KONKURRANSEGRUNNLAG for kjøp av ettersøkstjenester (ettersøk, avliving og ivaretakelse av skadet vilt) for levering til Lenvik kommune (navn på oppdragsgiver) Tilbudsfrist: Dato: 1.12.2014 Klokken: 12.00. 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 4 1.4 Kontraktsperiode... 4 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 5 1.6 Kunngjøring... 5 1.7 Tilbudskonferanse... 5 1.8 Tilleggsopplysninger... 5 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Offentlighet... 6 2.3 Taushetsplikt... 6 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 6 2.5 Forbehold og avvik... 7 2.6 Vedståelsesfrist... 7 2.7 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet... 8 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3.1 Obligatoriske krav... 8 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 4 KRAV TIL YTELSEN, BESKRIVELSE AV VAKTORDNINGEN OG TILDELINGSKRITERIER... 10 4.1 Kravspesifikasjon... 10 4.2 Beskrivelse av ettersøksordningen... 10 4.3 Tildelingskriteriene... 11 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 11 5.1 Registrering av tilbud... 11 5.2 Tilbudsåpning... 11 5.3 Gjennomføring av forhandlinger... 11 5.4 Avvisning pga. forhold ved leverandøren... 12 5.5 Avvisning pga. forhold ved tilbudet... 12 5.6 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 12 5.7 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 12 Bilag 1 - Kravspesifikasjon... 13 Bilag 3 Standard kontraktsvilkår... 17 Bilag 4 - HMS-egenerklæring... 18 Bilag 5 - Pris skjema... 19 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Lenvik kommune. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Lenvik kommune v. Svein Georg Hove Postadresse: Plan- og utviklingsenheten, Boks 602, 9306 Finnsnes Besøksadresse: Rådhuset, 9306 Finnsnes e-post: Postmottak@lenvik.kommune.no Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder tilbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Kommunen som viltmyndighet skal ta vare på skadet vilt og fallvilt (dyr som dør, eller blir skadet og må avlives av andre årsaker enn under ordinær jakt), jf. viltlovens 48. For å følge opp dette skal den kommunale viltforvaltningen sørge for at dyr og fugler som er skadet ved påkjørsel av motorkjøretøyer, under jakt eller på annen måte, ettersøkes og om nødvendig avlives. Skadet vilt utsettes for store lidelser, som det er viktig å avslutte så fort som mulig. Fallviltarbeid er en kommunal oppgave og kommunen har behov for personell som skal ha ansvaret for kommunens oppgaver knyttet til: Fallvilt Skadet vilt som må avlives Vilt som felles som skadedyr Kommunens oppgaver i forhold til ettersøk under ordinær jakt. Skadet vilt kan føre til farlige trafikksituasjoner. Dette kan for eksempel gjelde elgpåkjørsler eller skadd hjortevilt som forviller seg inn på veger eller i boligområder, men også annet dødt og skadet vilt kan føre til farlige situasjoner i trafikken. Det er også en fare for at et skadet og stresset dyr har en mer uforutsigbar atferd enn et friskt dyr, og dermed utgjør en fare for omgivelsene. Krav om kommunale ettersøk er etablert i henhold til Viltloven med forskrifter og rundskriv. Kommunen har derfor ansvar for bl.a. å organisere og gjennomføre ettersøk, avliving og ivaretakelse av skadet vilt og behandling av fallvilt innenfor Lenvik kommune sine grenser. Dette innebærer at kommunen må ha tilgang til kvalifisert personell og egnete ressurser til å gjennomføre ettersøk og eventuell avliving av bl.a. hjortevilt. 3
De aller fleste ettersøk/ utrykninger skjer uten bistand fra politiet. Dersom det skulle være behov for skilting, dirigering av trafikk eller annen bistand, må fallviltpersonell ta kontakt med politiet. Ved påkjørsler på veg er det som regel politiet som tar direkte kontakt med «fallviltpersonell» som har beredskap/vakt. Kommunen eller fallviltpersonell oversender oversikt over fallviltpersonell som politiet kan kontakte. Politiet og kommunen skal derfor til enhver tid ha navn og telefonnummer til kommunens fallviltpersonell. Egnete ressurser kan være egen bil, snøscooter, elgtrack / ATV-kjøretøy, båt og henger for transport av dyr/ kadaver og opplegg for håndtering av kadaver og biologisk avfall. Ettersøk kan vare fra en halv time til mange timer. Enkelte ganger må ettersøk avsluttes én dag og fortsette neste dag. I de fleste tilfeller avsluttes ettersøket samme dag. Skadefelling og avliving