts NSA-prosjekt). Etter endt prosjektarbeid skal arbeidet munne ut i en arkivnøkkel. Denne arkivnøkkelen kan hver enkelt institusjon trykke opp selv i ønsket antall eksemplarer. Tidsplan Arbeidet bør starte opp i begynnelsen av august 2012 og munne ut i en praktisk implementering 1. august 2013 hos pilotinstitusjon for nytt sak- og arkivsystem. Milepæler: Etablering av prosjektorganisasjon Etablering av referansegrupper Mottak av aktuelle forslag Gjennomgang av nøkkel med tanke på framlegging av forslag på ny nøkkel Høring Endelig og ferdig nøkkel (midten av juni 2013) Konkrete mål med arbeidet Målet er en forenklet og forbedret versjon av høgskolenes arkivnøkkel med tanke på at denne nøkkelen skal sikre en effektiv arkivdrift i tråd med Riksarkivets og statlige retningslinjer for arkivnøkkel.

Dette er sentrale punkter: - Gode sakstitler=færre koder. Gode sakstitler vil bedre gjenfinning. - Flere arkivkoder pr. sak. Dette bør være en mulighet for bl.a. student- og personalmapper. Dette krever et teknisk samarbeid med Uninetts NSA-prosjekt. - Stikkordsliste bør være dynamisk og autorisert, dvs at denne listen bør kunne endres men fortrinnsvis felles og ikke for hver enkelt institusjon - Studentmapper/personalmapper. Forenkling. Felles dokumentasjon for innhold. - Samordningsrutiner/rapporteringsrutiner. I noen tilfeller vet vi at det er materiale knyttet opp til bestemte koder som skal rapporteres. Dette må det tas hensyn til. - Kassasjonsregler. Forrige nøkkel var ferdig i 1994, men kassasjonsreglene var ferdige først i 2001. Vi mener at dette arbeidet bør gjøres samtidig denne gangen. Avklaring med fagsystemer Det må sikres at arkivnøkkelen er i tråd med føringer og samarbeid med bl.a. Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste og Statens lånekasse for utdanning. Det må sikres at arkivnøkkelen er i tråd med føringer for Felles Studentsystem (FS) m.fl. Eksportversjoner Det bør etableres en ny arkivnøkkel som sikrer gode eksportversjoner både direkte til andre databaser og til deponering. Prosjektet vil sette ned en arbeidsgruppe på fem personer, fire fra høgskolesektoren og en ressursperson fra HIOA, Institutt for arkiv, bibliotek og informasjonsfag. Foreløpig budsjettplan: 8 arbeidsmøter á 15.000= 120.000 kroner Konsulentbistand = 50.000 kroner Kostnader referansegrupper= 30.000 kroner Totalt: 200.000 kroner