Styreprotokoll Møtedato: 02.10.2017-03.10.2017 Møtested: BorgEid Møtetid: 10.00-16.00 & 09.00-14.45 Styremøtet gikk over to dager med varamedlemmer tilstede. Styremedlemmene Marit Nybakk og Cecilie Østensen Berglund deltok fra kl 1200 mandag 2. oktober. Avdelingsdirektør Olav B. Aasen og seniorrådgiver Arve Hamar deltok i sak om Opptak i retten under direktøren orienterer. Aasen ga også en orientering om status for overgangen til ny driftsplattform og ny driftsleverandør Evry. Avdelingsdirektør Jann Ola Berget deltok i sakene 17/61, 17/62 og 17/63 samt under direktøren orienterer. Avdelingsdirektør Olav Aasen deltok i sak 17/66 Avdelingsdirektør Solveig Moen deltok i sak 17/58, 17/59, 17/60 og 17/64. Prosjektleder Ingrid Olsen deltok i sak 17/65. Seniorrådgiver Robert Envik deltok i sak 17/64. Seniorrådgiver Gunvor Øien Løge deltok i sak 17/67. I tillegg til saker referert i protokollen brukte styret deler av dag en til å drøfte ulike scenario knyttet til statsbudsjett for 2018, fasilitert av avdelingsdirektør Erling Moe. Torsdag 3. oktober hadde styret invitert Jon Gauslaa og Nils Asbjørn Engstad som ledere av hhv Finnmarkskommisjonen og Utmarksdomstolen. De ga en status for arbeidet i de respektive virksomheter. Engstad er i tillegg medlem av Europarådets konsultative råd av dommere (the Consultative Council of European Judges, CCJE) og medlem av Dommerforeningens menneskerettighetsutvalg. Han orienterte innledningsvis om den alvorlige situasjonen domstolene og domstoladministrasjonen i Polen nå befinner seg i. Det foregår en systematisk marginalisering og politisering av polske domstoler, og han karakteriserte Polen som en rettsstat i oppløsning. Avdelingsdirektør Kari Berget ga en status i kompetanse- og kvalitetsarbeidet i DA. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Marit Nybakk Sonja Iren Sjøli 1
Forfall Henning Harborg Varamedlemmer Anders Rasmussen Arne Lyngstad Arve Konstali Bjørnar Eirik Stokkan Cecilie Østensen Berglund Kjersti Dørstad Anne Marit Pedersen (forfall) Ranveig Sem (forfall) Karin Woldseth (forfall) Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 17/054 Godkjenning av innkalling VE 17/055 Godkjenning av protokoll DR 17/056 Direktøren orienterer DR 17/057 Styreleder orienterer VE 17/058 Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning VE 17/059 Domstoladministrasjonens regelutvalg - Regelutviklingsbehov og forslag om avvikling VE 17/060 Klage over avslag på søknad om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider VE 17/061 Økonomi- og virksomhetsstyring 2. tertial 2017 OR 17/062 Fremtidig organisering av regnskap- og sentralbordfunksjonene OR 17/063 Saksavviklingsstatistikk første halvår 2017 OR 17/064 Utredning om særskilt erstatningsordning for dommere og andre domstols ansatte ved alvorlige sikkerhetshendelser OR 17/065 Orientering om og status i prosjektet Digitale domstoler OR 17/066 Digitale hindringer i kompetansearbeidet DR 17/067 Domstolene 2025 - status strategisk plan DR 17/068 Eventuelt 2
17/054: Godkjenning av innkalling Innkalling ble godkjent. 17/055: Godkjenning av protokoll Protokoll av 12. juni og ekstraordinært styremøte 29. juni ble godkjent og signert i styremøtet. 17/056: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om følgende: * Nærmere redegjørelse for lokalsituasjonen for Søre Sunnmøre tingrett i Volda. Domstolen er i dag lokalisert i et bygg fra 1905 i Volda, eid av Statsbygg. Domstollokalene har mangler når det gjelder universell utforming og sikkerhet. Både domstolen, Domstoladministrasjonen (DA) og Statsbygg er enige om at den nåværende lokalsituasjonen ikke bør fortsette. Ved vurdering av alternative lokaler er statlige virksomheter pålagt å undersøke om staten eier eller disponerer andre lokaler som kan være egnet til formålet. Det vurderes å være to alternativer, begge med Statsbygg som huseier; utbedring av nåværende lokaler eller flytting av domstolen til et annet leieforhold som allerede eies av staten (Sjukehusvegen 6 A - Sunnmørsheimen). Lokalene i Sjukehusvegen 6A vurderes å være langt bedre egnet for Søre Sunnmøre tingrett enn de nåværende lokalene inkl. ombygginger. Det er derfor igangsatt et arbeid sammen med huseier og domstolen for 3