av skadet og stresset hjortevilt kan i sjeldne tilfeller forekomme. Slike oppdrag i bynære områder kan sammenliknes med «skarpe oppdrag» i politiet, og slike oppdrag skal skje i nært samarbeid med politiet. Her kreves det svært gode skyteferdigheter og vurderingsevne, med hensyn til sikkerhet for publikum og omgivelser. I følge tall fra hjorteviltregisteret (http://www.hjorteviltregisteret.no/fallviltinnsyn) ble det i perioden 2008-2013 registrert til sammen 61 trafikk-påkjørte elg/rådyr i Lenvik kommune. Dette blir i gjennomsnitt ca. 10 trafikkpåkjøringer i året. Av de totalt 61 trafikk-påkjørte dyrene ble 25 elg/rådyr trafikkdrept. Dvs. 4,2 dyr i gjennomsnitt hvert år. I gjennomsnitt blir 41% av dyrene drept eller avlivet i trafikkulykkene. Tilsvarende blir 59 % av dyrene friskmeldte eller ikke funnet. Avliving er ikke påkrevd ved hvert ettersøk/utrykning. Det må påregnes arbeid med håndtering av fallvilt og avlivet vilt. Kommunen har ikke etablert eget kontrollsted for behandling av hjortevilt. Det anses som en fordel om oppdragstaker har tilgang til slikt anlegg, hvor hjortevilt kan flås, renskjæres, kontrolleres og lagres. Dersom viltkjøttet skal omsettes for offentlig konsum må anlegget være godkjent av Mattilsynet. 1.3 Anskaffelsens omfang Avtalen gjelder fallviltarbeid, dvs. ansvaret for kommunens oppgaver knyttet til: Fallvilt Skadet vilt som må avlives Vilt som felles som skadedyr Kommunens oppgaver i forhold til ettersøk under ordinær jakt. Oppdrag skal utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og kommunes rutiner. 1.4 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden 1.1.2015-1.1.2019 4
1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Kontrakts dokument Bilag 3 Standard kontraktsvilkår Bilag 4 HMS-egenerklæring Bilag 5 Pris skjema 1.6 Kunngjøring Konkurransen blir kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no, og på kommunens hjemmeside og gjennom utlysning i lokal media. 1.7 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson, se punkt 1.1. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilbudskonkurranse om ettersøkstjenester», offentlig anskaffelse, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 5
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (loa) og forskrift om offentlige anskaffelser (foa) av 7. april 2006 nr. 402. Regelverket finnes på nettsiden: http://www.kofa.no/no/regelverk/ Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i ett trinn. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Forhandlingene vil primært bli gjennomført for å oppklare uklarheter i tilbudene. Forhandlinger kan unnlates dersom innleverte tilbud ikke nødvendiggjør avklaringer eller øvrige endringer. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven av 19.5.2006 nr.16 23, inntil valg av leverandør er bestemt. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. foa 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Kundetorget, Lenvik kommune. Postadresse: Rådhuset, Boks 602, 9306 Finnsnes. Leveringsadresse: Rådhuset, 9306 Finnsnes Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Det er dermed ikke tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. Innleveringsfrist ; 1.12.2014. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 6
Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Tilbud levering av ettersøkstjenester» 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 3. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk. 4. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Leveres med: To eksemplarer av tilbudet Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefonnummer og foretaksnummer. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Hvis leverandøren tar forbehold, skal dette klart fremkomme av tilbudsbrevet. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Skatteattester, en attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se skatteetaten.no 2. HMS-egenerklæring, se Regjeringen.no/FAD 3. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon, se pkt. 3) 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon, se pkt. 3) 5. Egenerklæring på at tilbyder disponerer utstyr og bil som er påkrevd for tjenesten, se kravspesifikasjonen pkt. 3. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 10.12.2014. kl 12.00 regnet fra tilbudsfristens utløp. 7
