KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV PC-utstyr og SW ANSKAFFELSESNR. A-92229 FRA Arrive AS (Oppdragsgiver)
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 2 av 14 DEL I OM KONKURRANSEN
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 3 av 14 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL I OM KONKURRANSEN... 2 1. Generell introduksjon... 4 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 4 1.2 Anskaffelsens formål... 4 1.3 Kontraktstype... 4 1.4 Kontraktsomfang... 4 1.5 ets oppbygning... 5 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Kunngjøring... 5 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget... 6 2.4 Oppdragsgivers forbehold... 6 2.5 Tilbyders forbehold og avvik... 6 2.6 Tilbyders generelle plikter... 6 2.7 Konfidensialitet... 6 3. Tilbudsbestemmelser... 6 3.1 Bekreftelse... 6 3.2 Tilbudsfrist... 7 3.3 Kommunikasjon... 7 3.4 Informasjonsmøte og befaring... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 8 3.6 Åpning av tilbudene... 8 3.7 Avvisning av tilbud... 8 3.8 Tilbud på deler av leveransen... 8 3.9 Alternative tilbud... 8 3.10 Tilbakekall eller endring av tilbudet... 8 3.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 8 4. Tilbudets innhold, format og struktur... 8 4.1 Tilbudets innhold... 8 4.2 Språk... 9 4.3 Format og antall kopier av tilbudet... 9 4.4 Innlevering av tilbud... 9 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen... 10 5.1 Kvalifikasjonskrav... 10 5.1.1 Lovpålagte krav... 10 5.1.2 Lovpålagte krav... 10 5.1.3 Organisatorisk og juridisk stilling... 10 5.1.4 Finansiell og økonomisk stilling... 10 5.1.5 Tekniske kvalifikasjoner... 11 6. Tildeling av kontrakt... 11 6.1 Tildelingskriterier... 11 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang... 12 DEL II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR... 13 DEL III BESKRIVELSE AV OMFANG OG KRAV TIL LEVERANSEN... 14
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 4 av 14 1. Generell introduksjon 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon Arrive AS, et datterselskap av NSB AS, er en mellomstor IT-leverandør med ca. 75 ansatte. Vi leverer IT-tjenester innen rådgivning, utvikling, drift og forvaltning til offentlig og privat sektor. Arrive er en IT-leverandør med primær fokus mot kollektiv- og transportsektoren. Arrive er organisert i team og faggrupper for å understøtte leveransene i henhold til SLA og andre avtaler med våre kunder. Arrive supporterer ca. 10.000 brukere fordelt på ca. 20 kunder. Disse kjennetegnes av at det settes store krav til sikkerhet og tilgjengelighet. For våre kunder drifter, utvikler og forvalter vi samfunns- og virksomhetskritiske nasjonale nettverk, sikkerhetstjenester, aksesstjenester, kontorstøtteplattformer og forretningsapplikasjoner. Teknologiene som er i bruk er blant annet Microsoft, Citrix, Linux, VMware, Sun Solaris, Sybase, Oracle, MSSQL, MySQL, JBOSS, Tomcat Apache, JAVA med utstrakt bruk av open source, Informatica og Business Objects. 1.2 Anskaffelsens formål Arrive ønsker rammeavtaler for innkjøp av komponenter, periferutstyr og tilbehør til PC, samt standard klient software. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til Vedlegg A Leveransebeskrivelse. 1.3 Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med 4 leverandører. Kontrakter innen rammeavtalen fordeles etter gjennomført minikonkurranse for hver leveranse etter fastsatte kriterier. 1.4 Kontraktsomfang Anskaffelsens volum er estimert til opp mot 5 000 000,- NOK pr. år
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 5 av 14 Det inngås avtale for 2 år med opsjon på forlengelse i 1 + 1 år. 1.5 ets oppbygning et består av tre deler: Del I Om konkurransen Del I gir retningslinjer og fastsetter alminnelige regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Del II Generelle kontraktsvilkår Del II inneholder de generelle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen. De generelle kontraktsvilkårene er NSBs kontrakt Generelle vilkår for kjøp av varer rammeavtale. Del III Beskrivelse av omfang og krav til leveransen Del III omfatter vedlegg som angir omfang og krav til leveransen, samt skjema for utarbeidelse av leverandørens tilbud. Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Pris Vedlegg C Varighet og fremdrift Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSB-konsernet Vedlegg K Mal for egenerklæring om etiske og sosiale forhold Vedlegg L Mal for tilbudsbrev Vedlegg M Bekreftelse på deltagelse i konkurranse Ferdig utfylte og fremforhandlede vedlegg blir en del av den endelige avtalen. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov av 16.juli 1999 nr.69 om offentlige anskaffelser (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7.april 2004. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling i ett trinn. Oppdragsgiver kan redusere det antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. Det kan forhandles ved alle sider av tilbudet. 2.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin den 24.04.2012.
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 6 av 14 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.4 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik For å bli vurdert skal eventuelle forbehold og mindre avvik klart angis i Vedlegg E - Tilbyders forbehold og avvik. Forbehold og avvik skal så langt det er mulig kostnadsberegnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prise forbehold og avvik dersom tilbyder ikke har gjort dette. Dersom forbehold og avvik er av en slik art at de ikke lar seg kostnadsberegne, vil dette kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig og bli forkastet. 2.6 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med konkurransen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.7 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom anskaffelsen som konfidensielle. et skal betraktes som fortrolig informasjon og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne anskaffelsen uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 3. Tilbudsbestemmelser 3.1 Bekreftelse Tilbyder skal innen 5 arbeidsdager etter å ha mottatt konkurransegrunnlaget / meldt interesse på Doffin, skriftlig bekrefte om han har/ikke har til hensikt å inngi tilbud på oppdraget ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til Tilbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med konkurransegrunnlaget og tilbudet. Vedlegg M Bekreftelse på deltagelse i konkurranse, benyttes som mal for bekreftelsen.