å utrede et forslag til løsning i disse lokalene. Utformingen vil være basert på Arealveilederen for tinghus. Det tas sikte på at løsning og kostnadskonsekvens for dette alternative forslaget vil være klar i løpet av høsten 2017. Styret tok orienteringen til følge. * Opptak i retten Avdelingsdirektør Olav B. Aasen orienterte om status for prosjektet Opptak i retten i tinghuset i Tromsø. Oppdraget om utprøving i første instans er i hovedsak gjennomført. Gjenbruk av opptak i 2. instans hindres av manglende regelverk og det jobbes opp mot departementet for å sikre at nye regler kommer på plass så snart som mulig. Det er sannsynlig at de nye reglene vil foreligge sommeren 2018. Aasen redegjorde også for hvordan prosjektet skal fortsette forutsatt at finansieringen kommer på plass. Styret tok redegjørelsen til etterretning, men understreket at det må legges til rette for at lagmannsretten har opptak fra tingretten som kan anvendes så snart det nye regelverket er på plass. Videre understreket styret at det må legges opp til en relativt omfattende utprøving i lagmannsretten med sikte på å oppnå en effektivisering av ankeinstansens behandling i de saker hvor opptak fra tingretten foreligger. I denne utprøvingen må alle involverte parter i rettsprosessen involveres, inkludert advokatene og påtalemyndigheten. Styret anmodet om at administrasjonen kommer tilbake med en mer detaljert beskrivelse av neste fase i prosjektet etter at det er klarlagt hvilken finansiering prosjektet får i 2018. * Det ble gitt en status på overgangen til ny driftsplattform og ny driftsleverandør Evry. 17/057: Styreleder orienterer Styreleder ønsket de nye medlemmene i styret velkommen, og ga et innblikk i Domstoladministrasjonens samfunnsoppdrag og roller mot samfunn og domstoler. Han viste til de store utfordringer domstolene står overfor med blant annet den digitale revolusjon og stadig strengere krav til effektivitet. Styreleder orienterte om deltakelse i møte i CEPEJ (The European Commission for the Efficiency og Justice) i august hvor Kristiansand tingrett var vertskap. Han trakk frem særlig to interessante foredrag om digitalisering av rettsprosesser fra Latvia og Italia. Lativa har kommet svært langt i sin digitaliseringsprosess, mens Italia står overfor en del utfordringer blant annet på regelverkssiden. 4
17/058: Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning Domstoladministrasjonen (DA) har gjennomgått lov, forskrift og retningslinjer, herunder rutiner ved registrering av sidegjøremål. Det foreslås å endre retningslinjene, slik at det kommer klarere frem hvilke moment som skal vektlegges når sidegjøremål godkjennes. Det er også satt som vilkår at tid som brukes til voldgiftsoppdrag tas av feriedager. Det er i tillegg behov for en ny teknisk løsning for registrering av sidegjøremål. DFØs sidegjøremålregister er ikke et alternativ, og det jobbes videre for å finne andre tekniske løsninger. Styret vedtok de nye retningslinjene. Administrasjonen gis i oppdrag å jobber videre med den tekniske løsningen og komme tilbake til styret med en mulig løsning og overslag på kostnadsramme for denne. 17/059: Domstoladministrasjonens regelutvalg - Regelutviklingsbehov og forslag om avvikling Domstoladministrasjonens regelutvalg ble etablert i 2008. Utvalget ble evaluert og utvalgets mandat revidert i 2014. Direktøren har foretatt en ny gjennomgang av Domstoladministrasjonens behov for regelverkskompetanse, blant annet på bakgrunn av det pågående digitaliseringsarbeidet og økt fokus på utvikling av domstolenes arbeidsmåter og organisering. Direktøren har også vurdert behovet for funksjonen regelutvalget har fylt, og behovet for denne rollen i framtiden. Direktøren har konkludert med at Domstoladministrasjonens behov har endret seg, og at nødvendig regelverkskompetanse bør dekkes på andre måter. Direktøren foreslår derfor at Domstoladministrasjonens regelutvalg avvikles. Styret besluttet at regelutvalget avvikles. Administrasjonen gis i oppdrag å se på andre kommunikasjonskanaler hvor innspill til regelverksendringer fanges opp på en hensiktsmessig måte. 5