2.7 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav, jfr. pkt 2.4. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatt og mva. Jfr. pkt. 4.3. tildelingskriterierer. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift kan utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Dette dokumentasjonskravet vurderes nærmere i henhold til tildelingskriteriene jfr. pkt. 4.3. HMS-egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren kan være en enkeltperson eller en organisert gruppe Dokumentasjonskrav eksempler Fremlegging av nøkkelinformasjon om aktuell person, organisasjon mv. Leverandøren kan være et lovlig etablert foretak. Norsk selskap: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i det land hvor leverandøren er etablert. 8
3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (Her må dokumentert jaktfaglig kompetanse settes inn). Krav - eksempler Dersom leverandøren er et enkeltmannsforetak skal innehaveren av enkeltmannsforetaket ha nødvendige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav - eksempler Dokumentasjon på kvalifikasjoner Dersom leverandøren er et foretak, skal den kontaktpersonen som skal utføre oppdragene på vegne av selskapet ha nødvendig autorisasjon 9
4 KRAV TIL YTELSEN, BESKRIVELSE AV VAKTORDNINGEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Oppdragstaker / leverandør skal til enhver tid inneha godkjent jegerprøve og innbetalt jegeravgift. Det viltarbeidet det her søkes personell til er ettersøk på fallvilt alle typer og kommunalt ettersøk tilknyttet elgjakt. 4.2 Beskrivelse av ettersøksordningen Ettersøksordningen innbefatter døgnkontinuerlig vaktordning. Når det gjelder enkeltoppdrag, kan dette formidles direkte til oppdragsgiver. Ved usikkerhet vedrørende behov for ettersøk, avklares dette direkte med kontaktperson i kommunen. Avtalen gjelder ettersøk, avliving og ivaretakelse av skadet vilt og behandling av fallvilt innenfor kommunes grenser. Oppdragstaker må påregne å bli brukt i enkelte kommunale ettersøk under ordinær elgjakt. Det er et krav at anbyder har kompetent personell til alle oppgavene, men ikke et krav at alt personell er kompetent på alle oppgavene (det er en forutsetning at ethvert oppdrag bemannes av slikt personell som er kompetent til aktuelt oppdrag). Oppdrag skal utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og kommunes rutiner. Ettersøk i kommunal regi skal foregå med godkjent ettersøks-ekvipasje jf. forskrift om utøvelse av jakt, felling og fangst 23. Dvs. at fører og hund som utfører ettersøk på vegne av det offentlige skal ha bestått praktisk prøve i henhold til instruks om prøving og godkjenning av ettersøkshund fastsatt av Miljødirektoratet. Minimumskravet til ettersøkshund til offentlige ettersøk er en fullverdig godkjent ettersøkshund, dvs. godkjent på både blod- og ferskspor. Det er imidlertid ønskelig og en stor fordel de som utøver ettersøk på vegne av det offentlige har tatt videregående kurs for ettersøk i henhold til instruks for prøving og godkjenning av ettersøkshund. (http://www.miljodirektoratet.no/global/dokumenter/tema/jakt_og_fiske/veileder til forskrift om utøvelse else av jakt, felling og fangst.pdf se side, 16, 17 og 39.) 10
4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalifikasjoner 30 % Oppdragsgivers kvalifikasjoner til å gjennomføre nødvendige ettersøk Dokumentert kvalifikasjoner Kapasitet 30 % Avklaring og dokumentasjon av kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Pris 40 % -Pris pr. enkeltoppdrag / timepris -Fast årlig beløp. (Det må opplyses om prisen er med eller uten mva *). Pris oppgis inkludert bruk av driftsmidler som bil, jaktutstyr mv.) Se pris-skjema. *) I flg. skatteetaten er i utgangspunktet aktuell tjeneste en avgiftspliktig tjeneste. Det gjelder fribeløp/ grense før avgiftspliktig omsetning trer i kraft. For tiden gjelder grensen på 50 000,- for enkeltpersoner og 140 000,- for ideell forening for en periode på 12 måneder. Jfr. blant annet MVA-loven 2-1, 1.ledd. Melding om elgpåkjørsel vil normalt gå via politi (tlf. 778 52240 eller 02800) eller via mob.tlf. til kommunens viltansvarlig (tlf. 992 39143). Kommunens viltansvarlig vil administrere vakttelefonen i forhold til vaktliste og rapportere til Hjorteviltregisteret. Det skal derfor ikke inngis tilbud på disse delene av tjenesten. Dersom flere innkomne tilbud skårer likt ved evalueringen, vil utvelgelsen skje ved loddtrekning. 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil ikke være offentlig. 5.3 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med de inviterte leverandørene. Forhandlingene vil primært bli gjennomført for å oppklare uklarheter i tilbudene. 11
