KONKURRANSEGRUNNLAG enkeltanskaffelse under EØS-terskelverdi Kunnskapsgrunnlag Interregional plan for intermodal godstransport Versjon 24.02.14 Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Utkast til avtale (for IKT og konsulenttjenester benyttes statens standard) Vedlegg 2: Standard avtalevilkår Vedlegg 3: HMS-skjema Vedlegg 4: Tilbudsmal Tilbudsfrist: 07.04.14 klokken 12.00
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver 1.1.1 Navn på oppdragsgiver Fylkestinget i Telemark og fylkestinget i Vestfold har vedtatt å utarbeide en interregional plan for intermodal godstransport. Fylkeskommunene har en viktig oppgave med å legge til rette for effektiv infrastruktur for transport av personer og gods. Dessuten følger fylkeskommunene opp nasjonale føringer for mer miljøvennlig transport, og det er et nasjonalt mål om å overføre gods fra veg til sjø og bane. 1.2 Informasjon om regelverket Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift del II (Anskaffelse av varer og prioriterte tjenester mellom kr 500.000 1.600.000 eks mva) 2 Generelle betingelser 2.1 Anskaffelsens omfang I forbindelse med planarbeidet ønsker Telemark fylkeskommune og Vestfold fylkeskommune kunnskap om følgende problemstillinger: Eksisterende og planlagt terminalstruktur, eksisterende transportkorridorer i fylkene Varestrømmer som påvirker godstrafikk i fylkene Sameksistens med øvrige havner i Oslofjorden, Agder, Nord-Jylland og Västra Götaland. Betydningen av økt godstransport over Hirtshals havn. Samarbeid og funksjonsfordeling mellom havnene i fylkene som er utviklet, alternativt vurdert som mulig. Vil utvikling av intermodale knutepunkt i Larvik og Grenland kunne bidra til utvikling av ny, tilknyttet næringsvirksomhet? Har havnene i Larvik og Grenland i dag disponible arealer for effektive omlastingsfunksjoner fra sjø til bane og vice versa? I hvilken grad vil effektive, intermodale godsfunksjoner i Larvik og Grenland kunne avlaste Oslo havn eller andre godshavner rundt Oslofjorden, Skagerrak eller Kattegat? Avklare hva som skal til for å sikre havnene i Larvik og Grenland bedre tilknytning til jernbane, og hvilke arealutfordringer som må påregnes? I hvilken grad kan økt aktivitet knyttet til godsomlastning føre til økt miljøbelastning? Hva har mer gods fra vei til sjø og bane å si for trafikksikkerheten og miljøet langs vegnettet i fylkene? Hvilken betydning vil ny Oslofjordforbindelse ha for intermodale knutepunkt i fylkene? Vurdere hva Kopstad-terminalen i Vestfold vil bety for godshåndteringen I hvilken grad påvirker EUs transportpolitikk og langsiktige mål for transportsektoren godstransport til/fra fylkene? Vi ønsker derfor i denne utlysningen å anskaffe utredninger og analyse innenfor følgende områder: Utarbeide analyse av vare- og godsstrømmer som påvirker godstrafikken i fylkene, herunder også godsstrømmen til og fra Nord-Jylland. Belyse eksisterende og planlagt terminalstruktur, og pågående prosesser som påvirker intermodal godstransport 2 av 7
Kartlegging av havnekapasitet i fylkene, og havnenes sameksistens med øvrige havner i Oslofjorden, Agderfylkene, Nord-Jylland og Västra Götaland. Oppdraget skal ferdigstilles innen 15.08.14 Tilbydere skal levere en pris for denne delen av oppdraget. Opsjon på anskaffelse, med forbehold om godkjent og vedtatt planprogram Trendbeskrivelser og framskriving av godsvolum, betydningen av Ten-T/Nordic link Vurdering av effekten av andre planlagte og pågående infrastrukturprosjekt, som ny Oslofjordforbindelse og bygging av terminal på Kopstad Oppdraget skal ferdigstilles innen 30.9.14 Tilbydere skal levere pris for eventuelt tilleggsoppdrag. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets vedlegg 4 (Tilbudsmal). Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til Del II, 5-1 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser Åpen anbudskonkurranse: Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene til de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen, kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter eller for å få tilleggsinformasjon. 2.3 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Eventuelle andre forbehold til konkurransegrunnlaget, skal være presise og entydige, og beskrives i eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Eventuelle forbehold skal prissettes dersom de har en prismessig konsekvens. Dersom det tas forbehold som gjør det umulig å sammenligne tilbudet med øvrige tilbud, skal tilbudet avvises. 2.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag 07.04.2014 kl. 12.00 For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3 av 7