17/060: Klage over avslag på søknad om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider Vestvågøy kommune har søkt om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. Domstoladministrasjonen har avslått søknaden, og Vestvågøy kommune har klaget på vedtaket. Direktøren har gjennomgått saken på ny, og fastholder sitt tidligere standpunkt. Etter direktørens vurdering er Vestvågøy kommune ikke et presseorgan, og har derfor ikke rettskrav på tilgang til pressesidene. Det foreligger etter direktørens oppfatning heller ikke slike "særlige grunner" som kan gi andre enn pressebrukere tilgang på skjønnsmessig grunnlag. Domstoladministrasjonens vedtak er ikke beheftet med saksbehandlingsfeil som kan medføre ugyldighet. Direktøren legger derfor fram saken for styret som riktig klageorgan. Styret opprettholdt vedtaket. Informasjonssjef Erik Magnus Samland i Vestvågøy kommune gis ikke tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. 17/061: Økonomi- og virksomhetsstyring 2. tertial 2017 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2017 på kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. På grunn av forsinkelser ved etablering av ny driftsleverandør IKT foreslås det å øke prosjektets budsjett med 1 mill. kroner. Drifts- og nettjenestene har høyere kostnad hos tidligere driftsleverandør og forsinkelsen får også konsekvenser for budsjettet til Teknisk infrastruktur. Som følge av dette foreslås det å øke budsjettet til Teknisk infrastruktur med 2 mill. kroner. Forbruket til Prosjektet Digitale domstoler etter 2. tertial er om lag 8,3 mill. kroner. Prosjektet prognostiserer et forbruk i 2017 på om lag 20 mill. kroner. Prognosen er heftet med en viss usikkerhet, særlig knyttet til omfang og regnskapsføring av leveranser fra delprosjektene Digitale arbeidsmåter og Kompetanse, Organisasjon og Støtte. Det bemanningsreduserende tiltaket har til nå levert 31 mill. kroner i kjente utgiftsbesparelser. Ny prognose for 2017 er 31,5 mill. kroner. Prøveprosjektet Lyd og bilde i domstolene har et ekstra budsjettbehov på 0,65 mill. kroner for å videreføre utprøvingen. Styrets vedtok ved behandling av økonomirapporteringen for 1. tertial 2017 at det forbindelse med økonomirapportering for 2. tertial 2017 skulle vurderes budsjettrevideringer som reduserte utgiftene i 2017. I dette saksfremlegget foreslås det budsjettreduksjoner for om lag 5,2 mill. kroner. På samme 6
tid viser imidlertid prognosene behov for budsjettøkninger på til sammen om lag 9,4 mill. kroner. Netto gir foreslåtte budsjettendringer et økt budsjettbehov på 4,2 mill. kroner. Dette vurderes forsvarlig på grunn av forventet mindreforbruk på enkelte større budsjettposter. På kap. 411 Domstoladministrasjonen foreslår kun mindre endringer. Regnskapet viser et forbruk på om lag 65 pst. Disponibel reserve er 0,3 mill. kroner. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen, og avviksrapporten for Virksomhetsplan andre tertial 2017 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. For å utnytte budsjettildelingen optimalt får Direktøren fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor de disponerte budsjettrammene i 2017, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410 og 411. 