5.4 Avvisning pga. forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører, dersom forhold som følger av foa 11-10 første ledd a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av foa 11-10 andre ledd a-g foreligger. 5.5 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av foa 11-11 første ledd a-f foreligger. Det tas forbehold om endringer i omfang som følge av endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av foa 11-11 første ledd a-f foreligger. 5.6 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette. 5.7 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle berørte leverandører samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Eventuelle klager skal sendes kommunen. 12
Bilag 1 - Kravspesifikasjon Beskrivelse av tjenesten som skal ytes Deltaker i fallviltarbeidet som har vakt, skal være tilgjengelig og være beredt til å sørge for uten ugrunnet opphold : å oppfylle kommunens ettersøksplikter i forhold til viltloven og dyrevelferdsloven. å være tilgjengelig alle tider av døgnet, hele året. å kunne beherske norsk skriftlig og muntlig. Oppdragstaker / leverandør skal til enhver tid ha innbetalt jegeravgift. Deltaker i vaktordningen som ikke har vakt og som ikke tar oppdraget selv, skal sikre at henvendelser blir henvist til vakthavende personell. Tjenesteleverandør skal straks varsle kommunal kontaktperson for vaktordningen dersom det oppstår endringer i personell-listen i avtaleperioden. Fordeling av vakter fastsettes av tjenesteleverandør. Tjenesteleverandør skal ha satt opp vaktliste minimum en måned før vaktene skal utføres. Tjenestetilbyder må disponere utstyr som er nødvendig for å utøve tjenesten. Tilbyder må selv disponere bil og annet transportutstyr som er egnet for tjenesten. Loggføring av arbeidsoppgaver, tidsforbruk og kilder Alle arbeidsoppgaver som inngår i oppdraget, skal loggføres i eget skjema som fastsettes av kommunen. Liste / oversikt skal vise hva som er utført, og i hvilken tidsperiode (dato og klokkeslett fra og til avsluttet oppdrag), og type arbeidsoppgave som er gjennomført. Liste / oversikt sendes til kommunen ved avslutning av hvert kvartal. Ved ettersøk skal det også oppgis hvem henvendelsen om skadet vilt eller fallvilt kom fra (kilden). Oppgjør/godtgjøring gjøres etter et av følgende alternativer. (Beløpene oppgis med mva. dersom tjenesten er mva. pliktig.) Godtgjørelsen kan utbetales på bakgrunn av et fast beløp på enkeltoppdrag. Beløpet skal inkludere alle utgifter Godtgjørelsen kan utbetales på bakgrunn av en fast timespris, inkl. alle utgifter. Timesprisen er fast, uavhengig av virkedager eller helligdager og tidspunkt på dagen. Godtgjørelsen kan utbetales på bakgrunn av et fast årlig beløp, som inkluderer alle utgifter. Uavhenig av alternativene over beholder oppdragstaker verdien av trafikkskadet/drept elg og rådyr, og tar ansvar for videredistribusjon av disse. 13
Oppdragene skal gjennomføres rasjonelt og forsvarlig. Oppdragstaker har ansvar for å tegne ansvarsforsikring som er dekkende i forhold til de skader som kan oppstå med utgangspunkt i oppdragets omfang og art. Oppdragets egenart og spesielle utfordringer Bruk av skytevåpen i tettbygd strøk og i situasjoner med mye trafikk krever gode vurderingsevner, skyteferdigheter og våpenkunnskaper. Det er et generelt forbud mot bruk av våpen i tettbygde strøk. Samarbeidet med politiet er viktig, da mange av henvendelsene om påkjørt og/eller skadet vilt meldes inn via dem. Vurdering av egnet våpen og ammunisjon for aktuell dyreart og situasjon må gjøres med hovedvekt på sikkerhet for publikum, men også med tanke på at viltet ikke påføres unødige lidelser. De fleste elgpåkjørslene er håndterbare uten operativ bistand fra politiets egne patruljer. Disse påkjørslene skjer ofte til tider på døgnet da trafikkbildet er mer begrenset/ rolig. Hvis det likevel er ønskelig med bistand fra en politipatrulje, må oppdragstaker kontakte politiet. I noen tilfeller vil det være nødvendig med bistand fra politiet for at oppgavene skal bli løst tilfredsstillende. Det forventes at skyteferdighetene blir vedlikeholdt, både gjennom skyting på bane/stillestående mål, og