2.5 Innlevering av tilbud 2 - to - sett av tilbudet, skriftlig og elektronisk på cd/minnepenn (NB: Ikke pdf-format!), fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud intermodal godstransport til: Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Vestfold fylkeskommune Per Kvaale Caspersen Svend Foynsgate 9, 3126 Tønsberg Svend Foynsgate 9, 3126 Tønsberg Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon mv, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.6 Offentlighet I henhold til offentleglova 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er disse dokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Etter FOA 3-6 har oppdragsgiver likevel plikt til å sørge for at opplysninger i tilbudene som for eksempel er å anse som forretningshemmeligheter, ikke gjøres offentlig tilgjengelig, jf. forvaltningsloven 13. Taushetsplikten er pålagt oppdragsgiver og det er derfor oppdragsgiver som til syvende og sist må vurdere hvilke opplysninger som omfattes av bestemmelsen i FOA 3-6. Ved denne vurderingen er oppdragsgiver avhengig av leverandørens synspunkt med hensyn til hva vedkommende selv oppfatter som forretningshemmeligheter i tilbudet. Dersom det er aktuelt å utlevere tilbudet, vil tilbyder bli kontaktet av oppdragsgiver, for avklaring av hva som er forretningshemmeligheter. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til 01.05.2014 kl. 12.00. 2.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.9 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4 av 7
2.10 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av kontrakten. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag.. 2.11 Orientering til tilbyder Alle spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Per Kvaale Caspersen Avd./adresse: Svend Foynsgt 9, 3126 Tønsberg Telefon: 33 34 4045 / 95071542 Telefaks: E-post: perkvaalec@vfk.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 15.03.2014. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 5 av 7
3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS-erklæring (Lovpålagt) HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 3-4 og 8-8 (skjema vedlagt). 3.4 Finansiell og økonomiske stilling Oppdragsgiver skal vurdere tilbyders finansielle og økonomiske stilling. Dette gjøres ved at oppdragsgiver henter inn opplysninger om leverandørens finansielle og økonomiske stilling gjennom oppdragsgivers abonnement på <Proff Forvalt>. Det skal altså ikke fremlegges årsregnskap med revisorrapport. Firma som ikke er innsendingspliktige må legge ved årsregnskap med noter for siste 3 år. Dersom tilbyder har flere opplysninger som det bør tas hensyn til, må disse legges ved. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Beskrivelse av varen/tjenesten Oppdraget er å innhente og produsere kunnskap og analyser, og formidle disse i rapportform, jf. pkt. 2.1. Anskaffelsens omfang. 4.1 Produkt/tjeneste Det ønskes tilbud på utredninger og analyse innenfor følgende områder: Utarbeide analyse av vare- og godsstrømmer som påvirker godstrafikken i fylkene, herunder også godsstrømmen til og fra Nord-Jylland. Belyse eksisterende og planlagt terminalstruktur, og pågående prosesser som påvirker intermodal godstransport Kartlegging av havnekapasitet i fylkene, og havnenes sameksistens med øvrige havner i Oslofjorden, Agderfylkene, Nord-Jylland og Västra Götaland. Utredninger og analyser skal presenteres i rapportform, samt at hovedfunnene skal presentere i PowerPoint-presentasjon. Oppdraget skal ferdigstilles innen 15.08.14 6 av 7
Tilbydere skal levere en pris for denne delen av oppdraget. Opsjon på anskaffelse, med forbehold om godkjent planprogram Trendbeskrivelser og framskriving av godsvolum, betydningen av Ten-T/Nordic Lnk Vurdering av effekten av andre planlagte og pågående infrastrukturprosjekt, som ny Oslofjordforbindelse og bygging av terminal på Kopstad Utredninger og analyser skal presenteres i rapportform, samt at hovedfunnene skal presentere i PowerPoint-presentasjon. Oppdraget skal ferdigstilles innen 30.9.14 Tilbydere skal levere pris for eventuelt tilleggsoppdrag. 4.2 Krav til varen/tjenesten Utredninger og analyser skal baseres på nåsituasjonen. I den grad det benyttes tilgjengelig litteratur og artikler, skal disse være av ny dato. Det forutsettes at tilbyder innhenter aktuell informasjon direkte fra havner, samlastere, vareeiere, myndigheter og andre som har kunnskap om utvikling innenfor intermodal godstransport. Tilbyder skal informere oppdragsgiver om oppstart, samt om status for fremdrift én måned før leveringsfristen utløper. 5 Priser og betingelser 5.1 Pris- og leveringsbetingelser Øvre ramme for oppdraget, inkludert opsjon på tilleggsoppdrag er kr 600 000,-. Det skal oppgis timepris, innenfor rammen og timepris på tilleggsarbeider. Alle kostnader i forbindelse med møter med oppdragsgiver skal inngå i tilbudet (timepris, reise, etc.) Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 3.1. 5.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 6 Tildelingskriterier 6.2 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 40 % Dokumentert kompetanse Vekt 20 % Løsningsforslag Vekt 40 % I vurderingen av løsningsforslaget vil det bli lagt vekt på leverandørens dokumenterte erfaring med tilsvarende oppdrag og de utførenes faglige kvalifikasjoner. Det vil også bli lagt vekt på leverandørens kunnskap om samferdsel og offentlig infrastruktur. 7 av 7