17/062: Fremtidig organisering av regnskap- og sentralbordfunksjonene Styret godkjente i september 2016 igangsetting av prosjektet for vurdering av fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene. DA nedsatte samtidig et tilsvarende prosjekt for vurdering av sentralbordfunksjonen. Prosjektene ble avsluttet 29.8.2017. Avdelingsdirektør Jann Ola Berget orienterte om prosjektrapportenes status per dags dato, om rapportenes innhold og anbefalinger, samt plan for oppfølging. I domstolledermøtet i oktober vil det være en presentasjon av disse rapportene. I tillegg er det invitert inn en representant fra tjenestesenteret i de nederlandske domstoler. I Nederland er det gjennomført en lignende samling av tjenester i større skala enn det vi pt ser på i Norge. Administrasjonen kommer tilbake til styret etter domstolledermøtet med forslag til hvordan man skal gå videre med disse arbeidsfeltene. Styret drøftet rapportene og kom med innspill. I forlengelsen at dette ble henvendelse fra NTL i brev av 29. september til styret drøftet. NTL opplever tilbakemeldinger fra sine medlemmer som foruroligende, og har i brevet videreformidlet disse til styret i DA. Styret ved styreleder vil besvare denne henvendelsen. Styret tok saken om fremtidig organisering av regnskap- og sentralbordfunksjonene til orientering. 7
Styrets leder vil besvare brev fra NTL av 29. september 2017. 17/063: Saksavviklingsstatistikk første halvår 2017 Det er utarbeidet statistikk som viser saksavviklingen for de alminnelige domstolene i første- og andreinstans, samt jordskifterettene første halvår 2017. For de alminnelige domstolene i førsteinstans viser halvårsstatistikken en reduksjon i antallet innkomne saker. Domstolene behandlet også færre saker i første halvår 2017 enn i første halvår 2016. Beholdningen av straffesaker er økende. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid er noe redusert for tvistesaker, men økende for meddomsrettssaker. Antall enkeltdomstoler utenfor målene for saksbehandlingstid er økende. Lagmannsrettene fikk inn færre sivile ankesaker og behandlet færre slike saker i første halvår av 2017, sammenlignet med første halvår året før. Antall innkomne og behandlet lagrettesaker økte, mens antallet innkomne og behandlede av de øvrige straffeanker over dom er lavere. Saksbehandlingstidene er lengre etter første halvår 2017 sammenlignet med samme periode i 2016 i alle sakstyper. Samtlige seks lagmannsretter er utenfor minst ett av målene for saksbehandlingstid. I jordskifterettene kom det inn flere nye saker, og det ble behandlet om lag like mange saker i første halvår 2017 sammenlignet med første halvår 2016. Antall saker i beholdning er høyere midtveis i 2017 enn hva status var på samme tid i 2016. Det er spesielt redegjort for situasjonen i Oslo tingrett, siden dette har innvirkning på den totale statistikken. For lagmannsrettene ble situasjonen i Borgarting trukket frem. Det er 13-14 måneder tidshorisont for beramming av sivile saker pr nå. Styret tok halvårsstatistikken til orientering. 17/064: Utredning om særskilt erstatningsordning for dommere og andre domstols ansatte ved alvorlige sikkerhetshendelser Domstolene og deres ansatte erfarer og må forholde seg til stadige trusler og sikkerhetshendelser. Den klart mest alvorlige hendelsen hittil er angrepet mot sorenskriveren ved Hedmarken tingrett 22. juli 2013. Håndteringen og oppfølgingen av den saken har vist at de eksisterende erstatningsordninger ikke på tilfredsstillende måte ivaretar domstolansattes behov for erstatningsrettslig vern ved slike hendelser. 8
Domstoladministrasjonen (DA) har i samråd med Den norske dommerforening (DnD) initiert avklaring og utvikling. Først ved en arbeidsgruppe i 2015 med representanter fra både DA og DnD, og senere ved å engasjere høyesterettsdommer Per Erik Bergsjø til å gjennomgå dagens regelverk og komme med forslag til regelendringer. Både prinsipielle og praktiske hensyn tilsier at DA fortsetter sitt engasjement og at høyesterettsdommer Bergsjøs forslag til regelendringer oversendes JD og KMD. Styret drøftet saken og tok denne til orientering. 17/065: Orientering om og status i prosjektet Digitale domstoler Styret ble gitt en orientering om arbeidet og status i prosjektet Digitale domstoler siden sist møte. Metier har på oppdrag av prosjekteier (DAs direktør) gjennomført en innledende usikkerhetsanalyse og videre planarbeid tar sikte på å imøtekomme de sentrale funnene i analysen. Styringsgruppen for DD vedtok prosjektplanen for 2017 i juni og aktiviteter og fremdrift i de ulike delprosjektene følger denne planen. En detaljert plan for 2018, herunder anvendelse av budsjett behandles i juni 2018? sammen med en overordnet plan for hele prosjektperioden. Styret tok saken til orientering. 