gjennom ordinær jakt på hjortevilt. Oppdragstaker må selv dekke alle utgifter som følger av oppdragene, herunder blant annet utgifter til diverse utstyr, transport, våpen, ammunisjon og telefon. (Merk: opplistingen er ikke uttømmende). Erfaring, kompetanse, tilgjengelighet og utstyr, vil være avgjørende for hvilken leverandør som blir valgt. Taushetsplikt Oppdragstaker har taushetsplikt i henhold til bestemmelsene i lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Beskrivelse av ordningen og krav til ettersøket Kommunen og oppdragstaker bestemmer antall deltakere i ettersøksordningen, med sikte på et rasjonelt og effektivt opplegg vedrørende ettersøk. Krav til utstyr og bil Tilbyder må selv disponere utstyr som er nødvendig for å utøve tjenesten. Tilbyder må selv disponere bil som er egnet for tjenesten. 14
Tilbudet skal inneholde en erklæring om at utstyr og bil som omtalt foran er disponibelt på tidspunktet for kontraktsundertegning. Krav til responstid / utrykningstid Det er ikke definert noe responskrav for ulike ettersøk/utrykninger. Responstiden bør være 1 time etter at melding er mottatt. I de mest akutte og trafikkfarlige situasjonene utføres oppdragene i tett samarbeid med, eller på oppdrag fra politiet. Da vil politiet kunne sørge for lettere framkommelighet, samtidig som de tar seg av det meste av utfordringene mht. publikum og media. 15
Bilag 2 Kontrakts dokument Avtale om deltakelse i Ettersøksordningen mellom.. Tilbyder og Lenvik kommune 1. Denne avtale omfatter følgende dokumenter: a. Dette kontraktdokument b. Standard kontraktsvilkår c. Tilbud Ved eventuell motstrid mellom dokumentene, gjelder de i den rekkefølge de er satt opp over. 2. Tilbyder tiltrer vaktordningen med virkning fra 01 / 01/ 2015. 3. Kontaktinformasjon for oppdragsgiver: 4. Kommunens/vaktdistriktets kontaktperson for ordningen er: Svein Georg Hove 5. Kontrakten er inngått for 4 år, og opphører den 31.12.2018... Fallviltansvarlig.. for kommunen 16
Bilag 3 Standard kontraktsvilkår 1. Oppdragstakers ytelse Oppdragstaker plikter å være tilgjengelig for å yte ettersøkstjenester i tråd med kravene i denne avtale og lov av 29.mai 1981 nr. 38 om jakt og fangst av vilt (viltloven). Oppdragstaker skal være tilgjengelig for å yte tjenestene. Dersom oppdragstaker ikke er tilgjengelig, plikter vedkommende selv så langt det er mulig å sørge for at andre med aktuell kompetanse er tilgjengelig for oppdrag. 2. Oppdragstakers plikt til å ha utstyr og bil tilgjengelig Oppdragstaker plikter å ha nødvendig utstyr og egnet bil tilgjengelig i avtaleperioden. 3. Krav til samarbeid Deltakere i ettersøksordningen plikter å samarbeide, slik at det sikres kontinuitet og de enkelte i ordningen kan utføre sitt oppdrag på en faglig forsvarlig måte. Gjentatte brudd på samarbeidsplikten anses som vesentlig mislighold av kontrakten. 4. Utbetaling av godtgjøring Godtgjørelsen utbetales i henhold til de til enhver tid gjeldende fastsatte satser. Deltaker ( e) i ettersøk skal sende inn rapport (regning) senest to uker etter utløpet av hver kalendermåned. Rapporten sendes inn på det skjemaet kommunen til enhver tid fastsetter. 5. Kommunens plikter Kommunen plikter å utbetale godtgjøring snarest mulig etter aktuelt oppdrag / ettersøk. 6. Oppsigelse av avtalen Avtalen kan sies opp av begge parter med 3 måneders oppsigelsesfrist. 7. Heving av avtalen på grunn av mislighold En part kan heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser. 17
Kommunen kan likeledes heve avtalen dersom oppdragstaker går konkurs eller han er beviselig insolvent. 8. Tvister og verneting Tvister mellom partene om kontraktsforholdet bør søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet skal tvisten løses ved de ordinære domstoler. Vertskommunens verneting skal være verneting for alle søksmål som måtte utspringe av kontrakten. Bilag 4 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 18
Bilag 5 Pris skjema Ettersøk, avliving og ivaretakelse av skadet vilt og fallvilt i Lenvik kommune Tilbyder inviteres til å gi tilbud på ettersøkstjenesten på inntil tre ulike måter. Priser: Prisene bes oppgitt inkl. mva. Tilbud for kjøp av ettersøkstjenester. Navn på tjenesten Fastbeløp på enkeltoppdrag Fast timespris Fast årlig beløp Oppdragstaker beholder i tillegg eventuell verdi av trafikkskadet/drept elg og rådyr. Tjenesten omfattes av følgende personell. Navn Adresse Tlf. 19