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 7 av 14 3.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: 30.05.2012 kl 12. Tilbudet skal være ankommet leveringsadressen innen fristen. Tilbyder har risiko for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Skjerve, Jon Fredrik Tlf. : +47 402 34 145 E-post : JONFREDRIKS@ARRIVE.NO Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at tilbyder blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, vil bli besvart skriftlig og distribuert til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmålene vil bli besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 3.4 Informasjonsmøte og befaring Det blir ikke bli avholdt informasjonsmøte eller befaring. Tentativ fremdriftsplan ser slik ut: Utsendelse av konkurransegrunnlag 23.04.2012 Tilbudsfrist 30.05.2012 kl. 12.00 Tilbudsåpning 30.05.2012 Evaluering og forhandling Uke 22-24 Evaluering ferdigstilt 15.06.2012 Interngodkjenning 18.06.2012 Estimert dato for tildeling 19.06.2012 Klagefrist 10 kalender dager 29.06.2012 Planlagt kontraktssignering 01.07.2012
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 8 av 14 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. 3.6 Åpning av tilbudene Åpning av tilbudene finner sted den 30.05.2012 kl. 12.00 Åpningen er ikke offentlig. 3.7 Avvisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 3.8 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 3.9 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 3.10 Tilbakekall eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. 3.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4. Tilbudets innhold, format og struktur 4.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge. Innholdet skilles med merkede skilleark. Dokumentrekkefølge: Tilbudsbrev Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Pris Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person og settes opp i henhold til Vedlegg L Mal for tilbudsbrev. Tilbyder skal sette inn sitt svar på Kundens krav og preferanser. Tilbyder skal fylle ut samtlige matriser i Vedlegg B.
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 9 av 14 Vedlegg C Varighet og fremdrift Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Kvalifikasjoner Vedlegg H - Underleverandører Vedlegg I Mal for HMSegenerklæring Vedlegg K Mal for egenerklæring om etiske og sosiale forhold Tilbyder skal sette inn fremdriftsplan/leveringsplan. Tilbyder setter inn sine merknader og forslag i forhold til administrative bestemmelser. Tilbyders forbehold og avvik skal, for å bli vurdert, fylles ut i dette skjema og i henhold de retningslinjer som fremgår av punkt 2.5. Her legges svar og dokumentasjon i forhold til Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav. Dersom prekvalifisering er utført, strykes dette punkt. Tilbyder skal fylle ut skjema. Dersom Tilbyder ikke skal benytte underleverandører merkes skjema med n/a. Tilbyder skal returnere HMS-egenerklæring signert av selskapets daglige leder, samt en representant fra de ansatte. Tilbyder skal returnere egenerklæring på at de krav som NSB stiller i forhold til etiske og sosiale forhold er oppfylt. 4.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. 4.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i ringperm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett og 1 sladdet elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet sendes til: Arrive AS Stenersgaten 1D 0050 Oslo Tilbudet skal merkes med: ANSKAFFELSESNR: A-92229 Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten»
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 10 av 14 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen 5.1 Kvalifikasjonskrav 5.1.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.1.2 Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring 5.1.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat 5.1.4 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere.
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 11 av 14 Kvalifikasjonskrav: Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre Kontrakten. Dokumenteres ved: Årsberetning siste tre år Årsregnskap siste regnskapsår Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå ansvarlig for tilbudet. 5.1.5 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal i sin virksomhet arbeide systematisk for å etterleve ILOs kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og arbeidslovgivningen i produsentlandet. Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. Dokumenteres ved: Signert egenerklæring om sosiale og etiske forhold, jf vedlegg K. Dersom leverandøren er sertifisert etter SA-8000 eller er medlem i Initiativ for etisk handel skal også bevis for dette fremlegges. Beskrivelse av foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 6. Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet for å avgjøre hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige: Tildelingskriterier: Vekt: Dokumenteres med: 1. Kvalitet på løsningsforslag Herunder bl.a: Produktportefølje Bestillingsløsning Service og support 50-60 % Vedlegg A Leveransebeskrivelse. 2. Pris 20-30 % Vedlegg B - Pris
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 12 av 14 3. Leveringstid Herunder også leveringsrutiner. 10-20 % Vedlegg C - Varighet og fremdrift 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang Oppdragsgiver vil gi skriftlig varsel om kontraktstildelingen til de tilbydere som ikke får antatt sine tilbud. Varselet vil inneholde opplysninger om hvem NSB har til hensikt å tildele kontrakt og en kort redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. Redegjørelsen vil ta utgangspunkt i tildelingskriteriene.
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 13 av 14 DEL II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR [Sett inn de generelle vilkår som skal gjelde for leveransen] Se eget vedlegg.
ANSKAFFELSESNR.: A-92229 PC-utstyr og SW Side 14 av 14 DEL III BESKRIVELSE AV OMFANG OG KRAV TIL LEVERANSEN [Sett inn de vedlegg som skal benyttes for å beskrive leveransen, Vedlegg A L]