17/066: Digitale hindringer i kompetansearbeidet Bakgrunnen for saken er henvendelser fra hhv. leder for kompetansekomiteen for dømmende funksjoner og domstollederne i Oslo, om å endre den digitale plattformen slik at det er mulig å dele lyd- og bildefiler. Behovet for en slik utvidelse av kapasiteten i plattformen må vurderes i lys av kunnskapen vi har om økt bruk av fjernmøter (videokonferanser) og økt bruk av digitale dokumenter, kart osv. Domstolenes private nett (Domstolnett) ble i sin tid etablert for digital kommunikasjon i saksbehandlingen. Nå er det sentral komponent i å gjøre det mulig å arbeide digitalt ved alle landets domstoler. Det har hittil ikke vært mulig å prioritere midler til å kjøpe kapasitet på et nivå som gjør det forsvarlig å åpne for å dele og spille av lyd- og bildefiler. Et tilleggsmoment er usikkerhet knyttet til hvordan deling og avspilling av store filer vil påvirke ytelsen for den enkelte bruker. 9
I en rapport om «Evaluering av teknisk infrastruktur» fra 2014 beskrives flere tiltak for å øke kapasiteten slik at deling og avspilling av lyd og bilde blir mulig. Utgiftene er - prisjustert og avrundet - anslått til 10 mill kroner til investeringer og 1,5 mill kroner årlig til drift. Siden tallmaterialet er fra 2014, skal behovet for midler til investeringer og drift gjennomgås på nytt, som ledd i arbeidet med budsjettet for 2018. Styret tok redegjørelsen om tiltak for å utvide kapasiteten i den digitale plattformen til å kunne håndtere deling og avspilling av lyd og bilde til informasjon. Tiltaket blir vurdert nærmere i forbindelse med prioriteringer i budsjettet for 2018. 17/067: Domstolene 2025 - status strategisk plan Direktøren la frem status i arbeidet med Domstolene 2025 ny strategisk plan. Det ble redegjort for: tilbakemeldinger gjennom den digitale pakken «90 minutter Domstolene 2025» strategigruppas arbeid med det materialet som er kommet inn gjennom prosessene ute i domstolene og gjennom temamøter med eksterne brukere og samfunnsinstitusjoner planer for videre prosess orientering om domstolledermøtet i oktober Styret testet også ut det digitale verktøyet Kahoot og gjennomførte den meningsmålingen som var med i den digitale pakken "90-minutter Domstolene 2025". Det legges frem en mer bearbeidet versjon av utkast til strategisk plan i styrets desember møte, etter innarbeidelse av innspill fra det gjennomførte domstolledermøtet i oktober. Styret ble orientert og gav innspill. 17/068: Eventuelt *Juryordningen Styret drøftet ikraftsettelsestidspunkt for opphevelsen av juryordningen. For å ha nødvendig tid for utvikling av saksbehandlingssystemet for domstolene (Lovisa), har Domstoladministrasjonen tidligere anmodet departementet om at denne datoen settes fra 1. juli 2018. Det har senere kommet frem at lagmannsrettene i en overgangsfase kan håndtere disse sakene uten fullgod støtte i Lovisa. På denne bakgrunn anbefalte direktøren at styret går inn for at juryordningen oppheves fra 1. januar 2018. 10
Direktøren anbefalte videre at tidspunktet for rettsforhandlingene bør være bestemmende for valg av prosessordning og ikke anketidspunket eller tidspunktet for når saken berammes. Dette vil være en kosteffektiv løsning, det vil sikre en tidligst mulig innføring av en mer rettssikker prosessordning og man vil unngå at to prosessordninger for samme type saker løper i parallell for en lengre periode. Følgende ble besluttet: Domstoladministrasjonen meddeler departementet om at opphevelsen av juryordningen kan skje fra 1. januar 2018 og at det i overgangsreglene bør fremgå at tidspunktet for rettsforhandlingene bør være bestemmende for valg av prosessordning. *Valg av nestleder. Førstelagmann og dagens nestleder Magni Elsheim ble enstemmig valgt for den neste perioden på to år. Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Marianne Abeler Bente F. Elverum Marit Nybakk Sonja I Sjøli Sett: Henning Harborg 11